《計算機應用基礎2》課件第06章

6.1公文的制作6.2請柬的制作6.3郵政編碼查詢表的制作6.4成批打印信件或發(fā)送電子郵件6.5員工情況信息表的制作6.6萬年歷的制作第6章辦公管理應用案例分析6.1公?文?的?制?作

1．目的與要求

通過對公文案例制作過程的學習，掌握同類文檔的制作。

2．案例分析與實現(xiàn)方法

在企事業(yè)單位工作的文秘職員，辦公時可能會經(jīng)常遇到處理公文之類的工作，這些文檔往往有嚴格的格式要求，有時可能會感到比較棘手。本節(jié)以一個年終總結報告的編排方法與步驟為例，來闡述公文的制作。

1)完成《2006年度工作總結》的初稿、審稿、定稿

初稿由文秘來完成，審稿、定稿則由上級領導決定，由于這些均不在本書介紹之列，故省略。

2)合理設置頁面、字體、字號

由于公文格式的特殊性，對紙型、頁邊距、文檔網(wǎng)格以及標題、正文字體、字號等均有明確的規(guī)定，因此設置也帶有一定的特殊性。打開Word文檔(《2006年度工作總結》定稿)，首先選中文字，單擊“格式”工具欄中的“字體”，打開“字體”對話框，在“字體”、“字號”下拉框中，分別對標題和正文字體進行設置，通常標題設置為黑體、小二號，正文設置為仿宋體、三號。在“文件”菜單中選擇“頁面設置”選項，打開如圖6.1所示的“頁面設置”對話框。

在“頁邊距”選項卡里將上、下、左、右值均設置為2.5厘米，方向設置為縱向；單擊打開“紙張”選項卡，將紙型設置為16開(通常國際標準格式為A4紙，因在多數(shù)單位里仍舊使用16開紙型，故此文以16開紙型為例設置頁面)；最后，進入“文檔網(wǎng)格”選項卡，將每頁行數(shù)設置為23行，點擊“確定”按鈕，完成第一步字體、字號以及頁面的設置。

提示：如果經(jīng)常從事公文制作，可將設置好的頁面值保存為默認值。同樣，也可將字體、字號設為默認值，在“格式”菜單中的選擇“字體”選項，打開如圖6.2所示的“字體”對話框，將中文字體設置為“仿宋GB2312”，字形設置為“常規(guī)”，字號設置為“三號”，單擊對話框左下方的“默認”按鈕，單擊“確定”按鈕即可。這樣在以后編輯、制作公文時就不用重復進行字體、字號、頁面的設置了。圖6.1設定頁邊距圖6.2將常用的字體、字號設為默認值

3)利用“邊框和底紋”命令制作發(fā)文紅線

公文通常分為上行文、下行文和平行文，簡單地說上行文即請示、報告等文種，下行文即通知、指示等文種，平行文即函等文種，當然，上、下、平行文的格式也有所不同。這里我們以上行文為例進行介紹，在上行文公文格式中總少不了發(fā)文紅線，制作發(fā)文紅線的方法如下：

(1)在“格式”菜單中選擇“邊框和底紋”選項，打開如圖6.3所示的“邊框和底紋”對話框的“邊框”選項卡，分別對線型、粗細、顏色、外部框線進行設置。圖6.3“邊框和底紋”對話框

(2)單擊“橫線”按鈕，打開如圖6.4所示的“橫線”對話框，選擇第一種線型，單擊“確定”返回，在右鍵單擊所畫橫線彈出的如圖6.5所示的快捷菜單中，選擇“設置橫線格式”選項，在打開如圖6.6所示的“設置橫線格式”對話框的“高度”欄，將線型高度設為“1.5磅”；在“顏色”欄中選中“使用純色(無底紋)”復選框，打開右側顏色設置框的顏色面板，從中選擇“紅色”，效果如圖6.7所示。圖6.4“橫線”對話框圖6.5快捷菜單圖6.6“設置橫線格式”對話框圖6.7發(fā)文紅線

提示：由于每次輸入六角括號都必須進入“符號”對話框中查找，相對麻煩，因此，為了加快行文速度，可將公文編號中的六角括號“〔〕”設置成快捷方式。具體辦法是：在“插入”菜單中選擇“符號”選項，打開如圖6.8所示的“符號”對話框，找到并選中六角括號的左半邊“﹝”，點擊“快捷鍵”按鈕。

打開如圖6.9所示的“自定義鍵盤”對話框，將其快捷鍵設置為“Ctrl+1”，單擊“指定”按鈕，完成快捷鍵設置。圖6.8“符號”對話框圖6.9“自定義鍵盤”對話框依照此方法把六角括號的右半邊“﹞”設置快捷鍵為“Ctrl+2”，這樣以后每次處理公文時就不用進入“符號”對話框進行查找了，只用按“Ctrl+1”、“Ctrl+2”即可完成六角括號的輸入(注：也可設置為你所熟悉的快捷鍵，更容易操作)。

4)利用“雙行合一”命令制作公文落款中的單位名稱

一般來說，單位發(fā)公文通常都會用正規(guī)的行文格式，而在正規(guī)的行文格式中總少不了單位落款一項。利用Word里的“雙行合一”命令制作公文落款可謂方便、快捷，在工作中可以有效提高處理速度，大大節(jié)省時間。在“格式”菜單中選擇“中文版式”菜單項中的“雙行合一”選項，打開如圖6.10“雙行合一”對話框。輸入單位名稱(如：陜西省西安市網(wǎng)絡技術研究所)，先輸入需要合為一行的文字(陜西省西安市)，合理調整字符間距，查看預覽效果，滿意后點擊“確定”。而后輸入剩下的文字(網(wǎng)絡技術研究所)，完成后可利用“Ctrl+[”和“Ctrl+]”快捷鍵合理調整兩部分文字的字號大小，就會打開如圖6.11所示的滿意的公文落款。圖6.10“雙行合一”對話框圖6.11應用“雙行合一”功能制作的效果

提示：在文檔編輯中，常常會用到一些符號，而鍵盤上并沒有這些符號的按鍵，如：公文落款日期中用的標準零(○)等等。調出“符號欄”，可以加快落款中日期的處理速度。方法是：在“視圖”菜單中選擇“工具欄”菜單項中的“符號欄”選項，在Word文檔的下面就會出現(xiàn)如圖6.12所示的“符號”工具欄，在“符號欄”里面有很多常用的符號，最主要是方便落款中日期“○”的輸入(注：落款日期中有一處“○”不同于阿拉伯數(shù)字中的“0”以及英文字母中的大、小寫“O、o”，應注意區(qū)分)。圖6.12“常用符號”欄

5)利用“小技巧”制作公文

我們知道，作為正規(guī)的公文，其落款通常包括發(fā)文單位、成文日期、主題詞、報送單位、抄送單位、印制份數(shù)和發(fā)文日期等幾部分組成，而主題詞、報送單位、抄送單位、印制份數(shù)又分別由兩條橫線分割開來，如圖6.13所示。圖6.13落款中的橫線制作如果用下劃線或畫筆來制作，效果會不佳，最主要的是不符合標準。我們完全可以利用上述畫發(fā)文紅線的方法，也可利用Word中的特殊功能來實現(xiàn)。制作粗橫線的方法是：在英文輸入狀態(tài)下，按住Shift鍵不放，按“－”號(減號要連續(xù)輸入直到合適為止)，然后按回車鍵，這樣，一條粗橫線就自動生成了。同樣，細橫線的制作方法是：先把輸入法狀態(tài)由英文切換成中文，按“－”號(減號要連續(xù)輸入直到合適為止)，然后按回車鍵，一條細橫線就會自動生成。

