廣州杰眾貿(mào)易有限公司基于Excel進(jìn)行辦公用品管理的方案設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1廣州杰眾貿(mào)易有限公司概況...........................................1

1.1公司簡(jiǎn)介.....................................................1

1.2公司組織結(jié)構(gòu)..................................................2

2廣州杰眾貿(mào)易有限公司辦公用品管理現(xiàn)狀及管理需求.....................2

2.1辦公用品管理現(xiàn)狀.............................................2

2.1.1中小企業(yè)及現(xiàn)狀分析.......................................2

2.1.2公司辦公用品的管理存在的問題............................2

2.2辦公用品管理需求..............................................3

3廣州杰眾貿(mào)易有限公司辦公用品管理Excel模型..........................3

3.1設(shè)計(jì)模型框架..................................................4

3.2表格制作......................................................4

3.2.1制作辦公用品清單.........................................4

3.2.2制作辦公用品購(gòu)入表.......................................6

3.2.3制作辦公用品領(lǐng)用表.......................................8

3.2.4制作公司11月辦公用品明細(xì)表..............................9

4模型驗(yàn)證及數(shù)據(jù)分析.................................................11

4.1模型驗(yàn)證.....................................................11

4.1.1購(gòu)入數(shù)據(jù)................................................11

4.1.2領(lǐng)用數(shù)據(jù)................................................12

4.1.3期初數(shù)據(jù)................................................13

4.2數(shù)據(jù)分析.....................................................14

5總結(jié)...............................................................15

參考資料............................................................16

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

廣州杰眾貿(mào)易有限公司基于Excel進(jìn)行辦公用品管理的

方案設(shè)計(jì)

1廣州杰眾貿(mào)易有限公司概況

1.1公司簡(jiǎn)介

廣州杰眾貿(mào)易有限公司設(shè)立于2018年9月12日，公司地址位于廣州市黃埔區(qū)雙井

東路2號(hào)203房。廣州杰眾貿(mào)易有限公司的主要經(jīng)營(yíng)范圍：銷售不再分裝的包裝種子:

花盆裁培植物零售；禮品鮮花零售，緊固件銷售；機(jī)械設(shè)備租賃通用機(jī)械設(shè)備銷售，

工程項(xiàng)目管理服務(wù)；醫(yī)療技術(shù)研發(fā)；建材、裝飾材料批發(fā)；瀝青及其制品銷售；混凝土

預(yù)制件銷售；鋼結(jié)構(gòu)銷售:建筑錨栓銷售；集裝箱銷售；鋼鐵批發(fā)；銷售普通砂漿，銷

售濕拌砂漿；預(yù)埋槽道、預(yù)埋件銷售；通用機(jī)械設(shè)備零售；開關(guān)、插座、接線板、電

線電纜、絕緣材料零售；裝飾用塑料、化纖、石膏、布料零售；五金零售；生物醫(yī)療技

術(shù)研究；充電樁設(shè)施安裝、管理；室內(nèi)裝飾設(shè)計(jì)服務(wù)；土木建筑工程研究服務(wù)；風(fēng)景園

林工程的技術(shù)研究、開發(fā)企業(yè)管理服務(wù)(涉及許可經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的除外)；企業(yè)管理咨詢服務(wù)；

生物質(zhì)能源的技術(shù)研究、開發(fā)；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的研究、開發(fā)；建筑材料設(shè)計(jì)，咨詢服務(wù)；醫(yī)

療技術(shù)咨詢、交流服務(wù)；通信技術(shù)研究開發(fā)，技術(shù)服務(wù)；五金產(chǎn)品批發(fā)；工程技術(shù)咨詢

服務(wù)；電氣機(jī)械設(shè)備銷售；建筑工程機(jī)械與設(shè)備租賃；林木育苗；銷售樹苗（法律法規(guī)

禁止經(jīng)營(yíng)的除外）；花草樹木修整服務(wù)；花卉作物批發(fā)；花卉出租服務(wù)；人造草坪制造；

園林綠化工程服務(wù)；綠化管理、養(yǎng)護(hù)、病蟲防治服務(wù)；種子批發(fā)等業(yè)務(wù)。

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1.2公司組織結(jié)構(gòu)

