展會(huì)策劃籌備及執(zhí)行方案-JOE-CHUENG

展會(huì)策劃籌備及執(zhí)行方案展會(huì)主題/性質(zhì)/目的展會(huì)地點(diǎn)展會(huì)時(shí)間展會(huì)預(yù)算展會(huì)設(shè)計(jì)工作分工表及時(shí)間表展前準(zhǔn)備計(jì)劃和內(nèi)容媒體策略嘉賓邀請(qǐng)人員培訓(xùn)展會(huì)布展展會(huì)流程展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)控制展會(huì)人氣調(diào)動(dòng)展會(huì)的接待步驟展會(huì)禮品展會(huì)結(jié)束后撤展，物品回收展會(huì)報(bào)告，信息跟蹤人員配置、安排及聯(lián)系方式目錄展會(huì)主題/性質(zhì)/目的

主題：結(jié)合行業(yè)及公司實(shí)際，由公司領(lǐng)導(dǎo)制定性質(zhì)：向全體社會(huì)大眾開放的自家公司展覽or公司參與行業(yè)內(nèi)的展覽or公司舉辦的技術(shù)交流會(huì)or一級(jí)車廠邀請(qǐng)參與展會(huì)目的：（1）向全體社會(huì)大眾開放的本公司產(chǎn)品展覽（展示公司的最新技術(shù)，最新產(chǎn)品，還有發(fā)展方向及公司歷史介紹等）(2)公司參與行業(yè)內(nèi)的展覽(公司受行業(yè)展覽邀請(qǐng)?jiān)谡箷?huì)攤位展示產(chǎn)品）（3）公司舉辦的技術(shù)交流會(huì)（公司邀請(qǐng)行業(yè)專家，一級(jí)車廠等關(guān)系單位到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行技術(shù)交流和行業(yè)信息共享）（4）一級(jí)車廠邀請(qǐng)參與展會(huì)（因一級(jí)車廠有展覽，邀請(qǐng)公司前往共同展覽）展會(huì)地點(diǎn)（如果需要公司自己決定地址，例如技術(shù)交流會(huì)）

需要注意的幾個(gè)問題（1）首先要看費(fèi)用預(yù)算，這是決定著選取會(huì)場(chǎng)的檔次和面積大小以及相關(guān)配套的規(guī)模（2）會(huì)場(chǎng)的交通十分重要，是否有足夠的停車位,停車費(fèi)怎么計(jì)算，有沒有地鐵等公共交通工具（3）會(huì)議或者展覽的規(guī)模大小直接決定了場(chǎng)地的面積和配套的措施，如LED屏幕，燈光音響，總控室，操控電腦，現(xiàn)場(chǎng)座位展臺(tái)的擺設(shè)位置和數(shù)量（4）場(chǎng)地的結(jié)算方式，是預(yù)付款還是先付押金，結(jié)束后共同結(jié)算，合同提前需要簽訂，注定合同的細(xì)節(jié)（5）現(xiàn)場(chǎng)的相關(guān)技術(shù)人員是否能夠提供一對(duì)一的專門服務(wù)，在彩排中或者活動(dòng)中設(shè)備出現(xiàn)問題可以及時(shí)調(diào)試（6）展會(huì)地點(diǎn)制作的指示牌或者標(biāo)示是否可以滿足指引客人順利到達(dá)展會(huì)或者會(huì)議的場(chǎng)地，這些制作物費(fèi)用內(nèi)是否包含（7）場(chǎng)地費(fèi)用是否已經(jīng)包含現(xiàn)場(chǎng)的布置費(fèi)用，指引制作物的費(fèi)用還有現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的工作人員等展會(huì)時(shí)間

