制度文件管理規(guī)范

第一條為規(guī)范養(yǎng)老服務(wù)有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”）所有管理制度的制定、發(fā)布、修訂和廢止等工作程序，提升公司制度標(biāo)準(zhǔn)化水平，建立統(tǒng)一、簡(jiǎn)潔、高效的制度管理體系，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)范。第二章適用范圍第二條本規(guī)范適用于公司所有部門(mén)。第三章職責(zé)分工第三條綜合管理部是制度發(fā)布的歸口管理部門(mén)，主要擬定制度編號(hào)并留存記錄、管理業(yè)務(wù)領(lǐng)域編寫(xiě)規(guī)則；（二）確定規(guī)章制度的更新計(jì)劃并督促執(zhí)行，組織對(duì)新增或修訂的規(guī)章制度進(jìn)行審核及審批，負(fù)責(zé)制度的格式審核、校對(duì)、審批后發(fā)文并對(duì)發(fā)文的各項(xiàng)制度進(jìn)行歸檔；（三）負(fù)責(zé)對(duì)已發(fā)布的一級(jí)制度按照部門(mén)進(jìn)行登記，并形成《照護(hù)養(yǎng)老服務(wù)有限公司有限公司管理制度發(fā)布清單》）；（四）負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)制度變更(包括新增、修訂和廢止等)工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和管理。第四條公司各部門(mén)負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)的制度制定、修訂等工作。（一）負(fù)責(zé)執(zhí)行公司制度管理規(guī)則，根據(jù)規(guī)則對(duì)本部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)的規(guī)章制度體系進(jìn)行建設(shè)、管理和持續(xù)優(yōu)化，確保相關(guān)制度的有效性、完備性和一致性，實(shí)現(xiàn)本部門(mén)管理工作的高效、有序；（二）根據(jù)管理和業(yè)務(wù)要求對(duì)本領(lǐng)域制度進(jìn)行新增、修訂和廢止，并按程序進(jìn)行報(bào)批，牽頭對(duì)制度內(nèi)容進(jìn)行宣傳與總結(jié)、反饋制度中的問(wèn)題，便于對(duì)制度內(nèi)容的調(diào)整和完善；（四）跨部門(mén)制度由關(guān)聯(lián)部門(mén)共同編制，在編制過(guò)程中應(yīng)充分聽(tīng)取相關(guān)部門(mén)的意見(jiàn)，必要時(shí)，可開(kāi)展內(nèi)外部調(diào)研。第四章制度管理規(guī)范第五條公司制度按照其規(guī)定內(nèi)容的影響程度、影響范圍與操作性可細(xì)分為四個(gè)級(jí)別：（一）零級(jí)制度：以基本法、戰(zhàn)略白皮書(shū)、管理綱要等制度為最高級(jí)別管理制度，由公司執(zhí)委會(huì)簽發(fā)；（二）一級(jí)制度：以管理制度、管理規(guī)范、規(guī)則命名，強(qiáng)調(diào)全局層面，需公司全員執(zhí)行，由公司執(zhí)委會(huì)簽發(fā)；（三）二級(jí)制度：以管理辦法、管理規(guī)定命名，主要在公司各部門(mén)層面，需部門(mén)全員執(zhí)行，由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)；第六條公司制度制定、修訂應(yīng)遵循以下原則：（一）合法性原則，制度要符合法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定和國(guó)家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)；（二）前瞻性原則，從公司持續(xù)發(fā)展的角度出發(fā)制定制度，避免頻繁修改；（三）系統(tǒng)性原則，規(guī)章制度之間相互銜接，避免出現(xiàn)割裂、交叉重復(fù)或沖突；（四）全局性原則，各部門(mén)制定制度，應(yīng)著眼全局，制度不僅可以在部門(mén)施行，也可以在公司進(jìn)行復(fù)制、推廣；實(shí)際和戰(zhàn)略目標(biāo)，具備切實(shí)可行性和適用性。