采購專項內(nèi)審審計方案

通用采購專項審計---小鄭同學(xué)編制適用對象：內(nèi)部審計、應(yīng)付會計目錄一、審計方案二、審計程序三、審計分工和日程安排四、審計所需資料清單通用采購專項審計方案一、審計目的：根據(jù)公司的采購管理制度，對現(xiàn)階段采購部門的采購管理工作及內(nèi)部控制狀況進行審計檢查，做出客觀評價，揭示其中存在的控制風(fēng)險，并提出可行的建議和改善措施。二、審計內(nèi)容：采購管理制度是否有效和完善。采購計劃、采購預(yù)算、實際采購是否得到良好的遵循。公司對采購主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)（供應(yīng)商資質(zhì)的審核確認(rèn)、標(biāo)書制作、招標(biāo)、評標(biāo)、詢價、比價、議價、合同管理、驗收、退貨、款項支付等）的管理、控制是否完善。對本年度審計問題進行后續(xù)追蹤審計三、審計范圍：20XX年X月－20XX年X月期間的采購管理工作。四、審計人員：五、審計時間：六、審計程序（附后）審計程序底稿索引執(zhí)行人復(fù)核人時間預(yù)算一、對公司采購制度完善性檢查、評價審計準(zhǔn)備---1、制度與流程：（1）收集公司采購管理制度，評價相關(guān)的采購管理控制措施是否完備，采購活動各階段是否都有相關(guān)的管理規(guī)范。（2）對供應(yīng)商資質(zhì)的審核確認(rèn)、標(biāo)書制作、招標(biāo)、評標(biāo)、詢價、比價、議價、合同管理、驗收、退貨、款項支付等主要業(yè)務(wù)的管理制度進行分析，判斷其與公司政策是否存在差異以及差異的合理性，判別其對實際工作能否起到管理控制作用。（3）用Visio等制圖軟件繪制采購流程圖，判斷其制度方面是否存在控制缺失或薄弱環(huán)節(jié)，同時確認(rèn)采購流程的效果與效率?，F(xiàn)場審計---對準(zhǔn)備階段的問題、初步判斷進行核實，并與采購部門的員工充分溝通，對現(xiàn)有的采購制度作出客觀評價?！疽蟆客ㄟ^以上檢查，對采購管理制度體系的完整性、預(yù)算管理體系的健全和有效性、業(yè)務(wù)流程的清晰與否以及主要內(nèi)部控制環(huán)節(jié)是否存在、是否有實際控制力度等問題做出客觀評價，提出合理建議。二、采購管理主要業(yè)務(wù)工作的內(nèi)控情況檢查1、供應(yīng)商管理階段審計準(zhǔn)備---（1）收集供應(yīng)商管理制度。（2）了解供應(yīng)商管理系統(tǒng)。（3）了解重要物資、固定資產(chǎn)價格收集系統(tǒng)及系統(tǒng)內(nèi)價格信息的來源。（4）獲取人事組織架構(gòu)圖現(xiàn)場審計----（1）從供應(yīng)商管理系統(tǒng)獲取本年度主要供應(yīng)商清單，新進、淘汰供應(yīng)商清單，以100%的比率查核新進、淘汰的供應(yīng)商的引進、確認(rèn)、淘汰是否按制度執(zhí)行，提供的資料是否支持其操作。以此來確認(rèn)供應(yīng)商評價制度是否有效執(zhí)行。（2）是否存在采購參與供應(yīng)商評價，供應(yīng)商管理系統(tǒng)口令密碼簡單易被猜測，員工被離職、調(diào)崗權(quán)限未及時注銷的情況。（2）從價格收集系統(tǒng)調(diào)取重要物資及固定資產(chǎn)價格進行整年度或者幾個年度的價格分析性復(fù)核，或者借助第三方單位核實價格是否合理。對于價格不合理的，則通過印制假名片或者虛構(gòu)單位，對材料價格進行單獨詢價，以確保采購價格真實合理。（3）抽查10-20家公司主要供應(yīng)商資質(zhì)文件：包含營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織代碼證、法人代表身份證，從工商局的官方網(wǎng)站調(diào)查了解該法人的真實合理性。