如果是行業(yè)內(nèi)的展會(huì)，通常都會(huì)提前告知公司提前準(zhǔn)備，公司相關(guān)人員提前去踩點(diǎn)確認(rèn)攤位面積及其他事項(xiàng)即可，通常一個(gè)展位布置完畢需要提前籌備一個(gè)月時(shí)間，因?yàn)橹谱魑锏脑O(shè)計(jì)和制作運(yùn)輸都需要時(shí)間。如果是公司自行籌辦的技術(shù)交流會(huì)或者展覽會(huì)，準(zhǔn)備的時(shí)間會(huì)更長(zhǎng)，因?yàn)樯婕暗綀?chǎng)地預(yù)定等相關(guān)事項(xiàng)，通常選取酒店的會(huì)議室需要提前幾個(gè)月預(yù)定場(chǎng)地，因?yàn)榇蟛糠趾玫木频曛形绾屯砩隙紩?huì)有婚宴或者大型的會(huì)議。如果前一天晚上場(chǎng)地正好沒有活動(dòng)，跟酒店溝通后可能可以提前免費(fèi)進(jìn)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng)，如果前一天晚上場(chǎng)地有活動(dòng)，會(huì)對(duì)第二天的活動(dòng)準(zhǔn)備造成影響，所以需要做好準(zhǔn)備方案，一般來說長(zhǎng)期合作的酒店會(huì)更好溝通一些，可以提前布展。實(shí)在是沒辦法，只能把前一天晚上的場(chǎng)地也預(yù)定下來，但是費(fèi)用會(huì)很高。如果是自定活動(dòng)的時(shí)間把重大社會(huì)節(jié)日或者重大社會(huì)活動(dòng)綜合考慮。展會(huì)預(yù)算（明確費(fèi)用的結(jié)算方式和時(shí)間）

預(yù)算分為幾大部分，粗略羅列大概有這些內(nèi)容嘉賓的費(fèi)用（交通、住宿、餐飲、禮品）場(chǎng)地的費(fèi)用（主場(chǎng)地、嘉賓休息室、化妝間）設(shè)計(jì)和制作物的費(fèi)用（整體會(huì)場(chǎng)效果的設(shè)計(jì)費(fèi)用，是否活動(dòng)外包給專業(yè)的廣告公司，展臺(tái)和展架以及相關(guān)制品的制作費(fèi)用）餐飲的費(fèi)用（現(xiàn)場(chǎng)是否備有礦泉水和糕點(diǎn)，晚上是否還有晚宴）現(xiàn)場(chǎng)制作物的費(fèi)用（嘉賓席臺(tái)卡，宴會(huì)臺(tái)卡，各種場(chǎng)地內(nèi)的制作物）宣傳的費(fèi)用（各種媒體的費(fèi)用）人員的費(fèi)用（主持人、禮儀、臨時(shí)工作人員、專業(yè)工作人員）物流的費(fèi)用（展臺(tái)的搬運(yùn)費(fèi)用，大型展品的搬運(yùn)費(fèi)用和保險(xiǎn)費(fèi)用）租賃設(shè)備的費(fèi)用（音響燈光，LED屏幕等）禮品的費(fèi)用（觀眾的禮品，特殊嘉賓的禮品）安保的費(fèi)用（現(xiàn)場(chǎng)是否另外準(zhǔn)備外聘的安保人員）其他費(fèi)用（例如擺渡車、樣品的折損費(fèi)、本公司以及外聘人員的訂餐費(fèi)用）展會(huì)設(shè)計(jì)

通常展會(huì)的設(shè)計(jì)都會(huì)外包給專業(yè)的廣告公司，包括展臺(tái)的制作等。現(xiàn)場(chǎng)的設(shè)計(jì)需要根據(jù)活動(dòng)的性質(zhì)來決定，如果是專業(yè)的行業(yè)展覽，舉辦方是否對(duì)展位的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)有所要求，這都是需要考慮在內(nèi)的因素。如果是公司自行舉辦的活動(dòng)，則需要采納領(lǐng)導(dǎo)的意見結(jié)合預(yù)算和場(chǎng)地實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)計(jì)的考慮。工作分工表及時(shí)間表

公司內(nèi)部人員參與有哪些人員，每個(gè)人負(fù)責(zé)哪些領(lǐng)域，責(zé)任到人，外聘的人員負(fù)責(zé)哪一部分，什么時(shí)候到場(chǎng)和前期他們承擔(dān)的工作內(nèi)容都需要提前確定并監(jiān)督落實(shí)。時(shí)間表包括活動(dòng)前期的各項(xiàng)工作籌備的起止時(shí)間，活動(dòng)中各個(gè)流程的時(shí)間安排，精確到分鐘，確保整體活動(dòng)的時(shí)間長(zhǎng)度不會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重誤差?；顒?dòng)后的各項(xiàng)安排也需要在時(shí)間表中體現(xiàn)。展前10天-展前2天準(zhǔn)備計(jì)劃和內(nèi)容

