董辦會議管理制度

董辦會議管理制度第一章總則

為確保公司董事會辦公室（以下簡稱“董辦”）會議的高效、有序進(jìn)行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度，特制定本會議管理制度。

一、會議宗旨

1.會議旨在加強(qiáng)公司董事會與各部門之間的溝通與協(xié)作，研究解決公司運(yùn)營中的重大問題，推動公司戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

2.會議應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，充分發(fā)揚(yáng)民主，尊重不同意見，形成共識，確保決策的科學(xué)性和合理性。

二、會議類型

1.定期會議：包括董事會例會、董事會專題會等，原則上按季度、月度或年度召開。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，由董事長或董事會授權(quán)的其他人員提議召開。

三、參會人員

1.董事會成員：包括董事長、副董事長、董事等。

2.邀請人員：根據(jù)會議議題，邀請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及專業(yè)人員列席會議。

四、會議組織

1.會議籌備：董事會辦公室負(fù)責(zé)組織、籌備會議，包括確定會議時間、地點(diǎn)、議題等。

2.會議通知：會議召開前，董事會辦公室應(yīng)提前向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、議程、參會人員等。

3.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前進(jìn)行簽到，確保會議的嚴(yán)肅性和參會人員到會情況的真實(shí)性。

五、會議紀(jì)律

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動，不得隨意離場，不得遲到、早退。

2.會議內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)許可，不得泄露給無關(guān)人員。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，認(rèn)真履行職責(zé)，確保決策的貫徹落實(shí)。

六、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。本管理制度的解釋權(quán)歸公司董事會辦公室所有。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：董事會辦公室根據(jù)公司運(yùn)營情況和董事提議，收集并整理會議議題，提交給董事長或董事會審批。

2.確定時間、地點(diǎn)：根據(jù)議題及參會人員的時間安排，選定合適的會議時間、地點(diǎn)，并提前通知相關(guān)部門做好準(zhǔn)備工作。

3.準(zhǔn)備資料：會議籌備組負(fù)責(zé)整理、準(zhǔn)備會議所需的相關(guān)資料，并在會議召開前至少兩天送達(dá)參會人員。

二、會議通知

1.會議通知應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議主題、時間、地點(diǎn)、議程、參會人員、聯(lián)系人等。

2.會議通知方式可以為郵件、短信或電話等形式，確保參會人員及時收到通知。

三、會議簽到

1.會議開始前，設(shè)置簽到臺，由專人負(fù)責(zé)簽到工作。

2.簽到時，參會人員應(yīng)在簽到表上簽名，注明到達(dá)時間，以備統(tǒng)計(jì)。

四、會議議程

1.會議主持人按照預(yù)定議程逐項(xiàng)進(jìn)行，確保會議有序進(jìn)行。

2.會議議題討論時，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員充分發(fā)表意見，保證討論的全面性和深入性。

五、會議決策

1.會議討論結(jié)束后，主持人應(yīng)對討論情況進(jìn)行總結(jié)，提出決策建議。

2.參會董事對決策建議進(jìn)行表決，形成會議決議。

3.會議決議應(yīng)記錄在案，并由參會人員簽字確認(rèn)。

六、會議紀(jì)要

1.會議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會議議程、討論情況、決策結(jié)果等內(nèi)容。

2.會議紀(jì)要由董事會辦公室負(fù)責(zé)起草，并在會議結(jié)束后盡快發(fā)送給參會人員。

3.參會人員應(yīng)在收到會議紀(jì)要后及時反饋意見，確認(rèn)紀(jì)要內(nèi)容。

七、會議結(jié)束后，董事會辦公室應(yīng)對會議情況進(jìn)行總結(jié)，對未解決的問題進(jìn)行跟蹤，并為下次會議做好準(zhǔn)備。

八、會議記錄歸檔

1.會議紀(jì)要、簽到表、會議決議等資料應(yīng)整理歸檔，保存期限為五年。

2.歸檔資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行編號、登記，便于查詢和追溯。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與反饋

1.會議紀(jì)要由董事會辦公室在會議結(jié)束后及時起草，并在最遲兩個工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門。

