廣州二禾帝貿(mào)易有限責(zé)任公司固定資產(chǎn)管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-2"\h\u264211廣州二禾帝貿(mào)易有限責(zé)任公司簡介 廣州二禾帝貿(mào)易有限責(zé)任公司固定資產(chǎn)管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)1廣州二禾帝貿(mào)易有限責(zé)任公司簡介廣州二禾帝貿(mào)易有限責(zé)任公司前身廣州煌和貿(mào)易有限公司，成立于2010年10月，在2016年1月更名為現(xiàn)公司，位于中國廣東省廣州市白云區(qū)里松街里松中路，是一家專業(yè)的為重點(diǎn)客戶提供食品飲料產(chǎn)品的綜合性專業(yè)供應(yīng)商，目前在廣州成功的建立了眾多的重點(diǎn)客戶銷售網(wǎng)絡(luò)，為其重點(diǎn)客戶提供產(chǎn)品信息，物流配送，市場動(dòng)態(tài)等服務(wù)，針對(duì)不同市場特點(diǎn)為客戶提供產(chǎn)品定位問題服務(wù)?，F(xiàn)已達(dá)成戰(zhàn)略合作客戶體系有廣州鐵路集團(tuán)，機(jī)場、航站樓大廳，重要連鎖藥店，加油站，電影院，自動(dòng)售貨機(jī)，電商等。公司與眾多知名品牌企業(yè)建立良好、穩(wěn)固的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，逐步地形成了自己強(qiáng)大的第三流品質(zhì)，一流的品牌優(yōu)勢，目前公司主要合作供應(yīng)廠家有：屈臣氏，脈動(dòng)，統(tǒng)一飲料，紅牛飲料，陳村米粉，維他飲料等。2公司現(xiàn)有固定資產(chǎn)管理制度廣州二禾帝貿(mào)易有限責(zé)任公司主要是為客戶提供食品飲料產(chǎn)品，具有一定的市場占有率，公司的固定資產(chǎn)管理制度日益完善。由于是食品飲料產(chǎn)品的供應(yīng)商，所以固定資產(chǎn)在公司整個(gè)資產(chǎn)中占比較小，主要為辦公設(shè)備和運(yùn)輸工具。公司對(duì)于固定資產(chǎn)的采購，核算，折舊，盤點(diǎn)，處置等各個(gè)環(huán)節(jié)都有一系列規(guī)定。例如使用部門申請(qǐng)購買固定資產(chǎn)，由主管審批；固定資產(chǎn)調(diào)撥需跟相關(guān)部門協(xié)調(diào)好，辦理一定的手續(xù)進(jìn)行調(diào)接；固定資產(chǎn)的處置，當(dāng)發(fā)現(xiàn)不能使用時(shí)申請(qǐng)報(bào)廢等。固定資產(chǎn)在公司中總額為106.2650萬元，占比較小，只占總資產(chǎn)的3.54%，由各類辦公設(shè)備、財(cái)務(wù)專用物品和運(yùn)輸工具組成。但是固定資產(chǎn)也與公司利益掛鉤，同時(shí)從固定資產(chǎn)管理制度也可以反映一個(gè)公司的內(nèi)部控制適不適當(dāng)，管理恰當(dāng)對(duì)優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理，提升公司經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮著重要作用。3公司現(xiàn)行固定資產(chǎn)管理制度中存在的問題3.1固定資產(chǎn)權(quán)責(zé)與授權(quán)制度不完善固定資產(chǎn)的權(quán)責(zé)與授權(quán)制度是完善該公司固定資產(chǎn)管理制度的第一步，無論是購買，使用還是報(bào)廢等等，都需要權(quán)責(zé)與授權(quán)。廣州二禾帝貿(mào)易有限公司固定資產(chǎn)權(quán)責(zé)混亂主要體現(xiàn)在“誰買誰負(fù)責(zé)，誰用誰負(fù)責(zé)”，沒有特定的管理人員去對(duì)員工需要購買的固定資產(chǎn)進(jìn)行審查，沒有去確定員工是否真的需要購買相關(guān)的固定資產(chǎn)，也沒有確定員工需要替換掉的固定資產(chǎn)使用了多長時(shí)間，長期以來可能會(huì)導(dǎo)致資金的浪費(fèi)；再者，員工對(duì)自己需要購買的固定資產(chǎn)負(fù)責(zé)，原則上好像沒什么毛病，但沒有管理人員加以管控，不能確定員工是否定期檢查并保養(yǎng)好自己所使用的固定資產(chǎn)，從而可能導(dǎo)致固定資產(chǎn)被過度消耗減少壽命，這樣也會(huì)導(dǎo)致公司資金的流失，因此該公司缺乏固定資產(chǎn)專門管理人員或者專門的部門。