展會策劃籌備及執(zhí)行方案-JOE-CHUENG

展會策劃籌備及執(zhí)行方案展會主題/性質(zhì)/目的展會地點展會時間展會預(yù)算展會設(shè)計工作分工表及時間表展前準(zhǔn)備計劃和內(nèi)容媒體策略嘉賓邀請人員培訓(xùn)展會布展展會流程展會現(xiàn)場控制展會人氣調(diào)動展會的接待步驟展會禮品展會結(jié)束后撤展，物品回收展會報告，信息跟蹤人員配置、安排及聯(lián)系方式目錄展會主題/性質(zhì)/目的

主題：結(jié)合行業(yè)及公司實際，由公司領(lǐng)導(dǎo)制定性質(zhì)：向全體社會大眾開放的自家公司展覽or公司參與行業(yè)內(nèi)的展覽or公司舉辦的技術(shù)交流會or一級車廠邀請參與展會目的：（1）向全體社會大眾開放的本公司產(chǎn)品展覽（展示公司的最新技術(shù)，最新產(chǎn)品，還有發(fā)展方向及公司歷史介紹等）(2)公司參與行業(yè)內(nèi)的展覽(公司受行業(yè)展覽邀請在展會攤位展示產(chǎn)品）（3）公司舉辦的技術(shù)交流會（公司邀請行業(yè)專家，一級車廠等關(guān)系單位到現(xiàn)場進行技術(shù)交流和行業(yè)信息共享）（4）一級車廠邀請參與展會（因一級車廠有展覽，邀請公司前往共同展覽）展會地點（如果需要公司自己決定地址，例如技術(shù)交流會）

需要注意的幾個問題（1）首先要看費用預(yù)算，這是決定著選取會場的檔次和面積大小以及相關(guān)配套的規(guī)模（2）會場的交通十分重要，是否有足夠的停車位,停車費怎么計算，有沒有地鐵等公共交通工具（3）會議或者展覽的規(guī)模大小直接決定了場地的面積和配套的措施，如LED屏幕，燈光音響，總控室，操控電腦，現(xiàn)場座位展臺的擺設(shè)位置和數(shù)量（4）場地的結(jié)算方式，是預(yù)付款還是先付押金，結(jié)束后共同結(jié)算，合同提前需要簽訂，注定合同的細節(jié)（5）現(xiàn)場的相關(guān)技術(shù)人員是否能夠提供一對一的專門服務(wù)，在彩排中或者活動中設(shè)備出現(xiàn)問題可以及時調(diào)試（6）展會地點制作的指示牌或者標(biāo)示是否可以滿足指引客人順利到達展會或者會議的場地，這些制作物費用內(nèi)是否包含（7）場地費用是否已經(jīng)包含現(xiàn)場的布置費用，指引制作物的費用還有現(xiàn)場服務(wù)的工作人員等展會時間

如果是行業(yè)內(nèi)的展會，通常都會提前告知公司提前準(zhǔn)備，公司相關(guān)人員提前去踩點確認攤位面積及其他事項即可，通常一個展位布置完畢需要提前籌備一個月時間，因為制作物的設(shè)計和制作運輸都需要時間。如果是公司自行籌辦的技術(shù)交流會或者展覽會，準(zhǔn)備的時間會更長，因為涉及到場地預(yù)定等相關(guān)事項，通常選取酒店的會議室需要提前幾個月預(yù)定場地，因為大部分好的酒店中午和晚上都會有婚宴或者大型的會議。如果前一天晚上場地正好沒有活動，跟酒店溝通后可能可以提前免費進場布置會場，如果前一天晚上場地有活動，會對第二天的活動準(zhǔn)備造成影響，所以需要做好準(zhǔn)備方案，一般來說長期合作的酒店會更好溝通一些，可以提前布展。實在是沒辦法，只能把前一天晚上的場地也預(yù)定下來，但是費用會很高。如果是自定活動的時間把重大社會節(jié)日或者重大社會活動綜合考慮。展會預(yù)算（明確費用的結(jié)算方式和時間）