該公司屬于直線型的組織結(jié)構(gòu)，董事長(zhǎng)總領(lǐng)全公司，中間設(shè)置總經(jīng)理，實(shí)施對(duì)公司

有效管理，設(shè)置多個(gè)部門，各司其職。其上下級(jí)關(guān)系簡(jiǎn)明，層級(jí)制度嚴(yán)格明確，職權(quán)和

職責(zé)分明，管理效率高，溝通速度準(zhǔn)確，解決問題及時(shí)。

2廣州杰眾貿(mào)易有限公司辦公用品管理現(xiàn)狀及管理需求

2.1辦公用品管理現(xiàn)狀

2.1.1中小企業(yè)及現(xiàn)狀分析

中小企業(yè)是指在中華人民共和國(guó)境內(nèi)依法設(shè)立的人員和業(yè)務(wù)規(guī)模較小的企業(yè)，包括

中型企業(yè)、小型企業(yè)和微型企業(yè)。根據(jù)中小企業(yè)2022認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于零售業(yè)，從業(yè)人

員300人以下或營(yíng)業(yè)收入20000萬(wàn)元以下的為中小微型企業(yè)。故廣州杰眾貿(mào)易有限公司

認(rèn)定為中小微型企業(yè)。近年來(lái)，我國(guó)中小企業(yè)總體保持平穩(wěn)發(fā)展，已成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社

會(huì)發(fā)展的重要力量。中小企業(yè)貢獻(xiàn)50％以上的稅收，60％以上的GDP，70％以上的技術(shù)

創(chuàng)新，80％以上的城鎮(zhèn)勞動(dòng)就業(yè)，90％以上的企業(yè)數(shù)量，是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的主力

軍，也是擴(kuò)大就業(yè)、改善民生的重要支撐。但大多是私營(yíng)企業(yè)，發(fā)展時(shí)間短、自有資產(chǎn)

少、抗風(fēng)險(xiǎn)能力相對(duì)較弱而且資信水平較低，財(cái)務(wù)制度不健全、運(yùn)作不規(guī)范，缺乏有效

的財(cái)務(wù)監(jiān)管機(jī)制和信息管理平臺(tái)。

2.1.2公司辦公用品的管理存在的問題

辦公用品是人們?cè)谌粘９ぷ鬟^程中所使用的一系列與辦公相關(guān)的各種用品的總稱，

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涵蓋范圍非常廣泛，主要分為辦公文具、辦公設(shè)備、辦公耗材、辦公家具、通訊產(chǎn)品、

IT數(shù)碼、電腦周邊及日常用品。辦公用品主要包括低值易耗品和高值管理品，對(duì)于辦

公用品的采購(gòu)管理來(lái)說，低值易耗品因使用量大，可控性小，因而也成為公司支出中一

項(xiàng)不容忽視的開支。辦公用品的采購(gòu)具有零散性大，采購(gòu)頻率高的特點(diǎn)。

廣州杰眾貿(mào)易有限公司未設(shè)立辦公用品管理系統(tǒng)，而是采用的是手工操作的辦法，

在該公司辦公用品管理的財(cái)務(wù)工作中，采用手工進(jìn)行辦公用品的購(gòu)入，領(lǐng)用以及明細(xì)賬

的處理，雖然手工處理辦公用品管理簡(jiǎn)潔靈活，業(yè)務(wù)流程簡(jiǎn)單，但由于辦公用品品種繁

雜，數(shù)量眾多，手工操作處理已不能滿足公司業(yè)務(wù)量的需要，影響財(cái)務(wù)管理工作效率，

增加管理過程中的錯(cuò)誤率，不能及時(shí)完成月度工作，信息不能及時(shí)處理和反饋，造成公

司管理方面的損失。其具體表現(xiàn)如下：

1)辦公用品種類繁多，購(gòu)入時(shí)需要記錄的信息較多，領(lǐng)用情況也比較頻繁，財(cái)務(wù)工

作人員經(jīng)常出現(xiàn)登記錯(cuò)誤，這不僅使得財(cái)務(wù)信息傳遞的不及時(shí)，而且耗費(fèi)了公司大量重

復(fù)的人力、物力、財(cái)力，這些辦公后勤工作都不直接產(chǎn)生利潤(rùn)，有形尤其是無(wú)形的成本

持續(xù)增加。

2)辦公用品購(gòu)入表，明細(xì)表都需要人工核算和手工填入，容易出現(xiàn)人為錯(cuò)誤，也更

容易發(fā)生錯(cuò)賬，不便于管理人員的查找和審核。

2.2辦公用品管理需求

從實(shí)現(xiàn)公司高效管理，提高工作效率，減少公司人力、物力、財(cái)力的流失的角度來(lái)