（1）跟場(chǎng)地負(fù)責(zé)人確定場(chǎng)地是否能夠正常使用，有沒有發(fā)生變化（2）活動(dòng)流程，工作手冊(cè)，領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓發(fā)言稿，支持人稿都應(yīng)該準(zhǔn)備完畢了（3）如有廣告公司，需要落實(shí)每一項(xiàng)工作內(nèi)容的準(zhǔn)備情況。

（4）落實(shí)嘉賓和領(lǐng)導(dǎo)，包括工作人員和演出人員有沒有臨時(shí)變化，活動(dòng)前開始一兩天再次確認(rèn)（5）各項(xiàng)制作物是否已經(jīng)準(zhǔn)備完好，物流公司的運(yùn)輸會(huì)不會(huì)有問題（6）活動(dòng)的宣傳效果和嘉賓通知是否到位再次確認(rèn)

展前兩天準(zhǔn)備計(jì)劃和內(nèi)容

（1）工作人員人手一份工作手冊(cè)（里面包含活動(dòng)的各項(xiàng)信息，包括并不限于以下內(nèi)容：人員安排、人員職責(zé)、活動(dòng)流程、嘉賓到達(dá)時(shí)間和座次、嘉賓介紹、支持人稿、活動(dòng)整體平面圖、各單位聯(lián)系方式、工作人員時(shí)間安排、緊急情況處理指南等）（2）活動(dòng)前需要整體工作人員開會(huì)、如果活動(dòng)持續(xù)超過一天，每天活動(dòng)結(jié)束后和開始前都要進(jìn)行短會(huì)和總結(jié)會(huì)（3）檢查參展的各項(xiàng)內(nèi)容是否到位（展品、資料、各項(xiàng)設(shè)備的調(diào)試、展臺(tái)制作物的安全、觀眾和嘉賓的安全防護(hù)）（4）工作人員的服裝、禮儀服裝、主持人服裝、嘉賓的胸花等需要檢查，工作人員的胸卡需要準(zhǔn)備（5）負(fù)責(zé)后勤的員工需要做好物品、禮品的領(lǐng)取登記工作（6）再次核對(duì)主持人稿、嘉賓和領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、整體流程是否會(huì)出現(xiàn)問題，正常情況下、所有嘉賓的臺(tái)卡胸花都準(zhǔn)備好，如果有人沒來或者名單外的嘉賓到達(dá)，需要及時(shí)調(diào)整座位以及LED屏幕的嘉賓名單和介紹順序以及調(diào)整主持人稿的嘉賓名單和順序媒體策略

目前宣傳手段大概有以下內(nèi)容：電視廣告、交通工具廣告如地鐵、公交等，網(wǎng)絡(luò)媒體宣傳，如門戶網(wǎng)站，專業(yè)網(wǎng)站等，網(wǎng)絡(luò)媒體APP宣傳，如微博微信等公眾號(hào)和APP，專業(yè)報(bào)刊雜志宣傳，相關(guān)供應(yīng)商和客戶通知，行業(yè)專家邀請(qǐng)，公司官方媒體如公眾號(hào)和官網(wǎng)的宣傳。大型客流現(xiàn)場(chǎng)的戶外廣告或者現(xiàn)場(chǎng)宣傳冊(cè)宣傳。另外需要落實(shí)是否邀請(qǐng)專業(yè)媒體現(xiàn)場(chǎng)報(bào)道注意活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的拍攝和錄制工作，在活動(dòng)結(jié)束后有必要的話進(jìn)行剪輯、再包裝，提供給媒體進(jìn)行后續(xù)報(bào)道嘉賓邀請(qǐng)

