湖南派格人力資源有限公司重要客戶接待方案設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計年9月湖南派格人力資源有限公司重要客戶接待方案設計1.背景介紹我國是世界上人口最多的國家，同樣的也是一個典型的經(jīng)濟發(fā)展中國家。而人力資源對于經(jīng)濟發(fā)展的方面有著不可小覷的重要性。在現(xiàn)代競爭日益激烈的市場經(jīng)濟條件影響下，我國的經(jīng)濟也在飛速發(fā)展，所取得的成績也得到世人矚目，而人作為經(jīng)濟發(fā)展的主體使得人力資源管理也越來越重要。隨著電子商務工作的迅速起步，各類電商不斷發(fā)展，對于勞動力的需求也不斷增加。北京十薈科技有限公司（以下簡稱十薈團）旗下的十薈團是一家為城市家庭打通產(chǎn)地到家庭餐桌之路的一家電商平臺，打通了產(chǎn)地到和家庭餐桌的路，提供家庭消費的一日三餐及果蔬類等商品。十薈團作為一家社區(qū)團購，在貨物的分揀、裝載、運輸?shù)榷夹枰罅縿趧恿?。而且網(wǎng)上的訂單越多，工作量就越大，造成人員流動量大?，F(xiàn)十薈團自身的招聘不能滿足人員的調動，因此需要和專業(yè)的人力資源外包公司進行合作。而湖南派格人力資源有限公司（以下簡稱湖南派格）作為一個人力外包公司，可以滿足十薈團招人需求，為十薈團提供人員的供給、招攬勞動力?；诖饲闆r，湖南派格將與十薈團進行相關業(yè)務洽談。2.接待對象十薈團來訪團隊3.接待時間2021年9月1日-9月3日4.接待地點接機地點：長沙黃花機場送機地點：長沙黃花機場下榻酒店：長沙五強商務中心參觀地點：湖南派格總部游玩地點：橘子洲5.接待目的十薈團作為一家社區(qū)團購，在貨物的分揀、裝載、運輸?shù)刃枰罅縿趧恿Α１局ダ糙A，長久合作的原則。現(xiàn)十薈團與湖南派格將進行友好合作，其派遣相關項目團隊前來進行項目洽談，洽談關于十薈團人力外包給湖南派格的相關事宜。此次十薈團來訪意在與湖南派格進行人力資源外包的長久友好合作，而此次接待的目的也一樣，都是希望能夠滿足雙方的要求，達到利益最大化。湖南派格為十薈團提供人員供給。6.接待準備6.1接車準備提前查詢航班號時間，以便適時接待來賓。安排好商務車兩輛，和小轎車一輛，同時要保證車輛的清潔，協(xié)調安排，統(tǒng)一調度司機和車輛。對于來訪的客戶，事先了解對方到達的車輛信息，且安排與客戶身份相當?shù)娜藛T進行迎接。接車小轎車的座位安排應當注重首位，在有司機駕駛的時候，首位為后排右側，而左側的位置則次之，中間座位的位置則再次之，前排中間的位置為末位。6.2物資準備兩輛商務車，兩條橫幅，一個歡迎牌，禮品、鮮花、礦泉水、若干。接機牌一個，攝像及相機。會議物品準備及會場布置：在會議入口處放置兩盆花卉盆栽，在會場桌面擺放鮮花。在會場桌面對應的每個位置前擺放好一瓶礦泉水，在小碟子中放置一條干凈的毛巾，在會場桌面對應的每個位置前擺放一盒紙巾；會議桌上按照人員的順序來擺放桌簽、會議的雙方各配兩個話筒。將此次會議需要的各項資料(會議宣講議程、湖南派格與十薈團公司的宣傳冊、2020年十薈團上半年員工入職資料、2021年預計入職員工、2021年入職員工預期調查報告)分發(fā)至每個座位前；將標有“湖南派格與十薈團公司交流宣講會”的橫幅懸掛于幕布上方；安排攝影、攝像位置。6.3會議布置方形中空式：將桌子擺成中空的方形，不留出缺口。椅子擺在桌子外圍。左右排列法，長桌。十薈團公司總經(jīng)理坐落在主位，十薈團公司副總經(jīng)理主位在左邊首位，總經(jīng)理秘書于右邊首位，其余的人員按照左右排列法長桌的順序依次落座;湖南派格方按照對方座位排布對應入座。