湖南佳誠(chéng)汽車(chē)服務(wù)有限公司會(huì)計(jì)工作崗位優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1湖南佳誠(chéng)汽車(chē)服務(wù)有限公司簡(jiǎn)介......................................1

2湖南佳誠(chéng)汽車(chē)服務(wù)有限公司會(huì)計(jì)工作崗位設(shè)置現(xiàn)狀......................1

3湖南佳誠(chéng)汽車(chē)服務(wù)有限公司會(huì)計(jì)工作崗位存在的問(wèn)題....................1

3.1會(huì)計(jì)崗位......................................................1

3.1.1會(huì)計(jì)未對(duì)存貨進(jìn)行恰當(dāng)?shù)墓芾?.............................1

3.1.2會(huì)計(jì)未重視對(duì)應(yīng)收賬款的管理..............................2

3.2出納崗位......................................................2

3.2.1出納對(duì)差旅費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)處理不當(dāng)..............................2

3.2.2印章使用不規(guī)范..........................................2

4湖南佳誠(chéng)汽車(chē)服務(wù)有限公司會(huì)計(jì)工作崗位優(yōu)化設(shè)計(jì)方案..................3

4.1會(huì)計(jì)崗位優(yōu)化設(shè)計(jì)..............................................3

4.1.1重視存貨的管理工作......................................3

4.1.2對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行跟蹤分析與催收............................4

4.2出納崗位優(yōu)化設(shè)計(jì)..............................................5

4.2.1加強(qiáng)對(duì)差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)的管理..................................5

4.2.2規(guī)范印章的保管與使用....................................6

5總結(jié)..............................................................7

參考資料.............................................................8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南佳誠(chéng)汽車(chē)服務(wù)有限公司會(huì)計(jì)工作崗位優(yōu)化設(shè)計(jì)

1湖南佳誠(chéng)汽車(chē)服務(wù)有限公司簡(jiǎn)介

湖南佳誠(chéng)汽車(chē)服務(wù)有限公司，于2009年12月18日在湖南長(zhǎng)沙市工商局登

記注冊(cè)，公司地址位于長(zhǎng)沙市天心區(qū)芙蓉南路一段758號(hào)。公司主營(yíng)汽車(chē)美容

護(hù)理、保險(xiǎn)、車(chē)務(wù)、快修養(yǎng)護(hù)、輪胎、汽車(chē)裝飾及改裝、汽車(chē)精品、汽車(chē)貼膜

等業(yè)務(wù)。目前設(shè)有銷(xiāo)售部、行政部、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)部等相關(guān)職能部門(mén)

處理內(nèi)外部事宜，確保公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。自成立以來(lái)，公司一直以客戶(hù)第一，

服務(wù)至上為企業(yè)文化，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，力爭(zhēng)獲取更多的客戶(hù)認(rèn)可和更高的

知名度。

2湖南佳誠(chéng)汽車(chē)服務(wù)有限公司會(huì)計(jì)工作崗位設(shè)置現(xiàn)狀

湖南佳誠(chéng)汽車(chē)服務(wù)有限公司為了更好地把握公司資金活動(dòng)，提高公司經(jīng)濟(jì)

效益，公司設(shè)立了專(zhuān)門(mén)的財(cái)務(wù)部門(mén)，由于日常工作量不大，公司為了節(jié)約人員

成本，目前只設(shè)置了財(cái)務(wù)主管、出納、會(huì)計(jì)3個(gè)會(huì)計(jì)工作崗位來(lái)維持公司的日

常經(jīng)營(yíng)需要。各工作崗位職責(zé)如下：

財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)管理整個(gè)部門(mén)，主要負(fù)責(zé)總管公司的會(huì)計(jì)報(bào)表和預(yù)算工作以

及組織公司相關(guān)部門(mén)開(kāi)展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，分析進(jìn)行日常的納稅申報(bào)、進(jìn)行合理的稅

收籌劃和加強(qiáng)企業(yè)稅務(wù)工作的管理。

出納主要負(fù)責(zé)辦理各種現(xiàn)金收付、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、銀行結(jié)算業(yè)務(wù)，及時(shí)序時(shí)登

記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬；每日登陸收銀系統(tǒng)后臺(tái)及各個(gè)線(xiàn)上平臺(tái)管理

