湖南寶津鋼鐵有限公司采購與付款制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì) 目錄TOC\o"1-3"\h\u222891湖南寶津鋼鐵有限公司的簡介 湖南寶津鋼鐵有限公司采購與付款制度優(yōu)化設(shè)計(jì)1湖南寶津鋼鐵有限公司的簡介湖南寶津鋼鐵有限公司成立于2011年03年23日，注冊地位于湖南省長沙市天心區(qū)新開鋪路1348號湖南鋼鐵大市場（橡膠廠區(qū)），法定代表人為孫柏君。經(jīng)營范圍包括金屬材料、建筑材料的銷售；不銹鋼制品生產(chǎn)（限分支機(jī)構(gòu)）；湖南寶津鋼鐵有限公司專業(yè)生產(chǎn)Φ219-3020螺旋縫雙面埋弧焊鋼管，廣泛應(yīng)用于石油、天然氣、電力等工程。2湖南寶津鋼鐵有限公司采購與付款現(xiàn)狀湖南寶津鋼鐵有限公司采購材料種類較多，數(shù)量龐大，不同種類采購預(yù)算環(huán)節(jié)內(nèi)部控制流程不相同。公司實(shí)際業(yè)務(wù)需要與之相適應(yīng)的現(xiàn)代化管理，在此基礎(chǔ)上需要大力實(shí)施采購與付款制度措施。公司現(xiàn)有的采購與付款流程如下圖：需求計(jì)劃采購計(jì)劃需求計(jì)劃采購計(jì)劃選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商確定、訂立采購合同確定、訂立采購合同管理供應(yīng)過程管理供應(yīng)過程驗(yàn)收驗(yàn)收否退貨否退貨是是否合格是是否合格辦理手續(xù)等取得發(fā)票入庫辦理手續(xù)等取得發(fā)票入庫會(huì)計(jì)控制付款會(huì)計(jì)控制付款圖1采購與付款流程圖3湖南寶津鋼鐵有限公司采購與付款制度存在的問題3.1采購業(yè)務(wù)中崗位分工及職責(zé)不合理公司采購制度盡管健全，但其執(zhí)行效果不太好。雖然在實(shí)際采購活動(dòng)中，生產(chǎn)部門、銷售部門等也會(huì)參與其中的規(guī)劃，但是各部門一般都只站在自己的角度去思考問題，更關(guān)注自身利益。公司在采購管理上分工不明確，各崗位職責(zé)和權(quán)限模糊，部分員工會(huì)認(rèn)為在保證采購速度，降低采購成本等問題，就應(yīng)該是采購一個(gè)部門所應(yīng)該履行的職責(zé)，結(jié)果造成采購部“孤立無援”的現(xiàn)象發(fā)生。所以一旦采購出現(xiàn)問題時(shí)，就認(rèn)為是其部門的全部責(zé)任。另一方面，公司對日常問題的管理是非常繁瑣的，采購部門大部分工作基本都消耗在這些問題上，工作效率降低。3.2采購合同簽訂和管理問題3.2.1采購合同不規(guī)范由于公司缺乏標(biāo)準(zhǔn)的合同范本，在簽訂過程中出現(xiàn)了很多不合法合規(guī)的情況。如：1.部門合同條款的尺度不相同，權(quán)責(zé)不對等，尤其是合同關(guān)鍵條款的標(biāo)準(zhǔn)不一致，不利于此公司獲得更多經(jīng)濟(jì)效益。2.合同違約責(zé)任約定遺漏或模糊，不寫反面，只寫正面，而且一些合同文字不夠嚴(yán)謹(jǐn)，甚至其用語模棱兩可。3.合同特定條款和一般條款前后不對應(yīng)，或者合同某些條款從語義或解釋上產(chǎn)生不同的理解，導(dǎo)致合同未完成或引起爭執(zhí)。4.法律顧問職責(zé)分工不合理，因?yàn)闃?biāo)的的規(guī)格、數(shù)量是比較專業(yè)和細(xì)致的，法律顧問接觸的機(jī)會(huì)少，不夠?qū)I(yè)。3.2.2采購合同管理機(jī)制不完善公司忽視采購合同的“動(dòng)態(tài)管理”，而注重其“靜態(tài)管理”。主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：1.沒按時(shí)簽訂變更合同，產(chǎn)生其業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；沒有追求相關(guān)法律責(zé)任，因?yàn)椴恢匾暥^了訴訟時(shí)效。2.缺少規(guī)范的相關(guān)管理人員制度，尤其在采購合同審批過程中，審批部門及相對應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)繁多，有些程序還比較復(fù)雜，造成審批效率低下，導(dǎo)致執(zhí)行效率也低。