Transense全程CRM軟件自學(xué)教程

全程一體化辦公系統(tǒng)之CRM軟件自學(xué)教程目錄一、 系統(tǒng)架構(gòu)搭建流程 2步驟1：建機(jī)構(gòu) 2步驟2：建部門 2步驟3：建職位 3步驟4：建帳號(hào) 3步驟5：建權(quán)限角色組 3步驟6：給角色權(quán)限組分配權(quán)限 3步驟7：給帳號(hào)分配角色權(quán)限組 3二、 客戶檔案庫(kù)創(chuàng)立流程 8步驟1：客戶檔案根底信息設(shè)置 8步驟2：客戶檔案權(quán)限分配 8步驟3：客戶檔案錄入 8三、 客戶信息管理 101、 客戶信息共享 102、 客戶資源分派 10四、 產(chǎn)品信息創(chuàng)立 12步驟1：產(chǎn)品根底信息設(shè)置 12步驟2：創(chuàng)立產(chǎn)品信息 12五、 客戶銷售聯(lián)系跟蹤 141、 聯(lián)系管理 142、 銷售時(shí)機(jī)管理 153、 報(bào)價(jià)單管理 15六、 合同訂單管理 181、 合同管理 182、 訂單管理 19七、 財(cái)務(wù)管理 20八、 客服跟蹤 23

前言?全程一體化辦公系統(tǒng)系列自學(xué)教程?旨在幫助剛剛接觸全程一體化辦公系統(tǒng)新人快速了解系統(tǒng)。?自學(xué)教程?偏重于介紹對(duì)系統(tǒng)初始化操作流程和根本功能操作介紹，新手對(duì)系統(tǒng)邏輯以及根本功能了解與熟悉，會(huì)讓日后對(duì)全程一體化辦公系統(tǒng)使用更為流暢，稍加練習(xí)將會(huì)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)有更深入了解?；谝陨夏浚?自學(xué)教程?編寫人員在教程設(shè)計(jì)上以系統(tǒng)使用流程入手，直至系統(tǒng)與業(yè)務(wù)相貼合為順序，由淺入深，對(duì)業(yè)務(wù)獨(dú)立功能模塊單獨(dú)成章，這讓新手對(duì)系統(tǒng)理解更加水到渠成。管理軟件構(gòu)造與使用是對(duì)企業(yè)實(shí)際組織架構(gòu)與經(jīng)營(yíng)模式信息化再現(xiàn)，信息化讓企業(yè)在現(xiàn)有架構(gòu)和經(jīng)營(yíng)模式下提高運(yùn)作效率。而我們知道，企業(yè)在正式運(yùn)營(yíng)前必須做好相應(yīng)組織機(jī)構(gòu)及部門、職位、人員職責(zé)分配，權(quán)責(zé)明晰才能讓企業(yè)正常運(yùn)行起來(lái)。同樣地，反映到管理軟件系統(tǒng)中，道理亦如此：要正常使用管理軟件來(lái)提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率，必須讓參與員工去操作系統(tǒng)，而不同員工又分屬不同機(jī)構(gòu)部門與職位，擁有不同職責(zé)與權(quán)限，這就需要系統(tǒng)管理員將企業(yè)組織機(jī)構(gòu)信息完整映射到系統(tǒng)中，權(quán)責(zé)分配那么由“角色權(quán)限〞分配來(lái)完成。這就是我們所說(shuō)搭建系統(tǒng)架構(gòu)，它是對(duì)企業(yè)實(shí)際組織架構(gòu)信息化再現(xiàn)。只有將系統(tǒng)架構(gòu)搭建好，員工才得以在這個(gè)系統(tǒng)架構(gòu)下正常工作。而這也是全程一體化辦公系統(tǒng)，系列軟件正常運(yùn)行大前提。完成系統(tǒng)搭建后，在具體功能應(yīng)用時(shí)我們?nèi)越ㄗh新手遵循一定操作流程。這是因?yàn)椋桃惑w化辦公軟件采用積木式模塊化設(shè)計(jì)，有300多個(gè)功能模塊可供企業(yè)按需選配自由組合。