后臺(tái)，核對(duì)前一天各直營(yíng)店?duì)I業(yè)款，核對(duì)系統(tǒng)收銀表與平臺(tái)交易明細(xì)數(shù)據(jù)；保

管各種有價(jià)證券、印鑒；定期盤(pán)點(diǎn)現(xiàn)金和核對(duì)銀行對(duì)賬單。

會(huì)計(jì)主要負(fù)責(zé)公司各經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的核算；對(duì)存貨、固定資產(chǎn)等進(jìn)行管理；

負(fù)責(zé)往來(lái)賬項(xiàng)、成本費(fèi)用的核算等。

綜上所述，本公司財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)于各經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的處理較為妥善，財(cái)務(wù)部門(mén)的

崗位設(shè)置基本能夠滿(mǎn)足公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，各個(gè)會(huì)計(jì)工作崗位職責(zé)明確，

能夠有條不紊地為公司管理層為公司節(jié)省部分資金、提供財(cái)務(wù)報(bào)告等信息。但

在日常工作過(guò)程中，各會(huì)計(jì)工作崗位仍然存在一些問(wèn)題和不足，需要進(jìn)一步予

以?xún)?yōu)化和改進(jìn)。

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3湖南佳誠(chéng)汽車(chē)服務(wù)有限公司會(huì)計(jì)工作崗位存在的問(wèn)題

3.1會(huì)計(jì)崗位

3.1.1會(huì)計(jì)未對(duì)存貨進(jìn)行恰當(dāng)?shù)墓芾?/p>

由于湖南佳誠(chéng)汽車(chē)服務(wù)有限公司涉及多種業(yè)務(wù)，存貨種類(lèi)繁多且多存放于

各直營(yíng)店鋪內(nèi)。在每月末進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)時(shí)，工作量較大且會(huì)計(jì)對(duì)存貨管理意識(shí)薄弱，

在對(duì)存貨進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)時(shí)并未進(jìn)行全面細(xì)致的盤(pán)查，而是讓各店鋪與倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人盤(pán)

點(diǎn)一遍后直接根據(jù)店鋪負(fù)責(zé)人以及倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人上交的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄。由此可見(jiàn)，

公司存貨盤(pán)點(diǎn)工作只是浮于表面，期末盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確，不能完全做到賬實(shí)

相符。

3.1.2會(huì)計(jì)崗位對(duì)存貨資產(chǎn)管理不到位

湖南佳誠(chéng)汽車(chē)服務(wù)有限公司與幾家貨運(yùn)公司以及網(wǎng)約車(chē)公司達(dá)成了合作關(guān)

系，其公司的貨車(chē)以及出租車(chē)的保養(yǎng)、維修、美容等消費(fèi)均在本公司進(jìn)行并將

其計(jì)入相對(duì)應(yīng)公司的應(yīng)收賬款。公司收取賬款采取的是按次累計(jì)制度，在每季

度末進(jìn)行收款，每月會(huì)有不定期的業(yè)務(wù)往來(lái)。在此過(guò)程中，湖南佳誠(chéng)汽車(chē)服務(wù)

有限公司會(huì)計(jì)并對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行跟蹤管理，只是被動(dòng)的等著客戶(hù)匯款。由于未

及時(shí)、正確的了解到應(yīng)收賬款的實(shí)際收款情況以致沒(méi)有對(duì)其逾期賬款采取相應(yīng)

的措施，最終導(dǎo)致部分應(yīng)收賬款未能及時(shí)收回，造成資金損失。這樣不僅降低

了資金使用效率，也給公司造成了壞賬損失。

3.2出納崗位

3.2.1出納對(duì)差旅費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)處理不當(dāng)

湖南佳誠(chéng)汽車(chē)服務(wù)有限公司雖然制定了各項(xiàng)差旅費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)制度，但出納在

審批單據(jù)時(shí)未仔細(xì)查看，沒(méi)有詳細(xì)核對(duì)其中各項(xiàng)開(kāi)支，以致部分不符合報(bào)銷(xiāo)標(biāo)

準(zhǔn)的單據(jù)被批準(zhǔn)報(bào)銷(xiāo)，時(shí)常出現(xiàn)超過(guò)其公司標(biāo)準(zhǔn)的住宿費(fèi)、交通費(fèi)或者發(fā)票日

期與出差日期不一致的情況。如在2022年11月18日，采購(gòu)人員報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)時(shí)，

