房地產(chǎn)公司行政辦公管理制度匯編模版

《會議管理制度V1.1》

1.目的：

為規(guī)范總部及所屬各項目公司會議管理，建立良好的會議秩序與

風氣，提高效率；充分發(fā)揮會議在總部及所屬各項目公司管理中的作

用，確保總部各項會議決議能夠得到充分的貫徹執(zhí)行而制定。

2.范圍：

2.1適用范圍：總部及所屬各項目公司

2.2發(fā)布范圍：總部及所屬各項目公司

3.名詞解釋：

3.1會議是公司行政辦公的一種重要形式，是一種有組織有目的地把員工聚

集起來商討問題及落實解決的工作方式。

4.職責：

4.1總部行政管理部門負責本制度的制定修改及解釋，并督導各項目公司執(zhí)

行。

4.2各公司行政管理部門負責本制度的具體落實執(zhí)行，同時項目公司具有對

本制度修改的建議權。

4.3會議提擬人或主辦部門（含各中心/部門）負責會議的組織工作，并有

權對違反本制度的行為提出處罰。

5.作業(yè)內(nèi)容：

5.1會議分類

序

號會議名稱召開周期主持人參加人員

1董事長辦公會每月一次董事長指定的相關人員

項目公司中層

2項目公司例會每半月一次項目總經(jīng)理

（含）以上人員

會議提擬人確定

3經(jīng)營工作專題會臨時性會議高管層人員

參會人員

5.1.1總部各中心、各項后公司應按期召開公司要求的各類會議。

5.1.2各公司行政管理部門為本公司會議的協(xié)調(diào)部門，各項會議的舉行應提

前以書面形式通知行政管理部門，行政管理部門根據(jù)工作需要，有權

列席會議并就會議中需落實的問題進行跟蹤和反饋，同時也可根據(jù)實

際需要要求相關部門一同列席，確保會議中各項重要議題能夠得到貫

徹實施。

5.1.3總部年度工作大會按照領導專項要求，組織召開。

5.2公司會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服

從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：總部例會、臨時性行政會議、部門

例會。因處置突發(fā)性事件而緊急召開的會議不受此限制。

5.3會議準備

5.3.1公司級會議由會議所屬公司行政管理部門負責組織與通知，其他各類會

議按“誰提擬，誰通知”的原則進行，《會議通知書》（附件8.1）應

提前一個工作日以上，由會議組織部門負責通知相關單位及參會人

員。

5.3.2總部各中心組織本系統(tǒng)會議的《會議通知書》由主管副總簽發(fā)生效；

項目公司《會議通知書》由項目總經(jīng)理簽發(fā)；同時會議組織部門須于

《會議通知書》發(fā)放當日將通知原件報本公司行政管理部門備案存

檔。

5.3.3《會議通知書》（附件8.1）應說明會議召開的時間、地點、與會人

員、會議議題及要準備的會議資料等；涉及多個部門或參加人數(shù)眾多

的大型會議，組織部門還應編制詳細的會議計劃并通知相關部門。

5.3.4需視頻的應提前30分鐘準備、確保會議按期進行。

5.3.5會議的其他準備工作遵照以下規(guī)定：

5.3.5.1會議提擬部門應提前做好會前工作：準備相關會議資料（如會議議

程、議題、提案、匯報資料、計劃草案等，需要與會人員對相關議題

進行討論的會議，提擬部門應提前一個工作日將所需討論議題資料發(fā)

