Transense全程CRM軟件自學教程

全程一體化辦公系統(tǒng)之CRM軟件自學教程目錄一、 系統(tǒng)架構搭建流程 2步驟1：建機構 2步驟2：建部門 2步驟3：建職位 3步驟4：建帳號 3步驟5：建權限角色組 3步驟6：給角色權限組分配權限 3步驟7：給帳號分配角色權限組 3二、 客戶檔案庫創(chuàng)立流程 8步驟1：客戶檔案根底信息設置 8步驟2：客戶檔案權限分配 8步驟3：客戶檔案錄入 8三、 客戶信息管理 101、 客戶信息共享 102、 客戶資源分派 10四、 產品信息創(chuàng)立 12步驟1：產品根底信息設置 12步驟2：創(chuàng)立產品信息 12五、 客戶銷售聯(lián)系跟蹤 141、 聯(lián)系管理 142、 銷售時機管理 153、 報價單管理 15六、 合同訂單管理 181、 合同管理 182、 訂單管理 19七、 財務管理 20八、 客服跟蹤 23

前言?全程一體化辦公系統(tǒng)系列自學教程?旨在幫助剛剛接觸全程一體化辦公系統(tǒng)新人快速了解系統(tǒng)。?自學教程?偏重于介紹對系統(tǒng)初始化操作流程和根本功能操作介紹，新手對系統(tǒng)邏輯以及根本功能了解與熟悉，會讓日后對全程一體化辦公系統(tǒng)使用更為流暢，稍加練習將會對整個系統(tǒng)有更深入了解?；谝陨夏?，?自學教程?編寫人員在教程設計上以系統(tǒng)使用流程入手，直至系統(tǒng)與業(yè)務相貼合為順序，由淺入深，對業(yè)務獨立功能模塊單獨成章，這讓新手對系統(tǒng)理解更加水到渠成。管理軟件構造與使用是對企業(yè)實際組織架構與經營模式信息化再現(xiàn)，信息化讓企業(yè)在現(xiàn)有架構和經營模式下提高運作效率。而我們知道，企業(yè)在正式運營前必須做好相應組織機構及部門、職位、人員職責分配，權責明晰才能讓企業(yè)正常運行起來。同樣地，反映到管理軟件系統(tǒng)中，道理亦如此：要正常使用管理軟件來提高企業(yè)運營效率，必須讓參與員工去操作系統(tǒng)，而不同員工又分屬不同機構部門與職位，擁有不同職責與權限，這就需要系統(tǒng)管理員將企業(yè)組織機構信息完整映射到系統(tǒng)中，權責分配那么由“角色權限〞分配來完成。這就是我們所說搭建系統(tǒng)架構，它是對企業(yè)實際組織架構信息化再現(xiàn)。只有將系統(tǒng)架構搭建好，員工才得以在這個系統(tǒng)架構下正常工作。而這也是全程一體化辦公系統(tǒng)，系列軟件正常運行大前提。完成系統(tǒng)搭建后，在具體功能應用時我們仍建議新手遵循一定操作流程。這是因為，全程一體化辦公軟件采用積木式模塊化設計，有300多個功能模塊可供企業(yè)按需選配自由組合。標準模塊使用規(guī)那么方便人員更快地搭建起個性化一體化系統(tǒng)。在啟用新功能模塊時，其根本使用流程是：1、添加功能模塊到菜單，2、模塊根本信息參數設置，3、該模塊人員使用權限設置，4、模塊使用。接下來，我們將帶著您詳細了解系統(tǒng)組織架構搭建流程。系統(tǒng)架構搭建流程步驟1：建機構〔展示圖見圖1〕說明：可以建立多個機構；機構名稱不可以重名。步驟2：建部門〔展示圖見圖2〕說明：每個機構只能建立一個頂級部門；每個部門都需要選擇他所屬“機構〞以及“上級部門〞；可以一次性新增多個部門，可以通過號或號來進展部門信息增加或減少行。步驟3：建職位〔展示圖見圖3〕說明：每個職位只能選一個所屬部門；如果需要生成“職位關系圖〞必需選擇相應“上級職位〞以及勾選上“管理職位〞；每部門下管理職位實質該部門負責人，有相應管理功能。步驟4：建帳號〔展示圖見圖4〕說明：每個人員帳號名稱必須是唯一，不能重名；設置“有效期〞帳號，過了有效期之后不能登錄系統(tǒng)〔默認為空白，即不限制有效期〕；設置狀態(tài)為“離職〞或“退休〞帳號也不能登錄系統(tǒng)〔在HR系統(tǒng)中，對員工進展“離職〞或“退休〞操作之后，該人員帳號自動變?yōu)椤半x職〞或“退休〞狀態(tài)〕；勾選上“已鎖定〞狀態(tài)帳號也是不能登錄系統(tǒng)；勾選“UKey〞狀態(tài)帳號那么需要在客戶端電腦上插入硬件密碼鎖UKey才能登錄系統(tǒng)；每個帳號只能選擇一個主要職位，但是可以選擇多個兼任職位；帳號成功建立后會相應建立一份人員檔案信息〔只有在HR系統(tǒng)中才能查詢到該人員信息〕。