宏志達科技有限公司管理費用控制制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄TOC\o"1-2"\h\u1 宏志達科技有限公司的基本情況 宏志達科技有限公司管理費用控制制度優(yōu)化設計宏志達科技有限公司的基本情況宏志達科技有限公司坐落于湖南省長沙市，全稱“湖南宏志達科技股份有限公司”，公司于1996年3月份成立，注冊資金為1417萬元，湖南德寶辦公網(wǎng)絡科技有限公司是該公司直營網(wǎng)絡平臺，已經(jīng)有30年的發(fā)展歷史，主要是為辦公的消費者提供“一條線”供應服務和辦公用品耗材整體的解決方案。經(jīng)營范圍包括電子技術、移動互聯(lián)網(wǎng)研發(fā)和維護、辦公紙用品、打印機需耗用的材料和電腦配件等業(yè)務，到2019年擁有新的現(xiàn)代化工業(yè)廠房6000多平米，公司成立至今，不斷的吸取和借鑒國內外先進的經(jīng)營和管理理念，在各方面努力完善，宏志達公司已對外投資2家公司。宏志達科技有限公司管理費用控制制度現(xiàn)狀分析公司管理費用的構成宏志達科技有限公司是一家辦公耗材制造企業(yè)，該公司的管理費用主要包括行政管理部門的職工薪酬、研發(fā)費用、辦公費、業(yè)務招待費、差旅費和固定資產(chǎn)修理費等，管理費用是一個企業(yè)的重要組成部分，合理的管理費用支出，能夠提高企業(yè)的市場競爭力。圖12019年公司管理費用分布圖管理費用明細及占總額比表1管理費用明細及占總額比項目201720182019金額（元）比重金額（元）比重金額（元）比重職工薪酬14000000.7516600000.7718000000.75研發(fā)費用1200000.061500000.071900000.08辦公費800000.05850000.04990000.04業(yè)務招待費900000.051200000.061500000.07差旅費300000.01500000.02620000.02固定資產(chǎn)修理費700000.04800000.041000000.04管理費用合計179000012145000124010001根據(jù)宏志達科技有限公司管理費用占管理費用總額比，可以看出2017年至2019年管理費用合計每年都在上升，占比重較大，成為宏志達科技有限公司費用的重要管控部分。從表格中可以看出，宏志達科技有限公司2017年至2019年的管理費用金額及比重大幅度增長，2017年職工薪酬從1400000元持續(xù)增長至2019年1800000元，其中原因可能是管理人員的增多、以及隨著時代的發(fā)展人工成本的提高，這將會直接影響職工福利費和教育費用的增加；從表中看到辦公費用從2017年80000元增長到2019年99000元，過多的購買辦公用品也會導致辦公費用支出的增加；業(yè)務招待費和差旅費從2018年開始大幅度增長，業(yè)務招待費從2017年90000元增長到2019年150000元，差旅費從2017年30000元增長到2019年62000元，可見過多的應酬和公司不合理的出差安排會導致業(yè)務招待費和差旅費支出的增加；固定資產(chǎn)修理費從2017年70000元增長到2019年100000元，可知購進固定資產(chǎn)的增多，會使折舊費用增加。宏志達科技有限公司管理費用逐年大幅度增加，在2019年達到2371000元，可知，由于該公司管理費用管控不當，會導致管理費用占比增加。2.1.2管理費用與主營業(yè)務收入變動趨勢分析從圖中2可以看出宏志達科技有限公司的主營業(yè)務收入從2017年到2018年有所增長，2019年主營業(yè)務收入呈下降趨勢，但管理費用在2017年至2019年持續(xù)上升，且上升幅度較大，說明宏志達科技有限公司的管理費用支出巨大，從側面不難看出宏志達科技有限公司的相關管理費用的管控還不夠完善。