6)給公文添加頁碼

經(jīng)過上面數(shù)步之后，一份正規(guī)的公文就基本“出爐”了，在完成之前別忘了給公文加上頁碼，在“插入”菜單中選擇“頁碼”選項，打開如圖6.14所示的“頁碼”對話框，選擇頁碼添加的位置為“頁面底端(頁腳)”，對齊方式選“居中”，并勾去“首頁顯示頁碼”復選框(公文格式規(guī)定首頁不顯示頁碼)，單擊“確定”即可得到如圖6.15所示的效果公文。圖6.14“頁碼”對話框圖6.15公文完成后的最終效果

6.2請?柬?的?制?作

1．目的與要求

通過該案例的制作過程的學習，掌握Word軟件的文字、圖形、藝術字等編輯技術。

2．案例分析與實現(xiàn)方法

從事文秘工作時，經(jīng)常需要編輯和打印請柬、宣傳稿、賀卡等文檔。這些文檔往往需要具有優(yōu)美的外觀，本節(jié)將綜合利用辦公軟件技術制作如圖6.16所示的請柬。圖6.16請柬樣張

1)頁面設置

一般的請柬往往不使用普通大小的紙張(如：A4或B5紙)。下面我們首先定義請柬所使用的紙張。在“文件”菜單中選擇“頁面設置”選項，打開如圖6.17所示的“頁面設置”對話框，在“頁邊距”選項卡的“方向”欄中，單擊“橫向”單選框，將紙張方向定義為橫向；單擊打開如圖6.18所示的“紙張”選項卡，單擊“紙張大小”下拉列表，從中選擇“自定義大小”選項，在“寬度”和“高度”文本框中輸入請柬的寬度和高度數(shù)值，例如寬度為26?cm，高度為20?cm，如圖6.18所示，對話框右面的預覽區(qū)中給出了紙張的大概形狀，單擊“確定”按鈕。為保證Word處于頁面視圖中，在“常用”工具欄的“顯示比例”下拉列表里選擇“整頁”，我們就在工作區(qū)看到請柬頁面的全部了。圖6.17“頁面設置”對話框圖6.18“紙張”選項卡

2)邊框的使用

在一張白紙上寫請柬的內(nèi)容過于平白，可以修飾一下紙張。在“格式”菜單中選擇“邊框和底紋”選項，打開如圖6.19所示的“邊框和底紋”對話框，在“頁面邊框”選項卡的設置區(qū)域中選擇“方框”選項，在“藝術型”下拉列表中選擇邊框圖案，單擊“確定”按鈕，如圖6.19所示的預覽區(qū)文檔的頁面就多了一個邊框。為了實現(xiàn)請柬的折疊我們把頁面分為兩欄，以使請柬的文字分為左右兩個部分。在“格式”菜單中選擇“分欄”選項，打開如圖6.20所示的“分欄”對話框，在“欄數(shù)”文本框中輸入2或者在“預設”區(qū)域單擊“兩欄”選項，單擊“確定”按鈕，注意標尺的變化，現(xiàn)在標尺有了兩段白色的部分，說明頁面已經(jīng)分成了左右兩欄了。圖6.19“邊框和底紋”對話框圖6.20“分欄”對話框

3)插入圖形

為了使頁面更加豐富多彩，插入圖形是必不可少的，我們可以插入一個自己編輯的圖形文件，也可以插入Office自帶的剪貼畫，還可以使用自選圖形。

在“視圖”菜單的“工具欄”菜單項中選擇“繪圖”選項，在Word窗口下面就會顯示出“繪圖”工具欄。單擊“”矩形按鈕，在頁面上拖畫出一個狹長的矩形，右鍵單擊矩形，在彈出的快捷菜單中選擇“設置自選圖形格式”選項，打開如圖6.21所示的“設置自選圖形格式”對話框，在“顏色與線條”選項卡的“填充”區(qū)域的“顏色”下拉列表中，選擇“填充效果”選項，打開如圖6.22所示的“填充效果”對話框，在“漸變”選項卡的“顏色”區(qū)中，選擇“單色”單選按鈕，在“顏色”下拉列表中選擇“綠色”。圖6.21“設置自選圖形格式”對話框圖6.22“填充效果”對話框在“底紋樣式”區(qū)域單擊“垂直”，在“變形”框中選擇第二排第一個效果，單擊“確定”按鈕；在圖6.21所示的“設置自選圖形格式”對話框中選擇“線條顏色”為深灰色；單擊“線形”下拉列表，選擇最細的線型，單擊“大小”選項卡，將寬度設置為0.2?cm，單擊“確定”按鈕。

這就出現(xiàn)了一個有突出效果的線條，實際上它只不過是一個有突出效果填充的矩形。用鼠標把它拖動到頁面的中央，為了更細致地移動它，可按住“ctrl”鍵用上下左右鍵進行進一步的調整，直到滿意為止。好了現(xiàn)在輸入請柬的正文，設置具體的字體字號，并在右側插入圖片后效果如圖6.23所示。

4)插入藝術字

很顯然，現(xiàn)在頁面的右下腳有太多的空白，可以在這一片空間里放一些賀詞，不過不是簡單地輸入文字，而是使用藝術字體。這樣有兩個好處：一是可以設置文字的特殊效果，二是字的大小可以任意地調整。單擊“繪圖”工具欄上的“”插入藝術字按鈕，在彈出如圖6.24所示的“藝術字庫”對話框中選擇一種藝術字體式樣，單擊“確定”按鈕；輸入賀詞“節(jié)日快樂，萬事如意”，選擇合適的字體，單擊“確定”按鈕。圖6.23插入圖片后效果圖6.24“藝術字庫”的對話框現(xiàn)在藝術字已經(jīng)插入到頁面中了，不過它的位置和大小還需要進一步調整，用鼠標拖動它到合適的位置，拖動藝術字體的四周控點改變它的大小，直到合適為止，在默認情況下隨著藝術字體框的變大，字也會隨著變大，效果如圖6.25所示。圖6.25插入藝術字后的效果

5)使用背景

現(xiàn)在的頁面已經(jīng)相當緊湊了，唯一的不足就是頁面的背景不足以很好地配合文字。

在“插入”菜單的“文本框”菜單項中選擇“橫排”選項，在頁面上拖畫出整個頁面大小的一個文本框，將光標移至文本框的邊緣處，等光標變?yōu)樗膫€方向的箭頭時，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設置文本框格式”選項，打開“設置文本框格式”對話框，在“顏色與線條”選項卡的“填充”區(qū)“顏色”選項的下拉列表中選擇“填充效果”選項。打開如圖6.26所示的“填充效果”對話框，單擊“紋理”選項卡，在“紋理”區(qū)的樣板中選擇第一排第三個“羊皮紙”圖案，單擊“確定”按鈕回到“設置文本框格式”對話框，在“線條”區(qū)“顏色”選項下拉列表中選擇“無線條顏色”，取消文本框的邊框線。在“版式”選項卡的“環(huán)繞方式”區(qū)中選擇“襯于文字下方”選項，單擊“確定”按鈕即可。這樣一來，整個頁面就出現(xiàn)了一張類似羊皮紙的紋理底襯，最終效果如圖6.27所示。