預(yù)算分為幾大部分，粗略羅列大概有這些內(nèi)容嘉賓的費用（交通、住宿、餐飲、禮品）場地的費用（主場地、嘉賓休息室、化妝間）設(shè)計和制作物的費用（整體會場效果的設(shè)計費用，是否活動外包給專業(yè)的廣告公司，展臺和展架以及相關(guān)制品的制作費用）餐飲的費用（現(xiàn)場是否備有礦泉水和糕點，晚上是否還有晚宴）現(xiàn)場制作物的費用（嘉賓席臺卡，宴會臺卡，各種場地內(nèi)的制作物）宣傳的費用（各種媒體的費用）人員的費用（主持人、禮儀、臨時工作人員、專業(yè)工作人員）物流的費用（展臺的搬運費用，大型展品的搬運費用和保險費用）租賃設(shè)備的費用（音響燈光，LED屏幕等）禮品的費用（觀眾的禮品，特殊嘉賓的禮品）安保的費用（現(xiàn)場是否另外準(zhǔn)備外聘的安保人員）其他費用（例如擺渡車、樣品的折損費、本公司以及外聘人員的訂餐費用）展會設(shè)計

通常展會的設(shè)計都會外包給專業(yè)的廣告公司，包括展臺的制作等?，F(xiàn)場的設(shè)計需要根據(jù)活動的性質(zhì)來決定，如果是專業(yè)的行業(yè)展覽，舉辦方是否對展位的設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)有所要求，這都是需要考慮在內(nèi)的因素。如果是公司自行舉辦的活動，則需要采納領(lǐng)導(dǎo)的意見結(jié)合預(yù)算和場地實際情況進行設(shè)計的考慮。工作分工表及時間表

公司內(nèi)部人員參與有哪些人員，每個人負責(zé)哪些領(lǐng)域，責(zé)任到人，外聘的人員負責(zé)哪一部分，什么時候到場和前期他們承擔(dān)的工作內(nèi)容都需要提前確定并監(jiān)督落實。時間表包括活動前期的各項工作籌備的起止時間，活動中各個流程的時間安排，精確到分鐘，確保整體活動的時間長度不會出現(xiàn)嚴(yán)重誤差。活動后的各項安排也需要在時間表中體現(xiàn)。展前10天-展前2天準(zhǔn)備計劃和內(nèi)容

（1）跟場地負責(zé)人確定場地是否能夠正常使用，有沒有發(fā)生變化（2）活動流程，工作手冊，領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓發(fā)言稿，支持人稿都應(yīng)該準(zhǔn)備完畢了（3）如有廣告公司，需要落實每一項工作內(nèi)容的準(zhǔn)備情況。

（4）落實嘉賓和領(lǐng)導(dǎo)，包括工作人員和演出人員有沒有臨時變化，活動前開始一兩天再次確認（5）各項制作物是否已經(jīng)準(zhǔn)備完好，物流公司的運輸會不會有問題（6）活動的宣傳效果和嘉賓通知是否到位再次確認

展前兩天準(zhǔn)備計劃和內(nèi)容

（1）工作人員人手一份工作手冊（里面包含活動的各項信息，包括并不限于以下內(nèi)容：人員安排、人員職責(zé)、活動流程、嘉賓到達時間和座次、嘉賓介紹、支持人稿、活動整體平面圖、各單位聯(lián)系方式、工作人員時間安排、緊急情況處理指南等）（2）活動前需要整體工作人員開會、如果活動持續(xù)超過一天，每天活動結(jié)束后和開始前都要進行短會和總結(jié)會（3）檢查參展的各項內(nèi)容是否到位（展品、資料、各項設(shè)備的調(diào)試、展臺制作物的安全、觀眾和嘉賓的安全防護）（4）工作人員的服裝、禮儀服裝、主持人服裝、嘉賓的胸花等需要檢查，工作人員的胸卡需要準(zhǔn)備（5）負責(zé)后勤的員工需要做好物品、禮品的領(lǐng)取登記工作（6）再次核對主持人稿、嘉賓和領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、整體流程是否會出現(xiàn)問題，正常情況下、所有嘉賓的臺卡胸花都準(zhǔn)備好，如果有人沒來或者名單外的嘉賓到達，需要及時調(diào)整座位以及LED屏幕的嘉賓名單和介紹順序以及調(diào)整主持人稿的嘉賓名單和順序媒體策略

