2021年辦公室日常管理職責

辦公室日常管理職責（征求意見稿）

加強辦公室自身建設(shè)，弘揚企業(yè)精神，組織好后勤保障工作，掌握各

項工作進展情況，制定本管理工作制度并隨時總結(jié)推廣好的經(jīng)驗做法，提

ft改進的意見或建議，根據(jù)形勢和任務(wù)的需要，不斷充實和完善。

1.辦公室主要職責

1.1負責公司內(nèi)部的后勤管理及相應(yīng)服務(wù)工作。

1.2負責文件的收、發(fā)管理及存檔工作。

1.3負責公司會前準備及會議記錄的整理、傳達。

1.4負責辦公用品的購買登記和發(fā)放管理。

1.5負責辦公設(shè)施的維修管理。

1.6負責外來人員接待、登記、管理。

1.7負責大型檢查、活動的準備工作。

1.8負責策劃并組織公司的大型活動。

1.9負責企業(yè)文化的宣傳。

1.10負責車輛管理工作。

1.11負責檔案、合同管理工作。

1.12負責公司人力資源管理工作。

1.13負責公司各種證照的年檢、變更或升級工作。

2.文件管理職責

2.1辦公室負責文件收、發(fā)管理工作，并規(guī)定相應(yīng)的職責。

2.2

2.3

2.4

2.5辦公室人員在收到文件后要復印該文件以做好備份、存檔等工作，并

做好保密工作。

2.6收到領(lǐng)導下發(fā)的文件通知等要及時準確的轉(zhuǎn)交或通知各部門負責人

或其他相關(guān)人員，并做好備份、存檔、保密工作。

2.7收到各部門簽發(fā)的文件時，首先要復印存檔，然后按文件要求的送達

地點、送達部門、送達人、送達件數(shù)等及時送達給收件人并做好登記。

2.8收到文件后須由有關(guān)負責人簽署分發(fā)意見，若需呈交給多個部門，要

做好數(shù)量統(tǒng)計工作，然后再復印、分發(fā)文件，原件要妥善保管或交付

利害關(guān)系人收存，并做好相應(yīng)地登記工作。

2.9

3.會議職責

3.1參與公司召開的各種會議，承辦會務(wù)工作，做好會務(wù)服務(wù)。

3.2傳達會議通知時，要明確會議時間、地點及參加人員。如有事應(yīng)先請

假，并附相關(guān)手續(xù)以備存檔。

3.3負責會議記錄，整理會議紀要，以及會議紀要的流轉(zhuǎn)、存檔工作。

3.4嚴肅會議紀律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布以前，不得私

自泄露、外傳會議內(nèi)容，以免影響決議實施。

3.5在會議期間，參加會議人員不得竊竊私語。做到有言即發(fā)，但在會上

一旦形成決議，無論個人同意與否都必須認真貫徹執(zhí)行。

3.6在會議期間，參會人員必須將手機設(shè)置成振動或靜音狀態(tài)。

3.7會后將形成的會議紀要呈報總經(jīng)理批示，然后再附學習、檢查催辦通

知一并抄送各部門及相關(guān)單位。

4.辦公用品管理職責

41各部門所需辦公用品需提前報給辦公室。辦公室根據(jù)辦公用品庫存情

況以及消耗水平，制定ft公司辦公用品采購計劃報總經(jīng)理審批，確定

采購數(shù)量，經(jīng)財務(wù)部核準后支領(lǐng)資金實施采購。

42部分辦公用品根據(jù)實際情況酌情定量庫存。

43需要臨時采購的物品，各部門必須提前申報計劃，經(jīng)總經(jīng)理審批后方

可采購，臨時或急用物品以不耽誤使用為原則進行購買。

44辦公室采購辦公用品應(yīng)到批發(fā)市場購買，要貨比三家，保證價格合理、

質(zhì)量過關(guān)，要建立價格數(shù)據(jù)庫和供應(yīng)商目錄。采購過程中嚴禁以次充好,

營私舞弊，中間提成。

45嚴格按照采購計劃執(zhí)行，特殊用品辦公室無法采購的可先提ft申

請，經(jīng)領(lǐng)導批準后由使用部門或使用人自行采購。

