會(huì)務(wù)工作流程

會(huì)務(wù)工作流程表,,,,

序號(hào),辦理流程,責(zé)任人,主要工作內(nèi)容及要求,備注

1,會(huì)前協(xié)調(diào),辦公室主任,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，協(xié)調(diào)有關(guān)部門，成立會(huì)務(wù)工作組。,◎爭(zhēng)取做到每個(gè)員工明確自己的責(zé)任和位置；

,,,◎充分了解會(huì)議主題；,

,,,◎明確會(huì)務(wù)總指揮及會(huì)務(wù)工作分工。,

2,起草會(huì)議邀請(qǐng)函（稿）,秘書,◎會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、議程、參會(huì)人員等安排。,◎注意與領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)溝通會(huì)議議程；

3,呈辦公室主任審核,秘書,◎?qū)徍藭?huì)議安排是否妥當(dāng)；,◎必要時(shí)可會(huì)議討論；

,,,◎?qū)徍送ㄖ形氖欠駵?zhǔn)確。,

4,呈領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā),秘書,◎簽發(fā)會(huì)議邀請(qǐng)函。,

5,制作正式邀請(qǐng)函,秘書,◎格式規(guī)范；,◎辦公室負(fù)責(zé)檢查，送領(lǐng)導(dǎo)審閱；

,,,◎附件齊全；,

,,,◎份數(shù)合理；,

,,,◎蓋章正確。,

6,發(fā)出正式邀請(qǐng)函,辦公室,◎及時(shí)發(fā)出邀請(qǐng)函；,◎《邀請(qǐng)函發(fā)放登記表》，專門人員進(jìn)行登記；

,,,◎發(fā)放范圍準(zhǔn)確；,

,,,◎邀請(qǐng)人員名單提前確定。,

7,明確參會(huì)人員,辦公室,◎及時(shí)收集、匯總參會(huì)回執(zhí)；,◎司機(jī)、車輛分工明確；

,,,◎明確到會(huì)時(shí)間；,

,,,◎確定參會(huì)人員名單；,

,,,◎訂車、訂房、訂餐。,

8,會(huì)議資料準(zhǔn)備,秘書及信息部,◎講話稿；,◎秘書呈送領(lǐng)導(dǎo)審閱資料；

,,,◎新聞稿、會(huì)刊,

,,,◎會(huì)議口號(hào)、標(biāo)語(yǔ),

,,,◎議程、項(xiàng)目資料,

,,,◎會(huì)議口號(hào)、標(biāo)語(yǔ),

9,會(huì)務(wù)工作組通訊錄,辦公室,◎手機(jī)保持暢通,◎每人一份；

,,,◎人員隨時(shí)待命,

10,會(huì)場(chǎng)及餐會(huì)預(yù)定,辦公室,◎提前預(yù)定會(huì)場(chǎng)、安排餐會(huì)地點(diǎn)。,◎與領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商確定地點(diǎn)；

,,,◎協(xié)調(diào)好會(huì)議服務(wù)人員,

11,會(huì)議禮品,辦公室,◎禮品規(guī)格,◎是否需要與領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商；

,,,◎發(fā)放方式,

12,會(huì)議其他用品,辦公室,◎紙、筆,◎盡量多準(zhǔn)備，寧多務(wù)少；

,,,◎相機(jī)、錄音筆,

,,,◎電腦、U盤,

,,,◎投影、光盤,

13,會(huì)前準(zhǔn)備,會(huì)務(wù)總指揮及會(huì)務(wù)人員,應(yīng)提前一周對(duì)會(huì)議各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的進(jìn)度情況進(jìn)行檢查。內(nèi)容包括：,◎安排會(huì)場(chǎng)布置人員；

,,,◎會(huì)議材料準(zhǔn)備進(jìn)展；,

,,,◎場(chǎng)景（天幕、會(huì)標(biāo)、鮮花、橫幅、彩旗等）；,

,,,◎領(lǐng)導(dǎo)座位安排（臺(tái)上、臺(tái)下，姓名牌擺放等）；,

,,,◎出席領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)；,

,,,◎頒獎(jiǎng)席、記者席安排（如需要）；,

,,,◎燈光、音響、錄音、多媒體；,

,,,◎飲料；,

,,,◎空調(diào)；,

,,,◎電子設(shè)備；,

,,,◎簽到布置；,

,,,◎安全保衛(wèi)；,

,,,◎車輛安排及交通指示；,

,,,◎天氣情況掌握及相關(guān)用品準(zhǔn)備；,

,,,◎就餐及食品衛(wèi)生檢查安排；,

,,,◎禮儀策劃及彩排安排；,

,,,◎?qū)ζ鸹?、爆炸、人群擁擠、天氣突變、重要領(lǐng)導(dǎo)遲到等可能出現(xiàn)的緊急突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案的制定；,

