辦公設備管理制度

辦公設備管理制度辦公設備管理制度1第一章總則一、目的。為了保證公司辦公設備正常的運轉，提高辦公設備的工作效率和使用壽命，特制定本制度。二、適用范圍。本制度所指辦公設備主要包括臺式電腦、打印機、復印機、電話、傳真機、投影儀、筆記本電腦、對講機等。三、相關部門職責。1、人力資源及行政管理部，主要負責辦公設備的采購申請受理、采購、保管、配發(fā)、維修保養(yǎng)、設備調換等事宜。2、在總經理批準的情況下，一些部門也可自行購買設備。如安全護衛(wèi)部可自行購買對講機。3、設備使用部門，主要負責辦公設備的申購、使用、保管、維修保養(yǎng)等事宜。第二章辦公設備日常管理一、辦公設備的申請和購買。1、工作人員根據需要提出辦公設備的購買申請，并填寫《辦公設備需求單》，報部門負責人、人力資源及行政管理部負責人和總經理批準；購買設備金額大于元的需董事會批準。2、經公司領導及董事會審批后由人力資源及行政管理部專人購買。二、辦公設備的領用。1、設備需求部門根據審批的《辦公設備需求單》到庫房（人力資源及行政管理部負責）領取。2、對部門領取的設備進行編號，以便盤點。三、辦公設備的使用和保養(yǎng)。1、使用設備前應詳細閱讀操作手冊，嚴格按照操作規(guī)范操作使用，各部門主管負責監(jiān)督檢查。2、公司各類設備的保養(yǎng)和維修。由各部門參照規(guī)范，正確使用，注重平時保養(yǎng)。3、人力資源及行政管理部對辦公設備運行、保養(yǎng)情況進行監(jiān)督檢查，對設備的維修，更換零件要進行登記備案。四、辦公設備維修管理1、設備發(fā)生故障無法使用時，設備使用人應報人力資源及行政管理部網管員處理；網管員無法處理的，可報院技術支持部；都無法解決的由人力資源及行政管理部聯系供應商統(tǒng)一報修。2、在保修期內的設備，人力資源及行政管理部應聯系供應商進行維修；保修期外的設備，按照最經濟可行的報修方案進行維修，包括委托維修商來完成任務，由部門主管按照維修的真實情況，填寫設備維修單中的“維修記錄”。五、建立維修檔案1、所有設備的維修都必須建立完整的維修檔案，由人力資源及行政管理部統(tǒng)一管理，主要包括設備名稱、維修日期、故障現象、故障原因、維修內容、維修費用、維修單位等。2、人力資源及行政管理部應定期統(tǒng)計、匯總維修情況，針對各類故障產生的原因提出預防與克服的措施，通知使用部門加以防范。六、辦公設備使用監(jiān)督1、人力資源及行政管理部負責對辦公設備的使用進行不定期的檢查。2、人力資源及行政管理部對違規(guī)使用辦公設備人員有提請?zhí)幜P的權力。七、辦公設備的盤點及賠償1、人力資源及行政管理部負責對公司所有辦公設備進行分類，并建立辦公設備管理臺帳，每半年盤點清查一次，作到賬物相符。2、在規(guī)定的使用年限期間，因個人原因造成辦公設備毀損、丟失、被盜等，所造成的經濟損失由個人承擔。八、辦公設備的報廢處理1、報廢審核。對于各部門提交的報廢物品清單，要認真審核，確認不能再次利用后，經人力資源及行政管理部、總經理簽字后方可作報廢處理。2、對決定報廢的辦公設備，人力資源及行政管理部應做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數量、及報廢處理的其他有關事項。3、報廢品由人力資源及行政管理部集中存放、集中處理，不得隨意丟棄。第三章辦公設備分類管理一、電腦的使用管理（一）專人收管1、每臺電腦指定專人上機，負責日常操作，其他人員不得隨意使用。2、電腦使用人員設密碼管理，密碼屬公司機密，未經批準不得向任何人泄露。（二）電腦的.操作規(guī)定1、嚴禁在電腦上從事與本職工作無關的事項，嚴禁使用電腦玩游戲。2、不得使用未經病毒檢查的U盤，防止病毒入侵。3、嚴禁私自拷貝、泄露涉及公司有關機密的文件資料。（三）病毒防護1、對于聯網的計算機，任何人在未經批準的情況下，不得從網絡復制軟件或文檔。2、對于計算機軟件的安裝（院限制安裝軟件除外）由使用部門自主決定。3、任何微機不得安裝游戲軟件。4、軟件使用前要確保無病毒。（四）硬件保護1、未經人力資源及行政管理部批準，任何人不得拆卸所使用的電腦設備。2、拆卸電腦設備時，必須采取防靜電措施。3、硬件維護后，必須將所有設備復原。