金罐燒烤店采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1金罐燒烤店簡介....................................................1

2金罐燒烤店采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀....................................1

3金罐燒烤店采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題..............................2

3.1采購制度不健全...............................................2

3.1.1缺乏采購計劃............................................2

3.1.2采購用人不當(dāng)............................................3

3.1.3職責(zé)分離存在漏洞........................................3

3.2供應(yīng)商管理不規(guī)范.............................................3

3.3采購監(jiān)督措施不健全...........................................4

3.4付款審核程序不嚴(yán)格...........................................5

4金罐燒烤店采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化方案設(shè)計............................5

4.1采購制度優(yōu)化方案設(shè)計.........................................5

4.1.1采購計劃流程優(yōu)化設(shè)計....................................5

4.1.2優(yōu)化采購員選擇設(shè)計......................................6

4.2供應(yīng)商管理優(yōu)化方案設(shè)計.......................................7

4.3采購監(jiān)督措施優(yōu)化方案設(shè)計.....................................8

4.4付款審核程序優(yōu)化方案設(shè)計.....................................9

5總結(jié).............................................................10

參考資料...........................................................11

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金罐燒烤店采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化方案設(shè)計

1金罐燒烤店簡介

金罐燒烤店成立于2020年10月20日，注冊地位于湖南省郴州市桂陽縣鹿

峰街道南正街5號，法定代表人為鄧雅麗。經(jīng)營范圍包括小吃服務(wù);預(yù)包裝食品

零售。金罐燒烤店在2021年受到1項行政處罰，處罰原因是因為未依照規(guī)定期

限公示年度報告，但該店在2022年補報未報年份的年度報告并公示，桂陽縣失

察監(jiān)督管理局將其移出。金罐燒烤店組織結(jié)構(gòu)如圖1所示：

圖1金罐燒烤店組織結(jié)構(gòu)圖

2金罐燒烤店采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

金罐燒烤店的種類非常豐富，按照食物屬性來區(qū)分，主要是以素菜類、葷

菜類、海鮮類和冷凍類等食材為主，以白糖、辣椒油、黑胡椒粉、香油、蒜泥、

白醋等醬料為輔助材料，其中食材占總成本較大。

采購業(yè)務(wù)是金罐燒烤店最容易滋生舞弊和欺詐行為的經(jīng)營活動之一，它與

金罐燒烤店銷售計劃密切相關(guān)，燒烤店業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁、采購環(huán)節(jié)比較多、工作

量大，很容易直接導(dǎo)致貨幣資金的支出，容易產(chǎn)生管理的漏洞。但是在了解金

罐燒烤店采購流程的過程中發(fā)現(xiàn)，在日常生活中，采購需求部門提出采購需求。

然后采購經(jīng)理審核并進(jìn)行采購，由采購經(jīng)理去市場上商議采購內(nèi)容以及價格，

由采購經(jīng)理確定供應(yīng)商，最后食材驗收并入庫，如圖2所示。

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圖2采購流程圖

而且金罐燒烤店的采購人員和財務(wù)人員配置過于簡單，采購人員就采購經(jīng)

理一個人，財務(wù)人員也就店長的丈夫一人，導(dǎo)致店鋪的職責(zé)分離存在很大的問

題。同時店鋪沒有一個完整的采購制度和采購計劃，使得店鋪的銷售量較大，

但是利潤空間卻一直沒有進(jìn)展。進(jìn)一步了解還發(fā)現(xiàn)，金罐燒烤店供應(yīng)商管理不

規(guī)范，容易出現(xiàn)采購員和供應(yīng)商勾結(jié)，不在乎店鋪的利益，食材價格和品質(zhì)沒

有得到保障。采購監(jiān)督措施也不健全，沒有建立一個完整的監(jiān)督體系，在每個

采購環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的監(jiān)督，導(dǎo)致“一言堂”的出現(xiàn)，店鋪正常運行存在漏洞。

3金罐燒烤店采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

3.1采購制度不健全

3.1.1缺乏采購計劃

食品原料的數(shù)量對于燒烤店來說至關(guān)重要，數(shù)量過多或過少都不利于成本

控制，造成浪費，其影響具體見表1。

表1采購數(shù)量過多或過少的影響

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沒有嚴(yán)格的采購制度程序，金罐燒烤店就無法對采購進(jìn)行有效的控制，同

