上海冠生園食品有限公司的應(yīng)付賬款管理優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄TOC\o"1-3"\h\u1上海冠生園食品有限公司概況 上海冠生園食品有限公司的應(yīng)付賬款管理優(yōu)化設(shè)計上海冠生園食品有限公司概況上海冠生園食品有限公司簡介上海冠生園食品有限公司（以下簡稱冠生園），公司總部位于上海市淮安路，主要生產(chǎn)基地集中在松江、青浦工業(yè)園區(qū)和星火開發(fā)區(qū)。冠生園在全國各主要部分省市建立了20多個企業(yè)銷售服務(wù)中心和2000多個產(chǎn)品銷售網(wǎng)點。該公司連續(xù)幾年被上海市政府授予全球食品行業(yè)先進企業(yè)、優(yōu)秀企業(yè)等榮譽稱號。冠生園的目標是發(fā)現(xiàn)企業(yè)文化的新亮點，創(chuàng)造新時代，建立一個新的秩序，以提升國人的生活品質(zhì)為企業(yè)服務(wù)的目的，以“綠色、無邊界、可持續(xù)經(jīng)營管理”為企業(yè)經(jīng)營理念，秉承“品爭冠、業(yè)求生、人興園”的民族精神經(jīng)營企業(yè)，開創(chuàng)一個人類飲食健康美好的明天！公司全貌如下圖所示：圖SEQ圖\*ARABIC1上海冠生園食品有限公司全貌圖上海冠生園食品有限公司部門結(jié)構(gòu)上海冠生園食品有限公司，主要設(shè)有總裁所屬董事，下設(shè)公司財務(wù)部，銷售部，倉管部，運營部，技術(shù)質(zhì)量部，人力資源部和行政事務(wù)部等。冠生園公司部門結(jié)構(gòu)如圖2：圖SEQ圖\*ARABIC2上海冠生園食品有限公司部門結(jié)構(gòu)上海冠生園食品有限公司財務(wù)部門結(jié)構(gòu)財務(wù)部門由財務(wù)總監(jiān)總攬觀控全局，財務(wù)經(jīng)理下達各司設(shè)有，總賬會計，應(yīng)收賬款會計，成本會計，應(yīng)付賬款會計，會計助理，出納兼報稅統(tǒng)計等。財務(wù)部門結(jié)構(gòu)詳圖如下：圖SEQ圖\*ARABIC3上海冠生園食品有限公司財務(wù)部結(jié)構(gòu)上海冠生園食品公司應(yīng)付賬款管理現(xiàn)狀應(yīng)付賬款管理概述應(yīng)付賬款產(chǎn)生于公司的采購業(yè)務(wù)之中，表現(xiàn)形式為公司商業(yè)活動中產(chǎn)生的債務(wù)或者財務(wù)關(guān)系，這種關(guān)系主要因為公司在進行交易的過程中提供的一些產(chǎn)品又或者是服務(wù)不均等導(dǎo)致產(chǎn)生偏差，主要問題則可能是由于公司在原材料采購，勞務(wù)等供應(yīng)問題沒有做好細節(jié)的優(yōu)化而產(chǎn)生的連鎖反應(yīng)。應(yīng)付賬款進行核算的內(nèi)容主要包括企業(yè)采購原材料的價款、增值稅進項稅額及銷售方代墊的費用等。如果所占金額包括現(xiàn)金折扣，公司應(yīng)根據(jù)扣除現(xiàn)金折扣貼現(xiàn)前的金額確定總金額，并且將由于在折扣期間付款收到的折扣，應(yīng)在報銷時沖減銷售費用金額；如果附上商業(yè)折扣的話，公司應(yīng)在扣掉商業(yè)折扣之后的金額登記入賬。應(yīng)付賬款管理目前的情況公司尤其是高管層在大多數(shù)時刻都不夠重視公司應(yīng)付賬款的細節(jié)優(yōu)化問題，在前期的成本核算與采購業(yè)務(wù)等，能夠提前作出反應(yīng)和準備的前提下，公司沒有重視這一前提，導(dǎo)致公司在應(yīng)付賬款清算時非常容易出現(xiàn)較大的漏洞和問題。而后甚至影響到了公司的負債和利潤情況導(dǎo)致公司的資金狀況出現(xiàn)較大較多的問題，從而影響公司的生產(chǎn)經(jīng)營條件。