6.4會前檢查電腦、投影儀的檢查調試：對話筒、攝影和音響等設備進行調試和檢查;會場衛(wèi)生的檢查、溫度的調試。注意事項:會場的后勤人員要及時的進行添換茶水，會議結束后由公司的秘書匯總會議的紀要;會議間和會議后進行拍照以及合影留念。表1：會議物品準備明細表序號用品名稱數(shù)量備注1盆栽2盆2鮮花5盆3橫幅1條4紙巾5盒5礦泉水20瓶6小碟子10個7毛巾10條8集體照10張9電腦10臺自備10茶具3套租11投影儀1個租12話筒4個租13音響2個租14相機1個自備15攝影機1個自備16雙方產(chǎn)品資料2份6.5食宿準備提前在長沙五強商務中心預定房間。五間行政單間。并提前預定好三天餐點。根據(jù)客戶的喜好安排合適的住宿環(huán)境和食物。表2：客戶信息表姓名鄧根朱鴻飛楊芬顏玉李琴年齡4238283228性別男男女男女職位總經(jīng)理副總經(jīng)理市場部長公關部長秘書聯(lián)絡方式1332721611517674312184178073058731800844002013647490488行李數(shù)量一個行李箱一個包一個行李箱一個行李箱一個背包一個行李箱房號85028503850585068507喜好禁忌喜歡吃湘菜、喝茶。不喜歡住低層。不喜歡狗，無明顯忌口喜歡鮮花，喜歡吃辣無不喜歡大型動物7.人員安排成立接待小組。接待小組總負責，市場部、公關部、財務部和后勤部進行協(xié)同工作?？偨?jīng)理：盧柳平副總經(jīng)理：劉霖總經(jīng)理秘書：鄧佳市場部長：劉木，公關部長：方宏表3：接待人員安排部門負責人聯(lián)系方式事項市場部劉前將酒店預定好，并協(xié)助來賓辦理好酒店的各項入住手續(xù)接送車，接送機來賓信息的搜集，進行足藝服務以及游覽橘子洲事宜的安排公關部方宏16680516879負責公司的迎賓安排，進行會議的通知以及議程的安排，會議的各項布置，會議總結匯總的安排攝影攝像財務部鄧點游覽安排物品采購辦理。進行宴席安排（迎接賓客，確定菜單，檢查宴席附近環(huán)境以及費用的結算）8.日程安排表4：日程安排日期時間內(nèi)容地點9月1日10:00接機長沙黃花機場11:00辦理入住長沙五強商務中心18:00-19:00晚餐長沙五強商務中心宴會廳9月2日8:00-8:30早餐長沙五強商務中心一樓餐廳10:00-12:00會議宣講長沙五強商務中心6號會議室12:30-13:30午餐長沙商務中心宴會廳13:30-14:30午休五強商務中心商務客房15:00-17:00參觀公司湖南派格總部18:00-20:00晚餐橘洲192520:00-21:30夜賞橘子洲橘子洲9月3日7:30-8:30早餐長沙五強商務酒店一樓餐廳8:50-10:00參觀新市場湖南派格新市場10:-11:50簽約儀式長沙五強商務中心9號會議室12:00-13:00午餐趣園13:00-14:00午休五強商務中心商務客房14:00-14:30送行儀式安排酒店及機場9.流程安排9.1第一天流程9.1.1辦理入住地點：長沙五強商務中心時間：11：00人員：劉木所有來訪人員接待部派人提前將酒店預定好，并協(xié)助來賓辦理好酒店的各項入住手續(xù)。將來訪人員送至五強商務集團酒店，帶領來訪人員去往安排好的房間。接待人員應讓客人多休息，消除出行疲勞。9.1.2晚餐地點：長沙五強商務中心宴會廳時間：18:00-19:00出席人：總經(jīng)理、劉副總、秘書；對方所有來賓。