給各參會人員。）

5.3.5.2總部、項目公司召開會議的會務準備工作由對口的行政管理部門統(tǒng)一

協(xié)調(diào)、安排。

5.4會議組織

5.4.1會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。

5.4.2會議主持人遵守以下規(guī)定：

5.4.2.1會議主持人一般應于會議開始前，將會議的議題、議程及議程推進中

的注意事項等進行必要的說明。

5.4.2.2會議進行中，主持人應根據(jù)會議進行中的實際情況，對議程進行適

時、必要的控制，并有權限定發(fā)言時間和中止與議題無關的發(fā)言，以

確保議程的順利推進及會議效率。

5.4.2.3討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議做出結論。對需要時間

決議的事項應加以歸納和復述；對未決議事項還應加以歸納并引導會

議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。

5.4.3與會人員遵守以下規(guī)定：

5.4.3.1按時到會。

5.4.3.2會上發(fā)言應言簡意賅，緊扣會議議題。

5.4.3.3遵循會議主持人對會議議程控制的要求。

5.4.3.4屬于工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言。

5.4.3.5遵守會議紀律，與會期間應將手機關機或調(diào)到振動狀態(tài)，原則上不允

許接聽電話。

5.4.3.6做好會議記錄。

5.4.4多個部門參加的臨時性行政會議原則上由總部領導主持，總部領導另

有授權的，由被授權人主持。

5.4.5總部、項目公司例會、臨時性行政會議一般應控制在2小時以內(nèi)，根

據(jù)會議進行情況確需延時的，由主持人決定。

5.4.6會議主持人為會議考勤的核準人，考勤記錄由會議記錄人員負責。

5.5會議紀要的形成

5.5.1公司各類會議紀要必須嚴格按照總部規(guī)定的統(tǒng)一會議紀要格式要求進

行排版（詳見《公文管理制度》相關規(guī)定格式）。

5.5.2會議記錄員確定遵守以下規(guī)定：

5.5.2.1各中心/部門應常設一名兼職會議記錄員，負責本中心/部門會議及本

部門負責組織的會議記錄工作。

5.5.2.2會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，會議主持人可

根據(jù)會議議題的需要，也可向總部行政管理部門申請速錄員上會進行

會議記錄。（申請程序見《會議速記管理制度》具體規(guī)定）

5.5.2.3總部高管層主持的例會、臨時會議由其專職秘書負責會議記錄，并撰

寫會議紀要。

5.5.3下列情況，應整理會議紀要：

5.5.3.1總部、項目公司例會及各類臨時會議。

5.5.3.2需會后對會議精神貫徹落實并進行跟進的會議。

5.5.3.3會議紀要在會議結束后一個工作日內(nèi)呈報主管副總審核簽發(fā)，項目公

司召開會議的會議紀要由項目總經(jīng)理進行簽發(fā)。

5.5.3.4會議記錄員應確保會議紀要的準確性、全面性。

5.5.4總部各中心、各項目公司的會議紀要一律在下發(fā)的同時將原件報總部

行政管理部門備案存檔，并由總部行政管理部門上報集團領導閱知。

5.5.5會議紀要的備檔遵守以下規(guī)定：

5.5.5.1各項目公司會議紀要由本公司檔案管理人員統(tǒng)一歸檔備查,并按照會議

類別及會議召開時間先后進行分類排序。

5.5.5.2會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱按《檔

案管理制度》借閱相關規(guī)定執(zhí)行。

5.6會議紀律

5.6.1遲到、早退、缺席“

5.6.1.1所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間未到的，記為遲到。

5.6.1.2凡參加會議人員，如未經(jīng)會議主持人同意在會議召開結束前離開的，

視為早退。

5.6.1.3凡必須參加會議的人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未獲批準而不

參加會議的，記為缺席。

6.獎懲條例：

6.1對未按制度規(guī)定執(zhí)行的人員每次進行相應的處罰，其中扣罰分數(shù)與

《獎懲管理制度》中相應金額對應。

6.1.1無正當理由遲到、早退第一次給予相關責任人口頭警告，并按公司考

勤的遲到、早退的相關處罰標準執(zhí)行；第二次起，每次給予相關責任

人行政扣罰2分。

6.1.2缺席會議人員第一次給予相關責任人口頭警告，并按公司考勤的曠工

相關處罰標準執(zhí)行；自第二次起，每次給予相關責任人行政扣罰2

分。

6.1.3凡因通知原因造成參加會議人員遲到或缺席，給予負責會議通知的人

員行政扣罰2分/次。

6.1.4其他違反公司制度的行為，按《獎懲管理制度》中相關規(guī)定或授權領導

批示意見執(zhí)行。

7.注意事項：

無

8.附件：

8.1《會議通知書》

《會議管理制度VL1》附件8.1

**房地產(chǎn)開發(fā)有限責任公旬

會議通知書（黑體/加黑/三號/居）

會議名稱簽發(fā)時間年月日

組織單位主持人

年月日點分至

會議時間會議地點

年月日點分

參會人員（此文均為宋體/五號/靠左）

會

議

議

題

發(fā)文單位擬稿/會議記錄審核

會

議資料準備：

要

求設備準備：

參會紀律：

《會議速記管理制度V1.O

1.目的:

為建立總部及所屬各項目公司會議速記管理流程規(guī)范化、制度

化，使速記工作充分發(fā)揮其作用，提高會議工作效率而制定。

2.范圍：

2.1適用范圍：總部及所屬各項目公司

2.2發(fā)布范圍：總部及所屬各項目公司

3.名詞解釋：

3.1速記：即對會議進行現(xiàn)場記錄，形成會議原始資料，以便所需部門及

人員進行摘錄。

4.職責：

4.1總部行政管理部門負責本制度的制定修改及解釋并督導各項目公司執(zhí)