46辦公室采購的辦公用品須登記入冊。

47所有發(fā)放物品必須填寫物品領(lǐng)取單，寫明分發(fā)日期、品名、數(shù)量等，

辦公室記錄在帳，領(lǐng)取人簽字。

48消耗品根據(jù)部門實際情況定量發(fā)放；自然損壞的要以舊換新，人

為損壞的由個人賠償。

49入職、離職人員：入職人員到崗時由該部門領(lǐng)導提ft辦公用品申

請，向辦公室領(lǐng)用；離職人員將剩余辦公用品一并轉(zhuǎn)給交接人，無交

接人時交給辦公室。

5.辦公設(shè)施的管理職責

5.1公司的辦公設(shè)施包括：桌椅、計算機、計算器、打印機、復印機、傳

真機、電話、掃描儀、照相機、攝像機等。

5.2辦公室統(tǒng)一采買、配備、管理公司辦公設(shè)施，并且要對各部門的辦公

設(shè)施做定期檢查和維修，對各部門報修的辦公設(shè)施要及時處理并做好登

記，承辦人不得推諉、拖延。

5.3辦公室要做好各部門辦公設(shè)施的配備工作，并做好使用者、數(shù)量、質(zhì)

量等登記工作。

5.4辦公室要做好相關(guān)貴重辦公設(shè)施的保管工作，各部門的使用人員若使

用上述物品，須向辦公室主任提ft申請，由辦公室主任根據(jù)實際情況

做ft批示借用并做好登記。

6.外來人員的接待職責

6.1接待應(yīng)使用禮貌用語，來有應(yīng)聲，去有送語。

6.2外來人員一律填寫來訪登記，填清來訪者姓名、性別、來人單位、訪

問部門、訪問何人、訪問事由、ft入時間。

7.大型檢查、活動的準備職責

7.1在公司接受大型檢查以及舉辦活動時，辦公室主任要組織人員在

檢查、活動的前期，準備好檢查、活動時必須用的標語、條幅等宣傳

物品或備用物品，并督促各部門做好迎檢或活動的準備工作。

7.2

8.策劃組織公司大型活動的職責

8.1大型節(jié)日和公司重要紀念日，按照公司領(lǐng)導的指示，策劃、組織公司

活動。

8.2在活動前先定好活動場地、活動時間、采買活動所需物品，統(tǒng)計參加

活動的人員并做好通知等相關(guān)事宜。

8.3做好請?zhí)埞镜闹匾腿?，并做好詳實登記交領(lǐng)導批示。

8.4確定活動主題，設(shè)計活動流程等事宜并報請領(lǐng)導批示。

8.5做好活動結(jié)束后的事務(wù)料理工作。

9.企業(yè)文化宣傳的職責

9.1由辦公室主任組織人員宣傳公司體系、管理方針。

9.2對外宣傳要以公司利益為中心，以樹立公司形象為原則，規(guī)劃公

司品牌，擴大公司知名度。

9.3配合施工隊伍搞好品牌工程設(shè)計，為擴大施工工程整體形象做好

宣傳工作。

9.4配合組織學習公司各種會議精神和重要決策指示，增強全體員工對

公司的認同度，調(diào)動工作積極性和潛在的創(chuàng)造能力，從而擴大公司業(yè)

績和影響力。

10.車輛管理

10.1負責車輛管理以及對駕駛員的培訓、管理工作。駕駛員要努力學習駕

駛技術(shù)、車輛保養(yǎng)維修常識和交通規(guī)則，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

10.2公司車輛的證照及其驗證等事務(wù)統(tǒng)一由辦公室負責管理，并負責組織

駕駛員學習交通安全管理條例，強化安全意識。

10.3駕駛員因公用車時，須事先向辦公室主任申請調(diào)派，主任可依事情重

要性合理安排派車，不按規(guī)定申請者，不得派車。

10.4每車設(shè)車輛使用記錄表格，并在使用前核對車輛里程表與記錄表

上前一次用車的記載是否相符，努力降低單車運行成本。

10.5每車設(shè)置車輛養(yǎng)護記錄表，每次加油及修理或保養(yǎng)時均由該車駕駛員

詳細記錄，每月初連同行駛記錄一并轉(zhuǎn)辦公室審查并存檔。

10.6車輛保養(yǎng)

