第四章-會展項目計劃

第四章會展項目計劃第一節(jié)會展項目計劃概述第二節(jié)會展項目范圍計劃第三節(jié)會展項目進度計劃第四節(jié)會展項目資源計劃第一節(jié)會展項目計劃概述一、會展項目計劃的作用與內容（一）會展項目計劃概念2會展活動是一個十分錯綜復雜的龐大系統(tǒng)，有會展專家統(tǒng)計，一次展會是由大大小小3600多項事件構成。因此，無論小型會展項目，還是大型世博會，都需要在活動開始之前就制定好詳細可行的執(zhí)行計劃，用計劃來指導和規(guī)范項目團隊的工作，確保會展項目在預定事件得以順利圓滿的完成，達到預期的項目目標。會展項目計劃是會展項目未來行動過程的預定路線，是根據(jù)項目策劃所選定的主題，確定會展項目，并制定為實現(xiàn)該目標的進度計劃和預算安排。3如圖4-1所示，表示了項目目標的層次性。4（二）會展項目計劃內涵會展項目計劃不僅能夠幫助項目團隊成員對目標有更清楚的認識和理解，提高項目管理的運行效率，還可以為項目控制提供有力的依據(jù)。任何計劃都是為了解決三個問題：一是確定組織目標；二是確定為達成目標的行動時序；三是確定行動所需的資源比例。5會展項目計劃主要解決“6W”（4W2H）的問題，如圖4-2所示。61、What（何事）——會展項目目標會展項目要實現(xiàn)什么樣的目標，以目標來指導會展項目組成員的工作任務。2、How（如何）——工作分解結構圖如何完成任務？可通過工作分解結構（WBS），將會展項目分解為具體的工作任務，是項目組必須完成的各項工作清單，是會展項目計劃工作的重要基礎。3、Where（何地）——項目工作地點確定各項工作在什么地方、什么城市進行以及具體的場館主辦。74、Who（何人）——人員使用計劃確定承擔工作分解結構中每項工作的具體人員。5、When（何時）——項目進度計劃確定各項工作的總需時以及開始和結束時間，確定各項工作所需的資源等，是會展項目計劃工作的重點所在。6、Howmuch（多少）——項目費用預算計劃確定WBS中各項工作的經(jīng)費預算及項目總預算。例如：某會展公司“2011第八屆汽車用品展”項目組計劃工作。8案例：首屆某博覽會項目計劃1、第一階段時間：2009年10月底前主要工作內容：成立籌展機構、落實經(jīng)費。2、第二階段時間：2009年11月底前主要工作內容：①完善展覽設計方案；②國內外展銷企業(yè)招展；③預定參展人員住宿；④制定各項工作方案。3、第三階段時間：2009年12月上旬至展會開幕主要工作內容：①完成展位施工制作及布展；②落實參會人員名單；③落實參加各項重要活動人員名單；④會展期間的有關工作。9（三）會展項目計劃編制的作用1、明確會展項目目標清晰表述會展項目的總目標和各階段目標，并以書面的整體計劃形式下達到每個項目小組成員手中，使每個成員非常清楚項目的目標，有助于項目小組成員齊心協(xié)力，為完成項目目標而協(xié)調工作。2、確定各項任務可以確定為完成會展項目目標所需的各項任務，每一項任務的開始時間、所需時間和結束時間，一控制每項任務的時間進度。根據(jù)會展項目的總目標確定的工作分解結構。103、合理分配各項資源確定各項任務所需的資源，包括人力、物力和財力資源，制定各項資源的預算，吧最適合的人員、物資和資金分配給最合適的工作。4、明確工作職責，調動成員工作積極性確定會展項目小組各成員的工作責任范圍和地位以及相應的職權，以便各成員按計劃要求實施工作，最大限度的降低風險。5、實施對項目有效的監(jiān)控、跟蹤及控制所確定的各項工作任務和階段性目標是項目控制的前提和基礎。11（四）會展項目計劃編制的內容主要內容包括：項目范圍計劃、項目進度計劃、項目資源計劃等，其中會展項目進度計劃是整個會展項目計劃的核心內容。會展項目計劃的一般內容：(1)項目許可證和項目章程(2)采取的項目管理方法(3)項目范圍說明。包括項目可交付成果和項目目標。(4)項目工作分解(WBS)(5)項目開始時間及進度(6)責任分解與費用估算(7)主要里程碑和評估制度(8)人員安排計劃(9)業(yè)績考核和評估制度(10)項目主要風險。121、項目范圍計劃項目范圍計劃確定了項目所有必要的工作和活動的范圍，在明確了項目的制約因素和假設條件的基礎上，進一步明確了項目目標和主要可交付成果，進而編寫項目說明書。項目范圍說明書說明了開展這個項目的原因，形成項目的基本框架，使項目所有者或管理者能夠系統(tǒng)地、邏輯地分析項目關鍵問題及項目形成中的相互作用要素，使項目的有關利益人在項目實施前或項目有關文件書寫前，能就項目的基本內容和結構達成一致。形成項目結果核對清單，作為項目評估的工具。132、項目進度計劃進度計劃是項目控制和管理的依據(jù)。進度計劃是表達項目中各項工作的開展順序、開始及完成時間及相互銜接關系的計劃。進度計劃是根據(jù)實際條件和合同要求，以項目的交付使用時間為目標，按照合理是順序所安排的實施日程。也是物資技術資源供應計劃編制的依據(jù)143、項目資源計劃項目資源計劃是指通過分析和識別項目的資源需求，確定出項目需要投入的資源種類、數(shù)量和時間，從而制訂出項目資源供應計劃的項目成本管理活動。資源計劃是一個決定要獲得哪些資源，從哪里獲得、何時得到它們以及如何使用它們的過程。