圖2管理費用與主營業(yè)務收入變動趨勢圖公司管理費用控制制度現(xiàn)狀選取宏志達科技有限公司2017年至2019年管理費用數(shù)據(jù)為依據(jù)，該公司對管理費用的控制主要是在預算管理、報銷流程管理以及固定資產(chǎn)的管理三個方面進行，宏志達科技有限公司也對管理費用的支出制定了相關的控制制度，具體如下：公司預算管理宏志達科技有限公司的費用預算有固定預算和彈性預算，其過程是自上而下，由各個職能部門一級一級交給上一級審核。宏志達科技有限公司每年上半年，財務部都會組織協(xié)調相關職能部門進行下一個年度經(jīng)營形勢的分析，經(jīng)過調查，該公司每年10月末，財務部組織各部門進行下一年預算編制的要求，但是在調查中也發(fā)現(xiàn)，相關部門財務人員并沒有從實際預算出發(fā)，在進行下一年度費用預算時，管理費用預算混亂，各職能部門在進行下一年度管理費用預算時，對市場實際情況沒有做好充分的調查與準備。公司報銷流程管理宏志達科技有限公司在費用報銷流程管理制定了相關制度，各職能部門在費用報銷流程中，相關費用的審批要經(jīng)歷多個環(huán)節(jié)，由各個負責人審批，最后由財務部進行審批通過，一般來說，各部門內部的審批人會對本部門的相關費用支出給予通過，財務部是最后審批環(huán)節(jié)，會存在著覺得前面已經(jīng)由多部門審查，到財務部是不會有問題，對業(yè)務招待費的報銷沒有嚴格執(zhí)行出具報銷相關證明，所以，這就導致企業(yè)費用報銷流程管控不合理。宏志達科技有限公司管理費用控制存在的問題宏志達科技有限公司對費用報銷流程的管理也制定了相關流程的標準和制度，但也存在一些不足。辦公費用、業(yè)務招待費、差旅費和固定資產(chǎn)修理費每年都在增加，其中存在著該公司的相關費用的管理不夠嚴格，宏志達科技有限公司的固定資產(chǎn)修理費基本比上一年增加1倍，發(fā)現(xiàn)該公司對機器的日常保養(yǎng)不夠全面，機器磨損較嚴重，當機器出現(xiàn)較大問題就購置新機器，費用預算管控也不夠嚴格，導致費用超出實際支出，造成不必要的資金浪費，以下便是對宏志達科技有限公司管理費用控制存在的問題進行分析。管理費用預算超支嚴重經(jīng)調查發(fā)現(xiàn)宏志達科技有限公司預算管理較為簡單，財務人員在進行預算時沒有從實際情況出發(fā)，更多的是只注重整體的一個結果，相關人員缺乏管理思維，對市場風險的管控以及變化也沒有做好充分準備去應對，宏志達科技有限公司季度預算與月度預算主要是按照部門進行分類，但是并沒有在部門內部進行細分。該公司缺乏項目核算，研發(fā)部門在研發(fā)時所發(fā)生的相關費用沒有進行嚴謹?shù)馁M用核算和控制，可能會導致無必要的成本發(fā)生，不利于公司整體項目的管理，其實提前制定好相關費用的預算管理和規(guī)劃可以避免這些的發(fā)生。費用報銷流程管理不科學費用報銷流程混亂在費用報銷流程中，相關費用的審批要經(jīng)歷多個環(huán)節(jié)，由各個負責人審批，最后由財務部進行審批通過，一般來說，各部門內部的審批人會對本部門的相關費用支出給予通過，而財務部會對支出進行審核，費用的審批，都是通過企業(yè)內部各部門篩選，財務部是最后審批環(huán)節(jié)，可能會覺得前面已經(jīng)由多部門審查，到財務部是不會有問題，所以，這就導致企業(yè)費用報銷流程不合理。宏志達科技有限公司對管理費用的報銷不夠嚴謹，每個員工都能報銷相關費用，沒有由部門集中統(tǒng)一管理，由于報銷人員多且混亂，財務部門很難驗證相關費用的準確性和真實性。宏志達科技有限公司的員工在進行費用報銷不及時，上個月或者以前發(fā)生管理費用在這個月報銷，這大大增加了核查的難度，相應的人工成本增加，導致財務部門對費用的統(tǒng)計和會計核算有著滯后性。