10.6.1車輛維修、清洗、打蠟等應(yīng)先填寫車輛請修報告，注明行駛的里

程，核準后方得送修。

10.6.2車輛應(yīng)有指定廠商保養(yǎng)，特約維護廠維修，否則維護費一律不報銷。

自行修復者，可報銷買材料零件費用。

10.6.3車輛行駛途中發(fā)生故障或其他損耗急需修理更換配件時，可視實

際情況需要與領(lǐng)導溝通后進行修理。

10.6.4由于駕駛員使用不當或疏于保養(yǎng)致使車輛損壞或機身故障，所需

修護費用應(yīng)依情節(jié)輕重由公司與車輛駕駛?cè)嘶蜍囕v負責人分擔。

10.6.5使用人應(yīng)愛護車輛，保證機件、外觀良好，使用后應(yīng)將車輛清洗

干凈。

10.7違規(guī)與事故處理

10.7.1酒后駕駛、無照駕駛及違反交通規(guī)則被罰者責任及罰金自負。

10.7.2未經(jīng)許可將車擅自借予他人使用者重罰。如非公派ft車各種事

故維修費用由駕駛員自負，并追究責任。如非公派ft車遇到交通肇

事一切自負，如被拘留按曠工處理。

10.7.3各種車輛如在公務(wù)途中遇到交通肇事，應(yīng)立即通知交通警察和

保險公司理賠科，勘察現(xiàn)場，分清事故責任并立即通知辦公室，并

與

相關(guān)人員聯(lián)合，協(xié)調(diào)處理，如屬輕微事故，可進行初步處理后再向辦

公室報告。

10.7.4意外事故造成車輛損壞，如需向受害當事人賠償損失，經(jīng)扣除保

險額后再視實際情況由駕駛?cè)伺c公司分擔。

10.8費用報銷。

10.8.1公務(wù)車用油，視車輛行駛里程、用油量等情況，以現(xiàn)金或油卡等方

式在指定加油站為車輛加油。

10.8.2公務(wù)車維修費用以相關(guān)憑證實報實銷。

10.9駕駛員管理制度

10.9.1公司司機必須遵守《中華人民共和國道路交通管理條例》及有關(guān)

交通安全管理的規(guī)章、規(guī)則，遵守公司員工管理手冊，安全駕車。

同時遵守本公司其它相關(guān)的規(guī)章制度。

10.9.2司機應(yīng)愛惜公司車輛，平時要注意車輛的保養(yǎng)，經(jīng)常檢查車輛的

主要機件，確保車輛正常行駛。

10.9.3司機應(yīng)每天抽適當時間擦洗自己所開車輛，以保持車輛的清潔。

（包括車內(nèi)、車外和引擎的清潔）。

10.9.4ft車前要檢查車輛的水、電、油及其它性能是否正常，發(fā)現(xiàn)不正

常時要立即加補。如ft車回來，要檢查存油量，發(fā)現(xiàn)存油不足時，應(yīng)

立即加油，不得ft車時才臨時加油。

10.9.5司機發(fā)現(xiàn)所駕車輛有故障時要立即檢修。不能自行檢修的，應(yīng)立

即報告車隊長并提ft具體的維修意見（包括維修項目和大致需要的

經(jīng)費等）。未經(jīng)批準，不許私自將車輛送廠修，違者費用不予報銷。

10.9.6ft車在外時停放車輛，一定要注意選取停放地點和位置，不能在

不準停車的路段或危險地段停車。司機離開車輛時，要鎖好保險鎖,

防止車輛被盜。鑰匙及行駛證件交給管理人員。不準私自用車。

10.9.7司機對自己所開車輛的各種證件的有效性應(yīng)經(jīng)常檢查，ft車一定

保證證件齊全。

10.9.8晚間司機要注意休息，不準疲勞駕駛，不準酒后駕車。

10.9.9司機酒后駕車或私自用車造成的一切違章或交通事故后果均由

司機本人承擔。

10.9.10司機駕車一定要遵守交通規(guī)則，文明開車，不準危險駕車（包括

高速、追尾、爭道、賽車等）。行車途中如發(fā)生交通事故，適用快

速處理方式解決；如必須現(xiàn)場處理，應(yīng)立即報警待處，不得逃離現(xiàn)