必須特別說明的是，范圍計劃是整個項目計劃的基礎，資源計劃是保證，進度計劃是核心內容和會展項目實施與控制的依據(jù)和關鍵。15

2、項目工作分解

3、為各項任務確定時間

4、資源分配

5、制定初步計劃6、聽取意見并及時調整計劃1、確定會展項目目標7、確定計劃二、會展項目計劃的編制過程一般地，會展項目計劃的編制遵循如下程序：161、確定會展項目目標確定會展項目目標是項目計劃的首要任務。首先要明確以下幾個問題：為什么要辦會展？是否需要尋找適銷市場和新客戶?是否想要介紹新產(chǎn)品或提供新的服務項目?是否需要選擇代理商或批發(fā)商?對合資是否感興趣?或者通過展覽來研究和開發(fā)市場？會展項目目標是指會展項目組織者根據(jù)營銷戰(zhàn)略、市場條件和會展情況制定的明確的、具體的展會目的以及通過展會而達到的企業(yè)目標。17會展項目目標的屬性：（1）多目標性會展項目的目標是一個目標體系，政府、會展公司、參展商、服務分包商、觀眾等不同的利益主體有不同的項目目標。政府層面；會展公司層面；服務分包商層面；參展商層面；觀眾層面。（2）優(yōu)先性當會展項目的目標之間發(fā)生沖突時，要優(yōu)先考慮其中的某個或某些目標。（3）層次性會展項目的目標是一個從抽象到具體的層次結構，是一個多級的目標體系。既需要總目標，還需要各個子目標，總目標是對會展項目最終交付結果的要求，而子目標則是每一項具體任務的結果要求，是可操作的解決問題的具體措施。18描述會展項目目標的“SMART”原則。Specific—具體的Measurable—可測量的Achievable—可實現(xiàn)的Relevant—相關的Traceable—可跟蹤的項目目標必須明確、具體，盡量用定量化的語言進行描述，保證項目內容易被理解和溝通，使每一個項目成員確信項目目標可以達到，并能使每一個項目組成員結合項目目標確定個人的具體目標。19AUMA所歸納的展會目標AUMA（奧馬）是德國展覽與博覽會協(xié)會，是德國展覽業(yè)的權威組織，1907年成立。根據(jù)AUMA所做的一項調查研究得出，企業(yè)參加展覽會的目標可分成：基本目標、產(chǎn)品目標、價格目標、宣傳目標、銷售目標。（1）基本目標即了解新市場、尋找出口機會、交流經(jīng)驗、了解發(fā)展趨勢和平共處、了解競爭情況、檢驗自身的競爭力、了解公司所處行業(yè)的狀況、尋求合作機會、向新市場介紹本公司和產(chǎn)品。20（2）產(chǎn)品目標推出新產(chǎn)品、介紹新發(fā)明、了解新產(chǎn)品推銷的成果、了解市場對產(chǎn)品系列的接受程度、擴大產(chǎn)品系列。（3）價格目標試探定價余地、將產(chǎn)品和服務推向市場。（4）宣傳目標建立個人關系、增強公司形象、了解客戶的需求、搜集市場信息、加強與新聞媒介的關系、接觸新客戶、了解客戶情況、挖掘現(xiàn)有客戶的潛力、訓練職員調研及推想技術。（5）銷售目標擴大銷售網(wǎng)絡、尋求新代理、測試減少貿易層次的效果。21案例：2007年國際醫(yī)療儀器設備展覽會專業(yè)觀眾參展目的22例如對德國慕尼黑展覽公司舉辦的世界最大規(guī)模的機械工程設備類展覽會BAUMA進行過“企業(yè)參展目標”專門調查，結果表明，參展目標中：提高企業(yè)知名度為85%，密切老客戶和結識新客戶均為70%，通過展覽會宣傳產(chǎn)品市場占有率63%，推介新產(chǎn)品60%，提升產(chǎn)品知名度58%，交流信息占50%，發(fā)現(xiàn)客戶需求50%，影響客戶決策33%，最后才是簽署銷售合同僅占29%。23可見，對成熟的參展商來講，盡管其參展的根本目的是為了提高產(chǎn)品銷售率獲得訂單擴大市場份額，但他們知道，企業(yè)作為一個組織的影響力大于任何一種產(chǎn)品的力量，而展覽會作為一種中立的連接客戶和市場的橋梁，對專業(yè)觀眾而言最具有影響力的除了產(chǎn)品性能和價格之外，更關鍵的是企業(yè)實力。其在展覽會的表現(xiàn)形式就是展示企業(yè)形象和提高企業(yè)知名度，這對世界500強企業(yè)來講是一個基本的參展特征。因此，成熟的參展商的參展標準目標模式可簡述為：在知名展覽會上集中精力“展示企業(yè)形象”和“推介創(chuàng)新產(chǎn)品”。24【案例】

2011年西安世界園藝博覽會目標

（案例資料來源：人大經(jīng)濟論壇網(wǎng)站）（1）戰(zhàn)略目標1）通過本屆世界園藝博覽會向世界展示全新形象和發(fā)展面貌的新西安，大大提高西安及陜西的對外開放水平；2）拓展西安及陜西參與國際交往的途徑，推進西安國際化進程；3）拓寬西安的國際化視野，深化生態(tài)文明，進一步帶動區(qū)域發(fā)展；4）進一步豐富西安旅游產(chǎn)品，促進旅游業(yè)發(fā)展，催生城市旅游經(jīng)濟新的增長極；5）促進市民文明素質提升。25（2）運營總體目標在“天人長安、創(chuàng)意自然”主題的指導下，創(chuàng)辦一屆“有創(chuàng)意、有特點、水平高、影響大”的世界園藝博覽會。1）通過精細管理，營造出具有世界各地園藝景觀和風情特色的會場，讓參觀者盡情享受大自然花、綠、水的魅力，增進環(huán)境意識；2）搭建一個能夠充分展示城市與自然和諧共生及相關技術最新成果的世界級平臺，成為參觀者、園藝及相關專業(yè)者了解最新科技成果、學習交流的會場；3）開展城市與自然和諧共生、天人長安相關聯(lián)的豐富多彩的活動，使會場處處充滿喜慶節(jié)日氣氛、洋溢著活力和歡樂；264）提供各種各樣的休閑娛樂場所和機會，使之成為能夠體驗包含世界各地的衣食住行和文化生活的博覽會；5）打造西部旅游觀光新熱點，傳播生態(tài)、節(jié)能、環(huán)保新理念，引導綠色消費，促進生態(tài)產(chǎn)業(yè)發(fā)展，成為時尚西安——都市生活新亮點；6）彰顯西安作為世界歷史文化名城的特色，突出城市創(chuàng)新——生態(tài)、科技進步、最適宜人居等新元素；7）著眼于區(qū)域的可持續(xù)發(fā)展，為西安世園會在會期前后及會場內外形成巨大的影響力而努力。27【案例】新成立展會典型的招展營銷進度計劃282、項目工作分解確定實現(xiàn)項目目標需要做的各項工作，通常使用項目工作分解結構（WBS）將整個會展項目分解成為便于管理的具體活動（工作）。將工作進行細分后，要在各項具體活動之間建立邏輯聯(lián)系。3、為各項任務確定時間根據(jù)自己的經(jīng)驗，或者向具體工作負責人員詢問，確定各項具體工作的完成時間。294、資源分配為每一項工作分配人力、物力和財力。應充分考慮每項工作的性質、工作量，人員的性格和能力。5、制定項目計劃初稿在調研的基礎之上，制定出項目資源分配計劃、項目進度計劃。306、聽取意見并及時調整計劃通過召開會議聽取各個會展利益相關者關于會展計劃的意見，并對所作計劃進行調整。7、確定項目計劃并編制文檔最終的項目計劃是建立在調研和反復征求各方意見的基礎上的，最終計劃形成書面文件，發(fā)給企業(yè)高層管理者和會展項目組員，使項目組相關人員都清楚項目計劃的內容。31案例：2011年西安世界園藝博覽會作為特大型

