湘潭市華藝家紡有限責任公司財務支出審批制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1湘潭市華藝家紡有限責任公司概況......................................1

1.1公司簡介......................................................1

1.2公司組織結構圖................................................1

2湘潭市華藝家紡有限責任公司財務支出審批制度現(xiàn)狀......................2

2.1財務支出基本類型..............................................2

2.2日常經(jīng)營費用審批流程現(xiàn)狀......................................2

2.3采購付款審批流程現(xiàn)狀..........................................2

2.4財務支出審批的相關規(guī)定........................................2

3湘潭市華藝家紡有限責任公司財務支出審批制度存在的問題................3

3.1財務支出審批程序不合理........................................3

3.2差旅費的審批制度不規(guī)范........................................3

3.3采購與付款審批流程不完善......................................3

4湘潭市華藝家紡有限責任公司財務支出審批制度優(yōu)化設計..................4

4.1財務支出審批程序優(yōu)化設計......................................4

4.2差旅費的審批制度優(yōu)化設計......................................4

4.3采購與付款審批流程優(yōu)化設計....................................7

5優(yōu)化設計總結........................................................8

參考資料.............................................................9

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湘潭市華藝家紡有限責任公司財務支出審批制度

優(yōu)化設計

1湘潭市華藝家紡有限責任公司概況

1.1公司簡介

湘潭市華藝家紡有限責任公司，其法定代表人為許斯晨，于2010年5月18

日在湖南省湘潭市岳塘區(qū)盤龍新路注冊成立，注冊資本1500萬。該公司主要經(jīng)

營范圍包括服飾制造、窗簾、服飾、床上用品的加工、體育用品及銷售。

表1-1公司基本概況表

公司名稱湘潭市華藝家紡有限責任公司

注冊資本1500萬元管理人數(shù)2人

員工人數(shù)300人所屬行業(yè)紡織服裝、服飾業(yè)

成立日期2010年5月18企業(yè)類型有限責任公司

日

實際控制人許斯晨

注冊地址湘潭市岳塘區(qū)盤龍新路(市六醫(yī)院側)