步驟5：建權限角色組〔展示圖見圖5〕說明：1、如果有多個機構，而且每個機構角色權限不一樣話，可以選擇角色所屬機構，系統(tǒng)默認有兩個權限角色，可根據需要進展使用。步驟6：給角色權限組分配權限〔展示圖見圖6〕說明：1、根據角色對應實際情況去勾選相應權限。步驟7：給帳號分配角色權限組〔展示圖見圖7、圖8〕說明：在人員帳號信息里可以指定分配角色權限，一個帳號可以分配多個角色，該帳號權限是各位角色權限之和；在角色權限信息里可以設置每個角色權限所屬帳號，一個角色權限組可以設置多個帳號，在同一個角色權限組里帳號，他們權限都是一樣。圖1〔新增機構〕圖2〔新增部門〕圖3〔新增職位〕圖4〔新增人員帳號〕圖5〔新增角色權限組〕圖6〔角色權限組受權〕圖7〔在人員帳號里選擇設置關聯(lián)角色權限組〕圖8〔在角色權限組里選擇關聯(lián)人員帳號〕客戶檔案庫創(chuàng)立流程步驟1：客戶檔案根底信息設置〔展示圖見圖9〕說明：客戶信息中涉及到很多根底值，如客戶類型、客戶編號、客戶所在地區(qū)等，需要在錄入客戶信息之前去設置，這樣在新增客戶信息時候才會有對應信息值進展選擇。步驟2：客戶檔案權限分配〔展示圖見圖10〕說明：客戶信息錄入系統(tǒng)后，這些客戶信息相關權限需要根據實際情況去分配，如客戶分類權限設置：用于指定某些用戶只能查看某種類型下客戶信息；人員管理層次權限設置：用于指定某些領導出可以查看某些機構或部門客戶信息；客戶資源設置：用于限制某些用戶最多只能擁有多少個私有客戶信息。步驟3：客戶檔案錄入〔展示圖見圖11〕說明：客戶分個人客戶與企業(yè)客戶兩種，同時客戶也分私有與公共客戶〔私有客戶只有客戶所屬人以及相關受權人限才能查閱，而公共客戶那么只有所屬部門以及相關受權人才能查閱〕。以下是兩種客戶檔案錄入方式：手動錄入：主要針對少量客戶信息錄入情況；批量導入：主要針對大批量客戶信息錄入情況，同時導入文件有規(guī)定格式要求，導入前，可以先下載導入模板進展查看，然后根據導入模板要求格式進展編輯客戶信息，然后進展導入。圖9圖10圖11手動錄入批量導入客戶信息管理說明：客戶信息共享〔展示圖見圖12〕所有客戶信息都可以進展共享；接收人擁有該客戶查閱權限，以及添加相關聯(lián)系記錄等權限；適用于業(yè)務員之間共同合作跟進客戶情況；客戶共享同時可以為接收人建立聯(lián)系方案提醒?？蛻糍Y源分派〔展示圖見圖13〕所有客戶信息都可以進展分派；接收人那么變成了客戶所屬人，即客戶信息變成了接收人私有客戶信息；適用于，員工離職，調職等原因，領導將其客戶信息進展重新分派到其他人員手里?？蛻舴峙赏瑫r可以為接收人建立聯(lián)系方案提醒。圖12圖13產品信息創(chuàng)立步驟1：產品根底信息設置〔展示圖見圖14〕說明：產品類別：應用于產品信息分類，可以設置無限層級，以樹型構造表達，每個類別可以設置相應編號，這個編號可以應用于生成“產品〞編號。產品編號：用于設置產品自動編號規(guī)那么。產品類型：應用于產品信息類型分類，產品信息一種根底信息，可以作為一種查詢條件，進展產品信息查詢。自定義字段：應用于設置產品信息自定義字段設置；單位換算：一種產品標準單位可以用多種單位進展換算，如1打=12個，半打=6個。步驟2：創(chuàng)立產品信息〔展示圖見圖15〕說明：手動錄入：主要針對少量產品信息錄入，在產品信息頁面有以下信息要特別注意：SN管理模式：，指是該產品出入庫都不需要錄入SN；，指是指是該產品出入庫都必須錄入SN；，指是指是該產品入庫時候不需要錄入SN，而出庫時候那么需要錄入SN。