,,,◎會(huì)場(chǎng)工作職責(zé)分工。,

14,會(huì)場(chǎng)布置、檢查,會(huì)務(wù)總指揮及會(huì)務(wù)人員,根據(jù)會(huì)議規(guī)模提早布置，會(huì)前最后一天例行檢查。,◎大會(huì)前一天下午確保完成；

,,,◎場(chǎng)景（天幕、會(huì)標(biāo)、鮮花、橫幅、彩旗等）；,

,,,◎領(lǐng)導(dǎo)座位安排（臺(tái)上、臺(tái)下，姓名牌擺放等）；,

,,,◎出席領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)；,

,,,◎會(huì)議材料準(zhǔn)備是否齊全；,

,,,◎頒獎(jiǎng)席、記者席安排（如需要）；,

,,,◎燈光、音響、錄音、多媒體；,

,,,◎飲料；,

,,,◎空調(diào)；,

,,,◎電子設(shè)備；,

,,,◎簽到布置；,

,,,◎安全保衛(wèi)；,

,,,◎車輛安排及交通指示；,

,,,◎天氣情況掌握及相關(guān)用品準(zhǔn)備；,

,,,◎就餐及食品衛(wèi)生檢查；,

,,,◎禮儀策劃及彩排；,

,,,◎?qū)ζ鸹?、爆炸、人群擁擠、天氣突變、重要領(lǐng)導(dǎo)遲到等可能出現(xiàn)的緊急突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案落實(shí)；,

,,,◎明確會(huì)場(chǎng)工作職責(zé)。,

15,臨會(huì)前最后協(xié)調(diào),會(huì)務(wù)總指揮及會(huì)務(wù)人員,◎確認(rèn)各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)方面準(zhǔn)備工作完成情況，特別注意各環(huán)節(jié)之間的銜接；,◎大會(huì)前一天下午進(jìn)行；

,,,◎進(jìn)一步明確各會(huì)務(wù)人員現(xiàn)場(chǎng)工作職責(zé)；,

,,,◎查漏補(bǔ)缺。,

16,會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)組織工作,會(huì)務(wù)總指揮及會(huì)務(wù)人員,◎會(huì)務(wù)人員按規(guī)定時(shí)間就位，分頭做好準(zhǔn)備工作；,◎參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)專人接待，全程陪同；簽到處做好來(lái)賓記錄，及時(shí)制作通訊錄；

,,,◎現(xiàn)場(chǎng)總指揮對(duì)各崗位作最后檢查，及時(shí)處理相關(guān)問(wèn)題；,

,,,◎參會(huì)人員簽到、發(fā)放會(huì)議材料工作等；,

,,,◎組織參會(huì)人員有序進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，控制好會(huì)場(chǎng)秩序；,

,,,◎引導(dǎo)記者到指定位置就座（如需要）；,

,,,◎引導(dǎo)出席會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)到指定位置就座。,

,,,◎拍照,

17,會(huì)中現(xiàn)場(chǎng)工作,會(huì)務(wù)總指揮及會(huì)務(wù)人員,◎會(huì)議服務(wù)人員到位；,◎安排專門人員進(jìn)行拍照；

,,,◎會(huì)議記錄、拍照；,

,,,◎會(huì)議材料回收；,

,,,◎領(lǐng)導(dǎo)交辦其他事宜。,

,,,◎會(huì)議結(jié)束后合影,

18,會(huì)后餐會(huì)安排,會(huì)務(wù)總指揮及會(huì)務(wù)人員,◎引導(dǎo)就餐,◎餐會(huì)地點(diǎn)簡(jiǎn)單布置；

,,,◎餐后送賓,

,,,◎應(yīng)急安排,

,,,◎餐會(huì)合影（如需要）,

19,會(huì)后資料整理,信息部,◎整理講話稿；,◎收集媒體報(bào)道稿件；

,,,◎相片處理；,

,,,◎會(huì)議錄音、紀(jì)要匯編；,

,,,◎相關(guān)資料發(fā)布；,

,,,◎制作會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。,

20,會(huì)后其他工作安排,辦公室,◎費(fèi)用結(jié)算；,◎辦公室統(tǒng)籌安排；

,,,◎物品回收；,

,,,◎來(lái)賓回訪。,

21,會(huì)議材料歸檔,秘書,◎各部門主動(dòng)回交材料；,◎歸檔資料呈送領(lǐng)導(dǎo)審閱；

,,,◎歸檔材料齊全，無(wú)遺漏。,

22,會(huì)議總結(jié),辦公室,◎總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，查找不足；,◎領(lǐng)導(dǎo)主持，全體參與；

,,,◎完善流程,

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