應(yīng)付賬款的流程公司應(yīng)付賬款的流程首當(dāng)其沖的就是成本核算和采購業(yè)務(wù)，其次便是公司與供應(yīng)商在進行業(yè)務(wù)對接與清算時的流程環(huán)節(jié)。成本核算與材料采購時，大多數(shù)時候都只有較為普遍的核算流程與采購流程，自家公司沒有完全做到公司問題的具體分析與反映，導(dǎo)致了成本核算與材料采購環(huán)節(jié)有較多的小問題存在。在與供應(yīng)商的清算與支付環(huán)節(jié)，較為死板，沒有做出較好的細節(jié)處理，還有較大的改善空間。應(yīng)付賬款的產(chǎn)生過程如圖4：圖SEQ圖\*ARABIC4應(yīng)付賬款產(chǎn)生流程上海冠生園食品有限公司應(yīng)付賬款管理中存在的問題原材料應(yīng)付賬款比重大，且工作繁雜冠生園食品主要經(jīng)營生產(chǎn)的食品種類較多較雜，在進行原材料采購與付款時主要有現(xiàn)金結(jié)清，銀行轉(zhuǎn)賬和掛賬等方式。且由于付款規(guī)模較大，在進行原材料采購時，所需金額也較大，在一些資金周轉(zhuǎn)不開的狀況發(fā)生時，會登記掛賬，于是便造成了公司負債情況的增加。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)顯示，冠生園在2015年，公司原材料的應(yīng)付賬款的金額數(shù)已經(jīng)累計至五十萬左右，后續(xù)能夠順利結(jié)清的原材料應(yīng)付賬款金額卻只有百分之十左右。這個情況的產(chǎn)生讓公司在一定程度上流失了一部分的供應(yīng)商。因為公司應(yīng)付賬款的付清時間過長，有時與一月份簽單的供應(yīng)商約定好六月份之內(nèi)會結(jié)清，但由于原材料的成本核算出現(xiàn)疏漏，導(dǎo)致這個原材料比那個原材料多出來，但是賬上卻只有固定的原材料應(yīng)付賬款金額，因此要重新核算與登賬，又延緩了給供應(yīng)商的結(jié)清賬款時間，導(dǎo)致了供應(yīng)商的一定程度的不滿，對公司形象產(chǎn)生不好的影響，公司信譽下降。采購環(huán)節(jié)對應(yīng)付賬款關(guān)聯(lián)效應(yīng)不強如果說成本核算可以視為為應(yīng)付賬款打下基礎(chǔ)，那么核算好成本之后的采購環(huán)節(jié)則可以可以認為是公司能夠減少負債，得到更多利潤空間的橋梁。采購環(huán)節(jié)應(yīng)該嚴格按照正確的成本核算的結(jié)果，進行一定程度的查漏補缺的同時，再進行嚴密的采購流程。無論是采購的人員，還是采購的流程，都應(yīng)該被得到重視。冠生園的采購量是規(guī)模較多且較大的，在這種大量大批次的采購下，就會有細節(jié)部分被疏漏從而導(dǎo)致采購環(huán)節(jié)有油水可撈。在2018年的一次原材料采購中就出現(xiàn)過這種問題。在一批原材料的采購中，有一小部分材料較少且比重不大，采購人員沒有充分的重視以至于這一小部分原材料沒有充分采購，后續(xù)的采購手續(xù)也只是過了一遍基本的流程手續(xù)。后期付賬時發(fā)現(xiàn)并沒有充足的原材料入庫，但是卻給供應(yīng)商結(jié)了賬。后續(xù)調(diào)查才發(fā)現(xiàn)是采購人員的疏忽和采購環(huán)節(jié)的嚴謹性降低導(dǎo)致的。這樣我們不僅導(dǎo)致公司的應(yīng)付賬款對不上賬，還影響了公司的利潤空間。應(yīng)付賬款的制度與管理相對不夠優(yōu)化現(xiàn)在的大多數(shù)公司極為重視的是公司的應(yīng)收賬款的嚴謹性與嚴密性，因為不可否認的是應(yīng)收賬款能更多的反映一個公司的利潤空間和經(jīng)營狀況。