國際性活動管理的階段劃分概念階段——即啟動階段實施階段——含計劃階段、實施階段內容運營階段——屬實施階段內容結束階段32項目范圍是指項目的“產(chǎn)出物范圍”和項目“工作范圍”的總和。產(chǎn)出物范圍也稱產(chǎn)品范圍，工作范圍可理解為俠義的項目范圍?？梢姡椖糠秶椖康淖罱K產(chǎn)品或者服務，以及實現(xiàn)該產(chǎn)品或服務所需要執(zhí)行的全部工作。項目范圍計劃的主要內容：對于項目目標、項目產(chǎn)出物和項目工作范圍等內容的全面說明和描述以及計劃安排。一、定義會展項目范圍（一）項目范圍定義33第二節(jié)會展項目范圍計劃（二）會展項目范圍的定義會展項目范圍是指為達到項目目標所要做的各項工作內容，包含了所交付的產(chǎn)品或服務應該具有什么樣的特征和功能以及為了實現(xiàn)該產(chǎn)品或服務所需要完成的工作內容。會展項目范圍是指會展項目的“產(chǎn)出物范圍”（即會展項目業(yè)主／客戶所要的項目產(chǎn)出物）和項目“工作范圍”（即會展項目實施組織或項目團隊為提交項目最終產(chǎn)品所必須完成的各項工作）的總和。確定會展項目范圍可以提高項目費用、時間、資源估算的準確性，可以作為確定進度測量和控制的基準，有助于項目管理者清楚地分派責任。34Microsoft

Project

2013可以快速、高效地建立會展項目計劃。35（三）會展項目范圍的內容一般地，會展項目范圍主要包括以下內容：1、參會者、參展商的確定即確定參會人員或參展商的類型、層次、數(shù)量。2、觀眾商和普通觀眾的確定即確定觀眾人員的類別、購買能力水平、決策能力、數(shù)量等。3、制定合適的營銷戰(zhàn)略即通過一定營銷方式的組合，實現(xiàn)會議和展覽產(chǎn)品的順利銷售，確保會展組織者的收入來源。364、確定會展服務的范圍即與會展服務總承包商或分承包商簽訂合同，為參會者、參展商和觀眾提供各種服務，如展品運輸、展臺搭建、保險、清潔、餐飲、郵寄等各項服務。5、會展現(xiàn)場的管理工作即在展會現(xiàn)場協(xié)調參展商、觀眾和服務商之間的關系，確保展會順利進行。6、會展評估工作即在會展活動結束之后對展會環(huán)境、展覽工作、展覽效果等進行評估。37例2011年西安世園會的項目范圍包括：為世園會運營提供的服務（包括對參展者、參觀者、工作人員、要客、媒體活動和論壇等提供的各類服務）、管理（包括對安全、園區(qū)公共事務、門禁、物流、志愿者、場館和停車場等各方面的管理）和商業(yè)化運作（包括票務營銷、園區(qū)商業(yè)設施經(jīng)營和管理等商業(yè)化運作）。項目范圍是將項目計劃中的的所有要素互聯(lián)起來的基點。為保證項目范圍定義的完成，可采用項目范圍檢查表進行表示。見表4-1。序號要素描述序號要素描述1項目目標4技術要求2可交付物5限制和排除3里程碑6客戶檢查表4-1項目范圍檢查表38定義會展項目范圍：1、定義項目目標項目范圍定義的第一步是定義項目目標。會展項目目標既要滿足會展企業(yè)的目標，同時也要滿足參加者的目標。2、定義可交付物項目范圍定義的第二步是定義可交付物?？山桓段铮喉椖恐芷趦鹊钠谕a(chǎn)出。393、里程碑里程碑是會展項目某具體時間點上的重大事件，是項目階段性工作的標志。里程碑圍繞事件、項目活動、檢查點或決策點，以及可交付成果展開的。4、技術要求能滿足與會者對技術方面的一些要求。5、限制和排除把某些不應該做的事情排除在項目范圍之外。6、客戶的檢查檢查客戶對可交付物的期望是否達到（或滿意）。40例：第二屆中國中部投資貿易博覽會重大活動事件安排——里程碑1、跨國公司座談會——時間4月25日下午。2、歡迎晚宴——時間4月25日18：00。3、領導及重要嘉賓視察展館——時間4月25日。4、大會開幕暨開館式——時間4月26日9：00。5、承接產(chǎn)業(yè)梯度轉移重大合作協(xié)議、項目簽約儀式——時間4

