湖南夏巍齊食用菌股份有限公司財(cái)務(wù)付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-3"\h\u295831公司簡介 湖南夏巍齊食用菌股份有限公司財(cái)務(wù)付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)公司簡介湖南夏巍齊食用菌股份有限公司成立于2008年03月13日，注冊地位于中國長沙縣高橋鎮(zhèn)食用菌加工產(chǎn)業(yè)園核心園區(qū)，S207線與懷英西路交叉處。該公司為加工類企業(yè)，法定代表人為夏巍齊。經(jīng)營范圍包括中國食品、植物組織提取物的研發(fā)；收購農(nóng)副產(chǎn)業(yè)產(chǎn)品；果品及蔬菜、預(yù)包裝進(jìn)行食品、散裝食品的批發(fā)；農(nóng)副市場產(chǎn)品、保健品、植物細(xì)胞提取物（不含樹脂飲料及其影響制品）的銷售；肉、禽類罐頭、蔬菜、水果罐頭、水產(chǎn)品罐頭、香料、香精(不含危化品)、茶飲料及其他飲料的制造；魚糜制品及水產(chǎn)品干腌制、水果和堅(jiān)果、肉制品及副產(chǎn)品、蔬菜的加工；茶葉、保健食品的生產(chǎn)；自營和代理各類商品及技術(shù)的進(jìn)出口，但國家限定公司經(jīng)營或禁止進(jìn)出口的商品和技術(shù)除外（依法須經(jīng)批準(zhǔn)的項(xiàng)目，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后方可有效開展業(yè)務(wù)經(jīng)營實(shí)踐活動(dòng)）。“巍齊”品牌在2007年榮獲中國（長沙）國際食用菌產(chǎn)業(yè)博覽會(huì)金獎(jiǎng)，在2014年榮獲中國中部（湖南）國際農(nóng)博會(huì)金獎(jiǎng)。圖1.1公司組織結(jié)構(gòu)圖圖1.2財(cái)務(wù)部組織結(jié)圖公司財(cái)務(wù)付款項(xiàng)目及審批流程采購付款審批流程申請人應(yīng)當(dāng)填寫付款申請單，確認(rèn)付款單位是否清楚、付款明細(xì)是否準(zhǔn)確，并且開具發(fā)票交給財(cái)務(wù)部審核簽字，財(cái)務(wù)部門認(rèn)真審核并簽字，財(cái)務(wù)部再交給總經(jīng)理審核簽字，總經(jīng)理審核交給出納。借款人、采購人填寫借款單交于出納并給總經(jīng)理審核，總經(jīng)理審核完到出納。借款人、采購人發(fā)票到，交至出納抽回借款單并給財(cái)務(wù)部審核簽字后，遞交給總經(jīng)理審核簽字。最后出納按單子付款。圖2.1采購付款審批流程圖薪資發(fā)放審批流程公司每月15號，各部門負(fù)責(zé)人遞交員工考勤表、請假表給財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部根據(jù)考勤表、請假表以及工資標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算應(yīng)發(fā)工資，再扣除個(gè)人相關(guān)稅費(fèi)等計(jì)算實(shí)發(fā)工資。人事部進(jìn)行匯總制作各部門的實(shí)發(fā)工資表，交于各部門負(fù)責(zé)人審核簽字，再交給財(cái)務(wù)部的主管審批簽字，遞交總經(jīng)理審批簽字，最后出納按照總經(jīng)理審批簽字的實(shí)發(fā)工資表發(fā)放工資。圖2.2薪資發(fā)放審批流程圖差旅費(fèi)報(bào)銷審批流程費(fèi)用報(bào)銷人填寫費(fèi)用審批單，主管部門領(lǐng)導(dǎo)審核費(fèi)用審批單并且進(jìn)行審核簽字，再交給財(cái)務(wù)部主管進(jìn)行審批，財(cái)務(wù)部門主管再交給總經(jīng)理批準(zhǔn)，最后再由出納根據(jù)費(fèi)用審批單進(jìn)行報(bào)銷付款。