應(yīng)收能直接聯(lián)系到公司的資金周轉(zhuǎn)狀態(tài)，所以相對于應(yīng)收賬款管理的完善性，應(yīng)付賬款的管理沒有應(yīng)收賬款管理制度來的細致與重視。冠生園在對應(yīng)收賬款的流程與制度把控極為嚴密，因此，對應(yīng)付賬款的關(guān)注相對不足。當(dāng)兩方的平衡失衡時，輕的那一方就較為容易失去控制。2016年七月，冠生園的銷售額度又再度得到增長，更大的利潤進賬，優(yōu)化了應(yīng)收賬款的管理機制的同時冠生園加大了對原材料的采購量，但是應(yīng)付賬款卻依舊沒有得到更好的重視優(yōu)化。在想要得到更大的利潤空間時，沒有讓利潤的底部得到穩(wěn)健，與供應(yīng)商的交流不夠細致與牢固，部分的大額應(yīng)付賬款沒有給出。當(dāng)?shù)诙径鹊匿N售額并沒有增加時，便無法通過應(yīng)收賬款來補充應(yīng)付賬款的缺漏，而又由于冠生園應(yīng)付賬款的優(yōu)化程度不夠，導(dǎo)致公司的負債增加，利潤不但沒有增加甚至相對減少。而且應(yīng)付賬款的相關(guān)的財務(wù)監(jiān)督和環(huán)節(jié)監(jiān)督都不如應(yīng)收賬款來的嚴密和重視，也屬于一部分的原因。應(yīng)付賬款的最后支付環(huán)節(jié)不夠嚴密如果說，以前的成本核算和材料采購，以及財務(wù)對應(yīng)付賬款的管理機制優(yōu)化都是能更好的讓應(yīng)付賬款得到完善，那么應(yīng)付賬款的確認支付環(huán)節(jié)就一定屬于拍板定案的封口機。這是應(yīng)付賬款的最后一道高墻。這個確認支付的環(huán)節(jié)，需要更多細致的優(yōu)化與確認。在2016年的一次重要原材料的采購中，支付環(huán)節(jié)放松了警惕，走過熟悉的流程后，并沒有仔細確認成本的核算和采購環(huán)節(jié)后開出的發(fā)票是否與登記入賬的金額數(shù)量等有細微差別，過于信任成本核算和采購環(huán)節(jié)的執(zhí)行度，按下了開啟最后一道閘機的按鍵。最后雖在財務(wù)監(jiān)督發(fā)現(xiàn)并及時補救的情況下，并沒有造成過大的損失，卻也足夠給其敲響一道警鐘。更加提醒了公司要對于應(yīng)付賬款管理優(yōu)化更多的細節(jié)，避免不必要的壞賬產(chǎn)生。公司沒有定期進行應(yīng)付賬款對賬應(yīng)付賬款管理的最后一個環(huán)節(jié)是對賬，對確保應(yīng)付賬款的準確性起著重要作用。公司忽視了應(yīng)付賬款的管理，沒有定期與相關(guān)供應(yīng)商核對賬目，極有可能會讓公司錯過付款期，造成公司逾期付款，讓公司的信譽下降。不定期規(guī)則的對賬可能會讓一些名義上的應(yīng)付賬款長期懸掛在賬戶上，如壞賬不能及時上報損失、處理，不需要償還的債務(wù)不能及時報告營業(yè)收入等，都會造成應(yīng)付賬款賬目混亂。不定期核對應(yīng)付賬款的話就會導(dǎo)致公司對已經(jīng)銷賬的應(yīng)付賬款沒有及時地進行處理，出現(xiàn)個人貪污、公報私囊的現(xiàn)象或者被會計人員用來調(diào)節(jié)利潤。公司管理層對這方面的管理意識單薄導(dǎo)致呆賬、壞賬的增加，公司財產(chǎn)的流失嚴重；財務(wù)人員把學(xué)習(xí)重點習(xí)慣性地放在公司資產(chǎn)進行核算與成本會計核算的管理上，往往會忽視對應(yīng)付賬款的后續(xù)跟蹤管理，即使管理力度不大，或者管理方法落后，不適合現(xiàn)在這個時代，影響了應(yīng)付賬款對賬工作的開展。