2024年學(xué)校檔案室管理制度范例（五篇）

第6頁共6頁2024年學(xué)校檔案室管理制度范例學(xué)校檔案管理規(guī)定一、總體要求隨著學(xué)校各項工作的不斷發(fā)展，各單位應(yīng)深刻認(rèn)識到檔案管理的重要性，積極探索適應(yīng)發(fā)展需求的檔案管理模式。同時，各單位必須保持與上級檔案管理部門的密切聯(lián)系，主動尋求指導(dǎo)，確保檔案管理工作服從整體調(diào)控，避免各行其是。二、檔案整理原則1.保持結(jié)構(gòu)完整性：學(xué)校檔案的整理應(yīng)遵循教育、教學(xué)、科研、人事、行政、財務(wù)及經(jīng)營管理等活動過程中形成的檔案資料自身規(guī)律，確保檔案結(jié)構(gòu)的完整性。2.保持整體系統(tǒng)性：根據(jù)學(xué)校檔案的來源、時間、內(nèi)容和性質(zhì)等條件，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，維護其整體的系統(tǒng)性。三、檔案的立卷1.為提升立卷質(zhì)量，便于歸檔前的查找利用，學(xué)校應(yīng)推行預(yù)立卷制度，并按照上級要求執(zhí)行。2.學(xué)校各有關(guān)部門兼職檔案員需按預(yù)立卷類目及時收集、積累材料，并定期進行整理。3.學(xué)校檔案室應(yīng)隨時了解、檢查并指導(dǎo)兼職檔案員的預(yù)立卷工作。4.組卷應(yīng)遵循文件材料形成的規(guī)律，保持其相互間的有機聯(lián)系，便于查考和利用。5.組卷技術(shù)要求包括：內(nèi)容相同的文件材料組成一卷，數(shù)量多時可分別組成若干卷，每卷不超過200頁。卷內(nèi)文件按正件、附件，打印稿、定稿，批復(fù)、請示等順序排列。按順序編頁號，位置在非裝訂線一側(cè)上角。填寫卷內(nèi)目錄及備考表，注明單位、責(zé)任者、時間。拆除金屬物，用線裝訂，修補破損材料。案卷封面欄目填寫齊全，標(biāo)題簡明扼要，體現(xiàn)作者、問題、文種三要素。檔案盒封面和卷盒按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。四、檔案的保管1.硬件保障：檔案庫房應(yīng)確保通風(fēng)、干燥，配備防潮、防霉、防蛀、防火、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施，并設(shè)有防盜系統(tǒng)。2.軟件建設(shè)：建立檔案管理的常規(guī)工作制度，包括收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等，并建立相應(yīng)的工作資料。3.歸檔驗收：檔案室應(yīng)對整理組卷完畢的檔案進行入庫前鑒定和驗收，不合格者需重新整理。4.分類編號與編目：按規(guī)定進行檔案分類編號和編目工作，目錄條目包含順序號、檔號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等基本著錄項目。實行計算機輔助檔案管理的，應(yīng)將目錄輸入計算機，建立信息庫，實現(xiàn)檢索、統(tǒng)計的機上操作。5.上架與檢查：按檔案順序號依次排列上架，并定期全面檢查，記錄檢查情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施并報告分管領(lǐng)導(dǎo)。6.鑒定與銷毀：根據(jù)歸檔范圍和保管期限表，對到期檔案提出銷毀或延長保管期的意見，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀，銷毀時須有兩人監(jiān)銷并簽字。7.統(tǒng)計與補充：做好檔案的收進、移出、利用、銷毀等統(tǒng)計工作，及時報送統(tǒng)計報表。歸檔文件如有遺漏，學(xué)校應(yīng)及時補充，檔案室應(yīng)將補充材料插入相應(yīng)案卷或另行組卷。五、檔案室管理制度為加強學(xué)校檔案的保管、保密和利用工作，根據(jù)依法治檔原則，特制定以下制度：1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》及相關(guān)檔案工作規(guī)定。2.已入檔檔案須統(tǒng)一分類登記、編目、科學(xué)管理，妥善存放，并制訂索引查詢工具。3.設(shè)立檔案庫，配置專業(yè)存檔箱柜，做好安全防范工作，確保檔案安全無虞。4.銷毀過期檔案需清理造冊，報校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.檔案責(zé)任人應(yīng)遵守保密守則，非檔案工作人員未經(jīng)許可不得進入檔案室。6.保密檔案利用需經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意，查閱時不得拆散、涂改、損毀或轉(zhuǎn)讓他人。7.