場。如因違反交通規(guī)則、違章駕駛而發(fā)生事故的，司機應(yīng)承擔全部后

果和責任。

10.9.11車內(nèi)不準吸煙，要保證車內(nèi)干凈整潔。

10.9.12提倡敬業(yè)精神，自覺加強職業(yè)道德修養(yǎng)，端正駕駛作風。憑用

車申請ft車，與用車部門搞好協(xié)作，要準時ft車。未經(jīng)領(lǐng)導批準不得

公車私用。

11.衛(wèi)生管理

11.1為保證工作場所良好的衛(wèi)生環(huán)境，每天進行清潔工作，包括掃地、拖

地、擦抹墻角、清潔衛(wèi)生死角等。

11.2經(jīng)常清洗飲水機，保持飲水清潔。

11.3洗手間必須隨時保持清潔，清潔鏡面、化妝臺并擦干，清潔臉盆和下

面的水管。

11.4工作場所應(yīng)保持空氣流通。

11.5清潔工作完成后，各種物品要擺放整齊，將需要檢修項目記錄并上報。

11.6嚴禁向臉盆、便池等下水道內(nèi)倒固體污物，以保持管道清潔、暢通。

11.7各工作場所、必須保持清潔，不得堆放垃圾、廢物或碎屑，嚴禁隨地

吐痰。

11.8在整理領(lǐng)導辦公室物品時，要輕拿輕放以免損壞。在整理領(lǐng)導文件時

不得隨意丟失或涂改文件。

11.9領(lǐng)導辦公室的清潔衛(wèi)生應(yīng)做得徹底，清理工作完成后及時關(guān)燈并將門

鎖上。

14.考勤管理制度

組總經(jīng)理負責公司項目經(jīng)理、總工、技術(shù)負責人及各部部長假期的審批。

加項目經(jīng)理及部長負責本部下屬員工假期的審批。

田考勤記錄、上報與考核。

股本公司除下列人員外，均應(yīng)按規(guī)定于上下班時間簽到：

總經(jīng)理和財務(wù)經(jīng)理以及經(jīng)總經(jīng)理核準免予簽到者。

因公ft差填妥"ft差申請單”經(jīng)主管領(lǐng)導核準者。

因故請假經(jīng)核準者。

臨時事故，事后說明事由，經(jīng)主管領(lǐng)導核準者。

垢員工請假應(yīng)及時將審批過的有關(guān)憑證交辦公室。

S6

田考勤內(nèi)容。

14.7.1作息時間以公司實際情況按不同時段來規(guī)定。

14.7.2各項目部人員上班時間由各項目部另行規(guī)定。

14.7.3上班時間已到而未到崗者，即為遲到。早上有事不能到公司簽到

者應(yīng)提前向主管領(lǐng)導請示，得到主管領(lǐng)導的批準后方可不到公司

簽到，待返回公司后補簽，并注明原由。

14.7.4未到下班時間而提前離崗者，即為早退。有事外ft不能及時返回

公司簽到者必須與辦公室說明，于次日補上，并注明原由。

14.7.5員工遲到、早退一次罰款元。一個月內(nèi)累計達3次者，扣除滿勤

獎。

14.7.6本公司員工上、下班均應(yīng)親自簽到，不得委托他人代簽。

14.7.7員工無故曠工半日者，扣發(fā)當日工資；曠工一天罰款元。無故曠

工超過5天者，視為自動離職。

14.7.8如因事必須親自處理，應(yīng)在前一日下午5：00時前申請，經(jīng)主管領(lǐng)

