ts程序文件文件控制程序

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ts程序文件文件控制程序

TS16949程序文件版本/修訂次數(shù)：A/OO

文件操縱程序第1頁共6頁

1.0目的

本程序規(guī)定了文件的編制、更換、作廢、審核與批準的權限，規(guī)定了文件

的編號、注冊、發(fā)行、儲存、更新與實施的方法，保證文件能迅速得到處理、應

用、流通與操縱，確保企業(yè)各場合使用現(xiàn)行的有效版本，防止誤用。

2.0范圍

適用于與企業(yè)TS16949:2002質量體系有關的所有內部與外部文件。

3.0職責

3.1質量手冊由廠長批準。

3.2程序文件由責任部門負責人與有關部門負責人審核，由管理者代表批準。

3.3三級文件由責任部門負責人審核批準。

3.4資料室負責文件的編號、注冊、發(fā)行、儲存與更新，各責任部門指定專

人負責部門內部文件的管理。

4.0定義

4.1體系文件：包含質量手冊、程序文件、三級文件與有關的表單。

4.2受控文件：在企業(yè)內部使用或者提供給供方的指導性文件。受控文件版

本務必受到操縱，以確?，F(xiàn)場只擁有并使用現(xiàn)行有效版本。

4.3非受控文件：提供給外單位的僅作參考之用的文件，非受控文件不受版

本更新的限制。

5.0輸入

最高管理者質量方針目標

管理者代表質量手冊、程序文件

資料室/有關部門技術文件、作業(yè)指導文件

各部門質量記錄格式

顧客工程規(guī)范

國家法律法規(guī)

6.0流程

責任部門流程有關質量記錄

使用部門

T外來文件清單

授權人工程更換實施一覽表

資料室

資料室受控文件一覽表

一文件與資料發(fā)放登記

資料室表

一文件更換通知單

部門文件管理員一文件與資料發(fā)放登記

表

部門文件管理員

資料室

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XX公司

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7說明

7.1文件的分類：質量手冊、程序文件、三級文件、外來文件、質量記錄格

式。其中三級文件包含技術文件，如：圖紙、過程流程圖、FMEA、操縱計劃、作

業(yè)指導書、工藝卡、檢驗指導書等。

7.2文件的編制、更換與作廢：

7.2.1文件的編制：

7.2.1.1文件的提案：

A.本企業(yè)任一員工均可向文件編制責任部門提出“文件更換通知單”；

B.責任部門對議案作出評價，認為必要的，組織編寫文件/修改件草案；

7.2.1.2責任部門指定專人，編制完成文件待審稿，并更換所有受到影響的文件

與表單，報部門負責人審核。

7.2.2文件的更換：

責任部門指定文件的原編制者，或者相應人員從資料室文件管理員處取得文

件的編號與版本號，對文件的有關內容進行修改編輯，完成文件初審稿，并更換

所有受到影響的其他文件與表單，由原審批部門審批。

更換包含：劃改、換頁與換版。

7.3文件的審核與批準：

按3.0職責中規(guī)定的審批權限在文件公布前對文件進行審批,

7.4.標識：

7.4.1.文件編號：

具體見三級文件《文件編號方法》。

7.4.2責任部門指定的文件編制與更換人員應及時地將文件交資料室文件管理

員處進行標識。

7.4.3文件作廢后，責任部門的文件管理員應及時通知資料室文件管理員，若該

文件的作廢影響到其它文件，則將己相應修改的其它文件交文件管理員注冊。

7.4.4生效：

文件的生效日期由資料室與責任部門商定。

7.5登記：

在文件發(fā)生新編制、更換或者作廢情況下，資料室文件管理員應及時更新

《受控文件一覽表》。

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XX公司

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7.6發(fā)放與更換:

資料室管理員對受控文件注明發(fā)放號并加蓋“受控”印章與發(fā)放代號，發(fā)

放相應部門，做好文件發(fā)放記錄，所有未經資料室文件管理員加蓋“受控”印

章的打印或者復制的質量手冊與程序文件都為非受控文件。

收回的作廢文件由資料室管理員加蓋“作廢”印章；由于法律與/或者積存

知識的目的，所保留的任何已作廢的文件加蓋“作廢保留”章。

7.7部門文件管理員在文件發(fā)放記錄上簽收并做好本部門的文件記錄。

7.8文件使用與保管：

7.8.1文件現(xiàn)行有效版本的原稿由資料室文件管理員儲存，已發(fā)放至使用部門的

受控文件由該部門儲存，使用部門應保持文件的完好，若有損壞，應與資料室文

件管理員聯(lián)系修復。儲存時須注意防火、防水等，能夠使用多媒體儲存文件，如

有必要時重要文件附加安全歸檔。

7.8.2舊版或者己作廢文件的原稿經加蓋作廢章后，由文件管理員另行儲存，作

為歷史資料。

7.8.3使用部門不得自行復印受控文件。

7.9回收與銷毀：

文件管理員應及時地回收己作廢的受控文件，加蓋作廢章后直接銷毀。并

在文件發(fā)放簽收表格上作好記錄。

7.10非受控文件的發(fā)放：

因業(yè)務需要，需發(fā)放至外單位作參考的文件，由聯(lián)系部門的有關人員提出

申請，文件管理員登記后將加蓋非受控章，通過聯(lián)系部門的有關人員發(fā)放至有關

單位。

7.11外來標準、資料、軟件、法規(guī)、條例等的管理

各有關責任部門應對與質量體系有關的外來標準、資料、軟件、法規(guī)、條

例等予以登記、注冊管理，匯總出該部門的外來文件清單。同時復制一份至資料

室文件管理員處，資料室文件管理員負責整理出企業(yè)外來文件總清單。

顧客工程規(guī)范應及時評審、分發(fā)與實施，期限不能超過兩個工作周。資料

室負責記錄工程更換實施的E期。

7.12體系文件的版本規(guī)定：

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7.12.1文件的版本構成：

一個英語字母、”與一位數(shù)字構成。版本號示比如下：

A.1

I__第一次修訂

-------A版

7.12.2文件版本的升級：

7.12.2.1A.0版為體系文件的初始發(fā)行版本。

7.12.2.2當文件作局部變更后，版本號的數(shù)字部分加1,如從A.0版升至A.1

版。文件局部變更超過9次時務必換版。

7.12.2.3當文件作全面變更再，文件將升版。版本號字母部分往后升一位，數(shù)

字部分變?yōu)椤?”。如從A.5版升至B.0版。

8.輸出

部門內容

資料室受控文件一覽表

文件與資料發(fā)放登記表

文件審批記錄

文件更換記錄

外來文件清單

外來文件評審記錄

工程更換實施記錄

9監(jiān)控

項目方式責任部門

各部門是否能獲得并使用有效版本

1內部審核資料室

的文件。

顧客工程規(guī)范是否及時評審、分發(fā)與

2內部審核資料室

實施。

10支持性文件

WI-07-027文件編號方法

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11質量記錄

格式號記錄名稱儲存部門儲存期限

FM0401-01受控文件一覽