商務英語中電子郵件的寫作技巧詳解

商務英語中電子郵件的寫作技巧詳解隨著全球經(jīng)濟的開展和市場化的運營，商務英語作為國際貿(mào)易用語變得越來越重要。尤其是在我國參加WTO之后，我國的對外開放水平越來越高，外貿(mào)業(yè)務的日益增長，對國際商貿(mào)從業(yè)人員的商務書面溝通能力提出了更高的要求。在對外商務貿(mào)易溝通交流中，商務英語電子郵件憑借其方便快捷的特點和便于搜索的優(yōu)勢，在現(xiàn)代商務中發(fā)揮著重要的作用。但是，一些工作人員因為不重視商務英語中電子郵件的寫作本卷須知和相應的寫作技巧，在無形中給個人和公司的開展帶來負面影響，因此標準商務英語中電子郵件的寫作尤為必要。1.主題模糊郵件的主題應該表達郵件內(nèi)容的精華。通過郵件的主題來讓收件人感覺到郵件內(nèi)容的價值，讓其能迅速做出翻開郵件并且閱讀的決定。沒有主題的郵件或主題模糊的郵件是非常不明智的，一方面這會造成浪費客戶的時間，可能會因此失去潛在的客戶，另一方面也是對客戶的不尊重，很難讓客戶留下良好的印象，并且主題模糊或不寫主題也會讓寫信人在以后的郵件搜索中遇到很大的困難。主題模糊或沒有主題的情況非常常見，比方，以下兩種情況。第一，Order（訂單）。在外貿(mào)行業(yè)中，order包括很多種，其中有報價的訂單、確認訂單、發(fā)貨訂單，所以郵件中必須確定好主題。如果是報價的訂單應該寫“quotationfororder”；如果是確認訂單應該寫“confirmationorder”；如果是發(fā)貨的訂單就應該寫上“dispatchingorder”。主題明確可以讓收信人一目了然，否那么會造成意思表達模糊的情況，最低可能導致交易失敗。第二，Contract（合同）。同樣在國際貿(mào)易中，合同也有好多種形式，其中在書面合同、電子合同、口頭合同。如果是書面合同應該寫明“writtencontract”；如果是電子合同應該寫“electroniccontract”；如果是口頭合同應該寫“parolcontract”。2.內(nèi)容冗長商務郵件的措辭應簡潔明了，假設用過多詞匯來表達一個或兩個詞就能表達的意思，顯然會使寫作的內(nèi)容拖沓冗長，觀點模糊，更會浪費讀者的時間。同樣，商務英語中有大量的同義詞，在商務郵件的寫作中應該使用常見的書面詞而不是生硬的、陌生的詞匯。當人們收到一封長篇大論的商務郵件時，因為花費的時間長加上工作的緊迫性，閱讀的興趣就會降低，相反如果收到的是一封簡潔專業(yè)的郵件，便可節(jié)約彼此的時間，還可以提高工作效率。例如：Withregardtothisorder，wewillrecheckwithoursupplierandrevertyoulater.（關于這票貨，我們將和供應商核實，很快回復您的郵件。）上面的例句雖然能看懂的意思，但是withregardto在商務郵件中不常使用，如果用常用詞regarding代替withregardto就可以很好地表達同樣的含義，并且能做到言簡意賅，所以以上的例句應改為：Regardingthisorder，wewillrecheckwithoursupplierandrevertyoulater.又例如：Pleasemakeyourmentforthischargesowecanarrangedispatchingaordingly.（請確認此費用以便我們后續(xù)安排發(fā)貨。）在上面例子中使用了makeyourment這個短語，是向客戶發(fā)出運費請求和確認的表達方式，但是這樣的表達不簡潔而且有點累贅。這時如果使用confirm這個單詞，就能讓收信人較易理解且到達內(nèi)容簡潔明了的目的，所以以上的例句應改為較好：Pleaseconfirmthisdeliverychargesowecanarrangedispatchingaordingly.通過以上兩個例句的分析，說明在商務寫作中應盡量多用簡潔的語言，使傳達的信息直接并且一目了然，讓收信人在閱讀信件的過程中能更加快捷易懂。3.意義表達模糊商務郵件寫作中，有時會出現(xiàn)一些模棱兩可的詞或短語，這種表達無疑會使讀者產(chǎn)生誤解。因此，商務郵件寫作的用詞應詳細化，句型構造應清晰，從而使得內(nèi)容清楚。但是有些人為了方便常用一些模糊又籠統(tǒng)的詞語，造成商務溝通障礙。因而寫郵件時應該杜絕使用意思模糊的詞匯。例如：Deliverytimeis3days.（交貨期是三天。）上面這個例句可以看出，寫信人給客戶報的交貨期為3天，但這個3天在語義上就很模糊，因為客戶可能會認為是不含節(jié)假日的3天時間。如果等到客戶給出發(fā)貨指示的時候寫信人再去解釋報的是3個工作日的話，就會造成很大的麻煩，所以如果一開始寫明交貨期是workingdays，客戶就能明白3天時間這是不包含周末和節(jié)假日的，所以上面的例句應改為：Deliverytimeis3workingdays.