導認可。四天以上事假須報總經(jīng)理審批。并將請假憑證交由辦公室備

案。

14.7.9事后請假申請視為曠工。但遇偶然事故，應(yīng)及時請示主管領(lǐng)導，取

得主管領(lǐng)導同意。事后將請假憑證交由辦公室備案。

14.7.10因病請假需經(jīng)主管領(lǐng)導審批，六天以上需經(jīng)總經(jīng)理審批。并交由辦

公室備案。

14.8值班內(nèi)容

14.8.1辦公室員工值班，其時間規(guī)定如下：

節(jié)假日：白班8：00-17：00（可隨辦公時間的變更而變更）。

14.8.2值班人員由各部門統(tǒng)一安排上報，值班表由辦公室編排，于上月

底公布并通知值班人員按時值班。并應(yīng)設(shè)置值日牌，寫明值班員

工的姓名懸掛于明顯的地方。

14.8.3臨時發(fā)生事件及各項必要措施。

14.8.4預(yù)防火災(zāi)、盜竊及其他危機事項。

14.8.5隨時注意清潔衛(wèi)生、安全措施與公務(wù)保密。

14.8.6公司交辦的各項事宜。

14.9項目部管理人員值班內(nèi)容。

14.9.1參加值班人員：項目經(jīng)理、工長、技術(shù)員、質(zhì)檢員、安全員。

14.9.2工地值班時間規(guī)定，根據(jù)項目部需要制定時間。

14.9.3各項目部值班人員由項目經(jīng)理合理安排。節(jié)假日必須由項目經(jīng)理值

班。

14.9.4負責值班期間的施工全過程控制，重點部位必須親自檢查。

14.9.5處理臨時發(fā)生事件及采取各項必要措施，做好預(yù)防火災(zāi)、盜竊及

其他危機事項。

14.9.6隨時注意清潔衛(wèi)生、安全措施與公務(wù)保密及公司交辦事項。

15.崗位證件管理

15.1項目經(jīng)理、工長、技術(shù)員、質(zhì)檢員、安全員、預(yù)算員、材料員必須

持證上崗。證職相符，證件由公司辦公室統(tǒng)一保存，并登記入冊。

15.2崗位證件的借用要經(jīng)負責人批準，由借用人填寫《崗位證件借用

登記表》，在規(guī)定的期限內(nèi)將證件歸還辦公室。

15.3職工離職取證時要經(jīng)總經(jīng)理審批后，并到辦公室辦理完相關(guān)手續(xù)方

可取證。

15.4及時組織相關(guān)崗位證件年檢工作，保證證件的持續(xù)有效性。

15.5禁止借證人將借ft的證件用于他途。

15.6工程開工后項目部收集現(xiàn)場所有特殊工種的證件，證件原件存放

項目部，證件復印件及特殊工種名冊上報公司辦公室。

15.7項目部將勞務(wù)人員名冊及證件復印件上報公司辦公室。

16.企業(yè)業(yè)績管理

16.1及時按有關(guān)文件要求辦理企業(yè)獎項及個人獎項。

16.2所獲獎項要辦理登記、存檔（含電子版）。

16.3企業(yè)獎項借用時要經(jīng)負責人審批，并填寫借用登記表。

16.4年終對本企業(yè)所獲獎項要匯總，并上報總經(jīng)理。

16.5制作企業(yè)業(yè)績宣傳材料，及時更新改版。

17.印章管理

16.1印章管理目的：為維護公司印章使用的權(quán)威性、嚴肅性和安全性，

保障公司的正常利益和工作的順利開展，特對公司各類印章的使用管

理作此規(guī)定。

16.2管理原則

16.2.1經(jīng)公司總經(jīng)理授權(quán)，由辦公室負責公司行政公章及合同專用章的管

理工作，監(jiān)督行政公章的保管和使用；由公司財務(wù)部負責財務(wù)專用章的

管理工作，監(jiān)督財務(wù)專用章的保管和使用。

16.2.2公司設(shè)立印章管理登記制度，使用以及領(lǐng)取、歸還印章時應(yīng)予以登

記和審批。材料，及時更新改版。

16.2.3公司各部門一律不得自行刻制公章。

16.3印章保管及使用

16.3.1公司行政公章及合同專用章由辦公室保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部保

管。

16.3.2保管人員要樹立高度的責任心，保證印章保管和使用的安全。除總

經(jīng)理外，不得擅自轉(zhuǎn)交他人代管。

16.3.3保管人員應(yīng)對文件內(nèi)容和《印章使用審批單》上載明的簽署情況予

