精益科技公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)精益科技公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)1公司簡介浙江精益科技有限公司（以下簡稱精益科技公司）成立于2011年，是一家致力于民營企業(yè)管理提升和精益生產(chǎn)推行的輔導(dǎo)機(jī)構(gòu)，企業(yè)注冊(cè)地位于杭州市下城區(qū)中山北路290號(hào)浙江民航大廈701室，注冊(cè)資本500萬，2020年年收入1215.3萬元。企業(yè)主要業(yè)務(wù)為管理咨詢，經(jīng)營范圍包括企業(yè)規(guī)劃和精益策劃工作。公司內(nèi)部下設(shè)企業(yè)規(guī)劃部、策劃部、人力資源部、財(cái)務(wù)部、外部聯(lián)系部、辦公室和專業(yè)咨詢部。精益科技公司在各類項(xiàng)目實(shí)施中，堅(jiān)持以專業(yè)、規(guī)范的操作流程進(jìn)行監(jiān)管，達(dá)成高效的價(jià)值體現(xiàn)，并勇于接受每一項(xiàng)挑戰(zhàn)，在工作中享受樂趣，在挑戰(zhàn)與變化中學(xué)習(xí)成長，以勇攀峰巒之巔的雄心霸志創(chuàng)新，用誠信固本厚德載物的態(tài)度執(zhí)行。圖1-1精益科技公司組織結(jié)構(gòu)圖2公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批現(xiàn)狀2.1公司管理費(fèi)用支出情況精益科技公司所從事的主要業(yè)務(wù)為企業(yè)咨詢和企業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)，以勞務(wù)服務(wù)為主，其實(shí)際的各項(xiàng)支出中，除了人工費(fèi)用，日常性管理費(fèi)用主要有差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、車輛運(yùn)行費(fèi)和業(yè)務(wù)招待費(fèi)四個(gè)方面。公司2017年—2020年日常管理費(fèi)用支出見表2-1。

表2-1精益科技公司2017年—2020年日常管理費(fèi)用明細(xì)表單位：元項(xiàng)目2017201820192020差旅費(fèi)367890462330389712498780辦公費(fèi)134790167880218900245670車輛運(yùn)行費(fèi)236700254300367890457000業(yè)務(wù)招待費(fèi)128900142380145600198000總計(jì)868280102689011221021399450以上可見，精益科技公司近年來的管理費(fèi)用呈穩(wěn)中有升的趨勢(shì)，完善本公司的管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程極為必要。2.2公司管理費(fèi)用審批報(bào)銷流程在實(shí)習(xí)期間，我通過對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理以及和業(yè)務(wù)人員的交流，初步了解了公司管理費(fèi)用報(bào)銷的相關(guān)規(guī)定及流程，并對(duì)目前公司的各類管理費(fèi)用報(bào)銷審批情況進(jìn)行了歸納和整理，其相關(guān)情況如下：（1）差旅費(fèi)按照目前精益科技公司的差旅費(fèi)管理制度，行政人員出差，需要保留好相關(guān)票據(jù)，住宿費(fèi)用、交通費(fèi)用按照企業(yè)內(nèi)部不同職位標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分：①普通人員乘坐高鐵二等座，住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)400元為上限；②副經(jīng)理，總經(jīng)理可乘坐一等座，住宿標(biāo)準(zhǔn)為600元上限。出差費(fèi)用由行政人員使用信用卡先行支付，返回后，根據(jù)票據(jù)據(jù)實(shí)報(bào)銷，填寫報(bào)銷單后，由主管部門領(lǐng)導(dǎo)直接簽字報(bào)銷。