邵陽市南方橡塑管業(yè)公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄1 公司簡介 邵陽市南方橡塑管業(yè)公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計公司簡介邵陽市南方橡塑管業(yè)公司位于湖南省邵東縣楊橋鎮(zhèn)五里牌街上，陳家祠堂旁。成立于2004年2月12日，法定代表人周明光，注冊資本288萬元。主要經(jīng)營范圍涉及到橡膠管、塑料管、塑料鞋底、橡膠等橡塑制品的制造與銷售。該公司是中南地區(qū)最具規(guī)模的企業(yè)之一，是國家化工學(xué)會橡膠行會協(xié)會成員，生產(chǎn)和銷售品種齊全。公司占地15000平方米，擁有標(biāo)準(zhǔn)化廠房，采用目前最先進的生產(chǎn)設(shè)備和技術(shù)，專業(yè)生產(chǎn)各型號的橡膠、塑料管帶等產(chǎn)品。表1公司的基本信息地址湖南省邵東縣楊橋鎮(zhèn)五里牌街上成立時間2004年2月12日法定代表人周明光企業(yè)類型自然人投資注冊資本288萬元主要經(jīng)營范圍橡膠管、塑料管、塑料鞋底、橡膠制品制造銷售公司總的大體結(jié)構(gòu)包括董事長、總經(jīng)理、財務(wù)部、銷售部、市場部、技術(shù)部、研發(fā)部。圖1公司組織結(jié)構(gòu)圖公司銷售與收款內(nèi)部控制制度存在的主要問題應(yīng)收賬款收回不及時，造成大量的壞賬公司由于經(jīng)營時間到現(xiàn)在為止有點長，為了更好的搶占市場，提高競爭力，增加經(jīng)濟利益的流入，公司希望能夠賣出更多的商品，存貨積壓減少，所以公司能夠容忍在一定程度上允許賒銷。這就表示銷售完了商品并不意味著能夠馬上增加銀行存款或庫存現(xiàn)金，這可能極大多數(shù)增加了公司的應(yīng)收賬款項目余額。在未建立客戶信用檔案之前，與信用差的客戶進行交易，造成了大量的可能收不回來的應(yīng)收賬款。應(yīng)收賬款所占的比重，在銷售收入里面的比重較大的話，意味著公司需要計提的壞賬準(zhǔn)備的數(shù)目也多，收不回來的風(fēng)險也大。同時會降低公司的流動資金，同樣也會增加公司的資金風(fēng)險，從而影響了公司的發(fā)展，很多時候公司只注重銷售商品，偏重于營業(yè)收入的余額，而將款項收回的執(zhí)行并不重視，從而導(dǎo)致了應(yīng)收賬款越積越多，壞賬準(zhǔn)備計提的金額數(shù)目也大，而且很多沖不回來。并且公司并沒有制定一系列的相關(guān)補救措施，公司的應(yīng)收賬款所占的比重大，對公司來說并不是一件好事，它會阻礙公司的發(fā)展，減少公司的投資導(dǎo)致投資收入減少。圖2應(yīng)收賬款所占的比重銷售崗位設(shè)置不合理根據(jù)對該公司的調(diào)查顯示，由于一開始生產(chǎn)銷售規(guī)模較小，銷售部成員自己一人掌握了銷售的大體流程，銷售和信用審批以及收款全都是銷售人員一手掌控，在后來公司發(fā)展到現(xiàn)階段的時候，銷售部人員為了提高自己的業(yè)績，拿到豐厚的獎金，并沒有根據(jù)之前制定的客戶信用檔案來執(zhí)行，將客戶信用檔案制度當(dāng)作沒看見，放寬信用審批條件。向沒有獲得賒銷授權(quán)或超出了其信用額度的客戶進行賒銷，哪怕是那些賬齡有超過一兩年的，也給他們特殊批準(zhǔn)，以至于公司的應(yīng)收賬款越來越多，且收回的希望也很渺茫，從而增加了公司資金的風(fēng)險，影響了公司的發(fā)展。會計崗位綜合素質(zhì)能力低下2.3.1財務(wù)人員職業(yè)技能低下公司對財務(wù)工作重視程度不夠，現(xiàn)有財務(wù)人員素質(zhì)較低，許多賬目比較混亂。比如說常見的退貨，當(dāng)前天客人在網(wǎng)上預(yù)訂的商品，交付了貨款，可第二天的時候，商品因不可預(yù)見事故發(fā)生的短缺，這個時候該公司就要將前天所收客戶的貨款退回給客戶，可一般用的都網(wǎng)上收款，且并不需要走審批手續(xù)，而且記賬的時候并沒有寫明明細(xì)，這就可能導(dǎo)致該公司的賬目混亂。