2021年辦公室日常管理職責(zé)

辦公室日常管理職責(zé)（征求意見稿）

加強(qiáng)辦公室自身建設(shè)，弘揚(yáng)企業(yè)精神，組織好后勤保障工作，掌握各

項工作進(jìn)展情況，制定本管理工作制度并隨時總結(jié)推廣好的經(jīng)驗做法，提

ft改進(jìn)的意見或建議，根據(jù)形勢和任務(wù)的需要，不斷充實和完善。

1.辦公室主要職責(zé)

1.1負(fù)責(zé)公司內(nèi)部的后勤管理及相應(yīng)服務(wù)工作。

1.2負(fù)責(zé)文件的收、發(fā)管理及存檔工作。

1.3負(fù)責(zé)公司會前準(zhǔn)備及會議記錄的整理、傳達(dá)。

1.4負(fù)責(zé)辦公用品的購買登記和發(fā)放管理。

1.5負(fù)責(zé)辦公設(shè)施的維修管理。

1.6負(fù)責(zé)外來人員接待、登記、管理。

1.7負(fù)責(zé)大型檢查、活動的準(zhǔn)備工作。

1.8負(fù)責(zé)策劃并組織公司的大型活動。

1.9負(fù)責(zé)企業(yè)文化的宣傳。

1.10負(fù)責(zé)車輛管理工作。

1.11負(fù)責(zé)檔案、合同管理工作。

1.12負(fù)責(zé)公司人力資源管理工作。

1.13負(fù)責(zé)公司各種證照的年檢、變更或升級工作。

2.文件管理職責(zé)

2.1辦公室負(fù)責(zé)文件收、發(fā)管理工作，并規(guī)定相應(yīng)的職責(zé)。

2.2

2.3

2.4

2.5辦公室人員在收到文件后要復(fù)印該文件以做好備份、存檔等工作，并

做好保密工作。

2.6收到領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的文件通知等要及時準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)交或通知各部門負(fù)責(zé)人

或其他相關(guān)人員，并做好備份、存檔、保密工作。

2.7收到各部門簽發(fā)的文件時，首先要復(fù)印存檔，然后按文件要求的送達(dá)

地點、送達(dá)部門、送達(dá)人、送達(dá)件數(shù)等及時送達(dá)給收件人并做好登記。

2.8收到文件后須由有關(guān)負(fù)責(zé)人簽署分發(fā)意見，若需呈交給多個部門，要

做好數(shù)量統(tǒng)計工作，然后再復(fù)印、分發(fā)文件，原件要妥善保管或交付

利害關(guān)系人收存，并做好相應(yīng)地登記工作。

2.9

3.會議職責(zé)

3.1參與公司召開的各種會議，承辦會務(wù)工作，做好會務(wù)服務(wù)。

3.2傳達(dá)會議通知時，要明確會議時間、地點及參加人員。如有事應(yīng)先請

假，并附相關(guān)手續(xù)以備存檔。

3.3負(fù)責(zé)會議記錄，整理會議紀(jì)要，以及會議紀(jì)要的流轉(zhuǎn)、存檔工作。

3.4嚴(yán)肅會議紀(jì)律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布以前，不得私

自泄露、外傳會議內(nèi)容，以免影響決議實施。

3.5在會議期間，參加會議人員不得竊竊私語。做到有言即發(fā)，但在會上

一旦形成決議，無論個人同意與否都必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

3.6在會議期間，參會人員必須將手機(jī)設(shè)置成振動或靜音狀態(tài)。

3.7會后將形成的會議紀(jì)要呈報總經(jīng)理批示，然后再附學(xué)習(xí)、檢查催辦通

知一并抄送各部門及相關(guān)單位。

4.辦公用品管理職責(zé)