標(biāo)準(zhǔn)模塊使用規(guī)那么方便人員更快地搭建起個(gè)性化一體化系統(tǒng)。在啟用新功能模塊時(shí)，其根本使用流程是：1、添加功能模塊到菜單，2、模塊根本信息參數(shù)設(shè)置，3、該模塊人員使用權(quán)限設(shè)置，4、模塊使用。接下來(lái)，我們將帶著您詳細(xì)了解系統(tǒng)組織架構(gòu)搭建流程。系統(tǒng)架構(gòu)搭建流程步驟1：建機(jī)構(gòu)〔展示圖見(jiàn)圖1〕說(shuō)明：可以建立多個(gè)機(jī)構(gòu)；機(jī)構(gòu)名稱不可以重名。步驟2：建部門〔展示圖見(jiàn)圖2〕說(shuō)明：每個(gè)機(jī)構(gòu)只能建立一個(gè)頂級(jí)部門；每個(gè)部門都需要選擇他所屬“機(jī)構(gòu)〞以及“上級(jí)部門〞；可以一次性新增多個(gè)部門，可以通過(guò)號(hào)或號(hào)來(lái)進(jìn)展部門信息增加或減少行。步驟3：建職位〔展示圖見(jiàn)圖3〕說(shuō)明：每個(gè)職位只能選一個(gè)所屬部門；如果需要生成“職位關(guān)系圖〞必需選擇相應(yīng)“上級(jí)職位〞以及勾選上“管理職位〞；每部門下管理職位實(shí)質(zhì)該部門負(fù)責(zé)人，有相應(yīng)管理功能。步驟4：建帳號(hào)〔展示圖見(jiàn)圖4〕說(shuō)明：每個(gè)人員帳號(hào)名稱必須是唯一，不能重名；設(shè)置“有效期〞帳號(hào)，過(guò)了有效期之后不能登錄系統(tǒng)〔默認(rèn)為空白，即不限制有效期〕；設(shè)置狀態(tài)為“離職〞或“退休〞帳號(hào)也不能登錄系統(tǒng)〔在HR系統(tǒng)中，對(duì)員工進(jìn)展“離職〞或“退休〞操作之后，該人員帳號(hào)自動(dòng)變?yōu)椤半x職〞或“退休〞狀態(tài)〕；勾選上“已鎖定〞狀態(tài)帳號(hào)也是不能登錄系統(tǒng)；勾選“UKey〞狀態(tài)帳號(hào)那么需要在客戶端電腦上插入硬件密碼鎖UKey才能登錄系統(tǒng)；每個(gè)帳號(hào)只能選擇一個(gè)主要職位，但是可以選擇多個(gè)兼任職位；帳號(hào)成功建立后會(huì)相應(yīng)建立一份人員檔案信息〔只有在HR系統(tǒng)中才能查詢到該人員信息〕。步驟5：建權(quán)限角色組〔展示圖見(jiàn)圖5〕說(shuō)明：1、如果有多個(gè)機(jī)構(gòu)，而且每個(gè)機(jī)構(gòu)角色權(quán)限不一樣話，可以選擇角色所屬機(jī)構(gòu)，系統(tǒng)默認(rèn)有兩個(gè)權(quán)限角色，可根據(jù)需要進(jìn)展使用。步驟6：給角色權(quán)限組分配權(quán)限〔展示圖見(jiàn)圖6〕說(shuō)明：1、根據(jù)角色對(duì)應(yīng)實(shí)際情況去勾選相應(yīng)權(quán)限。步驟7：給帳號(hào)分配角色權(quán)限組〔展示圖見(jiàn)圖7、圖8〕說(shuō)明：在人員帳號(hào)信息里可以指定分配角色權(quán)限，一個(gè)帳號(hào)可以分配多個(gè)角色，該帳號(hào)權(quán)限是各位角色權(quán)限之和；在角色權(quán)限信息里可以設(shè)置每個(gè)角色權(quán)限所屬帳號(hào)，一個(gè)角色權(quán)限組可以設(shè)置多個(gè)帳號(hào)，在同一個(gè)角色權(quán)限組里帳號(hào)，他們權(quán)限都是一樣。