深圳市天羽五金電工有限公司費用報銷制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計目錄TOC\o"1-1"\h\u278061天羽五金電工公司簡介 頁深圳市天宇五金電工有限公司費用報銷制度優(yōu)化設(shè)計1天羽五金電工公司簡介深圳市天羽五金電工有限公司成立于2003年，是一家制造企業(yè)，主要生產(chǎn)工具燈、畜用加溫燈以及周邊產(chǎn)品。產(chǎn)品擁有UL，CSA，ETL,CE,CCC等安全認證，并于2005年通過了ISO9001品質(zhì)體系認證。公司現(xiàn)有員工120人，生產(chǎn)面積4000多平方米。擁有制造和開發(fā)這些產(chǎn)品15年的豐富經(jīng)驗；能根據(jù)客戶的需要開發(fā)和生產(chǎn)相關(guān)產(chǎn)業(yè)的各種不同規(guī)格和型號的產(chǎn)品。2天羽五金電工公司費用報銷現(xiàn)有的制度和基本流程2.1費用分類深圳市天羽五金電工有限公司費用報銷主要分為差旅費（包括住宿費、餐飲費、交通費等）、日常費用（包括辦公費、招待費等）、以及借款等其他費用。2.2報銷流程預算范圍之內(nèi)或有經(jīng)審批的費用經(jīng)辦人需經(jīng)過這個流程報銷：即經(jīng)辦人--本部門經(jīng)理--部門經(jīng)理--財務專員審核--財務經(jīng)理審核--總經(jīng)理或者總經(jīng)理授權(quán)人審批--出納支付。2.3報銷制度費用標準差旅費：總經(jīng)理/副總經(jīng)理：住宿每晚300元/人，餐飲每餐50元/人，交通單程600元/人。普通員工：住宿每晚200元/人，餐飲每餐30元/人，交通單程500元/人。辦公費：各個部門日常支出2000元/月。招待費：經(jīng)部門經(jīng)理批準即可招待，招待費用經(jīng)審批即可在財務部報銷。借款：現(xiàn)金借款2000元/人。3天羽五金電工公司費用報銷存在的問題3.1報銷流程管理缺乏合理性經(jīng)辦人在進行費用報銷時，審批人沒有認真核實費用發(fā)生的真實性，存在虛假報銷的行為，在流程管理中，財務審核崗位只做憑證審核與賬面核對，對于實際業(yè)務的了解常常不夠全面，沒有遵循‘先申請、后開支、再報銷’的流程。3.2費用報銷標準不全面合理公司沒有根據(jù)本公司具體的出差業(yè)務制定一套詳細的費用報銷標準制度，沒有根據(jù)具體的出差城市進行費用標準的細分，一線城市與二三線城市的消費水平標準有很大的差別，但公司的費用報銷標準過于單一，往往出現(xiàn)了費用報銷金額超支或者經(jīng)費不夠的情況。其次經(jīng)辦人對于公司的報銷標準也不是很了解，報銷票據(jù)不規(guī)范的情況也層出不窮，耽誤報銷流程的推進，效率低下。3.3費用支出缺乏規(guī)范性根據(jù)公司原本的費用報銷制度，超過2000元的費用支出，必須經(jīng)過公司賬戶轉(zhuǎn)賬支付，并且報銷時必須詳細說明原因，但是在平時的報銷過程中，出差人員經(jīng)常出現(xiàn)違規(guī)支出現(xiàn)金的情況。還有業(yè)務招待費每發(fā)生一次就應該填寫一份報銷單，無論金額大小，經(jīng)常出現(xiàn)多次業(yè)務招待費填寫在一張單據(jù)上的情況。3.4報銷時間不及時，逾期報銷很多公司員工費用報銷不及時，借款沒有在規(guī)定的時間內(nèi)歸還公司，長期拖欠不清，導致財務部報銷單據(jù)積累過多，最后混淆不清，影響到公司財務數(shù)據(jù)失真的情況。財務人員沒有及時督促公司員工按時報銷費用，甚至還有員工拿著一年前的票據(jù)來報銷，違反了公司的報銷制度。3.5報銷費用存在不真實性的情況事實上，很多的企業(yè)都存在虛假報銷的情況。比如，將個人消費的一些支出以為公司辦理業(yè)務為由假借公司的名義報銷給財務部，比如，個人的一些餐飲費，私家車加油費等等。另外，公司報銷范圍以外的項目也以其他合理的報銷支出項目作冒充，并且還出現(xiàn)了員工跨級別超額報銷費用的情況，沒有向公司員工定期培訓普及公司的報銷原則和制度。3.6報銷處理手段過于傳統(tǒng)公司還使用傳統(tǒng)的報銷方式，發(fā)生報銷費用，填寫報銷單由經(jīng)辦人審批簽字后交由財務部出納進行報銷的方式，這種傳統(tǒng)的報銷方式已經(jīng)不適合現(xiàn)在信息化時代對信息的要求。