宴席規(guī)格：2500元/桌主題：攜手揚帆，共創(chuàng)未來——十薈團公司歡迎酒會出席人：我方總經(jīng)理盧柳平副總經(jīng)理劉霖總經(jīng)理秘書鄧佳市場部長劉木，公關部長方宏以及公司優(yōu)秀代表和一位攝影師;對方所有來賓。(共20人)形式：冷餐會宴席規(guī)格：200元/人準備工作：接待部人員提前進入冷餐會場地檢查現(xiàn)場，準備好歡迎對方來賓的橫幅以及海報，還有鮮花和酒水，茶點等；劉副總主持冷餐會的活動，總經(jīng)理進行歡迎致辭,營造好氛圍。攝影師做好全程攝影工作。9.2第二天流程9.2.1早餐時間：8:00-8:30地點：長沙五強商務中心一樓餐廳注意事項：需要在用餐前告訴對方的秘書今日早餐用餐在長沙五強商務中心一樓餐廳內(nèi)，可以享用用自助的早餐。9.2.2會議宣講時間：9:30來賓在酒店的大廳集合10:00-12:00會議宣講活動地點：長沙五強商務中心6號會議室主題：拉進雙方公司的交流與友好協(xié)作，推動雙方進一步的合作主持人：湖南派格劉霖參會人員：十薈團方：鄧根朱鴻飛楊芬顏玉李琴湖南派格方：盧柳平劉霖鄧佳劉木方宏表5：會議議程時間議程發(fā)言人10:00宣布會議開始主持人10:05湖南派格致歡迎詞湖南派格總經(jīng)理10:15十薈團公司代表致辭十薈團公司總經(jīng)理10:25十薈團公司介紹公司2020年用人需求情況以及2021年用人需求情況十薈團公司副總經(jīng)理10:45客戶代表發(fā)言十薈團公司副總經(jīng)理11:00十薈團公司介紹2020年員工入職情況以及2021年員工入職情況預測十薈團公司市場部長11:25客戶代表提問湖南派格公司市場部長11:40雙方就協(xié)議涉及內(nèi)容洽談十薈團公司公關部長12:00閉會并合影留念9.2.3會前檢查電腦、投影儀的檢查調試，會場人員文件的發(fā)放，各個PPT及文檔的提前準備會場衛(wèi)生的檢查、溫度的調試。9.2.4午餐時間：12:30-13:30地點：長沙商務中心宴會廳宴席規(guī)格：2000元/桌出席人：十薈團方：鄧根朱鴻飛楊芬顏玉李琴湖南派格方：盧柳平劉霖鄧佳劉木方宏9.2.5午休時間：13:30-14:30地點：五強商務中心商務客房9.2.6參觀公司市場時間：15:00-17:00地點：湖南派格總部出席人：盧柳平劉霖鄧佳劉木，方宏，公關部人員，秘書；對方所有來賓。流程：14:30派車去酒店接來賓到我公司向來賓展示我公司取得的榮譽。在來賓參觀公司總部時，雙方要合影留念。參觀完后，前往接待室休息。注意事項：做好迎賓的工作，在門口放置歡迎牌“熱烈歡迎十薈團公司領導蒞臨指導”牌。9.2.7晚餐時間：18:00-20:00地點：橘洲1925宴席規(guī)格：2000元/桌注意事項：在此次晚宴開始之前，將擬定好的菜單給對方秘書看，爭取盡量能夠合乎來訪人員的口味和習慣，再對菜單菜品進行多加介紹。座次安排：主陪為盧柳平，副陪為劉霖。主陪右方為客戶鄧根，左方為客戶方朱鴻飛，副陪右方為客戶方楊芬，右方為客戶方顏玉。其余人員按職務依次安排。9.2.8夜賞橘子洲時間：20:00-21:30地點：橘子洲湘江陪同人員：盧柳平劉霖鄧佳以及攝影師一名。準備工作：秘書19:50前在橘洲1925大廳等候，船票及飲品、紀念品購買船票：120/元共9人長沙市橘子洲湘江游船，游輪龍驤豪華游船，游覽橘子洲頭。乘坐觀光車游覽。湘江夜游，航行線路，橘子洲碼頭—洲頭—河東—漁人碼頭—橘子洲碼頭，配備導游講解。