OA辦公操作手冊

OA辦公操作手冊

云建四政發(fā)(2014)60號

云南建工第四建設(shè)有限公司

關(guān)于印發(fā)0A辦公操作手冊的通知

公司各職能部門，直管部、分公司：

為規(guī)范公司0A辦公操作流程，增強(qiáng)廣大干部職工的0A辦公能

力，提高信息化辦公的水平與質(zhì)量，提升企業(yè)進(jìn)展層次。公司結(jié)合

管理實(shí)際，制定了《0A辦公操作手冊》，要求與野遵照執(zhí)行。

附件：云南建工第四建設(shè)有限公司0A友翁

他同

云南建$第叫矗有限夕司

附件

云南建工第四建設(shè)有限公司

0A辦公操作手冊

一、目的

規(guī)范公司0A辦公操作流程，增強(qiáng)廣大干部職工的0A辦公能

力，提高信息化辦公的水平與質(zhì)量，提升企業(yè)進(jìn)展層次。

二、職責(zé)與權(quán)限

(-)公司綜合辦公室

公司綜合辦公室為0A辦公系統(tǒng)運(yùn)用的主控部門，負(fù)責(zé)按《0A

辦公操作手冊》組織、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查0A辦公系統(tǒng)的運(yùn)用實(shí)

施情況；并對辦公操作流程進(jìn)行修訂與完善。

（-）公司信息中心

公司信息中心為0A辦公系統(tǒng)運(yùn)用的協(xié)管部門，負(fù)責(zé)提供技

術(shù)支持與系統(tǒng)保護(hù)c

（三）公司機(jī)關(guān)其他職能部門、直管部（分公司）

按照《0A辦公操作手冊》的有關(guān)要求，及時收發(fā)文或者審批有

關(guān)表單，保證公司各類管理信息的通暢流通，快捷、高效推進(jìn)各

項(xiàng)管理工作；職能部門根據(jù)業(yè)務(wù)要求，提供業(yè)務(wù)表單樣式并編制

處理流程。

三、文件處理要求

（-）及時性

公司通過0A系統(tǒng)下發(fā)的文件，職能部門、直管部（分公司）

收文員要及時按文件要求處理，單個文件規(guī)定的處理時限為2個

工作日（緊急文件除外），若在規(guī)定時限內(nèi)沒有處理，公司將給

與相應(yīng)處罰。

（二）針對性

在選擇文件加簽或者者知會對象之前，要先認(rèn)真閱讀并掌握

文件內(nèi)容，針對性地轉(zhuǎn)發(fā)給文件所涉及或者需要告知的人員，堅(jiān)

決杜絕漫無目的地普發(fā)。

（三）時效性較強(qiáng)的文件，收文員要進(jìn)行追蹤處理。

四、《0A辦公操作手冊》要緊內(nèi)容

（-）登陸界面與控件安裝

（二）公司上行文、下行文（行政紅頭文件）管理

1.發(fā)文管理

2.收文管理

（三）公司便箋紅頭文件管理

1.發(fā)文管理

2.收文管理

（四）公司協(xié)同文件管理

1.發(fā)協(xié)同

2.收協(xié)同

（五）文件的撤銷、回退、終止

（六）歸檔文件的查閱與共享

1.歸檔文件的查閱

2.歸檔文件的新建與操作

3.歸檔文件的共享

（七）公布公告與新聞

1.公布公告

2.公布新聞

五、0A辦公系統(tǒng)的實(shí)施流程

（-）登陸界面與控件安裝

1.登錄網(wǎng)址

2.首次登陸前需要做的2件情況：

(1)將登陸地址設(shè)為IE的受信任地址。操作如下:

點(diǎn)擊打開后，找到“安全”一“受信任站點(diǎn)”，點(diǎn)擊“站點(diǎn)”

Internet連直Z兇

安全I(xiàn)隱私I內(nèi)容］連接I程序I高0I

在弓F方小方框中的勾去

通為不同區(qū)域的hb內(nèi)容指定安全設(shè)置a)

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常規(guī)私I內(nèi)容|連接|程序|高級|支置設(shè)為“啟

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Internet選段

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「設(shè)置吊件，操作如

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:懶助程序安裝1＞吾客選擇中文《商體》

角定等待系統(tǒng)

5二up.exe程序

點(diǎn)擊此處安裝

安祟

輔助程序。恥。控件

于理流程

Office插件高級版本(手寫批注)客戶端控件

尊敬的客戶:

