會務(wù)分工及職責(zé)

會務(wù)組分工及各部門職責(zé)會務(wù)的三要素WPS物料:物資準(zhǔn)備，會場布置A流程:魔鬼藏在細(xì)節(jié)中B分工:職能職責(zé)定位C司機組場內(nèi)總監(jiān)場外總監(jiān)簽到組會務(wù)總指揮會務(wù)總監(jiān)會議接待安保組酒店接待會議路引門神入場路引應(yīng)急組貴賓接待嘉賓入場講師組主持人組流程銜接人音控、DJ燈、溫控場內(nèi)秩序場內(nèi)禮儀節(jié)目組物料組攝影組財務(wù)組助教組臨時醫(yī)護場外秩序負(fù)責(zé)會議整體運營籌劃，至少提前一個月策劃并制定會議事項（時間、地點、規(guī)模、主題內(nèi)容）與公司聯(lián)系到當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門進行報備，并邀請講師，以及在會議前組建會務(wù)組，制定會議流程、并組織召開會前會。會議期間觀察會場全局，隨時安排會務(wù)組成員應(yīng)付突發(fā)事件。會務(wù)總指揮：適合人選：有非常強的責(zé)任心、思維清晰，大家比較信服的領(lǐng)導(dǎo)人；配合會議總指揮制定流程和分工，聯(lián)系酒店負(fù)責(zé)人對接（時間、人數(shù)、用餐桌數(shù)，住宿）；會議中對會務(wù)組人員名單進行確認(rèn)并分組分配工作；同時對會議場內(nèi)、外總監(jiān)的管理、會務(wù)組工作人員工作整體協(xié)調(diào)、調(diào)動、分配......應(yīng)隨時游走在各個工作小組崗位上，尤其是在會議的各關(guān)鍵節(jié)點上要監(jiān)督各小組工作的完成進度以及完成質(zhì)量，如工作小組有工作上的疏漏要及時指出并幫其解決；會務(wù)總監(jiān)：服從會議總監(jiān)安排工作、與內(nèi)場總監(jiān)配合、對接工作。二、負(fù)責(zé)統(tǒng)一對接場外各崗位的分工及職責(zé)定位工作；負(fù)責(zé)對會議外場實時監(jiān)控，處理突發(fā)事件及客戶疑問，對特殊情況及時向會務(wù)總監(jiān)匯報；負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)場外各小組及相關(guān)部門的關(guān)系；督場外各崗位工作，并充分發(fā)揮各小組長的能力。負(fù)責(zé)保障場外會務(wù)工作的正常進行；場外總監(jiān)職責(zé)：嚴(yán)格執(zhí)行認(rèn)票不認(rèn)人的制度；入場收票，中途離場分發(fā)票根，避免漏檢；會議之前確保所有的門可以隨時打開，以確保出現(xiàn)火災(zāi)等緊急狀況時人員的及時疏散；會議進場期間助教組應(yīng)合理分配人員配合安保組，及時維護好現(xiàn)場秩序，這樣才能保證檢票人員的效率，避免誤檢和漏檢；會議期間不能擅離職守，必須保證門口有人在崗，嚴(yán)禁陌生，無票的人進入會場，隨時觀察現(xiàn)場情況。安保組：（門神）會前要與會務(wù)總監(jiān)對接各團隊票數(shù)，并提前與物料組進行對接門票（門票背面蓋上日期章）；提前針對各大領(lǐng)導(dǎo)人分發(fā)門票，根據(jù)票數(shù)，對參會人員住宿、用餐進行安排、做到現(xiàn)場不售票。用餐安排，照顧到少數(shù)民族。簽到組：配合內(nèi)/外場總監(jiān)、負(fù)責(zé)會議期間會議財物管理（備好POS機，及收據(jù)）、做好會議收入支出記錄及管理、同時重要物資不離身。財務(wù)組：提前對接廣告公司進行會場布置；會前要認(rèn)真確認(rèn)會議所需的所有物資，如有物資缺失的應(yīng)及時購買或制作，并做出詳細(xì)購買記錄，保留好購物發(fā)票;會議進入正常流程時要對每一個小組所需物資進行交接，對數(shù)量和質(zhì)量都要有記錄，并讓小組組長簽字；領(lǐng)用物資必須由各組的組長來領(lǐng)取，或由組長指定專人領(lǐng)取。會議結(jié)束后對物資做清點，清點完畢后做好交接工作并與負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。物料組：新聞/攝影組：前期會議宣傳，現(xiàn)場攝影采編，收集珍貴素材，會后報道通過與會務(wù)總指揮和會務(wù)總監(jiān)的對接，提前知曉外地講師的全部行程，如：接機、送機、用餐、布置房間等；與主持人、音控組及時對接，提醒講師的講課時間；會議期間負(fù)責(zé)照顧并安排和準(zhǔn)備講師所需物品。