敖東藥業(yè)有限公司采購流程優(yōu)化設(shè)計方案

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計敖東藥業(yè)有限公司采購流程優(yōu)化設(shè)計方案1敖東藥業(yè)有限公司簡介及采購成本數(shù)據(jù)1.1敖東藥業(yè)有限公司簡介敖東藥業(yè)集團(tuán)股份有限公司前身為的國營延邊敦化鹿場，1981年正式成立。1993年3月經(jīng)過省衛(wèi)生改革委員會批準(zhǔn)更名為敖東藥業(yè)集團(tuán)股份有限公司。目前，敖東藥業(yè)除從事制藥、銷售、保健品外，涉及多元化經(jīng)營。1.2敖東藥業(yè)有限公司采購成本及數(shù)據(jù)1.2.1敖東采購成本構(gòu)成表1敖東藥業(yè)公司采購成本結(jié)構(gòu)表TOC構(gòu)成采購成本科目計算方法采購價格采購價格總采購價=采購單價*數(shù)量訂貨成本訂貨辦公費按采購量和實際發(fā)生辦公費計算每噸辦公費用報關(guān)費用報關(guān)費用=噸單價*數(shù)量運輸費用運輸費用=噸單價*數(shù)量開信用證費開證費=（合同總金額*0.015%+手續(xù)費）*筆數(shù)持有成本倉儲費用倉儲費用=標(biāo)準(zhǔn)日倉儲費*平均庫存水平資金成本資金成本=平均庫存水平*庫存價格*收益率采購管理成本工資及獎金每年調(diào)薪后確定采購人員工資總額折算價格行情費按每種單體年度購買價格計算供應(yīng)商管理費供應(yīng)商管理費（搜源、供應(yīng)商審核、供應(yīng)商培訓(xùn)等）按實際發(fā)生計算其他其他成本按實際發(fā)生成本計算備注（1）采購價格采用CIF術(shù)語，為不同供應(yīng)商的年度平均價格；（2）敖東藥業(yè)公司，質(zhì)量成本歸集后入制造費用，此表未單列質(zhì)量成本；因來料檢測不合格導(dǎo)致的供應(yīng)中斷產(chǎn)生的損失計入斷料成本；1.2.2敖東2015年采購成本數(shù)據(jù)表2為敖東2015年采購成本各項數(shù)據(jù)表。表2敖東2015采購成本各項數(shù)據(jù)表金額占采購成本比重采購材料費用380，214，345.8952.49%訂貨成本113，144，371.9315.62%持有成本191，736，973.4426.47%采購管理成本23，034，513.623.18%其他16，225，569.342.24%數(shù)據(jù)來源：敖東財務(wù)數(shù)據(jù)整理圖12015年采購成本各項數(shù)據(jù)比重圖從上圖1來看，在采購成本的各項數(shù)據(jù)中，原始材料費用占到采購成本費用的52.49%，仍然是采購成本的大頭。其中持有成本占到26.47%，也就是說倉儲費用位居第二，采購管理流程傳統(tǒng)落后，庫存太多，造成不必要的浪費。該公司整體的采購成本比重超出行業(yè)水平，企業(yè)對采購成本信息管理系統(tǒng)的使用相對落后，所以此次畢業(yè)設(shè)計嘗試對吉林敖東藥業(yè)的采購流程進(jìn)行優(yōu)化。2敖東藥業(yè)有限公司采購流程管理存在的問題2.1采購業(yè)務(wù)流程存在的問題敖東藥業(yè)企業(yè)在采購流程方面還存在著如下一些問題：2.1.1采購效率較低敖東藥業(yè)的采購流程相比于其它企業(yè)比較比較傳統(tǒng)、落后，造成采購效率低下，敖東藥業(yè)采購流程圖如下：采購申請采購申請經(jīng)理審批尋找供應(yīng)商審核驗收支付款項商品入庫圖2敖東藥業(yè)采購流程圖2.1.2各部門信息難以共享及滯后采購部門與倉庫部門沒有辦法及時共享庫存信息，采購部門為了防止藥品供不應(yīng)求，采購人員在采購藥品時時常會多采購一點，這樣非常容易造成庫存積壓，還不利于企業(yè)資金周轉(zhuǎn)。2.1.3物料采購方法問題敖東藥業(yè)采購部仍采用傳統(tǒng)的“貨比三家”與多家供應(yīng)商進(jìn)行比價等傳統(tǒng)的物料采購方法，以最低的價格去選擇供應(yīng)商，耗費時間長，工作效率低，還容易出現(xiàn)濫竽充數(shù)，供貨不穩(wěn)定的現(xiàn)象，這樣子不利于采購部門采購。