41各部門所需辦公用品需提前報給辦公室。辦公室根據(jù)辦公用品庫存情

況以及消耗水平，制定ft公司辦公用品采購計劃報總經(jīng)理審批，確定

采購數(shù)量，經(jīng)財務(wù)部核準(zhǔn)后支領(lǐng)資金實施采購。

42部分辦公用品根據(jù)實際情況酌情定量庫存。

43需要臨時采購的物品，各部門必須提前申報計劃，經(jīng)總經(jīng)理審批后方

可采購，臨時或急用物品以不耽誤使用為原則進(jìn)行購買。

44辦公室采購辦公用品應(yīng)到批發(fā)市場購買，要貨比三家，保證價格合理、

質(zhì)量過關(guān)，要建立價格數(shù)據(jù)庫和供應(yīng)商目錄。采購過程中嚴(yán)禁以次充好,

營私舞弊，中間提成。

45嚴(yán)格按照采購計劃執(zhí)行，特殊用品辦公室無法采購的可先提ft申

請，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由使用部門或使用人自行采購。

46辦公室采購的辦公用品須登記入冊。

47所有發(fā)放物品必須填寫物品領(lǐng)取單，寫明分發(fā)日期、品名、數(shù)量等，

辦公室記錄在帳，領(lǐng)取人簽字。

48消耗品根據(jù)部門實際情況定量發(fā)放；自然損壞的要以舊換新，人

為損壞的由個人賠償。

49入職、離職人員：入職人員到崗時由該部門領(lǐng)導(dǎo)提ft辦公用品申

請，向辦公室領(lǐng)用；離職人員將剩余辦公用品一并轉(zhuǎn)給交接人，無交

接人時交給辦公室。

5.辦公設(shè)施的管理職責(zé)

5.1公司的辦公設(shè)施包括：桌椅、計算機(jī)、計算器、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳

真機(jī)、電話、掃描儀、照相機(jī)、攝像機(jī)等。

5.2辦公室統(tǒng)一采買、配備、管理公司辦公設(shè)施，并且要對各部門的辦公

設(shè)施做定期檢查和維修，對各部門報修的辦公設(shè)施要及時處理并做好登

記，承辦人不得推諉、拖延。

5.3辦公室要做好各部門辦公設(shè)施的配備工作，并做好使用者、數(shù)量、質(zhì)

量等登記工作。

5.4辦公室要做好相關(guān)貴重辦公設(shè)施的保管工作，各部門的使用人員若使

用上述物品，須向辦公室主任提ft申請，由辦公室主任根據(jù)實際情況

做ft批示借用并做好登記。

6.外來人員的接待職責(zé)

6.1接待應(yīng)使用禮貌用語，來有應(yīng)聲，去有送語。

6.2外來人員一律填寫來訪登記，填清來訪者姓名、性別、來人單位、訪

問部門、訪問何人、訪問事由、ft入時間。

7.大型檢查、活動的準(zhǔn)備職責(zé)

7.1在公司接受大型檢查以及舉辦活動時，辦公室主任要組織人員在

檢查、活動的前期，準(zhǔn)備好檢查、活動時必須用的標(biāo)語、條幅等宣傳

物品或備用物品，并督促各部門做好迎檢或活動的準(zhǔn)備工作。

7.2

8.策劃組織公司大型活動的職責(zé)

8.1大型節(jié)日和公司重要紀(jì)念日，按照公司領(lǐng)導(dǎo)的指示，策劃、組織公司

活動。

8.2在活動前先定好活動場地、活動時間、采買活動所需物品，統(tǒng)計參加

活動的人員并做好通知等相關(guān)事宜。

8.3做好請?zhí)埞镜闹匾腿?，并做好詳實登記交領(lǐng)導(dǎo)批示。

8.4確定活動主題，設(shè)計活動流程等事宜并報請領(lǐng)導(dǎo)批示。

8.5做好活動結(jié)束后的事務(wù)料理工作。

9.企業(yè)文化宣傳的職責(zé)

9.1由辦公室主任組織人員宣傳公司體系、管理方針。

9.2對外宣傳要以公司利益為中心，以樹立公司形象為原則，規(guī)劃公

司品牌，擴(kuò)大公司知名度。

9.3配合施工隊伍搞好品牌工程設(shè)計，為擴(kuò)大施工工程整體形象做好

宣傳工作。

9.4配合組織學(xué)習(xí)公司各種會議精神和重要決策指示，增強(qiáng)全體員工對

公司的認(rèn)同度，調(diào)動工作積極性和潛在的創(chuàng)造能力，從而擴(kuò)大公司業(yè)

績和影響力。

10.車輛管理

10.1負(fù)責(zé)車輛管理以及對駕駛員的培訓(xùn)、管理工作。駕駛員要努力學(xué)習(xí)駕

駛技術(shù)、車輛保養(yǎng)維修常識和交通規(guī)則，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

