江西XXX農(nóng)業(yè)公司物資管理制度

江西XXX農(nóng)業(yè)公司物資管理制度江西XXX農(nóng)業(yè)科技有限公司物資管理制度（臨時）第一章總則第一條為了加強對物資的管理和控制，保證物資的安全完整，提高物資運營效率，根據(jù)國家《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》和《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》及公司物資管理制度以及其他有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際，制定本制度。第二條本制度所稱物資，是指在生產(chǎn)或提供勞務(wù)過程中耗用的材料、物料等，主要包括燃料、潤滑油、材料、低值易耗品、勞動保護用品、農(nóng)用物資、專項工程物資以及辦公用其他物品等。第三條本制度所稱物資業(yè)務(wù)，包括物資的請購、請購審批、采購、驗收、付款、保管、發(fā)出、清查盤點。第四條公司各部門及員工個人辦理物資業(yè)務(wù)時均須執(zhí)行本制度。第二章物資管理部門分工及職責(zé)權(quán)限物資的劃分第五條公司嚴(yán)格控制物資的倉儲，以防止物資積壓，各部門需存儲物資的，由公司決定或?qū)徟５诹鶙l公司確定或批準(zhǔn)設(shè)有倉儲物資的部門（以下簡稱儲備部門）才準(zhǔn)予按計劃采購倉儲物資。第七條儲備部門除供應(yīng)本部門使用之外，還負(fù)有就近供應(yīng)本公司其他各個部門的責(zé)任。各部門使用的物資，納入所在倉儲部門儲備的，應(yīng)到儲備部門領(lǐng)用。未納入倉儲管理的小額零星物資，由需求部門按直接投入生產(chǎn)或使用的需求量進行采購（按權(quán)限應(yīng)由公司審批的要經(jīng)審批）。第八條按物資類別或用途不同可分：生產(chǎn)過程中消耗和生產(chǎn)維修所需的農(nóng)藥、化肥、生產(chǎn)資料等農(nóng)用物資；市場營銷過程中所消耗的包裝材料、包裝工具、及菜筐等物資；后勤管理中各項工程物資、房屋建筑物資、設(shè)施設(shè)備維修所用物資等；行政管理過程中的勞動保護用品、辦公用品等；按物資使用性質(zhì)的不同可以分為；一次性使用物資；多次重復(fù)使用物資；第九條集團公司公司監(jiān)察部具有對物資業(yè)務(wù)進行監(jiān)督的職能，負(fù)責(zé)對公司各部門或相關(guān)人員在辦理物資業(yè)務(wù)時遵守、執(zhí)行本制度及公司其他有關(guān)規(guī)章制度情況進行過程監(jiān)督。第十條集團公司審計部具有對公司物資管理進行監(jiān)督、檢查的職能，負(fù)責(zé)定期或不定期對公司各基層單位、部門或相關(guān)人員執(zhí)行本制度及公司其他有關(guān)規(guī)章制度情況進行審計、檢查。第十一條物資管理業(yè)務(wù)的不相容崗位應(yīng)相互分離、制約和監(jiān)督，不得同一人同時辦理不相容崗位的業(yè)務(wù)。物資管理的不相容崗位至少包括：（一）物資的請購與審批，審批與執(zhí)行；（二）物資的采購與驗收、付款；（三）物資的保管與相關(guān)會計記錄；（四）物資發(fā)出的申請與審批，申請與會計記錄；（五）物資處置的申請與審批，申請與會計記錄。第三章請購與采購管理第十二條公司各部門要根據(jù)生產(chǎn)需求、銷售等情況，本著防止積壓，盡可能降低庫存的原則，合理擬定物資的庫存量，編制“物資庫存量控制表”報公司審批，并嚴(yán)格執(zhí)行。第十三條物資采購必須辦理請購手續(xù)（基本格式見附表一、附表二），按規(guī)定程序和權(quán)限審批后才能進行采購。但以下物資可免辦理請購手續(xù)：（一）到政府行政部門、金融部門辦理有關(guān)事務(wù)、業(yè)務(wù)，實行限額購領(lǐng)的票證、表格等；（二）招待用品（因業(yè)務(wù)招待費已實行限額控制）。第十四條以下物資的請購，由公司相關(guān)物資需求審核部門和集團公司總經(jīng)理審核后董事長審批：采購批量10000元以上的勞動保護用品。