通過將法人代表資料與人事入職登記資料核對或者電話聯(lián)系供應(yīng)商，確認(rèn)法人代表或者公司負(fù)責(zé)人是否為公司員工或家屬。（4）價格管理部門是否充分利用了各種價格來源渠道，建立起容量豐富的價格信息資料庫；對于獲取的各種信息源，是否按照本公司的物資種類進行了適當(dāng)分類【要求】通過核對、分析性復(fù)核、電話訪談等方式，確保供應(yīng)商管理人員已經(jīng)保證虛假供應(yīng)商及劣質(zhì)供應(yīng)商及時得到淘汰，入圍供應(yīng)商清單基本符合公司要求。2、采購申請審批階段審計準(zhǔn)備---（1）了解采購部門程招標(biāo)方式、評標(biāo)和中標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。（2）收集非招投標(biāo)采購制度（3）收集緊急采購管理制度現(xiàn)場審計----（1）從財務(wù)明細(xì)賬抽查6-9筆（可分原材料、固定資產(chǎn)和辦公用品）需招投標(biāo)的大金額采購，檢查招標(biāo)過程資料的完整性、主要控制環(huán)節(jié)的完備性和合理性。對于重大物資或者固定資產(chǎn)采購，對于參與報價的供應(yīng)商是否設(shè)置了供應(yīng)商準(zhǔn)入機制，如設(shè)置年營業(yè)額、公司規(guī)模等。采購業(yè)務(wù)招標(biāo)書是否詳細(xì)具體，涉及到所采購物資的具體規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求。對于參與招標(biāo)的單位，邀標(biāo)應(yīng)該高于5家，如果實際應(yīng)標(biāo)數(shù)低于3家，是否廢標(biāo)，未廢標(biāo)的是否提報公司高層審批。對于常規(guī)物資的采購的招投標(biāo)檢查是否為隨機從供應(yīng)商系統(tǒng)內(nèi)篩選，如為新進供應(yīng)商是否按照供應(yīng)商管理制度進行了考核。參與報價的單位是單獨報價，還是集體參與報價，對于集體參與報價的，考慮是否存在綁標(biāo)的可能，應(yīng)建議單獨與競標(biāo)單位分別邀標(biāo)報價。是否提供了樣品，樣品的質(zhì)量是否符合公司要求，是否由使用部門或者技術(shù)部門出具了相關(guān)的報告、是否要求對方出具質(zhì)量檢驗報告等。采購人員不得參與評標(biāo)。評標(biāo)過程記錄是否完整，技術(shù)標(biāo)、商務(wù)標(biāo)評定方法是否合理，是否有技術(shù)部提供技術(shù)指標(biāo)。定標(biāo)程序是否符合集團及公司制度要求，定標(biāo)理由（質(zhì)量最優(yōu)、價格最低、送貨時間最短）是否充足。（2）非招投標(biāo)采購對于重復(fù)購置的物資，如價格明顯高出前次購買所確定標(biāo)準(zhǔn)的計劃價，應(yīng)將其作為重點審計對象，審計是否存在問題。是否存在非采購人員采購，或者非采購人員采購后未由采購部門、使用部門主管追認(rèn)審批的情況。比價基礎(chǔ)是否一致，如物資的規(guī)格、型號、性能、采購是否有預(yù)算，非預(yù)算內(nèi)的物資采購是否采購量大于公司需求，采購的物資是否符合公司要求。詢價、議價、比價有書面記錄，如為電話詢價，而對方未對報價做確認(rèn)則此類詢價認(rèn)為不合宜。（3）定點或者指定采購是否定期做材料、物資、服務(wù)的質(zhì)量評估。對于質(zhì)量出現(xiàn)嚴(yán)重問題的是否要求對方賠償或者限期整改。（4）緊急采購是否定點采購或者協(xié)議公司，如指定的超市、五金公司、文具用品，低于一定金額的采購，是否有發(fā)票。