2024人事檔案保管合同文本

?合同編號：__________鑒于甲方擁有員工的人事檔案，為規(guī)范人事檔案的管理，保障員工的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國勞動合同法》、《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，甲乙雙方本著平等、自愿、公平、誠實信用的原則，就甲方將其員工的人事檔案交由乙方保管事宜，達(dá)成如下協(xié)議：第一條檔案保管范圍1.員工的個人基本信息資料；2.員工的勞動合同、續(xù)簽合同、變更合同等相關(guān)合同文件；3.員工的工資、福利、社會保險、公積金等相關(guān)財務(wù)資料；4.員工的職務(wù)、職級、職稱、崗位變動等相關(guān)職務(wù)資料；5.員工的獎懲、培訓(xùn)、考核等相關(guān)績效資料；6.其他與員工相關(guān)的檔案資料。第二條檔案保管期限1.本合同的有效期為____年，自雙方簽署之日起計算。2.乙方應(yīng)在合同到期后____個工作日內(nèi)將檔案完整無誤地歸還甲方。第三條檔案保管要求1.乙方應(yīng)指定專門的人員負(fù)責(zé)檔案的保管、整理、查詢和歸還工作，確保檔案的安全、完整和及時提供。2.乙方應(yīng)采取必要的措施保障檔案的安全，防止檔案遺失、損壞、篡改或泄露。3.未經(jīng)甲方書面授權(quán)，乙方不得將檔案借給第三方使用或泄露檔案內(nèi)容給無關(guān)人員。4.乙方在接到甲方查詢檔案的要求后，應(yīng)在____個工作日內(nèi)提供相關(guān)檔案資料。5.乙方在歸還檔案時，應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。第四條費用及支付1.乙方應(yīng)承擔(dān)檔案保管期間的全部費用，包括但不限于場地租賃、人力成本、物料消耗等。2.甲方應(yīng)按照雙方約定的費用支付方式向乙方支付檔案保管費用。第五條違約責(zé)任1.任何一方違反本合同的約定，導(dǎo)致對方遭受損失的，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任，向?qū)Ψ街Ц哆`約金，并賠償給對方造成的其他損失。2.如果乙方未按照本合同的約定保管檔案，導(dǎo)致檔案遺失、損壞、篡改或泄露的，乙方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。第六條爭議解決本合同的簽訂、履行、終止、解除及解釋等事項，如有爭議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可以向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。第七條其他約定1.本合同一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份。2.本合同自雙方簽字（或蓋章）之日起生效。甲方（蓋章）：乙方（蓋章）：簽訂日期：____年____月____日注意事項及解決辦法：1.檔案的準(zhǔn)確性和完整性：在簽訂合同前，甲方應(yīng)確保提供給乙方的檔案信息準(zhǔn)確無誤，如有遺漏或錯誤，應(yīng)及時補充和更正。乙方在收到檔案后，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的核查，確保檔案的完整性。如發(fā)現(xiàn)檔案缺失或損壞，應(yīng)及時通知甲方，并由甲方負(fù)責(zé)補充或修復(fù)。2.檔案的查詢和歸還：甲方在需要查詢檔案時，應(yīng)向乙方提出書面請求，并說明查詢的目的和范圍。乙方應(yīng)在約定的時間內(nèi)提供相關(guān)檔案資料。在合同到期后，乙方應(yīng)將檔案完整無誤地歸還甲方。如乙方未能按時歸還檔案，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。3.檔案的保密和保護(hù)：乙方應(yīng)采取必要的措施保障檔案的保密和保護(hù)，防止檔案遺失、損壞、篡改或泄露。如乙方未能妥善保管檔案，導(dǎo)致檔案泄露或損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。4.費用的支付：甲方應(yīng)按照雙方約定的費用支付方式向乙方支付檔案保管費用。如甲方未能按時支付費用，乙方有權(quán)暫停提供檔案服務(wù)，直到甲方支付完畢為止。法律名詞及名詞解釋：1.人事檔案：指員工的基本信息、勞動合同、工資福利、職務(wù)職級、獎懲培訓(xùn)等相關(guān)資料的集合。2.甲方：指擁有員工人事檔案并將其交由乙方保管的單位或個人。3.乙方：指接受甲方委托，負(fù)責(zé)保管甲方員工人事檔案的單位或個人。4.檔案保管：指乙方對甲方提供的人事檔案進(jìn)行妥善保管、整理、查詢和歸還的行為。5.檔案保管期限：指本合同的有效期，即甲方將人事檔案交由乙方保管的時間段。6.檔案保管費用：指乙方在檔案保管過程中產(chǎn)生的各項費用，包括但不限于場地租賃、人力成本、物料消耗等。7.違約金：指一方違反合同約定，導(dǎo)致對方遭受損失時，應(yīng)向?qū)Ψ街Ц兜馁r償金額。8.法律名詞及名詞解釋：指本合同中涉及到的法律術(shù)語和它們的含義，如勞動合同、社會保險、公積金等。應(yīng)用場合：1.企業(yè)或其他組織將其員工的人事檔案交由專業(yè)的檔案管理公司或個人進(jìn)行保管。2.個人將其個人檔案交由他人或機構(gòu)進(jìn)行保管。3.任意一方需要將檔案交由第三方進(jìn)行保管，以確保檔案的安全和高效管理。補充條款：2.檔案的轉(zhuǎn)移：如甲方因特殊原因需要將檔案轉(zhuǎn)移至其他機構(gòu)或個人，應(yīng)提前通知乙方，并辦理相關(guān)手續(xù)。乙方應(yīng)積極配合，確保檔案的順利轉(zhuǎn)移。3.第三方訪問：如甲方或乙方需要允許第三方訪問或查閱檔案，應(yīng)提前通知對方，并辦理相關(guān)手續(xù)。未經(jīng)對方同意，任何一方不得擅自將檔案提供給第三方。4.合同的續(xù)簽：合同到期前，雙方可進(jìn)行合同續(xù)簽協(xié)商，并簽訂新的合同。5.合同的解除和終止：如一方提前解除或終止合同，應(yīng)提前通知對方，并按照約定辦理檔案交接手續(xù)。附件列表：1.甲方提供的檔案清單：包括檔案的名稱、數(shù)量、類別等信息。2.乙方提供的檔案保管方案：包括保管措施、人員