10.2公司車輛的證照及其驗證等事務(wù)統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)管理，并負(fù)責(zé)組織

駕駛員學(xué)習(xí)交通安全管理條例，強(qiáng)化安全意識。

10.3駕駛員因公用車時，須事先向辦公室主任申請調(diào)派，主任可依事情重

要性合理安排派車，不按規(guī)定申請者，不得派車。

10.4每車設(shè)車輛使用記錄表格，并在使用前核對車輛里程表與記錄表

上前一次用車的記載是否相符，努力降低單車運(yùn)行成本。

10.5每車設(shè)置車輛養(yǎng)護(hù)記錄表，每次加油及修理或保養(yǎng)時均由該車駕駛員

詳細(xì)記錄，每月初連同行駛記錄一并轉(zhuǎn)辦公室審查并存檔。

10.6車輛保養(yǎng)

10.6.1車輛維修、清洗、打蠟等應(yīng)先填寫車輛請修報告，注明行駛的里

程，核準(zhǔn)后方得送修。

10.6.2車輛應(yīng)有指定廠商保養(yǎng)，特約維護(hù)廠維修，否則維護(hù)費(fèi)一律不報銷。

自行修復(fù)者，可報銷買材料零件費(fèi)用。

10.6.3車輛行駛途中發(fā)生故障或其他損耗急需修理更換配件時，可視實

際情況需要與領(lǐng)導(dǎo)溝通后進(jìn)行修理。

10.6.4由于駕駛員使用不當(dāng)或疏于保養(yǎng)致使車輛損壞或機(jī)身故障，所需

修護(hù)費(fèi)用應(yīng)依情節(jié)輕重由公司與車輛駕駛?cè)嘶蜍囕v負(fù)責(zé)人分擔(dān)。

10.6.5使用人應(yīng)愛護(hù)車輛，保證機(jī)件、外觀良好，使用后應(yīng)將車輛清洗

干凈。

10.7違規(guī)與事故處理

10.7.1酒后駕駛、無照駕駛及違反交通規(guī)則被罰者責(zé)任及罰金自負(fù)。

10.7.2未經(jīng)許可將車擅自借予他人使用者重罰。如非公派ft車各種事

故維修費(fèi)用由駕駛員自負(fù)，并追究責(zé)任。如非公派ft車遇到交通肇

事一切自負(fù)，如被拘留按曠工處理。

10.7.3各種車輛如在公務(wù)途中遇到交通肇事，應(yīng)立即通知交通警察和

保險公司理賠科，勘察現(xiàn)場，分清事故責(zé)任并立即通知辦公室，并

與

相關(guān)人員聯(lián)合，協(xié)調(diào)處理，如屬輕微事故，可進(jìn)行初步處理后再向辦

公室報告。

10.7.4意外事故造成車輛損壞，如需向受害當(dāng)事人賠償損失，經(jīng)扣除保

險額后再視實際情況由駕駛?cè)伺c公司分擔(dān)。

10.8費(fèi)用報銷。

10.8.1公務(wù)車用油，視車輛行駛里程、用油量等情況，以現(xiàn)金或油卡等方

式在指定加油站為車輛加油。

10.8.2公務(wù)車維修費(fèi)用以相關(guān)憑證實報實銷。

10.9駕駛員管理制度

10.9.1公司司機(jī)必須遵守《中華人民共和國道路交通管理條例》及有關(guān)

交通安全管理的規(guī)章、規(guī)則，遵守公司員工管理手冊，安全駕車。

同時遵守本公司其它相關(guān)的規(guī)章制度。

10.9.2司機(jī)應(yīng)愛惜公司車輛，平時要注意車輛的保養(yǎng)，經(jīng)常檢查車輛的

主要機(jī)件，確保車輛正常行駛。

10.9.3司機(jī)應(yīng)每天抽適當(dāng)時間擦洗自己所開車輛，以保持車輛的清潔。

（包括車內(nèi)、車外和引擎的清潔）。

10.9.4ft車前要檢查車輛的水、電、油及其它性能是否正常，發(fā)現(xiàn)不正

常時要立即加補(bǔ)。如ft車回來，要檢查存油量，發(fā)現(xiàn)存油不足時，應(yīng)