2.收到會議紀(jì)要的參會人員應(yīng)在24小時內(nèi)對紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行審核，并提出反饋意見。

3.董事會辦公室在收到反饋后，應(yīng)及時修訂會議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

二、任務(wù)分配與責(zé)任落實(shí)

1.會議紀(jì)要中明確的任務(wù)和決策，董事會辦公室應(yīng)根據(jù)事項(xiàng)性質(zhì)和部門職責(zé)，將任務(wù)分解并分配給相關(guān)部門和責(zé)任人。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃和時間表，并報(bào)告給董事會辦公室。

三、執(zhí)行進(jìn)度監(jiān)控

1.董事會辦公室應(yīng)設(shè)立專門的人員負(fù)責(zé)監(jiān)控會議紀(jì)要中任務(wù)的執(zhí)行進(jìn)度。

2.定期（如每周或每月）收集責(zé)任人的工作進(jìn)展報(bào)告，并對關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的完成情況進(jìn)行檢查。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，應(yīng)及時上報(bào)給董事會，尋求解決方案。

四、匯報(bào)與評估

1.責(zé)任人應(yīng)在任務(wù)完成后，向董事會辦公室提交書面匯報(bào)，包括執(zhí)行結(jié)果、存在的問題及建議。

2.董事會辦公室應(yīng)定期（如季度或年度）對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行匯總評估，并向董事會報(bào)告。

3.對于未按期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并跟蹤督促相關(guān)部門和責(zé)任人的整改落實(shí)。

五、信息公開與透明

1.會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況應(yīng)保持一定的信息公開度，確保公司內(nèi)部員工了解決策的執(zhí)行情況。

2.董事會辦公室可通過內(nèi)部公告、郵件等形式，定期公布會議紀(jì)要的執(zhí)行進(jìn)度和結(jié)果。

六、持續(xù)改進(jìn)

1.董事會辦公室應(yīng)不斷總結(jié)會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的經(jīng)驗(yàn)，查找不足，完善流程，提高工作效率。

2.定期收集內(nèi)部意見和建議，優(yōu)化會議紀(jì)要的格式和內(nèi)容，使其更好地服務(wù)于公司決策的執(zhí)行和監(jiān)督。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由董事會辦公室統(tǒng)一管理。

2.需要使用會議室的部門或個人，應(yīng)提前向董事會辦公室提交會議室申請，明確會議時間、參會人數(shù)等信息。

3.董事會辦公室根據(jù)申請情況，合理調(diào)配會議室資源，確保會議需求得到滿足。

二、會議室配置

1.會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等。

2.會議室布置應(yīng)簡潔、大方，座位安排合理，確保參會人員舒適參會。

3.董事會辦公室定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

2.使用會議室時，應(yīng)愛護(hù)設(shè)備，遵守操作規(guī)程，不得隨意損壞或私自帶走設(shè)備。

3.會議結(jié)束后，使用部門或個人應(yīng)負(fù)責(zé)將會議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源，確保門窗關(guān)閉。

四、會議室清潔與維護(hù)

1.董事會辦公室負(fù)責(zé)安排專人對會議室進(jìn)行定期清潔和保養(yǎng)。

2.會議室在使用過程中如出現(xiàn)損壞，使用部門應(yīng)及時報(bào)告給董事會辦公室，以便及時維修。

五、會議室安全管理

1.會議室應(yīng)配置適當(dāng)數(shù)量的消防設(shè)施，并定期檢查，確保安全有效。

2.會議室內(nèi)禁止存放易燃、易爆物品，確保消防安全。

3.董事會辦公室應(yīng)制定會議室安全管理制度，加強(qiáng)對會議室的安全巡查。

六、會議室應(yīng)急預(yù)案

1.董事會辦公室應(yīng)制定會議室應(yīng)急預(yù)案，包括突發(fā)事件處理流程、人員疏散路線等。

2.定期組織參會人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。

七、會議室使用監(jiān)督

1.董事會辦公室有權(quán)對會議室使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保會議室規(guī)范使用。

2.對違反會議室管理規(guī)定的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定予以處理。

第五章附則

1.