4、各部門負責人必須認真落實本部門電腦以及配套設備的使用和保養(yǎng)責任。5、各部門負責人必須采取必要措施，確保本部門的電腦以及配套設備始終處于整潔和良好的狀態(tài)。6、對于關鍵的電腦設備應配備必要的斷電、繼電設施以保護電源。（五）電腦的保養(yǎng)1、保持電腦的清潔，嚴禁用手、銳物觸摸屏幕，使用人在離開前應退出系統(tǒng)并關閉電源。2、定期對電腦內的資料進行整理，做好備份并刪除不需要的文件，保證電腦運行的速度和存儲。二、電話的使用管理1、電話由人力資源及行政管理部統(tǒng)一負責管理，各部門主管負責監(jiān)督并控制使用。2、每次通話應簡潔扼要，以免耗時占線、浪費資金。3、禁止撥打私人電話。4、電話出現故障的可報工程維保部進行維修。三、打印機、復印機的管理1、為確保復印機的安全運轉，每天開機的時間不宜過長。2、打印或者復印完成后，必須及時取走文件，防止失密。3、禁止打印或復印私人資料。四、傳真機使用管理1、傳真機放置于人力資源及行政管理部辦公室，其他部門若需使用時至此處使用。2、不得使用傳真?zhèn)魉蛡€人資料，機密文件需經領導批準。3、每天下班后，傳真設置成自動接收，防止遺漏重要文件。五、投影儀使用管理1、投影儀安置于公司會議室，需要使用部門向人力資源及行政管理部負責人申請。2、投影儀用于公司、部門會議以及培訓。六、筆記本電腦1、筆記本電腦放置于人力資源及行政管理部辦公室，其他部門若需使用時至此處借用。2、筆記本電腦用于公司、部門會議以及培訓。3、因工作需要，以個人名義借用筆記本電腦的需填寫《筆記本電腦借用單》。七、對講機的使用管理1、對講機主要用于安全護衛(wèi)部。2、在上班期間，不得用對講機聊天。3、對講機專人專用，不得借給無關人員使用。八、其他辦公設備的使用管理1、專管專用，公司所有辦公設備都要指定專人管理，其他人員使用必須經設備負責人同意。2、辦公設備要定期進行養(yǎng)護，以免老化影響使用。3、辦公設備的使用人員要保證設備的安全，如果因使用人員的過失造成丟失，要追究責任。第四章總則一、本制度由人力資源及行政管理部制定，解釋權歸辦公室所有。二、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。辦公設備管理制度21.目的為保證辦公設備及用品的合理配置和使用，更好地服務于公司各項工作。2.適用范圍本制度適用于集團各子公司的辦公設備、辦公用品、辦公耗材采購和管理。3.職責3.1人力資源及行政部負責公司所有辦公設備及用品的建檔、維修保養(yǎng)、外借管理，采購與報廢的審核，辦用品的收發(fā)管理。3.2使用部門負責部門所屬辦公設備及用品的使用及日常維護保養(yǎng)、并有責任愛護公司的辦公設備。3.3高級副總裁(總經理)負責單價__元以上辦公設備的申購、報廢、外借的審批。3.4信息部負責電腦及其周邊設備采購、維修、保養(yǎng)、報廢確認，網絡安全的管理。3.5財務部負責辦公設備及用品費用的監(jiān)控。4.辦公設備及用品分為耐用品和低值易耗品。4.1耐用品：4.1.1辦公家具，如：各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、電腦臺、保險箱及室內非電器類較大型的辦公陳設等。4.1.2辦公設備類，如：電腦、打印機、電話機、傳真機、復印機、碎紙機、電視機、攝像機、幻燈機、數碼照相機、音響器材及相應耗材等。4.2低值易耗品4.2.1辦公文具類，如：鉛筆、膠水、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、剪刀、釘書釘、復寫紙、大頭針、紙類印刷品、打印紙、復印紙等。4.2.2生活用品，如：面巾紙、紙球、茶葉、飲料、茶具等招待用品。5.辦公設備及用品的添置申請流程5.1每月底，各部門填寫下月《辦公用品申領計劃表》送交行政部，逾期不交的部門，視放棄申請?zhí)幚怼?.2各部門經理應嚴把審核關，以控制辦公用品開支成本。5.3行政助理每月底統(tǒng)計各部門辦公設備及用品數量，編制《物品請購單》交人力資源及行政經理審批，批準后統(tǒng)一由行政助理負責采購。5.4辦公設備的添置由所在部門填寫《設備添置備申請單》報人力資源及行政部審核，費用超過__元的辦公設備須送高級副總裁審批后再由人力資源及行政部實施采購。