（交貨期是三個工作日。）4.詞匯大而繁瑣商務英語在用詞方面強調(diào)簡潔而專業(yè)，當收到的郵件是詞匯大而繁瑣時，收件人的閱讀興趣就會降低。因此，在寫郵件的時候要注意詞匯的選擇和使用。例如：Takingtheexpensiveairfreightcostintoconsideration，pleasekeepthisorderinyourgoodwarehousefirstly.（考慮到這次海運價格太高，請將此票貨暫時保存在貴司倉庫。）該例句中Takeintoconsideration是長且繁瑣的短語，在商務郵件中很少使用。如果在商務郵件中出現(xiàn)這樣的詞匯，不僅說明寫信人不專業(yè)，還會讓收件人產(chǎn)生反感，所以應該使用consider這個高頻且專業(yè)的單詞，也顯得語句得體而大方，所以上面的例句應改為：Consideringtheexpensiveairfreightcost，pleasekeepthisorderinyourgoodwarehousefirstly.這里的詞匯大指的是可以用一兩個詞來準確表達而無須用冗長的短語去表達意思。而詞匯繁瑣是指在商務英語的寫作中應該用專業(yè)常見的詞匯而不是一個單詞有多個意思的詞匯去表達句子的含義。又例如：Wealwaysprovidesatisfyingserviceforouraounts.（我們一向為客戶提供滿意的效勞。）商務英語中aount有賬目、財務、客戶等意思，可能因為對詞意生疏，收件人很難立刻明白含義。因此，在考慮對方理解的前提下，應該使用常見的詞匯小的簡潔的單詞，因此以上的例句應改為：Wealwaysprovidesatisfyingserviceforourcustomers.在寫商務電子郵件時，寫信人不能只考慮自己的意思表達，還應考慮收信人的語言文化背景，盡量使用雙方都能清楚明白的詞匯，以免雙方在用郵件交流過程中產(chǎn)生誤解。5.語法、拼寫錯誤商務交易中要求業(yè)務做到百分百的仔細和準確，這樣既可以反映個人積極的工作態(tài)度還可以表達公司良好的管理水平。在商務郵件的寫作過程做到語言文字的精準，不僅可以提高個人的職業(yè)開展，還可以為公司創(chuàng)造更好的業(yè)績和價值。相反，如果在商務郵件的寫作中經(jīng)常出現(xiàn)語法、拼寫錯誤，會對個人的長期開展不利甚至影響到公司在社會上的知名度和影響力。例如：DearMr.Kathrine，youorderedstorewerewellsuppliedonboard，hereattacheddeliverynoteforyourref.（親愛的凱瑟琳女士，您的貨已經(jīng)平安及時的供上船，請參考附件中船上的簽單。）一般“凱瑟琳”英文單詞是Katherine，而且女士是用Mrs.訂單明明是單數(shù)卻用復數(shù)表達，這會讓收件人費解甚至誤解，因此以上的例句應改為：DearMrs.Katherine，youorderedstorewaswellsuppliedonboard，hereattacheddeliverynoteforyourref.商務電子郵件在商務貿(mào)易交流中的作用已被人們廣泛的認可，所以我們更加需要知道商務英語電子郵件的寫作技巧，以此來有效、快捷的進展商務往來，這對商務交易有至關重要的意義。1.簡潔準確的主題在國際貿(mào)易競爭劇烈的當今社會，簡潔而準確的商務交流在商務英語電子郵件的寫作中特別重要。商務郵件的主題應該開門見山讓對方知道郵件要表達的是什么，是感謝、是抱歉、是詢價，還是其他的目的。如果主題行沒有內(nèi)容，看起來就像是群發(fā)的垃圾郵件的話，接收方就會直接刪除。因為收信人對郵件的第一個印象是通過主題來切入的，如果要通過看完整個郵件才能明白郵件的主要意思，這樣就會浪費對方的時間。在電子郵件中正確地使用主題很重要，因此郵件主題應盡量簡短、準確、做到一目了然。以下幾個標題在商務信函中就比較容易令人承受，也很好地了郵件的內(nèi)容。例如：“Re：quotation（詢價）”“Re：offer（報價）”“Re：orderconfirmation（訂單確認）”“Re：updatingorderstatus（報告貨物狀態(tài)）”“Re：dispatchingtoSingaporebyDHL（發(fā)貨到新加坡）”，等等。2.使用禮貌客氣的措詞禮貌用語與適當?shù)拇朐~不僅能表達員工自身的文化素養(yǎng)，還能為公司樹立良好的企業(yè)形象。在商貿(mào)往來中，長期如此，能促進貿(mào)易往來并且建立良好的商務關系。因此，在商務電子郵件中可以使用please、kindly等禮貌詞匯。例如：PleasekindlyfindattachedAWBandmercialinvoiceforyourtrackingandcustomsclearance.（貨已發(fā)出，附件是快遞面單和發(fā)票，請知悉，以便跟蹤和清關使用。）