2024年公司檔案管理制度范本（三篇）

第7頁(yè)共7頁(yè)2024年公司檔案管理制度范本企業(yè)檔案管理制度一、目的為規(guī)范全公司的檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門(mén)的檔案管理活動(dòng)。三、管理原則1.實(shí)行分類分部門(mén)管理，行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一監(jiān)管。四、職責(zé)與權(quán)限1.各部門(mén)必須設(shè)立兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)部門(mén)內(nèi)檔案的規(guī)范管理工作。2.行政部將不定期對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查（每月至少抽查一次），對(duì)違反本制度的部門(mén)有權(quán)進(jìn)行相應(yīng)處罰。五、檔案分類檔案按以下類別進(jìn)行分類管理：1.證照類：包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類證照。2.文件類：分為外來(lái)文件和內(nèi)部文件。3.制度類。4.合同類。5.計(jì)劃總結(jié)和報(bào)告類。6.財(cái)務(wù)類。7.圖紙類：工藝文件、圖紙、說(shuō)明書(shū)等。8.人事管理類：人事檔案、培訓(xùn)記錄、健康檔案、安全、消防等。六、檔案存放1.公司級(jí)檔案統(tǒng)一存放在行政部。2.其他檔案由各自歸口部門(mén)負(fù)責(zé)存放。七、檔案建檔要求建立檔案時(shí)，必須編制檔案編號(hào)和檔案目錄，以便于管理和檢索。八、檔案保護(hù)1.檔案存放地點(diǎn)需達(dá)到八防要求：防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲(chóng)、防霉、防光。2.檔案管理員應(yīng)定期檢查檔案保存狀況，確保檔案安全無(wú)損。九、檔案查閱與借閱1.公司員工查閱、借閱檔案時(shí)，需嚴(yán)格辦理查閱（借閱）手續(xù)，由檔案管理員對(duì)查閱（借閱）人、所查閱檔案名稱、查閱（借閱）時(shí)間和歸還時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)登記。2.查閱（借閱）密級(jí)檔案時(shí)，如查閱人為中知曉范圍外的員工或公司外部人員，須填寫(xiě)相關(guān)申請(qǐng)表格，經(jīng)檔案管理員審核，批準(zhǔn)人審批后方可進(jìn)行查閱（借閱）。公司員工不得查閱（借閱）與自身工作無(wú)關(guān)的檔案。3.檔案查閱（借閱）的批準(zhǔn)權(quán)限根據(jù)檔案密級(jí)設(shè)定：普通檔案由辦公室主任審批；____級(jí)檔案由行政總監(jiān)審批；____級(jí)檔案由總經(jīng)理審批；絕密級(jí)檔案由董事長(zhǎng)審批。4.原則上檔案原件不外借，檔案室可對(duì)常用檔案資料復(fù)制副本供需要部門(mén)借閱。副本在使用部門(mén)使用完畢后，由檔案室回收、保管和銷毀，其處理等同于檔案原件。5.查閱、借閱公司檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在文件上作任何標(biāo)記、涂改或損壞檔案。6.嚴(yán)禁公司員工未經(jīng)允許私自對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)印和復(fù)制，否則將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定予以處罰。十、檔案銷毀1.對(duì)于超過(guò)保管期限或確已失去價(jià)值的檔案，檔案工作人員應(yīng)定期銷毀。銷毀前，檔案管理員需將銷毀檔案清單上報(bào)辦公室主任審核，并報(bào)請(qǐng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。2.任何人不得私自銷毀檔案。普通檔案和____級(jí)檔案的銷毀由總經(jīng)理審批；____級(jí)和絕密級(jí)檔案的銷毀由董事長(zhǎng)審批。3.檔案銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，嚴(yán)禁私自銷毀檔案。十一、附則1.本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)制定、解釋和組織實(shí)施。2.本制度報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行，修改時(shí)亦同。3.本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與本制度有抵觸的以本制度為準(zhǔn)。4.本制度自頒布之日起正式施行。2024年公司檔案管理制度范本（二）二、檔案管理規(guī)定(二)為確保檔案的安全與高效利用，必須設(shè)立專用的檔案庫(kù)房與箱柜，并對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、排列與編目，以便于快速準(zhǔn)確地查找。(三)庫(kù)內(nèi)應(yīng)配備溫濕度計(jì)，并堅(jiān)持定期測(cè)量與記錄庫(kù)內(nèi)溫濕度，同時(shí)配備防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等設(shè)施，確保檔案保存環(huán)境的穩(wěn)定與安全。(四)庫(kù)內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止辦公與雜物堆放，并定期進(jìn)行清潔維護(hù)。(五)需定期檢查檔案的保管狀況及“八防”措施的執(zhí)行情況，每年核對(duì)案卷數(shù)量，確保數(shù)字準(zhǔn)確、案卷與目錄相符。對(duì)于破損或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)與復(fù)制，并詳細(xì)記錄處理過(guò)程。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)立即報(bào)告并妥善處理。