圖1〔新增機(jī)構(gòu)〕圖2〔新增部門〕圖3〔新增職位〕圖4〔新增人員帳號(hào)〕圖5〔新增角色權(quán)限組〕圖6〔角色權(quán)限組受權(quán)〕圖7〔在人員帳號(hào)里選擇設(shè)置關(guān)聯(lián)角色權(quán)限組〕圖8〔在角色權(quán)限組里選擇關(guān)聯(lián)人員帳號(hào)〕客戶檔案庫(kù)創(chuàng)立流程步驟1：客戶檔案根底信息設(shè)置〔展示圖見(jiàn)圖9〕說(shuō)明：客戶信息中涉及到很多根底值，如客戶類型、客戶編號(hào)、客戶所在地區(qū)等，需要在錄入客戶信息之前去設(shè)置，這樣在新增客戶信息時(shí)候才會(huì)有對(duì)應(yīng)信息值進(jìn)展選擇。步驟2：客戶檔案權(quán)限分配〔展示圖見(jiàn)圖10〕說(shuō)明：客戶信息錄入系統(tǒng)后，這些客戶信息相關(guān)權(quán)限需要根據(jù)實(shí)際情況去分配，如客戶分類權(quán)限設(shè)置：用于指定某些用戶只能查看某種類型下客戶信息；人員管理層次權(quán)限設(shè)置：用于指定某些領(lǐng)導(dǎo)出可以查看某些機(jī)構(gòu)或部門客戶信息；客戶資源設(shè)置：用于限制某些用戶最多只能擁有多少個(gè)私有客戶信息。步驟3：客戶檔案錄入〔展示圖見(jiàn)圖11〕說(shuō)明：客戶分個(gè)人客戶與企業(yè)客戶兩種，同時(shí)客戶也分私有與公共客戶〔私有客戶只有客戶所屬人以及相關(guān)受權(quán)人限才能查閱，而公共客戶那么只有所屬部門以及相關(guān)受權(quán)人才能查閱〕。以下是兩種客戶檔案錄入方式：手動(dòng)錄入：主要針對(duì)少量客戶信息錄入情況；批量導(dǎo)入：主要針對(duì)大批量客戶信息錄入情況，同時(shí)導(dǎo)入文件有規(guī)定格式要求，導(dǎo)入前，可以先下載導(dǎo)入模板進(jìn)展查看，然后根據(jù)導(dǎo)入模板要求格式進(jìn)展編輯客戶信息，然后進(jìn)展導(dǎo)入。圖9圖10圖11手動(dòng)錄入批量導(dǎo)入客戶信息管理說(shuō)明：客戶信息共享〔展示圖見(jiàn)圖12〕所有客戶信息都可以進(jìn)展共享；接收人擁有該客戶查閱權(quán)限，以及添加相關(guān)聯(lián)系記錄等權(quán)限；適用于業(yè)務(wù)員之間共同合作跟進(jìn)客戶情況；客戶共享同時(shí)可以為接收人建立聯(lián)系方案提醒?？蛻糍Y源分派〔展示圖見(jiàn)圖13〕所有客戶信息都可以進(jìn)展分派；接收人那么變成了客戶所屬人，即客戶信息變成了接收人私有客戶信息；適用于，員工離職，調(diào)職等原因，領(lǐng)導(dǎo)將其客戶信息進(jìn)展重新分派到其他人員手里?？蛻舴峙赏瑫r(shí)可以為接收人建立聯(lián)系方案提醒。圖12圖13產(chǎn)品信息創(chuàng)立步驟1：產(chǎn)品根底信息設(shè)置〔展示圖見(jiàn)圖14〕說(shuō)明：產(chǎn)品類別：應(yīng)用于產(chǎn)品信息分類，可以設(shè)置無(wú)限層級(jí)，以樹型構(gòu)造表達(dá)，每個(gè)類別可以設(shè)置相應(yīng)編號(hào)，這個(gè)編號(hào)可以應(yīng)用于生成“產(chǎn)品〞編號(hào)。產(chǎn)品編號(hào)：用于設(shè)置產(chǎn)品自動(dòng)編號(hào)規(guī)那么。產(chǎn)品類型：應(yīng)用于產(chǎn)品信息類型分類，產(chǎn)品信息一種根底信息，可以作為一種查詢條件，進(jìn)展產(chǎn)品信息查詢。自定義字段：應(yīng)用于設(shè)置產(chǎn)品信息自定義字段設(shè)置；單位換算：一種產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)單位可以用多種單位進(jìn)展換算，如1打=12個(gè)，半打=6個(gè)。