（2）辦公費(fèi)各部門根據(jù)實(shí)際情況及辦公用品消耗情況，自行購買之后由對(duì)方單位開具發(fā)票，部門主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字后，直接報(bào)銷，款項(xiàng)直接向墊付個(gè)人支付或者對(duì)公轉(zhuǎn)賬。（3）車輛運(yùn)行費(fèi)目前公司共有公務(wù)車輛四輛，主要用于接待客戶和近距離項(xiàng)目調(diào)研。在公務(wù)車輛使用過程中，由司機(jī)進(jìn)行加油管理，按月收集加油票、車輛維修票，由辦公室部門負(fù)責(zé)人簽字審批后進(jìn)行報(bào)銷。（4）業(yè)務(wù)招待費(fèi)公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)由財(cái)務(wù)部門設(shè)置上限，人均不超過200元，各部門按月收集業(yè)務(wù)招待費(fèi)發(fā)票，由各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字審批，并交由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行發(fā)票核對(duì)后報(bào)銷。目前各類管理費(fèi)用報(bào)銷流程如圖2-1圖2-1精益科技公司管理費(fèi)報(bào)銷審批流程3公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程存在的問題3.1差旅費(fèi)缺乏事前審批目前精益科技公司的差旅費(fèi)報(bào)銷工作基本屬于單層審批，出差人員出差返回后，根據(jù)個(gè)人發(fā)票情況，按照企業(yè)內(nèi)部的出差標(biāo)準(zhǔn)，只要沒有超過審批標(biāo)準(zhǔn)，直接經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)簽字就可在財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。顯然目前這種差旅費(fèi)報(bào)銷審批流程缺少事前審批環(huán)節(jié)，企業(yè)對(duì)于出差人員的出差目的、出差事由和出差結(jié)果并沒有有效的把控，這就導(dǎo)致企業(yè)下屬部門員工可能存在用個(gè)人旅游支付的票據(jù)來進(jìn)行報(bào)銷，導(dǎo)致公款旅游的情況發(fā)生。3.2辦公費(fèi)開支較大根據(jù)我對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的整理統(tǒng)計(jì)，公司2020年發(fā)生辦公費(fèi)24.56萬元，其中打印紙支出19.35萬元，占比78.78%，具體支出金額見下表：表3-1精益科技公司2020年辦公費(fèi)各類支出情況表單位：萬元種類打印紙筆筆記本文件夾其他總計(jì)金額19.351.101.101.021.9924.57以上可見，精益科技公司的辦公費(fèi)中，打印紙支出最多，筆記本、各類用筆及文件夾支出金額相當(dāng)，其他辦公費(fèi)支出，如臺(tái)歷、移動(dòng)硬盤等相對(duì)較小。但從絕對(duì)數(shù)量來說，各類辦公用品的使用和支出都相對(duì)較大，這就表明本公司在辦公用品的采購支出方面，存在一定的浪費(fèi)情況。在資金的使用審批上，沒有形成多層審批制度，各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批后就直接報(bào)銷。這種單層審批必然會(huì)導(dǎo)致辦公費(fèi)支出增大，降低資金使用效率，部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)較大的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)，不利于保持企業(yè)內(nèi)部管理的穩(wěn)定性。同時(shí)，公司目前依舊采用的是各部門零星采購，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)發(fā)票實(shí)際情況進(jìn)行報(bào)銷。這樣的零星采購報(bào)銷方式，會(huì)讓辦公費(fèi)的開支難以控制，而且由于辦公用品耗材的性質(zhì)，財(cái)務(wù)部門也無法核對(duì)真實(shí)的使用情況。這一系列的原因最終導(dǎo)致本公司2020年的辦公費(fèi)開支較大。