(六)建立全宗卷，以全面記錄與存儲(chǔ)本單位檔案的立卷情況說(shuō)明、分類方案、鑒定報(bào)告、銷毀清冊(cè)、交接憑證、檢查記錄、全宗介紹等相關(guān)材料。(七)庫(kù)房鑰匙應(yīng)由綜合檔案室的檔案員妥善保管，非檔案人員未經(jīng)許可不得擅自進(jìn)入庫(kù)房，且進(jìn)出庫(kù)房時(shí)應(yīng)隨手關(guān)門(mén)。(八)檔案人員在調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須嚴(yán)格辦理檔案移交手續(xù)，交接雙方及監(jiān)交人均需簽名確認(rèn)。三、檔案保密制度(一)檔案管理人員及檔案利用者均不得隨意泄露保密檔案的內(nèi)容，非檔案人員嚴(yán)禁私自開(kāi)箱或翻閱檔案材料。(二)檔案利用者僅可查閱與本單位或本人工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，其他檔案內(nèi)容不得隨意翻閱或摘抄。(三)查閱或復(fù)制特定檔案材料時(shí)，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。(四)借閱檔案資料需進(jìn)行登記，并在歸還時(shí)核對(duì)無(wú)誤后及時(shí)入庫(kù)。(五)嚴(yán)禁將所借檔案轉(zhuǎn)借他人或帶至家中、公共場(chǎng)所等非工作場(chǎng)所。(六)檔案室箱柜應(yīng)加鎖，并養(yǎng)成隨手關(guān)門(mén)、關(guān)燈的良好習(xí)慣。(七)銷毀期滿檔案需經(jīng)檔案鑒定小組鑒定并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可登記造冊(cè)并報(bào)有關(guān)部門(mén)備案。同時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格把控廢紙出售環(huán)節(jié)，防止泄密。四、檔案利用制度(一)本單位工作人員因工作需要可查閱本單位形成的檔案資料。如需借閱，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在一周內(nèi)歸還。(二)外單位需查閱本單位檔案資料時(shí)，需出示介紹信并說(shuō)明查閱目的，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。一般情況下，檔案不予外借。(三)查閱檔案者需愛(ài)護(hù)檔案材料，嚴(yán)禁在檔案上涂畫(huà)、折疊、涂改、撕頁(yè)或拆卷等行為。借閱的檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借或遺失。如有損壞或遺失情況發(fā)生，將依據(jù)情節(jié)輕重給予行政處分或罰款；情節(jié)特別嚴(yán)重者將依法追究刑事責(zé)任。(四)查閱檔案必須履行登記手續(xù)，并將利用目的及取得的效益及時(shí)反饋給綜合檔案室。五、檔案人員崗位責(zé)任制(一)檔案人員應(yīng)貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，負(fù)責(zé)制定本單位檔案工作的各項(xiàng)制度。(二)熱愛(ài)檔案工作并熟悉業(yè)務(wù)流程，負(fù)責(zé)檔案的分類編號(hào)、上架排列及目錄編制等工作；同時(shí)建立并維護(hù)各類統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳與檔案目錄；認(rèn)真履行登記與統(tǒng)計(jì)職責(zé)。(三)集中統(tǒng)一管理本單位各類檔案材料；積極開(kāi)展檔案史料的編研工作；配合相關(guān)部門(mén)編寫(xiě)全宗介紹、沿革、大事記等材料；并主動(dòng)提供檔案利用服務(wù)以支持各項(xiàng)工作。(四)負(fù)責(zé)收集并歸檔本單位各部門(mén)的文件材料；同時(shí)監(jiān)督與指導(dǎo)各部門(mén)的立卷歸檔工作。(五)依據(jù)檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)。(六)嚴(yán)格遵守檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度并積極宣傳檔案工作的重要性；為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力支持。(七)負(fù)責(zé)本單位到期檔案的鑒定工作并按規(guī)定銷毀無(wú)保存價(jià)值的檔案材料。(八)按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案材料。六、檔案統(tǒng)計(jì)制度(一)檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)遵循國(guó)家統(tǒng)計(jì)工作的要求與標(biāo)準(zhǔn)；采用科學(xué)方法開(kāi)展統(tǒng)計(jì)工作并進(jìn)行深入分析；為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)。(二)建立并完善各類統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳；及時(shí)記錄檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管與利用等情況；確保檔案家底清晰且?guī)の锵喾?三)依據(jù)原始記錄準(zhǔn)確填寫(xiě)檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表并及時(shí)報(bào)送至檔案行政管理部門(mén)。(四)在檔案統(tǒng)計(jì)工作中應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是原則；嚴(yán)禁虛報(bào)、晚報(bào)、拒報(bào)或偽造統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。七、文件材料立卷歸檔制度為確保歸檔文件材料的完整性、準(zhǔn)確性與系統(tǒng)性特制定本制度。