說，該公司需要使用Excel來(lái)進(jìn)行辦公用品的管理，基于Excel進(jìn)行辦公用品管理，其

目的是使辦公更有效率，有效率才能保障業(yè)務(wù)的順利進(jìn)展，繁雜分散的辦公用品采購(gòu)以

及領(lǐng)用使得工作效率低下、重復(fù)瑣碎的人工操作。

利用Excel的功能，可以形成完整、科學(xué)的辦公用品管理數(shù)據(jù)清單，與財(cái)務(wù)軟件相

比，消耗成本較低，可從多角度分析企業(yè)辦公用品管理的情況，用Excel的計(jì)算鏈接工

人和模板功能定義公式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)計(jì)算，辦公用品的信息也不要逐個(gè)填入，只需要填入相

應(yīng)編碼即可，更加快速，簡(jiǎn)潔，高效，智能。Excel數(shù)據(jù)整理的方法有排序，篩選，刪

除，重復(fù)項(xiàng)，可以對(duì)所填寫的辦公用品清單的信息進(jìn)行歸類編碼和數(shù)字編碼，領(lǐng)用的部

門也可進(jìn)行歸類整理，減少干擾信息，提高工作效率。還可利用Excel圖表功能將各種

數(shù)據(jù)圖表化，將枯燥的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)形象化，使財(cái)務(wù)狀況一目了然，有利于公司完成交易量

大、重復(fù)性高的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。

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3廣州杰眾貿(mào)易有限公司辦公用品管理Excel模型

3.1設(shè)計(jì)模型框架

新建一個(gè)工作簿，將其命名為“廣州杰眾貿(mào)易有限公司辦公用品管理系統(tǒng)”，該模

型可應(yīng)用于公司每月辦公用品管理情況，只需將所需信息填入即可，以下將以廣州杰眾

貿(mào)易有限公司11月辦公用品購(gòu)入領(lǐng)用情況為例，其中包含封面和四個(gè)表格，內(nèi)容包括

封面，如圖3-1，每一個(gè)按鈕可以鏈接到工作表中，以方便工作人員調(diào)取表格；辦公用

品清單，辦公用品購(gòu)入表，辦公用品領(lǐng)用表，11月辦公用品明細(xì)表。將公司所需的辦

公用品進(jìn)行分類整理進(jìn)行數(shù)字編碼，編制辦公用品清單；按照公司購(gòu)入單以及購(gòu)入合

同等原始憑證，提取辦公用品名稱，規(guī)格，已購(gòu)入辦公用品的單價(jià)，數(shù)量以及購(gòu)入日期

編制辦公用品購(gòu)入表；按照公司11月申領(lǐng)的辦公用品信息編制辦公用品領(lǐng)用表；將購(gòu)

入領(lǐng)用情況進(jìn)行匯總，并整理期初數(shù)據(jù)，編制11月辦公用品明細(xì)表。

圖3-1封面

3.2表格制作

3.2.1制作辦公用品清單

該模型以公司復(fù)印紙A4、得力彩色長(zhǎng)尾票夾、得力拉鏈袋、文件框、得力彎頭液

體膠(藍(lán))、得力文具膠帶、得力訂書釘、得力乳膠圈(微黃)、黑色水筆芯、記號(hào)筆、鉛

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筆、雙人位屏風(fēng)、單人位屏風(fēng)、辦公臺(tái)、會(huì)議臺(tái)、圓桌、椅子等辦公用品為例。

1.設(shè)置表格

設(shè)置“辦公用品分類”的表頭為“物品類別”，“類別名稱”。如圖3-2所示。

圖3-2辦公用品分類表頭

設(shè)置“辦公用品清單”的表頭為“物品編碼”，“物品名稱”，“規(guī)格”，“單位”。如

圖3-3所示。

圖3-3辦公用品清單表頭

2.引入數(shù)據(jù)