圖2.3差旅費(fèi)報(bào)銷審批流程圖財(cái)務(wù)付款審批流程中存在的問題采購付款審批流程中存在的問題審批流程復(fù)雜，工作效率低根據(jù)公司采購部門的規(guī)定，業(yè)務(wù)員把采購需求提交給預(yù)算部門，預(yù)算部門根據(jù)需求產(chǎn)生采購訂單；采購訂單在經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購人員根據(jù)采購訂單需求聯(lián)系供應(yīng)商，進(jìn)行問詢價(jià)格。但經(jīng)過采購人員議價(jià)后，發(fā)現(xiàn)采購市場不能滿足采購訂單要求，需要對采購訂單提出整改后，重新進(jìn)行審核。這樣操作方式嚴(yán)重影響了采購的工作效率，加上有些采購訂單的業(yè)務(wù)量很大，采購人員花在訂單修改上的時(shí)間特別多。導(dǎo)致公司采購效率極其低下，導(dǎo)致客戶投訴不斷，影響銷售情況，極大程度上讓客戶滿意程度降低了。審批資金風(fēng)控考慮不足公司采購人員在采購商品時(shí)，直接選擇一個(gè)供應(yīng)商采購商品，沒有和多個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行比較導(dǎo)致采購商品所用的錢超過公司原計(jì)劃所用的錢，所用的金額沒有在月度資金計(jì)劃內(nèi)，從而也影響了公司下一個(gè)月的計(jì)劃。這使公司采購效率低下，銷售收入減少。審批流程不靈活公司采購人員根據(jù)需求購買原材料，和供應(yīng)商談好價(jià)格，供應(yīng)商要求先收一部分定金。但公司付定金需要一點(diǎn)時(shí)間，要經(jīng)過多個(gè)崗位的審核，導(dǎo)致供應(yīng)商拒絕和我公司交易，公司需要重新找供應(yīng)商，這使公司購買原材料的時(shí)間增長了，耽誤了公司后面的工作。還有公司急需購買原材料，但采購付款流程過于復(fù)雜，要經(jīng)過多個(gè)層層審核才能購買原材料，這樣導(dǎo)致公司不能及時(shí)購買到原材料。薪資發(fā)放審批流程中存在的問題每月十五日是公司薪資發(fā)放的時(shí)間，可公司這幾個(gè)月并沒有在這規(guī)定的時(shí)間發(fā)放薪資，而是過了這個(gè)時(shí)間發(fā)放工資，這導(dǎo)致有需要用錢的職工不能按時(shí)拿到工資，這也引起了公司員工的不滿。然而經(jīng)公司查明沒有按時(shí)發(fā)放工資的原因，是公司在薪資發(fā)放流程中沒有明確規(guī)定每月幾號開始由各部門遞交考勤表、請假表，也沒有表明多少號進(jìn)行復(fù)核并且支付工資。差旅費(fèi)報(bào)銷審批流程中存在的問題審核出差標(biāo)準(zhǔn)不精細(xì)化，比如出差半天餐補(bǔ)是按早餐午餐報(bào)，還是午餐晚餐報(bào)，沒有精細(xì)審核，并且不能超標(biāo)報(bào)銷。審核出差票據(jù)不細(xì)心，比如公司某個(gè)人出差回來需要報(bào)銷，可報(bào)銷的單據(jù)填寫不正規(guī)，內(nèi)容填寫不清楚、不詳細(xì)，審核過程中也沒注意票據(jù)的填寫是否正確。公司財(cái)務(wù)付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)采購付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)減少審核環(huán)節(jié)，提高工作效率采購合同管理在公司采購管理中處于重要的地位，目前公司對采購合同的管理還不夠健全，合同簽訂過程中存在審批管理薄弱、分類不合理等方面的問題，因此公司需要對采購合同進(jìn)行規(guī)范性管理。首先，需要按照一定的金額標(biāo)準(zhǔn)，對采購合同進(jìn)行分類管理；然后，需要明確采購合同的重要點(diǎn)，統(tǒng)一采購合同版本；最后規(guī)范采購合同的審批流程。在采購合同審批方面，按重要采購合同、普通采購合同、零星采購合同分別進(jìn)行不同審批權(quán)限的劃分，可以從總體上減少審核的環(huán)節(jié)，提高工作效率。