上尚品鮮果零食店采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1基本情況 上尚品鮮果零食店采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)1基本情況1.1上尚品鮮果零食店的基本介紹上尚品鮮果零食店地址位于長(zhǎng)沙市岳麓山天頂街道青山新村社區(qū)永青路123號(hào)，于2019年9月26日成立，占地150平方米，注冊(cè)資本為20萬(wàn)元，法定代表人為丁暉，屬于個(gè)體工商戶，主要經(jīng)營(yíng)范圍：水果、煙酒、干果炒貨、飲料等商品。其工作人員有3名。處于天頂街道青山新村社區(qū)永青路這一范圍有三家與上尚品鮮果零食店存在競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，其壓力巨大，但其也存在優(yōu)勢(shì)，該店服務(wù)態(tài)度好，商品質(zhì)量高，價(jià)格實(shí)惠，深受消費(fèi)者 圖一上尚品鮮果零食店面圖的熱愛(ài)。1.2主要采購(gòu)商品經(jīng)調(diào)查，上尚品鮮果零食店熱銷(xiāo)的商品種類(lèi)為水果類(lèi)，該店商品類(lèi)型有水果類(lèi)，干果炒貨類(lèi)，休閑零食，飲料煙酒和速食品等等。該店主要消費(fèi)者以湖南商務(wù)職院全體師生和附近居民為主，湖南商務(wù)職院的消費(fèi)力度遠(yuǎn)大于其他消費(fèi)群體。下表為上尚品鮮果零食店的主要采購(gòu)的商品表1上尚品鮮果零食店主要采購(gòu)商品商品類(lèi)型水果類(lèi)干果炒貨類(lèi)休閑零食速食品飲料煙酒商品名稱蘋(píng)果芒果干薯片八寶粥果汁香蕉杏梅干餅干自熱火鍋酸奶芒果草莓干面包方便面啤酒沃柑花生麻辣水果罐頭香煙火龍果葵瓜子糖果果凍自熱米飯汽水……………2采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的相關(guān)概念及狀況2.1內(nèi)部控制概念內(nèi)部控制是一個(gè)企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，保證經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性而在企業(yè)內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評(píng)價(jià)和控制的一系列方法、措施的總稱。內(nèi)部控制主要由五個(gè)因素組成:內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通和內(nèi)部監(jiān)督。圖二內(nèi)部控制五要素圖表2上尚品鮮果零食店采購(gòu)內(nèi)部與內(nèi)部控制五要素的聯(lián)系對(duì)應(yīng)關(guān)系內(nèi)部環(huán)境上尚品鮮果零食店整體風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估采購(gòu)環(huán)節(jié)中制度、流程是否健全以及所能承擔(dān)的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)控制活動(dòng)上尚品鮮果零食店采購(gòu)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程信息與溝通采購(gòu)環(huán)節(jié)中與供應(yīng)商的信息采集、傳遞是否良好內(nèi)部監(jiān)督上尚品鮮果零食店工作人員職責(zé)相分離采購(gòu)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況而制定，其最基本的設(shè)計(jì)原則就是實(shí)事求是，“因企制宜”。上尚品鮮果零食店的采購(gòu)內(nèi)部控制制度應(yīng)根據(jù)其自身的經(jīng)營(yíng)模式和經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)去設(shè)計(jì)，以保證業(yè)務(wù)活動(dòng)能夠有序的進(jìn)行，防止欺詐和舞弊的行為出現(xiàn)，同時(shí)又能提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。2.2采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制狀況2.2.1上尚品鮮果零食店現(xiàn)狀上尚品鮮果零食店工作人員有三名，該店商品主要銷(xiāo)售水果居多，其他種類(lèi)比較單一。