耒陽恒源企業(yè)管理有限責任公司出差報銷流程優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1公司簡介.....................................................................................................................1

2出差報銷狀況分析.....................................................................................................1

3差旅費報銷中存在的問題.........................................................................................2

3.1隨意性大，手續(xù)、附件不全.............................................................................2

3.2差旅費多報銷.....................................................................................................2

3.3虛報出差人數(shù)和天數(shù).........................................................................................3

3.4出差無實質(zhì)內(nèi)容.................................................................................................3

3.5退票改簽未附說明.............................................................................................3

4出差報銷流程優(yōu)化設(shè)計.............................................................................................3

4.1健全制度，嚴格執(zhí)行.........................................................................................3

4.2及時結(jié)報差旅費.................................................................................................4

4.3定期監(jiān)查，定時預算.........................................................................................4

4.4減少非工作需要的出差活動.............................................................................4

4.5退票改簽要附說明.............................................................................................4

5優(yōu)化設(shè)計效果評價.....................................................................................................6

參考資料........................................................................................................................7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

耒陽恒源企業(yè)管理有限責任公司出差報銷流程優(yōu)化

設(shè)計

1公司簡介

在這個高速發(fā)展的現(xiàn)代社會，各個公司或多或少都有需要出差的情況，出差

就意味著發(fā)生交通費、住宿費以及稅收政策等。而近年來，審計局發(fā)現(xiàn)，通過對

各單位活動消費開支的審計，發(fā)現(xiàn)存在出差差旅費報銷不合理、不合規(guī)、不合法

等問題，部分單位甚至存在以報銷差旅費的形式掩蓋不合法開銷的行為，其行為

嚴重影響了企業(yè)及社會的良性進步，這應該引起各部門及企業(yè)的重視，對其進行

糾正刻不容緩。

