檔案管理規(guī)章制度

檔案管理規(guī)章制度第一章總則為規(guī)范和加強(qiáng)我單位檔案管理工作，確保檔案的安全、完整、有效利用，依據(jù)國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我單位實(shí)際情況，特制定本檔案管理規(guī)章制度。檔案是記錄單位發(fā)展歷程、員工信息、工作成果的重要依據(jù)，是保證單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)和科學(xué)決策的重要資源。1.1目的本制度旨在明確檔案管理的工作職責(zé)和操作流程，確保檔案的收集、整理、保管、查閱、借用等環(huán)節(jié)的規(guī)范化與科學(xué)化，提高檔案管理的效率與安全性。1.2適用范圍本制度適用于我單位所有部門及員工的檔案管理工作，包括人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、合同檔案、項(xiàng)目檔案等各類檔案的管理。1.3依據(jù)-《中華人民共和國檔案法》-《國家檔案管理?xiàng)l例》-相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及單位內(nèi)部規(guī)章制度第二章檔案工作任務(wù)檔案管理工作的主要任務(wù)包括：1.檔案的收集：各部門應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集與其業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案材料，確保檔案信息的完整性。2.檔案的整理：根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集的檔案進(jìn)行整理、編號(hào)、歸檔，確保檔案資料的系統(tǒng)性和可查找性。3.檔案的保管：對(duì)所有檔案進(jìn)行安全保管，防止損壞、丟失和泄露。4.檔案的查閱與借用：建立檔案查閱與借用的規(guī)范流程，確保檔案使用的有效性和安全性。5.檔案的維護(hù)與更新：定期對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)與更新，確保檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。第三章檔案的收集與歸檔3.1檔案材料的收集各部門應(yīng)在日常工作中，及時(shí)收集與其工作相關(guān)的各類檔案材料，包括但不限于：-員工登記表-個(gè)人簡歷-業(yè)績考核材料-各類證書復(fù)印件-獎(jiǎng)懲記錄-勞動(dòng)合同-各類審批材料3.2檔案的歸檔1.收集的檔案材料應(yīng)按類別整理，并由綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)一歸檔。2.歸檔材料應(yīng)符合以下要求：-字跡工整、內(nèi)容完整-文件格式統(tǒng)一-附件齊全3.不符合歸檔要求的材料，由綜合服務(wù)部進(jìn)行糾正與完善，確保檔案質(zhì)量。第四章檔案的保管4.1保管責(zé)任檔案由綜合服務(wù)部專人負(fù)責(zé)保管，并確保檔案庫房符合相關(guān)安全標(biāo)準(zhǔn)。4.2安全措施1.檔案應(yīng)存入專用保險(xiǎn)柜，采取防火、防潮、防盜等措施。2.檔案庫房應(yīng)定期檢查，確保庫房環(huán)境適宜檔案保存。4.3交接管理檔案的交接需填寫清單，并由交接雙方簽字確認(rèn)，確保檔案在交接過程中的安全。第五章檔案的查閱和借用5.1查閱流程1.員工或外單位人員需查閱檔案時(shí)，應(yīng)向綜合服務(wù)部提出申請(qǐng)并辦理登記手續(xù)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守保密制度，嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行涂改、圈劃、拆換。5.2借用規(guī)定1.檔案原則上不外借，特殊情況需外借時(shí)，須經(jīng)執(zhí)行總裁批準(zhǔn)。2.借用檔案的人員需填寫借用登記表，并在歸還時(shí)進(jìn)行核對(duì)。第六章檔案的轉(zhuǎn)遞6.1轉(zhuǎn)遞管理1.檔案轉(zhuǎn)遞工作需認(rèn)真負(fù)責(zé)，人員內(nèi)部調(diào)動(dòng)時(shí)檔案隨人轉(zhuǎn)遞。2.綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)密封轉(zhuǎn)遞檔案，禁止個(gè)人攜帶。6.2轉(zhuǎn)遞記錄轉(zhuǎn)遞的檔案需填寫轉(zhuǎn)遞通知單，并通過機(jī)要途徑轉(zhuǎn)遞。對(duì)于轉(zhuǎn)進(jìn)的檔案，應(yīng)及時(shí)核對(duì)無誤，并辦理通知單回執(zhí)。第七章監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制7.1監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理工作由綜合服務(wù)部全面負(fù)責(zé)，同時(shí)應(yīng)定期組織檔案管理工作檢查，確保制度的落實(shí)。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，定期向綜合服務(wù)部報(bào)告檔案管理情況。7.2評(píng)估機(jī)制1.每年對(duì)檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括檔案的完整性、安全性、利用率等。2.評(píng)估結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，提出改進(jìn)意見和措施，確保檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)。第八章附則8.1解釋權(quán)本制度由綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。8.2生效日期本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，所有員工及相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守。8.3修訂流程如需對(duì)本制度進(jìn)行修訂，須由綜合服務(wù)部提出修訂意見，經(jīng)執(zhí)行總裁批準(zhǔn)后方可實(shí)施。---通過實(shí)施本