目前宣傳手段大概有以下內(nèi)容：電視廣告、交通工具廣告如地鐵、公交等，網(wǎng)絡(luò)媒體宣傳，如門戶網(wǎng)站，專業(yè)網(wǎng)站等，網(wǎng)絡(luò)媒體APP宣傳，如微博微信等公眾號和APP，專業(yè)報刊雜志宣傳，相關(guān)供應(yīng)商和客戶通知，行業(yè)專家邀請，公司官方媒體如公眾號和官網(wǎng)的宣傳。大型客流現(xiàn)場的戶外廣告或者現(xiàn)場宣傳冊宣傳。另外需要落實是否邀請專業(yè)媒體現(xiàn)場報道注意活動現(xiàn)場的拍攝和錄制工作，在活動結(jié)束后有必要的話進行剪輯、再包裝，提供給媒體進行后續(xù)報道嘉賓邀請

嘉賓名單以公司提供的清單為準(zhǔn)注意聯(lián)系嘉賓的語氣和方式準(zhǔn)備好邀請函，嘉賓簽到簿，客戶資料統(tǒng)計表名片夾（一部分是放置公司的相關(guān)人員名片，一部分是放置到場嘉賓額名片）在活動中和活動后安排落實好嘉賓的交通、吃住和接待問題嘉賓的臺卡和胸花需要提前制作（臺卡如果是酒店一般會免費提供制作）如果需要嘉賓上臺發(fā)言或者頒獎，需要提前和嘉賓打招呼并取得對方的同意，同時活動開始前給予溫馨提醒。人員培訓(xùn)（主要針對公司外聘人員）情況介紹。包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等，目的是使展臺人員熟悉展出背景、環(huán)境和條件。展出介紹，包括展覽會和展品情況（展覽會情況包括名稱、地點、展出日期、開館時間、場地平面、展館位置、出入口、餐廳、廁所位置等，展品介紹包含每一項展品的性能、數(shù)據(jù)、用法、用途、銷售價格等）技術(shù)訓(xùn)練，主要是展臺的接待技巧和禮儀展會布展

按照會議的效果圖和平面圖進行布展，包括展臺、座椅和制作物與場地方協(xié)調(diào)落實好進場時間，以免缺乏布展時間現(xiàn)場音響、燈光、LED屏幕、宣傳視頻調(diào)試臺卡胸卡簽到處準(zhǔn)備按照展品清單和設(shè)計圖布置，落實確認每一個展示工具，展品防盜措施確認嘉賓休息室和化妝間的布置情況（茶水、糕點要準(zhǔn)備好）確認現(xiàn)場的電和插口是沒有問題的確認總控室能夠正?？刂片F(xiàn)場的音響、燈光、屏幕展會流程

如果是行業(yè)內(nèi)的展會，通常是純展示加問答推介的方式，在這種展會中，一切時間聽從主辦方的安排，如果有重要領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓參觀，就另當(dāng)別論。如果是公司本身的技術(shù)交流會和展會，則會有很詳細的內(nèi)容：例如開幕式、剪彩、簽約、領(lǐng)導(dǎo)嘉賓發(fā)言、支持人出場、抽獎、技術(shù)介紹、有獎問答、大合影等環(huán)節(jié)，具體情況具體分析。此處不一一展開，但是細節(jié)越詳細越好展會現(xiàn)場控制

主要在于按照流程和工作手冊貫徹每一個細節(jié)和環(huán)節(jié)，確?；顒影凑疹A(yù)計中的計劃進行。現(xiàn)場的秩序控制和觀眾氣氛的控制也是非常關(guān)鍵的。展會中的接待步驟登記展臺觀眾的的信息、單位部門、聯(lián)系電話、或者名片信息現(xiàn)場演示產(chǎn)品相關(guān)視頻介紹公司及產(chǎn)品將意向客戶請至洽談區(qū)如有客戶現(xiàn)場簽單，盡力制造高潮發(fā)放資料、禮品禮貌歡送客戶

展會的人氣調(diào)動展會上人流大，加上都有喜歡向人多的地方聚集的習(xí)慣，好的造勢能夠吸引人群進入展廳，增加展廳人氣。展會禮品

展會過程中所派發(fā)的物品包括宣傳單頁等印刷品，以及其他小禮品注意事項：手冊、贈品及作品盡量不要直接擺放在桌上任參觀者自動拿走后離開，應(yīng)該由參展人員有目標(biāo)地事先準(zhǔn)備好的企業(yè)印刷品或精致小禮品適時發(fā)送給互動客戶。所有禮品的數(shù)量在展會前都應(yīng)該登記在