將10月份的餐飲報(bào)銷(xiāo)單混合在其他單據(jù)中一起報(bào)銷(xiāo)，出納未發(fā)現(xiàn)此漏洞將其審

核通過(guò)。此行為在一定程度上加劇了內(nèi)部員工的散漫工作作風(fēng)，也對(duì)公司造成

了一定的資金浪費(fèi)。

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3.2.2印章使用不規(guī)范

湖南佳誠(chéng)汽車(chē)服務(wù)有限公司為了工作便利將單位公章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章以及公

司法人章全部交由出納保管。首先，為了減少工作流程，出納在處理各種業(yè)務(wù)

時(shí)沒(méi)有嚴(yán)格遵守印章使用規(guī)定，本應(yīng)由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行復(fù)核蓋章的工作也交由出

納負(fù)責(zé)。這一現(xiàn)象沒(méi)有遵守不相容崗位相分離的規(guī)定。其次，由于整個(gè)過(guò)程中

全盤(pán)由出納負(fù)責(zé)，在業(yè)務(wù)繁忙時(shí)出納對(duì)于報(bào)銷(xiāo)單的審核直接交由報(bào)銷(xiāo)人自行取

章、蓋章這一行為也嚴(yán)重違反了印章使用的規(guī)定。

4湖南佳誠(chéng)汽車(chē)服務(wù)有限公司會(huì)計(jì)工作崗位優(yōu)化設(shè)計(jì)方案

4.1會(huì)計(jì)崗位優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1.1重視存貨的管理工作

湖南佳誠(chéng)汽車(chē)服務(wù)有限公司主要服務(wù)于汽車(chē)的汽修與美容，有各種各樣的

產(chǎn)品進(jìn)出，如果不及時(shí)對(duì)其準(zhǔn)確細(xì)致的盤(pán)點(diǎn)，公司內(nèi)部人員將會(huì)懈怠對(duì)存貨的

管理，造成存貨被盜或者公司內(nèi)部人員隨意使用等情況，從而出現(xiàn)賬實(shí)不符，

給公司造成損失等。因此，會(huì)計(jì)應(yīng)該意識(shí)到存貨盤(pán)點(diǎn)的重要性，制定切實(shí)可行

的盤(pán)點(diǎn)方案，親自參與到盤(pán)點(diǎn)工作，將存貨盤(pán)點(diǎn)落到實(shí)處。具體方案如下：

盤(pán)點(diǎn)前工作：制定盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，確定盤(pán)點(diǎn)時(shí)間、分工、盤(pán)點(diǎn)人與負(fù)責(zé)人，編

制統(tǒng)一規(guī)范的盤(pán)點(diǎn)表格（如表4-1所示），組織開(kāi)展盤(pán)點(diǎn)培訓(xùn)或會(huì)議與各部門(mén)協(xié)

調(diào)工作，明確自己的具體工作、完成時(shí)間后，各部門(mén)及時(shí)錄入系統(tǒng)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)

部在數(shù)據(jù)錄入完畢后及時(shí)做好關(guān)賬工作。

表4-1存貨盤(pán)點(diǎn)表

盤(pán)點(diǎn)日期：年月日

賬面數(shù)實(shí)存數(shù)盈虧數(shù)

序存貨規(guī)格單單存放盈虧

號(hào)名稱(chēng)型號(hào)位價(jià)地點(diǎn)數(shù)金數(shù)金數(shù)金原因

量額量額量額

1

2

3

…

盤(pán)點(diǎn)部門(mén)：盤(pán)點(diǎn)人:監(jiān)盤(pán)人：

3

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盤(pán)點(diǎn)中工作：首先由財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)監(jiān)督倉(cāng)庫(kù)和店鋪負(fù)責(zé)人進(jìn)行初盤(pán)，檢查存

卡與實(shí)物是否相符、檢查存貨編碼是否與實(shí)物相符、檢查貨號(hào)位是否相符。再

由財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)在各直營(yíng)店鋪和倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行重點(diǎn)抽查，主要對(duì)象為價(jià)值大的存貨，

抽查的金額應(yīng)占存貨總額的30%，如抽查結(jié)果中存在較嚴(yán)重的問(wèn)題則應(yīng)擴(kuò)大抽

查范圍。盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，會(huì)計(jì)要及時(shí)跟進(jìn)盤(pán)點(diǎn)表，對(duì)于差異原因要求盤(pán)點(diǎn)人員逐