立即加油，不得ft車時才臨時加油。

10.9.5司機(jī)發(fā)現(xiàn)所駕車輛有故障時要立即檢修。不能自行檢修的，應(yīng)立

即報告車隊長并提ft具體的維修意見（包括維修項目和大致需要的

經(jīng)費(fèi)等）。未經(jīng)批準(zhǔn)，不許私自將車輛送廠修，違者費(fèi)用不予報銷。

10.9.6ft車在外時停放車輛，一定要注意選取停放地點和位置，不能在

不準(zhǔn)停車的路段或危險地段停車。司機(jī)離開車輛時，要鎖好保險鎖,

防止車輛被盜。鑰匙及行駛證件交給管理人員。不準(zhǔn)私自用車。

10.9.7司機(jī)對自己所開車輛的各種證件的有效性應(yīng)經(jīng)常檢查，ft車一定

保證證件齊全。

10.9.8晚間司機(jī)要注意休息，不準(zhǔn)疲勞駕駛，不準(zhǔn)酒后駕車。

10.9.9司機(jī)酒后駕車或私自用車造成的一切違章或交通事故后果均由

司機(jī)本人承擔(dān)。

10.9.10司機(jī)駕車一定要遵守交通規(guī)則，文明開車，不準(zhǔn)危險駕車（包括

高速、追尾、爭道、賽車等）。行車途中如發(fā)生交通事故，適用快

速處理方式解決；如必須現(xiàn)場處理，應(yīng)立即報警待處，不得逃離現(xiàn)

場。如因違反交通規(guī)則、違章駕駛而發(fā)生事故的，司機(jī)應(yīng)承擔(dān)全部后

果和責(zé)任。

10.9.11車內(nèi)不準(zhǔn)吸煙，要保證車內(nèi)干凈整潔。

10.9.12提倡敬業(yè)精神，自覺加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)，端正駕駛作風(fēng)。憑用

車申請ft車，與用車部門搞好協(xié)作，要準(zhǔn)時ft車。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得

公車私用。

11.衛(wèi)生管理

11.1為保證工作場所良好的衛(wèi)生環(huán)境，每天進(jìn)行清潔工作，包括掃地、拖

地、擦抹墻角、清潔衛(wèi)生死角等。

11.2經(jīng)常清洗飲水機(jī)，保持飲水清潔。

11.3洗手間必須隨時保持清潔，清潔鏡面、化妝臺并擦干，清潔臉盆和下

面的水管。

11.4工作場所應(yīng)保持空氣流通。

11.5清潔工作完成后，各種物品要擺放整齊，將需要檢修項目記錄并上報。

11.6嚴(yán)禁向臉盆、便池等下水道內(nèi)倒固體污物，以保持管道清潔、暢通。

11.7各工作場所、必須保持清潔，不得堆放垃圾、廢物或碎屑，嚴(yán)禁隨地

吐痰。

11.8在整理領(lǐng)導(dǎo)辦公室物品時，要輕拿輕放以免損壞。在整理領(lǐng)導(dǎo)文件時

不得隨意丟失或涂改文件。

11.9領(lǐng)導(dǎo)辦公室的清潔衛(wèi)生應(yīng)做得徹底，清理工作完成后及時關(guān)燈并將門

鎖上。

14.考勤管理制度

組總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司項目經(jīng)理、總工、技術(shù)負(fù)責(zé)人及各部部長假期的審批。

加項目經(jīng)理及部長負(fù)責(zé)本部下屬員工假期的審批。

田考勤記錄、上報與考核。

股本公司除下列人員外，均應(yīng)按規(guī)定于上下班時間簽到：

總經(jīng)理和財務(wù)經(jīng)理以及經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)免予簽到者。

因公ft差填妥"ft差申請單”經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)者。

因故請假經(jīng)核準(zhǔn)者。

臨時事故，事后說明事由，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)者。

垢員工請假應(yīng)及時將審批過的有關(guān)憑證交辦公室。

S6

田考勤內(nèi)容。

14.7.1作息時間以公司實際情況按不同時段來規(guī)定。

14.7.2各項目部人員上班時間由各項目部另行規(guī)定。

14.7.3上班時間已到而未到崗者，即為遲到。早上有事不能到公司簽到

者應(yīng)提前向主管領(lǐng)導(dǎo)請示，得到主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后方可不到公司