來自網(wǎng)頁的消息

1.公司發(fā)文管理流程

（1）擬文

點(diǎn)擊“公文管理”中的“發(fā)文管理”一“擬文。選擇“公

司發(fā)文模板”，點(diǎn)擊“確定”彈出公司發(fā)文稿紙（發(fā)文單），分別

選擇擬稿部門、主送部門、抄送部門（視情況而定是否選擇）與

文件名稱，填寫好文單之后，點(diǎn)擊“正文”插入正文，若文件有

附件，則點(diǎn)擊“插入”上傳相應(yīng)的附件。最后點(diǎn)擊左上方的“發(fā)

送二

公又一&理WX

若仃附件,點(diǎn)量此處I化小電陽什回皿?：

云南建工第四建設(shè)有限公司發(fā)文稿紙

1:中預(yù)先設(shè)

置好I者能夠在

“跟力已。

文系統(tǒng)中限用一次。輸入后點(diǎn)擊“確定”與“提交”按鈕，提交

給分管領(lǐng)導(dǎo)（班子成員）、主管領(lǐng)導(dǎo)會簽。

K4J3洶話MX

公文斷號選擇

O防號班算

三濘ED辦

（4）文件套紅

上行文、下行文（行政紅頭文件）的會簽由公司所涉業(yè)務(wù)的

分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理會簽；最后由公司法定代表人（董事長）簽發(fā)。

云南建工第四建設(shè)有限公司發(fā)文稿紙

緩學(xué)普通密級普通

簽發(fā)1會簽；

1己閱】同意孟春柳2014-04-2409:51

【同意】同意，按規(guī)定辦理呂小林2014-0

4-2409:51t同意】同意馬利波2014-04-2409:20

擬稿部門物資管理部擬稿楊雪同意廖學(xué)智201

4-04-2309:54

所發(fā)文件通過領(lǐng)導(dǎo)會簽、簽發(fā)之后，流程到公司發(fā)文人員進(jìn)

行文件套紅。按照下列流程選擇文件紅頭模板，并嚴(yán)格按照《黨

政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）進(jìn)行調(diào)整，調(diào)整至標(biāo)準(zhǔn)格式

之后提交到下一節(jié)點(diǎn)。

來自網(wǎng)頁的消息x

〈j?）正文套紅將會自動清稿，語確認(rèn)是否繼續(xù)?

云南虹第四建設(shè)有限公司文件.

此節(jié)點(diǎn)

由具二!口下：點(diǎn)

云建四政發(fā)（2014）30號~

擊”一口輸入簽

云南建工第四建設(shè)有限公司.

章密彳呈印章在

關(guān)于彭福定等同志任免職的通知.

文件一

女上下拉工「達(dá)擇號應(yīng)的七件fi決傻氏”

點(diǎn)擊“確定”彈出取消

節(jié)點(diǎn)枳跟岳交

u退>>

乂上同志的任免職時間均從2014年3月24日起計(jì)算。一

話框,

3歸檔—網(wǎng)支對話庭

選擇目標(biāo)文檔夾

文招

>節(jié)點(diǎn)權(quán)限:封發(fā)

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日fId回退

。已閱同意不同意點(diǎn)擊此處進(jìn)行歸檔

力消息推送”功能

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執(zhí)行人一

j晨二取消

工件發(fā)出,

點(diǎn)擊“確定”按鈕，彈出公文送文單.，點(diǎn)擊“發(fā)送”,

整個發(fā)文流程結(jié)束。

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物°

作為文件的簽收編號，比如“20140414”，然后點(diǎn)擊“簽收”按

鈕。系統(tǒng)自動彈出“調(diào)用模板”對話框之后，根據(jù)文件來源選擇

相應(yīng)模板，“部門文件傳閱單”用來簽收公司所發(fā)文件，“公司收

文單”用來簽收集團(tuán)所發(fā)文件。

調(diào)用模板

直*

二部門文件傳閱■單，----

招公司收文壇

(2)

云施建工葦ZW&m公旬關(guān)于彭■定等同志任免g根!知

發(fā)文?依第合力公室

9跡嚼:譴嵋室直

簽?zāi)烈晃坏诤限k公室公外田

公文文號云迷西發(fā)＜2014）30號份熱0

??不意程侵畬遢

簽友人釜發(fā)日XI81m月1＜日

簽收入英校日期2014*月14日件傳

妥收編號q酉40414但用碗KM

閱單*記入MW（選弄人員J選擇

人件審

的是U一燕一一二＞||打即|

批單”士4女4壬〃4七±，擊Hh'l-I,rrt門文

云南建工第四建設(shè)有限公司文件審批單

件傳僥來文機(jī)關(guān)云南建工集團(tuán)有限公司本部收文日期

云南建工集團(tuán)有限公司關(guān)于對“3.31”等4起生產(chǎn)安全事故調(diào)查報告的批復(fù)