以核對，經(jīng)核對無誤的方可蓋章。

16.3.4未經(jīng)總經(jīng)理同意，不得在空白公文紙和未填好內(nèi)容的介紹信、證明

以及合同上蓋章。

16.3.5印章原則上不許帶ft公司,對確需將印章帶ft使用的,應(yīng)在填寫《印

章使用審批單》時載明事項，經(jīng)總經(jīng)理審核同意后，由兩人以上共同

前往，方可攜帶使用。

16.4公司行政公章、合同專用章使用審批手續(xù)。

16.4.1公司各部門因公務(wù)需加蓋公司行政公章、合同專用章的，由經(jīng)辦人

填寫《印章使用審批單》；公司員工因私事需ft具證明而使用公司行政

公章的，由需使用的員工在公司行辦公室填寫《印章使用審批單》。

16.4.2經(jīng)部門經(jīng)理或負責人簽字，總經(jīng)理審批。

16.4.3辦公室根據(jù)規(guī)定蓋章后，要將蓋章的文件原件存檔保管，在確實無

法留存原件時以復印件存檔。

16.4.4已蓋章的文件若不能使用，必須交回辦公室銷毀。

16.5財務(wù)專用章使用審批手續(xù)。

16.5.1財務(wù)部使用的常規(guī)性、一般性的表格、函件，如規(guī)范性的各類報表

等，由總經(jīng)理或財務(wù)部負責人審批后蓋章。

16.5.2公司其他各部門若需加蓋財務(wù)財務(wù)專用章，由經(jīng)辦人填寫《印章使

用審批單》。

16.5.3經(jīng)部門經(jīng)理或負責人簽字，總經(jīng)理審批。

16.5.4財務(wù)部蓋章，并將蓋章文件的原件交辦公室存檔保管，在確實無法

留存原件時以復印件存檔，。財務(wù)部使用的常規(guī)性、一般性的表格、函

件，如規(guī)范性的各類報表等除外。

16.5.5已蓋章的文件若不能使用，必須交回財務(wù)部銷毀。

檔案管理制度

1.檔案管理目的

為了完善公司現(xiàn)代化、規(guī)范化，系統(tǒng)化的管理制度，全面加強公司各

部門之間的檔案、文件、信息等內(nèi)容的綜合管理，促進檔案管理工作能為

公司各部門的各項工作更好的服務(wù)，公司根據(jù)《中華人民共和國檔案法》

和相關(guān)法律、法規(guī)，制定本公司的檔案管理制度。

2.檔案管理范圍

2.1此管理制度適用于本公司所有檔案的管理工作，包括合同管理工作。

2.2本制度中所稱的公司檔案，是指公司在各項建筑施工、經(jīng)營運行和管

理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、圖樣、圖

表、聲像等不同形式的文件或記錄。具體的主要分類包括：文件檔案、聲

像檔案、電子檔案等。

3.檔案管理機構(gòu)及職責

3.1

3.2辦公室對公司各部門上交的檔案進行管理。

3.2.1公司依據(jù)《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定公司文件

材料的歸檔及保管、利用、鑒定、銷毀和移交等有關(guān)規(guī)章制度。

3.2.2辦公室負責監(jiān)督，指導公司各部門檔案的形成、積累、整理和歸檔

工作。

3.2.3統(tǒng)籌規(guī)劃公司各部門的檔案工作，負責公司檔案收集、整理、保管、

鑒定和收發(fā)使用工作。

3.3

3.3.1堅持平時整理。根據(jù)本部門不同種類文件材料的形成特征，制定案

卷目錄，合理分類存放，便于利用和歸檔。

3.3.2負責本部門文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸

檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。

3.3.3歸檔案卷做到組卷合理，頁碼編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題

簡明扼要。

3.3.4保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷，保證文件材料的安全和保密。

3.4檔案管理人員負責檔案的日常管理工作，對文件、材料等的安全性、

保密性負責，并且忠于職守，遵紀守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)

