湖南樂(lè)爾樂(lè)超市管理有限責(zé)任公司采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1湖南樂(lè)爾樂(lè)超市管理有限責(zé)任公司........................................................................1

2湖南樂(lè)爾樂(lè)超市管理有限責(zé)任公司采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀................................1

3湖南樂(lè)爾樂(lè)超市管理有限責(zé)任公司采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題....................2

3.1采購(gòu)計(jì)劃制定不合理......................................................................................2

3.2采購(gòu)驗(yàn)收制度有待完善..................................................................................2

3.3對(duì)采購(gòu)人員的監(jiān)管不夠..................................................................................3

3.4供應(yīng)商選擇不合理..........................................................................................3

4湖南樂(lè)爾樂(lè)超市管理有限責(zé)任公司采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)方案................3

4.1制定采購(gòu)計(jì)劃優(yōu)化設(shè)計(jì)方案..........................................................................3

4.2采購(gòu)驗(yàn)收制度優(yōu)化設(shè)計(jì)方案..........................................................................4

4.3加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的監(jiān)管優(yōu)化設(shè)計(jì)方案..........................................................5

4.4供應(yīng)商選擇優(yōu)化設(shè)計(jì)方案..............................................................................7

參考資料...........................................................................................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南樂(lè)爾樂(lè)超市管理有限責(zé)任公司采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控

制優(yōu)化設(shè)計(jì)

1湖南樂(lè)爾樂(lè)超市管理有限責(zé)任公司簡(jiǎn)介

湖南樂(lè)爾樂(lè)超市管理有限責(zé)任公司成立于2020-12-29，法定代表人為丁敏，

注冊(cè)資本為200萬(wàn)元人民幣，統(tǒng)一社會(huì)信用代碼為91430111MA4T1BM73U，企業(yè)

地址位于長(zhǎng)沙市雨花區(qū)馬王堆南路265號(hào)2樓218號(hào)，所屬行業(yè)為商務(wù)服務(wù)業(yè)，

經(jīng)營(yíng)范圍包含：連鎖企業(yè)管理;預(yù)包裝食品、糧油、糕點(diǎn)、面包、果品、蔬菜、

生鮮家禽、蛋類(lèi)、酒、飲料及茶葉、煙草制品、豆制品、散裝食品、服裝及日

用品、體育用品及器材、家用電器及電子產(chǎn)品、五金等，供應(yīng)鏈管理與服務(wù);商

業(yè)管理;品牌策劃咨詢(xún)服務(wù);商業(yè)活動(dòng)的組織;商業(yè)活動(dòng)的策劃;企業(yè)總部管理;企

業(yè)管理服務(wù);場(chǎng)地租賃;房屋租賃;企業(yè)管理咨詢(xún)服務(wù);企業(yè)形象策劃服務(wù);廚具、

設(shè)備、餐具及日用器皿百貨零售服務(wù);農(nóng)產(chǎn)品配送。湖南樂(lè)爾樂(lè)超市管理有限責(zé)

任公司目前的經(jīng)營(yíng)狀態(tài)為存續(xù)。

2湖南樂(lè)爾樂(lè)超市管理有限責(zé)任公司采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

湖南樂(lè)爾樂(lè)超市管理有限責(zé)任公司的連鎖超市在采購(gòu)計(jì)劃環(huán)節(jié)有稍微嚴(yán)謹(jǐn)

的措施，會(huì)由各個(gè)部門(mén)人員參與制定，以確定合理的采購(gòu)數(shù)量。由銷(xiāo)售部門(mén)人

員估計(jì)當(dāng)季銷(xiāo)售總量，倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)倉(cāng)庫(kù)容量限定單次最大采購(gòu)量，財(cái)務(wù)

部門(mén)根據(jù)上述和所擁有資金計(jì)算相關(guān)數(shù)量下的存貨相關(guān)成本，確定資金和采購(gòu)

數(shù)量之后找到相對(duì)應(yīng)的供貨商來(lái)采購(gòu)貨物，如圖1所示：先制作獨(dú)立的需求訂

單，再由采購(gòu)生成采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)詢(xún)價(jià)，進(jìn)而選擇供貨商，覺(jué)得合適再生成