時由于食材容易變質(zhì)的特性決定了食材不能大量囤積。經(jīng)過了解，金罐燒烤店

采購計劃應(yīng)該是根據(jù)當(dāng)日食材需要的預(yù)估而擬定的，只有提前做好準(zhǔn)備，才能

確保每天都能買到足夠的食材，以此滿足當(dāng)日用餐需求。金罐燒烤店對每日營

業(yè)額的判定是根據(jù)前一天的客流量來判斷的，但是不同的天氣、節(jié)日以及新冠

肺炎疫情等因素的影響，銷售量會時而上下產(chǎn)生較大的波動，因此，對于金罐

燒烤店來說，要準(zhǔn)確地估算出一天的銷售額是非常困難的。金罐燒烤店通常以

往年每日平均銷量為基礎(chǔ)進(jìn)行購買食材。有時候會有多余的食材，有時候會出

現(xiàn)食材過多剩余情況，有時則是出現(xiàn)食材過少而短缺的問題。剩余的一些食材

可以放入冰箱保存至次日，但是海鮮、肉類等食材的保鮮期比較短，如果是隔

天吃，就會失去原來的味道。不能為顧客帶來最佳的就餐感受，就會影響顧客

對這家餐廳的觀感。

3.1.2采購用人不當(dāng)

通過詢問金罐燒烤店的采購情況發(fā)現(xiàn)，金罐燒烤店把廚師長的親戚選派為

采購員即采購經(jīng)理，且采購員沒有進(jìn)行入職前的任何培訓(xùn)，對采購方面的相關(guān)

知識不了解，信息閉塞，責(zé)任心不強，唯恐麻煩，貪圖方便。在采購時不能夠

貨比三家，未對供應(yīng)商進(jìn)行一定的調(diào)查和考核，而是選擇對自己有利的供應(yīng)商，

并存在吃回扣、收禮等問題，發(fā)現(xiàn)問題后沒有采取有效措施進(jìn)行整改，長此以

往，漏洞越來越大。

3.1.3職責(zé)分離存在漏洞

在了解采購過程中發(fā)現(xiàn)，金罐燒烤店每日由后廚廚師長制定采購清單后將

其交給采購經(jīng)理，并由采購經(jīng)理去市場上進(jìn)行統(tǒng)一采購所需要的食材和材料，

這就造成了采購經(jīng)理即為采購員，出現(xiàn)“既當(dāng)裁判員，又當(dāng)運動員”的情況。

其次，財務(wù)部門人員配置過于簡單，只有何愛軍一人，在財務(wù)何愛軍突發(fā)意外

情況或請假時，財務(wù)一職空缺，采購業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行會受影響，支付貨款不及

時會影響金罐燒烤店信譽及形象，且與鄧雅麗是夫妻關(guān)系，未設(shè)置專業(yè)的會計

人員，財務(wù)缺乏監(jiān)管，賬務(wù)賬目易出現(xiàn)問題。

3.2供應(yīng)商管理不規(guī)范

缺乏完善的供應(yīng)商管理辦法，無法選出能提供“質(zhì)優(yōu)價美”的供應(yīng)商；比

質(zhì)比價制度不完善，導(dǎo)致采購成本過高且質(zhì)量不合格，利潤降低；采購人員與

選擇供應(yīng)商的人選未遵循不相容職務(wù)分離制度易出現(xiàn)“吃回扣”等舞弊行為；

未簽訂采購合同，對交貨時間、地點、品質(zhì)等未明確寫明，易出現(xiàn)違約“以次

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充好”“缺貨”等行為，影響金罐燒烤店正常經(jīng)營。而金罐燒烤店的供應(yīng)商管

理如下圖3和圖4所示：

圖3供應(yīng)商管理

圖4供應(yīng)商管理缺乏制度規(guī)范

由上面兩圖可以看出金罐燒烤店供應(yīng)商選擇規(guī)范的缺乏，導(dǎo)致選擇權(quán)完全

在采購經(jīng)理手中，供應(yīng)商選擇無明確的制度，選擇標(biāo)準(zhǔn)以及整個采購過程完全

取決于采購經(jīng)理，導(dǎo)致店鋪形象完全由采購經(jīng)個人行為體現(xiàn)，從而采購經(jīng)理具

有將供貨商資源向自己有利方向引導(dǎo)的權(quán)利和機會，使得供應(yīng)商與店鋪合作關(guān)