1.2公司組織結構圖

董事長

總經(jīng)理

倉儲部生產部財務部銷售部采購部

辦公室

車間

一車間二車間三車間

1

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圖1-1公司組織結構圖

2湘潭市華藝家紡有限責任公司財務支出審批制度現(xiàn)狀

2.1財務支出基本類型

湘潭市華藝家紡有限責任公司財務審批支出內容分為兩類，一是日常營運

支出的審批，二是采購業(yè)務支出的審批。該公司日常營運費用的審批包括公司

各部門水電支出、辦公費用報銷和差旅費用的報銷。這類費用的審批由申請人

填寫費用申請單后，公司總經(jīng)理直接審批，然后再由財務部門復核通過，最后

由財務部出納進行付款。第二種采購業(yè)務的審批，由采購經(jīng)理和總經(jīng)理協(xié)商后

填寫付款申請書簽字之后交財務主管審核后由出納打款到采購員賬戶上。

2.2日常經(jīng)營費用審批流程現(xiàn)狀

出納審核

經(jīng)辦人員填總經(jīng)理審財務經(jīng)理

寫費用報銷批審批

單

出納付款出納審核

圖2-1日常運營支出審批流程圖

2.3采購付款審批流程現(xiàn)狀

采購員提供總經(jīng)理財務經(jīng)出納付

付款憑證理審核款

審批

圖2-2采購付款審批流程

2.4財務支出審批的相關規(guī)定

第一，審批遵循先上級后下級，先由總經(jīng)理審批后再由會計人員審核入賬。

有關主管、經(jīng)理和董事長須按權限對各項財務支出進行審批。如審批人員在外

出差，可授權他人審批，但事后必須經(jīng)有關人員確定。

第二，不相容職務相分離。業(yè)務經(jīng)辦人員與授權審批、會計記錄、財產保

管、稽核職責三個部門之間要相互分離，業(yè)務經(jīng)辦人員與授權審批要相互分離。

第三，審批職責按照“哪個人簽字，哪個人承擔責任”的規(guī)則。公司實行

業(yè)務經(jīng)辦人員及審批人員簽字負責制度。

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3湘潭市華藝家紡有限責任公司財務支出審批制度存在的問題

3.1財務支出審批程序不合理

湘潭市華藝家紡有限責任公司對各項財務的支出采用自下而上的審批。先

由業(yè)務人員在取得或填制的原始憑證上簽批，再交給有關人員核驗。待審核通

過后，再交財務部會計核算，由會計核算入賬。這種先審后批的審批程序導致

會計人員的審核工作是無效的。由于批準人員的職位比財會人員高，財務人員

大多都是直接根據(jù)上級的批準來決定是否審核通過的。如果領導批準了，財務

人員常常不會提出疑問或拒絕批準。這使得財會人員的審核和監(jiān)督職能失效，

導致經(jīng)濟交易的合法性和規(guī)范性得不到保證。

3.2差旅費的審批制度不規(guī)范

該公司員工在出差前未履行報批程序。首先相關部門人員出差前沒有填寫

出差申請表，只是口頭與領導打招呼。其次公司對于差旅費的支出范圍沒有明

確規(guī)定。許多員工報銷的是超出范圍和超標的差旅費用。一方面在財務人員尚

未審查的情況下，其領導就已經(jīng)審批通過。另一方面財務人員對違規(guī)差旅費的

核銷把關不嚴，唯恐得罪他人，致使公司規(guī)定的各項規(guī)章如同擺設。再者，業(yè)

務員出差辦公回來對差旅費的報銷總是不及時。一是可能因公司領導出差的原

因不能及時報銷，二是由于有些員工出差比較頻繁，他們因圖省事有時會積累

幾次的報銷事項一次性找公司領導審批。不規(guī)范的差旅費審批制度不僅致使公

司差旅費支出金額嚴重超標，報銷時間跨度大也導致公司資金擠壓和公司資金

受損，對現(xiàn)金造成了影響。

3.3采購與付款審批流程不完善

在購買物資前，需求部門在購買前未填寫采購計劃，未建立事前物資購買

的審批制度，導致每次采購的物資數(shù)量少，購買次數(shù)多，無法使企業(yè)獲得折扣

而減少一些材料成本。而且沒有計劃的采購經(jīng)常導致庫存材料有時儲存較多，

占用企業(yè)資金嚴重，有時緊缺需要緊急采購，導致生產線停產。在采購中，采

購經(jīng)理對采購決策權限較大，未經(jīng)財務經(jīng)理審核，提交的采購合同經(jīng)采購部門

經(jīng)理審核后直接由總經(jīng)理審批，導致與采購業(yè)務的有關的許多財務信息的無法

被財務經(jīng)理獲得。采購后付款時，有時因之前采購過程沒有財務部的參與，導

致采購部需要大額材料款時，財務部不能及時籌措足夠的資金?；蛘呤怯鼍o急

情況購買物資時領導不在時，采購經(jīng)理對單筆數(shù)額在20萬元以上的采購項目，

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往往越權進行批準。

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4.1財務支出審批程序優(yōu)化設計

在對財務支出進行批準時，實行先核實后批準的手續(xù)。相關財務支出的審

批必須首先由財務部門的會計人員進行核對，會計人員必須依照相關法律法規(guī)

以及企業(yè)規(guī)章制度對原始單據(jù)進行核實。對核實無誤的原始單據(jù)進行簽批，對

不符合要求的原始單據(jù)，會計人員不得簽批核實，并說出不符合要求的原因。

其次經(jīng)主管領導和經(jīng)理審核后，再由會計人員審查。改進后的審批程序是：經(jīng)

辦人員提供財務開支憑據(jù)——部門主管審核——財會人員審核——財務經(jīng)理審

批——經(jīng)理審批。這不僅提高了會計監(jiān)督的有效性，也明確了每個責任人的經(jīng)

濟責任，如果審批環(huán)節(jié)出了問題，該環(huán)節(jié)的責任人就要承擔責任，會計人員不

能因為得到了老板的批準就疏忽大意，推卸責任。

經(jīng)辦人員提供部門經(jīng)理審會計人員審

財務支出憑證核核

董事長審批總經(jīng)理審批財務經(jīng)理

審批

圖4-1財務支出審批流程

4.2差旅費的審批制度優(yōu)化設計

第一，在出差前，出差人員應填寫《出差申請表》，填寫好相關信息如出差

時間，出差天數(shù)等，如果出差人員涉及多個部門應分別填寫。第二，出差天數(shù)