上海冠生園食品有限公司應(yīng)付賬款管理改進方案設(shè)計減少原材料應(yīng)付賬款的規(guī)模與程度上的差錯在公司要進行數(shù)量大且規(guī)模密度強的原材料賬款的結(jié)算時，公司可以作出提前的預(yù)判，根據(jù)市場需求和公司實際情況相結(jié)合，對其先做一步“預(yù)付賬款”的判斷。聯(lián)系成本和采購的具體需求和具體步驟，對其進行高維度的審查。公司再跟供應(yīng)商進行對接時，需要充分考慮到關(guān)于公司是否能夠在供應(yīng)商可接受的時間內(nèi)對其的應(yīng)付賬款能夠順利結(jié)清，盡量避免由于大基數(shù)的原材料采購的繁雜導(dǎo)致無法及時結(jié)清給供應(yīng)商的賬款，流失供應(yīng)商的信任度，從而影響到后續(xù)的繼續(xù)合作。若，某月的A材料采購只需要五千克，那么提前的“預(yù)付賬款”就必須將這五千克的材料進行提前的“預(yù)付賬款”和“應(yīng)付賬款的”的有效結(jié)合入賬，在合理運營公司資金的狀態(tài)下，在應(yīng)付賬款的后續(xù)支付環(huán)節(jié)要順利結(jié)清供應(yīng)商的賬款。每一個材料的明確度要足夠準確且能夠嚴格執(zhí)行，后續(xù)要跟進好應(yīng)付賬款的每一個環(huán)節(jié)。緊密采購環(huán)節(jié)，加強與供應(yīng)商的交流在過了成本核算，來到了采購環(huán)節(jié)鏈條時，需要的是更多的人員的嚴密配合與采購制度的嚴格。首先要注意的是關(guān)于無票應(yīng)付款的事項。即為，倘若將本月采購的原材料所有權(quán)轉(zhuǎn)讓給本公司，但是我們應(yīng)由供應(yīng)商開出的發(fā)票管理沒有送達我司財務(wù)部。要進行有效登記，當(dāng)供應(yīng)商發(fā)票發(fā)送到公司財務(wù)部時，會計人員應(yīng)將未支付的應(yīng)付款項轉(zhuǎn)入公司應(yīng)付賬款賬戶。采購的報銷人員和流程嚴格按照規(guī)章制度環(huán)環(huán)相扣。采購前的要由采購員填寫采購申請報告，并且編制好采購計劃，將經(jīng)過部門負責(zé)人簽字批準后的“采購計劃表”交于具體的某采購人員進行采購。在與供應(yīng)商進行采購環(huán)節(jié)是要加強與供應(yīng)商的交流，明確好采購物資的狀態(tài)與市場，方便后續(xù)的合作。在采購物資并將物資返回公司時，必須由獨立的倉庫管理人員對物資進行核實簽字以確認簽收，并出具管理人員編制的“入庫單”。采購物資的報銷必須以發(fā)票為準，不得出現(xiàn)白條報銷。凡是不嚴格遵守規(guī)定的采購行為，在交遞到財務(wù)部時，或個部門進行環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)時應(yīng)一律拒絕通過與支付。完善應(yīng)付賬款的相應(yīng)管理制度不能再將公司的重心偏向應(yīng)收賬款，要合理的維持兩賬的平衡點。應(yīng)付賬款的管理完善能夠為應(yīng)收賬款創(chuàng)造更大的空間，使公司的利潤上升維度。首先我們應(yīng)該清楚地明確好供應(yīng)商的應(yīng)付賬款入賬程序，例如如果有票據(jù)要求進行付款，應(yīng)由公司財務(wù)部的會計人員同時對成本核算單，采購物資供應(yīng)商發(fā)票，核對入庫單等進行嚴格審核，即“一成三單符合”審核。在通過“一成三單”審核后，制作好正確的記賬憑證并按照會計人員復(fù)核、審批管理程序等方式進行企業(yè)應(yīng)付賬款入賬。若是出現(xiàn)了“一成三單”不符甚至完全不符的情況時，應(yīng)該立即以電話通知給供應(yīng)商和采購部門。及時與供應(yīng)商建立交流聯(lián)系，如有不同公司應(yīng)及時處理。一周之內(nèi)，將對公司造成這種差異的原因進行調(diào)查，并制定有效合理的解決方案。