說明：如果不使用文本框而直接采用“背景”填充，則背景會無法打印出來。圖6.26“填充效果”對話框圖6.27請柬內(nèi)封最終效果

6)制作封面

前面我們完成的都是請柬里面的內(nèi)容，但對于一個正規(guī)的請柬來說，還應該有一個封面，下面我們就來完成它。

用Ctrl+End鍵把光標切換到文檔的結尾處，在“插入”菜單中選擇“分隔符”選項，彈出如圖6.28所示的“分隔符”對話框；選中“分頁符”單選按鈕，單擊“確定”按鈕，插入一個新的頁面。首先插入一幅圖片作為背景，再用藝術字作為封面的標題，如圖6.29所示。

從圖6.29可以看出，背景圖片的顏色太鮮艷，頁面不大協(xié)調，所以要對它做一些調整。

單擊選中圖片，在“圖片”工具欄上連續(xù)單擊“”減小對比度按鈕，直到整個封面諧調為止。圖6.28“分隔符”對話框圖6.29封面效果

7)請柬的打印

我們編輯的兩個頁面實際上是一張紙的兩面，由于在打印完一面后要將紙翻過來打印另外一面，所以第二頁的“請柬”二字是放在右面的，這樣在紙翻過來打印封面時才可以保證方向正確。那么怎么打印呢？在“文件”菜單中選擇“打印”選項，打開如圖6.30所示的“打印”對話框，在“頁面范圍”選擇區(qū)域單擊“頁碼范圍”單選項，并在文本框中輸入打印份數(shù)，此處為“1”。圖6.30“打印”對話框單擊“屬性”按鈕，打開“打印屬性”對話框，在“基本”選項卡的“打印方向”區(qū)中選擇“橫排”單選按鈕，在“紙張”選項卡的“所有頁”區(qū)單擊“自定義”按鈕，打開“自定義紙張尺寸”對話框，在“尺寸”區(qū)將“寬度”設為“200.0”mm，高度設為“260.0”mm，單擊“保存”按鈕和“關閉”按鈕，回到“打印屬性”對話框，再單擊“確定”按鈕，回到“打印”對話框，單擊“確定”按鈕，打印第1頁。

在打印完第一頁之后要將紙翻過來，并將紙的上緣送入打印機的進紙口，同時在“頁面范圍”選擇區(qū)域單擊“頁碼范圍”單選項，在文本框中輸入2再打印第二頁，這樣，才不會把紙的方向搞反。

6.3郵政編碼查詢表的制作

1．目的與要求

通過該案例制作過程的學習，掌握利用Excel軟件的工作表編輯、函數(shù)等技術。

2．案例分析與實現(xiàn)方法

公司因業(yè)務需要，經(jīng)常要向外界發(fā)送大量信函，因此查找郵政編碼就成了一件非常頭疼的事。如果利用電腦制作一個簡單的查詢表，查詢起來就會很方便。下面就綜合利用辦公軟件技術來進行制作。

(1)啟動Excel軟件，建立“郵政編碼”工作簿。

(2)切換到Sheet2工作表中，在A列單元格中輸入“省市名稱”，在B單元格中輸入省市下屬的“區(qū)、市、縣名稱”，在C列單元格中輸入與B列相對應的“郵政編碼”，區(qū)、市、縣名稱和相應的郵政編碼可在“中國郵政電子商務網(wǎng)()”上查詢到，將其復制粘貼到Excel相應的單元格中，并將各省市的名稱復制粘貼到E列，效果如圖6.31所示。圖6.31郵政編碼表

(3)選中B1至B10單元格(即北京市所有地名所在的單元格區(qū)域)，然后將鼠標定位在左上側“名稱框”中，輸入“北京市”字樣，并按“Enter”鍵進行確認。

(4)仿照上面的操作，對其他省、市、自治區(qū)所在的單元格區(qū)域進行命名。

提示：命名的名稱與A列的省、市、自治區(qū)的名稱保持一致。

(5)選中E1至E31單元格區(qū)域，在“名稱框”中輸入“省市”，將其命名為“省市”(命名為其他名稱也可)。

(6)切換到Sheet1工作表中，輸入“選擇省市”等相關固定的字符，如圖6.32所示。圖6.32“選擇省市”工作表

(7)選中B5單元格，在“數(shù)據(jù)”菜單中選擇“有效性”選項，打開如圖6.33所示的“數(shù)據(jù)有效性”對話框，單擊“允許”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選擇“序列”項，然后在“來源”下面的方框中輸入“=省市”，單擊“確定”返回。

(8)選中C5單元格，在“數(shù)據(jù)”菜單中選擇“有效性”選項，打開如圖6.33所示的“數(shù)據(jù)有效性”對話框，單擊“允許”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選擇“序列”項，然后在“來源”下面的方框中輸入“=INDIRECT(B5)”，單擊“確定”返回。

(9)選中D5單元格，輸入公式“=IF(ISERROR(VLOOKUP(C5,SHEET2!B1:C375,2,FALSE)),",VLOOKUP(C5,

SHEET2!B1:C375,2,FALSE))”。

(10)以后需要查詢郵政編碼時，可以按以下步驟操作：

①選中B5單元格，此時在該單元格右側會出現(xiàn)一個下拉箭頭，單擊此下拉箭頭，在隨后出現(xiàn)的下拉列表中，選擇對應的名稱(如“安徽省”)；

②選中C5單元格，選擇對應的市、縣名稱，相應的郵政編碼就會立刻出現(xiàn)在D5單元格中，效果如圖6.34所示。

提示：也可以直接在C5單元格中輸入相應市縣的名稱來查詢其郵政編碼。圖6.33“數(shù)據(jù)有效性”對話框圖6.34“數(shù)據(jù)有效性”設置效果

6.4成批打印信件或發(fā)送電子郵件

1．目的與要求

通過該案例制作過程的學習，掌握利用郵件合并技術實現(xiàn)成批信件的自動打印。

2．案例分析與實現(xiàn)方法

在文秘工作中，有時候需要向許多不同的客戶發(fā)送邀請函等形式的信函，這些信函的內(nèi)容除了姓名、地址等少數(shù)項目以外，其他都完全一樣。要寄出這些成批的邀請信，有以下兩種選擇方案：一是把內(nèi)容打印出來，然后手工填寫收信人；二是在Word里制作一個內(nèi)容相同但是收信人不同的文檔，然后將每個收信人復制上去，最后再統(tǒng)一將其打印出來。但這些都不是最好的方法，Word中的郵件合并功能為這種情況提供了完美的解決方案。

本案例主要針對這種需要成批打印信件或發(fā)送電子郵件的情況，介紹Word中的郵件合并功能。郵件合并可將郵件中的某些位置用變量來表示，然后依次替換這些變量，生成大量信件。使用Word中的發(fā)送郵件功能，可以直接將邀請函發(fā)送出去，本實例效果如圖6.35所示。圖6.35邀請書實例效果

1)基礎知識

(1)郵件合并的三個元素。在任何郵件合并中，都將處理三個不同的元素：開始時使用的主文檔，為主文檔提供信息的數(shù)據(jù)源，已完成的文檔集(合并文檔)。

①主文檔：主文檔是開始文檔，其中包含了每個副本中相同的所有信息(常量)，例如套用信函的正文；它還包含每個副本中不同信息的占位符(變量)，例如在套用信函中，每個副本中的地址塊和姓名等。②數(shù)據(jù)源：數(shù)據(jù)源是一個文件，它包含了在合并文檔各個副本中不相同的數(shù)據(jù)(即變量的值)，例如要在郵件合并中使用的名稱和地址列表。該數(shù)據(jù)源可以是MicrosoftWord表格、MicrosoftExcel工作表、MicrosoftOutlook聯(lián)系人列表或MicrosoftAccess數(shù)據(jù)庫等。

