郴州正北茶葉有限公司會(huì)計(jì)電算化采購(gòu)管理流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1郴州正北茶葉有限公司簡(jiǎn)介 I郴州正北茶葉有限公司會(huì)計(jì)電算化采購(gòu)模塊流程優(yōu)化設(shè)計(jì)隨著全球化的推進(jìn)，全球經(jīng)濟(jì)得到了飛快的發(fā)展，生產(chǎn)發(fā)展規(guī)模和市場(chǎng)范圍的擴(kuò)大,中小企業(yè)在國(guó)內(nèi)進(jìn)行采購(gòu)成本風(fēng)險(xiǎn)管理工作的復(fù)雜性和其必要性也越來(lái)越強(qiáng),采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理問題已經(jīng)逐漸發(fā)展成為了我國(guó)中小企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)管理的一個(gè)重要方面。本文以正北茶業(yè)有限公司作為案例,著重于發(fā)現(xiàn)并深入地分析其中會(huì)計(jì)電算化采購(gòu)管理模塊的賬務(wù)流程現(xiàn)狀及存在問題,制定了一套關(guān)于賬務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)方案。1郴州正北茶葉有限公司簡(jiǎn)介郴州正北茶葉有限公司成立于2014年09月29日，注冊(cè)地位于郴州市蘇仙區(qū)坳上鎮(zhèn)五蓋山林場(chǎng)黃金窩工區(qū)，法定代表人為李精華，

五蓋山位于湖南省郴州市南，離市區(qū)20幾公里，屬嶺南山脈之一。其山勢(shì)雄偉，綠林蒼翠，澗流淙淙。主峰碧云峰，海拔1620米，有郴州第一峰之稱。五蓋山終年氣候溫和濕潤(rùn)，光照弱、霧氣大、漫射光多、風(fēng)速小，晝夜溫差較大，土質(zhì)肥沃，廣布野生茶樹八千余畝。高山自古出好茶，特別是位于海拔1100至1400米的碧云庵、有429年古樹茶園十八畝尤為珍貴。正北茶業(yè)的原料正是采自于這一片野生茶園。郴州茶葉研究所和郴州正北茶葉有限公司組織力量嚴(yán)格按照古法在全手工制作的工藝基礎(chǔ)上融入公司獨(dú)特的技藝，不斷挖掘和創(chuàng)新經(jīng)營(yíng)范圍包括茶葉、中藥材等生產(chǎn)、加工、生產(chǎn)、農(nóng)副產(chǎn)品批發(fā)、零售等。2郴州正北茶葉有限公司會(huì)計(jì)電算化軟件介紹郴州正北茶葉有限公司使用的是會(huì)計(jì)電算化軟件U8v10.1版本，以某工業(yè)企業(yè)的真實(shí)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為原型，突出實(shí)踐，注重實(shí)操，幫助企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)“優(yōu)化資源，提高管理”。該公司主要使用應(yīng)收賬款管理制度、采購(gòu)業(yè)務(wù)、銷售業(yè)務(wù)、應(yīng)付款管理制度、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)和薪資管理系統(tǒng)模塊。采購(gòu)管理系統(tǒng)是企業(yè)不可缺少的一項(xiàng)，郴州正北茶葉有限公司的采購(gòu)管理系統(tǒng)意識(shí)比較淡薄，管理方面單一。所以對(duì)該公司現(xiàn)有的采購(gòu)管理系統(tǒng)的管理流程的利弊及其發(fā)生原因進(jìn)行足夠的分析與總結(jié)。3郴州正北茶葉有限公司會(huì)計(jì)電算化采購(gòu)管理模塊原流程3.1會(huì)計(jì)電算化采購(gòu)管理模塊的含義采購(gòu)管理系統(tǒng)包括普通采購(gòu)業(yè)務(wù)和其他采購(gòu)業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)處理包括原材料賒購(gòu)業(yè)務(wù)處理、原材料現(xiàn)購(gòu)業(yè)務(wù)處理、采購(gòu)?fù)素洏I(yè)務(wù)、暫估業(yè)務(wù)處理、采購(gòu)費(fèi)用處理、溢余短缺結(jié)算處理。