將辦公用品分類為1類辦公用紙，2類文件檔案管理類，3類桌面用品，4類書寫

用品，5類辦公家具。如若之后需要新的辦公用品，也不在以上分類中，則需添加辦公

用品分類。將復(fù)印紙A4歸類為1類辦公用紙；將得力彩色長(zhǎng)尾票夾、得力拉鏈袋、文

件框歸類為2類文件檔案管理類；將得力彎頭液體膠(藍(lán))、得力文具膠帶、得力訂書釘、

得力乳膠圈(微黃)歸類為3類桌面用品；將黑色水筆芯、記號(hào)筆、鉛筆歸類為4類書

寫用品；將雙人位屏風(fēng)、單人位屏風(fēng)、辦公臺(tái)、會(huì)議臺(tái)、圓桌、椅子歸類為5類辦公家

具。并根據(jù)物品的類別編寫物的編碼。如復(fù)印紙A4的物品編碼按其分類設(shè)置為

“1001”，得力彩色長(zhǎng)尾票夾的物品編碼按其分類設(shè)置為“2001”，得力拉鏈袋的物品編

碼按其分類設(shè)置為“2002”，以此類推。若需增添新的辦公用品，則按以上規(guī)律編碼即

可，利用這樣的方法可以使得辦公用品的管理更加規(guī)范化。例：購(gòu)入新的辦公設(shè)備電腦，

將其分為6類辦公設(shè)備，其物品編碼為6001。如圖3-4所示。

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圖3-4辦公用品清單

3.2.2制作辦公用品購(gòu)入表

1.設(shè)置表格

設(shè)置“辦公用品購(gòu)入表”的表頭為“購(gòu)買日期”，“物品編碼”，“物品名稱”，“規(guī)

格”，“單位”，“單價(jià)”，“數(shù)量”，“總金額”，以方便記錄公司辦公用品的購(gòu)入情況。如

圖3-5所示

。

圖3-5辦公用品購(gòu)入表表頭

2.引入數(shù)據(jù)

按照如實(shí)購(gòu)入辦公用品的情況填寫購(gòu)買日期及其他表格數(shù)據(jù)，其中物品編碼通過數(shù)

據(jù)驗(yàn)證功能填入，不需要輸入數(shù)據(jù)，物品名稱、規(guī)格、單位通過設(shè)置表格公式，利用

VLOOKUP函數(shù)填制，單價(jià)、數(shù)量如實(shí)填寫，總金額通過設(shè)置數(shù)學(xué)公式填制。

3.公式設(shè)置

1)錄入物品編碼

選中辦公用品清單中的“物品編碼”欄(E列)，找到“公式”菜單欄下的“定義名

稱”，彈出“新建名稱”對(duì)話框，將名稱填為“物品編碼”，范圍默認(rèn)“工作簿”，引用

位置為“=辦公用品清單!$E:$E”。如圖3-6所示。

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圖3-6公式定義

選中辦公用品購(gòu)入表中的B3單元格，找到“數(shù)據(jù)”菜單欄下的“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”功能，

彈出“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”對(duì)話框，“允許”下拉選擇“序列”，“數(shù)據(jù)來(lái)源”處為“=物品編

碼”。如圖3-7所示。拖動(dòng)填充柄將數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能填充到該列其他單元格。

圖3-7物品編碼公式設(shè)置

2)錄入物品名稱、規(guī)格、單位

可以通過VLOOKUP函數(shù)從辦公用品清單中查找與物品編碼匹配的物品名稱進(jìn)行填

寫。VLOOKUP函數(shù)是Excel中的一個(gè)縱向查找函數(shù)，在財(cái)務(wù)工作中都有廣泛應(yīng)用，例如

可以用來(lái)核對(duì)數(shù)據(jù)，多個(gè)表格之間快速導(dǎo)入數(shù)據(jù)等。VLOOKUP函數(shù)功能是按列查找，最

終返回該列所需查詢序列所對(duì)應(yīng)的值。

圖3-8VLOOKUP函數(shù)參數(shù)一覽表

選中辦公用品購(gòu)入表中的C3單元格，找到“公式”菜單欄下的“插入函數(shù)”，搜索

函數(shù)“VLOOKUP”，具體設(shè)置參數(shù)如圖3-9所示。按確定按鈕后公式顯示為

“=VLOOKUP($B3，辦公用品清單!$E$3:$H$19，2，F(xiàn)ALSE)”。使用VLOOKUP函數(shù)進(jìn)行精

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確查找時(shí)，第四個(gè)參數(shù)為FALSE。規(guī)格、單位的錄入，同樣插入VLOOKUP函數(shù)，具體操

