TOTO東陶機器（廣州）有限公司付款審批流程優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計目錄TOC\o"1-2"\h\u46041TOTO東陶機器（廣州）有限公司簡介 TOTO東陶機器（廣州）有限公司付款審批流程優(yōu)化設(shè)計1TOTO東陶機器（廣州）有限公司簡介東陶機器（廣州）有限公司是一家外國法人獨資企業(yè)，于2004年04月09日在廣州市番禺區(qū)工商行政管理局登記成立。公司現(xiàn)有員工169人，目標依靠科學的管理，創(chuàng)新的技術(shù)、先進的設(shè)備、優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品成為衛(wèi)浴潔具行業(yè)的名牌企業(yè)，公司為此不斷努力。自成立以來，生產(chǎn)銷售規(guī)模不斷擴大，東陶機器有限公司作為TOTO中國區(qū)分公司，也一直秉承著總公司致力于保護珍貴的水資源，創(chuàng)造和保持舒適的生活環(huán)境，發(fā)展一體化組合結(jié)構(gòu)的衛(wèi)生設(shè)備產(chǎn)品的目標，不斷的增強自身產(chǎn)品實力，開拓著新的市場空間。東陶公司應(yīng)用“水與電子相結(jié)合”的工藝技術(shù)以及其它相關(guān)技術(shù)，創(chuàng)造出首屈一指的東陶產(chǎn)品，使TOTO東陶的產(chǎn)品以其卓越的功能和極高的可靠性而著稱于世。并且TOTO東陶“水與電子相結(jié)合”為基礎(chǔ)的產(chǎn)品系列在同業(yè)界被公認為第一產(chǎn)家。TOTO東陶機器(廣州）限公司崗位簡介東陶機器有限公司管理組織相對完整，崗位分布相對廣泛，上設(shè)4個董事長，1個總經(jīng)理五名高層，下設(shè)5個平行部門，分別是行政人事部，財務(wù)部，生管部，企劃部，技術(shù)開發(fā)部，其中生管部下設(shè)有水拴車間和木扶手配件車間，而生管部門負責人也負責產(chǎn)品售后服務(wù)。企劃部主要是根據(jù)各個部門制定生產(chǎn)銷售計劃，使之產(chǎn)銷結(jié)合更合理。行政人事部主要負責對接客戶以及企業(yè)各部門職工的招聘與考量。技術(shù)開發(fā)部相對于是公司核心部門，主要是自主開發(fā)有關(guān)產(chǎn)品相關(guān)新穎技術(shù)，也接收總部新研發(fā)技術(shù)進行鞏固和投入產(chǎn)品使用。五個部門各司其職相，互滲透，相互協(xié)調(diào)，相互配合，下圖為東陶公司崗位分布情況圖：2-1東陶公司崗位分布圖TOTO東陶機器（廣州）有限公司存在的問題廣州東陶公司是一家組織結(jié)構(gòu)設(shè)置的比較合理，各部門構(gòu)成比較清晰的公司。部門也是秉承著公司業(yè)務(wù)需要進行設(shè)置，各部門相互滲透，各部門職能也是有序分配，但是由于業(yè)務(wù)量大，瑣碎業(yè)務(wù)也迎來高峰期，各部門配合不集中，導(dǎo)致財務(wù)細節(jié)把控不到位，財務(wù)的管理方面出現(xiàn)問題。業(yè)務(wù)量大時期固然是企業(yè)上升的好時機，但是要想后期得到更好的發(fā)展，現(xiàn)在就應(yīng)該著重解決財務(wù)上的細節(jié)問題。3.1公司員工對需審批的原始憑證金額再核對意識不強原始憑證作為事項發(fā)生的最直接的證明文件，原始憑證的金額必須與報銷單的金額一致，報銷單附件金額不得小于報銷單填寫金額，以及對于大于報銷單金額的附件金額，應(yīng)該在原始憑證上注明實報金額并由報銷人簽字。而經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)東陶公司員工對需要報銷的金額的復(fù)核意識不強，導(dǎo)致員工報銷款項金額的不匹配，造成付款流程上審批人員與員工存在不必要的爭議，也致使財務(wù)數(shù)據(jù)存在不真實性。3.2財務(wù)審批機制不規(guī)范一個標準的審批流程具備的幾個要素就是信息、審批環(huán)節(jié)、時間場景以及審批人員。審批人員作為標準審批流程的要素之一，作為決定提交的原始憑證及相關(guān)文件審批是否通過的評判人員，可謂責任是重大的。