3.3車輛運(yùn)行費(fèi)增長過快2020年本公司發(fā)生車輛運(yùn)行費(fèi)20.7萬元，較去年同期增加3.9萬元。2020各項(xiàng)支出見下表：表3-2精益科技公司2020年車輛運(yùn)行費(fèi)支出情況表單位：萬元項(xiàng)目油費(fèi)維修費(fèi)過路費(fèi)車輛保險(xiǎn)費(fèi)總計(jì)202014.64.20.91.020.7201912.93.70.70.517.7同比1.71.60.20.43.9上表可見，公司車輛使用過程中，油費(fèi)支出占比較大，并且其絕對(duì)數(shù)字也相對(duì)較大，但過路費(fèi)支出并不大。結(jié)合這一情況，可以猜測(cè)公司車輛使用大多是市內(nèi)交通，以及存在車輛經(jīng)常性往返偏遠(yuǎn)地區(qū)的可能。這就表明，在公司車輛使用過程中，存在一定的監(jiān)管不力和使用審批流程缺失的問題。3.4業(yè)務(wù)招待費(fèi)缺少事前審批本公司2020年發(fā)生業(yè)務(wù)招待費(fèi)19.8萬元，較去年增加了2.2萬元，各部門支出情況見下表：表3-3精益科技公司2019-2020年部門業(yè)務(wù)招待費(fèi)支出情況表單位：萬元企業(yè)規(guī)劃部精益策劃部外部聯(lián)系部專業(yè)咨詢部辦公室總計(jì)20205.64.23.42.44.219.820195.33.82.91.93.717.6同比0.30.40.50.50.52.2上表可見，各部門業(yè)務(wù)招待費(fèi)支出金額都相對(duì)較大。在招待費(fèi)報(bào)銷方面我發(fā)現(xiàn)存在以下問題：首先是缺少事前審批環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)接待人員僅以接待的相關(guān)發(fā)票，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后就能直接進(jìn)行報(bào)銷，這使得業(yè)務(wù)招待費(fèi)的真實(shí)性審批工作難以落實(shí)；其次業(yè)務(wù)接待方面沒有指定專門的接待酒店，業(yè)務(wù)招待費(fèi)的餐費(fèi)是由業(yè)務(wù)接待人員自己選擇，那么就存在著“虛開發(fā)票”等行為的風(fēng)險(xiǎn)；最后業(yè)務(wù)招待費(fèi)在審批上，僅經(jīng)過單層審批，部門負(fù)責(zé)人審批后即可報(bào)銷，存在著審批環(huán)節(jié)不嚴(yán)謹(jǐn)，審批流程過短的問題。4公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)針對(duì)精益科技公司目前在管理費(fèi)用審批報(bào)銷流程中存在的問題，結(jié)合公司的實(shí)際情況，我認(rèn)為應(yīng)從以下方面加以完善。4.1差旅費(fèi)報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)精益科技公司目前差旅費(fèi)報(bào)銷的審批不合理主要體現(xiàn)在缺少前期出差審批，出差真實(shí)性、合理性難以保證。針對(duì)該問題增加差旅費(fèi)事前審批流程如圖4-1。圖4-1差旅費(fèi)報(bào)銷審批流程在進(jìn)行行政人員出差審批過程中，增加部門負(fù)責(zé)人出差審批單，保證行政人員出差審批的合理性，同時(shí)形成職別審批流程：部門員工出差，由部門負(fù)責(zé)人和主管副總簽字；部門負(fù)責(zé)人出差，需主管副總和總經(jīng)理簽字。下附出差事前審批表如表4-1。表4-1精益科技公司出差人員審批表姓名部門職務(wù)職務(wù)代理人出差地點(diǎn)至出差時(shí)間自年月日起至年月日止交通工具□飛機(jī)□火車□高鐵□汽車□其它出差事由出差預(yù)計(jì)成效部門負(fù)責(zé)人意見：出差申請(qǐng)人：年月日主管副總意見：總經(jīng)理意見：在進(jìn)行出差事前審批過程中，構(gòu)建了雙層審批環(huán)節(jié)，由部門領(lǐng)導(dǎo)和部門主管副總進(jìn)行審批簽字，同時(shí)對(duì)本次出差的成效進(jìn)行評(píng)估，保證差旅費(fèi)支出的可查性。4.2辦公費(fèi)報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)針對(duì)公司日常辦公用品無序購買的問題，我認(rèn)為應(yīng)當(dāng)采取辦公用品集中采購模式加強(qiáng)管理。