作如上。

圖3-9物品名稱公式

利用VLOOKUP函數(shù)，我們可以直接通過物品編碼的選擇，將物品名稱、規(guī)格、單位

等信息獲取到位。選中C3：E3區(qū)域，拖動(dòng)填充柄將公式填充到其他單元格。

3)總金額：根據(jù)填寫的單價(jià)與數(shù)量的數(shù)據(jù)可以計(jì)算出總金額，選中H3單元格，輸入

“=F3*G3”，即總金額=單價(jià)*數(shù)量，拖動(dòng)填充柄將公式填充到該列其他單元格。

3.2.3制作辦公用品領(lǐng)用表

1.設(shè)置表格

將“辦公用品領(lǐng)用表”的表頭設(shè)置為“序號(hào)”，“領(lǐng)用日期”，“領(lǐng)用部門”，“物品編

碼”，“貨品名稱”，“規(guī)格”，“單位”，“領(lǐng)用數(shù)量”，以方便知曉各部門領(lǐng)用辦公用品的

情況。如圖3-10所示。

圖3-10辦公用品領(lǐng)用表表頭

2.引入數(shù)據(jù)

按照如實(shí)領(lǐng)用的情況填寫領(lǐng)用日期及其他表格數(shù)據(jù)，其中領(lǐng)用部門、物品編碼通過

數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能填入，物品名稱、規(guī)格、單位通過設(shè)置表格公式，利用VLOOKUP函數(shù)填制，

領(lǐng)用數(shù)量如實(shí)填制。

3.公式設(shè)置

1)錄入領(lǐng)用部門、物品編碼

選中辦公用品領(lǐng)用表中的C3、E3單元格，找到“數(shù)據(jù)”菜單欄下的“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”

功能，彈出“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”對(duì)話框，“允許”下拉選擇“序列”，C3單元格“數(shù)據(jù)來(lái)源”

處填為“行政部，財(cái)務(wù)部，人事部，采購(gòu)部，市場(chǎng)部”（將公司已有部門填入即可，如

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若部門較多，可單獨(dú)編制相關(guān)部門表格），E3單元格“數(shù)據(jù)來(lái)源”處填為“=物品編

碼”。如圖3-11所示。拖動(dòng)填充柄將數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能填充到其他單元格。

2)錄入物品名稱、規(guī)格、單位

圖3-11領(lǐng)用部門、物品編碼公式設(shè)置

選中辦公用品領(lǐng)用表中的E3單元格，插入VLOOKUP函數(shù)，具體設(shè)置參數(shù)如圖3-12

所示。規(guī)格、單位的設(shè)置如上所述。根據(jù)物品編碼可以自動(dòng)獲取相關(guān)信息。

圖3-12

3.2.4制作公司11月辦公用品明細(xì)表

1.設(shè)置表格

設(shè)置“11月辦公用品明細(xì)表”的表頭如圖3-13所示，以此方便進(jìn)行辦公用品管理，

通過期初期末的信息對(duì)辦公用品購(gòu)入領(lǐng)用情況進(jìn)行分析。

圖3-13辦公用品明細(xì)表表頭

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2.引入數(shù)據(jù)

根據(jù)公司11月購(gòu)入以及領(lǐng)用辦公用品的情況，填制明細(xì)表相關(guān)數(shù)據(jù)，其中物品編

碼通過數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能填入，物品名稱、規(guī)格、單位通過設(shè)置表格公式，利用VLOOKUP函

數(shù)填制，期初數(shù)根據(jù)上月辦公用品留存數(shù)填制，本期入庫(kù)通過設(shè)置表格公式，利用SUMIF

函數(shù)填制，各部門領(lǐng)用情況利用SUMIFS函數(shù)設(shè)置公式填制，期末數(shù)通過設(shè)置數(shù)學(xué)公式

進(jìn)行計(jì)算填制。

3.公式設(shè)置

1)物品編碼的錄入利用數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能如上文所述。

2)物品名稱、規(guī)格、單位利用VLOOKUP函數(shù)如上文所述。

3)錄入本期入庫(kù)