如果員工出差，不在公司就不能填制報銷單據(jù)，無法提交報銷憑證，就會影響費用核算的準確性。但如今很多企業(yè)都使用費用報銷軟件進行費用報銷，比如手機快捷軟件易快報等，只需要手機上傳報銷發(fā)票，還能移動報銷、全程費控、預算管理、票據(jù)管理一站式服務，提升了工作效率，還為公司降低了成本。3.7原始憑證不符合規(guī)范員工報銷費用的時候，常常出現(xiàn)報銷單據(jù)不符合公司規(guī)定的情況。比如，字跡不清晰，金額大小寫不一致，有涂改痕跡，理由表述模糊不清楚等等。4天羽五金電工公司費用報銷的優(yōu)化設(shè)計方案4.1優(yōu)化費用報銷基本流程公司員工的費用報銷必須按照如下費用報銷的流程進行費用報銷，員工報銷必須在財務部領(lǐng)取報銷單后按要求填寫好報銷單，具體內(nèi)容包括日期、費用項目、金額（合計金額必須用大寫漢字比如壹、貳填寫）、簽名等，并依次向上級部門審批后如實報銷費用才可生效，費用報銷還必須有報銷單據(jù)，如發(fā)票、高鐵票、飛機票等可證明費用支并且是完整、真實、合法的原始憑證，否則不予報銷。費用報銷優(yōu)化流程圖如下：圖4-1天羽五金電工費用報銷優(yōu)化流程圖4.2制定差旅費報銷標準公司業(yè)務人員因公出差發(fā)生的住宿費、交通費、餐飲費等需要按規(guī)定標準在限額內(nèi)實行實報實銷，超出標準部分自行承擔。表4-1天羽五金電工員工出差費用用量標準職位/區(qū)域項目總經(jīng)理部門經(jīng)理一般員工一線城市住宿標準（元/天）500400300餐飲費（元/天）605050交通費（元/雙程）200015001000二、三線城市住宿標準400300200餐飲費504040交通充說明：一線城市：北京、上海、天津、廣州、深圳、杭州、廈門二線城市:各省會城市，除已列入第一類城市。三級城市：除一級、二級以外的其他城市。若出差時由接待方提供食宿，公司不再另外報銷。（1）總經(jīng)理、部門經(jīng)理可乘坐飛機，其他員工若乘坐飛機必須經(jīng)總經(jīng)理批準。（2）在標準范圍內(nèi)憑票據(jù)報銷，超出部分由自己支付。（3）按標準和實際出差天數(shù)計算補助，憑票報銷，包含出差市內(nèi)交通費和餐費，超出部分自己支付。（4）因公出差發(fā)生交通費(公交，大巴)，憑票或乘車報銷，如因特殊情況乘坐出租車，報主管審核，注明時間、事由、起始地點、金額或者乘車記錄，才可以按實報銷。（5）因公自駕車省外出差發(fā)生的加油費，過路費，停車費據(jù)實報銷。（6）住宿標準為一人一個標準間，同性兩人一起出差可同住宿一間標準間。（7）不同級別的人員一同出差所乘坐的交通工具可享受最高級別所使用工具。（8）報銷差旅費必須在回公司3天內(nèi)辦理報銷手續(xù)，繳還預支差旅費，否則作為挪用公款處理。4.3明確辦公費用的管理（1）辦公費包括用包括印刷各種賬表、打印紙、辦公用品、等費用。各部門總監(jiān)對所屬公司發(fā)生的辦公費用負責，經(jīng)營管理部對整個公司發(fā)生的辦公費用負有監(jiān)管和控制責任。（2）辦公用品采購和印刷各種賬表等由行政負責采購。（3）各部門所需辦公用品，在每月5號前編寫“辦公用品計劃書”，經(jīng)部門和公司領(lǐng)導審批后交由行政統(tǒng)一采購。（4）個人領(lǐng)用的辦公用品，不得隨意丟棄或外借，當工作有變動的時，必須辦理移交手續(xù)，如有遺失，照價賠償。（5）公司辦公用品費用報銷必須嚴格按公司費用審批程序執(zhí)行，對各部門每月超出預算的所有辦公費用將不予審批。4.4明確招待費用的管理（1）招待費包括因公請客的餐費、旅游費、禮品費、贈送商品開支。（2）各部門因公招待必須事先申請總監(jiān)批準，如有特殊原因、必須事先電話請示批準，原則上不許先斬后奏，以最高級別人員為報銷申請人，不得指定下級人員提出申請并自己審批報銷。（3）招待費發(fā)票日期必須填寫清楚并說明理由，詳細注明招待時間、地點、對方招待人員、以及本公司陪同人員。其他非因公招待客人一律個人承擔。4.5明確借款費用的管理（1）員工因公需要借款，一般不超過借款人1個月工資總額，超過時需要有公司擔保人，現(xiàn)金借款單上為默認擔保人，借款人未能償還借款，由擔保人承擔連帶還款責任。