由于們對(duì)商品需求也有不同，例如，在炎熱的夏天人們喜歡吃西瓜，但通常在秋冬季節(jié)人們不經(jīng)常吃且中國(guó)有句諺語(yǔ)“秋不食瓜，冬必咳嗽”。而在該店中有進(jìn)購(gòu)反季水果，則會(huì)出現(xiàn)滯銷(xiāo)，便會(huì)使反季水果出現(xiàn)腐爛等情況。水果種類(lèi)多，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)保鮮不及時(shí)而導(dǎo)致?lián)p壞，造成損失，采購(gòu)計(jì)劃不完善則會(huì)導(dǎo)致過(guò)多的進(jìn)貨，人員分工不明確則會(huì)導(dǎo)致大量時(shí)間的流失，驗(yàn)收環(huán)節(jié)不合理則會(huì)導(dǎo)致食品種類(lèi)出現(xiàn)差錯(cuò)。下表為部分水果保鮮不及時(shí)而導(dǎo)致的損失表。表3損失表水果名稱進(jìn)價(jià)成本（元/斤）低價(jià)銷(xiāo)售（元/斤）損失（元）蘋(píng)果523火龍果633葡萄514……圖三腐爛的草莓圖四處于腐爛的水果圖三為2020年12月2號(hào)拍攝的，圖中的草莓已發(fā)爛，起霉原因是該店工作人員對(duì)其保鮮不及時(shí)，且收貨未檢查質(zhì)量。圖四中做過(guò)標(biāo)記的水果是已處在腐爛中，但工作人員未對(duì)其腐爛的水果進(jìn)行處理，而任其自然，從而導(dǎo)致部分未腐爛的水果質(zhì)量下降。這兩張圖都反映出工作人員未及時(shí)對(duì)應(yīng)需要保鮮的水果進(jìn)行保鮮，而導(dǎo)致水果發(fā)霉腐爛，造成一定的損失。2.2.2采購(gòu)商品的進(jìn)貨渠道及流程上尚品鮮果零食店的前身是湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院校內(nèi)南方超市，開(kāi)店經(jīng)驗(yàn)豐富，其供應(yīng)商的選擇是經(jīng)過(guò)該店法定代表人自己考察決定的，該店水果主要供應(yīng)商是揚(yáng)帆水果批發(fā)大市場(chǎng)，零食類(lèi)的供應(yīng)商主要是高橋大市場(chǎng)和金蘋(píng)果大市場(chǎng)，商品是由供應(yīng)商運(yùn)輸?shù)皆摰辍Ｏ聢D為上尚品鮮果商品采購(gòu)業(yè)務(wù)流程圖: 圖五采購(gòu)業(yè)務(wù)流程圖上尚品鮮果零食店采購(gòu)流程是具體化的，首先，該店確定要采購(gòu)的商品，采購(gòu)的商品要根據(jù)店內(nèi)銷(xiāo)售情況而定；其次，要正確合理選擇供應(yīng)商，以便能夠及時(shí)進(jìn)貨；最后，在商品驗(yàn)收環(huán)節(jié)要特別注意商品是否損壞、是否缺少等等。下列為上尚品鮮果零食店11月份的水果采購(gòu)清單表和商品驗(yàn)收表。表4上尚品鮮果零食店11月份水果采購(gòu)清單序號(hào)商品名稱數(shù)量（斤）單價(jià)（元）總價(jià)（元）1蘋(píng)果504.00200.002香蕉403.00120.003草莓207.00140.004橘子452.50112.505柚子353.00105.006葡萄355.00175.007紅提306.00180.008柿子252.0050.009甘蔗501.5075.00……表5上尚品鮮果零食店11月份商品驗(yàn)收表序號(hào)商品名稱應(yīng)收數(shù)量(斤）實(shí)收數(shù)量（斤）損耗數(shù)量（斤）1蘋(píng)果504552香蕉403823草莓201914橘子454235柚子353506葡萄353057紅提302828柿子252419甘蔗505003采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的主要問(wèn)題3.1采購(gòu)預(yù)算管理不合理上尚品鮮果零食店在采購(gòu)環(huán)節(jié)過(guò)程中，采購(gòu)預(yù)算都是沒(méi)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的計(jì)算就直接決定，沒(méi)有根據(jù)市場(chǎng)規(guī)律以及自身情況結(jié)合。該店采購(gòu)商品種類(lèi)繁多，導(dǎo)致工作人員工作繁瑣且多，認(rèn)為該工作都是一樣沒(méi)必要浪費(fèi)時(shí)間在上面，以致于到后面銷(xiāo)售環(huán)節(jié)中出現(xiàn)很多錯(cuò)誤，銷(xiāo)售收入也受到影響。