2.3.2會計人員和銷售人員工作積極性低公司激勵制度欠缺，員工工作積極性不高，職業(yè)素養(yǎng)較低下，職業(yè)能力也有待提升。明明一件很簡單的事情，卻因為她們的態(tài)度和方式而搞的很復(fù)雜。比如說，每次記應(yīng)收賬款明細(xì)的時候，一開始的時候是想為了簡便，節(jié)約時間，就填了簡稱，可當(dāng)時間間隔一長，應(yīng)收賬款的明細(xì)公司一多，就忘記了之前那個公司的簡稱了，甚至都忘記了這個公司來過，于是又給他又編了一個簡稱?；蛘哂行┕镜拿植畈欢?，有些簡稱撞了，情況百出，等到最后要查賬，賬目混亂。有些銷售人員有時并不在意自己的業(yè)績，只想干拿底薪，每天在那里工作積極性也不高。2.3.3銷售人員缺乏銷售與收款業(yè)務(wù)的風(fēng)險意識因利益的驅(qū)動，銷售人員鉆了公司章程的空子，為提高自己的業(yè)績，拿到更高的報酬，沒有與公司利益一體的意識，只想到自己的經(jīng)濟利益，只看眼前，只想當(dāng)下，根本不顧公司的長期發(fā)展，只想著將商品銷售出去，卻從不在意款項沒有收回對公司造成的影響。銷售合同簽訂流程不合理公司的銷售與收款的內(nèi)部流程步驟過多，且每個環(huán)節(jié)沒有專門的人來管理，大都是靠銷售人員一手操辦。在這整個環(huán)節(jié)中，稍不留神，就容易發(fā)生錯誤。剛開始由于業(yè)務(wù)的不太熟練，操作人員操作的時間過于漫長，并且容易出錯。尤其是銷售與收款的內(nèi)部流程環(huán)節(jié)中合同的簽訂，這個環(huán)節(jié)在銷售的整個環(huán)節(jié)中起著至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，有些銷售人員在不了解公司存貨也不與倉管人員溝通的情況下，去與客戶簽銷售合同，到最后合同簽成了，可是最后公司沒有這么多貨，不想賠違約金的話就只能加班加點的趕出來，到時候因為要的急，購買原材料運輸?shù)臅r候又要加錢，而且還有員工的加班費，這樣無形之中就增加了很多成本。合同的條條框框需要簽合同的人仔細(xì)閱讀，比如，簽訂的主體前后不一致；對于遠(yuǎn)在外地的客戶簽的合同用的是傳真的形式；收款的條件和時間約定不清晰……由于公司銷售與收款的內(nèi)部控制流程不合理，這些問題都為我們埋下了隱患。公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計3.1完善應(yīng)收賬款的管控制度3.1.1做好應(yīng)收賬款催收工作公司在銷售商品時除了進行營業(yè)收入確認(rèn)，還需要及時收回應(yīng)收賬款并入賬，也就是說在銷售出商品的同時，我們應(yīng)該及時收回收入，正所謂一手交錢，一手交貨。如果當(dāng)時并不能立馬收回，我們應(yīng)當(dāng)采取一些相應(yīng)的措施來減少壞賬準(zhǔn)備，因為有些企業(yè)可能當(dāng)時周轉(zhuǎn)不不過來，但是過后資金還是充足的，只是并不著急還款，畢竟，金錢具有時間價值，這個時候我們可以給提供相應(yīng)的優(yōu)惠政策，優(yōu)惠條件和期限。如果在這個優(yōu)惠政策內(nèi)還是沒有收回來的話，那么我們可以采用其辦法和手，比如上門催債、電話催佩等，收款人員也應(yīng)時刻關(guān)注客戶的付款情況，按時提醒客戶及時付款。通過這些辦法，能夠適當(dāng)?shù)氖栈匾恍?yīng)收賬款。一手交錢，一手交貨及時收回一手交錢，一手交貨及時收回款項延遲收回根據(jù)相應(yīng)的客戶，給予相對應(yīng)的優(yōu)惠政策銷售商品款項延遲收回根據(jù)相應(yīng)的客戶，給予相對應(yīng)的優(yōu)惠政策銷售商品電話催債一直不還，且沒有還款意向電話催債一直不還，且沒有還款意向催債催債上門催債上門催債對收長時間收不回來的大額應(yīng)收賬款，與債務(wù)公司合作，每筆債務(wù)收回，公司與債務(wù)公司按比例分成。