務(wù)能力。

3.5檔案管理人員變動時，辦公室要對檔案交接負有監(jiān)交責任，且應(yīng)該在

《檔案案卷移交目錄》上簽字確認。

3.6會計類檔案將由財務(wù)部統(tǒng)一歸檔保管，以方便財務(wù)核對和審批工作。

4.檔案管理原則

4.1檔案室必須具備防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防

強光、防泄密等安全條件。

4.2

4.3借ft檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。需要長期借ft

的需經(jīng)檔案管理員上報經(jīng)理批準。

4.4任何人不得拒絕歸檔，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)?/p>

檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱藏和擅自銷毀而造成檔案丟失或

損壞的直接責任者，按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。

4.5

4.6

《檔案借閱登記簿》等相應(yīng)記錄，認真完善各種借閱手續(xù)。借閱人必

須保證檔案的保密工作，不得遺失、損毀或擴散閱讀范圍。

4.7

4.8企業(yè)對保管期限已滿的檔案進行鑒定，對確無保存價值的檔案登記造

冊，按檔案管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準后，由辦公室監(jiān)銷。

5.檔案管理辦法

5.1檔案檔號的編制：

5.1.1檔號編制原則：檔號是存取檔案的代號，排架的依據(jù)，它反映公司檔

案分類體系和物理位置，必須符合唯一性、合理性和穩(wěn)定性要求，

并能適應(yīng)計算機管理。

5.1.2檔號編制方法

■檔號基本結(jié)構(gòu)組成是由公司標志、分類號、（一級分類、二級分類）

年度號和案卷號組成。

5.2檔案保存期限：

5.2.1檔案的保存期限原則劃分為永久保存、長期保存、短期保存三種。

5.2.2

5.3檔案的歸檔

5.3.1歸檔范圍：可根據(jù)實際情況進行歸檔，具體應(yīng)由公司各部門的負責

人確定編制。

5.3.2歸檔要求：

■公司各部門每年的文件檔案必須第二年一月連同目錄一式兩份交

由公司檔案室歸檔；工程項目可以分階段或者全部竣工驗收后連同目錄

一式兩份歸檔；電子檔案由各部門形成、整理后，拷貝在耐久保存的介質(zhì)

中，連同相應(yīng)的文字性說明一起于年終時向檔案室移交；聲像檔案一般在

年終由形成部門向檔案室歸檔，對于會議形成的聲像歸檔，會議結(jié)束后半

個月歸檔。檔案交接時，雙方當面點清，并同時在《檔案案卷移交目錄》

上簽字。

■已經(jīng)歸檔的圖紙、文件材料如果需要修改，要報送給檔案管理部門

《文件更改申請單》，連同原文件一并存檔、備案。未經(jīng)許可不得私

自涂改。

5.4工程竣工檔案管理：

5.4.1

5.4.2

5.4.3年終檔案歸檔結(jié)束后，將存檔情況上報公司領(lǐng)導。

5.4.4定期檢查檔案存放情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并上報公司領(lǐng)導。

5.4.5檔案一律存放在柜內(nèi)，檔案按工程竣工時間分區(qū)，按工程分類，按專

業(yè)分號。按先后順序整齊存放，并填寫《竣工檔案登記明細表》，檔案

號一竣工時間一工程名稱一專業(yè)一順序號。

6.檔案分類管理說明

6.1文件檔案的管理：

6.1.1

6.1.2公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集、保管、整理和立卷，

并定期交檔案室集中管理。

6.1.3歸檔的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng)，文件書寫和載體材料必須

耐保存，文件材料整理符合規(guī)范。

6.1.4

6.1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成，手寫方式必須使用鋼

筆