（2）員工因公需要借款時，應合理預計所需費用并填寫借款單，經(jīng)上級領(lǐng)導批準才能到財務部領(lǐng)取現(xiàn)金。（3）試用期員工原則上不得借款，需借款由領(lǐng)導擔保，方能辦理手續(xù)。公司原則上借款金額為2000元，但如果超過3000元，需要提前一天通知出納備款。員工解決事務后，在報銷時交回多余現(xiàn)金，因特殊原因沒有及時退回現(xiàn)金，在本月發(fā)放工資時扣除。圖4-2天羽五金電工借款費用報銷審核優(yōu)化流程圖4.6規(guī)定具體的報銷時間(1)為了提高費用報銷工作效率，各部門應在每月10號后派員工將費用報銷單交到財務部，15號之前財務部完成審核并付款，逾期一律不予受理。(2)超過兩個月以上（包含兩個月）的費用將不予報銷，視為自動放棄。4.7規(guī)范報銷原始憑證圖4-3費用報銷原始憑證示例圖(1)出差人員應充分取得費用的相關(guān)單據(jù)，如:合同或協(xié)議、合法的票據(jù)等，不得偽造發(fā)票或票據(jù)去報銷，一經(jīng)核查自行承擔后果。(2)報銷單據(jù)的金額填寫必須是準確的大寫數(shù)額：壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、萬、億。(3)車費票據(jù)都必須注明出發(fā)地、目的地以及乘坐人和乘坐日期。(4)摘要欄必須清晰的寫明費用的用途及原因。(5)外出公差需要有外出公差的申請單，公差申請單需要有公司的名稱及領(lǐng)導人的簽字批準。(6)報銷人應取得真實合法的原始憑證，有效發(fā)票至少需要印有兩個章，國家或地方稅務局專用章，如少其中一個章，發(fā)票無效。(7)所有報銷單和借支單的內(nèi)容必須填寫完整，一律用黑色簽字筆，嚴禁涂改，報銷經(jīng)辦人必須是由本人親筆簽名，單位填寫不齊全和涂改的，一律不予受理。(8)各種類型的發(fā)票應該分開粘貼，并在粘貼單上標出共幾張，金額多少元，票據(jù)粘貼混亂，不注明張數(shù) 、金額，一律退回。(9)原始單據(jù)遺失的盡量取得出票單位的原復印件并蓋上出票單位的財務專用章，經(jīng)財務部簽署意見后方可報銷。4.8引進先進的財務報銷系統(tǒng)天羽五金電工公司可以使用計算機網(wǎng)絡(luò)解決報銷問題，通過網(wǎng)絡(luò)填寫報銷單，可以快速在網(wǎng)絡(luò)上獲得審批，當公司員工出差在外不在公司時，就可以在線向領(lǐng)導提交出差申請單和報銷單。由于系統(tǒng)經(jīng)過了設(shè)定，報銷程序逐級遞交從經(jīng)辦人上報到上級領(lǐng)導批準再到財務部報銷都是系統(tǒng)自設(shè)程序，經(jīng)手人也就無法躲避過系統(tǒng)對報銷單動手腳，保證了報銷和審批的真實性，很大程度上避免了上下勾結(jié)、欺騙報銷費用的發(fā)生。不僅提高了報銷流程的速度，還提高了財務人員的工作效率，同時報銷單據(jù)以及審批結(jié)果都保存在系統(tǒng)里，方便隨時調(diào)取信息進行監(jiān)督檢查工作。5小結(jié)本設(shè)計方案是對深圳天羽五金電工有限公司的費用報銷制度進行優(yōu)化設(shè)計，公司的費用報銷制度以及報銷流程存在很多問題，因此對公司的費用報銷制度流程提出建議和解決措施，并進行了優(yōu)化設(shè)計方案。公司的費用報銷制度必須要繁瑣嚴謹，每一步都需要走嚴格的流程審核程序，因為每一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會對公司的利益造成威脅和損失。費用報銷雖然是公司的一個小的組成部分，但同時也對公司具有很大的直接影響。本優(yōu)化設(shè)計方案對公司的費用報銷流程也起到了很大的作用，規(guī)范了公司的報銷流程和制度。比如：員工之前報銷費用時出現(xiàn)虛假報銷費用，審核費用報銷流程過于簡單，上下級勾結(jié)，從中撈油水等等一些不規(guī)范報銷費用的行為。經(jīng)過對公司的費用報銷制度以及流程的優(yōu)化設(shè)計，大大的減少了公司的費用支出，也提高了財務人員的工作效率。如果本公司采用以上費用報銷制度，將會減少人力以及財力的支出，同時也會形成一個良好的費用報銷體系。