授權(quán)審批制度不夠完善主要體現(xiàn)在：第一，由于固定資產(chǎn)占比較小，公司沒有制定固定資產(chǎn)購買預(yù)算的制度和流程；第二，固定資產(chǎn)的購買，處置等環(huán)節(jié)審批制度過于簡單，對(duì)于資金的浪費(fèi)程度較大，且購買金額較大的固定資產(chǎn)由一人決定風(fēng)險(xiǎn)較大；第三，固定資產(chǎn)檢查，保養(yǎng)，報(bào)廢缺乏審批制度。權(quán)責(zé)與授權(quán)制度是公司必要的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制活動(dòng)，內(nèi)部控制不當(dāng)不能使固定資產(chǎn)得到有效管理。3.2固定資產(chǎn)采購流程不健全廣州二禾帝貿(mào)易有限公司固定資產(chǎn)流程采購只有幾部分組成：首先填寫請(qǐng)購單→給主管審核→總經(jīng)理簽字→請(qǐng)購單移交給采購人員→采購人員填寫訂購單→申購部門驗(yàn)收→填制驗(yàn)收單→填制付款憑單。在實(shí)際工作中，申購部門人員采購固定資產(chǎn)，請(qǐng)購單上沒有說明理由：為什么要采購固定資產(chǎn)？如無理由，請(qǐng)購單上只有申購部門主管和總經(jīng)理審核簽字，而在固定資產(chǎn)沒有損壞，還能派上用場，并不著急使用的時(shí)候，主管沒有關(guān)注，那么固定資產(chǎn)的狀態(tài)就沒有被了解到，毀損情況等，這種情況下光看請(qǐng)購單的內(nèi)容就在請(qǐng)購單上簽名，可能會(huì)造成資源浪費(fèi)。再者個(gè)人私欲膨脹，過于追求物質(zhì)等因素都會(huì)影響一些不必要的固定資產(chǎn)采購，這些都深深地影響著固定資產(chǎn)管理的有效性。固定資產(chǎn)驗(yàn)收之時(shí)，采購人員跟單收貨，查看實(shí)物是否完整之后確認(rèn)收貨，就移交到申購部門，由申購部門填寫驗(yàn)收單，申購部門驗(yàn)收固定資產(chǎn)只是形式主義，在采購部門確認(rèn)收貨之后就不再查看，這樣忽略了收到后的固定資產(chǎn)質(zhì)量有無問題，合不合格，規(guī)格是否一樣，到年末盤點(diǎn)的時(shí)候可能會(huì)出現(xiàn)固定資產(chǎn)的規(guī)格或者數(shù)量賬實(shí)不符的問題。圖2是2019年年末公司的部分抽盤表，年末盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)由于采購人員和申購部門驗(yàn)收時(shí)的不仔細(xì)，賬面數(shù)量和盤點(diǎn)數(shù)量不相符，聯(lián)想電腦thinkbook在盤點(diǎn)時(shí)少了一臺(tái)，聯(lián)想小新多了一臺(tái)，這反映了在驗(yàn)收之時(shí)，采購人員和申購部門并未仔細(xì)檢查，單單檢查了電腦的數(shù)量，忽略了規(guī)格型號(hào)，這同時(shí)也反映了公司采購流程中的最后驗(yàn)收程序的不完善。圖2廣州二禾帝貿(mào)易有限責(zé)任公司固定資產(chǎn)年末抽盤表3.3固定資產(chǎn)維修保養(yǎng)制度不完善固定資產(chǎn)的日常維修保養(yǎng)是我們確實(shí)能夠有效地保證固定資產(chǎn)可持續(xù)使用的一個(gè)重要事項(xiàng)，定期進(jìn)行檢查，定期保養(yǎng)。定期維修可以有效維護(hù)固定資產(chǎn)成新率。廣州二禾帝貿(mào)易有限公司由于固定資產(chǎn)占比較小，沒有定期檢查和定期保養(yǎng)的規(guī)定，維修保養(yǎng)的意識(shí)淡薄，只有在固定資產(chǎn)需要維修時(shí)才會(huì)申請(qǐng)維修。但是廣州二禾帝貿(mào)易有限公司的維修做的并不到位，一方面，固定資產(chǎn)的維修不及時(shí)，缺少審批程序，在申請(qǐng)人填寫完《固定資產(chǎn)維修申請(qǐng)單》并提交之后，負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)維修的相關(guān)人員沒有在申請(qǐng)規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)進(jìn)行維修，人為地導(dǎo)致了固定資產(chǎn)的閑置，降低了固定資產(chǎn)利用率；另一方面，維修人員在所有維修工作做完之后，沒有及時(shí)記錄固定資產(chǎn)維修，沒有進(jìn)行賬務(wù)處置，賬目與實(shí)物不符。