擁有審批權(quán)限的審批人員也大都是公司高層，而導(dǎo)致審批制度不規(guī)范的重要原因也在于公司高層對于下屬部門的管理。東陶公司由于高層管理人員對各下屬部門淡薄的管理意識，并缺乏一個有效且強有力的一個財務(wù)審批管理機制，導(dǎo)致各級審批人員的懈職，內(nèi)部控制的混亂，審批制度的不規(guī)范，放權(quán)審批過寬等審批問題。3.3審批流程時間長且易重復(fù)循環(huán)東陶公司高層及各個部門分支較多，正處在業(yè)務(wù)量大且快速發(fā)展的時期，再加上前面問題中指出的審批流程制度不規(guī)范、各部門配合不到位，造成審批時間拉長，效率低下，甚至出現(xiàn)重復(fù)審批的現(xiàn)象，也造成了許多審批不及時，而錯失客戶。3.4付款業(yè)務(wù)對應(yīng)的付款方式雜亂不規(guī)整審批流程也并非孤立存在，流程管理單獨存在對于企業(yè)來說意義不大，流程管理的有效性一定要與業(yè)務(wù)融合在一起，聯(lián)系業(yè)務(wù)談流程，流程才有活力，不然流程只是一個空框架。東陶公司作為一家外貿(mào)加工制造企業(yè)，涉及到的付款業(yè)務(wù)也相對較為廣泛，包括生管部所需要的采購款，行政人事部所發(fā)生的墊付報銷款，企劃部所需要的對公打預(yù)付款等一系列的付款業(yè)務(wù)。東陶公司就其復(fù)雜的付款業(yè)務(wù)，付款結(jié)算方式也十分凌亂，導(dǎo)致公司各付款資金賬戶金額利用不規(guī)范，資金流向不清晰，支票等有價證券已簽發(fā)的總額與付款憑證的總額不一致。3.5公司戰(zhàn)略發(fā)展階段與流程管理發(fā)展速度不匹配每個企業(yè)都有各自對應(yīng)的流程管理及其相關(guān)制度，每個企業(yè)也會經(jīng)歷每個階段的變革，而制定的戰(zhàn)略而應(yīng)該與時代相適應(yīng)，與其公司管理相適應(yīng)。而每個階段公司發(fā)展的速度與之相對應(yīng)的流程管理制度步伐不一致的話，將導(dǎo)致流程管理制度孤立存在，與公司相關(guān)制度不制衡，而會出現(xiàn)公司規(guī)模越來越大，人員越來越多，與之并齊的工作效率和企業(yè)利潤并沒有跟上來，東陶公司現(xiàn)處在發(fā)展階段，人員和效益不斷增加，而公司內(nèi)部效益卻增長緩慢，經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)屬于公司內(nèi)部自身處理事情的方法與流程還停留在初創(chuàng)階段，被動的發(fā)現(xiàn)問題而再去解決問題的模式早已不適用現(xiàn)快速發(fā)展階段。4.TOTO東陶機器（廣州）有限公司付款審批流程優(yōu)化設(shè)計4.1加強員工對所需審批的原始憑證金額的核對意識事項發(fā)生后，每個人都得對所需審批的原始憑證金額進行再核對，對需要提交的文件及材料進行妥善保管，一次性將所需報銷文件進行復(fù)核，避免出現(xiàn)“缺這少那”的現(xiàn)象出現(xiàn)，這樣會極大的提高審批工作的質(zhì)量及效率。4.2規(guī)范并建立健全的財務(wù)審批機制提高審批效率的第一步就是梳理流程，明確各個審批環(huán)節(jié)人員的權(quán)限與責任加之梳理公司各層面的組織架構(gòu)，整治現(xiàn)有審批人員所存在的不規(guī)范審批行為，規(guī)范現(xiàn)有審批制度，重新制定審批相關(guān)規(guī)定，嚴格加強不相容職務(wù)分離的管控，加強審批人員的法律意識及自身素質(zhì)，設(shè)置不同級別審批人員權(quán)限與責任，要求其嚴格按照公司規(guī)定進行授權(quán)審批。4-1付款審批人員權(quán)責圖4.3建立電子審批流程系統(tǒng)隨著互聯(lián)網(wǎng)的深入，大數(shù)據(jù)時代也與財務(wù)有著密切聯(lián)系，而大數(shù)據(jù)時代的到來，也讓其原本復(fù)雜的財務(wù)工作帶來了高效率的發(fā)展，企業(yè)可以購買一個適合自己需要的一個智能電子審批系統(tǒng)，比如說：泛微，多益云，釘釘電子審批系統(tǒng)，智能電子系統(tǒng)可以彌補傳統(tǒng)的紙質(zhì)審批的時效問題，重復(fù)審批問題，審批不及時等問題，可以極大的提高各部門審批工作的效率及工作質(zhì)量。