以下物資的請購由公司相關(guān)物資需求審核部門審核后有集團總經(jīng)理審批：超出“物資庫存量控制表”限額的庫存物資；單價200元以上或采購批量500元以上的低值易耗品；采購批量200元以上10000元以下的勞動保護用品及生產(chǎn)、銷售物資；采購批量500元以上的辦公用品及生產(chǎn)、銷售物資；公司各部門所需的以下物資的請購由公司負(fù)責(zé)人審批：（一）“物資庫存量控制表”限額內(nèi)庫存物資；（二）單價200元以下或采購批量500元以下的低值易耗品；（三）單價200元以下或采購批量500元以下的勞動保護用品及生產(chǎn)、銷售物資；（四）采購批量2000元以下的辦公用品及生產(chǎn)、銷售物資；（五）已由公司確定了定點供應(yīng)商供貨（以公司發(fā)文通知為準(zhǔn)），且屬直接投入生產(chǎn)或使用的物資。直接投入車輛耗用的燃料由集團公司物資采購管理中心會定點加油站，公司指定相關(guān)部門（科室）發(fā)放限額加油憑證（卡），由駕駛員憑限額憑證（卡）到定點加油站加油。已落實經(jīng)濟責(zé)任制，明確由承包責(zé)任人承擔(dān)采購成本的物資采購，在承包責(zé)任人有結(jié)余資金在企業(yè)的前提下，由公司負(fù)責(zé)人按經(jīng)濟責(zé)任承包合同、《財務(wù)開支審批制度》及公司其他相關(guān)規(guī)定審批其報銷。第十五條按第十三條規(guī)定需由集團公司審批的采購申請按下列程序進行審批：①需求各部門提出采購申請→②公司相應(yīng)物資需求審核部門審核→③公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核（必要時）→④公司總經(jīng)理或董事長審批。按第十三條規(guī)定由公司負(fù)責(zé)人審批的采購申請按下列程序進行審批：①公司相關(guān)部門或個人提出采購申請→②部門負(fù)責(zé)人審核→③公司負(fù)責(zé)人審批。第十六條經(jīng)批準(zhǔn)的物資請購，按下列相應(yīng)職責(zé)和核準(zhǔn)權(quán)限進行采購，涉及技術(shù)性較強的物資采購業(yè)務(wù)（如汽車配件、輪胎、計算機配件及外設(shè)、生產(chǎn)資料中種子及相關(guān)規(guī)格、藥品品名及有效成分等）還應(yīng)有相關(guān)技術(shù)人員參與采購：（一）公司各部門所需的辦公用品，由行政部作為采購經(jīng)辦部門，由物資采購管理中心（審核）、監(jiān)察部（監(jiān)督）、相關(guān)技術(shù)人員（必要時，技術(shù)把關(guān)）共同核準(zhǔn)進行采購。(二)公司各部門所需的除辦公用品以外，各種生產(chǎn)、營銷、配送、后勤管理中產(chǎn)生的各種生產(chǎn)資料物資，及各種低值易耗品的采購，由公司后勤部采購管理科作為采購經(jīng)辦部門，由物資采購管理中心（審核）、監(jiān)察部（監(jiān)督）、相關(guān)技術(shù)人員（必要時，技術(shù)把關(guān)）共同核準(zhǔn)進行采購。(三)大宗物資的采購和定點采購供應(yīng)商的確定，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，后勤部采購管理科作為采購經(jīng)辦部門，物資采購管理中心作為審核部門、監(jiān)察部作為監(jiān)督部門、相關(guān)技術(shù)人員負(fù)責(zé)技術(shù)把關(guān)（必要時）組成采購小組，合議擬定采購意向（包括供應(yīng)商及貨物品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、交貨時間、貨款交付方式、供貨方式、違約責(zé)任等），呈集團公司總經(jīng)理或董事長批準(zhǔn)（總經(jīng)理、董事長的審批權(quán)限參照公司財務(wù)開支審批制度）后確定采購。第十七條物資采購應(yīng)按照以下原則確定采購方式：（一）批量5000元以上的大宗物資的采購應(yīng)采取招標(biāo)或議標(biāo)形式，以訂單或合同方式采購，合同應(yīng)注明貨物品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、交貨時間、貨款交付方式、供貨方式、違約責(zé)任等事項；（二）批量5000元以下的小額零星物資采購可以采用直接購買方式。