訂單、下達(dá)訂單，供貨商收到訂單后送貨，采購(gòu)部收到貨物后進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)、

質(zhì)量臺(tái)賬，然后把合格的采購(gòu)入庫(kù)結(jié)賬等流程。

湖南樂(lè)爾樂(lè)超市管理有限責(zé)任公司采購(gòu)數(shù)量編制連續(xù)編號(hào)的、一式四連的

訂購(gòu)單，正聯(lián)交給供應(yīng)商，剩下的三聯(lián)就會(huì)在相對(duì)應(yīng)同一管理人員的手上保存。

公司的連鎖超市管理在驗(yàn)收商品環(huán)節(jié)，會(huì)為了節(jié)約時(shí)間和效率由驗(yàn)收部門(mén)或?qū)?/p>

門(mén)負(fù)責(zé)驗(yàn)收的人員來(lái)進(jìn)行驗(yàn)收后直接口頭告訴倉(cāng)庫(kù)管理員然后直接入庫(kù)。并且

旗下的超市的采購(gòu)部采購(gòu)了存貨在進(jìn)行入庫(kù)后會(huì)由倉(cāng)庫(kù)管理員填寫(xiě)入庫(kù)單，對(duì)

于已驗(yàn)收商品作為保管和儲(chǔ)存，正常情況下存放商品的倉(cāng)儲(chǔ)區(qū)應(yīng)相對(duì)應(yīng)獨(dú)立進(jìn)

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行分區(qū)，在保證需要貨物的情況下可以快速找到并且補(bǔ)貨以免造成不必要麻煩。

圖1采購(gòu)流程示意圖

3湖南樂(lè)爾樂(lè)超市管理有限責(zé)任公司采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的

問(wèn)題

3.1采購(gòu)計(jì)劃制定不合理

湖南樂(lè)爾樂(lè)超市管理有限責(zé)任公司的采購(gòu)計(jì)劃不夠完善，會(huì)出現(xiàn)隨意超計(jì)

劃采購(gòu)，可能計(jì)劃合理，但未按計(jì)劃執(zhí)行，還有物資采購(gòu)計(jì)劃缺少準(zhǔn)確性，各

管理崗位和部門(mén)在產(chǎn)品和物資使用、銷(xiāo)售之后沒(méi)有及時(shí)補(bǔ)充并且登記，造成采

購(gòu)部不能依據(jù)現(xiàn)實(shí)的情況來(lái)登記和采購(gòu)，出現(xiàn)采購(gòu)多了或者少了，采購(gòu)的價(jià)格

過(guò)于高了，種種原因給公司帶來(lái)一些麻煩。

3.2采購(gòu)驗(yàn)收制度有待完善

湖南樂(lè)爾樂(lè)超市管理有限責(zé)任公司采購(gòu)部門(mén)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確，導(dǎo)致采購(gòu)人

在評(píng)標(biāo)過(guò)程中有不規(guī)范行為，會(huì)擅自提高采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)或隨意增減采購(gòu)預(yù)算，導(dǎo)致

可能質(zhì)量很好的產(chǎn)品被不通過(guò)，而質(zhì)量很差沒(méi)有達(dá)到公司要求的產(chǎn)品被采購(gòu)人

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驗(yàn)收通過(guò)。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)隨意沒(méi)有經(jīng)過(guò)多層抽查和核對(duì)也可能會(huì)造成實(shí)收數(shù)量不準(zhǔn)

確，采購(gòu)人會(huì)從中抱有不正當(dāng)想法謊報(bào)數(shù)量去謀取私利。

3.3對(duì)采購(gòu)人員的監(jiān)管不夠

湖南樂(lè)爾樂(lè)超市管理有限責(zé)任公司采購(gòu)人員因失職導(dǎo)致物料短缺的問(wèn)題未

及時(shí)處理，私自向供應(yīng)商購(gòu)買(mǎi)不符合公司要求的物料，并擅自將已購(gòu)入的物料

轉(zhuǎn)售給其他公司或個(gè)人，這兩個(gè)問(wèn)題是較為常見(jiàn)的情況。采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程