2.1.4缺少監(jiān)管和質(zhì)檢環(huán)節(jié)整個采購流程的決定權(quán)全部集中在總經(jīng)理，缺少人員監(jiān)督，采購員缺乏科學(xué)判斷依據(jù)，質(zhì)檢環(huán)節(jié)缺失，容易造成魚目混珠，供應(yīng)商貨源不穩(wěn)定的現(xiàn)象。2.2采購信息化管理存在的問題企業(yè)采購實質(zhì)上是和供應(yīng)商進(jìn)行買賣交易，利益往來的的行為，不過傳統(tǒng)固有的采購過程是一個重要信息不透明，重要信息差異化，信息不對稱的競爭過程，企業(yè)采購部門為了更多的降低采購成本，供應(yīng)商為了得到更多的合同和效益，會故意隱藏某些相關(guān)信息，這樣會讓采購、供應(yīng)雙方的得到的信息產(chǎn)生偏差，在后期的合作過程中，往往會出現(xiàn)許多矛盾和問題，進(jìn)而給企業(yè)的采購工作帶來很多的麻煩，市場變化較快，采購方不能改變簽訂的合同，所以不能適應(yīng)市場變化，導(dǎo)致采購方在需求減少時倉庫庫存過多，而市場需求增多時，倉庫庫存較少，供、需之間對市場需求的回應(yīng)方式存在問題并且供、需雙方信息交換處理不夠透明，使得采購方和供應(yīng)商來不及對市場變化作出反應(yīng)。制藥企業(yè)要想跟進(jìn)時代步伐的必要條件是建立一個與管理一體化相適應(yīng)的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。目前，敖東藥業(yè)的很多重要環(huán)節(jié)仍然是大多采用人工方式處理，信息處理方式過于傳統(tǒng)落后，常常會造成信息傳達(dá)不及時、造成內(nèi)部信息混亂導(dǎo)致部分信息丟失等問題。當(dāng)敖東企業(yè)數(shù)量越來越多時，僅靠傳統(tǒng)落后的方式來管理企業(yè)的經(jīng)濟(jì)、物流、信息系統(tǒng)，必將給企業(yè)造成更大的困擾。2.3供應(yīng)商管理存在的問題 （1）采購與供應(yīng)商信息系統(tǒng)功能不完善，造成對供應(yīng)商及其生產(chǎn)和產(chǎn)品狀況并不太熟悉，導(dǎo)致在選擇供應(yīng)商和采購工作中處于被動狀態(tài)，直接形成缺貨供不應(yīng)求，和庫存積壓落后，供過于求的兩種情況。（2）需要建立科學(xué)且全面適合企業(yè)的供應(yīng)商評價體系，采購部門對供應(yīng)商的供貨價格、質(zhì)量的記錄是評估供應(yīng)商的主要判斷依據(jù)，而讓評估具有科學(xué)性、系統(tǒng)性和針對性就需要對眾多的供應(yīng)商進(jìn)行分類、分析’比較和考察。（3）企業(yè)采購管理模式落后，采購人員從短期利益出發(fā)很多時候只是憑借采購經(jīng)驗，挑起供應(yīng)商之間的價格戰(zhàn)，不能很好的有效的長期的與供應(yīng)商建立合作伙伴關(guān)系，與供應(yīng)商之間仍然是傳統(tǒng)意義上的買賣、競爭關(guān)系。(4）企業(yè)沒有嚴(yán)格的對相關(guān)人員的綜合素質(zhì)能力考核，部分采購人員因為業(yè)務(wù)素質(zhì)、職業(yè)道德品質(zhì)等因素，對供應(yīng)商的了解程度不深，不夠理解供應(yīng)商對于企業(yè)的重要性；供應(yīng)商需要進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的分類管理，忽視了供應(yīng)商的可靠性、質(zhì)量保證能力、供應(yīng)風(fēng)險等因素；還會出現(xiàn)部分采購人員為了自身利益，與進(jìn)貨渠道不正規(guī)，供貨沒有保障下的小商小販打交道，做出一些有損集體利益的事情。3敖東藥業(yè)有限公司采購流程優(yōu)化管理的完善措施3.1優(yōu)化和改進(jìn)采購流程敖東藥業(yè)采購流程存在的弊端已阻礙了公司的發(fā)展，不能適應(yīng)市場競爭的需要。