SUMIF函數(shù)可對(duì)滿足某一條件的單元格區(qū)域求和。

選中11月辦公用品明細(xì)表中的H5單元格，找到“公式”菜單欄下的“插入函數(shù)”，

搜索函數(shù)“SUMIF”，具體設(shè)置參數(shù)如圖3-14所示。按確定按鈕后公式顯示為“=SUMIF(辦

公用品購(gòu)入表!$B$3:$B$16，$A$5:$A$21，辦公用品購(gòu)入表!$G$3:$G$16)”。拖動(dòng)填充

柄將公式填充到其他單元格。

圖3-14本期入庫(kù)公式設(shè)置

4）錄入各部門領(lǐng)用情況

SUMIFS函數(shù)可對(duì)滿足多個(gè)條件的單元格區(qū)域求和。

選中11月辦公用品明細(xì)表中的J5單元格，找到“公式”菜單欄下的“插入函數(shù)”，

搜索函數(shù)“SUMIFS”，具體設(shè)置參數(shù)如圖3-15所示。按確定按鈕后公式顯示為

“=SUMIFS(辦公用品領(lǐng)用表!$H$3:$H$34，辦公用品領(lǐng)用表!$C$3:$C$34，J$3，辦公用

品領(lǐng)用表!$D$3:$D$34，$A5)”。拖動(dòng)填充柄將公式填充到其他單元格。

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圖3-15各部門領(lǐng)用情況公式設(shè)置

5）錄入期末數(shù)

該公司采用的是月末一次加權(quán)平均法，存貨單位成本=[月初庫(kù)存的實(shí)際成本+∑(當(dāng)

月入庫(kù)的實(shí)際單位成本×當(dāng)月入庫(kù)的數(shù)量)]/(月初庫(kù)存數(shù)量+當(dāng)月入庫(kù)數(shù)量之和)。

選中11月辦公用品明細(xì)表中的O5單元格，輸入“=F5+H5-J5-K5-L5-M5-N5”，即月

末庫(kù)存數(shù)量=月初庫(kù)存數(shù)量+本月入庫(kù)數(shù)量-各部門領(lǐng)用數(shù)量，拖動(dòng)填充柄將公式填充到

其他單元格。選中11月辦公用品明細(xì)表中的P5單元格，輸入“=(G5+I5)/(F5+H5)”，

即月末庫(kù)存的單位成本=（月初庫(kù)存金額+本月入庫(kù)金額）/（月初庫(kù)存數(shù)量+本月入庫(kù)

數(shù)量），拖動(dòng)填充柄將公式填充到其他單元格。

4模型驗(yàn)證及數(shù)據(jù)分析

4.1模型驗(yàn)證

4.1.1購(gòu)入數(shù)據(jù)

a)2022年11月3日從得力文具購(gòu)入A4復(fù)印紙10箱，單價(jià)100.7元/箱、得力彩

色長(zhǎng)尾票夾5筒，單價(jià)為11.78元/筒、得力拉鏈袋50個(gè)，單價(jià)為3.35元/個(gè)、得力彎

頭液體膠(藍(lán))5瓶，單價(jià)為2.38元/瓶、得力文具膠帶1筒，單價(jià)為7.67元/筒、得力

訂書釘10盒，單價(jià)為0.93元/盒、得力乳膠圈(微黃)5包，單價(jià)為4.82元/包。

b)2022年11月5月從東莞市水成家具有限公司購(gòu)入文件框3個(gè)，單價(jià)為2100元

/個(gè)、雙人位屏風(fēng)2套，單價(jià)為2980元/套、單人位屏風(fēng)18張，單價(jià)為1800元/張、辦

公臺(tái)4張，單價(jià)為1480元/張、會(huì)議臺(tái)1張，單價(jià)為2700元/張、圓桌2張，單價(jià)為330

元/張、椅子16張，單價(jià)為280元/張。代入數(shù)據(jù)如圖：

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

4.1.2領(lǐng)用數(shù)據(jù)圖4-1辦公用品購(gòu)入表

a)2022年11月4日財(cái)務(wù)部申領(lǐng)得力拉鏈袋5個(gè)，黑色水筆芯20支，人事部申領(lǐng)

得力乳膠圈（微黃）2包，黑色水筆芯15支，鉛筆2支。

b)2022年11月5日行政部申領(lǐng)得力乳膠圈（微黃）1包，會(huì)議臺(tái)1張。

c)2022年11月7日采購(gòu)部申領(lǐng)黑色水筆芯15支，圓桌1張，市場(chǎng)部申領(lǐng)記號(hào)筆

四支，雙人位屏風(fēng)1套，椅子9張，財(cái)務(wù)部申領(lǐng)復(fù)印紙A44箱。

d)2022年11月14日行政部申領(lǐng)復(fù)印紙A42箱，得力彩色長(zhǎng)尾票夾2筒，得力訂

書釘2盒，單人位屏風(fēng)5張。

e)2022年11月17日財(cái)務(wù)部申領(lǐng)文件框1個(gè)，得力彎頭液體膠(藍(lán))2瓶，單人位

屏風(fēng)3張。

f)2022年11月18日人事部申領(lǐng)復(fù)印紙A43箱，得力彎頭液體膠(藍(lán))2瓶，市場(chǎng)