步驟2：創(chuàng)立產(chǎn)品信息〔展示圖見(jiàn)圖15〕說(shuō)明：手動(dòng)錄入：主要針對(duì)少量產(chǎn)品信息錄入，在產(chǎn)品信息頁(yè)面有以下信息要特別注意：SN管理模式：，指是該產(chǎn)品出入庫(kù)都不需要錄入SN；，指是指是該產(chǎn)品出入庫(kù)都必須錄入SN；，指是指是該產(chǎn)品入庫(kù)時(shí)候不需要錄入SN，而出庫(kù)時(shí)候那么需要錄入SN。階格：標(biāo)準(zhǔn)銷售價(jià)格：這里錄入是產(chǎn)品第一次銷售時(shí)候標(biāo)準(zhǔn)銷售價(jià)格，下銷售訂單項(xiàng)選擇擇該產(chǎn)品時(shí)候系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)讀取該標(biāo)準(zhǔn)銷售單價(jià)〔第二次起再下該產(chǎn)品銷售訂單時(shí)候，會(huì)默認(rèn)讀取該產(chǎn)品上一次銷售價(jià)〕標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)價(jià)格：這里錄入是產(chǎn)品第一次采購(gòu)時(shí)候標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)價(jià)格，下采購(gòu)訂單項(xiàng)選擇擇該產(chǎn)品時(shí)候系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)讀取該標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)單價(jià)〔第二次起再下該產(chǎn)品采購(gòu)訂單時(shí)候，會(huì)默認(rèn)讀取該產(chǎn)品上一次采購(gòu)價(jià)〕。〔此功能只適用于DRP系統(tǒng)〕效勞周期：用于設(shè)置產(chǎn)品銷售出庫(kù)后維護(hù)周期，適用于售后需要做維修維護(hù)類產(chǎn)品；〔此功能只適用于DRP系統(tǒng)〕保養(yǎng)周期：用于設(shè)置產(chǎn)品生產(chǎn)或入庫(kù)后保養(yǎng)周期，適用于在生產(chǎn)后或在倉(cāng)庫(kù)里一段時(shí)間就需要進(jìn)展保養(yǎng)來(lái)維持產(chǎn)品質(zhì)量類產(chǎn)品；報(bào)廢周期：用于設(shè)置產(chǎn)品生產(chǎn)或入庫(kù)后報(bào)費(fèi)周期，主要用于及時(shí)提醒某些產(chǎn)品什么時(shí)候到報(bào)廢期，提前處理這些產(chǎn)品；批量導(dǎo)入：主要針對(duì)大批量產(chǎn)品信息錄入，同時(shí)導(dǎo)入文件有規(guī)定格式要求，導(dǎo)入前，可以先下載導(dǎo)入模板進(jìn)展查看，然后根據(jù)導(dǎo)入模板要求格式進(jìn)展編輯產(chǎn)品信息，最后進(jìn)展批量導(dǎo)入。圖14圖15手動(dòng)錄入批量導(dǎo)入客戶銷售聯(lián)系跟蹤聯(lián)系管理〔展示圖見(jiàn)圖16〕說(shuō)明做聯(lián)系方案根據(jù)實(shí)際情況做聯(lián)系方案，既然可以為自己建立聯(lián)系方案，也可以為其他人建立聯(lián)系方案，跟進(jìn)人可以在“聯(lián)系提醒〞中查看到相應(yīng)聯(lián)系提醒信息；可以設(shè)置郵件或短信提醒跟進(jìn)人；客戶聯(lián)系完成之后，直接“執(zhí)行〞聯(lián)系方案即生成相應(yīng)聯(lián)系記錄，同時(shí)聯(lián)系提醒信息會(huì)消失登記聯(lián)系記錄如果有聯(lián)系方案，直接“執(zhí)行〞聯(lián)系方案即可以生成相應(yīng)聯(lián)系記錄；如果沒(méi)有聯(lián)系方案，可以直為客戶添加聯(lián)系記錄；在添加聯(lián)系記錄同時(shí)還可以順便添加下次聯(lián)系方案提醒信息；領(lǐng)導(dǎo)可以有權(quán)限查看到自己下屬所有“聯(lián)系方案〞與“聯(lián)系記錄〞信息。