一解釋并根據(jù)盈虧數(shù)量與金額大小制定相應(yīng)的解決方案（如表4-2所示），以此

來(lái)規(guī)范各店鋪和倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人對(duì)存貨的管理。差異原因包括但不限于錄入錯(cuò)誤、

被盜、丟失、公司內(nèi)部人員私自使用等。會(huì)計(jì)人員應(yīng)非常重視差異原因，這是

財(cái)務(wù)登記入賬的重要依據(jù)。

表4-2存貨盈虧解決方案

盤(pán)盈或盤(pán)虧問(wèn)題解決方式

核實(shí)是否屬實(shí)，如屬實(shí)的話(huà)對(duì)負(fù)責(zé)人員采

由于負(fù)責(zé)人員

取一定的懲罰措施來(lái)規(guī)范其行為，盤(pán)虧部分計(jì)

錄入錯(cuò)誤

入管理費(fèi)用

核實(shí)丟失或被盜數(shù)量、金額，找到相關(guān)責(zé)

盤(pán)虧

丟失、被盜任方（如被盜當(dāng)天倉(cāng)庫(kù)的值守人員）進(jìn)行一定

的賠償其余計(jì)入營(yíng)業(yè)外支出

公司內(nèi)部人員由責(zé)任人進(jìn)行按成本價(jià)進(jìn)行賠償并且對(duì)其

私自使用進(jìn)行批評(píng)教育

盤(pán)盈收發(fā)記錄錯(cuò)誤上報(bào)管理層經(jīng)批準(zhǔn)后沖減管理費(fèi)用

盤(pán)點(diǎn)后工作：會(huì)計(jì)對(duì)存貨的盤(pán)虧、盤(pán)盈進(jìn)行賬務(wù)處理，根據(jù)每次盤(pán)點(diǎn)出現(xiàn)

的問(wèn)題制定整改措施并與公司領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行商議，經(jīng)管理層同意之后對(duì)其不當(dāng)之

處進(jìn)行整改，并對(duì)每次盤(pán)點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，確保存貨賬實(shí)相符。

4.1.2對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行跟蹤分析與催收

對(duì)于應(yīng)收賬款，會(huì)計(jì)應(yīng)當(dāng)掌握其具體信息，建立應(yīng)收賬款跟蹤明細(xì)表（如

表4-3所示，以四月份數(shù)據(jù)為例）。該表不僅僅要包括客戶(hù)代碼、業(yè)務(wù)發(fā)生日期、

業(yè)務(wù)收款時(shí)間、余額等基礎(chǔ)信息，還應(yīng)包括可能導(dǎo)致壞賬的因素、逾期天數(shù)等。

掌握以上全部信息后，在完善應(yīng)收賬款信息的同時(shí)也有利于公司改善經(jīng)營(yíng)管理。

會(huì)計(jì)應(yīng)根據(jù)應(yīng)收賬款追蹤明細(xì)表，針對(duì)逾期天數(shù)從少至多采取從輕至嚴(yán)的

以及催收方法。同時(shí)分析欠款客戶(hù)原因如因短期能力不足可與客戶(hù)協(xié)商制定還

款計(jì)劃，如因長(zhǎng)期能力不足可尋找客戶(hù)可置換的資產(chǎn)，如因還款意愿不足應(yīng)發(fā)

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現(xiàn)問(wèn)題所在，逐步施壓。在應(yīng)收賬款催收過(guò)程中要注意保全證據(jù)，如應(yīng)收賬款

催收證明，以便后期無(wú)法收款需要采取訴訟時(shí)提供法律證據(jù)，增加應(yīng)收款收回

的可能性。針對(duì)逾期時(shí)間制定的具體催收方法如下：

逾期一個(gè)月內(nèi)：可對(duì)對(duì)方單位進(jìn)行函件催收，向客戶(hù)發(fā)起付款通知書(shū)，通

知書(shū)上清晰列出付款金額、發(fā)票號(hào)、具體的貨款到期日等；

逾期三個(gè)月內(nèi)：采取電話(huà)催收的方式同時(shí)向客戶(hù)發(fā)起催款函，并且可根據(jù)

實(shí)際情況提出“違約金”的條件，進(jìn)而再進(jìn)行電話(huà)催收工作且要致電公司有話(huà)