具體的辦公費(fèi)報(bào)銷審批流程如圖4-2。圖4-2辦公費(fèi)報(bào)銷審批流程針對(duì)于辦公費(fèi)報(bào)銷中可能出現(xiàn)的支出增長過快的問題，結(jié)合精益科技公司的實(shí)際情況，構(gòu)建了相對(duì)完善的審批流程。在具體的執(zhí)行過程中，各部門按月統(tǒng)計(jì)上報(bào)辦公用品需求，辦公室整理各部門采購需求，審批之后，提交財(cái)務(wù)經(jīng)理以及總經(jīng)理審批，最終形成確定的月采購計(jì)劃。4.3車輛運(yùn)行費(fèi)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)針對(duì)于公司車輛運(yùn)行費(fèi)可能存在的油費(fèi)過度開支、維修費(fèi)用過大以及因私用車的情況，結(jié)合公司實(shí)際情況，設(shè)計(jì)以下審批流程，如圖4-3。

圖4-3公務(wù)用車審批流程為了確保公司車輛使用的規(guī)范，各部門在用車前應(yīng)提交用車申請(qǐng)表。表4-2精益科技公司用車申請(qǐng)表申請(qǐng)人部門申請(qǐng)日期事由乘車人員起止地用車時(shí)間日時(shí)分至日時(shí)分行駛里程出發(fā)前里程：返回后里程：用車?yán)锍虜?shù)：部門負(fù)責(zé)人審批辦公室審批使用人確認(rèn)簽名：針對(duì)于車輛用車油卡，取消實(shí)報(bào)實(shí)銷制度，改為統(tǒng)一油卡支付，月末財(cái)務(wù)部門根據(jù)加油站提供的加油記錄，核對(duì)行駛里程，結(jié)合不同車型百公里油耗情況，對(duì)比每月公里數(shù)，從而有效防止公車私用的情況發(fā)生。駕駛?cè)藛T保留用車申請(qǐng)，年末結(jié)合各部門績效，評(píng)價(jià)公務(wù)車輛使用的合理性。4.4業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)針對(duì)目前精益科技公司在業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷審批方面存在的合理性難以判斷的問題，我認(rèn)為可以要求各部門在進(jìn)行接待之前，填寫相關(guān)審批單，列明業(yè)務(wù)招待目的以及來訪人員，并提供業(yè)務(wù)招待邀請(qǐng)函或者來訪函。具體的業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷審批流程設(shè)計(jì)如圖4-4。4-4業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷審批流程針對(duì)于目前公司在業(yè)務(wù)招待費(fèi)支出方面存在的把控不嚴(yán)，支出費(fèi)用較大的問題，針對(duì)性的加強(qiáng)了流程管理。在事前申請(qǐng)中，提供相關(guān)證明；在事后審批環(huán)節(jié)，增加多層審批，確定接待必要性；在期末管理環(huán)節(jié)，增加核對(duì)，確保業(yè)務(wù)招待費(fèi)整個(gè)流程可控。5小結(jié)精益科技公司近年來發(fā)展勢(shì)頭迅猛，但是在其各類管理費(fèi)支出方面存在一定問題，經(jīng)過實(shí)地調(diào)研，主要問題包括以下四個(gè)方面：差旅費(fèi)缺少事前審批，必要性無法保證；辦公費(fèi)采用零星購買方式，成本過高；車輛運(yùn)行費(fèi)缺少備案環(huán)節(jié)，導(dǎo)致車輛運(yùn)行支出過大；業(yè)務(wù)招待費(fèi)審批環(huán)節(jié)不足，導(dǎo)致支出混亂。針對(duì)于上述問題，進(jìn)行了流程完善，具體包括：差旅費(fèi)增加事前審批；辦公費(fèi)形成統(tǒng)一采購模式；車輛使用前進(jìn)行用車審批；業(yè)務(wù)招待費(fèi)增加事前審批、事后統(tǒng)計(jì)的工作。優(yōu)化之后，能夠有效控制各類管理費(fèi)支出，對(duì)公司發(fā)展提供一定的助力。

參考資料[1]張金鳳.優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷流程加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理[J].全國流通經(jīng)