耒陽恒源企業(yè)管理有限責任公司成立于2018年9月14日，是一家專心于企

業(yè)管理服務(wù)的民營企業(yè)。經(jīng)營范圍包括家政服務(wù)、娛樂服務(wù)、企業(yè)管理咨詢服務(wù)、

軟件開發(fā)、酒店管理等。注冊資本三十萬元，注冊地位于湖南省衡陽市耒陽市大

市鎮(zhèn)敖山村3組，核心成員兩人，法定代表人蔣傳然。

蔣傳然法定代表人/負責人

蔣傳然投資方耒陽恒源企業(yè)管理

有限責任公司

蔣傳然執(zhí)行董事

高管

伍仕春監(jiān)事

圖1-1公司組織架構(gòu)圖

2出差報銷狀況分析

連年的新冠疫情摧殘全球，成為經(jīng)濟運行中突發(fā)的不可逆轉(zhuǎn)事件，想要減少

成本的支出就免不了要減少差旅費。出一次差的意義在于出差能給公司帶來哪些

好處和產(chǎn)能，若是出差能為公司帶來大用戶、挽回大量的經(jīng)濟損失，這無疑是成

功的。在此基礎(chǔ)上，要是能減少不必要的支出那更是錦上添花。

耒陽恒源企業(yè)管理有限責任公司作為一個經(jīng)常性需要員工出差的公司，內(nèi)部

的出差報銷流程必不可少。首先，報銷的前提是報銷人需接到公司派出的任務(wù)，

取得正當有效的報銷單子或發(fā)票。其次，將單子或發(fā)票貼附于費用報銷單后，按

1

照費用報銷單上的內(nèi)容填寫上去，并在報銷人處署名。第三，將報銷單送至部門

負責人處復合、署名。第四，報銷人送報銷單子到財務(wù)部門，由財務(wù)部門的人審

核。第五，經(jīng)查核無錯誤后，費用報銷單送至總經(jīng)理處審批。第六，出納根據(jù)總

經(jīng)理審批后的報銷單去支付款項或結(jié)算欠款。

取得報銷單本部門負責

報銷人簽字

據(jù)或發(fā)票人復合簽字

出納支付款

總經(jīng)理審批會計審核

項

圖2-1出差報銷流程圖

但在調(diào)查時卻發(fā)現(xiàn)該公司工作人員出差報銷有時無相關(guān)事由、無相關(guān)通知和

證明材料，亦或口頭通知，證明文件提供不全。有些出差人員重復報銷、超支報

銷。還有些出差人員不按規(guī)定路線和時間提前回歸卻不按實進行申請報銷，原則

上應是高鐵票，最后變成了飛機票，中途繞道出去游山玩水亦或回家探親，旁人

均不知曉。這些都是該公司出差報銷中出現(xiàn)的現(xiàn)況，這無疑會給耒陽恒源企業(yè)管

理有限責任公司帶來不必要的支出，增加其健康發(fā)展的難度，也為公司內(nèi)部形成

良好競爭氛圍設(shè)下阻礙。

3差旅費報銷中存在的問題

由耒陽恒源企業(yè)管理有限責任公司員工出差存在的情況，我總結(jié)出以下五點

問題：

3.1隨意性大，手續(xù)、附件不全

出差人員報銷差旅費時，發(fā)現(xiàn)出差未填寫出差申請單，未報經(jīng)單位有關(guān)領(lǐng)導

批準，出差無事由，無相關(guān)通知和證明文件，回到單位就隨意報銷；出差住宿無

相關(guān)發(fā)票，報銷時跳過某一個步驟，直接按照住宿費的標準報銷。

3.2差旅費多報銷

2

有些出差人員在按標準發(fā)放伙食補助和途中補助的同時，重復報銷伙食費和

市內(nèi)交通費；員工個人娛樂、健身、購買證券和個人行為導致的罰款；出差人員

不按照單位規(guī)定的標準報銷，為自己謀取福利；某些出差人員更是超出范圍報銷，

因管理不嚴格，也使報銷如期下發(fā)。

3.3虛報出差人數(shù)和天數(shù)

單位出差人員在采用乘坐公共汽車時或自駕車出差時，虛報人數(shù)和天數(shù)，增

加數(shù)目，讓自己領(lǐng)到額外的出差報銷，因其使用的交通方式及特殊方法，報銷最

終如愿下發(fā)。

3.4出差無實質(zhì)內(nèi)容

某些出差成員利用出差的借口在外胡吃海喝；異地單位間無實質(zhì)內(nèi)容的交流

學習和考察調(diào)研；家庭出門聚餐的費用記在差旅費上等等事例比比皆是。這些情

況不及時處理，只會讓公司的人有樣學樣。

3.5退票改簽未附說明

單位在實際工作活動中，出差人員出差隨意，出現(xiàn)行程不完整或退票、改簽

的情況，從而導致產(chǎn)生額外的費用，未附情況說明，退票費和改簽費未附發(fā)票。

4出差報銷流程優(yōu)化設(shè)計

針對以上差旅費中存在的問題，耒陽恒源企業(yè)管理有限責任公司應該盡快優(yōu)

化其管理制度，只有優(yōu)化管理制度，才能讓企業(yè)更好地成長發(fā)展。同時還可以幫

助員工樹立鼎新概念、注重員工的良好習慣、提升員工的職業(yè)素養(yǎng)。而關(guān)于怎樣

優(yōu)化管理制度，還需要企業(yè)管理層認真分析，詳細制定制度，嚴格實施，公司上

下監(jiān)督，一齊遵循。

經(jīng)數(shù)據(jù)分析，差旅費不僅是項經(jīng)常性支出的項目，且易存在各項問題，為加

強差旅費的管理，降低成本支出，在本次對耒陽恒源企業(yè)管理有限責任公司的調(diào)