圖3廣州二禾帝貿(mào)易有限責(zé)任公司處置固定資產(chǎn)情況表3.4固定資產(chǎn)的處置管理混亂在固定資產(chǎn)報(bào)廢環(huán)節(jié)，因?yàn)楣緦?duì)固定資產(chǎn)管理不夠重視，所以在這一環(huán)節(jié)管理混亂。一方面，該企業(yè)沒有實(shí)施定期清查的規(guī)定，因此該公司固定資產(chǎn)存在“到時(shí)再查，不到不查”的不合理現(xiàn)象。另一方面，部分被報(bào)廢的固定資產(chǎn)只依照使用年限來進(jìn)行報(bào)廢，沒有檢查實(shí)際使用情況，了解損壞程度，導(dǎo)致未達(dá)到使用年限但已喪失使用功能的固定資產(chǎn)因未辦理報(bào)廢手續(xù)而一直被閑置。固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)以及審批不及時(shí)。部分已經(jīng)報(bào)廢的固定資產(chǎn)一直閑置沒有申請(qǐng)報(bào)廢，會(huì)導(dǎo)致賬實(shí)不符的問題。報(bào)廢資產(chǎn)處置不及時(shí)，待報(bào)廢處置資產(chǎn)長期堆放在一起，可能會(huì)導(dǎo)致已報(bào)廢的固定資產(chǎn)錯(cuò)失最好的變賣的價(jià)值收入，售價(jià)偏低，如果長期以往，會(huì)給公司帶來較大的損失。圖4廣州二禾帝貿(mào)易有限責(zé)任公司固定資產(chǎn)報(bào)廢處置收益表4公司現(xiàn)行固定資產(chǎn)管理制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)4.1完善固定資產(chǎn)權(quán)責(zé)與授權(quán)制度完善固定資產(chǎn)權(quán)責(zé)與授權(quán)制度，需要各個(gè)不同的職位之間相互配合，才能提高管理水平。建立固定資產(chǎn)授權(quán)審批制度，制定各個(gè)環(huán)節(jié)的審批程序，審批者應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得私自越權(quán)批準(zhǔn)，對(duì)于審批人越權(quán)審批或者未經(jīng)授權(quán)私自審批的，申請(qǐng)人有權(quán)予以否認(rèn)或拒絕。購買、報(bào)廢等環(huán)節(jié)涉及固定資產(chǎn)金額較大的，應(yīng)實(shí)行集體決策和審批，避免出現(xiàn)重大損失。設(shè)立一個(gè)專門的固定資產(chǎn)管理部門，負(fù)責(zé)整個(gè)公司的固定資產(chǎn)的管理工作，并建立完整的相應(yīng)管理制度，并在執(zhí)行過程中持續(xù)監(jiān)督，確保制度得到有效執(zhí)行。從固定資產(chǎn)管理部門中安排幾人分散到公司的各個(gè)部門，若其中有部門固定資產(chǎn)數(shù)量較少則可合并到其他部門之中，并承擔(dān)其對(duì)應(yīng)的部門對(duì)固定資產(chǎn)的需求、報(bào)廢、調(diào)撥等申請(qǐng)，公司應(yīng)當(dāng)明確固定資產(chǎn)管理的具體職責(zé)，使用人負(fù)首要責(zé)任，使用部門負(fù)責(zé)人為部門公共固定資產(chǎn)負(fù)責(zé)，固定資產(chǎn)管理部門主管為公司公共區(qū)域固定資產(chǎn)的第一負(fù)責(zé)人。4.2固定資產(chǎn)采購流程的優(yōu)化雖然廣州二禾帝貿(mào)易有限公司有自己的采購流程，但過于簡單，管理制度也有問題，所以采購過程會(huì)出現(xiàn)實(shí)質(zhì)性的問題，容易導(dǎo)致固定資產(chǎn)混亂，所以公司應(yīng)該制定一個(gè)更詳細(xì)更嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少徚鞒獭?