文件管理程序

修訂版本修訂日期修訂內(nèi)容修訂人2007-04-01根據(jù)ISO/TS16949要求,新制訂李越分發(fā)至部門及份數(shù)GMMRHRQAENGMFGPMCPURSALWH1111111111制定者審批者文件控制印章如文件控制印章之顏色非藍色,這份文件便是未經(jīng)核準復制之副本;請只參閱核準之受控文件簽署復核者簽署簽署部門副本編號:目的對公司的質(zhì)量管理體系及質(zhì)量管理體系相關的文件、資料進行訂定公司內(nèi)各種文件之制訂,修改,發(fā)行及舊版本之管理準則,以確保各部門皆能持有最新發(fā)行的文件,使品質(zhì)管理系統(tǒng)有效的運作;范圍適用于文件的擬制、批準、編號、發(fā)放、使用、保管、修訂、作廢等過程管理適用于對客戶的資料的接收、保存、使用等過程管理不包含圖面與技術資料,圖面與技術資料請參照QP-ENG-001職責總經(jīng)理：質(zhì)量手冊之核準、頒布運營總監(jiān)：程序文件的核準、質(zhì)量手冊的審核管理者代表：質(zhì)量手冊的制訂和程序文件審核職能部門：文件的制訂、審批、提交、接收、使用、保存及提出修改意見質(zhì)量記錄的填寫、保存、定期將過期記錄銷毀文控中心：負責質(zhì)量體系文件及外來文件的保管、發(fā)行、回收、記錄、作廢、借閱等過程處理及原稿保存,建立文件目錄清單定義&縮寫受控文件按ISO/TS16949標準要求指定須受控的文件,以及對質(zhì)量管理系統(tǒng)有影響的文件,范圍包括QM、QP、WI、SOP、SIP、SPP、標準、外來文件,文件的形式可以是紙張,光盤,圖片,電子檔;二次受控文件指使用部門按照生產(chǎn)需要的數(shù)量,將受控文件采用影印的方式,并加蓋二次受控印章后,分發(fā)給自己部門使用的文件,二次受控文件只限于制造部及品質(zhì)部內(nèi)部生產(chǎn)需要而自行發(fā)放的文件;質(zhì)量手冊QMQM：QualityManual,為向客戶與員工說明公司品質(zhì)政策具體作法的指導綱要;程序文件QPQP:QualityProcedure,規(guī)定何人在何時、在什么地方、做什么事情,描述標準要求與部門活動職責流程;工作指引WIWI：Workinstructions,對每一項作業(yè)按照全過程控制的要求,對作業(yè)計劃、準備、實施、總結等各個環(huán)節(jié),明確具體操作的方法、步驟、措施、標準和人員責任,依據(jù)工作流程組合成的執(zhí)行文件.標準操作規(guī)范SOPSOP:StandardOperationProcedure,是將進行產(chǎn)品加工時的標準操作步驟和要求以統(tǒng)一的格式以文件的形式描述出來,指導操作員在生產(chǎn)操作過程中的應進行的操作步驟,和應遵守的事項;標準檢驗規(guī)范SIPSIP：StandardInspectionProcedure,是將檢驗產(chǎn)品時的標準操作步驟和要求以統(tǒng)一的格式以文件的形式描述出來,指導檢驗員在產(chǎn)品檢驗過程中的操作步驟和應遵守的事項;標準包裝規(guī)范SPPSPP:StandardPackingProcedure,是將進行產(chǎn)品包裝時的標準操作步驟及要求以統(tǒng)一的格式以文件的形式描述出來,是指導包裝員在包裝產(chǎn)品過程中的操作步驟和應遵守的事項;外來文件與產(chǎn)品行業(yè)有關的法律法規(guī)、國家國際標準、與質(zhì)量體系有關的運行手冊、標準、客戶的圖面、技術資料等;作業(yè)內(nèi)容文件架構、制訂者、審批權限、保管文件層次文件制訂文件審批文件核準文件保管一階文件QM管理者代表運營總監(jiān)總經(jīng)理DCC二階文件QP相關部門經(jīng)理主管管理者代表運營總監(jiān)DCC三階文件WI、SOP、SIP、SPP各部門經(jīng)理指定人員相關聯(lián)部門制訂部門經(jīng)理DCC四階文件QR、FM跟隨程序書、作業(yè)標準文件一并核準注：制訂或修訂文件,應由制訂者召集單位負責人及相關涉及部門及管理代表研討,以確保文件之適用性與可操作性,各階層文件之制訂、審查核準依照文件審核權責執(zhí)行.