3.2郴州正北茶葉有限公司會(huì)計(jì)電算化采購(gòu)管理模塊原有流程郴州正北茶葉有限公司采購(gòu)管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理主要包括采購(gòu)材料需求計(jì)劃，采購(gòu)訂單、賬務(wù)系統(tǒng)存貨及暫估應(yīng)付款等相關(guān)業(yè)務(wù)。其操作流程如圖1所示。采購(gòu)材料需求計(jì)劃采購(gòu)材料需求計(jì)劃訂單訂單賬務(wù)系統(tǒng)存貨及暫估應(yīng)付接收貨物賬務(wù)系統(tǒng)存貨及暫估應(yīng)付接收貨物發(fā)票登錄及應(yīng)付款確定發(fā)票確定發(fā)票登錄及應(yīng)付款確定發(fā)票確定編制付款管理編制付款管理圖1郴州正北茶葉有限公司采購(gòu)管理計(jì)劃由圖一可知郴州正北茶葉有限公司采購(gòu)管理與企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)密不可分，該公司的采購(gòu)管理系統(tǒng)主要包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂單、發(fā)票確定、編制付款管理系統(tǒng)等環(huán)節(jié)，總的來(lái)說(shuō)，公司采購(gòu)管理系統(tǒng)較完整。3.3會(huì)計(jì)電算化采購(gòu)管理模塊原有流程存在的問題1.采購(gòu)缺乏統(tǒng)一管理，分散于多個(gè)部門，導(dǎo)致部門人員出現(xiàn)懶散等情況，需要更多管理人員監(jiān)督，進(jìn)而導(dǎo)致成本增加，利潤(rùn)減少。2.企業(yè)缺乏真實(shí)有效的訂單管理體系，采購(gòu)過程中實(shí)用了多種單料，對(duì)于入庫(kù)與退貨在批次、類別、數(shù)量以及時(shí)效性上都缺少有效的控制，對(duì)于預(yù)定期內(nèi)出現(xiàn)的采購(gòu)和退貨也缺少一定的了解。3.采購(gòu)員與倉(cāng)管員缺少專業(yè)分工，同時(shí)負(fù)責(zé)材料的定價(jià)、發(fā)貨、接單，材料的浪費(fèi)，存在很大的徇私舞弊，互相推卸責(zé)任，導(dǎo)致員工積極性下降，不利于企業(yè)管理。4.手工入賬及重復(fù)對(duì)賬，多次手工入賬及多方對(duì)賬導(dǎo)致大量重復(fù)人工及工作。5.由于運(yùn)輸、裝卸等原因發(fā)生的損耗，處理方式不當(dāng)，可能會(huì)導(dǎo)致公司虧損。6.內(nèi)部控制體系不完善，缺乏采購(gòu)計(jì)劃性，審批不嚴(yán)格，監(jiān)督體系不夠完善。4郴州正北茶葉有限公司采購(gòu)管理模塊流程優(yōu)化設(shè)計(jì)對(duì)于郴州正北茶葉有限公司采購(gòu)方便一直都是難題，采購(gòu)方面一直缺乏科學(xué)的分工，普通企業(yè)采購(gòu)管理業(yè)務(wù)是郴州正北日常采購(gòu)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)類型。主要管理供應(yīng)商管理、請(qǐng)購(gòu)單、采購(gòu)訂單、采購(gòu)入庫(kù)、采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)成本核算、采購(gòu)付款的全過程。4.1優(yōu)化物料采購(gòu)流程請(qǐng)購(gòu)匯總內(nèi)部請(qǐng)購(gòu)請(qǐng)購(gòu)匯總內(nèi)部請(qǐng)購(gòu)簽訂采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)合同通知收貨編制采購(gòu)成本確認(rèn)憑證驗(yàn)收入庫(kù)通知收貨編制采購(gòu)成本確認(rèn)憑證驗(yàn)收入庫(kù)采購(gòu)結(jié)算采購(gòu)結(jié)算編制應(yīng)付款確認(rèn)憑證收發(fā)票編制應(yīng)付款確認(rèn)憑證收發(fā)票圖2郴州正北茶葉有限公司在物料采購(gòu)中的優(yōu)化流程郴州正北茶葉有限公司由物料人員申請(qǐng)材料，由采購(gòu)員編制請(qǐng)購(gòu)單，簽訂采購(gòu)合同，編制到貨單，最后生成采購(gòu)發(fā)票，再由采購(gòu)發(fā)票交給財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)人員編制憑證，由倉(cāng)管員清點(diǎn)材料，清點(diǎn)完成后編制入庫(kù)單。