是否以適當(dāng)形式事先通知價格信息部門，并于規(guī)定時日內(nèi)補齊辦妥有關(guān)手續(xù)。（5）互惠易貨采購對于互惠易貨采購是否真實合理，對方物資的公允價值如何確認(rèn)。要求：結(jié)合后面的合同履行、現(xiàn)場審計，實質(zhì)性判斷以上采購提交、審批的真實合理性。3、合同管理制定審計準(zhǔn)備---（1）了解公司合同管理（包括審批、存檔、臺帳管理等）的制度、流程要求，實際操作管理模式，判斷其與集團制度規(guī)范是否一致，差異合理性，內(nèi)部控制環(huán)節(jié)是否健全?，F(xiàn)場審計---（1）抽取固定資產(chǎn)、原材料、辦公用品、服務(wù)合同各3份，檢查其起草、法務(wù)審核、管理層審批、檔案管理等工作流程是否符合公司要求。（2）檢查所抽取合同內(nèi)容的合理性：確認(rèn)合同關(guān)鍵條款（數(shù)量、質(zhì)量、顏色等）是否與招標(biāo)書內(nèi)容一致。如存在差異，差異是否合理。檢查格式合同的版本、內(nèi)容與集團示范合同要求是否相符。通過檢查法務(wù)審核章或者法務(wù)審核記錄，檢查非格式合同是否經(jīng)法務(wù)人員審核，。檢查合同主要條款是否存在約定不足、不詳、條款缺陷、不妥或不具操作性，能否在維護公司利益的基礎(chǔ)上力求公平、公正。（3）檢查合同的實際執(zhí)行情況：根據(jù)業(yè)務(wù)實際進展情況，檢查合同中關(guān)于采購、付款、驗收付款是否得到執(zhí)行。檢查合同中約定的獎罰條款是否得到執(zhí)行。檢查合同付款臺帳是否清晰、及時，并做到與起草部門、檔案保管部門及時核對，有無超出合同約定的款項支付，是否由未經(jīng)法務(wù)人員審核的合同。合同是否編號，檔案保管室是否防火防水，適于安全保管?！疽蟆客ㄟ^對以上檢查，對公司合同簽署、審批、履行等主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制情況做出客觀評價，總結(jié)經(jīng)驗，揭示風(fēng)險，提出建議。4、驗收入庫審計準(zhǔn)備---了解公司倉庫管理（驗收入庫、出庫）的制度收集出入庫單和臺帳現(xiàn)場審計---（1）是否采購人員參與驗收（2）主要物資采購是否有技術(shù)部相關(guān)人員參與驗收。或者由對方出具（3）驗收時，是否按照合同核對具體的數(shù)量，重量，品相等，對于出現(xiàn)瑕疵的物品是否要求對方退貨，或者減免相應(yīng)的應(yīng)付款項。（4）出入庫單是否為訂本式，是否聯(lián)號；對倉庫所有物資設(shè)置了臺帳。（5）對于長期未使用的資產(chǎn)是否編制了閑置資產(chǎn)清單（6）通過對使用部門的員工使用評價，了解采購的質(zhì)量是否真實合理。（7）計量器具是否經(jīng)過國家法定檢驗機構(gòu)的檢驗并出具了書面證明；內(nèi)部計量部門是否定期檢查和校對計量器具；計量器具的操作是否正確合規(guī)；抽查計量記錄并核對實物數(shù)量，驗證計量的準(zhǔn)確性（8）審查采購物資途中損耗。包括：是否制訂了合理的路耗標(biāo)準(zhǔn)；實際損耗是否控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍之內(nèi)；損耗的處理是否合理。（9）物資是否按分區(qū)及編號有序排放；物資包裝、標(biāo)示是否符合規(guī)范；易燃、易爆、劇毒等危險物資是否隔離存放；庫房防火、防盜、防潮等措施是否到位?！疽蟆客ㄟ^對以上檢查，對公司物資驗收入庫做出客觀評價，揭示風(fēng)險，提出建議。（五）財務(wù)支付款階段審計準(zhǔn)備---了解公司財務(wù)支付款制度應(yīng)付、預(yù)付款的明細(xì)賬現(xiàn)場審計---（1）是否按合同要求支付款，是否存在提前付款的情況（2）是否存在對方無法提供銀行開戶賬戶，而是由他人代付，這種情況要考慮是否存在舞弊。