嘉賓名單以公司提供的清單為準(zhǔn)注意聯(lián)系嘉賓的語(yǔ)氣和方式準(zhǔn)備好邀請(qǐng)函，嘉賓簽到簿，客戶資料統(tǒng)計(jì)表名片夾（一部分是放置公司的相關(guān)人員名片，一部分是放置到場(chǎng)嘉賓額名片）在活動(dòng)中和活動(dòng)后安排落實(shí)好嘉賓的交通、吃住和接待問題嘉賓的臺(tái)卡和胸花需要提前制作（臺(tái)卡如果是酒店一般會(huì)免費(fèi)提供制作）如果需要嘉賓上臺(tái)發(fā)言或者頒獎(jiǎng)，需要提前和嘉賓打招呼并取得對(duì)方的同意，同時(shí)活動(dòng)開始前給予溫馨提醒。人員培訓(xùn)（主要針對(duì)公司外聘人員）情況介紹。包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等，目的是使展臺(tái)人員熟悉展出背景、環(huán)境和條件。展出介紹，包括展覽會(huì)和展品情況（展覽會(huì)情況包括名稱、地點(diǎn)、展出日期、開館時(shí)間、場(chǎng)地平面、展館位置、出入口、餐廳、廁所位置等，展品介紹包含每一項(xiàng)展品的性能、數(shù)據(jù)、用法、用途、銷售價(jià)格等）技術(shù)訓(xùn)練，主要是展臺(tái)的接待技巧和禮儀展會(huì)布展

按照會(huì)議的效果圖和平面圖進(jìn)行布展，包括展臺(tái)、座椅和制作物與場(chǎng)地方協(xié)調(diào)落實(shí)好進(jìn)場(chǎng)時(shí)間，以免缺乏布展時(shí)間現(xiàn)場(chǎng)音響、燈光、LED屏幕、宣傳視頻調(diào)試臺(tái)卡胸卡簽到處準(zhǔn)備按照展品清單和設(shè)計(jì)圖布置，落實(shí)確認(rèn)每一個(gè)展示工具，展品防盜措施確認(rèn)嘉賓休息室和化妝間的布置情況（茶水、糕點(diǎn)要準(zhǔn)備好）確認(rèn)現(xiàn)場(chǎng)的電和插口是沒有問題的確認(rèn)總控室能夠正?？刂片F(xiàn)場(chǎng)的音響、燈光、屏幕展會(huì)流程

如果是行業(yè)內(nèi)的展會(huì)，通常是純展示加問答推介的方式，在這種展會(huì)中，一切時(shí)間聽從主辦方的安排，如果有重要領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓參觀，就另當(dāng)別論。如果是公司本身的技術(shù)交流會(huì)和展會(huì)，則會(huì)有很詳細(xì)的內(nèi)容：例如開幕式、剪彩、簽約、領(lǐng)導(dǎo)嘉賓發(fā)言、支持人出場(chǎng)、抽獎(jiǎng)、技術(shù)介紹、有獎(jiǎng)問答、大合影等環(huán)節(jié)，具體情況具體分析。此處不一一展開，但是細(xì)節(jié)越詳細(xì)越好展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)控制

主要在于按照流程和工作手冊(cè)貫徹每一個(gè)細(xì)節(jié)和環(huán)節(jié)，確保活動(dòng)按照預(yù)計(jì)中的計(jì)劃進(jìn)行?，F(xiàn)場(chǎng)的秩序控制和觀眾氣氛的控制也是非常關(guān)鍵的。展會(huì)中的接待步驟登記展臺(tái)觀眾的的信息、單位部門、聯(lián)系電話、或者名片信息現(xiàn)場(chǎng)演示產(chǎn)品相關(guān)視頻介紹公司及產(chǎn)品將意向客戶請(qǐng)至洽談區(qū)如有客戶現(xiàn)場(chǎng)簽單，盡力制造高潮發(fā)放資料、禮品禮貌歡送客戶

展會(huì)的人氣調(diào)動(dòng)展會(huì)上人流大，加上都有喜歡向人多的地方聚集的習(xí)慣，好的造勢(shì)能夠吸引人群進(jìn)入展廳，增加展廳人氣。展會(huì)禮品

展會(huì)過程中所派發(fā)的物品包括宣傳單頁(yè)等印刷品，以及其他小禮品注意事項(xiàng)：手冊(cè)、贈(zèng)品及作品盡量不要直接擺放在桌上任參觀者自動(dòng)拿走后離開，應(yīng)該由參展人員有目標(biāo)地事先準(zhǔn)備好的企業(yè)印刷品或精致小禮品適時(shí)發(fā)送給互動(dòng)客戶。所有禮品的數(shù)量在展會(huì)前都應(yīng)該登記在