真正實(shí)現(xiàn)了職責(zé)分工，不浪費(fèi)資源，提高企業(yè)工作效率，利于公司管理，同時(shí)降低工作時(shí)間，降低工作量。4.2優(yōu)化采購(gòu)?fù)素浟鞒毯炗啿少?gòu)合同簽訂采購(gòu)合同紅藍(lán)入庫(kù)單結(jié)算編制記賬憑證要求退貨退貨出庫(kù)驗(yàn)收入庫(kù)通知退貨協(xié)商退貨通知收貨紅藍(lán)入庫(kù)單結(jié)算編制記賬憑證要求退貨退貨出庫(kù)驗(yàn)收入庫(kù)通知退貨協(xié)商退貨通知收貨圖3郴州正北茶葉有限公司采購(gòu)?fù)素泝?yōu)化流程圖采購(gòu)員與倉(cāng)管員各司其職，采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)訂單通知倉(cāng)管員確認(rèn)收貨，發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題，立即聯(lián)系廠家退貨，廠家同意退貨后，采購(gòu)員通知倉(cāng)管員將貨物出庫(kù)退回辦理退貨手續(xù)，同時(shí)編輯紅藍(lán)入庫(kù)結(jié)算單，轉(zhuǎn)交會(huì)計(jì)人員編制記賬憑證，對(duì)于退回的貨物，會(huì)計(jì)人員保留好相關(guān)憑證，減少錯(cuò)誤環(huán)節(jié)，避免過多的操作步驟。紅字采購(gòu)發(fā)票填制紅字發(fā)票紅字采購(gòu)入庫(kù)單填制退貨單 紅字采購(gòu)發(fā)票填制紅字發(fā)票紅字采購(gòu)入庫(kù)單填制退貨單圖4郴州正北茶葉有限公司結(jié)算后退貨結(jié)算流程4.3優(yōu)化暫估業(yè)務(wù)處理簽訂采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)合同編制暫估記賬憑證編制暫估記賬憑證通知收貨驗(yàn)收入庫(kù)通知收貨驗(yàn)收入庫(kù)審核審核記賬記賬圖5郴州正北茶葉有限公司采購(gòu)暫估業(yè)務(wù)處理優(yōu)化流程圖暫估業(yè)務(wù)是指購(gòu)買者購(gòu)買進(jìn)庫(kù)的商品發(fā)票沒有來(lái)，在產(chǎn)品單價(jià)不確定的情況下，會(huì)計(jì)人員在期末暫時(shí)按照估價(jià)入賬，在等待下月紅函被沖回，由采購(gòu)員簽訂采購(gòu)合同，倉(cāng)管員驗(yàn)收入庫(kù)，由制單會(huì)計(jì)編制暫估記賬憑證，最后由會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后進(jìn)行簽字，記賬，很大程度避免材料的隨意定價(jià)，更利于企業(yè)更好的管理。4.4優(yōu)化采購(gòu)費(fèi)用處理采購(gòu)入庫(kù)單采購(gòu)到貨單采購(gòu)訂單采購(gòu)入庫(kù)單采購(gòu)到貨單采購(gòu)訂單專用采購(gòu)發(fā)票運(yùn)費(fèi)發(fā)票采購(gòu)結(jié)算專用采購(gòu)發(fā)票運(yùn)費(fèi)發(fā)票采購(gòu)結(jié)算正常單據(jù)記賬結(jié)束應(yīng)付單據(jù)審核正常單據(jù)記賬結(jié)束應(yīng)付單據(jù)審核圖6郴州正北茶葉有限責(zé)任公司采購(gòu)費(fèi)用處理優(yōu)化流程圖采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)訂單填寫采購(gòu)到貨單、采購(gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)專用發(fā)票和運(yùn)費(fèi)發(fā)票等處理，再由倉(cāng)管員進(jìn)行手工結(jié)算，最后有財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)進(jìn)行單據(jù)審核，審核無(wú)誤之后確定記賬，湖南正北茶葉有限公司由于手工結(jié)算的業(yè)務(wù)比較多，很大幾率會(huì)出現(xiàn)人為錯(cuò)誤，要是在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中操作，就可以避免人為出錯(cuò)，省去不必要的時(shí)間。