中所暴露出的種種問(wèn)題，是因?yàn)楣静少?gòu)部的管理制度不夠完善，并且內(nèi)部控

制制度和流程沒(méi)有得到足夠重視和嚴(yán)格執(zhí)行，缺乏對(duì)相關(guān)人員管理和有效的監(jiān)

督。

3.4供應(yīng)商選擇不合理

湖南樂(lè)爾樂(lè)超市管理有限責(zé)任公司的供應(yīng)商選擇不當(dāng)，沒(méi)有辦法深入了解

供貨商，從而采購(gòu)錯(cuò)過(guò)最優(yōu)質(zhì)的貨源和低成本貨物，也會(huì)導(dǎo)致質(zhì)量不穩(wěn)定，交

貨延誤，價(jià)格出現(xiàn)不合理，沒(méi)有優(yōu)秀的售后，并且業(yè)務(wù)的可追溯性弱，出現(xiàn)問(wèn)

題難以調(diào)查。供應(yīng)商選擇的不合理會(huì)讓我們超市的價(jià)格比其他超市要高，做不

到超市價(jià)格的優(yōu)勢(shì)，而且售后不便捷會(huì)給我們?cè)斐梢欢〒p失以及客戶(hù)購(gòu)物沒(méi)有

一定保障，容易失去一些重要客戶(hù)，也不便吸引一些固定客戶(hù)。

4湖南樂(lè)爾樂(lè)超市管理有限責(zé)任公司采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)

計(jì)方案

4.1制定采購(gòu)計(jì)劃優(yōu)化設(shè)計(jì)方案

湖南樂(lè)爾樂(lè)超市管理有限責(zé)任公司會(huì)由采購(gòu)部牽頭帶領(lǐng)相關(guān)人員，共同對(duì)

市場(chǎng)進(jìn)行詢(xún)價(jià)，多安排人員對(duì)附近超市、便利店、連鎖加盟企業(yè)進(jìn)行暗中走訪(fǎng)

觀(guān)察記錄價(jià)格和商業(yè)活動(dòng)，如果發(fā)現(xiàn)價(jià)格差距，第一時(shí)間針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行探討是

不是我們采購(gòu)部門(mén)沒(méi)有做到成本最低價(jià)，嚴(yán)格按照“貨比三家”的采購(gòu)原則制

定最合理的價(jià)格，并且爭(zhēng)取做到附近超市我們的超市價(jià)格最低化。順道我們也

要看看有沒(méi)有銷(xiāo)量很高但是我們公司沒(méi)有的商品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)銷(xiāo)量很好但是我方

缺少的貨物及時(shí)上報(bào)，我們采購(gòu)部門(mén)要多和其他部門(mén)進(jìn)行交談做到及時(shí)反饋，

減少多余的成本支出或者造成了庫(kù)存的積壓。如圖2所示，采購(gòu)部應(yīng)該制定正

確的采購(gòu)計(jì)劃，先要查看超市的庫(kù)存商品、物料避免儲(chǔ)存過(guò)多，再看銷(xiāo)售銷(xiāo)量

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和所需用料數(shù)量，要結(jié)合超市的資金和控制成本然后去找合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢(xún)

價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，看看誰(shuí)的價(jià)格最低最合適，找到價(jià)格合適的供應(yīng)商如圖寄樣