表62019年度上尚品鮮果零食店各類(lèi)商品各占銷(xiāo)售比例商品類(lèi)型銷(xiāo)售額所占總銷(xiāo)售比例水果類(lèi)48%干果炒貨類(lèi)18%休閑零食類(lèi)20%飲料煙酒類(lèi)8%速食品6%從上表可看出在上尚品鮮果零食店中水果類(lèi)銷(xiāo)售比例占總銷(xiāo)售比例的一半，而干貨類(lèi)、零食類(lèi)、煙酒類(lèi)等占總銷(xiāo)售的一半。但在該店工作人員未進(jìn)行系統(tǒng)的計(jì)算和調(diào)查研究，制定了一份不合理的采購(gòu)預(yù)算。表7上尚品鮮果零食店采購(gòu)員自定的采購(gòu)預(yù)算比例商品類(lèi)型銷(xiāo)售額所占總銷(xiāo)售比例水果類(lèi)45%干果炒貨類(lèi)20%休閑零食類(lèi)15%飲料煙酒類(lèi)5%速食品15%根據(jù)表中數(shù)據(jù)可看出該采購(gòu)員的采購(gòu)預(yù)算單并不符合上尚品鮮果零食店實(shí)際銷(xiāo)售情況，反之，會(huì)導(dǎo)致上尚品鮮果零食店出現(xiàn)部分商品積壓和部分商品出現(xiàn)缺貨情況，以致于該店出現(xiàn)一定的虧損。3.2驗(yàn)收環(huán)節(jié)不合理上尚品鮮果零食店工作人員只有三名，在該店中人員分工不明確，采購(gòu)的人員不僅負(fù)責(zé)采購(gòu)商品，還負(fù)責(zé)驗(yàn)收商品。該店工作人員在驗(yàn)收環(huán)節(jié)中未采取職務(wù)分離責(zé)任制，且該驗(yàn)收工作人員未根據(jù)采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單驗(yàn)收，而是直接卸貨搬進(jìn)倉(cāng)庫(kù)，也未進(jìn)行數(shù)量核對(duì)和檢查是否存在不合格商品，以致于造成該店一定的損失。表8上尚品鮮果零食店驗(yàn)收環(huán)節(jié)不合理造成的損失序號(hào)商品名稱單價(jià)（元）損耗數(shù)量（斤）損耗金額（元）1蘋(píng)果4.00520.002香蕉3.0026.003草莓7.0017.004橘子2.5037.505柚子3.0000.006葡萄5.00525.007紅提6.00212.008柿子2.0012.009甘蔗1.5000.00合計(jì)34.001979.50圖六采購(gòu)訂單圖七入庫(kù)單圖五、圖六為上尚品鮮果零食店2020年11月份水果類(lèi)商品的采購(gòu)單和入庫(kù)單，從上圖可看到到上尚品鮮果零食店的水果采購(gòu)員與驗(yàn)收入庫(kù)員為同一人，不符合職務(wù)職責(zé)相分離原則，存在不合理之處，該店應(yīng)重新將職員的職責(zé)劃分。3.3供應(yīng)商選擇不合理采購(gòu)環(huán)節(jié)中供應(yīng)商的選擇非常重要，一個(gè)企業(yè)想保持正常運(yùn)行，就必須要有供應(yīng)商提供相關(guān)的物資。上尚品鮮果零食店在選擇供應(yīng)商存在不當(dāng)之處，選擇供應(yīng)商時(shí)要考慮以下幾個(gè)因素:規(guī)模和信譽(yù)度、服務(wù)和位置、商品質(zhì)量和交貨，安全和可靠性、價(jià)格和費(fèi)用。上尚品鮮果零食店在水果商品供應(yīng)商是揚(yáng)帆水果批發(fā)大市場(chǎng)，揚(yáng)帆水果批發(fā)大市場(chǎng)位于長(zhǎng)沙市芙蓉區(qū)，其運(yùn)輸費(fèi)用為80元，該水果批發(fā)市場(chǎng)服務(wù)態(tài)度良好、商品質(zhì)量一般，但交貨時(shí)間有時(shí)不及時(shí)，價(jià)格比同行業(yè)紅星水果批發(fā)市場(chǎng)高。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，揚(yáng)帆水果批發(fā)大市場(chǎng)與紅星水果批發(fā)市場(chǎng)相比，紅星水果批發(fā)市場(chǎng)處于優(yōu)勢(shì)地位，下列分別為兩個(gè)水果批發(fā)市場(chǎng)的價(jià)格及費(fèi)用表。