月26日。6、中韓雙方投資合作委員會第五次聯(lián)席會議——時間4月26日。7、文藝晚會——時間4月26日20：00。8、閉幕式（成果及申辦結果發(fā)布會）——時間4月28日上午。411、項目產(chǎn)出物的描述項目產(chǎn)出物是指項目為社會提供的物質產(chǎn)品、科技文化成果和各種各樣的服務。描述說明了產(chǎn)出物特征、項目目標、開展項目理由，以及產(chǎn)出物與其他同類產(chǎn)品或服務的不同之處等。2、項目方案選擇標準一般而言，項目方案評價與選擇標準根據(jù)項目產(chǎn)出物的要求進行編制。3、相關項目的歷史信息指以前項目決策和選擇中產(chǎn)生或使用過的各種信息，以及關于以前相關項目實施情況的描述文件和資料。二、定義會展項目范圍的依據(jù)42（一）項目說明書項目說明書是經(jīng)項目業(yè)主（客戶）等項目相關利益者正式確認的項目說明文件。項目說明書的主要內容包括項目產(chǎn)出物的說明、項目所能滿足的商業(yè)需要，以及項目的總體描述等。項目說明書應有項目業(yè)主（客戶）或項目的決策者簽發(fā)；項目說明書應說明項目經(jīng)理可以使用的組織資源和從事項目管理活動的權利。如表4-2。會展項目范圍定義的成果應為項目范圍說明書。三、會展項目（范圍）定義的成果43表4-2天津ABC房交會項目說明書44項目的限制條件一般主要來自三個方面。1、工期限制包括項目的或項目主要階段的開始與結束日期。2、資源限制最主要的是資金和項目的總預算限制。3、范圍限制包括項目需要完成的全部工作和其中哪些工作可以自行完成，哪些工作需要承包給他人等。

當在時間（工期限制）、成本（資源限制）和性能（范圍限制）三個方面的限制下追求滿足或超過客戶的期望時，會展項目就能獲得最終成功。（二）項目的各種限制條件45在一個會展項目中，假設前提條件主要包括：1、會展項目可用資源及其配備情況項目經(jīng)理對某些資源可能沒有管轄權。2、會展項目工期估算在會展項目的實施過程中，存在許多不確定性。3、會展項目的成本預算在實際執(zhí)行中，存在很多不確定性。4、會展項目的產(chǎn)出物是未來的可交付成果，受多方面因素的影響，具有很大的不確定性。（三）假設前提46（一）項目范圍綜述項目范圍綜述包含那以下內容：項目理由項目產(chǎn)出物項目目標項目的工作分解結構（二）項目范圍綜述的相關支持細節(jié)相關支持細節(jié)是指有關會展項目范圍綜述的各種支持細節(jié)文件，多以項目范圍綜述文件的附件形式出現(xiàn)。四、會展項目范圍計劃的內容47（三）項目范圍管理計劃項目范圍管理計劃是項目或項目集計劃的組成部分，描述如何定義、制定、監(jiān)督、控制和確認項目范圍。會展項目范圍管理計劃文件是描述如何管理和控制項目范圍，以及如何對項目范圍的變更進行管理的計劃文件。項目范圍管理計劃是一種規(guī)劃工具，說明項目團隊如何確定項目范圍，制定詳細的項目范圍說明書，確定與制作工作分解結構，核實項目范圍，以及控制項目范圍。項目范圍管理計劃是“制定范圍計劃”過程的主要成果。48第三節(jié)會展項目進度計劃一、會展項目進度計劃的編制步驟（一）會展項目進度計劃概述1、會展項目進度計劃概念項目進度計劃是對實現(xiàn)項目結果所要完成的工作（組成項目的活動）做出時間安排。會展項目進度計劃是表達會展項目中各項工作的開展順序、開始和完成時間及相互銜接關系的計劃。對于展覽計劃來說，里程碑事件可能包括展覽中心的租用、招展的開始、營銷方案的啟動、與會展服務商簽訂合同、展臺的搭建、展品的運輸及布展等。492、會展項目進度計劃的類型按進度計劃所包含的內容不同，可分為：總體進度計劃分項進度計劃：營銷、招展、組展等進度計劃。年度進度計劃501、項目描述4、工作責任分配表制定2、項目分解3、工作描述5、工作先后關系確定6、工作時間估計7、進度安排（二）會展項目進度計劃編制的基本步驟主要包括以下幾個步驟：51會展項目進度計劃的任務（工作內容）項目進度計劃的任務：定義活動、排列活動順序、估算活動資源、估算活動持續(xù)時間和制定進度計劃等。定義活動活動排序估算活動時間制定進度計劃估算活動資源52案例：第三屆某博覽會項目工作進度計劃會展項目描述將項目目標、項目的與范圍、項目如何執(zhí)行、項目完成計劃等內容以表格的形式列舉出來。如表4-3所示。二、會展項目描述（一）會展項目描述的內容和依據(jù)（二）會展項目描述的作用53項目名稱項目目標交付物交付物完成準則工作描述工作規(guī)范所需資源估計重大里程碑項目負責人及審核意見表4-3項目描述表54三、會展項目分解（一）工作分解結構（WBS）1、深入認識WBS項目分解所采用的工具就是工作分解結構圖（WBS），工作分解結構是一種面向可交付成果的項目元素分解，這個分解組織并定義了全部的項目工作范圍，每降低一級都表示一個更加詳細的項目工作定義。WBS把最終交付成果細分成更小、更容易管理的部分，直到可交付成果被足夠詳細地定義，以支持項目活動的會展（計劃、執(zhí)行、控制、終止）。55例如：會展個階段工作的分解啟動階段計劃階段執(zhí)行階段控制階段結束階段1.會展項目調研（1）參展市場調研（2）觀展市場調研2.會展項目構思（1）確定會展項目主題（2）構思相關項目內容（3）實施項目可行性研究3.會展項目立項（1）掌握國內外會展項目立項規(guī)定（2）申報會展項目1.制定項目計劃階段（1）明確會展項目目標（2）確定會展項目范圍（3）估算會展項目時間（4）編制會展項目預算2.實現(xiàn)會展項目分解計劃（1）招展項目設計（2）觀展項目設計（3）服務項目設計1.團隊人員任務工作布置(1)任務分解(2)任務崗位落實(3)任務實施2.項目設備物資配置3.項目資金安排