因此，為了適應(yīng)供應(yīng)鏈管理要求，敖東藥業(yè)必須合理科學(xué)的優(yōu)化采購流程以提高在行業(yè)間的競爭力。3.1.1進(jìn)一步完善企業(yè)自身供應(yīng)鏈需要完善自身的內(nèi)部供應(yīng)鏈，在采購流程優(yōu)化中最重要的采購部門需要加強強與企業(yè)市場部門之間的聯(lián)系，使企業(yè)采購部門對所要采購的物資的市場情況有一個詳細(xì)的了解；通過與企業(yè)質(zhì)量檢測部門的合作，加強企業(yè)各部門之間的聯(lián)系和信息交換頻率，能夠保證企業(yè)在接收到供應(yīng)商提供的采購物資并質(zhì)量驗收合格之后及時將貨款打給供應(yīng)商。6驗收員根據(jù)收貨單審核驗收品種（驗收時仔細(xì)核對單據(jù)）6驗收員根據(jù)收貨單審核驗收品種（驗收時仔細(xì)核對單據(jù)）7采購員入庫核對品種數(shù)量，檢查并歸檔8按驗收報告單的倉位和倉儲要求分別入位存放9質(zhì)管部財務(wù)部監(jiān)督定期對商品進(jìn)行盤點檢查，養(yǎng)護(hù)1尋求采購品種制定采購計化2采購員與品種商洽談采購意向4業(yè)務(wù)部質(zhì)管部總經(jīng)理審批，質(zhì)管部建立資料檔案5采購員與供應(yīng)商簽訂采購合同3質(zhì)管員審核企業(yè)資質(zhì)圖3敖東藥業(yè)采購流程優(yōu)化圖3.1.2進(jìn)一步完善企業(yè)外部供應(yīng)鏈通過對市場的調(diào)查能夠及時掌握企業(yè)所處的經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化以及市場需求狀況的變化，進(jìn)而在一定程度上有效提升了企業(yè)對市場變化的響應(yīng)能力。同時，企業(yè)需要加強與供應(yīng)商之間的交流，這樣能夠有效提升供應(yīng)商對企業(yè)的滿意度，進(jìn)而可以有效促使企業(yè)供應(yīng)商為企業(yè)提供質(zhì)優(yōu)價廉的采購物資，從而使企業(yè)的采購成本降低。而加強與企業(yè)客戶的溝通，能夠使企業(yè)及時了解企業(yè)顧客的實際需求，提供滿意的產(chǎn)品給顧客，從而提高顧客對企業(yè)的信賴程度，進(jìn)而占據(jù)更多的市場份額，增強企業(yè)在行業(yè)間的核心競爭力。3.2建立和完善采購信息管理系統(tǒng)通過引進(jìn)學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化平臺，不僅可以大力度的提高企業(yè)的業(yè)務(wù)處理能力、運作效率和提高管理的可靠度和精確性，并且可以將業(yè)務(wù)人員從繁瑣的日常數(shù)據(jù)處理中解放出來，這樣業(yè)務(wù)人員也有更多的時間和精力去做更有意義的事務(wù)，節(jié)省企業(yè)不必要的成本費用，在敖東藥業(yè)信息系統(tǒng)平臺搭建的同時，應(yīng)采用分步實施的方法。先從核心業(yè)務(wù)模塊的實施開始，分幾個階段實施系統(tǒng)中的其它業(yè)務(wù)模塊，以提高系統(tǒng)安全性，在系統(tǒng)實施啟動和建設(shè)階段，需要敖東藥業(yè)成立一個以總經(jīng)理為組長，總工程師為副組長的公司信息化領(lǐng)導(dǎo)組，從組織機構(gòu)上保證自己公司采購信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，專職的信息管理小組包括相關(guān)業(yè)務(wù)人員，保證項目可以按時完成，有定期的審核與完善過程。