3.公司內(nèi)部對采購合同管理的理解不足，沒有建立相對應(yīng)的合同臺賬。3.3采購材料驗(yàn)收入庫審核不嚴(yán)3.3.1缺乏規(guī)范細(xì)化的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)雖然公司有相關(guān)驗(yàn)收準(zhǔn)則，但在日常工作業(yè)務(wù)中卻鮮有明確具體的流程及細(xì)則等，更缺乏相對應(yīng)懲罰管理制度。驗(yàn)收體制與組織無科學(xué)設(shè)計(jì)。驗(yàn)收體制與組織無科學(xué)設(shè)計(jì)。參與驗(yàn)收人員無明確的資格。驗(yàn)收的完備手續(xù)沒有明確的要求。缺乏規(guī)范的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參與驗(yàn)收人員無明確的資格。驗(yàn)收的完備手續(xù)沒有明確的要求。缺乏規(guī)范的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收工作沒有必經(jīng)的流程；驗(yàn)收工作與采購工作之間的關(guān)系無明確制約規(guī)定。驗(yàn)收工作沒有必經(jīng)的流程；驗(yàn)收工作與采購工作之間的關(guān)系無明確制約規(guī)定。圖2缺乏規(guī)范的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)3.3.2驗(yàn)收體制機(jī)制不健全現(xiàn)在驗(yàn)收工作是倉儲(chǔ)部的職責(zé)，或是財(cái)務(wù)部的職責(zé)，由此產(chǎn)生一些弊端。主要表現(xiàn)在：①隨意安排驗(yàn)收人員，在其驗(yàn)收工作中該回避的人員摻雜其中，該參與的人員卻未安排，導(dǎo)致驗(yàn)收機(jī)制不合理；②同時(shí)，配套的問責(zé)追責(zé)幾乎沒有，參與驗(yàn)收時(shí)多表現(xiàn)為敷衍做事；甚至在出現(xiàn)某些驗(yàn)收不符合標(biāo)準(zhǔn)情況，也沒有對其整改等處罰措施。3.4采購付款管理過程不夠完善3.4.1預(yù)付賬款管理存在問題通過調(diào)查，預(yù)付賬款管理存在問題（風(fēng)險(xiǎn)重要性水平較高）。對于此公司來說，由于采購規(guī)模較大且較為頻繁，其預(yù)付給供應(yīng)商的金額也往往較大，預(yù)付款項(xiàng)對本公司的資金流會(huì)產(chǎn)生較大的影響。3.4.2未能與供應(yīng)商及時(shí)對賬其次，未能與供應(yīng)商及時(shí)對賬（風(fēng)險(xiǎn)重要性水平中等）。對于湖南寶津鋼鐵有限公司來說，若未能與供應(yīng)商進(jìn)行對賬，企業(yè)可能難及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的差異，更不能及時(shí)對可能存在的問題的環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整，這會(huì)導(dǎo)致企業(yè)資金和信用受損。4湖南寶津鋼鐵有限公司采購與付款制度優(yōu)化設(shè)計(jì)4.1完善采購業(yè)務(wù)的職責(zé)分工，提高采購能力明確并規(guī)范公司內(nèi)部部門在采購實(shí)際工作中的職責(zé)。如下表：表1采購業(yè)務(wù)崗位職責(zé)表部門崗位職責(zé)生產(chǎn)部及倉儲(chǔ)部生產(chǎn)主管、倉儲(chǔ)主管生產(chǎn)主管根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、倉儲(chǔ)主管根據(jù)庫存量，申報(bào)采購計(jì)劃，提交采購部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé)人審批。采購部采購主管根據(jù)審批的采購計(jì)劃，負(fù)責(zé)選擇、確定合格供應(yīng)商并進(jìn)行集中管理，做到安全合法合規(guī)等。