查及研究后，結(jié)合該公司的實際情況和社會可行性，提出以下幾點出差報銷流程

優(yōu)化設(shè)計：

4.1健全制度，嚴格執(zhí)行

關(guān)于差旅費報銷隨意性大，審批手續(xù)不完整，報銷附件不齊全的問題，建議

健全公務(wù)出差審批制度，嚴格執(zhí)行差旅費管理辦法，加強費用報銷審核，切實做

3

到支出合規(guī)、手續(xù)齊全、憑證真實有效，若手續(xù)不全、附件不齊，不予報銷。

4.2及時結(jié)報差旅費

對于差旅費超范圍、超標準和重復報銷的問題，各部門應嚴格把關(guān)，報銷人

應及時結(jié)報差旅費，確保會計核算的及時性。讓報銷人知道報銷超支，若堅持報

銷，應給予警告處分，對于未經(jīng)答應出差以及超時、超標準、超范圍的差旅費，

無正當理由不予報銷，由員工自己承擔。

4.3定期監(jiān)查，定時預算

虛報出差天數(shù)和人數(shù)這一點很好把控，只需要公司派出專人對各單位差旅費

管理和使用情況進行定期監(jiān)督、核查，定時對差旅費實行管理預算，控制差旅費

支出金額。亦或者，公司可采用憑據(jù)報銷，原則上在市內(nèi)出差，只報銷公共汽車

車票，公共汽車車票除二人及以上偕行外均不得連號報銷，無特殊情況不得報銷

出租車票。

4.4減少非工作需要的出差活動

出差無實質(zhì)內(nèi)容則可以減少非工作需要的出差活動，對差旅費報銷不真實、

不合適的情況進行嚴肅處理。正當外出開會，則可以由會議主辦方統(tǒng)一安排住宿、

餐飲。領(lǐng)導的報銷同樣需要嚴格把關(guān)，做到杜絕家庭開銷轉(zhuǎn)至差旅報銷的情況。

4.5退票改簽要附說明

出差過程如果出現(xiàn)行程不完整，未附說明，應不予報銷；如果出現(xiàn)改簽的情

況，改簽后的票價高于原票價，核收票價差額，進行報銷；如果改簽后的票價低

于原票價，應退還票價差額。若是直接退票，需報銷的退票費應附上說明，否則

不予報銷。

除了以上五點出差報銷流程優(yōu)化設(shè)計，還需要提高財務(wù)人員的綜合素質(zhì)，會

計有責任在日常的付款審核工作中遵循“實事求是，準確無誤”的原則，對財務(wù)

人員進行一定的財務(wù)培訓也是非常有必要的，現(xiàn)在國家的政策在不斷地改變，對

政策的了解不僅是對自己負責，也是對公司負責，在從業(yè)過程中才能得心應手處

理面臨的問題。當有一個合格的財務(wù)人員在公司工作時，可以為公司省下很多財

力物力，做到事半功倍。

對于提出來的差旅費報銷流程優(yōu)化設(shè)計，簡單地從兩個方面總結(jié)，分別是差

旅費手續(xù)優(yōu)化以及公司支付預算，結(jié)合當前耒陽恒源企業(yè)管理有限責任公司的現(xiàn)

狀，設(shè)計出了一個簡易的優(yōu)化流程圖，如下圖所示：

4

手續(xù)完整審核通過直接支付

出差財務(wù)人員嚴

申請控把關(guān)手續(xù)優(yōu)化部分

審核不通

手續(xù)不齊

過

附有發(fā)票說明預算之內(nèi)審核通過

管理

支付預算部分

預算

預算之外

未附發(fā)票說明審核未通過

圖4-1出差報銷流程優(yōu)化圖

另外，將一位出差人員的實際報銷情況作為樣本，與優(yōu)化后的報銷表格進行

對比，設(shè)計了一份更合理的差旅費報銷表格，表內(nèi)的差旅費報銷數(shù)據(jù)應作為耒陽

恒源企業(yè)管理有限責任公司出差報銷參考數(shù)值：

表4-1出差人員一次實際出差報銷示例

地點時間費用總計

交通費湖南到廣州2022-11-15￥600元/趟￥1200元

住宿費至2022-11-18￥500元/日￥1500元

餐飲費￥150元/日￥450元

通訊費￥4元/日￥12元

其他費￥100元/日￥300元

總計3天￥1354元￥3462元

表4-2優(yōu)化后的差旅費報銷示例

地點時間費用總計

5

交通費湖南到廣州2022-11-15￥314元/趟￥628元

住宿費至￥200元/日￥600元

餐飲費2022-11-18￥100元/日￥300元

通訊費￥4元/日￥12元

其他費￥100元/日￥300元

總計3天￥718元￥1840元

非常明顯，優(yōu)化后的差旅費足足比優(yōu)化前減少了1622元，這