對收長時間收不回來的大額應(yīng)收賬款，與債務(wù)公司合作，每筆債務(wù)收回，公司與債務(wù)公司按比例分成。圖3銷售商品的收款流程3.1.2建立客戶信用檔案，加強信用審核同樣為了減少壞賬準(zhǔn)備，我們也可以建立客戶信用檔案，加強信用審核制度。根據(jù)之前他們的消費記錄和還款時間，我們可以將它們分為幾個等級的客戶，每一等級的客戶所給予的寬限的金額和時間并不相同，還款信用良好的客戶，可以讓他們與我們進行商討，確定賒銷的額度。如果是合作頻繁的客戶，并且他會按時還款，當(dāng)他們的借款超過約定的金額后，我們可以適當(dāng)給予他們寬松的優(yōu)惠，但是我們需要總經(jīng)理以上職位的高層管理人員給予他特殊批準(zhǔn)。位于最末端的客戶，將無法享有寬限的時間和金額。同時，我們應(yīng)加強銷售部門與信用部門和財務(wù)部門之間的溝通，在固定的時間對應(yīng)收賬款的款項進行分析，并及時與之溝通，能夠更好地結(jié)合公司的實際情況，建立客戶信用檔案。從而提高應(yīng)收賬款的收回，沖減已經(jīng)收回賬款的壞賬準(zhǔn)備。圖4建立客戶信用檔案流程信用部門也應(yīng)當(dāng)及時更新客戶信用檔案，因為可能有些客戶一開始信用良好，可是到了后面資金周轉(zhuǎn)困難，資金鏈崩斷，從而導(dǎo)致公司破產(chǎn)倒閉，也會導(dǎo)致款項收不回來。表2信用等級客戶等級信用情況優(yōu)惠政策光洪家電有限公司一等信用良好可以允許賒銷，且賒銷時間有兩年佘田橋鎮(zhèn)凌杰生資經(jīng)營部二等信用一般允許一定程度上賒銷一定的金額，最高不超過總價款的50%獅子峰商店三等信用較差需要一手交錢一手交貨3.2建立公司內(nèi)部的職位分離制度為了杜絕銷售人員為了自身利益而隱瞞消費者的信用等級，一手遮天，我們應(yīng)當(dāng)分別建立銷售部門和信用管理部門，且還要建立一個監(jiān)督部門，防止她們狼狽為奸。部門區(qū)域劃分界限清除，各個部門各崗位相互監(jiān)督，但同時也需要相互配合，共同運作。每月銷售部門應(yīng)與倉庫人員核對商品情況，根據(jù)實際的庫存商品的數(shù)量，制定對應(yīng)的銷售計劃，財務(wù)部門也應(yīng)當(dāng)定期與倉貨進行對帳。并且為了防止還有一些人利用崗位尚未分離的便利，謀取自身利益，我們應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行崗位分離制度，不僅僅限于銷售部門和信用部門。比如說在執(zhí)行一項業(yè)務(wù)時，銷售崗位和收款崗位要分離；簽到人員和審核人員不能是同一人……具體實施崗位分離政策，就好比如一次大改革，這就需要全體領(lǐng)導(dǎo)以身作則，帶領(lǐng)員工共同進行不相容的崗位分離監(jiān)督和制衡，會對公司的發(fā)展，產(chǎn)生深遠(yuǎn)重要的影響。銷售部門銷售部門銷售部門銷售部門信用部門銷售商品的銷售人員建立檔案的信用人員監(jiān)督部門圖5部門監(jiān)督機制3.3建立銷售人員和財務(wù)人員的綜合素質(zhì)提升制度3.3.1開展技能培訓(xùn)，提高專業(yè)能力和風(fēng)險意識公司在人才資源的管理方面加大招聘和考核的力度，建立員工招聘和技能培訓(xùn)機制。首先，從招聘環(huán)節(jié)開始嚴(yán)格把關(guān)，各個崗位盡可能招聘對口的專業(yè)人才，在招聘時進地嚴(yán)格考核，保證聘用員工的綜合素質(zhì)；然后，對于公司的全體員工，建立一套嚴(yán)格的考核機制，每季度公司針對所有員工將進行免費的職能培訓(xùn)，針對銷售與收款環(huán)節(jié)的工作崗位，注重對銷售人員口才、業(yè)務(wù)能力、風(fēng)險意識進行培訓(xùn)，注重對財務(wù)人員進地財務(wù)技能、財經(jīng)法律法規(guī)和風(fēng)險意識進行培訓(xùn)；最后培訓(xùn)完成后要進行考核，建立技能考核獎懲，考核優(yōu)秀的員工當(dāng)月績效提高15%，考核不合的員工當(dāng)月績效扣除15%，通過多種手段，有提高員工的專業(yè)能力和風(fēng)險意識。