4-2電子審批系統(tǒng)投入使用流程圖4.4對財務(wù)部門加強付款方式的管控企業(yè)的付款活動一般包括購買商品,勞務(wù)，和資產(chǎn)，以及在生產(chǎn)經(jīng)營中為獲取收入而發(fā)生的直接或間接的支出，在審批流程管理中，主要是側(cè)重總體規(guī)劃和協(xié)調(diào)的作用，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員作為主要參照，共同討論確定具體審批流程和付款結(jié)算方式，東陶公司就其付款業(yè)務(wù)應(yīng)實行一般授權(quán)和特別授權(quán)的分離，財務(wù)部門還應(yīng)加強對請購單，付款單的編號進行核查，保證單據(jù)的順序編號，確定在到期日付款，對各賬戶資金的支出進行檢查，定期比較其交易記錄的日期，對于記錄現(xiàn)金支出的人員不得經(jīng)手現(xiàn)金，有價證券及其他資產(chǎn)，財務(wù)部門應(yīng)對在辦理付款交易時，對發(fā)票，憑證，驗收證明，等相關(guān)憑證的真實性，完整性，合法性，合規(guī)性進行嚴格審查，就其進行按照適當?shù)慕Y(jié)算方式根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)辦理付款。4-3付款審批流程圖4.5高層管理人員應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展階段制定流程方向和框架企業(yè)內(nèi)部運營管理流程本身就是企業(yè)每一個人的處理問題的方法，步驟和思想的一個集中，是企業(yè)每個人都聚集在一起工作的思想樞紐，逐漸成為企業(yè)文化，就東陶公司而言，流程管理制度不適用現(xiàn)階段，就其公司管理層人員應(yīng)根據(jù)每年公司戰(zhàn)略發(fā)展趨勢，主動參與討論公司未來戰(zhàn)略發(fā)展及支撐戰(zhàn)略發(fā)展所必要的流程規(guī)劃，制定整體流程運營框架，著重關(guān)注企業(yè)內(nèi)部流程及其相關(guān)制度的建設(shè)，從而提高公司內(nèi)部的高效，平衡。內(nèi)部效益的提高從而也會促進公司整體效益的提高。5.廣州東陶機器有限公司付款審批流程優(yōu)化設(shè)計的效益一個有效且強有力的付款審批流程會直接影響到公司各項業(yè)務(wù)活動的效率以及質(zhì)量，每位審批人及公司每位員工都應(yīng)做好流程的了解及認真嚴格遵守流程審批的規(guī)則。執(zhí)行共同認可的規(guī)則，可以降低團隊溝通和整體運營成本，該付款流程實現(xiàn)了廣州東陶機器有限公司的內(nèi)部控制要求，也加強了公司員工對各流程的重視度，也在一定程度上提高了公司在流程審批上的效率，使企業(yè)在財務(wù)付款上的風險大大降低，在付款審批流程的過程中，各項需審批的單據(jù)及相關(guān)材料在經(jīng)過層層審批，規(guī)范原始憑證的合法合規(guī)性，審批人權(quán)責相互制衡，審批與責任共存，促使審批人在各自流程位置把握各自環(huán)節(jié)問題，使整個公司團隊高效運營，有序完成審批流程。6小結(jié)在對東陶機器有限公司付款審批流程的優(yōu)化設(shè)計中，從中了解到一個公司的運營離不開各部門協(xié)同高效的配合，離不開公司每位員工的辛勤付出，離不開公司優(yōu)秀管理層的領(lǐng)導(dǎo)，更離不開一個完整有效的財務(wù)審批管理機制，同時付款審批流程的優(yōu)化設(shè)計對財務(wù)管理機制有效實行也是至關(guān)重要的。社會在進步，每個角落都在迅速發(fā)展，人民生活水平提高且在不斷追求更好更完美的生活，東陶公司作為衛(wèi)浴潔具行業(yè)的名牌企業(yè)，想在今后的時間里持續(xù)發(fā)展，就應(yīng)順應(yīng)時代，加強對公司內(nèi)外部全方面管控，完善健全各管理組織體系，在對產(chǎn)品進行創(chuàng)新的同時也要對公司管理體制進行創(chuàng)新，公司戰(zhàn)略的每個階段和各階段流程管理方式的對應(yīng)也應(yīng)該保持一致，也側(cè)面說明了公司高層人