如上表各部門代碼部門名稱代碼部門名稱代碼部門名稱代碼總經(jīng)辦GM工程部ENG采購部PUR管理者代表MR制造部MFG生產(chǎn)計劃部PMC管理部HR品質(zhì)部QA倉儲部WH業(yè)務部SAL財務部FNA文控中心DCC文件格式組成部分5.3.1文件組成：封面應提現(xiàn)文件最新版本及修訂記錄內(nèi)容,分發(fā)涉及部門份數(shù)及有效審批;質(zhì)量手冊：封面、修訂記錄、手冊內(nèi)容;程序文件：封面、1.目的2.范圍3.職責4.定義無定義時填寫“無”5.作業(yè)內(nèi)容6.流程圖7.參考文件8.使用表單;作業(yè)指導書類：①工作指引WI：封面、目的、范圍、職責、定義、作業(yè)內(nèi)容、附件、表格；②操作規(guī)范SIP、SOP、SPP：封面、修訂記錄、作業(yè)內(nèi)容,格式無具體規(guī)定,設計應滿足現(xiàn)場實際運作需要即可;5.3.2文件頁次格式：進行撰寫文件編號5.4.1每份文件應確保僅有唯一一個編號,一二階文件由文控中心根據(jù)文件清單一覽表進行編號,給到每位制定者,三階文件由制訂部門經(jīng)理或文員管控,并建立相應的文件清單,文件編號受控的有效性由文控中心監(jiān)管,并定期對現(xiàn)場使用的文件版本、受控狀態(tài)等進行確認;編號方式如下：a.質(zhì)量手冊：QM-xxx“xxx”為流水號,從001開始b.程序文件：QP-NNN–xxx“NNN”為部門代碼,“xxx”為流水號,從001開始c.工作指引：WI-NNN–xxxx“NNN”為部門代碼,“xxxx”為流水號,從0001開始檢驗規(guī)范：SIP-QA–xxxx“xxxx”為流水號,從0001開始操作規(guī)范：SOP-MFG-xxxx“xxxx”為流水號,從0001開始包裝規(guī)范：SPP-ENG-xxxx“xxxx”為流水號,從0001開始工程變更通知：ECN–ENG-xxxx“xxxx”為流水號,從0001開始控制計劃：A/PCP-客戶名或縮寫-XXXXVA為APQP階段,P為PPAP階段,V為版本號d.表格：FM-NNN-xxxv“NNN”為部門代碼,“xxx”為流水號,從001開始;V為版本號,從開始,例：FM-MFG-001e.外來文件：MKT-外–xxxx“xxxx”為流水號,從0001開始f.其它記錄中的文件編號由各職能部門自定;文件版本5.5.1新制定的版本以“A.0”表示,當文件內(nèi)容進行修訂時,文件版本則升級為“A.1”版,從0修訂至5時則升版,封面所示文件版本相應變?yōu)?以此類推;例：.0A.1A.2A..4A文件受控及分發(fā)一級文件及二級文件的受控與發(fā)行：文件制訂者將經(jīng)有效批準后的文件正本交DCC進行受控發(fā)行,文件封面需注冊分發(fā)部門及份數(shù),首次發(fā)放份數(shù)為1份,DCC根據(jù)文件封面所示的分發(fā)涉及部門將文件進行復印并給每份副本一個唯一編號copy-xxx,填寫分發(fā)記錄,并在封面蓋藍色的文件受控發(fā)行章,接收人及保管人為部門經(jīng)理或部門文員,須在文件分發(fā)繳回記錄表上簽字;文件正本由文控中心保管,文控中心同時更新文件清單一覽表;受控副本不允許二次受控分