銷售人員口才、風(fēng)險管理、綜合素質(zhì)培訓(xùn)口才銷售人員口才、風(fēng)險管理、綜合素質(zhì)培訓(xùn)口才招納專業(yè)對口組織考核招納專業(yè)對口組織考核加強培訓(xùn)加強培訓(xùn)財務(wù)人員財務(wù)技能、財經(jīng)法規(guī)培訓(xùn)和風(fēng)險管理財務(wù)人員財務(wù)技能、財經(jīng)法規(guī)培訓(xùn)和風(fēng)險管理當(dāng)月績效獎勵15%當(dāng)月績效獎勵15%考核優(yōu)秀考核優(yōu)秀當(dāng)月績效扣除1當(dāng)月績效扣除15%考核不合格考核不合格圖6員工招聘和技能培訓(xùn)機制3.3.2建立員工績效測評和獎罰制度為了公司的可持續(xù)發(fā)展，我們應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)的合理的獎懲制度。對銷售人員來講，將銷售人員平常的表現(xiàn)和業(yè)績詳細(xì)結(jié)合進行考核，其中最主要的考核內(nèi)容便是銷售及收款的金額，為了款項能夠及時的收回，我們的銷售人員就會重視客戶信用檔案。對于那些表現(xiàn)好，業(yè)績突出的員工進行褒獎表揚；反之，則進行對應(yīng)的懲罰。公司通過這樣的方式，可以加強員工的積極性，從而可以推動公司的發(fā)展，員工的個人利益公司的發(fā)展，有機結(jié)合起來。表3銷售人員績效考核考核內(nèi)容占比標(biāo)準(zhǔn)銷售任務(wù)完成情況60%實際完成^計劃完成小于2%，減少1%出勤情況20%遲到1次扣1%，一周超過三次全扣是否按照信用管理制度20%如果造成應(yīng)收賬款收不回來，原因是因為沒有按信用管理制度，一次扣2%。最后工資=月工資*最后的比重3.4銷售合同簽訂流程優(yōu)化設(shè)計我們簽訂合同之前，需要去了解公司的基本情況，和公司的倉管人員和生產(chǎn)人員相互溝通。如果對于那些倉庫一時沒貨，但在合同約定前可以生產(chǎn)出來的，我們應(yīng)當(dāng)將相關(guān)情況上報，獲得經(jīng)理以上高管人員的批準(zhǔn)在簽訂合同時，我們應(yīng)仔細(xì)檢查合同的各個條列，不容出現(xiàn)錯誤，為今后埋下隱患。當(dāng)然，公司應(yīng)聘用1-2名法律顧問，在銷售人員簽訂合同時安排一名法律顧問對合同進行審閱和把關(guān)。由于我國經(jīng)濟迅速發(fā)展，與其他人或外國人簽訂銷售合同時，我們也應(yīng)該查找客戶的資料，認(rèn)證核對，不能盲目輕信他人，追求利益。簽訂合同前簽訂合同前銷售人員與倉管人員溝通是否有貨準(zhǔn)備簽訂合同有貨如能同截止日期之前生產(chǎn)出來，就上報商量；不能的話，則進一步協(xié)調(diào)交貨時間。無貨法律顧問審閱并檢查合同按公司規(guī)定流程簽訂銷售合同圖7合同簽訂的步驟評價邵陽市南方橡塑管業(yè)公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計方案，制定信用制度，使得應(yīng)收賬款在源頭上減少，同時制度了一系列相關(guān)的收款制度，使得公司的壞賬準(zhǔn)備減少資金成本，使得能夠在銷售商品完之后，擁有更多的資金，更好地利用進行投資，提高收益。同時設(shè)置信用監(jiān)督崗位，監(jiān)督銷售部門和信用管理部門，防止他們以權(quán)謀私，為了自身的利益而放寬信用管理，這樣能夠使得公司更快地收回賬款。為了提高員工的綜合素質(zhì)，制定了員工招聘和技能培訓(xùn)機制，同時，為了提高他們的