③已完成的文檔集：已完成的文檔集是一系列主文檔的副本，在這些文檔中，有些文本在所有副本中都是相同的，而有些會隨著文檔的不同而發(fā)生變化。

(2)“郵件合并”功能可以創(chuàng)建的文件類型。利用“郵件合并”功能可以創(chuàng)建的文件類型有信函、電子郵件、信封、標簽和目錄，這幾種形式的文檔大同小異，分別用于下列場合：

①信函——將信函發(fā)送給一組人。

②電子郵件——將電子郵件發(fā)送給一組人。

③信封——打印成組郵件的帶地址信封。

④標簽——打印成組郵件的地址標簽。

⑤目錄——創(chuàng)建包含目錄和地址打印列表的單個文檔。

(3)郵件合并的三個過程。不管選擇什么樣的文檔類型，整個合并大致包括如下三個過程：

①創(chuàng)建郵件合并的主文檔。

②建立合并用的數(shù)據(jù)文檔。

③通過郵件合并將建立的數(shù)據(jù)文檔合并進入主文檔。

2)邀請函的制作

本案例中以向公司合作伙伴們發(fā)出一封會議邀請函為例，介紹郵件合并功能的一般使用方法。

創(chuàng)建主文檔——會議邀請函。首先制作信函的主文檔——會議邀請函，具體操作步驟如下：

①在Word中新建一個“空白文檔”。

②設置紙張大小為“l(fā)etter”。③首先在文檔中鍵入邀請函的內(nèi)容，并設置標題字體為“宋體”、“二號”，字間距為“10磅”，段間距為“2行”；正文字體為“宋體”，“小四”，“1.5倍”行距。

④在正文落款前插入如圖6.36所示的圖片，設置為浮于文字上方。

⑤在頁眉輸入文字“新世紀網(wǎng)絡科技有限責任公司”，設置為“宋體”、“小二”、“紅色”、“加粗”，右對齊。

⑥在頁眉插入如圖6.37所示的圖片，大小縮放48%，浮于文字上方，置于頁眉左邊。圖6.36正文圖片圖6.37頁眉圖片⑦在頁腳依次輸入公司的地址、郵編、電話等內(nèi)容，并設置“宋體”、“11磅”、“加粗”、“紅色”。

⑧通過設置邊框和底紋，在頁腳文字上添加一條橫線。

⑨以文件名“會議邀請函”保存。

提示：在編輯頁眉后，頁眉區(qū)下會自動出現(xiàn)一條橫線，按刪除、退格鍵都無法去掉它，此時，我們可以通過取消頁眉的段落邊框來實現(xiàn)橫線刪除。

3)準備數(shù)據(jù)源文件

創(chuàng)建通訊錄，文件類型可以是Excel工作簿、Word文檔，也可以是Access數(shù)據(jù)庫，該通訊錄包含有如下記錄：

4)郵件合并

(1)打開主文檔，在“工具”菜單的“信函與郵件”菜單項中選擇“郵件合并”選項，打開如圖6.38所示的“郵件合并”任務窗格。

圖6.38“郵件合并”窗格

(2)在“選擇文檔類型”選項區(qū)中選擇“信函”單選項，然后在窗格的底部單擊“下一步：正在啟動文檔”進入向導的下一步。

(3)在圖6.39所示的任務窗格的“選擇開始文檔”選擇區(qū)中選擇“使用當前文檔”選項，然后單擊“下一步：選取收件人”，進入向導的下一步。圖6.39“選擇開始文檔”窗格

(4)在圖6.40所示的任務窗格的“選擇收件人”選擇區(qū)中，首先選擇要合并的數(shù)據(jù)源文件，這里我們選擇“使用現(xiàn)有列表”，然后單擊“瀏覽”按鈕，在選取數(shù)據(jù)源對話框中選擇并打開要合并的數(shù)據(jù)源文件(也就是前面我們創(chuàng)建的通訊錄文件)。

圖6.40“選擇收件人”窗格

提示：除了可以選擇事先創(chuàng)建好的數(shù)據(jù)源文件外，我們還可以選擇Outlook的聯(lián)系人通訊錄或者根據(jù)向導創(chuàng)建新的列表。

(5)選擇了源文件后，Word自動進入如圖6.41所示的選擇“郵件合并收件人”對話框，選擇在本次郵件合并中要使用到的具體收件人，在對應選項前的復選框中單擊即可選中或取消選中，然后單擊“確定”按鈕。圖6.41“郵件合并收件人”對話框此時在“郵件合并”任務窗格中顯示出當前的收件人地址列表的來源，單擊“下一步：撰寫信函”，進入下一步驟。

(6)在如圖6.42所示的主文檔中將光標移動到姓名所在位置，然后在任務窗格中單擊“其他項目”選項，打開“插入合并域”對話框，在“域”選擇區(qū)的列表中選擇“姓名”項目插入文檔中，完成后關閉“插入合并域”對話框，并在“郵件合并”任務窗格中單擊“下一步：預覽信函”，進入下一步驟。圖6.42“插入合并域”對話框

提示：在主文檔中，凡帶有書名號“《》”的內(nèi)容，為插入的合并域(變量)，其余內(nèi)容為固定的文本(常量)，可以像編輯普通文本一樣設置格式和版面以及插入圖片。

(7)在如圖6.43所示的“郵件合并”任務窗格中單擊“收件人”左右兩個方向的按鈕，可以預覽所生成的多封信函，同時也可以單擊“編輯收件人列表”來重新編輯收件人名單，預覽無誤后，單擊“下一步：完成合并”生成合并文檔。Word會按照預覽的效果為每一個收件人生成一份文檔，按收件人的順序放在文檔中。圖6.43“預覽信函”窗格

(8)在如圖6.44所示的“完成合并”任務窗格中選擇“編輯個人信函”選項，打開如圖6.45所示的“合并到新文檔”對話框，選擇要合并記錄的范圍。

如果僅需要編輯當前記錄，則單擊“合并到新文檔”對話框中的“當前記錄”按鈕，如果僅需要編輯連續(xù)的幾條記錄，則在“合并到新文檔”對話框中輸入起始記錄號和終止記錄號。圖6.44“完成合并”任務窗格圖6.45“合并到新文檔”對話框

(9)選擇好要加入合并文檔的記錄，單擊“確定”按鈕，Word將建立一個新的文檔，其中包含了所選定的多封信函。這是一個完全獨立的Word文檔，用戶可以為每封信函根據(jù)需要做一些其他的改動，也可以保存起來，同時要注意保存主文檔。

提示：綜上所述，在郵件合并步驟中，有很多分支選項，在本例中所做的選擇只是許多可選項中的一種。讀者可以嘗試在郵件合并向導的幫助下，選取其他類型的選項，觀察所生成的文檔效果。