得到供應(yīng)商反饋后，公司財務(wù)部應(yīng)當(dāng)完整、清晰地記錄情況，跟蹤檢測，并定期向財務(wù)經(jīng)理或總經(jīng)理報告情況。嚴密把控好最后的支付流程確認賬款的支付，一定是應(yīng)付賬款的最后安全線，要嚴格把控好之前所有環(huán)節(jié)的層層遞進，一旦發(fā)現(xiàn)任何環(huán)節(jié)有些許不對勁便可以進行駁回重審。例如，成本核算不符超額，采購環(huán)節(jié)缺少“采購訂單表”或者“入庫單”等，都可以在支付環(huán)節(jié)進行截斷駁回，控住應(yīng)付賬款的最后安全繩。采購部需要在采購物資到達前三天就將應(yīng)付賬款金額數(shù)目確認對賬，通知到財務(wù)部門所需付款項目的金額。財務(wù)部要再次核對和確認數(shù)目金額是否與賬面相符。要額外注意材料的送達形式，本次材料屬于“批結(jié)”或者“月結(jié)”，必須出具采購物資的付款證明，出納人員在辦理款項支付時應(yīng)再次核對金額是否有誤，必須確認保留公司的付款通知單（由財務(wù)部總負責(zé)人和總經(jīng)理簽字）、支付證明單與付款計劃明細表相符。最后，出納根據(jù)自己所有單據(jù)證明公司進行付款。完成公司應(yīng)付賬款的最后一步。應(yīng)付賬款的支付審核流程如圖所示：圖SEQ圖\*ARABIC5應(yīng)付賬款支付審核流程定期核對賬項，編制應(yīng)付賬款對賬單在對賬之前，財務(wù)會計應(yīng)對供應(yīng)商提供的對賬信息進行初步審查，并要求企業(yè)對于不符合公司審查條件的信息進行補充和改進。首先要審核對賬程序，是否經(jīng)過相關(guān)人員的簽字批準。倘若僅僅提供余額而無明細賬目事項的對賬資料，不予對賬。供應(yīng)商之間不得直接依據(jù)銷售部門的業(yè)務(wù)流水賬目進行對賬，只能根據(jù)財務(wù)部門出具的賬目進行對賬。供應(yīng)商在進行銷售管理部門的賬目與其企業(yè)財務(wù)會計部門賬目不符時，雙方均以公司內(nèi)部的財務(wù)分析賬目為準，且應(yīng)在紙質(zhì)對賬單上加蓋財務(wù)專用章。為了方便對賬，應(yīng)要求供應(yīng)商在下次對賬時攜帶本聲明的原件或副本。其次進行應(yīng)付賬自查，導(dǎo)出供應(yīng)商單位的應(yīng)付賬款明細，逐筆檢查該賬戶的借貸雙方是否相等，是否有異常金額，如果有異常，需要找出記賬憑證及原始憑證進行審核。在自查無誤的基礎(chǔ)上與供應(yīng)商管理單位可以進行余額分析核對，也可以按月度或者季度來分段核對。財務(wù)人員應(yīng)不時主動通過信件、電話、E-mail等方式與供應(yīng)商聯(lián)系，定期與對方核實公司應(yīng)付賬款的金額、期限等詳細事項，如有差異應(yīng)及時處理，確保應(yīng)付賬款的準確性。對賬后必須及時調(diào)整賬目，否則會影響公司的實際應(yīng)付賬款余額，調(diào)整時要求供應(yīng)商提供復(fù)印件，對于金額較小的無法收回的賬項可以簡化處理記賬程序，并附上公司準備的應(yīng)付賬款對賬單和書面說明，作為記賬憑證的附件進行賬務(wù)處理。公司還應(yīng)每年讓財務(wù)會計人員將對賬單按照對賬的時間順序裝訂成冊，供應(yīng)商管理提供的對賬資料也應(yīng)作為對賬單的附件與對賬單一起裝訂保存，前面還需要加上對賬清單目錄表，目錄表應(yīng)包含對方供應(yīng)商的名稱、地址、對賬時間以及一些其他相關(guān)信息，并應(yīng)注明目錄表的所屬年度和裝訂要求會計人員的姓名。裝訂后，按照會計檔案保管的有關(guān)規(guī)定對其進行檔案管理，還應(yīng)制作電子對賬表格，以便公司可以在每次對賬前查閱這些文件。應(yīng)付賬款對賬單的編制如圖：圖