部申領(lǐng)得力拉鏈袋5個(gè)，得力文具膠帶1筒。

g)2022年11月24日采購(gòu)部申領(lǐng)得力拉鏈袋15個(gè)，辦公臺(tái)3張，行政部申領(lǐng)黑

色水筆芯18支，圓桌1張。

h)2022年11月29日人事部申領(lǐng)雙人位屏風(fēng)一套，單人位屏風(fēng)四張，財(cái)務(wù)部申領(lǐng)

得力訂書釘4盒，鉛筆8支。代入數(shù)據(jù)如圖：

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

圖4-2辦公用品領(lǐng)用表

4.1.3期初期末數(shù)據(jù)

通過上月結(jié)余辦公用品庫(kù)存數(shù)可得11月辦公用品期初數(shù)據(jù)：復(fù)印紙A4庫(kù)存2箱，

單價(jià)為98.7元/箱，得力彩色長(zhǎng)尾票夾庫(kù)存1筒，單價(jià)為10.52元/筒，得力拉鏈袋庫(kù)

存2個(gè)，單價(jià)為3.35元/個(gè)，文件框庫(kù)存為0個(gè)，單價(jià)為2050元/個(gè)，得力彎頭液體膠

(藍(lán))庫(kù)存為0瓶，單價(jià)為2.5元/瓶，得力訂書釘庫(kù)存為0盒，單價(jià)為0.9元/盒，得力

文具膠帶庫(kù)存2筒，單價(jià)為7.67元/筒，得力乳膠圈（微黃）庫(kù)存3包，單價(jià)為4.5元

/包，黑色水筆芯庫(kù)存100支，單價(jià)為0.9元/支，記號(hào)筆庫(kù)存10支，單價(jià)為7.63元/

支，鉛筆庫(kù)存15支，單價(jià)為2.5元，雙人位屏風(fēng)庫(kù)存為0套，單價(jià)為2950元/套，單

人位屏風(fēng)庫(kù)存為0張，單價(jià)為1800元/張，辦公臺(tái)庫(kù)存為0張，單價(jià)為1500元/張，會(huì)

議臺(tái)庫(kù)存為0張，單價(jià)為2700元/張，圓桌庫(kù)存為0張，單價(jià)為330元/張，椅子庫(kù)存

為0張，單價(jià)為250元/張。依照上述數(shù)據(jù)可以填制11月辦公用品明細(xì)表中期初數(shù)的

“單價(jià)”、“數(shù)量”；金額可通過設(shè)置公式，“=E5*F5”，即金額=單價(jià)*數(shù)量。

填制完期初數(shù)之后，按照入庫(kù)、領(lǐng)用數(shù)量等信息，填寫期末數(shù)。如復(fù)印紙A4，期

初庫(kù)存2箱，單價(jià)為98.7元/箱，金額為197.4元，入庫(kù)10箱，金額為1007元，財(cái)務(wù)

部領(lǐng)用4箱人事部領(lǐng)用3箱，行政部領(lǐng)用2箱，期末庫(kù)存3箱，單價(jià)根據(jù)月末一次加權(quán)

平均法可得期末單價(jià)為100.37元/箱，庫(kù)存金額為301.10元。代入其他辦公用品數(shù)據(jù)

可得：

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

圖4-311月辦公用品明細(xì)表

4.2數(shù)據(jù)分析

圖4-4各部門領(lǐng)用辦公用品總金額比較分析

利用11月辦公用品明細(xì)表中的數(shù)據(jù)，可以繪制餅圖（圖4-4）對(duì)該公司各部門領(lǐng)

用辦公用品總金額進(jìn)行比較分析，能夠更加清楚直觀的觀察到行政部在11月領(lǐng)用辦公

用品金額占比最大，占辦公用品領(lǐng)用總金額的29%，其次人事部領(lǐng)用辦公用品金額占比

也較多，采購(gòu)部相比之下領(lǐng)用辦公用品金額占比最小。

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