優(yōu)化審批制度，確保資金安全采購部門人員收到采購清單后，根據(jù)訂單中提出的采購請求，在公司供應(yīng)商目錄范圍內(nèi)對供應(yīng)商進(jìn)行選擇；篩選出符合要求的供應(yīng)商后，通過微信、手機(jī)短信、電話與供應(yīng)商取得聯(lián)系，并開始采購議價(jià)談判。公司對供應(yīng)商報(bào)價(jià)數(shù)量有明確的規(guī)定，若采購金額在50000以上，則需要至少獲取2-3家的供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，做到對比3家的價(jià)格；若采購金額在20000以內(nèi)，則只需要提供一家供應(yīng)商給出報(bào)價(jià)單即可。并且還需要看訂單金額是否在月度計(jì)劃內(nèi)，若不在，還需在進(jìn)行考慮。制定特殊審批制度，降低企業(yè)損失采購員在和供應(yīng)商的交談過程中，要隨時(shí)與倉管部門和商品銷售柜長保持溝通，一旦和商品供應(yīng)商說定價(jià)格后，采購員需要把與供應(yīng)商談好的價(jià)格告訴需求使用部門，需求使用部門確認(rèn)價(jià)格后，采購人員將最終的采購價(jià)格錄入采購信息系統(tǒng)中，生成最終確認(rèn)的訂單，并且經(jīng)過供應(yīng)商的確認(rèn)。經(jīng)過需求部門和供應(yīng)商確認(rèn)后的訂單，要經(jīng)公司總經(jīng)理審查，審核批準(zhǔn)后就可以開始采購。公司對采購訂單有明確制度規(guī)定，根據(jù)訂單金額大小不同，分別執(zhí)行不同的審批流程。訂單金額大于2萬元的，要有2人審核，采購部門經(jīng)理審批后，還需要采購部門總監(jiān)審批，兩者審核批準(zhǔn)后才能采購；訂單金額在2萬元以內(nèi)的，只需采購部門經(jīng)理審批后就可以開始采購；如果有特殊情況，可以將審批流程簡化，只需采購部門經(jīng)理審批后即可采購，不需要經(jīng)過部門總監(jiān)的審批。圖4.1優(yōu)化后的采購付款審批流程圖薪資發(fā)放審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)公司每月1-5號前各部門就上報(bào)考勤表、請假表，各部門經(jīng)理及時(shí)復(fù)核。6-10號行政辦公室進(jìn)行核算是否正確，11-14號會(huì)計(jì)部門進(jìn)行復(fù)核，然后總經(jīng)理及時(shí)審核，出納支付。這使公司能在十五號正常發(fā)放工資。公司正常發(fā)放工資，這也大大提升了員工的工作積極性，從而提高了員工的工作效率，提升了公司的效益。圖4.2優(yōu)化后的薪資發(fā)放審批流程圖差旅費(fèi)報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)在差旅費(fèi)報(bào)銷中常常出現(xiàn)的問題進(jìn)行研究，出現(xiàn)一些問題常常是因?yàn)閷徲?jì)人員和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人在決策做出了錯(cuò)誤的決定，從而出現(xiàn)了財(cái)務(wù)制度上的不足。審計(jì)人員要考慮到自己決策上的失誤，每月定期進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，還要把績效考核制度變得更加完善，從而使差旅費(fèi)報(bào)銷制度更加優(yōu)化。根據(jù)差旅費(fèi)報(bào)銷流程進(jìn)行整改，使能夠最大化程度上加強(qiáng)績效考核結(jié)果。差旅費(fèi)報(bào)銷流程進(jìn)行再創(chuàng)造需要嚴(yán)格建立環(huán)節(jié)，進(jìn)行嚴(yán)格的把控，并且還要加強(qiáng)完善相關(guān)內(nèi)容制定與之相配的管理制度。