江西省會(huì)議管理制度

江西省會(huì)議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為加強(qiáng)江西省會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國(guó)行政處罰法》、《中華人民共和國(guó)行政監(jiān)察法》及江西省相關(guān)法規(guī)，特制定本會(huì)議管理制度。

第二條適用范圍：本制度適用于江西省各級(jí)政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體及企業(yè)內(nèi)部會(huì)議的管理。

第三條會(huì)議分類：會(huì)議分為例行會(huì)議、專題會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。

-例行會(huì)議：定期舉行，如周例會(huì)、月例會(huì)等。

-專題會(huì)議：針對(duì)特定主題或項(xiàng)目召開的會(huì)議。

-臨時(shí)會(huì)議：因特殊情況需要臨時(shí)召集的會(huì)議。

第四條會(huì)議原則：

-會(huì)前準(zhǔn)備充分，明確會(huì)議目的、議程和參會(huì)人員。

-會(huì)議主題突出，議事高效，嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間。

-會(huì)后落實(shí)跟蹤，確保會(huì)議決策得到有效執(zhí)行。

第五條責(zé)任分配：

-會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議的召集、主持和總結(jié)。

-參會(huì)人員負(fù)責(zé)按時(shí)參加，積極參與討論，并按時(shí)提交會(huì)議所需資料。

-會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要，并分發(fā)至相關(guān)人員。

第六條保密規(guī)定：會(huì)議內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)許可不得泄露。

第七條制度修訂：本制度如有變更或補(bǔ)充，由江西省相關(guān)部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。

第二章會(huì)議流程

第一條會(huì)議籌備：

-會(huì)議計(jì)劃：每年年底或年初，各部門應(yīng)制定下一年度的會(huì)議計(jì)劃，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等，并報(bào)上級(jí)審批。

-會(huì)議通知：會(huì)議計(jì)劃批準(zhǔn)后，會(huì)議主持人或助手應(yīng)至少提前一周向參會(huì)人員發(fā)出書面會(huì)議通知，明確會(huì)議目的、議程、時(shí)間、地點(diǎn)等。

-資料準(zhǔn)備：會(huì)議主持人或相關(guān)部門應(yīng)在會(huì)前準(zhǔn)備好會(huì)議所需的背景資料、報(bào)告、提案等，并確保在會(huì)議開始前至少兩天分發(fā)至參會(huì)人員。

第二條會(huì)議召開：

-會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，參會(huì)人員應(yīng)簽到確認(rèn)出席，會(huì)議記錄人應(yīng)記錄實(shí)際參會(huì)人員名單。

-會(huì)議開幕：會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題和議程，明確會(huì)議目的和預(yù)期目標(biāo)。

-議題討論：按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行議題討論，會(huì)議主持人應(yīng)保證每位參會(huì)人員有發(fā)言機(jī)會(huì)，并控制好討論時(shí)間。

-決策形成：針對(duì)討論議題，會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員形成決議或共識(shí)，并對(duì)關(guān)鍵決策進(jìn)行明確記錄。

第三條會(huì)議記錄：

-會(huì)議記錄人：指定專人對(duì)會(huì)議進(jìn)行記錄，包括會(huì)議討論的主要觀點(diǎn)、決策結(jié)果和后續(xù)行動(dòng)等。

-會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)整理出會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、討論內(nèi)容和決議等，并提交給會(huì)議主持人審核。

第四條會(huì)議總結(jié)與反饋：

-會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束時(shí)對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵決策和后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃。

-參會(huì)反饋：鼓勵(lì)參會(huì)人員對(duì)會(huì)議效果、流程安排等方面提出意見和建議，以改進(jìn)未來(lái)的會(huì)議管理。

第五條會(huì)議后續(xù)工作：

-紀(jì)要分發(fā)：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審核無(wú)誤后，應(yīng)在48小時(shí)內(nèi)分發(fā)給所有參會(huì)人員，并抄送相關(guān)部門。

-任務(wù)分配：會(huì)議確定的行動(dòng)計(jì)劃應(yīng)明確責(zé)任人、完成時(shí)限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，由專人跟蹤落實(shí)進(jìn)度。

-效果評(píng)估：會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期評(píng)估，確保會(huì)議成果得以實(shí)現(xiàn)。

第六條緊急情況處理：

-臨時(shí)會(huì)議召集：如遇緊急情況需召開臨時(shí)會(huì)議，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況盡快通知參會(huì)人員，并盡量遵循正常會(huì)議流程。

-會(huì)議調(diào)整：如會(huì)議期間出現(xiàn)不可抗力因素，會(huì)議主持人有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議議程或延期舉行。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第一條會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布：

-會(huì)議紀(jì)要完成后，應(yīng)提交給會(huì)議主持人進(jìn)行審批。主持人應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)完成審批，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。