系的不穩(wěn)定，從而金罐燒烤店的整體利益要求未能體現(xiàn)出來。

3.3采購監(jiān)督措施不健全

采購監(jiān)督制度不僅在整個采購流程中存在，還體現(xiàn)在各個方面，但是由于

金罐燒烤店缺乏內(nèi)部監(jiān)督機制，無法對內(nèi)部的工作起到有效監(jiān)督作用。采購人

員和財務(wù)人員各自崗位職責(zé)分工不夠明確，在處理具體采購業(yè)務(wù)時不能夠做到

相互的監(jiān)督和相互制約，監(jiān)督執(zhí)行力度不夠。遇到問題時而是大事化小，小事

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化了。在工作中，金罐燒烤店沒有對工作人員的工作過程進(jìn)行實時監(jiān)督，往往

都是出現(xiàn)事情之后再去處理，辦事效率低，沒有辦事原則，對內(nèi)部監(jiān)管工作的

重要性缺乏認(rèn)識，缺乏執(zhí)行力度。而且不能堅持多人參與和多人采購制。采購

經(jīng)理只顧著自己的利益，卻不顧及食材的價格和品質(zhì)，使得采購業(yè)務(wù)受到極大

的限制，徇私舞弊的現(xiàn)象時有發(fā)生。

3.4付款審核程序不嚴(yán)格

對于網(wǎng)上采購、電話采購等，要做好付款審核工作，但是金罐烤烤店在這

方面的工作還是比較的薄弱的。金罐燒烤店的食品原材料采購一般是用現(xiàn)金支

付的，很難保存發(fā)票、收據(jù)等，因此這也有可能使得采購經(jīng)理在采購過程中產(chǎn)

生貪污、欺詐等現(xiàn)象。同時在電話采購中，無論是食材的價格還是數(shù)量，都是

由采購經(jīng)理在電話中與供應(yīng)商進(jìn)行溝通的，供應(yīng)商的選擇也是由采購經(jīng)理來決

定的，因此在這種情況下，很容易導(dǎo)致采購經(jīng)理吃回扣的現(xiàn)象。

金罐燒烤店對付款的控制能力差，是導(dǎo)致支付審核不規(guī)范的主要原因。內(nèi)

部控制的缺陷，不但表現(xiàn)在采購上，也表現(xiàn)在財務(wù)上，說明金罐燒烤店的內(nèi)控

漏洞比較大。采購業(yè)務(wù)與財務(wù)流程沒有密切聯(lián)系，這就使得采購經(jīng)理的采購決

策更加具有隨意性，同時也使得企業(yè)內(nèi)部存在著大量的違規(guī)操作的空間。

4金罐燒烤店采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化方案設(shè)計

4.1采購制度優(yōu)化方案設(shè)計

健全的采購計劃可以有效的規(guī)避風(fēng)險，減少因庫存過多或過少對店鋪造成

的經(jīng)濟損失，提高資金的使用效率，確保采購結(jié)果能夠符合預(yù)期目標(biāo)。

4.1.1采購計劃流程優(yōu)化設(shè)計

由于金罐燒烤店的行業(yè)性質(zhì)使得它與其它商店相比，采購過程有較大的區(qū)

別。金罐燒烤的食材主要是蔬菜、海鮮、肉類和調(diào)味品，要求的是新鮮和安全，

所以該店的食材采購頻率很高，種類很多，價格也很不穩(wěn)定。因此所需的工作

強度也就比較大，財務(wù)部應(yīng)該對后廚采購部的采購計劃進(jìn)行匯總并批準(zhǔn)，并接

收廚房的物資需求申請，并對不符合采購條件的對展開合理分析，科學(xué)規(guī)劃。

采購計劃必須按規(guī)定的流程進(jìn)行，未經(jīng)審批不得實施。由于食材的保鮮需求，

所以我們要做好采購計劃的預(yù)測，增加一個采購計劃管理人員，由他來根據(jù)日

?？蛻粜枨笾谱饕粋€銷售明細(xì)表，分析客戶對什么類型的食材需求量大小，并

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根據(jù)不同的節(jié)日以及時間段對銷售量進(jìn)行評估，根據(jù)線上線下的銷售情況以及