第十八條物資采購管理科要在對供應(yīng)商進行評價的基礎(chǔ)上建立供應(yīng)商檔案庫，對供應(yīng)商進行評價時要會同使用公司各部門、集團公司財務(wù)部、監(jiān)察部等相關(guān)部門共同進行，包括商品的質(zhì)量、價格、交貨及時性、付款條件及供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況等的綜合評價。第十九條采購管理科應(yīng)當(dāng)在充分了解和掌握有關(guān)供應(yīng)商信譽、供貨能力等方面信息的基礎(chǔ)上，貨比三家，比質(zhì)比價后進行議定采購意向。第二十條未按規(guī)定程序進行物資采購的，其采購費用一律由直接采購人或直接采購公司負(fù)責(zé)人自行承擔(dān)，財務(wù)部門不予付款和報賬；如損害到公司利益的，視情節(jié)輕重，由直接責(zé)任人及其主管（單位負(fù)責(zé)人）承擔(dān)全部責(zé)任。第二十一條每月15日及月初各基地物資管理人員要將本月經(jīng)手和經(jīng)審核的物資采購情況形成報表，上報公司總經(jīng)理。第四章驗收與付款第二十二條采購的物資，在入庫前應(yīng)進行質(zhì)量檢查與驗收，保證物資符合采購要求。驗收的程序一般為：（一）檢查訂貨合同、入庫通知單、供貨企業(yè)提供的材質(zhì)證明、合格證、運單、提貨通知單等原始單據(jù)與待檢驗貨物之間是否相符；（二）對擬入庫物資的交貨期進行檢驗，確定實際交貨期與訂購單中的交貨期是否一致；（三）對待驗貨物進行數(shù)量復(fù)核和質(zhì)量檢驗，必要時可聘請外部專家協(xié)助進行；（四）對驗收后數(shù)量相符、質(zhì)量合格的物資辦理相關(guān)入庫手續(xù)；（五）對經(jīng)驗收不符合要求或不合格的物資，由直接采購人員辦理退貨或索賠，期間所產(chǎn)生的一切費用全部由直接采購人員個人承擔(dān)。（六）驗收后應(yīng)填寫一式三聯(lián)的《驗收入庫單》（基本格式見附表三），檢驗人和倉管員等相關(guān)人員應(yīng)在《驗收入庫單》上簽字確認(rèn)。第二十三條對不經(jīng)倉儲直接投入生產(chǎn)或使用的物資，也應(yīng)當(dāng)采取適當(dāng)?shù)姆椒ㄟM行檢驗，并辦理檢驗、領(lǐng)用手續(xù)（檢驗人與領(lǐng)用人不能同一人）。第二十四條財務(wù)部門在辦理物資采購付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購合同約定的付款條件以及付款申請、采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗收入庫單等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴(yán)格審核，各項手續(xù)完備后才能予以付款。第二十五條物資采購付款（包括預(yù)付賬款和定金）的審批權(quán)限按公司《財務(wù)開支審批制度（暫行）》執(zhí)行。第二十六條公司財務(wù)科及相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加強對大額預(yù)付賬款的監(jiān)控，定期對其進行追蹤核查。對預(yù)付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風(fēng)險等進行綜合判斷；對有疑問的預(yù)付賬款及時采取措施，盡量降低預(yù)付賬款資金風(fēng)險和形成損失的可能性。第五章物資保管管理第二十七條倉庫管理人員應(yīng)按照規(guī)定做好物資的入庫和出庫工作，并使物資采購、儲存、供應(yīng)、銷售各環(huán)節(jié)平衡銜接；物資驗收合格后物資采購經(jīng)辦人應(yīng)詳細(xì)填寫《物資待入庫單》。倉庫管理員《物資待入庫單》辦理物資入庫手續(xù)。