1．會展項目控制（1）項目任務控制（2）項目成本控制2.會展項目調整（1）會展項目人員調整（2）會展項目預算調整（3）會展項目目標控制1.展會結束總結2.會展效益評估3.會展管理評估4.展會信息反饋會展項目各階段工作分解562、WBS的表現(xiàn)形式會展項目計劃的WBS結構主要有三種形式。（1）樹狀形式樹狀形式的WBS圖層次分明、非常直觀，但不易修改，也難展項目總體全貌。如下圖所示。57（2）列表形式列表形式的WBS圖不夠直觀，但能反映項目全貌。如下圖所示。0.會議項目1.人員邀請2.茶歇3.會議

3.1流程設計

3.2會議材料、茶水

3.3環(huán)境布置4.項目管理圖4-4列表形式WBS圖58（3）氣泡圖形式氣泡圖形式WBS優(yōu)點是可以任意修改、添加，但不夠直觀。如下圖所示。圖4-5氣泡形式WBS圖593、WBS的編碼WBS一般最多使用20個層次，一般較小的項目4～6級就可以了。WBS一般只需分解到能做出所要求程度的準確估算，最低一級需分解到可分配成員具體負責的工作單元，以便上級直接管理和監(jiān)督，下級可以具體執(zhí)行。WBS中的每一項工作都準確而唯一地確定了一個編碼。這個編碼有兩個信息：第一，這項工作的類屬，編碼上直接能夠讀出該工作分級等次，其與上層的拖延關系；第二，編碼是WBS系統(tǒng)內部各項工作邏輯關系的基本識別信息。圖4-6為某會展活動的6級WBS模型。60圖4-6某會展活動的6級WBS模型615.工作分解結構(WBS)投資經(jīng)貿洽談會項目100準備階段110市場調研111發(fā)布信息112方案制定113招展120客商邀請121專家邀請122名單確定123招商130贊助運作131贊助商確定132宣傳推廣140召開發(fā)布會141廣告142展館準備150租用場館151場館設計152施工163會展活動安排160開幕儀式161項目推介162產(chǎn)品展示163專題論壇164閉幕165撤展170會場清理171項目總結172項目管理180案例：A市2007年大型投資貿易洽談會的工作編碼62列表形式WBS圖63（二）制定WBS的過程（1）根據(jù)會展項目目標召集于此項目有關的人員，集體討論所有主要項目工作，確定項目工作分解的方式。（2）分解各項工作并逐級細化。如果有以前舉辦過此類會議或展覽的樣板，可以借鑒套用。如果是新開發(fā)的會展項目，則應該根據(jù)會展項目的具體情況制定新的樣板，而不能套用別的樣板。WBS分解工作的一般步驟是：總項目→子項目或主題工作任務→主要工作任務→次要工作任務→小工作任務或工作元素。64（3）畫出相應的WBS結構分解圖樹狀、列表或氣泡形式。（4）規(guī)劃工作時間對每個子項目進行描述，并確定每個子項目的生命周期。（5）建立編碼系統(tǒng)

遵循上述步驟所形成的WBS圖就定義了整個會展項目中所有的項目范圍。因此，會展項目分解過程非常重要，是決定項目成敗的關鍵。65例如：開展一個宴會項目的步驟如下第1步，定義項目目標：舉辦一次成功的宴會，讓員工增加彼此溝通，并且得到福利，增強對公司的歸屬感；第2步，確定完成任務所需的所有子任務：豐盛的宴會、邀請員工、宴會廳布置第3部，確定其他的工作范圍，以確保100%的工作被識別。例如宴會，需要準備桌子、食品、飲料、環(huán)境布置等。如下圖會議項目WBS所示：66某展覽項目WBS展覽項目展前準備實施現(xiàn)場工作展后工作制定目標制定營銷計劃組織計劃平面布置圖確定承包商制定參展條件數(shù)據(jù)庫管理印刷資料參展商宣傳觀眾宣傳參展商管理編制產(chǎn)品名錄展覽場地管理觀眾統(tǒng)計參展商統(tǒng)計開幕式現(xiàn)場管理協(xié)調拆除廢物清理控制消耗檢查損壞情況展后調查展后評估展會報告2級1級0級67奧運會WBS工作編碼6869在對會展項目進行分解的基礎上，為了更加明確地表述會展項目所包含的各項工作的具體內容和要求，需要對這些工作進行描述。工作描述的依據(jù)是項目工作分解圖，其結果是工作描述表及項目工作列表。四、工作描述（一）目標701、工作描述表（活動定義）是圍繞任務交付物對相關工作標準及相關條件進行描述的表格形式。活動定義（PlanningActivityDefinition，PAD）就是界定完成項目目標、產(chǎn)生工作分解結構中規(guī)定的可交付成果或半成品所必須進行的具體活動?；顒佣x的成果是活動清單、活動屬性、里程碑清單和請求的變更。（二）工作描述表和項目工作列表的比較71例如深圳國際消費電子展的工作描述，見下表。任務名制定ICEF2007宣傳推廣計劃任務交付物ICEF2007宣傳推廣計劃任務描述調研競爭展會的推廣手段、方式，根據(jù)ICEF2007的具體情況制定宣傳推廣計劃考核標準

報名展商的數(shù)量和質量，登記專業(yè)觀眾的數(shù)量和質量假設條件展覽目標約束條件預算負責人宣傳組負責人其他表4-4

深圳國際消費電子展（ICEF）的工作描述722、項目工作列表（活動清單）如果把每項工作描述進行匯總，就可以用列表的形式表示出所有工作的基本流程。如下表示。工作編碼工作名稱輸入輸出內容負責單位協(xié)作單位相關單位表4-5項目工作列表輸入：完成本項任務的前提條件。輸出：完成該任務之后可交付的成果。內容：即本項任務需要做的工作，以及具體的流程。73某展會展臺施工活動清單序號工序名稱1放線2衛(wèi)生、清料3展商統(tǒng)計、楣板制作4鋪地毯5電料準備6展架安裝7燈具安裝8安裝楣板9燈具調試10展品裝卸11租賃服務12展臺衛(wèi)生13竣工驗收74工作責任分配表是將所分解的工作落實到有關部門和個人，并且明確了有關部門或者個人對各項工作的關系、責任和地位。責任分配表能夠使每個人清楚自己的職責以及自己與他人的協(xié)作關系，這樣有利于項目小組成員之間以及部門之間的協(xié)調。表4-5是某論壇會議籌備責任分配表。五、工作責任分配表制定（一）作用75（二）表現(xiàn)形式責任分表配有多種表現(xiàn)形式，責任人在項目中的職責可以用不同圖例符號或字母或數(shù)字表示。但不管用何種形式來表示，基本的格式都是表格或者矩陣。工作責任分配表也稱為責任分配表、責任分配矩陣。責任分配矩陣具體如下表所示。7677編號WBS項目經(jīng)理風險管理財務會務綜合外聯(lián)宣傳110準備階段★