先由申購人填寫請(qǐng)購單，部門直屬負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)、總經(jīng)理審批；2請(qǐng)購單需要修改內(nèi)容的，由申購部門進(jìn)一步確認(rèn)；3確認(rèn)完之后將請(qǐng)購單交由采購部門，采購員詢單議價(jià)、確認(rèn)參數(shù)信息及交期，如采購詢單出現(xiàn)異議，則再次返回申購部門，再次確認(rèn)，如無異議，采購人員依據(jù)詢單填寫采購審批單并提交審核；4如審核未通過則返回第一步，再次重新來過，如通過，采購員與供應(yīng)商簽訂購銷合同，與廠商確認(rèn)型號(hào)規(guī)格價(jià)格交期；5采購跟單，到貨后負(fù)責(zé)收貨并確認(rèn)實(shí)物，如實(shí)物不符合，應(yīng)返回上一步，與廠商反映問題；6采購與申購部門進(jìn)行固定資產(chǎn)交接，并完成固定資產(chǎn)交接單；7申購部門驗(yàn)收資產(chǎn)，如不合格，需出具驗(yàn)收不合格報(bào)告，由采購作退貨或換貨處理，如合格，財(cái)務(wù)人員存檔固定資產(chǎn)驗(yàn)收單及采購合同，并對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行編碼登記；8采購跟催供應(yīng)商發(fā)票，及時(shí)將發(fā)票送財(cái)務(wù)登記。廣州二禾帝貿(mào)易有限公司報(bào)銷審批流程中其他規(guī)定的完善如下：請(qǐng)購單需增加一個(gè)說明事項(xiàng)，即固定資產(chǎn)需購買的理由；如采購過程中發(fā)生問題，應(yīng)及時(shí)反饋，向上一級(jí)報(bào)備。

不合格不合格合格實(shí)物與合同不符采購詢單出現(xiàn)異常時(shí)審核未通過時(shí)采購員詢單議價(jià)、確認(rèn)參數(shù)信息及交期采購與申購部門進(jìn)行固定資產(chǎn)交接，并完成固定資產(chǎn)交接單申購部門出具驗(yàn)收不合格報(bào)告，由采購作退貨或換貨處理1申購人填寫請(qǐng)購單，部門直屬負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)、總經(jīng)理審批2修改內(nèi)容，由申購部門進(jìn)一步確認(rèn)采購依據(jù)詢單填寫采購審批單并提交審核采購跟單，到貨后負(fù)責(zé)收貨并確認(rèn)實(shí)物申購部門驗(yàn)收固定資產(chǎn)財(cái)務(wù)存檔固定資產(chǎn)驗(yàn)收單及采購合同，并對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行編碼登記；采購跟催供應(yīng)商發(fā)票，及時(shí)將發(fā)票送財(cái)務(wù)登記通過通過無誤圖5固定資產(chǎn)采購流程優(yōu)化圖4.3固定資產(chǎn)維修保養(yǎng)的優(yōu)化對(duì)固定資產(chǎn)維修保養(yǎng)工作進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)有利于大大提高固定資產(chǎn)的成新率以及利用率，制訂新的維修和保養(yǎng)制度，明確落實(shí)這兩項(xiàng)工作。第一，建立新的固定資產(chǎn)維修流程。首先，部門的固定資產(chǎn)管理人員在修理完固定資產(chǎn)后要及時(shí)填寫《固定資產(chǎn)維修申請(qǐng)表》，填寫完后，把申請(qǐng)表交予固定資產(chǎn)管理部門，得到審批之后，聯(lián)系維修人員及時(shí)修理固定資產(chǎn)，維修人員修理完固定資產(chǎn)要及時(shí)填寫《固定資產(chǎn)維修記錄》；部門固定資產(chǎn)管理人員在進(jìn)行業(yè)務(wù)時(shí)要及時(shí)檢查固定資產(chǎn)是否修復(fù)完畢，并把情況告知固定資產(chǎn)管理部門，若修復(fù)完畢，管理部門應(yīng)在申請(qǐng)表上打勾；若沒有修復(fù)完畢，在申請(qǐng)表上打叉，并發(fā)現(xiàn)維修人員沒有及時(shí)修理或修理非常不到位，應(yīng)對(duì)維修人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幜P，并再次聯(lián)系維修人員。第二，制定合理的保養(yǎng)和維護(hù)周期。