若缺任何一張單據(jù)，除非有主管書面通知，不得辦理入庫手續(xù)；倉管人員在《物資待入庫單》上注明到貨日期及數(shù)量，辦理入庫手續(xù)，詳細(xì)填寫好《物資入庫單》，并及時通知請購經(jīng)辦人和采購經(jīng)辦人；如有一張表單上的物資分批抵達，倉管人員應(yīng)如實分批記錄；《物資入庫單》一式三份，一份交倉庫管理員登記，一份交財務(wù)部記帳，一份交采購部存查；物資倉管部門對入庫的物資應(yīng)當(dāng)建立明細(xì)賬（基本格式見附表七），詳細(xì)登記物資類別、編號、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、計量單位、金額等內(nèi)容，按照物資類別、規(guī)格、型號、性能分區(qū)分類，定置擺放，妥善保管。并定期與財會部門及相關(guān)部門就庫存物資品種、數(shù)量、金額等進行核對。入庫記錄不得隨意修改。如確需修改入庫記錄，應(yīng)當(dāng)經(jīng)有效授權(quán)批準(zhǔn)。第二十八條除物資管理部門及倉管人員外，其余部門和人員不得隨意接觸庫存物資，因業(yè)務(wù)、工作需要接觸庫存物資時，應(yīng)由有正當(dāng)理由（以有關(guān)部門書面通知、證明為準(zhǔn)）。第二十九條因業(yè)務(wù)需要，對不同倉庫之間的物資流動應(yīng)辦理出入庫手續(xù)。第三十條物資倉管部門和倉管人員應(yīng)當(dāng)按倉儲物資所要求的儲存條件貯存，并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盜和防變質(zhì)等措施切實做到防火、防盜、防凍、防毒、防損壞、防事故等安全保衛(wèi)工作。第六章領(lǐng)用及出庫管理第三十一條物資的領(lǐng)用一般由各部門指定有領(lǐng)用權(quán)限的人員申請，公司負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)。對于領(lǐng)用較頻繁的物資，公司負(fù)責(zé)人可以授權(quán)分管副職或相關(guān)部門主管核準(zhǔn)，但應(yīng)以書面授權(quán)通知為準(zhǔn)。第三十二條領(lǐng)用物資，物資領(lǐng)用時物資領(lǐng)用人必須在《領(lǐng)料單》上如實填寫先關(guān)的信息并簽字以確認(rèn)物資的實際使用情況。（基本格式見附表四），并及時填寫《物資出庫單》及做好相應(yīng)的報表工作（基本格式見附表六）。對于一次性使用的物資比如農(nóng)藥化肥等。如領(lǐng)用后實際使用與領(lǐng)用不相符時以實際領(lǐng)用為標(biāo)準(zhǔn)，并補回相關(guān)的領(lǐng)用手續(xù)。對于可以多次使用物資的使用比如菜筐，經(jīng)倉庫管理員入庫后，由倉庫管理員進行管理，物資使用后不需要對可以重復(fù)使用的物資進行出庫只要填寫相應(yīng)的《領(lǐng)料單》和《物資待入庫單》即可，但是物資的數(shù)目及時間必須一致。當(dāng)《領(lǐng)料單》和《物資待入庫單》數(shù)目不一致時可以根據(jù)員工績效考核辦法對相應(yīng)的人員進行進行相應(yīng)的績效考核。即領(lǐng)用人領(lǐng)用時，必須每次填寫相應(yīng)的《領(lǐng)料單》，并在物資使用過程中做好相關(guān)的物資交接手續(xù)，填寫好相關(guān)的《物資待入庫單》。當(dāng)是倉庫與倉庫之間的物資領(lǐng)用時必須相應(yīng)的物資管理員及物資使用者做好相應(yīng)的物資交接工作，并且物資在同一時間上又馬上使用時，物資使用者應(yīng)馬上填好物資《領(lǐng)料單》。使用后并交回原倉庫妥善保管。并每月匯總物資實際的庫存情況。對使用物資必須是物資實際使用本人去填寫物資《領(lǐng)料單》，如使用而是沒有《領(lǐng)料單》，一經(jīng)查實可以對其進行相應(yīng)的績效考核。對物資使用時按照相關(guān)規(guī)定或者物資的相關(guān)有效使用期限達到報廢標(biāo)準(zhǔn)的，有相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及公司總經(jīng)理同意后方可以報廢。第三十三條員工領(lǐng)用替換性的物資（包括到倉儲部門領(lǐng)用和直接購買），一律以舊換新。第三十四條倉管員發(fā)出物資時，要認(rèn)真核對有關(guān)票據(jù)憑證，確保其與存貨品名、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格一致。