非營利組織電腦采購流程制度

非營利組織電腦采購流程制度第一章總則為規(guī)范非營利組織的電腦采購流程，確保采購活動(dòng)的透明、公正和高效，特制定本制度。電腦采購是組織日常運(yùn)營的重要組成部分，涉及到資金使用、資源配置和技術(shù)支持，為保障組織持續(xù)發(fā)展和高效運(yùn)作，必須合理規(guī)劃和實(shí)施采購流程。第二章適用范圍本制度適用于所有非營利組織的電腦及相關(guān)設(shè)備的采購活動(dòng)，包括但不限于臺(tái)式電腦、筆記本電腦、服務(wù)器及配件等。所有部門在進(jìn)行電腦采購時(shí)，均需遵循本制度的相關(guān)規(guī)定，確保采購過程符合組織內(nèi)部的管理要求和相關(guān)法律法規(guī)。第三章采購目標(biāo)本制度旨在實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：1.確保電腦采購的必要性和合理性，避免資源浪費(fèi)。2.提高采購?fù)该鞫龋Ｕ细骼嫦嚓P(guān)方的合法權(quán)益。3.通過科學(xué)的評估和選擇，確保采購質(zhì)量和售后服務(wù)。4.為組織的可持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支持。第四章采購流程1.需求確認(rèn)各部門需根據(jù)自身工作需求，填寫《電腦采購需求申請表》，明確采購數(shù)量、型號、用途及預(yù)算等信息。需求申請表需由部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并報(bào)送至采購部門。2.預(yù)算審核采購部門根據(jù)需求申請表進(jìn)行預(yù)算審核，確保各項(xiàng)費(fèi)用符合組織財(cái)務(wù)管理規(guī)定。預(yù)算審核完成后，需將審核意見反饋至申請部門。3.市場調(diào)研采購部門應(yīng)對市場進(jìn)行調(diào)研，收集相關(guān)產(chǎn)品信息和價(jià)格，確保采購方案的合理性。市場調(diào)研需涵蓋至少三家供應(yīng)商，收集其報(bào)價(jià)、產(chǎn)品規(guī)格及服務(wù)承諾。4.評標(biāo)與決策在完成市場調(diào)研后，采購部門將匯總各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和服務(wù)信息，組織相關(guān)人員進(jìn)行評估，依據(jù)評價(jià)指標(biāo)對供應(yīng)商進(jìn)行打分，確保選擇最具性價(jià)比的供應(yīng)商。5.合同簽署在確定供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)與其進(jìn)行合同談判，確保合同條款的合理性和法律合規(guī)性。合同簽署前，需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保其符合組織的利益和法律規(guī)定。6.采購執(zhí)行合同簽署后，采購部門將根據(jù)合同約定進(jìn)行采購。采購過程中，需保持與供應(yīng)商的溝通，及時(shí)處理可能出現(xiàn)的問題，確保按時(shí)交貨。7.驗(yàn)收與反饋收到采購的電腦及相關(guān)設(shè)備后，需進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)產(chǎn)品的數(shù)量、質(zhì)量及性能符合合同約定。驗(yàn)收合格后，需填寫《采購驗(yàn)收報(bào)告》，并提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款。若發(fā)現(xiàn)問題，需及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，妥善解決。第五章責(zé)任分工1.采購部門負(fù)責(zé)整個(gè)采購流程的組織與協(xié)調(diào)，確保各環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行，及時(shí)反饋信息，處理突發(fā)情況。2.需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，配合采購部門進(jìn)行市場調(diào)研和產(chǎn)品評估，參與驗(yàn)收過程。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用情況，確保資金使用的合規(guī)性。4.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購合同進(jìn)行審核，確保合同條款的法律效力，保護(hù)組織合法權(quán)益。第六章監(jiān)督機(jī)制為確保本制度的有效執(zhí)行，建立如下監(jiān)督機(jī)制：1.內(nèi)部審計(jì)定期對電腦采購流程進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，評估流程的合規(guī)性和有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.反饋機(jī)制設(shè)立采購反饋渠道，鼓勵(lì)員工對采購過程提出意見和建議，持續(xù)優(yōu)化采購流程。3.績效考核將采購部門的工作績效納入考核指標(biāo)，確保其在預(yù)算控制、采購效率和質(zhì)量等方面達(dá)成組織要求。第七章附則本制度由非營利組織管理層負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起生效。根據(jù)實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)的變化，定期對本制