第七條公司制定了制度管理規(guī)則，各部門(mén)在制度編寫(xiě)實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，需根據(jù)本規(guī)則制定的要求和制度編寫(xiě)模板（附件2）進(jìn)行規(guī)范編寫(xiě)：辦法、規(guī)定、實(shí)施細(xì)則、操作指引、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（SOP）”等作為公司制度的名稱(chēng)。各部門(mén)可根據(jù)制度內(nèi)容的需要進(jìn)行制度命名，制度名稱(chēng)必須以“公司簡(jiǎn)稱(chēng)+管理內(nèi)容+制度名稱(chēng)后綴”的格式命名。一級(jí)制度名稱(chēng)后綴可根據(jù)實(shí)際情況選擇“管理制度、管理規(guī)范、規(guī)則”中的一種；二級(jí)制度名稱(chēng)后綴以“管理辦法或管理規(guī)定”命名；三級(jí)制度名稱(chēng)后綴可根據(jù)實(shí)際情況選擇“實(shí)施細(xì)則、操作指引或作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（SOP）”為后綴命名。公司的制度一經(jīng)發(fā)布均為正式版本，制度名稱(chēng)中禁止含有“草案”、“試行”等詞匯。公司管理制度編號(hào)由六部分組成，有公司名稱(chēng)簡(jiǎn)稱(chēng)、組織代隔開(kāi)，具體形式如下表：公司名稱(chēng)文件名稱(chēng)代碼流水號(hào)版本號(hào)YLFWZHGZV1.0M3養(yǎng)老服務(wù)有限公司”簡(jiǎn)稱(chēng)代表“綜部”表示組織第一個(gè)制度表示制度第一個(gè)版本表示全1．組織代碼縮寫(xiě)規(guī)則，具體如下表：綜合管理部YY財(cái)務(wù)采購(gòu)部CW營(yíng)銷(xiāo)招商部YX工程管理部GC設(shè)計(jì)管理部養(yǎng)生服務(wù)中心YS護(hù)理服務(wù)中心HL物業(yè)服務(wù)中心WY2.文件名稱(chēng)代碼：表示該制度文件的名稱(chēng)后綴，如制度名稱(chēng)后綴為“規(guī)則”，則該文件名稱(chēng)代碼為“GZ”，如制度名稱(chēng)后綴為“辦法”，則文件名稱(chēng)代碼為“BF”，文件名稱(chēng)代碼，具體形式如下表:制度文件名稱(chēng)后綴ZDGFGZBFGD實(shí)施細(xì)則SSXZ操作指引CZZY作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)SOP3.流水號(hào)：01表示組織第一個(gè)制度，第二個(gè)制度流水4.版本號(hào)：制度版本初次審批通過(guò)為V1.0，下年度集中修訂時(shí)，原則上，部門(mén)名稱(chēng)、文字描述的優(yōu)化，版本號(hào)升級(jí)為V1.1，如識(shí)別出該制度規(guī)則或者內(nèi)容需要重大修改（修訂內(nèi)容達(dá)到5條及以上）時(shí)版本號(hào)直接升級(jí)為V2.0，以此類(lèi)文件保密級(jí)別公開(kāi)對(duì)象特別說(shuō)明M0一般限于高層管理執(zhí)委會(huì)成員M1一般限于中層以上總監(jiān)及以上M2限于涉及的某個(gè)人或某部門(mén)M3全員公開(kāi)(三)格式要求：制度文件建議使用WPS或Officeword辦公軟件編寫(xiě)，頁(yè)邊距設(shè)置為“普通”（自動(dòng)格式：上下邊距2.54厘米，左右邊距3.18厘米）。