簽到，待返回公司后補(bǔ)簽，并注明原由。

14.7.4未到下班時間而提前離崗者，即為早退。有事外ft不能及時返回

公司簽到者必須與辦公室說明，于次日補(bǔ)上，并注明原由。

14.7.5員工遲到、早退一次罰款元。一個月內(nèi)累計達(dá)3次者，扣除滿勤

獎。

14.7.6本公司員工上、下班均應(yīng)親自簽到，不得委托他人代簽。

14.7.7員工無故曠工半日者，扣發(fā)當(dāng)日工資；曠工一天罰款元。無故曠

工超過5天者，視為自動離職。

14.7.8如因事必須親自處理，應(yīng)在前一日下午5：00時前申請，經(jīng)主管領(lǐng)

導(dǎo)認(rèn)可。四天以上事假須報總經(jīng)理審批。并將請假憑證交由辦公室備

案。

14.7.9事后請假申請視為曠工。但遇偶然事故，應(yīng)及時請示主管領(lǐng)導(dǎo)，取

得主管領(lǐng)導(dǎo)同意。事后將請假憑證交由辦公室備案。

14.7.10因病請假需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，六天以上需經(jīng)總經(jīng)理審批。并交由辦

公室備案。

14.8值班內(nèi)容

14.8.1辦公室員工值班，其時間規(guī)定如下：

節(jié)假日：白班8：00-17：00（可隨辦公時間的變更而變更）。

14.8.2值班人員由各部門統(tǒng)一安排上報，值班表由辦公室編排，于上月

底公布并通知值班人員按時值班。并應(yīng)設(shè)置值日牌，寫明值班員

工的姓名懸掛于明顯的地方。

14.8.3臨時發(fā)生事件及各項必要措施。

14.8.4預(yù)防火災(zāi)、盜竊及其他危機(jī)事項。

14.8.5隨時注意清潔衛(wèi)生、安全措施與公務(wù)保密。

14.8.6公司交辦的各項事宜。

14.9項目部管理人員值班內(nèi)容。

14.9.1參加值班人員：項目經(jīng)理、工長、技術(shù)員、質(zhì)檢員、安全員。

14.9.2工地值班時間規(guī)定，根據(jù)項目部需要制定時間。

14.9.3各項目部值班人員由項目經(jīng)理合理安排。節(jié)假日必須由項目經(jīng)理值

班。

14.9.4負(fù)責(zé)值班期間的施工全過程控制，重點部位必須親自檢查。

14.9.5處理臨時發(fā)生事件及采取各項必要措施，做好預(yù)防火災(zāi)、盜竊及

其他危機(jī)事項。

14.9.6隨時注意清潔衛(wèi)生、安全措施與公務(wù)保密及公司交辦事項。

15.崗位證件管理

15.1項目經(jīng)理、工長、技術(shù)員、質(zhì)檢員、安全員、預(yù)算員、材料員必須

持證上崗。證職相符，證件由公司辦公室統(tǒng)一保存，并登記入冊。

15.2崗位證件的借用要經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由借用人填寫《崗位證件借用

登記表》，在規(guī)定的期限內(nèi)將證件歸還辦公室。

15.3職工離職取證時要經(jīng)總經(jīng)理審批后，并到辦公室辦理完相關(guān)手續(xù)方

可取證。

15.4及時組織相關(guān)崗位證件年檢工作，保證證件的持續(xù)有效性。

15.5禁止借證人將借ft的證件用于他途。

15.6工程開工后項目部收集現(xiàn)場所有特殊工種的證件，證件原件存放

項目部，證件復(fù)印件及特殊工種名冊上報公司辦公室。

15.7項目部將勞務(wù)人員名冊及證件復(fù)印件上報公司辦公室。

16.企業(yè)業(yè)績管理

16.1及時按有關(guān)文件要求辦理企業(yè)獎項及個人獎項。

16.2所獲獎項要辦理登記、存檔（含電子版）。

16.3企業(yè)獎項借用時要經(jīng)負(fù)責(zé)人審批，并填寫借用登記表。

16.4年終對本企業(yè)所獲獎項要匯總，并上報總經(jīng)理。

16.5制作企業(yè)業(yè)績宣傳材料，及時更新改版。

17.印章管理

16.1印章管理目的：為維護(hù)公司印章使用的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和安全性，