負(fù)責(zé)組織對供應(yīng)商篩選、查驗(yàn)、檢驗(yàn)、評估、確定和管理，負(fù)責(zé)在評估的合格供應(yīng)商內(nèi)采購，不因采購問題影響生產(chǎn)。采購員負(fù)責(zé)協(xié)助采購主管對供應(yīng)商選擇、檢驗(yàn)、評估和確定工作等。財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)收付款、發(fā)票、驗(yàn)收入庫等事項(xiàng)。財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)審核采購計(jì)劃、采購合同及付款所需文件、票據(jù)的有效性、合法性、辦理相關(guān)支付手續(xù)。質(zhì)檢部及倉儲(chǔ)部驗(yàn)收員、倉儲(chǔ)員負(fù)責(zé)完成最后的驗(yàn)收入庫以及登記信息。技術(shù)部門相關(guān)技術(shù)人員臨時(shí)加急采購，提出其他采購申請。規(guī)范采購管理權(quán)限：采購部門：先了解價(jià)格，再確定供應(yīng)商。要針對不同的供應(yīng)商收集其相關(guān)的數(shù)據(jù)，進(jìn)行詳細(xì)的分析，再結(jié)合公司的發(fā)展計(jì)劃，篩選合適的供應(yīng)商進(jìn)行合作。在合同當(dāng)中要根據(jù)供應(yīng)商以往合作過程中的缺陷制定針對性的解決方式，進(jìn)而使得采購部門在采購的過程當(dāng)中，能夠針對性的選擇商品類型。質(zhì)量檢驗(yàn)部：根據(jù)采購合同嚴(yán)格檢查產(chǎn)品，并轉(zhuǎn)交給倉儲(chǔ)部。倉儲(chǔ)部：倉庫人員根據(jù)采購訂單或送貨單據(jù)執(zhí)行驗(yàn)收。財(cái)務(wù)部：財(cái)務(wù)人員首先填寫付款單，再上交財(cái)務(wù)經(jīng)理，財(cái)務(wù)經(jīng)理審核無誤后，在付款單上簽名，報(bào)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。董事會(huì)：董事長批準(zhǔn)執(zhí)行完成付款后整理交會(huì)計(jì)記錄并負(fù)責(zé)資料保管。4.2規(guī)范采購合同條款，加強(qiáng)采購合同管理4.2.1規(guī)范采購合同條款①借助信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，與現(xiàn)行的ERP管理模式相結(jié)合，建立本公司物資采購信息庫①借助信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，與現(xiàn)行的ERP管理模式相結(jié)合，建立本公司物資采購信息庫。為采購計(jì)劃的制定和價(jià)格決策提供科學(xué)依據(jù)。②價(jià)款是采購合同的最為重要的內(nèi)容之一。合同中應(yīng)明確產(chǎn)品單價(jià)、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、產(chǎn)品附件等。②價(jià)款是采購合同的最為重要的內(nèi)容之一。合同中應(yīng)明確產(chǎn)品單價(jià)、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、產(chǎn)品附件等。規(guī)范采購合同條款③③支付方式也應(yīng)當(dāng)明確，價(jià)款支付還是現(xiàn)金支付，還是支票支付；如果采用匯款，匯費(fèi)誰負(fù)責(zé)。④④設(shè)置相對應(yīng)的法律顧問，為公司的經(jīng)營管理“保駕護(hù)航”。圖3規(guī)范采購合同條款4.2.2加強(qiáng)采購合同執(zhí)行管理（1）公司簽訂合同的準(zhǔn)備工作需要加強(qiáng)管理。簽訂合同前，采購部門應(yīng)當(dāng)掌握公司自身經(jīng)營情況等和合同對方單位情況，并仔細(xì)研究市場需要及貨源情況等，然后報(bào)告給下一部門。（2）企業(yè)高層對簽訂合同過程需要加強(qiáng)管理。簽訂合同時(shí)，必須按相應(yīng)的合同法規(guī)審核查驗(yàn)，使簽訂的合同合法合理。