行。

4.2各項目公司行政管理部門負責本制度的落實執(zhí)行，項目公司具有對本

制度修改的建議權。

4.3速記員負責指定性的日常性高管層領導會議及公司級別專題會議的速

記工作。

5.作業(yè)內(nèi)容：

5.1審批手續(xù)

5.1.1召開的日常性總部高管層領導會議，如需速記應由會議組織部門提前

半天通知速記員，并就議題、時間、地點，進行明確，速記員即進入

會議準備階段。

5.1.2召開的公司級別專題會議，如需速記組織部門應提前一個工作日填寫

《速記上會申請表》（附件8.1）由申請部門主管授權領導簽字，報

總部授權領導批準后，速記員進入會議準備階段。

5.2速記準備工作

5.2.1速記員事先應了解會議的議題及議程；提前十分鐘進入會議現(xiàn)場，安

裝連接速錄設備并調(diào)試。

5.3速記資料整理要求

5.3.1在原始記錄基礎上增補遺漏、糾正錯誤、核實決議，糾正語法錯誤，

合理劃定段落。

5.4速記資料移交手續(xù)及權限

5.4.1原則上會議完畢后，一個工作日內(nèi)速記員對會議記錄進行校對整理后

經(jīng)該會議主持人審核簽字后辦理電子版記錄移交手續(xù)。

5.4.2速記資料移交手續(xù)，即速記員與參與會議部門秘書進行移交，并填寫

《會議速記資料移交表》（附件8.2）,經(jīng)雙方碓認后，即完成此次

移交。

5.4.3速記資料移交權限，即速記員只對本次會議組織部門主持人或參與會

議部門秘書進行移交。

5.5速記資料保管

5.5.1速記資料要根據(jù)不同職能部門進行電子版的分類保管。

5.5.2保管的速記資料要做到不丟失，不損壞，保持速記資料完整性。

5.6速記檔案移交

5.6.1建議移交電子版，按照《檔案管理制度》備案移交相關規(guī)定進行。

5.7速記資料借閱

5.7.1借閱會議速記資料時必須遵守《檔案管理制度》借閱的相關規(guī)定。

6.獎懲條例：

6.1對未按制度規(guī)定執(zhí)行的人員每次進行相應的處罰，其中扣罰分數(shù)與

《獎懲管理制度》中相應金額對應。

6.1.1會議組織部門未按規(guī)定提前告知速記員會議議題及議程的，造成不必要

工作影響的，給予相關責任人口頭警告，并予以行政扣罰2分。

6.1.2私自泄露會議內(nèi)容造成不良影響，但未給公司造成經(jīng)濟損失的，給予相

關責任人口頭警告，并予以行政扣罰2分；給公司造成經(jīng)濟損失的，

予以相關責任人行政扣罰5分，并根據(jù)其造成損失的程度，加大處罰

力度。

6.1.3其他違反公司制度的行為，按《獎懲管理制度》中相關規(guī)定或授權領

導批示意見執(zhí)行。

7.注意事項：

7.1會議組織部門應嚴格按照會議速記管理制度申報會議相關手續(xù)。

7.2速記資料僅作為支持性資料，不作為執(zhí)行性文件資料；相關會議精神

及工作安排以下發(fā)文件為準。

8.附件：

8.1《速記上會申請表》

8.2《會議速記資料移交表》

《會議速記管理制度VI.O附件8.1

速記上會申請表

會議名稱申請部門

會議文號**房（X紀）字［XXXX］第XXX號

申

請

速（此文均為宋體/五號/靠左，開頭空兩格）

記

原

由

申請部門

授權領導簽字

簽字

備注：

1.請附公司授權領導簽發(fā)的會議通知。

《會議速記管理制度VI.O附件&2

會議速記資料移交表

會議名稱

會議文號**房（X紀）字［XXXX］第XXX號主持人

年月日點分至

會議時間會議地點

年月日點分

參會人員

會議議題：

（此文均為宋體/五號/靠左，開頭空兩格）

會議內(nèi)容：共X頁

速記員簽字移交人簽字

移交時間審核

會議速記資料移交表

會議名稱

會議文號**房（X紀）字［XXXX］第XXX號主持人

年月日點分至

會議時間會議地點

年月日點分

參會人員

會議議題：

（此文均為宋體/五號/靠左，開頭空兩格）

會議內(nèi)容：共X頁

速記員簽字移交人簽字

移交時間審核

《行政類檔案管理制度V1.O

1.目的：

為使總部及所屬各項目公司的文件資料能夠得到科學及時的分類

2.范翻1檔整理，并有效傳遞使用，提高檔案管理的質(zhì)量與效率而制定。

2.1適用范圍：總部及所屬各項目公司

2.2發(fā)布范圍：總部及所屬各項目公司

3.名詞解釋：

3.1檔案是指公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營活動、工程建設、科學技術、營

銷策劃、行政管理、文化等活動中形成的對公司有保存價值的各種文

字、圖表、圖紙、聲像、電子文檔等歷史記錄。

3.2歸檔文件是指歸檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的、應作為檔

案保存的各種文件材網(wǎng)。

3.3件是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為

一件，征文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為

一件，報表、名冊、圖冊等一冊為一件，來文與復文可為一件。

4.職責：

4.1總部行政管理部門負責本制度的制定修改及解釋，并督導各項目公司執(zhí)