語(yǔ)權(quán)的人，談話(huà)時(shí)要明確付款金額，得到對(duì)方的承諾并保留證據(jù)；

逾期六個(gè)月內(nèi):可對(duì)對(duì)方單位進(jìn)行上門(mén)追討，向客戶(hù)發(fā)起追款函，進(jìn)而上門(mén)

進(jìn)行催收工作。了解其不能付款的實(shí)際情況、生產(chǎn)狀況、有無(wú)拖欠工資情況等；

逾期半年以上：可委托律師向客戶(hù)發(fā)起律師函或者提起法院訴訟。

根據(jù)如上跟蹤分析措施以及逾期追款措施加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收賬款的管理，以此減

少壞賬損失，保證公司的利益。

表4-3應(yīng)收賬款跟蹤明細(xì)表

制表日期：2022年04月08日

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4.2出納崗位優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.2.1加強(qiáng)對(duì)差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)的管理

為了更好的節(jié)約公司資金，規(guī)范內(nèi)部人員的行為，出納在審核各項(xiàng)差旅費(fèi)

時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定進(jìn)行審核批準(zhǔn)，不得隨意報(bào)銷(xiāo)，避免一些不合理、不真

實(shí)的報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)發(fā)生，讓公司蒙受損失。因此，出納在開(kāi)展審核憑證工作時(shí)應(yīng)注

意以下幾點(diǎn)：

（1）報(bào)銷(xiāo)人員是否具備授權(quán)批準(zhǔn)的出差申請(qǐng)表；

（2）報(bào)銷(xiāo)人員的實(shí)際金額是否超過(guò)報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)，超過(guò)其報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)的由報(bào)銷(xiāo)人

員自行負(fù)擔(dān)；

（3）報(bào)銷(xiāo)人員取得的憑證是否真實(shí)、合法，是否存在非出差支出如報(bào)銷(xiāo)人

員自己額外的游玩吃喝支出；

（4）審核報(bào)銷(xiāo)的附件是否完整，如出差途中的車(chē)費(fèi)清單、酒店的發(fā)票明細(xì)；

（5）報(bào)銷(xiāo)人員是否按照要求填制差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單（如圖4-1所示）。

圖4-1差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單

出納在審核報(bào)銷(xiāo)單時(shí)符合上述幾點(diǎn)則予以足額報(bào)銷(xiāo)，對(duì)于有預(yù)先借出的其

他應(yīng)收款在報(bào)銷(xiāo)批準(zhǔn)后應(yīng)及時(shí)由會(huì)計(jì)進(jìn)行賬務(wù)處理。審核報(bào)銷(xiāo)單附件時(shí)如夾雜

著虛假單據(jù)則將此單據(jù)退回當(dāng)事人并對(duì)其進(jìn)行口頭警告，其他符合標(biāo)準(zhǔn)的予以

報(bào)銷(xiāo)，如果是原始憑證記載的內(nèi)容有錯(cuò)誤，由開(kāi)具單位重開(kāi)或者直接更正，更

正的工作必須由原始憑證的出具單位進(jìn)行，并且在更正處加蓋出具單位的印章，

如果是金額有誤的原始憑證應(yīng)由出具單位重開(kāi)，再根據(jù)正確的原始憑證審核報(bào)

銷(xiāo)、進(jìn)行賬務(wù)處理。

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4.2.2規(guī)范印章的保管與使用

首先，按照內(nèi)部控制管理要求，財(cái)務(wù)崗位要實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離，業(yè)務(wù)辦理人員

和復(fù)核人員不應(yīng)為同一人，單位公章、法人章、財(cái)務(wù)章應(yīng)分別保管，嚴(yán)禁一人

保管所有印章。目前財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、公司法人章全部由出納保管，嚴(yán)重違反印章

保管的基本原則。建議公司將財(cái)務(wù)專(zhuān)用章交由財(cái)務(wù)總監(jiān)保管，將公司法人章交

由行政部門(mén)保管，同時(shí)制定內(nèi)部書(shū)面文件，嚴(yán)格遵守印章使用流程。其次，出

納在審核蓋章時(shí)應(yīng)親歷親為，不得出現(xiàn)他人自行蓋章的現(xiàn)象。財(cái)務(wù)主管對(duì)于出

納的這一行為，可