第三十五條物資發(fā)出的計價一般采用先進先出法。第三十六條財務(wù)科應(yīng)當(dāng)加強與倉儲部門經(jīng)常性賬實核對工作，避免出現(xiàn)將已入庫物資不入賬或已發(fā)出物資不銷賬之情形。第三十七條倉管員每月終了時要編制《物資收發(fā)結(jié)存月報表》（基本格式見附表八），將報表一式兩份連同領(lǐng)料單或發(fā)貨單（財務(wù)聯(lián)）等于5日內(nèi)報送財務(wù)部門；財務(wù)部門要根據(jù)采購發(fā)票、驗收入庫單、調(diào)撥單、領(lǐng)料單或發(fā)貨單等對倉管員上報的報表進行審核，并將審核結(jié)果及經(jīng)審核后的報表一份反饋給填報人。第七章盤點與處置管理第三十八條物資管理部門每季度至少對庫存物資盤點一次，物資品種不多的倉庫應(yīng)每月盤點一次。第三十九條實施盤點時應(yīng)成立盤點小組，盤點小組應(yīng)由分管領(lǐng)導(dǎo)和物資管理人員組成。第四十條盤點前和盤點過程中，應(yīng)有序擺放物資、保持盤點記錄的完整。第四十一條物資的盤點應(yīng)及時編制盤點表，盤盈、盤虧的要及時分析原因，提出處理意見，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后，在期末結(jié)賬前處理完畢。第四十二條物資盤盈、盤虧、毀損、積壓的處置由盤點小組或倉管部門提出處理意見，公司相關(guān)部門審核，總經(jīng)理審批。第十章附則第四十三條本制度所述的數(shù)額，“以下”含本數(shù)，“以上”不含本數(shù)。第四十四條本制度所述“單位”或“本單位”，用于基層單位時，指公司二級經(jīng)營單位和機構(gòu)；用于公司部室時，指公司部室。第四十五條本制度由公司企管部負(fù)責(zé)解釋。第四十六條本制度自印發(fā)之日起實施。附件：《江西XXX農(nóng)業(yè)科技有限公司領(lǐng)料單格式》《江西XXX農(nóng)業(yè)科技有限公司驗收入庫單格式》《江西XXX農(nóng)業(yè)科技有限公司材料收發(fā)結(jié)存賬格式》《江西XXX農(nóng)業(yè)科技有限公司物資收發(fā)結(jié)存月報表格式》附表一江西XXX農(nóng)業(yè)科技有限公司物資請購單（基層單位用）單位：請購部門請購經(jīng)辦人請購日期年月日序號物資名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價總價采購原因123456合計請購部門主管意見：分管副職意見：經(jīng)理（站長）意見：附表二物資請購單（基層單位向公司請購用）請示單位/部門請購經(jīng)辦人日期請購內(nèi)容本單位/部門負(fù)責(zé)人意見公司相關(guān)職能部門意見分管副總審核意見總經(jīng)理審批（核）意見董事長審批意見附表三江西XXX農(nóng)業(yè)科技有限公司No．入庫單庫房：年月日物資名稱型號單價數(shù)量金額生產(chǎn)日期摘要入庫人：復(fù)核人：庫管員：附表四江西XXX農(nóng)業(yè)科技有限公司No．領(lǐng)料單庫房：年月日物資名稱型號規(guī)格是否是可以重復(fù)利用數(shù)量單價總價使用地點及使用地塊領(lǐng)用人使用地的接手人領(lǐng)用時間備注庫管員：復(fù)核人：附表五江西XXX農(nóng)業(yè)科技有限公司No．待入庫單庫房：年月日物資名稱型號規(guī)格是否是可以重復(fù)利用數(shù)量單價總價使用地點及使用地塊領(lǐng)用人使用地的接手人領(lǐng)用時間備注庫管員：復(fù)核人：附表六江西XXX農(nóng)業(yè)科技有限公司No．出庫單庫房：年月日物資名稱型號單價數(shù)量金額生產(chǎn)日期摘要入庫人：復(fù)核人：庫管員：江西XXX農(nóng)業(yè)公司物資管理制度附表七第頁物資（材料）收發(fā)結(jié)存賬明細(xì)科目１品名：類別存儲處所規(guī)格計量單位最高存量最低存量編號１年憑證編號摘要收入發(fā)出結(jié)存核對符號數(shù)量單價金額數(shù)量單價金額數(shù)量單價金額月日千佰十萬千佰十元角分千佰十萬千佰十元角分千佰十萬千佰十元角分