表3采購管理系統(tǒng)表1多途徑采購功能8業(yè)務(wù)流程設(shè)計2訂單管理9業(yè)務(wù)資料聯(lián)查3發(fā)票管理10多級審核管理4購貨質(zhì)檢管理11代管業(yè)務(wù)管理5供應(yīng)商供貨管理12物料對應(yīng)管理6集團(tuán)內(nèi)部采購業(yè)務(wù)13系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置7報表查詢功能3.3改進(jìn)供應(yīng)商管理3.3.1選擇合適的供應(yīng)商好的供應(yīng)商不僅能為醫(yī)藥企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的原材料和周到的服務(wù)，還能夠給醫(yī)藥企業(yè)節(jié)省很多采購成本，所以醫(yī)藥企業(yè)對供應(yīng)商的選擇有更高的要求。為了更好的選擇供應(yīng)商，具體可采取以下做法：（1）供應(yīng)商考察。著重考察供應(yīng)商基本概況、企業(yè)管理概況、質(zhì)量保證體系、主要原料供應(yīng)及用戶、生產(chǎn)經(jīng)營及財務(wù)信用情況等五個方面，根據(jù)考察情況做出評估。（2）供應(yīng)商評估。評選小組對供應(yīng)商的一般經(jīng)營狀況、生產(chǎn)能力、技術(shù)能力、管理能力之績效、品質(zhì)能力進(jìn)行評估。根據(jù)調(diào)查結(jié)果，對不同等級的供應(yīng)商進(jìn)行初評。（3）設(shè)定評審項目的權(quán)數(shù)。評選小組分析各項目對于企業(yè)的重要性，最后評選小組分別給供應(yīng)商打上相應(yīng)的分?jǐn)?shù)。（4）供應(yīng)商評定。通過考查得出的結(jié)果，結(jié)合劃分后不同等級的供應(yīng)商和供應(yīng)商的整體表現(xiàn)得分，考慮評選供應(yīng)商，選出合格的供應(yīng)商后，再經(jīng)過企業(yè)的供應(yīng)商管理委員會投票商討確定最終的供應(yīng)商名單。3.3.2建立完善的供應(yīng)商管理體系（1）樹立與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系的雙贏理念面對迅速更新的農(nóng)產(chǎn)品原料供應(yīng)市場和激烈的競爭市場，醫(yī)藥企業(yè)只有和供應(yīng)商達(dá)成雙贏的局面，醫(yī)藥企業(yè)與對供應(yīng)鏈管理具有良好運營能力的供應(yīng)商建立起長期緊密的合作伙伴關(guān)系，由供應(yīng)商管理醫(yī)療企業(yè)的庫存，通過減少牛鞭效應(yīng)以降低供應(yīng)商和醫(yī)療企業(yè)的運營成本，實現(xiàn)共贏。（2）供應(yīng)商的分層次管理供應(yīng)商需要緊跟時代步伐引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，切實提高自身的管理水平，樹立良好的企業(yè)形象和信譽，為供應(yīng)鏈聯(lián)盟采購的實施奠定牢固的基礎(chǔ)，可以通過平衡計分卡、二八法則、作業(yè)成本法等方法對現(xiàn)有供應(yīng)商團(tuán)隊進(jìn)行不同層次的管理。4結(jié)論采購流程優(yōu)化對于企業(yè)來說是非常重要的，優(yōu)化采購流程也是中國企業(yè)能夠有效降低經(jīng)營成本的一個關(guān)鍵途徑。在面對國家對醫(yī)藥行業(yè)進(jìn)行規(guī)范管理，已經(jīng)對醫(yī)藥價格進(jìn)行了兩次調(diào)價的前提下，導(dǎo)致醫(yī)藥行業(yè)利潤下降。而制藥企業(yè)之間的競爭實質(zhì)上是經(jīng)營成本的競爭。身為醫(yī)藥行業(yè)成本的大頭“采購管理成本”，而當(dāng)前擺在醫(yī)藥行業(yè)面前一個重要的難題是怎么樣進(jìn)行更加科學(xué)有效的優(yōu)化采購流程，達(dá)到利益最大化。而選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商是對藥業(yè)開發(fā)和采購管理的基本要求，所以企業(yè)有必要優(yōu)化采購流程和建立科學(xué)合理的供應(yīng)商管理綜合評價體系，提高企業(yè)競爭力讓企業(yè)在市場飛速變化的情況下能夠站穩(wěn)腳跟。