1.制度封面：包含制度標(biāo)題、編號(hào)、制度屬性、制度發(fā)布和2.制度目錄：制度目錄需包含一級(jí)標(biāo)題以及該內(nèi)容對(duì)應(yīng)的頁(yè)3.制度標(biāo)題：字體字號(hào)為宋體，二號(hào)字，加粗，行距為單倍行距，段后距離設(shè)置為1行，段落對(duì)齊設(shè)置為居中；4.制度正文：字體字號(hào)為仿宋，三號(hào)字，行距為固定值28磅，段落對(duì)齊設(shè)置為兩端對(duì)齊，首行縮進(jìn)2字符；5.頁(yè)碼設(shè)置：頁(yè)碼自制度正文開(kāi)始編輯，位于頁(yè)腳居中設(shè)置，以阿拉伯?dāng)?shù)字“1”起始，數(shù)字不編虛位（即1不編01）；6.文件中所有的西文字體及數(shù)字均設(shè)置為仿宋。第八條制度內(nèi)容的編寫(xiě)必須根據(jù)四級(jí)制度管理體系把握好制度的內(nèi)容，根據(jù)本規(guī)則格式及編寫(xiě)要求做到規(guī)范準(zhǔn)確、內(nèi)容詳實(shí)。制度文件必須包含以下內(nèi)容：（一）編制目的：簡(jiǎn)要闡述本制度制定目的、意義及目標(biāo)；（二）適用范圍：描述本制度適用的企業(yè)層級(jí)范圍，如公司（三）職責(zé)分工：描述本制度所涉及的相關(guān)部門(mén)應(yīng)承擔(dān)的職（四）制度內(nèi)容：編寫(xiě)本制度具體相關(guān)內(nèi)容或要求，制定本制度文件檢查機(jī)制與違反本文件的處罰規(guī)則；（五）附則：包含“本制度由部門(mén)負(fù)責(zé)解釋”以及“本制度自公告頒布之日起生效實(shí)施，原版本()第九條制度新增（一）各部門(mén)可根據(jù)自身管理活動(dòng)及業(yè)務(wù)開(kāi)展需求新增本領(lǐng)域管理制度，確保本領(lǐng)域的管理制度體系內(nèi)容不交叉、不重（二）制度文件的編制需符合公司制度編寫(xiě)規(guī)范中的要求，格式統(tǒng)一、內(nèi)容規(guī)范、描述準(zhǔn)確；（三）制度文件中，如涉及其他相關(guān)部門(mén)職責(zé)或管理要求，制度的責(zé)任部門(mén)應(yīng)與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行充分溝通并達(dá)成一致意見(jiàn)后，方可定稿；（四）一級(jí)制度定稿后，制度的責(zé)任部門(mén)應(yīng)于OA發(fā)起“新增制度申請(qǐng)流程”，明確新增制度的目的和層級(jí)，并將起草和修訂情況填寫(xiě)于制度修訂摘要表（附件3），并附上制度文件及所有相關(guān)附件表單。待流程審批通過(guò)后，經(jīng)公司審批的一級(jí)制度文件由綜合管理部擬定發(fā)文通知。由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的二、三級(jí)制度文件，需完成文件編碼及登記，更新本部門(mén)的文件管理清單，由部門(mén)自行存檔，電子檔需在部門(mén)共第十條制度修訂（一）集中修訂：原則上，公司于每年10月份由綜合管理部牽頭對(duì)已發(fā)布的制度組織集中修訂工作，修訂時(shí)間截止至當(dāng)年12月底，并于次年1月正式下發(fā)；所有部門(mén)需回顧本年度所有制度的執(zhí)行及修訂情況，對(duì)本領(lǐng)域制度進(jìn)行新增、調(diào)整和完善。（二）動(dòng)態(tài)修訂：各部門(mén)可根據(jù)自身管理活動(dòng)及業(yè)務(wù)開(kāi)展情況適時(shí)對(duì)本領(lǐng)域制度進(jìn)行修訂。臨時(shí)補(bǔ)充、完善的一級(jí)制度文件，需以《管理提示》（附件4）的形式進(jìn)行。