歸檔與資料保存制度

歸檔與資料保管制度一、目的和適用范圍1.1目的：為了規(guī)范企業(yè)內(nèi)部檔案歸檔和資料保管工作，確保企業(yè)信息能夠有序、安全、高效地歸檔和保管。1.2適用范圍：本制度適用于企業(yè)全部部門(mén)和員工的檔案歸檔和資料保管工作。二、檔案歸檔流程與要求2.1歸檔流程：2.1.1準(zhǔn)備歸檔資料：歸檔責(zé)任人（以下簡(jiǎn)稱“責(zé)任人”）依據(jù)內(nèi)部流程和要求，收集、整理和準(zhǔn)備需要?dú)w檔的資料。2.1.2核對(duì)資料完整性：責(zé)任人需核對(duì)所歸檔資料的完整性，確保沒(méi)有遺漏或錯(cuò)誤。2.1.3料子裝訂：責(zé)任人應(yīng)將歸檔資料依照時(shí)間、項(xiàng)目或其他規(guī)定的分類(lèi)方式進(jìn)行裝訂，并在裝訂料子上標(biāo)注歸檔編號(hào)、歸檔日期等信息。2.1.4歸檔登記：責(zé)任人需將歸檔資料的相關(guān)信息登記到檔案管理系統(tǒng)或相應(yīng)的檔案登記簿上，包含資料名稱、編號(hào)、歸檔人員、歸檔日期等信息。2.2歸檔要求：2.2.1文件格式：歸檔資料應(yīng)以電子文件的形式保管，保證文件完整、清楚可讀，并采用常見(jiàn)的文件格式，如PDF、DOC等。2.2.2文件命名：歸檔文件應(yīng)依照規(guī)定的命名規(guī)范命名，包含資料名稱、資料時(shí)間等信息，以方便后續(xù)查找和檢索。2.2.3備份和存儲(chǔ)：歸檔文件應(yīng)進(jìn)行定期備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或其他存儲(chǔ)設(shè)備中，確保資料不會(huì)因意外事件而丟失。2.2.4保密與權(quán)限掌控：歸檔文件應(yīng)依據(jù)資料的敏感性進(jìn)行分類(lèi)和權(quán)限掌控，僅授權(quán)人員可查閱和使用，確保資料的安全和機(jī)密性。2.3檔案保管期限：2.3.1檔案分類(lèi)：將檔案依照保管期限和緊要性進(jìn)行分類(lèi)，包含永久保管檔案、長(zhǎng)期保管檔案和短期保管檔案。2.3.2檔案保管期限：依據(jù)國(guó)家和地方相關(guān)規(guī)定，歸檔責(zé)任人需了解各類(lèi)檔案的保管期限，并按規(guī)定進(jìn)行保管。及時(shí)銷(xiāo)毀不再需要保存的檔案，以節(jié)省存儲(chǔ)資源。三、資料保管管理3.1電子資料保管：3.1.1文件分類(lèi)：責(zé)任人應(yīng)依照業(yè)務(wù)、類(lèi)型和日期等進(jìn)行分類(lèi)，建立清楚的文件目錄結(jié)構(gòu)。3.1.2命名規(guī)范：電子文件應(yīng)采用有心義的命名規(guī)范，避開(kāi)使用模糊、重復(fù)或無(wú)意義的命名方式，以方便查找和使用。3.1.3文件備份：責(zé)任人需定期對(duì)緊要電子文件進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的備份介質(zhì)中，以防止文件丟失或損壞。3.1.4文件權(quán)限掌控：對(duì)于涉及商業(yè)機(jī)密或敏感信息的電子文件，應(yīng)設(shè)置合適的權(quán)限，限制訪問(wèn)和修改權(quán)限，確保信息安全。3.2紙質(zhì)資料保管：3.2.1文件整理與分類(lèi)：責(zé)任人應(yīng)對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行整理和分類(lèi)，確保文件的清楚可辨并易于查找。3.2.2儲(chǔ)存環(huán)境：紙質(zhì)文件應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、安全的環(huán)境中，避開(kāi)暴露在陽(yáng)光直射、高溫潮濕或易受損的條件下。3.2.3文件編號(hào)：紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，與電子文件中的檔案編號(hào)相對(duì)應(yīng)，以便于檔案的關(guān)聯(lián)和檢索。3.2.4定期檢查：責(zé)任人應(yīng)定期檢查紙質(zhì)文件的保管狀態(tài)，如有損壞或腐化情況，及時(shí)采取措施修復(fù)或復(fù)制備份。四、銷(xiāo)毀和備份管理4.1銷(xiāo)毀程序：4.1.1定期審查：責(zé)任人需定期對(duì)檔案進(jìn)行審查，推斷是否滿足銷(xiāo)毀條件，包含檔案存留期限已到期或檔案內(nèi)容已無(wú)實(shí)際價(jià)值等。4.1.2銷(xiāo)毀方式：采用安全可靠的方式對(duì)無(wú)需保存的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，包含紙質(zhì)檔案的shredding、電子檔案的徹底刪除等。4.2備份管理：4.2.1備份周期：責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，備份周期依據(jù)文件緊要性和更改頻率確定，確保有充分的備份版本可供使用。4.2.2備份存儲(chǔ)：備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在離線、安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)中，避開(kāi)受到病毒、黑客或硬件故障等風(fēng)險(xiǎn)。五、違規(guī)處理5.1假如發(fā)現(xiàn)員工違反本制度的規(guī)定，可依照公司的紀(jì)律處分制度進(jìn)行相應(yīng)處理，包含口頭警告、書(shū)面警告、降職、辭退等。5.2在嚴(yán)重違反檔案和資料保管規(guī)定的情況下，企業(yè)保存追究相應(yīng)責(zé)任者法律責(zé)任的權(quán)利。六、附則6.1本制度自頒布之日起生效。6.2