5)打印信函

如果要將郵件合并完成的信函合并到打印機，可以將信函直接輸出到打印機，其操作步驟如下：

(1)在“郵件合并”任務窗格的步驟(8)(“完成合并”)中，單擊“打印”。

(2)在“合并到打印機”對話框中，設置要打印的范圍，再單擊“確定”按鈕。

6)通過電子郵件發(fā)送邀請函

將邀請函進行了郵件合并后，還可以通過電子郵件發(fā)送出去，具體操作步驟如下：

(1)在“工具”菜單的“信函與郵件”菜單項中選擇“顯示郵件合并工具欄”選項，打開如圖6.46所示的“郵件合并”工具欄。圖6.46“郵件合并”工具欄

(2)單擊“郵件合并”工具欄上的“”合并到電子郵件按鈕，打開如圖6.47所示的“合并到電子郵件”對話框。

(3)在“郵件選項”區(qū)域中的“收件人”下拉列表中選擇“聯(lián)絡郵件”；在“主題行”文本框中輸入電子郵件的主題，如“會議邀請函”；在“郵件格式”下拉列表中選擇“HTML”；在“發(fā)送記錄”選項區(qū)中指定電子郵件的范圍，這里選擇“全部”。圖6.47“合并到電子郵件”對話框

(4)單擊“確定”按鈕即可向電子郵件中合并數(shù)據(jù)源，此時在頁面底部信息欄中將顯示合并的條目數(shù)，如圖6.48所示。

(5)當系統(tǒng)完成郵件合并工作后，會彈出郵件編輯窗口，此時單擊工具欄上的“發(fā)送”按鈕即可完成選定范圍內(nèi)收件人電子郵件的發(fā)送。圖6.48“合并記錄”提示條

7)制作統(tǒng)一信封

制作好給客戶的信函后，還需要打印信封。這項工作可以使用郵件合并中專門的信封制作向導來完成，具體操作步驟如下：

(1)在“工具”菜單的“信函與郵件”菜單項中選擇“中文信封向導”選項，打開如圖6.49所示的“信封制作向導”開始對話框。

(2)單擊對話框中的“下一步”按鈕，進入如圖6.50所示的“信封制作向導”樣式對話框。圖6.49“信封制作向導”開始對話框圖6.50“信封制作向導”樣式對話框

(3)在對話框中的“信封樣式”欄的下拉列表中選擇一種信封樣式。

(4)單擊對話框中的“下一步”按鈕，打開如圖6.51所示的“信封制作向導”生成選項對話框。

(5)選擇對話框中的“以此信封為模板，生成多個信封”單選按鈕，在使用預定義的地址簿下拉列表中選擇“MicrosoftWord”，再選擇“打印郵政編碼邊框”復選框。

(6)單擊對話框中的“下一步”按鈕，打開如圖6.52所示的“信封制作向導”完成對話框，單擊對話框中的“完成”按鈕，系統(tǒng)自動生成信封模板。圖6.51“信封制作向導”生成選項對話框圖6.52“信封制作向導”完成對話框

(7)根據(jù)需要對信封進行一定的修改。將“收信人地址二”、“發(fā)信人姓名”和“發(fā)信人職務”刪除，然后把“發(fā)信人地址”和“發(fā)信人郵編”放在同一個文本框內(nèi)。

(8)將收信人信息文本框中的字體設置為“宋體”、“小三”、“加粗”顯示；將發(fā)信人文本框中的字體設置為“宋體”、“小四”顯示。

(9)將發(fā)信人的地址和郵編占位符刪除，輸入發(fā)信人的地址“西安市未央大學園區(qū)陜西科技大學內(nèi)”和郵編“710021”。修改后的信封效果如圖6.53所示。圖6.53修改后的信封效果

(10)單擊“郵件合并”工具欄中的“”打開數(shù)據(jù)源按鈕，打開如圖6.54所示的“選取數(shù)據(jù)源”對話框。

(11)在對話框中選擇Word地址簿文件(即前面我們創(chuàng)建的通訊錄文件)，單擊對話框中的“打開”按鈕，返回到Word。圖6.54“選取數(shù)據(jù)源”對話框

(12)單擊“郵件合并”工具欄中的“”收件人按鈕，打開如圖6.55所示的“郵件合并收件人”對話框，在此顯示的就是剛才選擇的數(shù)據(jù)源列表，這里列出了郵件合并的數(shù)據(jù)源中的所有數(shù)據(jù)，可以通過該對話框對數(shù)據(jù)進行修改、排序和刪除等操作，還可以在左邊的復選框中去掉對勾以排除不需要打印的地址列表，然后單擊“確定”按鈕返回到信封編輯頁面。圖6.55“郵件合并收件人”對話框

(13)將“收件人地址一”占位符選中，單擊“郵件合并”工具欄上的“”插入域按鈕，打開如圖6.56所示的“插入合并域”對話框。

(14)在“域”列表中選擇“聯(lián)絡地址”，然后單擊“插入”按鈕即可將地址域插入替換到文檔中。

使用同樣的方法，將信封上的其他信息都插入到相應的數(shù)據(jù)域，最后完成的信封如圖6.57所示。圖6.56“插入合并域”對話框圖6.57插入相應數(shù)據(jù)域的信封效果

(15)單擊如圖6.46所示的“郵件合并”工具欄中的“”合并到新文檔按鈕，打開如圖6.47所示的“合并到電子郵件”對話框，單擊“確定”按鈕，結果即完成信封制作，如圖6.58所示。

至此，統(tǒng)一格式的信封就制作完成了，用戶可以直接打印信封或保存信封信息。圖6.58信封的最終效果

8)實例總結

郵件合并應用的場合主要是當要處理一批信函時，信函中有相同的公共部分，但是又有變化的部分。在日常工作中，郵件合并除了可以批量處理信函、信封等與郵件有關的文檔外，還可以輕松地批量制作標簽、工資條、學生成績通知單、商品報價單等等。

郵件合并功能實際上就是在普通的Word文檔中增加了一些域，域中的內(nèi)容相當于程序設計中的變量，這些變量在后續(xù)的工作過程中可以用其可能的值來代替，于是由一個模板可以自動生成許多不同的信函，利用這一特點，還可以生成許多類似的函件。有關域的更多內(nèi)容，讀者可參閱相關的書籍，本案例不再詳述。

6.5員工情況信息表的制作

1．目的與要求

通過該案例的制作過程的學習，掌握Excel工作簿的建立、打開、保存和打印，數(shù)據(jù)在工作表中的輸入以及如何格式化單元格等的使用技術與技巧。

2．案例分析與實現(xiàn)方法

員工情況信息表是公司和企業(yè)內(nèi)部經(jīng)常使用的一類電子表格，它管理著員工的各種基本信息(如員工編號、姓名、出生日期、部門、職務、聯(lián)系電話、家庭地址等)，有很強的通用性。與它相類似的表格有通訊錄、客戶名單和商品報價單等。

本案例中的員工情況信息表，不僅給管理員工的各種基本信息提供了一個良好的界面，而且通過對單元格進行修飾，使其更清淅美觀，便于查閱與打印。本案例文檔效果如圖6.59所示。圖6.59員工情況信息表工作表本身就是一個二維表格，因此使用Excel來制作表格，很適宜對數(shù)據(jù)的管理。本案例的制作展示了一個完整的電子表格的制作流程。

1)新建文檔

啟動Excel2003，Excel會默認建立一個空白的Excel工作簿，并定位在此工作簿的第一張工作表“Sheet1”中，如圖6.60所示。

圖6.60新建Excel文檔

2)輸入數(shù)據(jù)