客戶的評價作出分析，選擇合適的時間以及方法購入材料，以此來制定采購計

劃，保證采購食材的不浪費。具體圖表如下所示：

表2金罐燒烤店客戶需求分析表

圖5金罐燒烤店制定采購計劃流程圖

4.1.2優(yōu)化采購員選擇設(shè)計

把握好采購員選用很關(guān)鍵，采購人員必須具備與工作相適應(yīng)的素養(yǎng)和能力，

因此我們要對金罐燒烤店采購人員進(jìn)行選用前的培訓(xùn)，其中包括個人素養(yǎng)與技

巧、相關(guān)專業(yè)學(xué)問及采購專業(yè)學(xué)問等方面的培訓(xùn)。

金罐燒烤店優(yōu)化采購員的選擇原則是：①選擇平時工作堅持原則，責(zé)任心

比較強，有較強的榮譽感，關(guān)心店鋪的經(jīng)營情況，做事情光明磊落，不為金錢

所動的員工；②選擇那些在本店鋪工作一直踏實肯干，認(rèn)真老實，而且住附近

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家里有小孩上學(xué)，這些人瞻前顧后，考慮的比較多，靠得?。虎圻€也可以選擇

那些政治覺悟較高，人生觀、價值觀清晰的轉(zhuǎn)業(yè)軍人和黨員。

最重要的是要選兩個及兩個以上的采購員，一個考察市場，記錄有哪些適

合的供應(yīng)商，另一個進(jìn)行食材質(zhì)量對比以及詢價、比價、議價、定價等程序來

確定最終的供應(yīng)商，采購員之間也可以互相監(jiān)督，有效實施職責(zé)分離。金罐燒

烤店同時還應(yīng)該建立采購員績效考核機制（如表三所示），激勵采購員為店鋪

利益作出自己最大的努力。

與此同時，金罐燒烤店還應(yīng)該聘用專業(yè)的財務(wù)人員進(jìn)行賬務(wù)處理以及及時

出具報表，避免店鋪之前因為未及時上報財務(wù)報表而被行政處罰的情況，并有

效進(jìn)行職責(zé)分離和職責(zé)監(jiān)督，促進(jìn)店鋪的財務(wù)公開化、透明化、真實化。

表3采購員績效考核表

4.2供應(yīng)商管理優(yōu)化方案設(shè)計

一家成功的燒烤店背后，一定要有一個良好的供應(yīng)商。作為燒烤店各種材

料的供應(yīng)者，選擇合適的供應(yīng)商對燒烤店意義重大。優(yōu)化選擇供應(yīng)商的原則是：①

選擇與燒烤店距離較近的供應(yīng)商，或者選擇交通比較便利的供應(yīng)商，這樣更容

易與之維持良好的關(guān)系，降低采購成本；②具有完善設(shè)備的供應(yīng)商不但能提供

食材的品質(zhì)，還能進(jìn)一步減少食材在運輸過程中的損耗；③供應(yīng)商在食材方面

的專業(yè)知識應(yīng)該過硬，這樣的供應(yīng)商能夠提供更有價值的服務(wù)，能夠在很大程

度上保證采購過程的正確性；④在與供應(yīng)商進(jìn)行初步溝通的中，應(yīng)該詳細(xì)了解

供應(yīng)商的財務(wù)狀況、進(jìn)出貨情況、誠信記錄等，這是供應(yīng)商信譽的基礎(chǔ)。

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但是這些工作不僅需要專業(yè)的工作人員來完成，還要防范有個人員工的暗