在組織架構(gòu)中設(shè)計(jì)監(jiān)管部門，部門之間互相監(jiān)督，避免出現(xiàn)包庇現(xiàn)象。還有公司可以制定與本公司相符合的報(bào)銷制度。財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人需要了解費(fèi)用支出的基本構(gòu)成，還要更進(jìn)一步明確費(fèi)用開支的標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用報(bào)銷的范圍。并且要收集整個(gè)報(bào)銷流程的票據(jù)與收據(jù)，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人需要明確費(fèi)用支出的審批程序，才能使費(fèi)用報(bào)銷流程更加清晰明了，從而更好的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，讓公司沒有風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。在明確審核權(quán)限的基礎(chǔ)上，建立責(zé)任制，責(zé)任到人，還需要將最新版本的差旅費(fèi)報(bào)銷制度發(fā)送到各個(gè)員工手上，保障公司所有員工對新的差旅費(fèi)報(bào)銷制度有所熟悉，并且在費(fèi)用報(bào)銷的過程中，對報(bào)銷額度進(jìn)行詳細(xì)的說明。公司需要出差的人員在出差之前，需要進(jìn)行費(fèi)用申請，并且還需要要求相關(guān)負(fù)責(zé)人填寫申請審批單，并且能夠根據(jù)制度中內(nèi)部控制的規(guī)定，還需得到領(lǐng)導(dǎo)人員的批準(zhǔn)和許可。審批的內(nèi)容主要包括：按照公司出差制度的規(guī)定，選擇合適的交通工具、出行日，到達(dá)目的地后，選擇出差地和參加活動(dòng)的餐廳與休息場所，并要求出差人員對這一系列的東西進(jìn)行申請。在經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人員審核批準(zhǔn)之后，需要等到出完差回來后才能進(jìn)行報(bào)銷。對于公司的差旅費(fèi)報(bào)銷管理來說，差旅費(fèi)報(bào)銷單填寫得越詳細(xì)越好。相關(guān)負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真核對出差人員的基本情況和統(tǒng)計(jì)出差人數(shù)，然后進(jìn)行出差費(fèi)審批單的核對，從出差時(shí)間、住宿票據(jù)、交通票據(jù)等多方面入手，查看票據(jù)來源是否合法，看票據(jù)是否真實(shí)、準(zhǔn)確。針對出差產(chǎn)生的不符合規(guī)定要求的費(fèi)用且不在公司報(bào)銷范圍內(nèi)的，公司不予報(bào)銷。在針對差旅費(fèi)進(jìn)行詳細(xì)分析下，要明確公司費(fèi)用報(bào)銷的基本準(zhǔn)則?？赏ㄟ^微信等方式將票據(jù)及申請單，發(fā)送給公司的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，并且展開審核工作。在此之外，可以通過利用ERP信息化管理系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)憑證生產(chǎn)模塊，生成記賬憑證，從而獲得原始的數(shù)據(jù)。對于產(chǎn)生的機(jī)票、住宿費(fèi)、餐費(fèi)等費(fèi)用，需要結(jié)合公司的實(shí)際情況和制度，實(shí)施對發(fā)票及收據(jù)的審核工作，并且將之記入到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的賬目中。圖4.3優(yōu)化后的差旅費(fèi)報(bào)銷審批圖設(shè)計(jì)評價(jià)本次優(yōu)化設(shè)計(jì)主要針對湖南夏巍齊食用菌股份