（3）是否存在預(yù)付款長期掛賬的情況，而相應(yīng)的服務(wù)和商品并未獲得。【要求】通過對以上檢查，對公司支付款做出客觀評價，揭示風(fēng)險，提出建議。三、后續(xù)追蹤審計審計準(zhǔn)備---將本年審計報告涉及采購部門的問題，按照對公司造成的損失的嚴(yán)重性進行分類歸總。所需資料---審計報告、審計回復(fù)、定點供貨目錄、價格申報審批單、采購計劃和物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)場審計---對嚴(yán)重和非常嚴(yán)重的審計進行復(fù)核（1）現(xiàn)場逐項落實每類、每個問題的改進情況。（2）對問題改進情況進行客觀評價，尤其區(qū)分舞弊問題和業(yè)務(wù)操作不規(guī)范問題，對屬于舞弊類型的問題需徹底查核并另行抽查3-5筆以驗證其整改效果。（3）提出管理建議書。審計工作分工與計劃【審計分工】XXX：負(fù)責(zé)采購管理制度的評價、需招投標(biāo)的物資的標(biāo)書制作、招標(biāo)、評標(biāo)、合同管理、驗收、財務(wù)支付等審計XXX：負(fù)責(zé)供應(yīng)商資質(zhì)、不需招投標(biāo)物資及緊急采購物資的議價、比價、合同管理、驗收、財務(wù)支付款工作的審計。XXXX：負(fù)責(zé)本期問題的匯總并編制審計報告以及問題追蹤審計【審計計劃】審計準(zhǔn)備工作：1、收集、分析、評價采購管理制度。2、財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)導(dǎo)出截至查核日的采購費用明細(xì)賬。3、了解公司本年采購預(yù)算、實際采購情況以及兩者的差異。4、了解公司的招投標(biāo)管理現(xiàn)狀，包括：招投標(biāo)方式、評標(biāo)方式。5、了解非招投標(biāo)物資采購的現(xiàn)狀：詢價、議價、比價。6、查閱前期審計報告得出前期已經(jīng)存在的審計問題，匯總本期審計發(fā)現(xiàn)，分析、判斷審計對象目前比較突出和急需解決的問題。成果要求-----1、工作過程需編制底稿記錄。2、完成審計準(zhǔn)備分析報告，確定審計抽樣的具體對象和現(xiàn)場審計重點?，F(xiàn)場審計工作：根據(jù)審計分工和審計程序要求完成現(xiàn)場審計工作。1、審計抽樣內(nèi)容：2、基本時間預(yù)算：（1）首次進場會議------（2）制度評估-----（3）采購、合同管理、驗收、付款審計測試------（4）現(xiàn)場溝通會議------（5）審計問題的改善后續(xù)追蹤審計-----（6）出具本年度審計管理建議書----成果要求-----1、工作過程需編制底稿記錄，關(guān)鍵證據(jù)需復(fù)印。2、完成審計報告。采購審計所需資料清單一、前期資料1、物資采購目標(biāo)和計劃；2、前期物資采購審計工作底稿；3、公司資料，例如公司結(jié)構(gòu)圖和工作說明、政策和程序手冊以及重大的公司系統(tǒng)變化等；4、財務(wù)會計資料；5、相關(guān)制度規(guī)定，例如采購政策、采購程序制度、授權(quán)審批制度、供貨商管理制度、財產(chǎn)接觸制度、合同或協(xié)議簽定制度、憑證管理制度和定價策略等；6、外部信息資料，例如同行業(yè)相關(guān)資料、物價水平和變化幅度、技術(shù)變化程度和供貨商資料等；7、法律性文件。二、采購申請和審批階段：1、采購政策2、采購計劃3、儲備定額補庫計劃4、銷售計劃5、產(chǎn)品產(chǎn)量計劃6、技術(shù)措施計劃7、生產(chǎn)作業(yè)計劃8、在制品期初存量和期末預(yù)計存量9、新產(chǎn)品試制