發(fā),各部門人員可參閱但不可復印為已有或私自給其它供應商及客戶;電子檔由文件制訂者提交保存在文控中心電腦中;三級文件的受控與發(fā)行：文件制訂者將經(jīng)有效批準后的文件正本交DCC進行受控發(fā)行,文件封面需注冊分發(fā)部門及份數(shù),首次發(fā)放份數(shù)為1份,DCC根據(jù)文件封面所示的分發(fā)涉及部門及份數(shù)將文件進行復印并給每份副本一個唯一編號copy-xxx,并在封面蓋藍色的文件受控發(fā)行章SIP\SOP\SPP文件應每頁都加蓋藍色的受控章,所涉及部門核發(fā)份數(shù)為1份,保管在部門經(jīng)理或部門文員處,部門經(jīng)理根據(jù)部門使用需要安排部門文員進行復印,并加蓋紅色“二次受控章”發(fā)放給本部門使用者,領用者在部門文員處進行二次受控文件分發(fā)/回收記錄的登記,表格可參考FM-DCC-003文件的電子檔QM、QP、WI由文控中心設置成PDF檔,置放于公司的公共盤上,共享路徑為：網(wǎng)上鄰居\整個網(wǎng)絡\MKT公共盤\ISO中心…...,所共享的文件僅供各部門職員級以上與工作有關聯(lián)的員工瀏覽參閱,不可復制、刪除、打印;文件的有效性內(nèi)容以文件正本為準;文件的使用現(xiàn)場使用之文件須置于作業(yè)場所,非現(xiàn)場使用之文件須由各單位指派專人自行集中管理凡受分發(fā)之文件傳送均需列入管制,舊版及文件廢止時,文控中心及各部門均須登記回收情形,各部門不得保留有舊版之文件;任何人均不得于正式文件上加以標記或書寫任何文字、符號.文件的修訂、回收及作廢文件的修訂當文件的內(nèi)容不再適用現(xiàn)實運作時或客戶提出新的要求時,文件的制訂者則進行相應文件內(nèi)容的變更,文件的版本升級原則按照‘’執(zhí)行;文件的回收及作廢制訂者將有效批準后的修訂文件交文控中心發(fā)放,文控中心根據(jù)前文件的發(fā)放清單記錄進行舊版回收,并將正本封面蓋”作廢章”并存檔,其它副本銷毀后,按照‘’進行文件受控分發(fā);二次受控文件的回收及作廢由部門文員回收作廢;文件的遺失及申請5.9.1如遇文件遺失,或缺頁、模糊等文件無法使用狀況,使用部門可提出申請,填寫文件補發(fā)申請單,注明申請原因,經(jīng)部門經(jīng)理審核、交管理者代表批準一階/二階文件需由運營總監(jiān)批準后交于文控中心,文控中心根據(jù)文件補發(fā)申請單中的申請內(nèi)容進行正本復印蓋章并給文件一個副本編號,申請人文件分發(fā)繳回記錄表中簽字,文控員在文件分發(fā)繳回記錄表上登記原發(fā)副本的狀態(tài);文件檔案建立與管理：5.10.1文件類別之保管,經(jīng)頒布發(fā)行之質(zhì)量手冊,程序文件,作業(yè)標準及各式表單之原稿等文件,均由文5.10.2各5.10.3文控外來文件的管理接收部門收到外來文件時,如果是客戶提供與產(chǎn)品有關的圖面和技術資料則提交至工程部門,其它文件在經(jīng)審查確認后提交至文控中心;外來文件經(jīng)審查確認后,由文控中心分發(fā),并建立“外來文件清單”進行管理;如果需要分發(fā),由文控中心進行復印蓋“外來文件”章進行分發(fā)；當外來文件失效、過期或作廢時,由文控中心依文件分發(fā)繳回記錄表逐份收回,并記錄于文件分發(fā)繳回記錄表上.外來文件的最新版本由各對外接洽部門負責獲得.對于最新法律,法規(guī)等資料,由業(yè)務、采購單位負責向外界獲得.對于最新國家或國際標準,由業(yè)務、品技單位負責向外界獲得.流程圖輸入流程圖輸出過程所有者文件使用需求文件初稿各職能部門文件受控需求文件清單制訂者文控中心部門經(jīng)理管理者代表審核后的文件