2024年人事檔案管理制度范文（2篇）

2024年人事檔案管理制度范文[公司名稱]人事檔案管理制度[____年修訂版]第一章總則第一條為確保公司人事檔案管理的規(guī)范性、安全性、科學(xué)性及合理性，并提升人力資源管理水平，特制定本制度。第二章人事檔案的建立與保存第二條公司每位員工需建立個(gè)人檔案，內(nèi)容涵蓋但不限于身份證明文件、勞動(dòng)合同、入職登記表、培訓(xùn)記錄、工資單等必要文件。第三條管理部門承擔(dān)人事檔案的建立與保存職責(zé)，確保檔案得到妥善保管，防止丟失、毀損、泄露等情況的發(fā)生。第四條公司要求員工每年進(jìn)行檔案?jìng)浞?，并在備份后三個(gè)月內(nèi)提交至管理部門，以備不時(shí)之需。第五條未經(jīng)員工本人書面授權(quán)或法定程序，公司不得向任何外部人員或機(jī)構(gòu)提供員工個(gè)人檔案資料。第三章人事檔案的查閱與使用第六條員工享有查閱自己人事檔案的權(quán)利，但需提前提交書面申請(qǐng)，并在管理部門指定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行查閱。第七條管理部門負(fù)責(zé)核實(shí)申請(qǐng)人身份信息，并協(xié)助員工完成人事檔案的查閱工作。第八條員工在查閱人事檔案時(shí)，禁止拍攝、復(fù)制、篡改檔案內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向管理部門報(bào)告。第九條管理部門在使用人事檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保檔案信息的安全保密。第四章人事檔案的報(bào)廢與銷毀第十條個(gè)人檔案在以下情況下可報(bào)廢：?jiǎn)T工離職后滿五年；員工逝世后滿十年；公司解散或破產(chǎn)清算后。第十一條報(bào)廢前，個(gè)人檔案需經(jīng)管理部門審核，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第十二條原始檔案報(bào)廢后，需由管理部門負(fù)責(zé)銷毀處理，并制作相關(guān)銷毀記錄。第五章人事檔案的保密第十三條公司對(duì)員工個(gè)人檔案信息承擔(dān)保密責(zé)任，未經(jīng)員工書面授權(quán)或法定程序，不得向任何人員或機(jī)構(gòu)泄露。第十四條管理部門及相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，在處理人事檔案時(shí)，禁止私自查閱他人檔案。第十五條若發(fā)生人事檔案遺失或泄露事件，管理部門應(yīng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并啟動(dòng)調(diào)查程序，采取必要措施保護(hù)員工利益。第六章附則第十六條本制度的解釋、修訂及實(shí)施工作由管理部門負(fù)責(zé)，并向全體員工進(jìn)行宣傳。第十七條本制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)制度同時(shí)廢止。2024年人事檔案管理制度范文（二）一、背景介紹人事檔案管理制度作為組織管理中不可或缺的一環(huán)，對(duì)于企事業(yè)單位而言，其完善與否直接關(guān)系到員工權(quán)益的保障與組織發(fā)展的穩(wěn)定性。為切實(shí)提升人事檔案管理效率與服務(wù)品質(zhì)，確保員工信息的規(guī)范性和安全性，特制定以下人事檔案管理制度。二、基本原則1.信息化管理原則：采用先進(jìn)的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理技術(shù)，優(yōu)化檔案管理流程，提升管理效率。2.法律合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和組織內(nèi)部規(guī)章制度，確保檔案管理工作的合法性和規(guī)范性。3.公開透明原則：堅(jiān)持公平、公正、公開的原則，保障員工對(duì)自身檔案信息的知情權(quán)。4.權(quán)責(zé)一致原則：明確檔案管理責(zé)任歸屬，確保管理工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。5.安全保密原則：嚴(yán)格遵守檔案保密要求，切實(shí)保護(hù)員工個(gè)人隱私權(quán)。三、檔案的建立與歸檔1.建立檔案：?jiǎn)T工入職時(shí)，依據(jù)相關(guān)規(guī)定建立檔案，包括基本信息、入職資料及相關(guān)證件等。2.歸檔管理：檔案按人員類別、時(shí)間順序分類，采用數(shù)字化歸檔方式長(zhǎng)期保存，確保檔案的完整性和可檢索性。四、檔案的維護(hù)1.完善資料：及時(shí)更新員工檔案中的基本信息、職務(wù)變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況等，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。2.數(shù)字化管理：運(yùn)用信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，提升管理效率。3.特殊情況處理：針對(duì)員工離職、退休等特殊情況，制定相應(yīng)檔案處理措施，確保檔案的安全和保密。五、檔案的查詢與借閱1.自助查詢：?jiǎn)T工可通過信息化系統(tǒng)自助查詢檔案信息，系統(tǒng)提供電子證明以滿足使用需求。2.審核流程：檔案借閱須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批并簽署借閱協(xié)議，確保檔案使用的安全性和合規(guī)性。3.限制條件：敏感信息的查詢和借閱須符合相關(guān)規(guī)定和權(quán)限要求。六、檔案的安全與保密1.存儲(chǔ)安全：采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備與措施，確保檔案的安全性和防損性。2.權(quán)限控制：設(shè)置嚴(yán)格的檔案管理權(quán)限，確保僅授權(quán)人員可訪問和處理檔案信息。3.保密措施：針對(duì)涉及個(gè)人隱私的檔案信息，采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。七、檔案的銷毀與歸檔1.銷毀程序：檔案存儲(chǔ)期限屆滿后，按規(guī)定進(jìn)行審批和銷毀處理，確保檔案信息不被濫用。2.歸檔程序：特殊需要保留的檔案，按規(guī)定歸入檔案庫(kù)長(zhǎng)期保存，保障檔案信息的完整性和可檢索性。八、制度的監(jiān)督與評(píng)估1.監(jiān)督機(jī)制：建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，及時(shí)糾正問題。2.評(píng)估機(jī)制：定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估，分析不足并提出改進(jìn)措施，持續(xù)優(yōu)化檔案管理工作。九、附則1.本制度由人力資源部門負(fù)責(zé)解釋和執(zhí)行。2.本制度自頒布之日起生效，對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。3.對(duì)于本制度未涉及的內(nèi)容，可參照相關(guān)法律法規(guī)和組織規(guī)章制度進(jìn)行處理。本人事檔案管理制度的出臺(tái)，