在集中修訂文件時(shí)，各修訂部門(mén)需將《管理提示》的內(nèi)容更新到新修訂文件中。（三）各部門(mén)自行修訂制度后，一級(jí)制度應(yīng)于OA發(fā)起“修改制度申請(qǐng)流程”，明確制度修改的內(nèi)容，并附上制度文件及所有相關(guān)附件表單。待流程審批通過(guò)后，經(jīng)公司審批的一級(jí)制度文件由綜合管理部擬定發(fā)文通知。制度修改完成后，舊版本相應(yīng)被廢止銷(xiāo)毀，同時(shí)在系統(tǒng)中被覆蓋。（四）由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的二、三級(jí)制度文件，需完成文件編碼及登記，更新本部門(mén)的文件管理清單，由部門(mén)自行存檔，電子檔需在部門(mén)共享。第十一條制度發(fā)布所有需經(jīng)公司審批的一級(jí)制度須OA流程進(jìn)行審批，由綜合管理部統(tǒng)一審核格式、校對(duì)，并經(jīng)公司執(zhí)委會(huì)審批后，由綜合管理部統(tǒng)一進(jìn)行發(fā)文，未經(jīng)發(fā)布的規(guī)章制度不具有效力。公司一級(jí)制度的發(fā)文范圍原則上為全員發(fā)布，發(fā)文內(nèi)容包括：發(fā)文通知、制度文件及所有相關(guān)附件表單。如各部門(mén)對(duì)發(fā)文范圍或發(fā)文附件有特殊要求的，應(yīng)在提起制度審核流程時(shí)進(jìn)行說(shuō)明。第十二條制度評(píng)估制度評(píng)估：各部門(mén)每年定期對(duì)各自制度管理及執(zhí)行情況進(jìn)行檢查與評(píng)估，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成制度的整改。制度自查：各制度責(zé)任部門(mén)根據(jù)制度執(zhí)行情況，進(jìn)行制度執(zhí)行意見(jiàn)收集、匯總，原則上新發(fā)布的制度三個(gè)月之后可由制度責(zé)任部門(mén)根據(jù)需要通過(guò)《管理提示》的形式進(jìn)行修訂。第十三條培訓(xùn)宣貫制度發(fā)文后，公司各部門(mén)應(yīng)自行組織進(jìn)行學(xué)習(xí)，及時(shí)了解公司的最新管理要求。制度責(zé)任部門(mén)主導(dǎo)，綜合管理部人力及行政協(xié)同對(duì)重點(diǎn)制度在發(fā)文后半個(gè)月內(nèi)進(jìn)行宣傳、培訓(xùn)。擬定的宣傳、培訓(xùn)課件、材料需報(bào)綜合管理部備案。第十四條評(píng)審流程（一）公司各部門(mén)根據(jù)工作實(shí)際需要起草制度初稿，一級(jí)制度由部門(mén)負(fù)責(zé)人初審，二、三級(jí)制度由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。（二）制度涉及兩個(gè)以上部門(mén)的，起草部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)評(píng)審或會(huì)簽，以征求相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)，并由起草部門(mén)進(jìn)行進(jìn)一步修訂；（三）經(jīng)評(píng)審或會(huì)簽完成后，起草部門(mén)可將制度提交綜合管理部進(jìn)行格式、規(guī)范性審核；隨后由起草部門(mén)提交OA發(fā)文流程進(jìn)行審批；（四）公司一級(jí)制度經(jīng)執(zhí)委會(huì)審批完成后，由綜合管理部在公司范圍內(nèi)進(jìn)行發(fā)布實(shí)施。第十五條制度廢止公司一級(jí)制度的廢止應(yīng)由該項(xiàng)制度的責(zé)任部門(mén)于OA系統(tǒng)發(fā)起“廢止制度申請(qǐng)流程”，最終經(jīng)執(zhí)委會(huì)審批同意后，將相關(guān)制度停止實(shí)施。需公司審批的制度，廢止