階格：標準銷售價格：這里錄入是產品第一次銷售時候標準銷售價格，下銷售訂單項選擇擇該產品時候系統(tǒng)會自動讀取該標準銷售單價〔第二次起再下該產品銷售訂單時候，會默認讀取該產品上一次銷售價〕標準采購價格：這里錄入是產品第一次采購時候標準采購價格，下采購訂單項選擇擇該產品時候系統(tǒng)會自動讀取該標準采購單價〔第二次起再下該產品采購訂單時候，會默認讀取該產品上一次采購價〕?！泊斯δ苤贿m用于DRP系統(tǒng)〕效勞周期：用于設置產品銷售出庫后維護周期，適用于售后需要做維修維護類產品；〔此功能只適用于DRP系統(tǒng)〕保養(yǎng)周期：用于設置產品生產或入庫后保養(yǎng)周期，適用于在生產后或在倉庫里一段時間就需要進展保養(yǎng)來維持產品質量類產品；報廢周期：用于設置產品生產或入庫后報費周期，主要用于及時提醒某些產品什么時候到報廢期，提前處理這些產品；批量導入：主要針對大批量產品信息錄入，同時導入文件有規(guī)定格式要求，導入前，可以先下載導入模板進展查看，然后根據導入模板要求格式進展編輯產品信息，最后進展批量導入。圖14圖15手動錄入批量導入客戶銷售聯(lián)系跟蹤聯(lián)系管理〔展示圖見圖16〕說明做聯(lián)系方案根據實際情況做聯(lián)系方案，既然可以為自己建立聯(lián)系方案，也可以為其他人建立聯(lián)系方案，跟進人可以在“聯(lián)系提醒〞中查看到相應聯(lián)系提醒信息；可以設置郵件或短信提醒跟進人；客戶聯(lián)系完成之后，直接“執(zhí)行〞聯(lián)系方案即生成相應聯(lián)系記錄，同時聯(lián)系提醒信息會消失登記聯(lián)系記錄如果有聯(lián)系方案，直接“執(zhí)行〞聯(lián)系方案即可以生成相應聯(lián)系記錄；如果沒有聯(lián)系方案，可以直為客戶添加聯(lián)系記錄；在添加聯(lián)系記錄同時還可以順便添加下次聯(lián)系方案提醒信息；領導可以有權限查看到自己下屬所有“聯(lián)系方案〞與“聯(lián)系記錄〞信息。銷售時機管理〔展示圖見圖17〕在聯(lián)系客戶過程中，可以根據撐握客戶信息，判斷客戶銷售時機情況，可以將這些信息記錄到系統(tǒng)；領導可以有權限查看自己下屬所有銷售時機信息；報價單管理〔展示圖見圖18〕在聯(lián)系客戶過程中，可以根據客戶需要發(fā)相應報價單給客戶，報價單可以在系統(tǒng)錄入，同時可以打印出來；當與客戶確定按報價單產品下銷售訂單時候，報價單是可以直接轉成“銷售訂單〞。領導可以有權限查看到自己下屬所有“報價單〞信息；圖16聯(lián)系方案聯(lián)系記錄圖17圖18報價單轉銷售訂單合同訂單管理合同管理〔展示圖見圖19〕說明：當與客戶確立合作關系時候，可以根據需要與客戶簽訂合同，合同信息有以下內容需要特別注意：收支類型：有三種，第一種：收入類，合同審核通過后會產生收款帳務帳單；第二種：支出類，合同審核通過后會產生付款帳務帳單；第三種：描述類，合同審核通過后不會產生任務財務帳單；客戶名稱：用于選擇簽約客戶信息〔來源于客戶檔案庫〕；公司簽約人：默認是當前用戶，可以自由選擇，方便以后按“簽約人〞查找合同信息。金額：合同金額，可以直接手動輸入，也可以選擇關聯(lián)合同明細中產品總金額；支付方式：可根據實情況設置合同支付方式，可以選擇“一次性支付〞、“分期支付〞、“不產生支付單〞三種方式，如果選擇前兩種，當合同審通過后，在“財務管理〞模塊會產生相應財務支付帳單，如果選擇第三種方式，那么不產生財力支付單。合同明細：用于添加合同產品，實質當合同有涉及到有產品話，可以在合同明細中直接添加產品信息，同時產品累計總金額就是合同金額；訂單管理〔展示圖見圖20〕當與客戶確立合作關系時候，可以根據需要與客戶簽訂訂單，訂單信息有以下內容需要特別注意：客戶名稱：用于選擇簽約客戶信息〔來源于客戶檔案庫〕業(yè)務員：默認是當前用戶，可以自由選擇，方便以后按“業(yè)務員〞查找訂單信息。產品列表：用于添加訂單產品，產品累計總金額就是訂單總金額；特別注意：訂單一定是要有產品信息，同時這里訂單是銷售訂單，產生是收款財務帳單，另外訂單關聯(lián)合同。