-審批通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)盡快發(fā)布，最遲不得超出會(huì)議結(jié)束后的第四個(gè)工作日。

第二條會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容要求：

-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議的討論要點(diǎn)、決策結(jié)果、責(zé)任分配及后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃。

-對(duì)于關(guān)鍵決策和爭(zhēng)議點(diǎn)，應(yīng)確保記錄完整、清晰，避免歧義。

-會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確每項(xiàng)行動(dòng)計(jì)劃的執(zhí)行人、完成日期和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

第三條行動(dòng)計(jì)劃的執(zhí)行跟蹤：

-責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中的要求執(zhí)行行動(dòng)計(jì)劃，并及時(shí)向上級(jí)或相關(guān)部門匯報(bào)進(jìn)度。

-跟蹤執(zhí)行情況的專人應(yīng)定期檢查行動(dòng)計(jì)劃的實(shí)際完成情況，確保各項(xiàng)工作按期推進(jìn)。

第四條進(jìn)度匯報(bào)與協(xié)調(diào)：

-定期召開進(jìn)度匯報(bào)會(huì)議，由責(zé)任人匯報(bào)工作進(jìn)展，會(huì)議主持人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。

-對(duì)于未按計(jì)劃進(jìn)行的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定補(bǔ)救措施，并調(diào)整計(jì)劃以確保會(huì)議決策的最終實(shí)施。

第五條會(huì)議紀(jì)要的存檔與查閱：

-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為正式文件進(jìn)行存檔，以便于未來(lái)的查閱和追溯。

-建立會(huì)議紀(jì)要的電子檔案系統(tǒng)，確保紀(jì)要的安全存儲(chǔ)和便捷檢索。

第六條反饋機(jī)制與持續(xù)改進(jìn)：

-建立反饋機(jī)制，鼓勵(lì)相關(guān)部門和個(gè)人對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況提出意見和建議。

-定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)會(huì)議管理和決策落實(shí)的效率。

第七條責(zé)任追究：

-對(duì)于未按會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行或執(zhí)行不力的責(zé)任人，應(yīng)根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，采取相應(yīng)的責(zé)任追究措施。

-建立明確的獎(jiǎng)懲機(jī)制，激勵(lì)和督促責(zé)任人對(duì)會(huì)議決策的落實(shí)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第一條會(huì)議室預(yù)訂：

-會(huì)議室使用需提前預(yù)訂，預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、使用時(shí)間等信息。

-預(yù)訂系統(tǒng)應(yīng)公開透明，便于各部門查詢和預(yù)訂空閑會(huì)議室。

-會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)遵循先到先得的原則，特殊緊急會(huì)議需經(jīng)上級(jí)審批后可優(yōu)先安排。

第二條會(huì)議室配置：

-會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、白板、音響系統(tǒng)等，以滿足不同會(huì)議需求。

-會(huì)議室布置應(yīng)舒適、實(shí)用，確保座椅、空調(diào)、照明等條件適宜。

-定期檢查和維護(hù)會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

第三條會(huì)議室使用規(guī)范：

-會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙和亂丟垃圾。

-會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，避免影響會(huì)議進(jìn)行。

-未經(jīng)允許，嚴(yán)禁私自攜帶會(huì)議室內(nèi)設(shè)備離開。

第四條會(huì)議室安全與保密：

-會(huì)議室應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)陌踩胧?，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保會(huì)議安全。

-會(huì)議室內(nèi)討論內(nèi)容涉及敏感信息時(shí)，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。

第五條會(huì)議室服務(wù)與管理：

-設(shè)立會(huì)議室管理員，負(fù)責(zé)日常會(huì)議室的預(yù)訂、協(xié)調(diào)、維護(hù)和服務(wù)工作。

-會(huì)議室管理員應(yīng)確保會(huì)議期間提供必要的服務(wù)，如茶水、資料分發(fā)等。

-建立會(huì)議室使用反饋機(jī)制，及時(shí)了解并解決會(huì)議室使用中出現(xiàn)的問(wèn)題。

第六條會(huì)議室使用效率優(yōu)化：

-鼓勵(lì)合并相似主題的會(huì)議，以提高會(huì)議室使用效率。

-定期分析會(huì)議室使用情況，合理調(diào)整會(huì)議室布局和配置，以滿足不斷變化的會(huì)議需求。

-推廣遠(yuǎn)程會(huì)議、視頻會(huì)議等新型會(huì)議形式，減少對(duì)物理會(huì)議室的依賴。

第五章附則

第一條施行日期：本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二條解釋權(quán)：本制度的解釋權(quán)歸江西省相關(guān)部門所有。

第三條修訂程序：本制度的修訂應(yīng)按照江西省相關(guān)法