(一)歸檔范圍：凡反映2024年公司檔案管理制度范本（三）(三)庫(kù)內(nèi)應(yīng)配置溫濕度計(jì)，并堅(jiān)持對(duì)庫(kù)內(nèi)溫濕度進(jìn)行定期測(cè)量與記錄。同時(shí)，庫(kù)內(nèi)應(yīng)設(shè)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等必要設(shè)施，以確保檔案的安全與完好。(四)庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁辦公活動(dòng)，且無(wú)雜物堆放，需保持庫(kù)房的清潔衛(wèi)生，以維護(hù)檔案的保存環(huán)境。(五)定期對(duì)檔案的保管狀況及“八防”措施進(jìn)行檢查，每年至少核對(duì)案卷數(shù)一次，確保數(shù)字準(zhǔn)確、案卷與目錄相符。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的破損和變質(zhì)檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，并詳細(xì)記錄處理過(guò)程。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并處理。(六)建立全宗卷，用于存貯本單位檔案的立卷情況說(shuō)明、分類方案、鑒定報(bào)告、銷毀清冊(cè)、交接憑證、檢查記錄、全宗介紹等相關(guān)材料，以便于檔案的長(zhǎng)期管理和利用。(七)庫(kù)房鑰匙由綜合檔案室的檔案員專門(mén)保管，非檔案人員未經(jīng)許可不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房。進(jìn)出庫(kù)房時(shí)，應(yīng)隨手關(guān)門(mén)，確保庫(kù)房安全。(八)當(dāng)檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須對(duì)所管理的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的移交手續(xù)。交接雙方及監(jiān)交人均需在移交記錄上簽名確認(rèn)，以確保檔案的連續(xù)性和完整性。檔案保密制度(一)檔案管理人員及檔案利用者均應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得隨意談?wù)摶蛐孤侗Ｃ軝n案材料的內(nèi)容。非檔案人員不得私自開(kāi)箱或翻閱檔案材料。(二)檔案利用者只能查閱與本單位或本人工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁隨意翻閱或摘抄其他檔案內(nèi)容。(三)查閱或復(fù)制機(jī)密檔案材料時(shí)，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守相關(guān)保密規(guī)定。(四)借閱檔案資料時(shí)，必須進(jìn)行詳細(xì)登記。歸還時(shí)，需核對(duì)無(wú)誤并及時(shí)入庫(kù)。(五)借閱的檔案不得隨意轉(zhuǎn)借他人，也不得將檔案帶至家中或公共場(chǎng)所。(六)檔案室箱柜應(yīng)加鎖，進(jìn)出檔案室時(shí)應(yīng)隨手關(guān)門(mén)、關(guān)燈，確保檔案安全。(七)銷毀期滿檔案需經(jīng)檔案鑒定小組鑒定，并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后登記造冊(cè)，報(bào)有關(guān)部門(mén)備案。在廢紙出售過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，防止泄密。檔案利用制度(一)本單位工作人員因工作需要可查閱本單位形成的檔案資料。如需借閱，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在一周內(nèi)歸還。(二)外單位需查閱本單位檔案資料時(shí)，需出示介紹信并說(shuō)明查閱目的，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。一般情況下，外單位不予外借檔案資料。(三)查閱檔案者需愛(ài)護(hù)檔案材料，嚴(yán)禁在檔案上畫(huà)圖、劃線、折疊、涂改、撕頁(yè)或拆卷等行為。借閱的檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借或遺失。如有損壞或遺失，將視情節(jié)給予行政處分或罰款；情節(jié)嚴(yán)重者將追究刑事責(zé)任。(四)查閱檔案時(shí)必須履行登記手續(xù)，并將利用目的及取得的效益及時(shí)反饋給綜合檔案室。檔案人員崗位責(zé)任制(一)貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)，負(fù)責(zé)制定本單位檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。(二)熱愛(ài)檔案工作并熟悉業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)做好各類檔案的分類編號(hào)、上架排列及編制檔案目錄等工作；同時(shí)建立并維護(hù)各種檔案臺(tái)帳，認(rèn)真做好檔案的登記和統(tǒng)計(jì)工作。(三)集中統(tǒng)一管理本單位的各種門(mén)類和載體的檔案材料；開(kāi)展檔案史料的編研工作；積極配合有關(guān)部門(mén)編寫(xiě)全宗介紹、組織沿革、大事記等檔案資料；并主動(dòng)提供檔案利用服務(wù)以支持各項(xiàng)工作。(四)負(fù)責(zé)收集并歸檔本單位各部門(mén)的文件材料；并對(duì)各部門(mén)的立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。(五)根據(jù)檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。(六)嚴(yán)格遵守檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度并積極宣傳檔案工作的重要性；為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力的檔案支持。(七)負(fù)責(zé)對(duì)本單位到期檔案進(jìn)行