保障公司的正常利益和工作的順利開展，特對公司各類印章的使用管

理作此規(guī)定。

16.2管理原則

16.2.1經(jīng)公司總經(jīng)理授權(quán)，由辦公室負(fù)責(zé)公司行政公章及合同專用章的管

理工作，監(jiān)督行政公章的保管和使用；由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)財務(wù)專用章的

管理工作，監(jiān)督財務(wù)專用章的保管和使用。

16.2.2公司設(shè)立印章管理登記制度，使用以及領(lǐng)取、歸還印章時應(yīng)予以登

記和審批。材料，及時更新改版。

16.2.3公司各部門一律不得自行刻制公章。

16.3印章保管及使用

16.3.1公司行政公章及合同專用章由辦公室保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部保

管。

16.3.2保管人員要樹立高度的責(zé)任心，保證印章保管和使用的安全。除總

經(jīng)理外，不得擅自轉(zhuǎn)交他人代管。

16.3.3保管人員應(yīng)對文件內(nèi)容和《印章使用審批單》上載明的簽署情況予

以核對，經(jīng)核對無誤的方可蓋章。

16.3.4未經(jīng)總經(jīng)理同意，不得在空白公文紙和未填好內(nèi)容的介紹信、證明

以及合同上蓋章。

16.3.5印章原則上不許帶ft公司,對確需將印章帶ft使用的,應(yīng)在填寫《印

章使用審批單》時載明事項，經(jīng)總經(jīng)理審核同意后，由兩人以上共同

前往，方可攜帶使用。

16.4公司行政公章、合同專用章使用審批手續(xù)。

16.4.1公司各部門因公務(wù)需加蓋公司行政公章、合同專用章的，由經(jīng)辦人

填寫《印章使用審批單》；公司員工因私事需ft具證明而使用公司行政

公章的，由需使用的員工在公司行辦公室填寫《印章使用審批單》。

16.4.2經(jīng)部門經(jīng)理或負(fù)責(zé)人簽字，總經(jīng)理審批。

16.4.3辦公室根據(jù)規(guī)定蓋章后，要將蓋章的文件原件存檔保管，在確實無

法留存原件時以復(fù)印件存檔。

16.4.4已蓋章的文件若不能使用，必須交回辦公室銷毀。

16.5財務(wù)專用章使用審批手續(xù)。

16.5.1財務(wù)部使用的常規(guī)性、一般性的表格、函件，如規(guī)范性的各類報表

等，由總經(jīng)理或財務(wù)部負(fù)責(zé)人審批后蓋章。

16.5.2公司其他各部門若需加蓋財務(wù)財務(wù)專用章，由經(jīng)辦人填寫《印章使

用審批單》。

16.5.3經(jīng)部門經(jīng)理或負(fù)責(zé)人簽字，總經(jīng)理審批。

16.5.4財務(wù)部蓋章，并將蓋章文件的原件交辦公室存檔保管，在確實無法

留存原件時以復(fù)印件存檔，。財務(wù)部使用的常規(guī)性、一般性的表格、函

件，如規(guī)范性的各類報表等除外。

16.5.5已蓋章的文件若不能使用，必須交回財務(wù)部銷毀。

檔案管理制度

1.檔案管理目的

為了完善公司現(xiàn)代化、規(guī)范化，系統(tǒng)化的管理制度，全面加強(qiáng)公司各

部門之間的檔案、文件、信息等內(nèi)容的綜合管理，促進(jìn)檔案管理工作能為

公司各部門的各項工作更好的服務(wù)，公司根據(jù)《中華人民共和國檔案法》

和相關(guān)法律、法規(guī)，制定本公司的檔案管理制度。

2.檔案管理范圍

2.1此管理制度適用于本公司所有檔案的管理工作，包括合同管理工作。

2.2本制度中所稱的公司檔案，是指公司在各項建筑施工、經(jīng)營運(yùn)行和管

理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、圖樣、圖

表、聲像等不同形式的文件或記錄。具體的主要分類包括：文件檔案、聲

像檔案、電子檔案等。

3.檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)

3.1

3.2辦公室對公司各部門上交的檔案進(jìn)行管理。

3.2.1公司依據(jù)《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定公司文件

材料的歸檔及保管、利用、鑒定、銷毀和移交等有關(guān)規(guī)章制度。

3.2.2辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督，指導(dǎo)公司各部門檔案的形成、積累、整理和歸檔