5.5辦公設備及用品采購回公司，管理部門應先建檔登記，并及時通知相關部門領用。6.辦公設備及用品的使用管理6.1辦公設備屬公司資產，使用者有責任和義務妥善保管、合理使用，不能隨意轉交他人，造成遺失的承擔賠償責任。6.2人力資源及行政部建立辦公設備及用品個人檔案，員工領用的辦公設備及用品全部記錄在《個人辦公設備及用品領用表》。6.3員工因工作變動或離職的，應及時到管理部門辦理移交退庫手續(xù)。6.4各部門負責人應嚴格控制本部門辦公用設備和用品的領用，并對所屬部門人員的使用和保管狀況行使監(jiān)督。6.5辦公用品領用時間原則上是每星期一下午，特殊情況或急用物品除外，計算器等價值超過10元以上部份物品領用時須以舊換新。6.6辦公設備耐用品損壞或丟失應按價進行賠償，設備折舊年限為5年，以每年折舊率20%計算。7.辦公設備的報修7.1所有辦公桌椅在使用中出現的故障或損壞的均須及時向人力資源及行政部報修，人力資源及行政部應及時通知相關供應商到公司進行維修。7.2個人使用電腦、復印機等以及電腦外部設備、公司網絡、通信設備如遇故障，應及時通知信息部，由信息部工作人員檢修或通知相關供應(維修)商來公司進行檢修。7.3故障解決后填寫《辦公設備報修記錄表》，并由報修人簽字確認后，由人力資源及行政部存檔。7.4經相關技術人員鑒定下列情況造成損壞的，由責任者按物品的購置價格和使用時間，新舊程序折價賠償。7.4.1安裝非工作所必須的軟件所引起的故障;7.4.2私自拆裝電腦、復印機等設備的;7.4.3使用不當造成設備損壞和丟失的;7.4.4人為的損壞。8.辦公設備的報廢8.1凡屬于正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個人在用辦公設備損壞的，由使用人員填寫《辦公設備報廢申請表》，說明原因和理由，部門負責人審核，并由信息部技術人員鑒定簽署意見上交人力資源及行政部辦理報廢。8.2人力資源及行政部根據相關技術人員的意見，并在《辦公設備報廢申請表》簽署審核意見后交主管副總裁審批。8.3經主管副總裁審批后《辦公設備報廢申請表》由人力資源及行政部與信息部存檔，復印給財務部、辦理報廢手續(xù)，進行帳務處理，并辦理補充新設備的申購或領用手續(xù)。9.辦公設備的外借,必須經公司主管副總裁批準后，到人力資源及行政部辦理外借登記手續(xù)。10.辦公用品及設備的盤點制度10.1行政助理每月底統(tǒng)計各部門的領用單，編制“辦公用品費用月報表”交部門經理審核。10.2為控制庫存數量，辦公用品原則上倉庫只保留新人領用或急用數量即可。10.3每年底應進行一次全面辦公設備及用品的盤點，對一些久留不用或損壞的設備及用品進行處理。11.記錄表單11.1個人辦公設備及用具登記表11.2辦公用品申領計劃表11.3辦公設備報修記錄表11.4辦公設備報廢申請表11.5辦公設備購置申請表辦公設備管理制度3第一章總則第一條為了提高辦公設備的使用效率,保持其設備性能,有效節(jié)約費用開支,根據公司實際情況制定本辦法。第二條本辦法所指辦公設備包括為完成工作而購買的攝像機、照相機、便攜式計算機、移動硬盤、u盤、手機等。第二章辦公設備的配備及管理第三條因工作需要，確需購買的辦公設備由當事人所在部門提出申請，報單位領導審批后再購買,所購辦公設備要經公司機關有關部門備案。(配備人員見附表1)第四條新購辦公設備采取公司與個人按照一定出資比例購買，在規(guī)定使用年限后歸個人所有。在規(guī)定使用年限期間，一般情況是公司所有，個人使用。(見附表1)第五條原購辦公設備由所在單位登記后統(tǒng)一在公司綜合工作部備案,原則上在規(guī)定使用年限內不再重復購買，達到規(guī)定使用年限后，由綜合工作部會同相關部門對其評估后折價處理，原使用人有優(yōu)先購買權。第六條在規(guī)定使用年限期間，因個人原因造成辦公設備毀損、滅失、被盜等，所造成的經濟損失由個人負責。第七條在辦公設備規(guī)定使用年限期間，配備人員因工作需要發(fā)生調動的，公司范圍內調動辦公設備采取“機隨人走”，公司范圍外調動辦公設備上交公司，由公司返還其剩余年份的出資額。所交辦公設備由綜合工作部會同相關部門對其評估后折價處理，原使用人有優(yōu)先購買權。第八條在規(guī)定使用年限期間，辦公設備的維修