品看看是否合適，有沒(méi)有通過(guò)要求，選擇到合適的并且通過(guò)要求之后簽訂合同。

圖2采購(gòu)計(jì)劃制定流程圖

4.2采購(gòu)驗(yàn)收制度優(yōu)化設(shè)計(jì)方案

湖南樂(lè)爾樂(lè)超市管理有限責(zé)任公司采購(gòu)部門(mén)應(yīng)該對(duì)所購(gòu)貨物規(guī)格、品種、

質(zhì)量、數(shù)量和別的相關(guān)的內(nèi)容來(lái)進(jìn)行全方面驗(yàn)收，并且開(kāi)出驗(yàn)收的證明和合格

證明。檢驗(yàn)驗(yàn)收的人員不可以只安排一個(gè)人，要安排好幾個(gè)人來(lái)檢查驗(yàn)收，貨

物驗(yàn)收的人收到采購(gòu)部給的驗(yàn)收單的時(shí)候，應(yīng)該按供貨商、貨物交貨日期按照

順序來(lái)分類(lèi)，并且交貨前安排存放的庫(kù)存位置用來(lái)方便收貨作業(yè)。對(duì)于需要按

重量、長(zhǎng)度、體積等方面計(jì)算的貨物，應(yīng)該要用到檢驗(yàn)工具來(lái)驗(yàn)收不能隨意驗(yàn)

收只看看外表或者用眼睛和手估量，應(yīng)該用到規(guī)范性物品來(lái)驗(yàn)收貨物。已經(jīng)收

到的貨、等待驗(yàn)收的貨物，必須在商品的外包裝上貼上貨物標(biāo)簽并詳細(xì)注明貨

物詳細(xì)資料并且應(yīng)與已驗(yàn)收的貨物分開(kāi)儲(chǔ)存，然后安排一個(gè)待檢測(cè)貨物的區(qū)域。

如圖3所示，公司應(yīng)當(dāng)按照流程根據(jù)前面所說(shuō)的方法驗(yàn)收貨物，然后由我公司

驗(yàn)收部門(mén)，要求采購(gòu)部門(mén)還包括采購(gòu)部及供應(yīng)商各方面聯(lián)合驗(yàn)收所采購(gòu)商品的

規(guī)格，種類(lèi)，質(zhì)量，數(shù)量及外觀(guān)與外包裝，說(shuō)明書(shū)中各類(lèi)商品所具有的內(nèi)容，

然后填制檢驗(yàn)報(bào)告及各類(lèi)報(bào)表。收料單是在無(wú)誤的情況下填寫(xiě)的，收料單內(nèi)容

有供應(yīng)商姓名，收貨日期，商品名稱(chēng)，數(shù)量與質(zhì)量及運(yùn)貨人姓名，原訂號(hào)碼等，

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并且保存好各種單據(jù)，最后再進(jìn)行入庫(kù)。

圖3驗(yàn)收流程圖

4.3加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的監(jiān)管優(yōu)化設(shè)計(jì)方案

湖南樂(lè)爾樂(lè)超市管理有限責(zé)任公司應(yīng)該針對(duì)采購(gòu)部的工作性質(zhì)，將采購(gòu)部

的考核內(nèi)容劃分為工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、工作能力進(jìn)行考核。1.進(jìn)行公開(kāi)原則：

管理人員必須向公司員工明確說(shuō)明評(píng)分的標(biāo)準(zhǔn)和管理的制度，并且告訴員工扣

分的原因，保證評(píng)分考核的透明度。2、客觀(guān)性原則：評(píng)分考核要客觀(guān)真實(shí)不能

帶著個(gè)人偏見(jiàn)去評(píng)分，對(duì)被考核人的評(píng)價(jià)也要避免太直白或者果斷，要進(jìn)行多

次考慮。3、開(kāi)放溝通原則：在整個(gè)評(píng)分考核過(guò)程中，公司目標(biāo)的設(shè)立、考核過(guò)

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程的監(jiān)督、考評(píng)的結(jié)果和提出要改變的地方還有可能員工做到不正確的事情都

要進(jìn)行好好的交流與溝通，不要過(guò)激。4、發(fā)展原則：通過(guò)績(jī)效評(píng)分的監(jiān)督和個(gè)

人的競(jìng)爭(zhēng)讓公司團(tuán)隊(duì)和個(gè)人不斷地發(fā)展?？?jī)效的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)為：1、績(jī)效評(píng)分每個(gè)