摘錄、復(fù)印檔案需經(jīng)檔案員或校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外來人員需持單位介紹信并經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可查閱。8.做好檔案利用記錄工作，利用者有義務(wù)反饋利用效果。9.檔案工作人員應(yīng)定期全面檢查檔案材料，及時改進問題。2024年學(xué)校檔案室管理制度范例（二）一、持續(xù)發(fā)展與檔案管理1.順應(yīng)發(fā)展趨勢：隨著時代的不斷進步，各單位應(yīng)深刻認(rèn)識并尊重這一現(xiàn)實，積極投身于探索與創(chuàng)新之中。同時，務(wù)必保持與上級檔案管理部門的緊密聯(lián)系，主動尋求指導(dǎo)，確保工作方向正確，不偏離整體調(diào)控的軌道，避免各自為政的局面。2.保持結(jié)構(gòu)完整性：在學(xué)校檔案的整理過程中，必須嚴(yán)格遵循教育、教學(xué)、科研、人事、行政、財務(wù)及經(jīng)營管理活動過程中形成的檔案資料之內(nèi)在規(guī)律，確保檔案結(jié)構(gòu)的完整無缺。3.維護整體系統(tǒng)性：還應(yīng)根據(jù)學(xué)校檔案的來源、時間、內(nèi)容及性質(zhì)等要素，保持其歷史聯(lián)系，構(gòu)建并維護檔案的整體系統(tǒng)性，以確保檔案信息的連續(xù)性和完整性。二、檔案立卷規(guī)范1.預(yù)立卷制度：為提升立卷質(zhì)量，便于日常歸卷及歸檔前的查找利用，學(xué)校應(yīng)積極響應(yīng)上級要求，推行預(yù)立卷制度。2.材料收集與整理：學(xué)校各相關(guān)部門的兼職檔案員需依據(jù)預(yù)立卷類目，及時收集、積累相關(guān)材料，并定期進行整理，以確保檔案內(nèi)容的完整與準(zhǔn)確。3.監(jiān)督與指導(dǎo)：學(xué)校檔案室應(yīng)密切關(guān)注兼職檔案員的工作進展，通過檢查與指導(dǎo)，促進其預(yù)立卷工作的規(guī)范化與高效化。4.組卷原則與技術(shù)要求：組卷過程需嚴(yán)格遵循文件材料形成的自然規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于后續(xù)的查考與利用。同時，應(yīng)滿足一系列技術(shù)要求，如內(nèi)容相同的文件材料組成一卷，卷內(nèi)文件按特定順序排列，編頁號位置統(tǒng)一，填寫卷內(nèi)目錄及備考表等。三、檔案保管措施1.硬件保障：為確保檔案的完整與安全，檔案庫房需具備通風(fēng)、干燥等條件，并配備必要的防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施。同時，應(yīng)安裝防盜設(shè)施，以防范潛在的安全風(fēng)險。2.軟件建設(shè)：建立健全檔案管理的常規(guī)工作制度，包括收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等各環(huán)節(jié)的工作規(guī)范。同時，建立相應(yīng)的工作資料庫，為檔案管理提供有力支持。3.歸檔驗收與分類編號：檔案室應(yīng)對整理組卷完畢的檔案進行嚴(yán)格的入庫前鑒定與驗收。不符合要求的檔案必須重新整理至合格后方可歸檔。同時，應(yīng)按規(guī)定做好檔案的分類編號工作，確保檔案信息的有序存儲與檢索。4.編目與檢索：建立詳盡的檔案目錄體系，確保每條目基本著錄項目齊全。對于實行計算機輔助檔案管理的單位，應(yīng)將目錄信息輸入計算機并建立信息庫，實現(xiàn)檢索與統(tǒng)計的自動化操作。5.定期檢查與補救：定期對檔案進行全面檢查并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施并報告分管領(lǐng)導(dǎo)。同時嚴(yán)格做好鑒定與銷毀工作，確保到期檔案的妥善處理。6.統(tǒng)計與補充：建立健全檔案統(tǒng)計制度，及時報送統(tǒng)計報表。對于歸檔過程中遺漏的文件材料應(yīng)及時補充歸檔并確保其正確歸位。四、檔案室管理制度為不斷加強學(xué)校檔案的保管、保密和利用工作，根據(jù)依法治檔的原則特制訂本制度。主要內(nèi)容包括貫徹執(zhí)行《檔案法》及相關(guān)規(guī)定、檔案的統(tǒng)一分類登記與科學(xué)管理、檔案庫的安全防范與定期檢查、保密檔案的查閱限制與審批流程以及檔案利用效果的反饋與改進機制等。2024年學(xué)校檔案室管理制度范例（三）學(xué)校檔案管理制度一、檔案收集1.依法按章：檔案的收集工作必須嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校規(guī)章制度。全校師生需明確檔案管理的重要性，樹立檔案意識，明確工作性檔案資料與個人知識產(chǎn)權(quán)資料的界限。