（3）公司可以單獨(dú)設(shè)置機(jī)構(gòu)，并建立合同登記等制度，統(tǒng)一保管、監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況等。 4.3完善采購材料驗(yàn)收入庫手續(xù)4.3.1制定細(xì)化的驗(yàn)收制度第一步:供應(yīng)商按合同約定的時(shí)間交貨。了解供應(yīng)過程是否正常，確保能按時(shí)交貨。組織通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門檢驗(yàn)，填入檢驗(yàn)記錄表。采購部第一步:供應(yīng)商按合同約定的時(shí)間交貨。了解供應(yīng)過程是否正常，確保能按時(shí)交貨。組織通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門檢驗(yàn)，填入檢驗(yàn)記錄表。采購部第三步:再由倉庫保管人員對數(shù)量進(jìn)行核對，簽字并加蓋收這章后物資入庫，物資入庫后經(jīng)質(zhì)檢部門、倉庫保管部門簽字蓋章的入庫單要再返回采購部門留存。倉儲(chǔ)部質(zhì)檢部倉儲(chǔ)部質(zhì)檢部第二步:質(zhì)量檢驗(yàn)部門要按合同約定及相關(guān)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對所送物資的包裝，質(zhì)量依次驗(yàn)收合格后簽字并第二步:質(zhì)量檢驗(yàn)部門要按合同約定及相關(guān)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對所送物資的包裝，質(zhì)量依次驗(yàn)收合格后簽字并加蓋驗(yàn)收章。圖4制定細(xì)化的驗(yàn)收制度步驟物資驗(yàn)收部門應(yīng)嚴(yán)格按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、程序進(jìn)行驗(yàn)收如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量或包裝出現(xiàn)問題，要如實(shí)登記并及時(shí)與采購部門聯(lián)系處理。4.3.2完善驗(yàn)收體制（1）細(xì)化規(guī)定，明確責(zé)任。此公司應(yīng)該明確采購項(xiàng)目驗(yàn)收的程序和相應(yīng)的責(zé)任。尤其在驗(yàn)收環(huán)節(jié)明確責(zé)任人員、驗(yàn)收依據(jù)等。（2）建立第三方獨(dú)立驗(yàn)收制度。這種方式可以實(shí)現(xiàn)了購買、驗(yàn)收、使用和付款等四權(quán)分離，規(guī)范了驗(yàn)收體制，還形成相互制約機(jī)制。（3）創(chuàng)新和改革驗(yàn)收制度。可以推行分段驗(yàn)收約定。按采購合同相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分段驗(yàn)收，提交各分段驗(yàn)收報(bào)告。4.4加強(qiáng)采購付款管理4.4.1完善預(yù)付賬款管理機(jī)制預(yù)付賬款，存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性。根據(jù)公司現(xiàn)狀，建立以下預(yù)付賬款相關(guān)制度。具體如下表所示：表2預(yù)付賬款管理機(jī)制預(yù)付賬款臺賬管理制度要求按供應(yīng)商建立相對應(yīng)預(yù)付賬款臺賬。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按合同規(guī)定或簽訂協(xié)議，依據(jù)供應(yīng)商單位或個(gè)人名稱及合同明細(xì)設(shè)置臺賬，記載預(yù)付款等情況。預(yù)付賬款控制制度發(fā)生預(yù)付款項(xiàng)時(shí)，必須簽訂合同協(xié)議，并通過相關(guān)部門簽名審核后，交一份給財(cái)務(wù)部門存檔。其次，為了節(jié)約貨幣資金的支出，必須辦理支付審批手續(xù)，嚴(yán)格控制各種預(yù)付款項(xiàng)的額度。