行。

4.2各項目公司行政管理部門負責本制度的具體落實執(zhí)行，項目公司具有對

本制度進行修改的建議權。

4.3總部行政管理部門檔案管理人員：

4.3.1對各級單位行政公文類檔案形成、積累和整理歸檔工作實行業(yè)務指導、

監(jiān)督和檢查。

4.3.2組織開展檔案的定期移交，并進行檢查、核實、驗收工作。

4.3.3組織開展檔案的鑒定和統(tǒng)計工作。

4.3.4指導開展檔案的使用工作，資料共享的協(xié)調(diào)工作。

4.3.5負責總部檔案的整理、歸檔、保管和使用工作。

4.3.6負責編制、完善檔案管理制度。

4.3.7負責總部檔案室的組織建設工作。

4.4各項目公司檔案管理人員及各中心兼職文檔員：

4.4.1負責本公司形成的資科檔案的收集、初步鑒定和整理歸檔工作。

4.4.2在指定時間內(nèi)按移交要求完成檔案移交工作。

4.4.3負責本中心/部門人員的檔案借閱使用工作及與其他各中心/部門的資料

共享的協(xié)調(diào)工作。

5.作業(yè)內(nèi)容：

5.1總部及項目公司檔案的歸檔范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營活動及項目

運作過程中形成的具有保存價值的文件材料。

包括：文書檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案，具體分類見本制

度附件8.1、8.2、8.3、8.4的相關規(guī)定。

5.2總部各中心、項目公司的檔案管理人員應根據(jù)規(guī)定的歸檔范圍及時鑒

別和收集本中心、公司的相關資料，并確保文件的質(zhì)量。

5.2.1質(zhì)量要求：

5.2.1.1紙制類檔案應確保歸檔文件的清晰、齊全和完整，有領導簽字的原稿

移交要保管好。對于已破損的文件應及時予以修整，字跡模糊或易退

變的文件應予以復制。

5.2.1.2聲像檔案應確保聲像制品聲像清晰、完整無損，照片及底片無斑點、

劃傷、折痕及模糊不清等現(xiàn)象；同時要保證聲像制品為原版（照片不

分版）。

5.2.1.3電子檔案應制作相應的紙質(zhì)拷貝件，做好電子文檔的備份，確保文件

無病毒。

5.2.2檔案收集規(guī)則：

對于總部各中心/部門及項目公司下屬各部門的兼職文檔員及資料員

在收集資料時應注意：

5.2.2.1嚴格登記。對來往的行文、會議文件等均逐件登記，做到有據(jù)可查。

不僅要對通過正常渠道傳送的文件逐件登記，而且要對外出開會的相

關人員帶回本單位的文件資料也要進行登記，避免出現(xiàn)漏洞。

5.2.2.2及時收集“對于辦理完畢、屬于歸檔范圍內(nèi)的檔案資料應定期進行收

集并歸檔。電子文檔應隨辦隨歸，即辦理完畢便進行收集歸檔。避免

因機構變化、人事變動、工作調(diào)整等原因而造成文件散失。

文件資料如有更改、變化，應注意收集文件在變化的過程中所產(chǎn)生的

過程文件資料。

5.2.2.3嚴格檢查。對于收集起來的各類檔案資料，應逐件針對以下方面進行

檢查：此份文件應為已處理完畢的生效文件；這些文件材料是否是原

件，如是原件，應注意下列文件資料是否齊全完整：每份文件的正

本、重要的草稿、附件及在辦理此份文件的過程中所產(chǎn)生的文件資料

等。如不是原件，應注明無原件的原因及原件存放地。

5.3檔案整理規(guī)則：

檔案整理工作的要求包括將收集到的文件資料，按照其規(guī)定和類別進

行裝訂、分類、排列、編號、編目和裝盒工作。

5.3.1裝訂：

5.3.1.1歸檔文書類文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，副本在后；正文在

前，附件在后；原件在前，復印件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在

后；來文與復文為一件時，復文在前，來文在后。

5.3.1.2裝訂之前，須去掉卷內(nèi)文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，

對破損的文件進行裱糊；裝訂應結實整齊，不壓字，不掉頁，不倒

頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。