箱操作、以權(quán)謀私行為，所以金罐燒烤店可以根據(jù)產(chǎn)品的特征以及所需原材料

的特征來建立一些供應(yīng)商的選擇條件，建立一個具體的供應(yīng)商考核表。

供應(yīng)商考核表如下：分別建立價格、品質(zhì)、交貨期、信用度、服務(wù)水平和

配合度六個條件，每個條件滿分20分，再分別建立優(yōu)、良、差三個評判標(biāo)準(zhǔn)，

分別對應(yīng)15-20分、10-15分、0-10分，當(dāng)6個條件中有至少一個為差時和至

少四個為良時，完全不考慮此供應(yīng)商，供應(yīng)商考核表如表4所示。

表4供應(yīng)商考核表

除此之外，我們還需要建立一個供應(yīng)商的清單，對每一個供應(yīng)商都要做一

個詳細(xì)的記錄，并對定期對其進(jìn)行信用評價，以決定是否延續(xù)或終止合作關(guān)系。

4.3采購監(jiān)督措施優(yōu)化方案設(shè)計

采購監(jiān)督環(huán)節(jié)貫穿整個采購環(huán)節(jié)，也是內(nèi)部控制是是否有效的一個前提，

這會關(guān)乎到店鋪是否產(chǎn)生不必要的損失，所以建立有用的采購監(jiān)督制度十分重

要。金罐燒烤店要建立完善的、行之有效的監(jiān)督體系，對采購部門及員工實施

監(jiān)督。

同時，采購部門和采購人員也應(yīng)該自覺接受監(jiān)督，可以實行戰(zhàn)略采購管理：①

對金罐燒烤店采購部門和采購人員實行監(jiān)控。采購進(jìn)貨必須有兩個或兩個以上

的人共同采購，不能由一個人完成所有的采購流程。而且制定效益考核標(biāo)準(zhǔn)。

要求采購人員在保證采購食材質(zhì)量的情況下，商議較低的采購價格。②估算供

應(yīng)商的產(chǎn)品的成本。可以通過嘗一嘗或者是去看一下供應(yīng)商的食材，然后向他

們詢問一些有價值的信息，并在此過程中，不斷地與他們進(jìn)行交流，尋找一些

可以減少成本的方法，從而減少采購費用。③對競爭對手進(jìn)行分析。比較我方

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店鋪與競爭對手相比的優(yōu)勢和劣勢。對我方劣勢進(jìn)行整改并學(xué)習(xí)競爭對手的優(yōu)

勢方面，制定獲得更大市場的經(jīng)營策略。

4.4付款審核程序優(yōu)化方案設(shè)計

目前，我國企業(yè)的采購模式主要有網(wǎng)上購買、電話購買、線下購買等，該

模式使得采購員對價格有絕對的控制力。金罐烤肉店要規(guī)范付款審批程序，嚴(yán)

格控制進(jìn)貨價格，才能解決這個問題。金罐烤肉店在沒有發(fā)票的前提下，應(yīng)加

以管制對付款審核程序進(jìn)行間接控制，比如：金罐燒烤店在對所需商品進(jìn)行充

分的市場行情調(diào)查后，對其提出的限價，采購員只可按該限價購入。同時，如

果是打電話采購，那么金罐燒烤店就可以規(guī)定購貨的渠道以及購貨單位，這樣

在進(jìn)行采購時，就會形成一個統(tǒng)一的價格，在支付審批時，就可以了解到所購

買食材的價格，進(jìn)而使支付審批過程規(guī)范化。

金罐燒烤店付款審核程序并不規(guī)范，對于市場采購可以現(xiàn)金等方式，金罐

燒烤店可以對其付款或結(jié)算條件進(jìn)行調(diào)整，比如：如果金罐燒烤店有足夠的資

金，那么金罐烤肉店可以采取現(xiàn)款交易，也可以做到“貨比三家”，從而獲得

更多的優(yōu)惠；金罐燒烤店通常采用的支付方式除了網(wǎng)絡(luò)采購和市場采購之外，

其他均是貨到付全款。因此金罐烤店可以按原來規(guī)定的付款審批程序下，稍微

做一些調(diào)整，即就是在支付貨款的同時，先保留一部分貨款，待貨款確定后，

再支付余款。同時金罐燒烤店還應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度優(yōu)化后的付款審批流程

如圖6所示。

圖6付款審批流程

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5總結(jié)

剛開始了解金罐燒烤店時，就發(fā)現(xiàn)此公司存在一項行政處罰案件，處罰原

因是因為未依照規(guī)定期限公示年度報告。在進(jìn)一步了解后，發(fā)現(xiàn)金罐燒烤店采

購制度不健全，供應(yīng)商管理不規(guī)范，采購監(jiān)督措施不健全，付款申請程序不嚴(yán)

格。針對以上問題提出相關(guān)優(yōu)化設(shè)計后，明確了制定采購制度的重要性，規(guī)范

了采購計劃的制定以及采購員的選用，有效地控制了采