Excel允許用戶向工作表的單元格中輸入中文、英文文本、數(shù)字、公式等數(shù)據(jù)。在工作表中輸入數(shù)據(jù)，首先用鼠標單擊單元格，然后直接用鍵盤輸入內(nèi)容或在編輯欄中輸入。

(1)選定單元格A1，然后輸入表頭標題“員工情況信息表”。依次在A3至I3單元格中輸入列標題“編號”、“姓名”、“性別”、“出生日期”、“部門”、“職務”、“聯(lián)系電話”、“家庭地址”、“Email”，如圖6.61所示。圖6.61輸入表頭和列標題

(2)選定單元格A4，然后輸入第一個員工編號“‘0001”。

在單元格中輸入數(shù)字型文本，如輸入編號“0001”時，可先輸入英文單引號“’”，再輸入數(shù)字“0001”，這樣系統(tǒng)默認“‘”后輸入的數(shù)字是文本形式；否則如果僅輸入“0001”，系統(tǒng)將默認為數(shù)字形式1。

(3)使用自動填充快速輸入其他員工編號。選定已輸入編號“’0001”的單元格A4，將鼠標指向單元格右下角的小黑方塊(填充柄)，在指針變?yōu)椤啊焙谑謺r，用鼠標拖動填充柄至單元格A8，然后釋放鼠標按鍵，則鼠標經(jīng)過的單元格A5至A8將自動填充序列“0002”～“0005”，如圖6.62所示。

(4)依次輸入具體的員工信息。如圖6.63所示。圖6.62使用自動填充功能輸入數(shù)據(jù)圖6.63輸入具體的員工信息

3)格式設置

工作表數(shù)據(jù)內(nèi)容錄入完后，還要對工作表進行必要的修飾美化，即格式化工作表?；镜母袷皆O置包括字體格式、對齊方式、數(shù)據(jù)格式、行高列寬、單元格邊框和底紋等。

(1)設置單元格字體：

①選定單元格A1，在“格式”菜單中選擇“單元格”選項。

②打開如圖6.64所示的“單元格格式”對話框，選擇“字體”選項卡，設置“字體”為“黑體”，“字形”為“加粗”，“字號”為“18”號。

③單擊“確定”按鈕，返回工作表。

④用鼠標單擊單元格A3，拖動鼠標到I3單元格，以選定全部列標題(即單元格區(qū)域A3:I3)，設置“字形”為“加粗”。

(2)設置單元格對齊方式：

①用鼠標單擊單元格A3，再按住Shift鍵，用鼠標單擊單元格I8，選定所有員工記錄(即單元格區(qū)域A3:I8)，然后在“格式”菜單中選擇“單元格”選項。

②打開如圖6.64所示的“單元格格式”對話框，在如圖6.65所示“對齊”選項卡的“文本對齊方式”區(qū)，從“水平對齊”下拉列表中選擇“居中”，從“垂直對齊”下拉列表中選擇“居中”。圖6.64設置單元格字體圖6.65設置單元格對齊方式③單擊“確定”按鈕，返回工作表。

④選定單元格區(qū)域A1:I2，然后在“文本對齊方式”區(qū)中設置對齊方式：水平和垂直都為“居中”，同時在文本控制選項中勾選“合并單元格”，則原單元格區(qū)域A1:I2合并成一個單元格A1，實現(xiàn)表頭標題跨列居中，如圖6.66所示。

提示：當要合并的單元格區(qū)域中有多個單元格包含有數(shù)據(jù)時，會彈出如圖6.67所示的提示窗，詢問是否要合并，如合并則只保留單元格區(qū)域中最左上角的數(shù)據(jù)。圖6.66標題設置跨列居中圖6.67合并提示窗

(3)設置數(shù)字格式：

單元格中的數(shù)據(jù)默認是常規(guī)格式，即工作表中的出生日期是“1968-12-28”的格式，這不符合我們中文的習慣，可通過設置數(shù)字格式來改變單元格中數(shù)據(jù)的顯示格式。

①選定單元格區(qū)域D4:D8，然后在“格式”菜單中選中“單元格”選項。

②打開如圖6.68所示的“單元格格式”對話框，選擇“數(shù)字”選項卡，在“分類”列表中選擇“日期”，在“區(qū)域設置(國家/地區(qū))”下拉列表中選擇“中文(中國)”，在“類型”列表中選擇“2001年3月14日”。圖6.68設置數(shù)字格式③單擊“確定”按鈕，返回工作表，則出生日期以“1968年12月28日”的格式顯示。

提示：單元格中的數(shù)字格式?jīng)Q定了工作表中數(shù)字的顯示方式，表6.1列出了Excel2003中的數(shù)據(jù)類型。表6.1Excel2003中的數(shù)據(jù)類型

(4)調整行高列寬：

在工作表中，列寬的默認值為6.38，用戶可以根據(jù)實際需要設置每列的寬度。

①把光標放置在A列列標上，光標變?yōu)椤啊?，然后拖動鼠標到G列列標上，釋放鼠標左鍵，此時即選定了A至G列。

②將光標置于選定列的任一列標右邊界，光標變?yōu)椤啊?，然后雙擊鼠標左鍵，將自動設置所選列的寬度為最適合的寬度(即每列中最寬項的寬度)，如圖6.69所示。圖6.69最適合的列寬③此時整個表格的寬度過寬，可以考慮減少某些列的寬度。這里通過手工調整減少“家庭地址”列的寬度，把光標置于H列列標右邊界，光標變?yōu)椤啊?，按住鼠標左鍵，在光標旁將顯示當前列的寬度值，然后拖動鼠標到適合的寬度(21.25)，釋放鼠標左鍵，就可以手動改變列的寬度了。

提示：還可以在“格式”菜單的“列”菜單項中選擇“列寬”選項，來精確設置選定列的寬度值。而對于工作表的行來說，行高是根據(jù)輸入字體的大小來自動調整高度的，用戶同樣可以根據(jù)實際情況，使用類似的方法來設置行的高度。④手動減少H列列寬后，會發(fā)現(xiàn)由于單元格寬度不夠，有些單元格里的內(nèi)容不能完全顯示出來，這時可通過設置單元格內(nèi)文字“自動換行”使得數(shù)據(jù)能完全顯示。首先選定H列，然后在“格式”菜單中選擇“單元格”選項，或在右鍵單擊彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格格式”選項，打開“單元格格式”對話框，在“對齊”選項卡中的“文本控制”區(qū)選中“自動換行”選項，最后單擊“確定”返回工作表，此時H列中不能完全顯示的內(nèi)容將會自動換行顯示出來，如圖6.70所示。圖6.70自動換行效果

(5)為單元格設置底紋：

為了使員工記錄顯示更清楚明了，增強工作表的視覺效果，可以為單元格添加底紋圖案，具體的操作步驟如下：

①選定列標題，在“格式”菜單中選擇“單元格”選項。

②打開如圖6.71所示的“單元格格式”對話框，在“圖案”選項卡的“顏色”選項中選擇“天藍色”，然后從“圖案”下拉列表中選擇“6.25%灰色”圖案。圖6.71設置單元格圖案③單擊“確定”按鈕，返回工作表，則看到設置區(qū)域已經(jīng)添加上了底紋。