管理部門不得強行收集個人知識產(chǎn)權(quán)范圍內(nèi)的資料（除非個人自愿貢獻），個人亦不得私自占有應(yīng)歸檔的工作資料。2.完善機制：建立科學(xué)的檔案收集機制，明確收集范圍、對象及時限，并設(shè)立相應(yīng)的工作制度和考核制度，確保檔案收集工作的有序進行。3.建立網(wǎng)絡(luò)：鑒于學(xué)校工作條線多、歸檔資料廣泛，需構(gòu)建完善的檔案收集組織網(wǎng)絡(luò)，確保各條線和層面均有專人負(fù)責(zé)，形成有效的檔案收集體系。二、檔案整理1.規(guī)范分類：隨著教育教學(xué)改革的深入，檔案資料分類規(guī)則需與時俱進，各單位應(yīng)在尊重現(xiàn)實的基礎(chǔ)上積極探索，并及時與上級檔案管理部門溝通，確保分類工作的規(guī)范性和科學(xué)性。2.保持結(jié)構(gòu)完整性：檔案整理應(yīng)遵循檔案資料自身規(guī)律，保持其結(jié)構(gòu)的完整性，確保教育、教學(xué)、科研、人事、行政、財務(wù)及經(jīng)營管理等各方面檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。3.保持整體系統(tǒng)性：在整理過程中，還需注意檔案之間的歷史聯(lián)系和整體系統(tǒng)性，確保檔案能夠全面反映學(xué)校各項工作的歷史和發(fā)展過程。三、檔案立卷1.推行預(yù)立卷制度：為提高立卷質(zhì)量，方便查找利用，學(xué)校應(yīng)推行預(yù)立卷制度，明確各部門兼職檔案員的職責(zé)和預(yù)立卷類目。2.及時收集與整理：兼職檔案員應(yīng)按預(yù)立卷類目及時收集、積累材料，并定期進行整理，確保檔案材料的完整性和時效性。3.技術(shù)指導(dǎo)與監(jiān)督：學(xué)校檔案室應(yīng)隨時了解、檢查并指導(dǎo)兼職檔案員的預(yù)立卷工作，確保立卷工作的規(guī)范性和科學(xué)性。4.組卷要求：組卷應(yīng)遵循文件材料形成的規(guī)律，保持其相互之間的有機聯(lián)系；同時，還需遵循一定的技術(shù)要求，如內(nèi)容相同的文件材料組成一卷、卷內(nèi)文件材料按一定順序排列等。四、檔案保管1.硬件保障：為確保檔案的完整和安全，檔案庫房應(yīng)配備必要的通風(fēng)、干燥、防潮、防霉、防蛀、防火及防盜等設(shè)施。2.軟件建設(shè)：建立健全檔案管理的常規(guī)工作制度，包括收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等制度，并建立相應(yīng)的工作資料。3.歸檔驗收：檔案室應(yīng)對整理組卷完畢的檔案進行入庫前的鑒定和驗收，確保檔案質(zhì)量符合要求。4.分類編號與編目：按規(guī)定做好檔案的分類編號和編目工作，實現(xiàn)檔案信息的科學(xué)管理和有效檢索。5.定期檢查與補救：定期全面檢查檔案安全情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施并報告分管領(lǐng)導(dǎo)。6.鑒定與銷毀：根據(jù)歸檔范圍和保管期限表對到期檔案進行鑒定和銷毀工作，確保檔案管理的規(guī)范性和合法性。7.統(tǒng)計工作：認(rèn)真做好檔案的收進、移出、利用、銷毀等統(tǒng)計工作，及時報送統(tǒng)計報表。8.補充工作：歸檔文件材料如有遺漏應(yīng)及時補充歸檔，確保檔案材料的完整性和系統(tǒng)性。官地坪鎮(zhèn)中學(xué)2024年學(xué)校檔案室管理制度范例（四）依據(jù)依法治檔的基本原則，為強化學(xué)校檔案的妥善保管、嚴(yán)格保密及高效利用，特制定以下制度規(guī)范：一、檔案保管：1.對各類檔案實施細(xì)致分類、登記、編目，確保存放井然有序，并編制案卷目錄等輔助檢索工具。2.設(shè)立專用庫房，配備專業(yè)箱柜，全面落實八防措施（防盜、防火、防光、防潮、防塵、防蟲、防霉、防水），保障檔案安全。3.針對已達到保管期限需銷毀的檔案材料，需先行清理造冊，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，報請主管部門批準(zhǔn)方可執(zhí)行。4.檔案員需定期對檔案材料進行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題立即采取改進措施。二、檔案保密：1.嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》，全體人員需嚴(yán)格遵守國家保密規(guī)定及工作人員保密守則。非檔案室人員未經(jīng)許可，嚴(yán)禁擅自進入檔案室。2.涉及保密范疇的檔案，利用者需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。在查閱過程中，嚴(yán)禁翻閱或摘錄與利用目的無關(guān)的內(nèi)容。三、檔案利用：1.