111市場調研▲◎112發(fā)布信息◎▲113方案制定◆◎▲◎◎◎120招展★

121客商邀請◎▲122專家邀請◎▲123人名單確定◆▲◎130招商★

131贊助運作◎▲132贊助商確定◆▲◎140宣傳推廣★

▲141召開發(fā)布會◎◎▲142廣告投放◎▲150展館準備★

151場館租用◎▲152場館設計◆▲◎153施工搭建◆▲◎160會展活動安排★

161開幕◆▲◎◎◎162項目推介▲◎◎163產(chǎn)品展示▲◎◎164專題論壇▲◎◎165閉幕▲◎◎170撤展★

171會場清理◆▲172會展總結◎◎▲◎◎◎180項目管理▲◎◎◎◎◎◎案例：A市2007年大型投資貿易洽談會的責任分配矩陣▲負責★審批◆監(jiān)督◎參與78791、工作（任務）描述表2、各項目間的先后關系指各任務或工作之間按客觀需要所存在的前后排列順序。3、各項目間的人為依存關系4、會展項目活動的約束條件確定各項活動的順序時，針對每項活動需回答三個問題。六、確定工作先后順序在項目工作分解結構工作完成后，會展項目經(jīng)理和管理人員就要對會展項目的所有活動確定其先后順序。確定工作先后順序是制定進度計劃的前提。（一）確定會展項目各項工作先后順序的依據(jù)80（二）確定工作先后順序的方法1、順序圖法順序圖法又叫節(jié)點法網(wǎng)絡圖法，這是編制項目網(wǎng)絡圖的一種方法，它用單個節(jié)點（方框）表示一項活動，用節(jié)點之間的箭線表示項目活動之間的相互依賴關系。項目活動之間的邏輯關系包括四種類型。81（2）開始—開始型B活動開始前A活動必須開始。即B在A開始之前不能開始。此種邏輯關系允許活動A和其緊后B在某種程度上可以同時進行。如：新聞發(fā)布會開始，開幕式也開始。AB（1）結束—開始型A活動必須結束，B活動才可以開始。即B在A結束之前不能開始，這是最常見的邏輯相關關系。如布展結束，參展才可以開始。AB82（4）開始—結束型B活動結束前A活動必須開始。即B在A開始之前不能結束。此種邏輯關系很少使用，僅被編制進度計劃的專業(yè)工程師象征性地使用。如：展示開始，領導參觀結束。AB展示領導參觀（3）結束—結束型B活動結束前A活動必須結束。即B在A結束之前不能結束。此種邏輯關系允許活動A和其緊后B在某種程度上可以同時結束。如：領導講話結束，燈光/音樂也結束。AB831512設計布置2030（a）（b）（c）（d）圖4-11四種邏輯關系舉例84在節(jié)點圖中，每項活動有唯一的活動號，每項活動都注明了預計工期，一般地，每個節(jié)點的活動會有以下幾個時間：（1）最早開始時間（ES）：能夠達到該節(jié)點的最早時間。

（2）最遲開始時間（LS）：為使項目在限定日期內完成該節(jié)點的活動開始的最遲時間。

（3）最早結束時間（EF）：某活動能夠完成的最早時間。

（4）最遲結束時間（LF）：為使項目在限定的日期內完成，該節(jié)點的活動必須完成的最遲時間。

（5）持續(xù)時間（Dur）：活動持續(xù)時間長度。

（6）時差（SL）：在不影響后續(xù)活動最早開始時間的前提下，本活動所具有的機動時間。

（7）關鍵路徑（criticalpath，CP）：網(wǎng)絡中活動時間最長的路徑，如果延遲會延誤整個項目。85關鍵路徑法862、箭線圖法（ArrowDiagrammingMethod，ADM）又稱為雙代號網(wǎng)絡圖法，它是以橫線表示活動而以帶編號的節(jié)點連接活動，活動間可以有一種邏輯關系，結束-開始型邏輯關系。緊前\緊后\平行工作線路圖先行工作后續(xù)工作圖4-13某會議項目的箭線圖87表4-7某展會展臺施工活動清單開始節(jié)點結束節(jié)點工序名稱工序時間（天）12放線213衛(wèi)生、清料214展商統(tǒng)計、楣板制作423鋪地毯124電料準備234展架安裝3.545燈具安裝246安裝楣板256燈具調試167展品裝卸168租賃服務279展臺衛(wèi)生1910竣工驗收1圖4-14某會展展臺施工節(jié)點式網(wǎng)絡圖88表4-8為某展會布展個活動中的關鍵節(jié)點和關鍵工作。89節(jié)點最早可能完成時間（天）最晚可能完成時間（天）關鍵點關鍵工作10011-222222-333333-446.56.544-558.58.555-669.59.566-7或6-8710.510.577-9811.511.588-9（虛工作）911.511.599-101012.512.510

表4-8關鍵點和關鍵工作表由表4-8種關鍵節(jié)點的關鍵工作可以得到圖4-15的關鍵路線?？偣て?2+1+3.5+2+1+1+1+1=12.5(天) 圖4-15會展現(xiàn)場布展關鍵路線90下圖為MicrosoftProject2010自帶的貿易展覽規(guī)劃、執(zhí)行和總結項目的網(wǎng)絡模板示例。會展項目模板9192七、工作時間估計會展項目的工作時間估計就是估算已確定出的會展項目活動所需的工作時間。工作時間的估計是項目計劃制訂的一項重要的基礎工作，它直接關系到各事項、各工作任務時間的計算和完成整個項目任務所需要的總時間。93會展項目工時估計建立在以下幾個方面資料的基礎之上：1、工作列表工作列表式項目工作分解結構（WBS）的結果。該表中應包含每個活動的標志和足夠詳細的工作描述。2、項目約束條件和假設前提如P172【案例】：會展項目的約束條件和建設前提。3、資源數(shù)量要求和質量要求4、歷史信息這些歷史數(shù)據(jù)主要來源于項目檔案、商業(yè)數(shù)據(jù)庫和項目組織的只是、經(jīng)驗等。（一）會展項目工時估計的依據(jù)941、專家判斷法專家判斷法是經(jīng)常采用的一種項目持續(xù)時間的估算方法，這種方法需要盡可能地廣泛征求意見。不同組織的專家以及個人都應當是咨詢的對象，他們有著專門的知識和經(jīng)驗，接受過相當?shù)呐嘤?，因此對于項目組織來說是外在的資源。一般地，選擇專家對象的范圍包括：