報銷流程周期不合理經(jīng)調查發(fā)現(xiàn)宏志達科技有限公司部分員工在還沒有出具購買詳細清單的情況下就進入了報銷程序，并且部分員工在報銷費用時不及時，使得財務部門做核算時工作難度大，無法反應企業(yè)的實際財務數(shù)據(jù)，經(jīng)調查發(fā)現(xiàn)該公司在領用辦公用品的時候沒有簽字確定的環(huán)節(jié)，發(fā)放的人員在發(fā)放的時候也沒有辦理支出手續(xù)，這樣的現(xiàn)象就很容易導致辦公用品被員工私用或者浪費的情況。宏志達科技有限公司的報銷流程從經(jīng)辦人開始申請，再填制報銷單、貼票據(jù)等，到最后審核結束，需要花費很多的時間以及人力，且宏志達科技有限公司處于上升期，每個月或者每天報銷人員多，業(yè)務繁忙，在費用報銷上面投入過多的精力，并且管理費用報銷效率低下，不利于該公司的發(fā)展，針對這一問題，優(yōu)化業(yè)務招待費報銷不合理從表1可以看出，宏志達科技有限公司的業(yè)務招待費從2017年90000元增長到2019年150000元。業(yè)務招待費是指與公司因業(yè)務所發(fā)生的費用，宏志達科技有限公司在報銷業(yè)務招待費的時候，沒有根據(jù)實際情況整理好單據(jù)，同時也沒有填寫好費用報銷單，且相關審批部門在審批時沒有嚴格按照規(guī)定的程序，經(jīng)調查發(fā)現(xiàn)宏志達科技有限公司在進行禮品、禮金報銷時也沒有開具兩人以上的報銷證明，發(fā)票的背面沒有明確日期，這就可能會導致業(yè)務招待費在報銷的時后進行虛報，報銷金額比實際支出業(yè)務招待費多，宏志達科技有限公司在費用報銷時也沒有做好嚴格的管控。固定資產(chǎn)管控缺乏專業(yè)管理模式固定資產(chǎn)的申購管控不合理宏志達科技有限公司固定資產(chǎn)修理費從2017年70000元增長到2019年100000元，短短兩年內竟增長至2017年的三倍，可見在固定資產(chǎn)管理方面也存在著問題，在2018年4月購入10臺打印機，但在年底是進行固定資產(chǎn)盤點發(fā)現(xiàn)有4臺打印機處于閑置狀態(tài)，如果這種機器設備長時間不使用，也會相應的發(fā)生折舊，可以看出該公司在固定資產(chǎn)管理方面不到位，有時候機器設備發(fā)生一點小故障就重新購置新的，這就造成了資產(chǎn)的浪費，如果宏志達科技有限公司能夠在固定資產(chǎn)管理方面進行改進，這不僅節(jié)約了相關費用的成本，也更有利于公司的長期發(fā)展。固定資產(chǎn)的日常管理不到位宏志達科技有限公司對固定資產(chǎn)沒有完善的盤點制度，沒有定期對固定資產(chǎn)進行有效的盤點，機器設備專業(yè)技術人員的培訓不夠，對設備的日常管理不夠細致，企業(yè)內部的日常管理機制不完善，相關人員也沒有定期的進行專業(yè)技能的培訓和考核，經(jīng)調查發(fā)現(xiàn)宏志達科技有限公司沒有配備相關的專業(yè)管理人員，沒有重視對固定資產(chǎn)的保養(yǎng)與維修，因而嚴重影響了機器設備的工作能力，同時也縮短了固定資產(chǎn)的使用壽命。宏志達科技有限公司管理費用控制制度優(yōu)化設計宏志達科技有限公司對管理費用有一定的控制制度，但從該公司的現(xiàn)狀和問題中分析，還是需要對其完善，需要制定合理的成本預算管理機制、完善費用的報銷流程和固定資產(chǎn)的申購及日常管理工作，具體優(yōu)化設計如下:制定合理的成本預算機制和費用標準要想走可持續(xù)發(fā)展道路，必須確定好目標和做好規(guī)劃，加強各職能部門的預算執(zhí)行力度和監(jiān)督，規(guī)范報銷流程，在對每月資金做出計劃時，各部門需自覺在將本月部門的預算余額做出說明，同時對預算進行細分化設置，預算范圍內的可由相關部門負責人進行審核，對費用超出部分可由上一級部門或領導進行審核，做好預算管控，避免浪費。根據(jù)公司實際情況，做出支出費用的相關明確標準，使費用預算標準在該公司的控制之內，如果出現(xiàn)賬務對不上的問題，財務部暫時不給予申請?zhí)幚?