的計算。應該用出差回來的日期減去出差啟程日期。第三，對于一般人員的《出

差申請表》應由所在部門主管批準，部門主管的《出差申請表》由總經(jīng)理批準，

總經(jīng)理的上級領導批準。

出差申請表如圖所示：

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表4-1出差申請表

出差部職務主要

人門交通

工具

姓

名

出差

要辦

事項

暫支出差時間自年月日時起

旅費至年月日時止

共日

出差

地點

總經(jīng)直屬申請申請

理上司人日期

交通費用支出標準如圖所示：

表4-2交通費用支出標準

類別飛機高鐵火車公交

職

務

經(jīng)理以上商務艙一等軟臥實報實銷

部門主管經(jīng)濟艙二等硬臥實報實銷

員工經(jīng)濟艙二等硬臥實報實銷

第一，出差人員對交通工具的選擇應以經(jīng)濟、方便為原則，在時間寬?；?/p>

路途不遠的情況下應選擇火車、公交等直接、經(jīng)濟的交通工具，如遇到緊急情

況須提高交通費標準，應提前經(jīng)部門經(jīng)理批準或在回來報銷時寫明原因，否則

不予報銷。第二，飛機票、高鐵票以及火車票如果因個人原因發(fā)生改簽費、退

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票費以及手續(xù)費的不予報銷。第三，如果報銷憑據(jù)丟失，且無法獲得出具單位

蓋有的公章證明，出差人員應寫明詳細情況，經(jīng)部門經(jīng)理及會計人員同意后代

替原始單據(jù)。

住宿及餐補支出標準如圖所示：

表4-3住宿及餐補支出標準

職位一線城市二線城市三線及以下城市

住宿/天餐補/天住宿/天餐補/天住宿/天餐補/天

經(jīng)理以上400200300150250100

部門主管30015025010015080

員工2001001508010060

第一，兩個性別相同的人員出差按一個人的住宿標準費用報銷，三個性別

相同的人員一起出差按兩個人的住宿標準報銷，以此類推。第二，住賓館花費

的費用、餐補報銷依照實報實銷，對于多余的款項要退回給財務部。第三，發(fā)

生住宿應取得住宿發(fā)票，發(fā)票上應注明出差人的姓名、入住時間、住宿天數(shù)、

住宿人數(shù)、住宿單價、退房時間以及賓館名稱等。

差旅費報銷審批程序如圖所示：

經(jīng)辦人員提部門經(jīng)會計人財務經(jīng)

供報銷憑證理審核員審核理審批

800元以內

出納報銷800-1500元以內總經(jīng)理

審批

1500元以上

董事長

審批

圖4-2差旅費審批流程圖

對于差旅費的審批，首先出差人員出差回來應填制“費用報銷單”，并將相

關原始單據(jù)附在其后，連同“差旅費申請表“一起提供。其次是公司要對有關

人員的工作職責進行明確，對有關人員的相應審批權限予以授予。例如，各部

門主管負責檢查出差的真實性，會計人員核實收到的原始單據(jù)的合法性和有效

性，財務經(jīng)理有權批準800元以下的報銷業(yè)務，總經(jīng)理有權審批800-1500元的

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報銷業(yè)務以及董事長審批1500元以上的報銷業(yè)務。通過細分工作責任和劃分審

批權限，讓報銷流程變得有序和高效。最后，公司應制定差旅費核銷時限來應

對報銷不及時的問題。當員工出差后回到公司，必須在3個工作日內辦理報銷

手續(xù)，逾期將不給報銷。然后公司要規(guī)定不允許合并多個差旅費業(yè)務一起報銷。

4.3采購與付款審批流程優(yōu)化設計

在采購物資前，各需求部門要依據(jù)各部門的物資的庫存情況，完成“月度

采購計劃”，經(jīng)過上級領導審批后，采購部門根據(jù)需求部門提交的“月度采購計

劃”填寫“采購申請單”，最后經(jīng)采購經(jīng)理審核同意后由采購人員進行購買。需

要注意的是對購建固定資產等資本支出和租賃合同應指定專人提出請購。

需求部門填寫《月需求部門采購部門填寫

度采購計劃》經(jīng)理審批《采購申請單》

采購經(jīng)理審

批

圖4-3采購計劃審批流程圖

在采購物資的過程中，采購人員在通過詢價、議價、比較等工作后與合適

的供應商擬定合同時，應先經(jīng)財務經(jīng)理審核。財務經(jīng)理需要審核供應商的資質、

合同金額（含稅還是不含稅）、合同支付條款、采購的合理性、運費等。再經(jīng)過

預算主管審批，最后經(jīng)過總經(jīng)理核實批準，才能和商家簽訂購貨合同。

采購人員財務經(jīng)理預算主管

擬定合同審批審批

總經(jīng)理審

簽訂合同

批簽字

圖4-4采購審批流程圖

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表4-4采購付款審批權限

采購項目采購金額（元）審批人

辦公用品采購300元以下部門經(jīng)理

300-1000元部門經(jīng)理、采購經(jīng)理

1000元以上采購經(jīng)理、總經(jīng)理

設備采購3000元以下部門經(jīng)理、采購經(jīng)理

3000-10000元