④選定第一條員工記錄(單元格區(qū)域A4:I4)，設置圖案“顏色”為“淺青綠”。

⑤選定第二條員工記錄(單元格區(qū)域A5:I5)，設置圖案“顏色”為“淺綠”。

⑥選定第一、二條員工記錄(單元格區(qū)域A4:I5)，使用自動填充，拖動填充柄至最后一條員工記錄，釋放鼠標按鍵，此時填充柄經(jīng)過的區(qū)域全部被填充成第一、二條記錄(說明這是一個連帶格式的復制粘貼過程)，效果如圖6.72所示。圖6.72使用自動填充復制底紋格式⑦單擊填充柄右下角出現(xiàn)的“”復制粘貼智能按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“僅填充格式”，此時填充柄經(jīng)過的區(qū)域又還原為原來的記錄內(nèi)容，只是保留了已設置的格式，效果如圖6.73所示。如此表格實現(xiàn)了隔行添加相同顏色的底紋，使員工記錄明顯區(qū)分開。

提示：自動填充功能不但能以序列方式填充，還能以復制粘貼的方式填充，甚至可以僅僅復制粘貼格式。圖6.73添加底紋后效果

(6)為單元格設置邊框：

Excel工作表中默認的網(wǎng)格線并不是真正意義的表格線，僅是編輯時的參考依據(jù)，在預覽及打印時均不能顯示出來。如果希望有表格線，就要為表格設置邊框，具體操作步驟如下：

①選定所有的員工記錄(單元格區(qū)域A3:I8)，在“格式”菜單欄中選擇“單元格”選項。

②打開如圖6.74所示的“單元格格式”對話框，選擇“邊框”選項卡。

③在“線條”區(qū)“樣式”列表中，選擇倒數(shù)第三行第二列的“線條”樣式，從“顏色”下拉列表中選擇線條顏色“自動”，然后單擊“預置”區(qū)的“”外邊框按鈕，為整個表格添加外部邊框，從預覽草圖上可以查看設置效果。圖6.74設置邊框④在“線條”區(qū)“樣式”列表框中，選擇第一列倒數(shù)第一行的“線條”樣式，然后單擊“預置”區(qū)的“”內(nèi)部按鈕，為表格添加內(nèi)部邊框。

⑤設置完畢后單擊“確定”按鈕，返回工作表，此時整個表格已添加上一外粗內(nèi)細的邊框。⑥選定表頭標題(單元格A1)，在如圖6.74所示的“單元格格式”對話框的“邊框”選項卡中，選擇倒數(shù)第一行第二列的“線條”樣式，單擊“邊框”區(qū)的“”下邊框按鈕，為表頭標題添加雙下邊框，如圖6.75所示。單擊“確定”按鈕，返回工作表，此時出現(xiàn)一雙劃線分隔開表頭標題與表格數(shù)據(jù)主體。

提示：若要刪除所有邊框，請單擊“預置”區(qū)下面的“”無邊框按鈕，就可以刪除所選定區(qū)域的邊框線。圖6.75設置下邊框

4)命名工作表

在Excel工作簿中，工作表默認的名稱是“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”等，在工作表中輸入了數(shù)據(jù)以后，就應該給工作表重新命名一個相應的名稱，以方便標別。在這里，把“Sheet1”工作表命名為“員工情況信息表”，具體操作步驟如下。

(1)在Excel窗口下面的工作表標簽區(qū)中，單擊選中要重命名的工作表標簽。

(2)在“格式”菜單的“工作表”菜單項中選擇“重命名”選項，此時當前工作表標簽被反相選中，如圖6.76所示。圖6.76工作表標簽

(3)在工作表標簽中直接鍵入新名稱覆蓋當前名稱，回車確認，就可以重命名工作表了。這里輸入“員工情況信息表”，如圖6.77所示。

圖6.77重命名工作表

5)刪除多余的工作表

在一個新建的Excel工作簿中，默認有三個工作表，我們可以根據(jù)需要來添加、刪除工作表。刪除多余的工作表具體操作步驟如下：

(1)在Excel窗口下面的工作表標簽區(qū)中，單擊選中要刪除的工作表標簽，按住Ctrl鍵單擊可選中多個工作表標簽，這里選中工作表“Sheet2”和“Sheet3”。

(2)在“編輯”菜單中選擇“刪除工作表”選項，此時當前被選中的工作表被刪除，如圖6.78所示。圖6.78刪除工作表

6)凍結窗格

當信息表中的記錄很多時，隨著滾動條的滾動，列標題往往會被屏幕隱藏起來，這就給數(shù)據(jù)的瀏覽和輸入帶來很大的不便。通過Excel提供的“凍結窗格”，可以把工作表區(qū)域分為不同的區(qū)域(窗格)，并凍結上窗格或左窗格，使得始終要保持可見的列標題或行標題在滾動時不會移動，具體操作步驟如下：

(1)單擊選中第一條記錄的C4單元格，在“窗口”菜單中選擇“凍結窗格”選項。

(2)此時C4單元格上邊的“行”與左邊的“列”就被凍結，不管再怎樣滾動工作表，凍結的部分不會作任何的移動，如圖6.79所示。圖6.79凍結窗格

7)隱藏工作表中的網(wǎng)格線

當表格制作完成后，可以把工作表中的網(wǎng)格線隱藏起來，使得整個工作表視圖更清楚，具體操作步驟如下：

(1)在“工具”菜單中選擇“選項”選項，打開如圖6.80所示的“選項”對話框。

(2)在“視圖”選項卡的“窗口選項”區(qū)中取消“網(wǎng)格線”的勾選，單擊“確定”按鈕退回工作表。此時當前工作表(僅對當前工作表)的網(wǎng)格線就被隱藏起來了，如圖6.81所示。圖6.80“選項”對話框圖6.81取消“網(wǎng)格線”后的效果

8)打印工作表

在制作好員工情況信息表后，為方便查看和傳閱，可以將工作表打印出來，在打印前需要對工作表進行必要的頁面設置及打印設置。

(1)頁面設置。要將員工情況信息表打印到紙張上，必須首先設置紙張的頁面大小、打印邊距、頁眉/頁腳等，有時還要進行一些與工作表相關的特殊設置，比如當要在每頁頂部都打印出標題信息時，就要設置打印標題，具體操作步驟如下：①在“文件”菜單中選擇“頁面設置”選項，打開如圖6.82所示的“頁面設置”對話框。

②選擇“頁面”選項卡，在“紙張大小”下拉列表中選擇“A4”，在“方向”選項區(qū)中選擇“橫向”。

③選擇“頁邊距”選項卡，如圖6.83所示，分別調節(jié)“上”、“下”邊距為2.5，“左”、“右”邊距為1.9；在“居中方式”選項中選擇“水平”選項，則工作表在打印紙張上始終是水平居中對齊。圖6.82“頁面設置”對話框圖6.83設置“頁邊距”④選擇“頁眉/頁腳”選項卡，如圖6.84所示。首先單擊“自定義頁眉”按鈕，打開如圖6.85所示的“頁眉”對話框，在右文本框中輸入頁眉文字“陜西科技大學”并選定，然后單擊“”字體按鈕，在彈出的“字體”對話框中設置“字體”為“隸書”，“大小”為“11”，“下劃線”為“單下劃線”，單擊“確定”按鈕退出“字體”對話框，再單擊“確定”按鈕退出“頁眉”對話框，此時自定義的頁眉將出現(xiàn)在“頁眉”下拉列表中。圖6.84“頁眉/頁腳”選項卡圖6.85“自定義頁眉”⑤在“頁腳”下拉列表中選擇內(nèi)置的頁腳樣式“第1頁，共?頁”，設置的結果會在預覽框中顯示，如圖6.86所示。