(1)本項目組織內的其他非項目組成員

(2)相關行業(yè)咨詢專家

(3)相關行業(yè)技術組織

(4)其他相關政府、行業(yè)管理組織等（二）會展項目工時估計的方法952、類比估算法又稱為歷史估算法或最大可能性估算法，是指利用一個先前類似會展活動的實際時間來估算當前會展項目活動的可能時間，即將過去類似會展項目活動的實際時間的歷史文檔及數(shù)據(jù)作為估算未來項目活動時間的基礎，通過類比來推算當前項目所需的時間。類比估算的結果是最為可靠的：

(1)當前項目要進行時間與先前項目活動是本質上的類似，而不僅僅是表面上的類似。

(2)專家或參與活動時間估算的人員掌握或具備與需求進行項目活動時間估算十分吻合的專門知識和經(jīng)驗，一般至少是兩個以上專家的經(jīng)驗綜合。963、德爾菲法（DelphiMethod）德爾菲法的具體實施步驟如下：

(1)組成專家小組

(2)向所有專家提出所要預測的問題及有關要求。

(3)各個專家根據(jù)他們所收到的材料，提出自己的預測意見，并說明自己是怎樣利用這些材料并提出意見和建議。

(4)將各位專家第一次判斷意見匯總，列成圖表，進行對比，再分發(fā)給各位專家，讓專家比較自己同他人的不同意見，修改自己的意見和判斷。

(5)將所有專家的修改意見收集起來，匯總，再次分發(fā)給各位專家，以便做第二次修改。收集意見和信息反饋一般要經(jīng)過三、四輪。在向專家進行反饋的時候，只給出各種意見，但并不說明發(fā)表各種意見的專家的具體姓名。這一過程重復進行，直到每一個專家不再改變自己的意見為止。(6)對專家的意見進行綜合處理。974、定量估算活動持續(xù)時間的方法（1）時間定額估算法根據(jù)測算出來的工作或活動的工作量。每天可安排的勞動量或設備量，可按如下公式計算出各工作或活動的持續(xù)時間。式中：D——工作或活動的持續(xù)時間(天)

Q——工作或活動的工作量(單位為kg、m3、m2等)

S——工作定額(單位為kg/工日，m3/工日，m2/工日等)

R——每班安排的勞動力數(shù)或設備數(shù)；

B——每天工作班數(shù)。98（2）

三點估計法對于一些特殊工作或活動，在確定活動持續(xù)時間時，既無經(jīng)驗可循又無定額可查，可由項目管理人員采用三點估計法對工作或活動持續(xù)時間進行估算。即對一項活動估算出三個歷時值，然后對每個值賦予一個權重，最后通過計算得出活動的期望完成時間。三點估計法采用如下公式：式中：T——工作或活動持續(xù)時間（天）

a——最樂觀估計時間（完成該活動最短估計時間）

m——最可能估計時間（完成該活動最大可能的時間）

b——最悲觀估計時間（完成該活動最長的估計時間）99案例：中國·威海國際食品博覽會活動時間安排

（資料來源威海市商務局政務網(wǎng)）時

間進度2009年11月2日—30日實施方案、邀請函等文件內容的確定；完成合作各方的溝通；組建組委會；各項手續(xù)的審批；簽訂合作協(xié)議2009年12月1日—12月31日各大媒體信息發(fā)布；展會網(wǎng)頁建設；邀請函印制2010年1月1日—5月15日展會招商和采購商邀請；不間斷的投放廣告；發(fā)布展會簡報；參觀全國同類展會2010年5月16日—6月8日各類參展證件制作；會刊編印；開幕的各項準備工作2010年6月9日—13日開始展商服務；實施展會中的各項活動2009年6月14日—20日完成展會后的工作總結及客戶的回訪調查工作100案例：

會展項目約束條件和假設前提案例分析：

ERP實施中的工作估算101八、進度安排在把會展項目分解為各個子任務，并確定各項工作和活動的先后順序和每一項任務的工作時間之后，就可以安排項目的時間進度了。項目進度安排是項目控制的重要依據(jù)，它以項目工作分解結構、項目工作先后順序、項目工作時間為依據(jù)，詳細安每項工作的起始和終止時間的項目管理方法。（一）主要內容1021、甘特圖（Ganttchart）甘特圖又稱橫道圖或條形圖，主要用于項目計劃和項目進度的安排。它是以圖示的方式通過活動列表和時間刻度形象地表示出任何特定項目的活動順序與持續(xù)時間。橫軸表示時間，縱軸表示活動（項目），線條表示在整個期間上計劃和實際的活動完成情況。它直觀地表明任務計劃在什么時候進行，及實際進展與計劃要求的對比。（二）方法103104105某會展項目的計劃安排1063、里程碑計劃項目的里程碑是指具有歷史性的重要事件，它對整個項目具有重大的影響，并對其他工作具有非常重要的參考價值。里程碑計劃是以項目中某些重要事件的開始時間或結束時間作為基準進行圖表繪制的一種方法，是一個戰(zhàn)略計劃或項目框架，是編制更細的進度計劃的基礎，通常和甘特圖配合使用。里程碑計劃可以用Project2007軟件完成繪制。107108109