文件標(biāo)題

原文字號辦文編號20140221

密級普通緩急普通

【同意】建議轉(zhuǎn)發(fā)公司領(lǐng)導(dǎo)班子，各直管部（分公司）以及機(jī)關(guān)各部門，同

擬辦意見時由安全生產(chǎn)部負(fù)責(zé)督導(dǎo)宣傳落實(shí)，汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，強(qiáng)化安全管理，呈報孫

副總閱批。王春富2014-04-2113:58（由部門主管填寫擬辦意見）件夾

進(jìn);

領(lǐng)導(dǎo)批示

【同意】同意辦公室意見孫明書2014-04-2212:52

意見

（由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批）

W歸H一網(wǎng)曲寸詰咆

http://l16.249.5.13/see-yon/doc.do?method=docPigeonholeSdappN3mff=48eatts=

選在目標(biāo)文檔文

.a檔中心

*為失國文梏

R否中位文檔

f=i.膝自辦公室

日?收之歸檔

（5）收文辦理

按照收文單領(lǐng)導(dǎo)批示意見辦理該文件，點(diǎn)擊“加簽”或者者

“知會”從系統(tǒng)中選擇需要加簽或者者知會的人員，點(diǎn)擊“確定”

與“提交”發(fā)送。收文辦理流程結(jié)束。

，灌瞬無歸的宅二院歸咨目錄節(jié)點(diǎn)段用文書管理

?3?無■域簽,的門|沿肅會否

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2文件

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到把QjKIWTO處理,

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2；n從系統(tǒng)中選擇要加簽知公的人員y譙泳

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這身as金田指余人匕強(qiáng)制

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終止

快箭

頭整對象）

終止。

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點(diǎn)擊“公文管理”中的“發(fā)文管理”一“擬文”，選擇“公

司發(fā)通知模板”，點(diǎn)擊“確定”彈出公司發(fā)文稿紙（發(fā)文單），分

別選擇擬稿部門、主送部門、抄送部門（視情況而定是否選擇）

與文件名稱，填寫好文單之后，點(diǎn)擊“正文”插入正文，若文件

有附件，則點(diǎn)擊“插入”上傳相應(yīng)的附件。最后點(diǎn)擊左上方的“發(fā)

送”。E

生網(wǎng)位公文?

二CJ發(fā)送

李科:

復(fù)核桌

月，

公司為‘

緩急M花級M

軍發(fā)，合冬?

按（由分管領(lǐng)導(dǎo)設(shè)寫簽發(fā)意見）政機(jī)關(guān)公

【同意】同意馬利喪

文格式2014-05-1916:59之后提交

到下一

同意王玲王201

擬稿部n惻4MM擬稿王幅核稿

4-05-1916:24

t同意】

同意！王

印刷校對燕荃201械。

4-05-191

4:43

王題詞，

字號，封發(fā)日期?20MF"20

e選桂荽紅里愎一月更對話框金消息搬

蚣土孫5

云南建工第四建設(shè)有限公司.

云南建工第四建設(shè)有限公司關(guān)于此節(jié)點(diǎn)也

2014年五一勞動節(jié)放假的通知.

是:程如下:

占公司各職能部門，直管部、分公司：“

八、目中輸入

簽章密碼，彈出印章圖樣f點(diǎn)擊右上方“確定”按鈕一調(diào)整印章

在文件上的侍普（加云在十件法款々卜）占擊“摞專，

(5)

點(diǎn)擊9日檔—3典對以滋

選塔口標(biāo)文也央

選擇相應(yīng)

—文檔中心關(guān)閉

tj今集團(tuán)文檔

AG單位

；；辦公豐,按鈕加蓋FR

收文歸檔

-發(fā)文歸喈

日「20141

歸檔工石牌四分

色鋒相噸的文件丸進(jìn)r

華a2012

(6)支?20U

?一企哲部文檔（云南建工）

⑸，?公共變通《質(zhì)量技術(shù)、安全）

⑷；公司文件.占

s國本;&聞；震雙

“封2■；\人力更識中欄八、、

?「I企業(yè)蜘京制度

?】，、企業(yè)文化建設(shè)