4.5優(yōu)化溢余短缺結(jié)算處理采購(gòu)到貨單采購(gòu)訂單進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出科目設(shè)置、非合理采購(gòu)到貨單采購(gòu)訂單進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出科目設(shè)置、非合理專用采購(gòu)發(fā)票(1000)采購(gòu)結(jié)算采購(gòu)入庫(kù)單(專用采購(gòu)發(fā)票(1000)采購(gòu)結(jié)算采購(gòu)入庫(kù)單(950)應(yīng)付單據(jù)審核生成憑證正常單據(jù)記賬應(yīng)付單據(jù)審核生成憑證正常單據(jù)記賬 圖7郴州正北茶葉有限公司溢余短缺結(jié)算處理優(yōu)化流程圖在公司的采購(gòu)貨物過程中，由于企業(yè)不可避免的運(yùn)輸、卸貨等原因而可以導(dǎo)致我國(guó)貨物短缺毀損，應(yīng)根據(jù)貨物不同發(fā)展情況對(duì)其進(jìn)行分析相應(yīng)的賬務(wù)處理。合理的損耗應(yīng)直接計(jì)入成本，相應(yīng)的提高本次入庫(kù)貨物的單價(jià)，及時(shí)止損，郴州正北茶葉有限公司本次采購(gòu)入庫(kù)數(shù)量小于發(fā)票數(shù)量，則正確處理如下圖8，減少錯(cuò)誤環(huán)節(jié)同時(shí)避免了過多的操作步驟，為企業(yè)減少損耗。最后由財(cái)務(wù)部對(duì)發(fā)票進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后生成會(huì)計(jì)憑證。4.6優(yōu)化健全采購(gòu)管理內(nèi)部制度(一)建立嚴(yán)格有序的工作流程。在ERP的采購(gòu)系統(tǒng)中，明確設(shè)定哪些物料必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批后才能采購(gòu)，哪些物料必須先準(zhǔn)備好，從而在一定程度上綁定采購(gòu)工作流程，進(jìn)而細(xì)化采購(gòu)單位和部門的日常管理。提高員工素質(zhì)，增加管理者意識(shí)，具體操作如下：1.集中計(jì)劃采購(gòu)：對(duì)于具有共性的物料，采用集中計(jì)劃采購(gòu)更有利。采購(gòu)前通知采購(gòu)部按計(jì)劃提出請(qǐng)購(gòu)單，由采購(gòu)部集中辦理。2.對(duì)于長(zhǎng)期的進(jìn)行報(bào)價(jià)或者買賣：凡經(jīng)常性通過使用，且使用量影響較大的材料，采購(gòu)管理部門應(yīng)事先選定供應(yīng)廠商，議定長(zhǎng)期發(fā)展供應(yīng)市場(chǎng)上的價(jià)格，批準(zhǔn)后及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)單位或部門根據(jù)自身的需要提出請(qǐng)購(gòu)。（二）審批嚴(yán)格。雖然在郴州正北茶葉公司中，采購(gòu)管理通過一定的控制，但在實(shí)踐中，真正控制起來(lái)有一定難度。通過ERP系統(tǒng)，我們可以自動(dòng)建立供應(yīng)商采購(gòu)材料和文件的審批管理控制流程，控制不同崗位和職責(zé)的員工最終可以選擇采購(gòu)的材料種類，數(shù)量的上限應(yīng)該是多少，超過一定數(shù)量的材料必須經(jīng)過主管部門的審批,存在以下行為必須由部門領(lǐng)導(dǎo)人審批。1.未經(jīng)公司財(cái)務(wù)主管部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行書面同意，不得私自變更、替換現(xiàn)有原輔材料選擇供應(yīng)商。2.如果有更適合供應(yīng)商的，需要更換原供應(yīng)商，采購(gòu)部必須提交變更供應(yīng)商的書面聲明材料，并獲得書面批準(zhǔn)后方可進(jìn)行變更。否則在ERP系統(tǒng)之內(nèi)將會(huì)使用供應(yīng)商無(wú)法對(duì)此項(xiàng)材料進(jìn)行繼續(xù)辦理，包括接到供應(yīng)商給我們發(fā)來(lái)的信息或者進(jìn)行交易、付款。