，該企業(yè)各部門應根據(jù)自身情況填報表格,完成后再交給財務部進行審核,財務部門認真審核后,與之商討,確定其預算的財務數(shù)據(jù),最后由財務部進行統(tǒng)一的匯總，預算編制的結果能夠在預算編制計劃內，每個職能部門都應按照預算編制的進度進行每月的費用明細，如果提交的實際數(shù)據(jù)與預算計劃的數(shù)據(jù)有較大差異，應有其部門作出詳細說明，具體流程如下：圖3預算編制程序圖完善宏志達科技有限公司費用報銷流程管理嚴格執(zhí)行管理費用的報銷流程當公司涉及到生產(chǎn)經(jīng)營方面，要嚴格執(zhí)行管理費用的報銷流程，加強對管理費用的控制，確保企業(yè)的每一筆資金流出方向明確，提高財務內部管理能力。如果報銷流程制度管理執(zhí)行力不夠，就可能導致財務數(shù)據(jù)核算困難，員工在報銷相關費用時，應先填寫報銷單，再提交到財務部門進行嚴格審核。每一次審核都必須要有相關負責人，如果發(fā)現(xiàn)問題，需連帶責任，也要統(tǒng)一報銷時間，在規(guī)定時間內完成相關費用的報銷，過期概不負責，對辦公用品的報銷必須附上發(fā)票與購買清單，財務部門進行審核，管理者要監(jiān)督下屬員工嚴格按照管理費用的報銷流程，具體流程如下：圖4管理費用報銷流程圖縮短報銷流程周期相比傳統(tǒng)的報銷方式，現(xiàn)在是網(wǎng)絡財務系統(tǒng)一體化，就有必要縮短報銷流程的周期，提高辦事效率。宏志達科技有限公司的費用預算和報銷流程可以通過系統(tǒng)設置，增加自動化的程度，管理費用的報銷通過線上進行，可以簡化審批流程，還可以提高對費用支出的明確性和可控性，領導可隨時隨地審批，節(jié)約時間和人力成本，讓公司的相關費用更加合理控制，具體流程如下：圖5線上報銷周期流程圖加強業(yè)務招待費的管理和報銷對公司年度內可實現(xiàn)清算的收入要進行測算，各職能部門的開支盡量控制在預算的總量內，各部門也要根據(jù)自身的實際情況需要進行資金的合理分配，要將工作落到所需之處，各部門的支出需進行細化。業(yè)務招待費要現(xiàn)場進行買單，要有嚴格的控制時間，不能隨意進行簽單，在進行業(yè)務招待費報銷時，要有真實有效的相關報銷，必須由綜合管理部和財務部門雙層管理且雙方簽章后才能進行相關費用的報銷，對于公司日常接待，由招待部門統(tǒng)一進行管理和費用支出登記，并且業(yè)務招待費開支情況要進行公開以及報告，明確招待費的范圍、招待的項目及標準和接待的程序，對于業(yè)務招待費的管理和報銷要有嚴格監(jiān)督，有專業(yè)人員進行督查，落實考核。完善固定資產(chǎn)的相關管理工作做好固定資產(chǎn)的申購流程管理由于固定資產(chǎn)使用期限較長，且購買時支付金額較大，在固定資產(chǎn)管理上可能會存在問題，宏志達科技有限公司各部門在申請購買固定資產(chǎn)時都會想換成新的設備，所以導致固定資產(chǎn)費用大大增加，造成了很多不必要的資金浪費，各部門在申請購買新固定資產(chǎn)時，要根據(jù)實際情況核實，檢查舊設備是否確實需要更換，相關部門要做好審核前的檢查工作在進行審批，做好固定資產(chǎn)的登記，具體流程如下：圖6固定資產(chǎn)申購管理流程圖完善固定資產(chǎn)的日常管理宏志達科技有限公司需進一步完善企業(yè)內部日常管理機制，建立完善的固定資產(chǎn)管理連帶責任制度，各職能部門履行好自己的職責，同時定期對固定資產(chǎn)進行檢查，同時也要定期對機械設備進行維修與保養(yǎng)，減少磨損，能夠有效延長固定資產(chǎn)的使用生命，對于宏志達科技有限公司部分無法使用的機器設備可通過二手轉賣出去，對于還能工作的機器設備可以低價賣出，兌換成可用資金，做到合理使用固定資產(chǎn)，減少不必要的浪費，同時需要專