預(yù)付賬款管理責(zé)任制度材料核算人員：負(fù)責(zé)材料預(yù)付款與實(shí)務(wù)核對工作相關(guān)供應(yīng)部門：負(fù)責(zé)清查催收貨物供應(yīng)入庫工作4.4.2及時(shí)仔細(xì)對賬材料采購數(shù)據(jù)是研究增加收入和降低成本的有效途徑，湖南寶津鋼鐵有限公司應(yīng)該使用從中獲取的分析和解決方案。采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商對好賬，并將提供的對賬單給財(cái)務(wù)，由財(cái)務(wù)再將賬單與收料的數(shù)量一核對，單價(jià)和當(dāng)初簽的合同上的金額一核對。每月月末或者月初的時(shí)候,供應(yīng)商就要傳對賬單過來,上面有寫數(shù)量,單價(jià)等，然后根據(jù)對賬單以及倉庫提供的供應(yīng)商的送貨單來核對。5小結(jié)本次優(yōu)化設(shè)計(jì)具體分析了湖南寶津鋼鐵有限公司的采購與付款制度在實(shí)際經(jīng)營活動(dòng)中存在的相關(guān)問題，并針對其中存在的問題進(jìn)行分析，將公司采購與付款流程進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，進(jìn)而提出對此公司的優(yōu)化完善措施。通過優(yōu)化后的采購與付款制度流程如下圖所示：行政部將銷售計(jì)劃傳遞給相關(guān)人員制定銷售目標(biāo)管理層組織會(huì)議行政部將銷售計(jì)劃傳遞給相關(guān)人員制定銷售目標(biāo)管理層組織會(huì)議采購負(fù)責(zé)人提交采購計(jì)劃審批選擇供應(yīng)商采購員根據(jù)銷售計(jì)劃制定采購單采購負(fù)責(zé)人提交采購計(jì)劃審批選擇供應(yīng)商采購員根據(jù)銷售計(jì)劃制定采購單采購部管理采購過程采購部供應(yīng)商按合同發(fā)貨辦理合同審批手續(xù)采購部管理采購過程采購部供應(yīng)商按合同發(fā)貨辦理合同審批手續(xù)采購部填寫付款申請單并轉(zhuǎn)交給財(cái)務(wù)經(jīng)理采購部填寫付款申請單并轉(zhuǎn)交給財(cái)務(wù)經(jīng)理按合同約定及相關(guān)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對所送物資的包裝，依次驗(yàn)收合格后簽字并加蓋驗(yàn)收章。質(zhì)檢部按合同約定及相關(guān)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對所送物資的包裝，依次驗(yàn)收合格后簽字并加蓋驗(yàn)收章。質(zhì)檢部倉庫保管人員對數(shù)量核對，簽字并蓋章，入庫。倉儲(chǔ)部倉庫保管人員對數(shù)量核對，簽字并蓋章，入庫。倉儲(chǔ)部財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)經(jīng)理審核無誤后在付款單上簽字確認(rèn)，報(bào)總經(jīng)理審批。財(cái)務(wù)經(jīng)理審核無誤后在付款單上簽字確認(rèn)，報(bào)總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審核簽字，（重大項(xiàng)目報(bào)董事長簽字）出納執(zhí)行完成付款，會(huì)計(jì)記賬經(jīng)理室總經(jīng)理審核簽字，（重大項(xiàng)目報(bào)董事長簽字）出納執(zhí)行完成付款，會(huì)計(jì)記賬經(jīng)理室圖5優(yōu)化后的采購與付款流程圖參考資料時(shí)嘉松,宋麗軍,吳君.探討鋼鐵企業(yè)中加強(qiáng)采購管理的策略[J].中外企業(yè)家,2020(14):34.王萍.淺談長慶石化公司采購與付款的內(nèi)部控制制度[J].中國集體經(jīng)濟(jì),2020(21):35-36.郭秀慧.企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制問題探究[J].財(cái)會(huì)學(xué)習(xí),2020(10):252-253.陸旭石.淺談企業(yè)采購風(fēng)險(xiǎn)的識別與防范—