接待組：準(zhǔn)備XIAOMISHOUHUAN陪同迎接對接接待迎送在得知有講師及領(lǐng)導(dǎo)人要到當(dāng)?shù)刂v課或召開會議時，需第一時間了解到所接待人的電話號碼或其它聯(lián)系方式（如：微信），直接致電或發(fā)送信息詢問其航班或車次，并計劃安排住宿和用餐情況等，隨后與會務(wù)組或會務(wù)總監(jiān)匯報，然后申請車輛以及備用金;接待流程：嘉賓接待名單姓名聯(lián)系方式到達地點到達時間離開時間就餐地點住宿房間注意事項接待名單：通電用語：在致電被接待人時需用如：“總”“老師”等尊稱，多用“請”“謝謝您”“您辛苦了”等字眼交談，主動告知你的姓名及聯(lián)系方式，并強調(diào)你是對方本次行程的接待人員；

在被接待人即將到達的前2天，發(fā)送短信慰問，并告知你的名字，同時要將當(dāng)?shù)亟鼛滋斓奶鞖忸A(yù)報編寫進信息內(nèi)容中，然后提醒對方所需衣物以及防曬等各項措施；在被接待人抵達前30分鐘到達機場或車站，并發(fā)送消息，告知你已經(jīng)到達，請對方及時給你回電，你將會在什么地方等待迎接對方；接機時需要事先配備好以下物資：鮮花、飲用水、雨傘、打火機，水果，食物，其它物資可根據(jù)被接待人不同而準(zhǔn)備；同時安排好酒店開房布置：舒適、方便，安靜，能上網(wǎng)，水、水果，零食，歡迎卡等適當(dāng)安排。（房間一定要提前檢查）在送入酒店時需詢問對方是否有其它行程安排和變動，以便于后面提前做出安排和車輛接送；提前詢問對方何時離開，進行車輛安排。如時間剛好在用餐期間，接機人應(yīng)第一時間做出問候，并詢問對方是否用餐，如果需要用餐征求對方的口味，及時做出安排，并匯報會務(wù)總監(jiān)或者簽到組；AB接待的一些注意事項：接待車輛房間布置陪同時的禮貌禮儀接待時你只服務(wù)于被接待人服從會議總監(jiān)安排工作、與外場總監(jiān)配合、對接工作，是會議場內(nèi)負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)統(tǒng)一安排場內(nèi)各崗位的分工及職責(zé)定位工作；負(fù)責(zé)對課程現(xiàn)場實時監(jiān)控，處理突發(fā)事件及客戶疑問，對特殊情況及時向會務(wù)總監(jiān)匯報；負(fù)責(zé)及時對接場內(nèi)所需物品，安排廣告公司及助教進行布場；五、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)場內(nèi)各小組及相關(guān)部門的關(guān)系；負(fù)責(zé)保障會場內(nèi)會務(wù)工作的正常進行；負(fù)責(zé)監(jiān)督場內(nèi)各崗位工作，并充分發(fā)揮各小組長的能力。場內(nèi)總監(jiān)職責(zé)：了解會議整體流程；配合場內(nèi)總監(jiān)工作、負(fù)責(zé)場內(nèi)紀(jì)律管理、配合現(xiàn)場工作。會議前期中期后期助教組都要保證會場的內(nèi)外有一個良好的會議秩序，做到會前配合布場，會后整理會場。會議期間負(fù)責(zé)維護會議的秩序和氣氛。監(jiān)督參會人員對公共設(shè)施的愛護助教組：了解會議整體流程；并做好主持詞的梳理工作；應(yīng)和會務(wù)總監(jiān)和音控組、講師有會前詳細(xì)的溝通，對會議的整體效果有一個把控；對會議各個環(huán)節(jié)要熟知，帶動會議的氣氛。主持人：音控組：提前和老師對接會議所需相關(guān)課間/視屏/音樂會前調(diào)試好會場音響/話筒/投影并確認(rèn)會場布置對會議各個環(huán)節(jié)要熟知，配合主持帶動會議的氣氛。了解會議整體流程，控制燈光與窗簾。對場內(nèi)溫度的調(diào)控，清楚知道空調(diào)開關(guān)的位置及使用方法，隨時注意大部分學(xué)員的反應(yīng)，以便及時作出相應(yīng)的調(diào)整。燈/溫控：熟悉會議流程，按照會議流程提前準(zhǔn)備好各環(huán)節(jié)所需物資，并按時遞送;負(fù)責(zé)嘉賓上、下臺迎送，為嘉賓送花、遞麥、遞水、遞紙巾等事宜（跑麥人員需兼守舞臺，未經(jīng)老師許可麥克風(fēng)不可隨便給學(xué)員);時刻注意言行舉止，使用禮貌用語.禮儀組：一定要了解會議的目的和目標(biāo)，對會議內(nèi)容提前做好充分準(zhǔn)備會議前把課程所需的PPT，及相關(guān)視頻等課程所需資料給到音課程品質(zhì)，提升會議質(zhì)量，做一個合格的講師精神