9.3第三天流程9.3.1早餐時間：7:30-8:30地點：長沙五強商務酒店一樓餐廳規(guī)格：800元9.3.2參觀新市場時間：8:50-10:00地點：湖南省長沙市岳麓區(qū)望岳街道杜鵑路858號奧克斯繽紛廣場5號地塊1棟、2棟陪同人員：盧柳平劉霖鄧佳劉木方宏活動具體安排：8:30-9:50從五強商務酒店出發(fā)，乘坐轎車去參觀新市場；8:50-9:20參觀新市場環(huán)境以及流程。新市場介紹；9:20-9:50會議室座談。會場服務，拍照。安排好參觀行程后，提前通知各個部門做好迎接準備，與相應的負責人聯(lián)系，通知參觀事宜以及注意事項。在參觀公司期間，配備一位講解員全程陪同來訪人員進行講解。提前安排好對應的專業(yè)人員對來訪人員提出的問題進行解答。9.3.3簽約儀式時間：10:00-11:50地點：長沙五強商務中心9號會議室人員：湖南派格方接待人員，對方所有來賓簽約儀式流程：10:00-10:20嘉賓簽到，休息或進入會場.10:20-10:30介紹與會嘉賓、領導，司儀宣布:簽字儀式正式開始10:30-10:50主持人開場白、簽約項目簡介，簽字雙方有關方面負責人到主席臺.上分兩邊站立；10:50-11:00主持人宣讀項目協(xié)議書的文本，請雙方代表就坐并在協(xié)議書上進行簽字；簽約、合影11:00-11:15公司負責人發(fā)言11:15-11:35領導發(fā)言，簽約雙方合影留念。11:50司儀宣布簽字儀式結束。9.3.4午餐時間：12:00-13:00地點：趣園陪同人員：總經(jīng)理、劉副總、秘書;對方所有來賓宴席規(guī)格：2500/桌9.3.5午休時間：13：00-14：00地點：五強商務中心商務客房9.3.6送機時間：15：00來賓在酒店大廳集合。16：00車輛將來賓送達長沙黃花機場。陪同人員：劉副總經(jīng)理，秘書。14：00婉言留挽：邀請客人留玩幾日14：20與客人握手，告別。歡迎客人下次再次來訪。14：30將準備好的禮品送給來賓，贈送給客人當?shù)靥厣Y品。提前安排好送機，送車：由接待人員送機，送車。與客人寒暄,請客人上車。在客人離開時與客人告別，祝?？腿恕Ｅc客人握手，在車外目送客人離開。歡迎客人下次再來。電話回訪：計算好來訪人員回去到達的時間,給來訪人員打電話，詢問并祝來賓的工作一切順利。注意事項：在機場協(xié)助客戶辦理登機登記等手續(xù)，待客戶全部進入登機口后再離開?？蛻糇吆蠹皶r發(fā)送信息給客戶，問候并將本次接待過程中雙方達成的合作以及會議記錄發(fā)送給客戶。加強這個項目的執(zhí)行。10.經(jīng)費預算表7：經(jīng)費預算序號項目名稱單價數(shù)量合計備注1宴請費用2002011300元9月1日晚餐200019月2日午餐200019月2日晚餐80019月3日早餐250019月3日午餐2娛樂費用120元/人92232元夜游橘子洲游船889買紀念品409坐觀光車3001飲品及紀念品3會議費用280990元盆栽520鮮花、紙巾180橫幅830小碟子、毛巾、合照202礦泉水330茶具1280話筒、音響、投影儀4禮品費用1000元/人55000元5合計19822元11.意外防范（1）意外停電會議開始前要仔細檢查供電設備,確保所有設備能夠通電正常使用。準備好應急燈、發(fā)電機等。如果意外停電且短時間內(nèi)無法恢復，則安排引導人員引導會議室人員有序離場。（2）設備異常會議前一天應與酒店聯(lián)系檢查所有設備是否能夠正常使用，如果發(fā)現(xiàn)異常則對設備進行維修，維修不了的應及時更換新的設備，相關負責人應當實時跟講。保證萬無一失。在接待客戶期間的后勤服務涉及人員較多。因此要有綜合管理、統(tǒng)籌安排的意識。（3）經(jīng)費超支資源的價格發(fā)生變化或者客戶的要求發(fā)生變化都可能導致費