人力資源部檔案管理制度

人力資源部檔案管理制度第一章總則為規(guī)范人力資源部人事檔案的管理，確保檔案的安全性、完整性和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《勞動(dòng)合同法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。人事檔案是員工個(gè)人經(jīng)歷、工作能力、表現(xiàn)評(píng)價(jià)等信息的集中體現(xiàn)，是公司進(jìn)行人事管理和決策的重要依據(jù)，因此需建立科學(xué)、規(guī)范的管理制度。第二章適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理，包括但不限于新員工入職檔案、在職員工檔案和離職員工檔案的收集、整理、保管、查閱和轉(zhuǎn)遞等工作。第三章管理規(guī)范第1節(jié)檔案收集1.檔案材料內(nèi)容人事檔案應(yīng)包含以下材料：-員工登記表-個(gè)人簡(jiǎn)歷-學(xué)歷、學(xué)位證書復(fù)印件-職業(yè)資格證書復(fù)印件-考核材料（如績(jī)效評(píng)估、獎(jiǎng)懲記錄）-勞動(dòng)合同及相關(guān)審批材料-其他與員工工作相關(guān)的證明材料2.收集責(zé)任綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)檔案的收集工作。各部門應(yīng)配合，及時(shí)提供所需檔案材料，并確保材料的真實(shí)性與完整性。第2節(jié)檔案整理與歸檔1.整理標(biāo)準(zhǔn)檔案材料應(yīng)按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理，確保字跡工整、內(nèi)容完整。歸檔材料需按時(shí)間順序和類別進(jìn)行分類，便于查閱。2.歸檔流程-收集完畢后，綜合服務(wù)部需對(duì)材料進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行歸檔。-歸檔材料需逐一編號(hào)，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行錄入，確保數(shù)字化管理的可追溯性。第3節(jié)檔案保管1.保管責(zé)任綜合服務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)檔案的保管工作，確保檔案的安全性。2.保管措施-檔案應(yīng)存放在專用檔案室，配備防火、防潮、防盜等安全設(shè)施。-定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，每年至少進(jìn)行一次全面審核。第4節(jié)檔案查閱與借用1.查閱流程-員工或外單位人員需要查閱檔案時(shí)，需向綜合服務(wù)部提出申請(qǐng)，并填寫查閱申請(qǐng)表。-綜合服務(wù)部在審核后，方可允許查閱，并進(jìn)行登記。2.借用規(guī)定-檔案原則上不外借，特殊情況需外借時(shí)，須經(jīng)執(zhí)行總裁批準(zhǔn)。-借用檔案需填寫借用登記表，并在歸還時(shí)進(jìn)行核對(duì)。第5節(jié)檔案轉(zhuǎn)遞1.轉(zhuǎn)遞流程-員工內(nèi)部調(diào)動(dòng)時(shí)，檔案隨人轉(zhuǎn)遞。綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)密封轉(zhuǎn)遞檔案，禁止個(gè)人攜帶。-轉(zhuǎn)遞的檔案需填寫轉(zhuǎn)遞通知單，并通過機(jī)要途徑進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。2.轉(zhuǎn)遞確認(rèn)對(duì)轉(zhuǎn)進(jìn)的檔案，應(yīng)及時(shí)核對(duì)無(wú)誤，并辦理通知單回執(zhí)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。第四章監(jiān)督機(jī)制1.監(jiān)督責(zé)任綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理制度的實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督與檢查，確保各項(xiàng)規(guī)定得以落實(shí)。2.評(píng)估與反饋-每年至少進(jìn)行一次檔案管理制度的評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改建議。-設(shè)立反饋渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)檔案管理提出意見和建議，以不斷優(yōu)化管理流程。第五章附則1.解釋權(quán)本制度由綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)解釋，若有未盡事宜，依照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)制度執(zhí)行。2.實(shí)施日期本制度自發(fā)布之日起生效。3.修訂流程本制度需定期評(píng)估和修訂，修訂意見可通過綜合服務(wù)部提出，并需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審核通過后實(shí)施。---通