?J：企業(yè)信啟化專欄

擊“確定?I市場經(jīng)也皆欄

⑷質(zhì)信技術(shù)雪欄

《^fli高二|>|取消|

整個發(fā)J選

選擇節(jié)點(diǎn)執(zhí)行人

公司發(fā)文如單人執(zhí)行;執(zhí)行人楊曉姆

點(diǎn)擊此下拈毛單造屋文件封定執(zhí)行人

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就者魏部|'正管遣好熊管欺行勖公戢期

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［豳踴幽

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主題向

1.發(fā)協(xié)同

點(diǎn)擊“協(xié)同工作”一新建事項(xiàng)，填寫所發(fā)內(nèi)容標(biāo)題，選擇流

程（所發(fā)往的對象）。若是發(fā)送文檔文件，則點(diǎn)擊“插入”按鈕

插入文檔或者者通過“正文類型”插入相應(yīng)格式的文檔；若是發(fā)

送P

公琮M￡?蝠程電得體切凝州才1tAH於施1SI1

點(diǎn)擊此處插入文馬文件

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協(xié)同工作公文管理表單應(yīng)用知識管理電子郵件計(jì)劃/會議/|

軍蠅協(xié)同工作-新建事項(xiàng)

c保存待發(fā)?存為草稿偏存為模板沒編輯流程小調(diào)用模樣“力】①

“、

標(biāo)題：＜點(diǎn)二點(diǎn)伊限協(xié)同

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用語

字體▼

A＞此處選擇“黃安”“C簽T

(五)文??知會一-依龍”F處理達(dá)印

當(dāng)文件出，i、回退、終止”

三個按鍵處理銷馬上整個文件

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“(I+I_IAss兄跆荻I處理后歸檔處理后聊沐終止馬上整個文

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〃插入函件(O)行。

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￡?西行得辦

次改陽件

在收3的文件，是為了方便以后

直接在系多點(diǎn)擊系統(tǒng)中“知識管理”

中的“文札三建的文件夾，根據(jù)文件

M小消息推送

口跟蹤全部指定人

提交療存待辦去一例念該立處的知|建人、

ZXRCHITECTLJR/Xl

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樹至結(jié)構(gòu)當(dāng)前文檔夾：我的攵檔

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樹型結(jié)構(gòu)當(dāng)前文檔夾：單位文檔-行臺辦公篁-收文歸檔-集團(tuán)通知

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[*8集團(tuán)文檔□類生名稱內(nèi)容類型

K2014年簌團(tuán)通知文檔夷

E綜臺辦公室

百二J關(guān)于3開201冉年度安全廿鱉消防安全…公文

F收文歸程

匕公文

1+>關(guān)于2014年元旦放假安排的逋知

一

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￡云建I

gn,云南建工隼團(tuán)有限公司關(guān)于2013年度材料公文

>公或

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集團(tuán)百二I云南建工集團(tuán)有限公司關(guān)于不障宮建設(shè)項(xiàng)…公文

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公司3云南建工集團(tuán)有限公司關(guān)于統(tǒng)計(jì)保障店主…公文

l*Fen

集團(tuán):

5sH?云南建工集團(tuán)有限公司關(guān)于農(nóng)送2013年度.公文

l+-綜合，

下拉菜單，選擇相應(yīng)格式新建歸檔目錄。（歸檔文件夾的名稱最

好以文件類型與收發(fā)年份來區(qū)分。）

在址772人協(xié)同工作公文管理衰?應(yīng)用I知識*理］電子時件計(jì)劃/會議/日理

點(diǎn)擊此『拉花中選援租廟塔更

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二疝記DJ上傳文件發(fā)送到▼力移動aIM除山秘▼口料2J編

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5.0~cT公司會創(chuàng)文苜夫

5一每臺辦公室

云建四辦文皆輿

3L_收文審E

協(xié)同工作公文管理表單應(yīng)用知識管理電子由B件計(jì)劃/會議/日程

當(dāng)前文檔夾：學(xué)立文竹-綜合辦N室-收文歸首

□新建▼:/上傳文件發(fā)醫(yī)到它移動以刪除國高級▼書樹田

Q類型名稱內(nèi)咨類型

0公司會議紀(jì)要文檔夾

云建四辦4-UAa--

0發(fā)送到

E公司通知

B已集團(tuán)通知

公司發(fā)行政文件（刪味

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集團(tuán)文件,

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文103共享

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4.歸檔:率冊