工作。

3.2.3統(tǒng)籌規(guī)劃公司各部門的檔案工作，負(fù)責(zé)公司檔案收集、整理、保管、

鑒定和收發(fā)使用工作。

3.3

3.3.1堅持平時整理。根據(jù)本部門不同種類文件材料的形成特征，制定案

卷目錄，合理分類存放，便于利用和歸檔。

3.3.2負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸

檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

3.3.3歸檔案卷做到組卷合理，頁碼編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題

簡明扼要。

3.3.4保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷，保證文件材料的安全和保密。

3.4檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，對文件、材料等的安全性、

保密性負(fù)責(zé)，并且忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)

務(wù)能力。

3.5檔案管理人員變動時，辦公室要對檔案交接負(fù)有監(jiān)交責(zé)任，且應(yīng)該在

《檔案案卷移交目錄》上簽字確認(rèn)。

3.6會計類檔案將由財務(wù)部統(tǒng)一歸檔保管，以方便財務(wù)核對和審批工作。

4.檔案管理原則

4.1檔案室必須具備防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防

強(qiáng)光、防泄密等安全條件。

4.2

4.3借ft檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。需要長期借ft

的需經(jīng)檔案管理員上報經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.4任何人不得拒絕歸檔，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)?/p>

檔案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱藏和擅自銷毀而造成檔案丟失或

損壞的直接責(zé)任者，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

4.5

4.6

《檔案借閱登記簿》等相應(yīng)記錄，認(rèn)真完善各種借閱手續(xù)。借閱人必

須保證檔案的保密工作，不得遺失、損毀或擴(kuò)散閱讀范圍。

4.7

4.8企業(yè)對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，對確無保存價值的檔案登記造

冊，按檔案管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由辦公室監(jiān)銷。

5.檔案管理辦法

5.1檔案檔號的編制：

5.1.1檔號編制原則：檔號是存取檔案的代號，排架的依據(jù)，它反映公司檔

案分類體系和物理位置，必須符合唯一性、合理性和穩(wěn)定性要求，

并能適應(yīng)計算機(jī)管理。

5.1.2檔號編制方法

■檔號基本結(jié)構(gòu)組成是由公司標(biāo)志、分類號、（一級分類、二級分類）

年度號和案卷號組成。

5.2檔案保存期限：

5.2.1檔案的保存期限原則劃分為永久保存、長期保存、短期保存三種。

5.2.2

5.3檔案的歸檔

5.3.1歸檔范圍：可根據(jù)實際情況進(jìn)行歸檔，具體應(yīng)由公司各部門的負(fù)責(zé)

人確定編制。

5.3.2歸檔要求：

■公司各部門每年的文件檔案必須第二年一月連同目錄一式兩份交

由公司檔案室歸檔；工程項目可以分階段或者全部竣工驗收后連同目錄

一式兩份歸檔；電子檔案由各部門形成、整理后，拷貝在耐久保存的介質(zhì)

中，連同相應(yīng)的文字性說明一起于年終時向檔案室移交；聲像檔案一般在

年終由形成部門向檔案室歸檔，對于會議形成的聲像歸檔，會議結(jié)束后半

個月歸檔。檔案交接時，雙方當(dāng)面點清，并同時在《檔案案卷移交目錄》

上簽字。

■已經(jīng)歸檔的圖紙、文件材料如果需要修改，要報送給檔案管理部門

《文件更改申請單》，連同原文件一并存檔、備案。未經(jīng)許可不得私

自涂改。

5.4工程竣工檔案管理：

5.4.1

5.4.2

5.4.3年終檔案歸檔結(jié)束后，將存檔情況上報公司領(lǐng)導(dǎo)。

5.4.4定期檢查檔案存放情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并上報公司領(lǐng)導(dǎo)。

5.4.5檔案一律存放在柜內(nèi)，檔案按工程竣工時間分區(qū)，按工程分類，按專

業(yè)分號。按先后順序整齊存放，并填寫《竣工檔案登記明細(xì)表》，檔案

號一竣工時間一工程名稱一專業(yè)一順序號。

6.檔案分類管理說明

6.1文件檔案的管理：

6.1.1

6.1.2公司各部門負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集、保管、整理和立卷，

并定期交檔案室集中管理。

6.1.3歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，文件書寫和載體材料必須

耐保存，文件材料整理符合規(guī)范。

6.1.4

6.1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成，手寫方式必須使用鋼

筆