表9揚(yáng)帆水果批發(fā)大市場(chǎng)批發(fā)價(jià)格費(fèi)用表序號(hào)商品名稱進(jìn)貨價(jià)（元/斤）運(yùn)輸費(fèi)（元）1火龍果5.0080.002蘋(píng)果4.003香蕉3.004香梨2.505葡萄5.006紅提6.007香橙3.008青棗6.509草莓7.00合計(jì)42.0080.00表10紅星水果批發(fā)市場(chǎng)批發(fā)價(jià)格費(fèi)用表序號(hào)商品名稱進(jìn)貨價(jià)（元/斤）運(yùn)輸費(fèi)（元）1火龍果4.7075.002蘋(píng)果3.803香蕉2.694香梨2.395葡萄4.796紅提5.697香橙2.798青棗6.299草莓6.89合計(jì)40.0375.00根據(jù)表9和表10的數(shù)據(jù)對(duì)比分析顯示紅星水果批發(fā)市場(chǎng)比揚(yáng)帆水果批發(fā)大市場(chǎng)的進(jìn)價(jià)普遍較低，運(yùn)輸費(fèi)也比揚(yáng)帆水果批發(fā)大市場(chǎng)少5元。經(jīng)調(diào)查，紅星的水果質(zhì)量比揚(yáng)帆好且運(yùn)輸保障高，壞果少，上尚品鮮果零食店在選擇供應(yīng)商時(shí)未考慮全面。4采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)4.1制定合理的采購(gòu)計(jì)劃上尚品鮮果零食店應(yīng)制定一份合理且有效的采購(gòu)計(jì)劃，將該店采購(gòu)系統(tǒng)建立完善，也使該店損失降到最低。首先，該店應(yīng)將每月的銷(xiāo)售情況及各類(lèi)商品銷(xiāo)售數(shù)量記錄下來(lái)；其次，將該店記錄各類(lèi)商品數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，再根據(jù)分析結(jié)果制定一份采購(gòu)計(jì)劃；最后，做一份市場(chǎng)調(diào)查，接近消費(fèi)者，了解消費(fèi)者的喜好，再篩選出最受消費(fèi)者歡迎的商品。4.2實(shí)行職務(wù)職責(zé)相分離原則企業(yè)要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)良好的控制環(huán)境是必要的，建立良好的控制環(huán)境可以使企業(yè)內(nèi)部制度得到有效控制。在企業(yè)內(nèi)部制度中權(quán)責(zé)分配至關(guān)重要，采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)中應(yīng)梳理其不相容的職務(wù)，實(shí)施職務(wù)職責(zé)相分離原則，從而形成各負(fù)其責(zé)、相互制約、相互監(jiān)督的工作體制。上尚品鮮果零食店在采購(gòu)內(nèi)部控制制度中應(yīng)劃分各工作人員的工作范圍，明確其人員的職責(zé)，同時(shí)安排非采購(gòu)的工作人員監(jiān)督采購(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)的流程，實(shí)行職務(wù)職責(zé)相分離制度能夠防止舞弊行為的出現(xiàn)。下列為采購(gòu)和驗(yàn)收工作人員職務(wù)職責(zé)對(duì)應(yīng)圖：對(duì)應(yīng)制定采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)商品，填制訂購(gòu)單采購(gòu)人員對(duì)應(yīng)制定采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)商品，填制訂購(gòu)單采購(gòu)人員驗(yàn)收商品與采購(gòu)單是否一致及商品入庫(kù)對(duì)應(yīng)倉(cāng)庫(kù)人員驗(yàn)收商品與采購(gòu)單是否一致及商品入庫(kù)對(duì)應(yīng)倉(cāng)庫(kù)人員4.3選擇最優(yōu)的供應(yīng)商選擇最優(yōu)供應(yīng)商應(yīng)從五個(gè)方面考慮:1.規(guī)模和信譽(yù)度2.服務(wù)和位置3.商品質(zhì)量和交貨4.安全和可靠性5.價(jià)格和費(fèi)用。上尚品鮮果零食店在選擇供應(yīng)商時(shí)沒(méi)有充分考慮這五個(gè)方面，也沒(méi)有通過(guò)系統(tǒng)的市場(chǎng)考察。該店應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)信息和實(shí)地考察等方法去收集商品信息，再根據(jù)收集的各供應(yīng)商商品數(shù)據(jù)信息進(jìn)行對(duì)比分析，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。

參考資