3、經(jīng)詢價(jià)協(xié)商，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)書面同意方可定價(jià)，否則公司不予批復(fù)(特殊情況需電話征得總經(jīng)理同意)；由此產(chǎn)生的后果由責(zé)任人承擔(dān)全部責(zé)任。4.采購(gòu)管理合同進(jìn)行簽訂由公司可以指定或授權(quán)委派專人負(fù)責(zé)，否則視為一個(gè)無(wú)效。（三）監(jiān)督有方。為提供獲獎(jiǎng)活動(dòng)，我們可以在采購(gòu)貨物加工人員、監(jiān)理人員（不僅是采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人）通過查詢發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)加工中存在的問題，可以直接向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，也可以終止業(yè)務(wù)處理，直至問題得到解決。如若企業(yè)管理人員發(fā)現(xiàn)某定單屬于重復(fù)使用或者進(jìn)行虛假定單，可以通過將其暫停，查明原因，或取消該定單。有利于提高員工的積極性，防止采購(gòu)人員從中獲取私利，造成公司虧損。5優(yōu)化采購(gòu)管理流程在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的預(yù)計(jì)成效對(duì)郴州正北茶葉有限公司進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)后，解決了計(jì)劃不全面、北部控制問題、采購(gòu)與倉(cāng)管員的分工問題、手工記賬混亂，協(xié)調(diào)各部門與供應(yīng)商之前的問題，通用采購(gòu)管理系統(tǒng)用于處理采購(gòu)業(yè)務(wù)、臨時(shí)評(píng)估業(yè)務(wù)、退貨業(yè)務(wù)、采購(gòu)過程中發(fā)生的費(fèi)用和缺貨損壞的管理，及時(shí)進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。在財(cái)務(wù)單據(jù)傳遞的過程中，單據(jù)層層審核責(zé)任到人發(fā)生問題也無(wú)法推卸責(zé)任，各部門相輔相成，井井有序的完成整個(gè)單據(jù)傳遞的活動(dòng)，促進(jìn)部門與部門之間的溝通，也大大節(jié)約了工作時(shí)間。減少存貨風(fēng)險(xiǎn)，方便企業(yè)人員更好管理技術(shù)企業(yè)。6結(jié)語(yǔ)在社會(huì)生產(chǎn)和原材料經(jīng)濟(jì)條件下，采購(gòu)是業(yè)務(wù)流程的組成部分，隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化和中國(guó)市場(chǎng)的進(jìn)一步開放。全球采購(gòu)己成為采購(gòu)管理發(fā)展的一種重要趨勢(shì)，隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，企業(yè)對(duì)采購(gòu)模塊的要求越來(lái)越嚴(yán)格。在全球供應(yīng)系統(tǒng)中發(fā)揮買方的作用，以求得自身發(fā)展和滿足我國(guó)日益增長(zhǎng)的商品需求,實(shí)現(xiàn)資源的有效配置,提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。郴州正北茶葉有限公司是一家優(yōu)秀的農(nóng)產(chǎn)品加工企業(yè)，目標(biāo)致力于更有前景的未來(lái)，為了公司的未來(lái)藍(lán)圖，需要更加完善、科學(xué)的采購(gòu)管理模式，面對(duì)變化多端的未來(lái)市場(chǎng)，固步不前才是公司最大的阻礙，郴州正北茶葉盡管中國(guó)之前的經(jīng)營(yíng)管理中有好的收益，但過去只能代表過去，我們必須始終發(fā)展需要一個(gè)面向今天和未來(lái)層出不窮的挑戰(zhàn)。參考文獻(xiàn)[1