銷售時(shí)機(jī)管理〔展示圖見(jiàn)圖17〕在聯(lián)系客戶過(guò)程中，可以根據(jù)撐握客戶信息，判斷客戶銷售時(shí)機(jī)情況，可以將這些信息記錄到系統(tǒng)；領(lǐng)導(dǎo)可以有權(quán)限查看自己下屬所有銷售時(shí)機(jī)信息；報(bào)價(jià)單管理〔展示圖見(jiàn)圖18〕在聯(lián)系客戶過(guò)程中，可以根據(jù)客戶需要發(fā)相應(yīng)報(bào)價(jià)單給客戶，報(bào)價(jià)單可以在系統(tǒng)錄入，同時(shí)可以打印出來(lái)；當(dāng)與客戶確定按報(bào)價(jià)單產(chǎn)品下銷售訂單時(shí)候，報(bào)價(jià)單是可以直接轉(zhuǎn)成“銷售訂單〞。領(lǐng)導(dǎo)可以有權(quán)限查看到自己下屬所有“報(bào)價(jià)單〞信息；圖16聯(lián)系方案聯(lián)系記錄圖17圖18報(bào)價(jià)單轉(zhuǎn)銷售訂單合同訂單管理合同管理〔展示圖見(jiàn)圖19〕說(shuō)明：當(dāng)與客戶確立合作關(guān)系時(shí)候，可以根據(jù)需要與客戶簽訂合同，合同信息有以下內(nèi)容需要特別注意：收支類型：有三種，第一種：收入類，合同審核通過(guò)后會(huì)產(chǎn)生收款帳務(wù)帳單；第二種：支出類，合同審核通過(guò)后會(huì)產(chǎn)生付款帳務(wù)帳單；第三種：描述類，合同審核通過(guò)后不會(huì)產(chǎn)生任務(wù)財(cái)務(wù)帳單；客戶名稱：用于選擇簽約客戶信息〔來(lái)源于客戶檔案庫(kù)〕；公司簽約人：默認(rèn)是當(dāng)前用戶，可以自由選擇，方便以后按“簽約人〞查找合同信息。金額：合同金額，可以直接手動(dòng)輸入，也可以選擇關(guān)聯(lián)合同明細(xì)中產(chǎn)品總金額；支付方式：可根據(jù)實(shí)情況設(shè)置合同支付方式，可以選擇“一次性支付〞、“分期支付〞、“不產(chǎn)生支付單〞三種方式，如果選擇前兩種，當(dāng)合同審?fù)ㄟ^(guò)后，在“財(cái)務(wù)管理〞模塊會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)財(cái)務(wù)支付帳單，如果選擇第三種方式，那么不產(chǎn)生財(cái)力支付單。合同明細(xì)：用于添加合同產(chǎn)品，實(shí)質(zhì)當(dāng)合同有涉及到有產(chǎn)品話，可以在合同明細(xì)中直接添加產(chǎn)品信息，同時(shí)產(chǎn)品累計(jì)總金額就是合同金額；訂單管理〔展示圖見(jiàn)圖20〕當(dāng)與客戶確立合作關(guān)系時(shí)候，可以根據(jù)需要與客戶簽訂訂單，訂單信息有以下內(nèi)容需要特別注意：客戶名稱：用于選擇簽約客戶信息〔來(lái)源于客戶檔案庫(kù)〕業(yè)務(wù)員：默認(rèn)是當(dāng)前用戶，可以自由選擇，方便以后按“業(yè)務(wù)員〞查找訂單信息。產(chǎn)品列表：用于添加訂單產(chǎn)品，產(chǎn)品累計(jì)總金額就是訂單總金額；特別注意：訂單一定是要有產(chǎn)品信息，同時(shí)這里訂單是銷售訂單，產(chǎn)生是收款財(cái)務(wù)帳單，另外訂單關(guān)聯(lián)合同。