本學(xué)院人員因工作需要查閱本職責(zé)范圍內(nèi)的檔案時，可直接向檔案員提出申請，檔案室將優(yōu)先提供利用服務(wù)。2.外來人員如需利用本單位檔案，須持有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行查閱。3.利用者如需摘錄、復(fù)印檔案內(nèi)容，一般性需求需經(jīng)檔案員同意，重要內(nèi)容則需報請主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.建立健全檔案利用記錄制度，檔案員有權(quán)向利用者了解利用效果，利用者亦有義務(wù)向檔案室反饋相關(guān)信息。檔案室____年09月25日2024年學(xué)校檔案室管理制度范例（五）一、文件資料歸檔管理1.所有具有價值的文件資料均納入歸檔范疇。2.各處室負(fù)責(zé)資料的形成、積累、立卷及歸檔工作，此職責(zé)應(yīng)明確列入兼職檔案員的崗位職責(zé)之中，并建立崗位責(zé)任制。學(xué)校檔案室需履行指導(dǎo)與監(jiān)督職責(zé)，同時負(fù)責(zé)檔案的集中與統(tǒng)一管理工作。3.各處室在工作中產(chǎn)生的具有保存價值的文件資料，必須整理立卷后歸檔，由檔案室統(tǒng)一管理，嚴(yán)禁分散存放于部門或個人手中。4.每年指定日期前，處室兼職檔案員需將上一年度的檔案材料整理立卷后歸入處室檔案，并及時移交給檔案室。5.歸檔的案卷需編制歸檔檔號、案卷號，并填寫案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄，以確保順利移交至檔案室。6.移交案卷時，需經(jīng)檔案室工作人員驗收，并履行移交手續(xù)，填寫移交清冊。二、檔案庫房管理制度1.致力于實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，使庫房管理更加科學(xué)化。2.庫房由檔案人員專責(zé)管理，并負(fù)責(zé)每日檢查門窗電的開關(guān)情況。3.庫房須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護條件，并每月進行一次全面檢查，及時處理潛在問題。4.各類檔案需明確界限，實行分類分柜存放保管。5.庫房內(nèi)應(yīng)配備專用櫥柜及必要的安全保護設(shè)施，以確保檔案安全。6.非檔案室工作人員嚴(yán)禁進入庫房，且查閱檔案不得在庫房內(nèi)進行。7.庫房內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止堆放其他物品。三、檔案保密保衛(wèi)制度1.保守檔案機密是每位檔案工作人員的神圣職責(zé)。2.檔案室設(shè)有專用庫房及櫥柜用于存放檔案。3.檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)置閱覽區(qū)，并建立監(jiān)閱制度以防止失密。4.檔案庫房和櫥柜需明確專人管理，鑰匙由專管人員保管。檔案人員工作調(diào)動時，必須辦理交接手續(xù)。5.檔案人員嚴(yán)禁將涉密文件、檔案資料帶離工作場所或泄露給無關(guān)人員。6.禁止擅自翻印、復(fù)印涉密文件或資料，嚴(yán)禁在私人通信或電話中提及檔案機密。立卷過程中產(chǎn)生的草稿、廢紙等應(yīng)按保密要求處理或銷毀。7.非檔案人員不得進入庫房，更不得在庫房內(nèi)接待親友。四、檔案資料借閱制度根據(jù)《檔案法》及相關(guān)規(guī)定，特制定本制度：1.外單位查閱檔案需持單位介紹信，并通常應(yīng)有兩人同行。查閱機密或涉密、人事文件時，查閱人必須為黨員。2.查閱檔案必須在指定查閱室進行，未經(jīng)允許不得私自帶走。3.查閱重要涉密檔案或控制使用的檔案需經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意。4.學(xué)校檔案嚴(yán)格控制借出，確因工作需要借出時，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且借出時間一般不得超過三天。借閱期間需確保檔案安全。5.摘抄檔案材料時需注明年代、卷號、張?zhí)?，并認(rèn)真核對。出具的證明材料需加蓋公章方為有效。如需復(fù)制需經(jīng)經(jīng)辦部門同意。6.利用檔案者需保守機密，不得泄露或公布檔案內(nèi)容。7.查閱檔案時需保持檔案整潔，嚴(yán)禁在文件上圈點、批注、勾畫或污損檔案，更不得拆卷抽取或撕毀原件。違者將依據(jù)《檔案法》追究責(zé)任。8.利用檔案產(chǎn)生顯著經(jīng)濟效益或社會效益時，利用者有責(zé)任向檔案室提供反饋信息。五、檔案銷毀制度1.檔案銷毀必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門負(fù)責(zé)人審核同意。2.需銷毀的檔案需編制清冊，并撰寫書面報告詳細(xì)說明