對(duì)于使用頻率高或者金額較大的固定資產(chǎn)，應(yīng)兩周檢查一次，并對(duì)其進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)；對(duì)于使用頻率較低的，應(yīng)一個(gè)月檢查一次，進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。第三，還能持續(xù)利用的固定資產(chǎn)，公司應(yīng)對(duì)其進(jìn)行深層維護(hù)，充分發(fā)揮其價(jià)值；而另一方面，對(duì)于沒有再進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)價(jià)值的閑置固定資產(chǎn)應(yīng)該加快處理速度，確保企業(yè)能夠有效的調(diào)動(dòng)固定資產(chǎn)的活性，從而大幅度提高固定資產(chǎn)的成新率和利用率比例。第四，相關(guān)財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)按照《固定資產(chǎn)維修記錄》做好賬務(wù)處理，防止賬實(shí)不符。圖6檢查流程圖圖7固定資產(chǎn)維修流程圖4.4優(yōu)化固定資產(chǎn)處置管理廣州二禾帝貿(mào)易有限公司對(duì)固定資產(chǎn)處置沒有完整的規(guī)章制度，因此造成了重大的資源糜費(fèi)。該公司往后處置固定資產(chǎn)，應(yīng)合理化固定資產(chǎn)處置管理。首先，定期清查固定資產(chǎn)很有必要，數(shù)量較多或金額較大的應(yīng)兩周清查一次；數(shù)量較少的，應(yīng)一個(gè)月清查一次。其次，各個(gè)部門的固定資產(chǎn)管理人員應(yīng)設(shè)置固定資產(chǎn)小卡片（圖9），給每個(gè)固定資產(chǎn)都做好實(shí)時(shí)登記；向相關(guān)部門人員介紹有關(guān)固定資產(chǎn)報(bào)廢處置的各種相關(guān)事項(xiàng)，若固定資產(chǎn)需要申請(qǐng)報(bào)廢的，應(yīng)及時(shí)提出申請(qǐng)并提供詳細(xì)的報(bào)廢申請(qǐng)信息和理由，如固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀、技術(shù)比較等內(nèi)容，由固定資產(chǎn)管理部門鑒定，對(duì)其價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，并通過部門固定資產(chǎn)管理人員、部門負(fù)責(zé)人、固定資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人的審批，報(bào)廢處置的所得稅收入應(yīng)由部門固定資產(chǎn)管理人員及時(shí)向財(cái)務(wù)部門上繳。在這個(gè)過程中，如果發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)的損壞是人為導(dǎo)致的，部門固定資產(chǎn)管理人員應(yīng)立刻詢問申請(qǐng)人，申請(qǐng)人要根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)準(zhǔn)確填寫導(dǎo)致原因和責(zé)任分析報(bào)告，并把報(bào)告存檔，公司也應(yīng)采取恰當(dāng)?shù)奶幜P。圖8固定資產(chǎn)卡片5總結(jié)隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，公司不僅僅要在發(fā)展主營業(yè)務(wù)方面引起重視，其他方面也要重視起來。一個(gè)公司的發(fā)展不單單要靠業(yè)務(wù)的開拓，同時(shí)也要管理好企業(yè)現(xiàn)成的資產(chǎn)，兩者相輔相成，相互依靠。固定資產(chǎn)就是其中一方面，固定資產(chǎn)在本公司占比不大，防范風(fēng)險(xiǎn)最弱，流程和制度都比較混亂，沒有系統(tǒng)的管理，會(huì)給公司帶來不小的損失，芝麻再小，合在一起也有分量。固定資產(chǎn)的管理，要從最小化最細(xì)化做起，從最初的預(yù)算，采購?fù)度腴_始，到最后的處置報(bào)廢，都需要非常嚴(yán)格的規(guī)范。固定資產(chǎn)管理可以體現(xiàn)公司內(nèi)部管理的運(yùn)行性，管理效益的提升主要在于管理的好或不好，