月進(jìn)行一次評(píng)分，如果遇到法定節(jié)日放假，考核時(shí)間可以延遲，但是到下個(gè)月

十號(hào)之前要出結(jié)果，全額績(jī)效獎(jiǎng)金為200元。2、全年考評(píng)分?jǐn)?shù)由每月的考核加

起來(lái)的平均值組成。制度績(jī)效表如表1所示：

表1員工評(píng)分考核績(jī)效表

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考核的內(nèi)容為：

出勤考核：曠工一天不來(lái)上班的扣除5分，如曠工三天以上的不能參加評(píng)

分。備品備件倉(cāng)庫(kù)管理：物品分類(lèi)亂七八糟的扣2分，把物品發(fā)錯(cuò)了扣5-10分。

因?yàn)槊院龥](méi)有按時(shí)發(fā)送物品的扣10分。把倉(cāng)庫(kù)物品弄丟了還造成公司損失扣

10-20分。倉(cāng)庫(kù)環(huán)境不整潔扣5分。倉(cāng)管擅自離崗或者提早走人扣5-10分。所

收入的物品(包括退貨入庫(kù)）數(shù)據(jù)每次發(fā)現(xiàn)一項(xiàng)有誤的扣除1-5分，短缺造成的

損失另外計(jì)算。所配、發(fā)物品每發(fā)現(xiàn)一項(xiàng)錯(cuò)誤，扣除1-5分。庫(kù)存數(shù)量已經(jīng)到

達(dá)足夠物品數(shù)量但是還在進(jìn)貨的扣除1-5分。沒(méi)有讓倉(cāng)庫(kù)干凈和整潔并且按時(shí)

打掃，每發(fā)現(xiàn)一次扣2分。不可以腳踩和坐在物料上，每違反一次扣2分。同

事之間要相互幫助，每發(fā)現(xiàn)吵架、打架、工作不配合一次扣除1-5分。要敬重

部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，按時(shí)完成部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)交付的其他工作任務(wù)，每出現(xiàn)一次不尊重或頂撞

領(lǐng)導(dǎo)扣除1-5分。

目的是讓所有人習(xí)慣企業(yè)績(jī)效評(píng)分管理制度，來(lái)全面評(píng)價(jià)采購(gòu)人員的工作

績(jī)效，就可以保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)也為員工的薪資調(diào)整、教育培訓(xùn)、

晉升等提供準(zhǔn)確、客觀(guān)的依據(jù)，專(zhuān)門(mén)制定采購(gòu)人員績(jī)效考核實(shí)施方案。并且采

購(gòu)人員有了評(píng)分績(jī)效規(guī)則，在工作上會(huì)有突飛猛進(jìn)的斗志，并且讓公司往后的

管理也會(huì)有很好的提高，讓公司員工有效的遵守的規(guī)章制度。

4.4供應(yīng)商選擇優(yōu)化設(shè)計(jì)方案

選擇好供應(yīng)商是一個(gè)公司采購(gòu)部門(mén)非常重要的一項(xiàng)工作，湖南樂(lè)爾樂(lè)超市

管理有限責(zé)任公司采購(gòu)部應(yīng)該設(shè)計(jì)出供應(yīng)商選擇評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)分表，評(píng)分表如

表2所示：

1.評(píng)分方法：采用綜合評(píng)分法，滿(mǎn)分為100分。

2.具體評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：

價(jià)格分:

價(jià)格分的計(jì)算：投標(biāo)報(bào)價(jià)得分=（評(píng)標(biāo)基準(zhǔn)價(jià)/投標(biāo)報(bào)價(jià)）×0.40×100

技術(shù)分：

按我們公司要求對(duì)供應(yīng)商技術(shù)來(lái)進(jìn)行評(píng)分，技術(shù)不合理的不能參加評(píng)估，有

減分也有加分，過(guò)于優(yōu)秀的可以給予一定的加分，缺少要求的按規(guī)定減分。

商務(wù)分:

具體按供應(yīng)商表現(xiàn)能力和公司資產(chǎn)是否有一定的能力然后再給出相對(duì)應(yīng)材料

來(lái)讓評(píng)標(biāo)委員會(huì)打分，