在“自定義頁眉/頁腳”對話框中，通過其提供的一系列快捷工具按鈕可以對頁眉/頁腳進行快速設置，這些快捷工具按鈕的功能如表6.2(從左至右)所示。圖6.86設置頁腳表6.2快捷工具按鈕⑥當員工記錄很多需要多頁打印時，為了能在每頁上都打印有頂端標題行信息，可在如圖6.87所示的“工作表”選項卡中，單擊“頂端標題行”選項框右邊的按鈕，此時切換到工作表選擇視圖狀態(tài)，然后使用鼠標在工作表中選擇標題行，這里選擇第1至第3行，這時在浮動的“頁面設置—頂端標題行”對話框出現(xiàn)了選定的標題行區(qū)域“$1:$3”，如圖6.88所示。圖6.87“工作表”選項卡圖6.88選擇“頂端標題行”⑦單擊“”按鈕，返回“頁面設置”對話框。單擊“確定”按鈕，完成所有的頁面設置，返回工作表。

(2)打印預覽。表格的頁面設置效果如何，在工作表編輯狀態(tài)下是無法看到的，只有在“打印預覽”或打印到紙張上才能看到。通過“打印預覽”可以模擬顯示打印的效果，還可以在預覽狀態(tài)直接修改頁面設置，具體操作步驟如下：

①在“文件”菜單中選擇“打印預覽”選項，或單擊“常用”工具欄中的“”打印預覽按鈕，進入“打印預覽”窗口，打印預覽效果如圖6.89所示圖6.89打印預覽效果②預覽窗口中顯示的效果與打印出來的真實效果完全相同，還可以通過預覽窗口上方相應的快捷工具按鈕縮放預覽效果、打印及重新設置頁面參數(shù)等。

③預覽結束后單擊“關閉”按鈕退出預覽狀態(tài)，返回工作表編輯狀態(tài)。

(3)打印員工情況信息表。通過打印預覽查看沒有問題后，就可以進行打印了，具體操作步驟如下：

①在“文件”菜單中選擇“打印”選項，打開如圖6.90所示的“打印內(nèi)容”對話框。

②在“打印內(nèi)容”對話框中設置打印參數(shù)，然后單擊“確定”按鈕完成打印。圖6.90打印內(nèi)容設置

9)實例總結

本案例的制作幾乎包括了Excel2003各種最基本的操作，從工作簿的創(chuàng)建到保存，從數(shù)據(jù)的錄入到設置單元格格式，從設置行高列寬到頁面的設置及打印，都是Excel2003應用中必須要掌握的，很適合初學者的學習。

6.6萬年歷的制作

1．目的與要求

通過該案例的制作過程的學習，掌握Excel2003函數(shù)的使用方法與技巧。

2．案例分析與實現(xiàn)方法

通過本案例介紹用Excel制作萬年歷的方法。這個萬年歷可以顯示當月的月歷，還可以隨意查閱任何日期所屬的月歷，非常方便。具體制作步驟如下

(1)啟動Excel2003，新建一個工作表，取名保存為“萬年歷.xls”，并在相應的單元格中，輸入如圖6.91所示的文本。圖6.91輸入數(shù)據(jù)樣本

(2)同時選中B1、C1、D1單元格，按“格式”工具欄上的

“”合并及居中按鈕，將其合并成一個單元格，并輸入公式：“=TODAY()”。

選中B1(合并后的)單元格，在“格式”菜單中選擇“單元格”選項，打開如圖6.92所示的“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”標簽中的“分類”列表中選中“日期”選項，再在右側“類型”列表中選中“二○○一年三月十四日”選項，單擊“確定”退出，即將日期設置成了中文形式。

注意：TODAY()函數(shù)用于提取當前系統(tǒng)日期，請將系統(tǒng)日期調整準確。

(3)選中F1單元格，輸入公式：“=IF(WEEKDAY(B1,2)=7,”日“,WEEKDAY(B1,2))”；選中H1單元格，輸入公式：“=NOW()”。

選中F1單元格，打開如圖6.92所示的“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”標簽的“分類”列表中選中“特殊”選項，再在右側“類型”列表中選擇“中文小寫數(shù)字”選項，單擊“確定”退出，即將“星期數(shù)”設置成了中文小寫形式，如圖6.93所示；選中H1單元格，打開如圖6.92所示的“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”標簽中的“分類”列表中選中“時間”選項，再在右側“類型”列表中選中一款時間格式，單擊“確定”退出。效果如圖6.94所示。圖6.92“單元格格式”對話框圖6.93“中文小寫數(shù)字”設置圖6.94設置效果

注意：

①上述F1單元格的公式含義是：如果(IF)當前日期(B1)是星期“7”(WEEKDAY(B1,2)=7)，則在F1單元格中顯示“日”；否則，直接顯示出星期的數(shù)值(WEEKDAY(B1,2))。

②上述第二個函數(shù)(NOW())用于提取當前系統(tǒng)日期和時間，也請將系統(tǒng)日期和時間調整準確。

(4)在I1、I2單元格分別輸入1900、1901，然后同時選中I1、I2單元格，用“填充柄”向下拖拉至I151單元格，輸入1900～2050年份序列。

用同樣的方法，在J1至J12單元格中輸入1～12月份序列。

(5)選中D13單元格，在“數(shù)據(jù)”菜單中選擇“有效性”選項，打開如圖6.95所示的“數(shù)據(jù)有效性”對話框，按“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在“來源”下面的方框中輸入：“=$I$1:$I$151”，或拖動選擇“I1：I151”單元格區(qū)域，單擊“確定”退出。

用同樣的操作，將F13單元格數(shù)據(jù)有效性設置為“=$J$1:$J$12”序列。圖6.95所示的“數(shù)據(jù)有效性”對話框

注意：經(jīng)過這樣的設置以后，當我們選中D13(或F13)單元格時，在單元格右側出現(xiàn)一個下拉按鈕，按此下拉按鈕，即可選擇年份(或月份)數(shù)值，快速輸入需要查詢的年、月值。

(6)選中A2單元格(不一定非得是A2)，輸入公式：“=IF(F13=2,?IF(OR(D13/400=INT(D13/400),AND(D13/4=INT(D13/4),D13/100<>INT(D13/100))),29,28),IF(OR(F13=4,F13=6,F13=9,F13=11),30,31))”，用于獲取查詢“月份”所對應的天數(shù)(28、29、30、31)。

注意：上述函數(shù)的含義是：如果查詢“月份”為“2月”(F13=2)時，并且“年份”數(shù)能被400整除[D13/400=

INT(D13/400)]，或者(OR)“年份”能被4整除，但不能被100整除[AND(D13/4=INT(D13/4),D13/100<>INT(D13/100))]，則該月為29天(也就是我們通常所說的“閏年”)，否則為28天。如果“月份”不是2月，而是“4、6、9、11”月，則該月天數(shù)為30天，其他月份天數(shù)為31天。

(7)選中B2單元格，輸入公式：“=IF(WEEKDAY(DATE

($D$13,$F$13,1),2)=B3,1,0)”。再次選中B2單元格，用“填充柄”將上述公式復制到C2～H2單元格中。

注意：

①上述B2公式的含義是：如果“查詢年月”的第1天是星期“7”WEEKDAY(DATE($D$13,$F$13,1),2)=B3）時，在該單元格顯示“1”，