項目里程碑事件里程碑事件2008.1.22008.3.32008.6.22008.6.82008.7.10完成審批籌備工作開始開幕式閉幕式項目總結1103、網(wǎng)絡計劃技術網(wǎng)絡計劃技術是用網(wǎng)絡計劃對任務的工作進度進行安排和控制，以保證實現(xiàn)規(guī)定目標的科學的計劃管理技術。它是以時間為基礎，用網(wǎng)絡形式來描述一個系統(tǒng)，對系統(tǒng)進行統(tǒng)籌安排，尋求資源分配的協(xié)調方案。圖4-18是根據(jù)會議任務時間估計表用網(wǎng)絡計劃表示的進度計劃。111112項目管理知識體系指南(PMBOK指南)(2013第5版)：1124、項目計劃表項目計劃表（也稱進度表、行動計劃表）是關于會展項目進度的詳細安排（表4-10），它直觀地表示出了每項工作的持續(xù)時間、開始時間和完成時間。1132007年中國(長沙)科交會整體工作進度安排表

（資料來源于）序號工作內容時間安排責任人責任工作組1參加大會組委會召開的各項準備會議，負責高新區(qū)整體聯(lián)絡協(xié)調工作9月底-12月5日陳智勇、陳北項目展覽組2起草制定高新區(qū)整體工作方案10月11日-10月日陳北、李滔項目展覽組3起草制定項目展覽工作組的工作方案10月11日-10月16日陳北、李滔項目展覽組4負責會議期間日常工作，督辦各項工作任務的落實9月底-12月8日成亮洪、陳北

5收集、整理園區(qū)內科技成果需求項目（產(chǎn)業(yè)局11個，招商局16個，軟件園16個,創(chuàng)業(yè)園7個），跟蹤項目進展情況10月8日-10月30日毛偉志、李滔、易慶山、唐波項目展覽組6組織產(chǎn)學研成功企業(yè)參展（產(chǎn)業(yè)局16家，招商局6家，軟件園9家，創(chuàng)業(yè)園9家）10月8日-10月30日毛偉志、李滔、易慶山、唐波項目展覽組7落實相關簽約項目（產(chǎn)業(yè)局5個，招商局2個，軟件園2個，創(chuàng)業(yè)園2個）10月8日-10月30日毛偉志、肖秋良

易慶山、唐波項目展覽組8負責組織2000人參加開幕式，600人參加閉幕式，會議期間10000人觀展11月30日前詹立明組織人員參會觀展工作組9舉辦2007年中國（長沙）科技成果轉化交易會暨2007年冬季高新技術企業(yè)高端人才交流會12月7日彭日葵

11410按照大會整體安排負責組織園區(qū)企業(yè)參加大會各有關會議和活動10月8日-11月底

11中南大學科技園在高新區(qū)掛牌成立10月8日-11月底陳北、李滔項目展覽組12先進電池材料及動力電池產(chǎn)業(yè)聯(lián)盟成立前期籌備10月8日-11月中旬袁洪勤、肖秋良項目展覽組13數(shù)字媒體產(chǎn)業(yè)聯(lián)盟成立前期籌備10月8日-11月中旬

鄭偉項目展覽組14湖南大學產(chǎn)學研基地竣工儀式10月8日-11月中旬

陳北、李滔項目展覽組15中南大學產(chǎn)學研基地開工儀式10月8日-11月中旬

陳北、李滔項目展覽組16區(qū)內企業(yè)三板上市，與?商的戰(zhàn)略協(xié)議10月8日-11月中旬

吳小敬、陳剛勇項目展覽組17大學生創(chuàng)業(yè)簽約儀式及留學生相關活動10月8日-11月30日前肖勇軍、唐波項目展覽組18負責換新出入口標志、統(tǒng)一規(guī)范中心區(qū)市政設施、更新、維修麓云路以東區(qū)域廠房、圍墻等工作11月30日前江從平優(yōu)化園區(qū)環(huán)境組19起草制定招商推介工作組科技成果發(fā)布會工作方案及工作進度表10月22日－11月6日劉清文招商推介工作組20召開科技成果發(fā)布會招商重點工作分工安排會議，布置相關工作11月下旬劉清文招商推介工作組21負責長沙高新區(qū)麓谷創(chuàng)業(yè)投資有限公司成立和長沙高新區(qū)與國開省行簽定開發(fā)性金融合作協(xié)議等資料準備11月下旬賀樹云招商推介工作組11522負責招商推介會文稿準備，包括：領導致辭、主持詞、投資環(huán)境推介ppt11月下旬劉華光、毛偉志招商推介工作組23按市組委會要求完成投資大廳的布置及各崗位形象統(tǒng)一等工作11月30日前湯湛政務大廳展示組24與市組委會銜接大會期間涉及高新區(qū)的宣傳事宜

胡國龍、何福祿宣傳、場地、后勤工作組25起草委領導講話、綜合材料、宴會祝酒詞等文字材料11月底前劉華光、趙勇宣傳、場地、后勤工作組26完成《聚集創(chuàng)新資源打造科技麓谷——長沙國家高新區(qū)科技成果轉化紀實》一書編寫11月底前胡國龍、劉華光、湯湛、何福祿等宣傳、場地、后勤工作組27制定大會期間會務接待方案11月30日前劉燦宣傳、場地、后勤工作組28聘請10名禮賓會務工作者、制作禮賓授帶、完成培訓等工作11月31日前陳甘宣傳、場地、后勤工作組2911月25前完成食堂的布置工作，注意食堂飲食安全、食品衛(wèi)生及用品采購和保潔工作；確保食堂不能正式開餐前各局、室的用餐；同時在會議閉幕后恢復食堂正式開餐11月30日前劉燦、盧陽忠宣傳、場地、后勤工作組30做好會場布置工作、注意好用電和線路安全，特別是管委會內的會場音響、多媒體效果的保障11月30日前劉燦、甘國華宣傳、場地、后勤工作組31配合大會組委會做好布展工作11月30日前劉燦、甘國華

116編制會展項目進度計劃的方法選擇，應考慮以下因素：1、會展項目的規(guī)模2、會展項目的復雜程度3、會展項目細節(jié)的掌握程度不同的方法具有不同的優(yōu)點和缺點，如表4-11。（三）方法的選擇與比較117【案例】中華菌菇文化交流大會暨新技術、新產(chǎn)品展銷展示博覽會項目組織工作進度安排（資料來源：/）118

時

間工作內容責任人4月15日前做好與中國食用菌協(xié)會、中國食品土畜進出口商會銜接張××4月底前確立工作組方案張××4月底前確定邀請名單張××