5.3.1.3對于不經(jīng)常使用的公文類檔案資料可進行整卷裝訂，采用三孔一線的

方法裝訂，結頭放在文件的底部、卷皮之內(nèi)。

5.3.1.4不宜裝訂或經(jīng)常使用的資料則裝入卷袋或卷盒內(nèi)保存，便于查閱。

5.3.1.5對于特殊類別的資料，如設計圖紙等，總部各中心、項目公司可根據(jù)

自身需要，進行裝訂。

5.3.2分類：

5.3.2.1對于總部行政管理部門的歸檔文件，可以按三級進行分類：

5.3.2.1.1以中心/部門及項目公司名稱為關鍵詞進行一級分類。

5.3.2.1.2根據(jù)檔案的不同進行二級分類，可分為：文書檔案，聲像檔案，電

子檔案，實物檔案。

5.3.2.1.3據(jù)檔案具體內(nèi)容進行三級分類°如，法律資質(zhì)類、管理制度類、會

議紀要類、公文類等。

5.3.2.2公文類文件在執(zhí)行過程中，按《公文管理制度》的分類及編號方法進

行詳細的分類和編號。

5.3.2.3各部門不具備本制度附件8.1、8.2、8.3、8.4中所列的檔案項目，可

根據(jù)各部門實際情況分類存檔所產(chǎn)生的文件資料。

5.3.3排列：

歸檔文件應在分類方案的最低一級目錄內(nèi)，按文件編號及時間順序依

次排列。

5.3.4編號：

5.3.4.1總部各中心及項目公司所有文件的歸檔編號應按如下方案進行：

5.3.4.1.1文書檔案、電子檔案

案卷目錄號編寫規(guī)則：

法律資質(zhì)類一一001

管理制度類一一002

會議紀要類一一003

上報類公文---004

內(nèi)部公文類一一005

通知聯(lián)絡單---006

其他類公文一一007

5.3.4.1.2聲像檔案

照片檔案按產(chǎn)生時間、尺寸、制作材料等分類，并組成保管單位

（卷）。

照片及底片可一并組卷保管，每張照片編一個照片號，并在照片

背面注明編號；每組照片都必須填寫照片檔案說明，包括：照片

的事由、攝影時間、地點、人物、背景等。

錄音帶、錄像帶以每一盤為一個保管單位。錄音帶要在盒外貼上

標簽注明題名、講話人姓名、職務、錄音人錄制時間、長度（時

間）、保管期限等標識；錄像帶要在盒上注明題名、攝制單位、

攝制日期、規(guī)格、制式、語種、長度（時間）、保管期限等標

識。

5.3.4.1.3實物檔案

每一個實物檔案可作為一個保管單位，制作實物檔案標簽，注明

實物檔案名稱、相關責任人、保管事由，保管時間及期限。

5.3.5編目：

5.3.5.1卷內(nèi)文件目錄：將每一案卷內(nèi)的歸檔文件逐件登記編目，來文與復文

為一件時，只對復文進行編目。

5.3.5.2歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型。

5.3.6裝盒：

5.3.6.1將歸檔文書類檔案文件按頁號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、

盒脊及備考表項目。檔案盒應采用標準的外形尺寸C

5.3.6.2備考表

用于說明盒內(nèi)文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等

5.4檔案的保管和保護：

5.4.1檔案的移交、日常調(diào)閱、銷毀等應嚴格登記，明碓資料在流動過程中

的保管和保護責任人。

5.4.2對于重要的文件資料，應設置復印件或電腦備份，作為借閱和備用。

對于聲像檔案應設專柜保存并定期檢查聲像檔案，對長期和永久保存

的影片、錄像片、錄音帶等聲像制品，每半年或一年倒帶（片）一

次，如有問題，應及時翻錄；對多次使用已污損的聲像制品，應及時

采取措施，進行修補、復制。

5.4.3對電子檔案要及時做好備份，防止因電腦問題而造成的文件丟失；定

期對電子文檔進行檢查殺毒并確保電子文件格式有效，發(fā)現(xiàn)問題及時

采取恢復措施，保證所存電子文檔的安全有效。電腦運行環(huán)境更新時

應確認原載體與新沒備的兼容性。如不兼容，應法行電子檔案載體轉(zhuǎn)

換工作，原載體保留至少不低于3年。

5.4.4檔案柜應滿足防水、防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防光、防塵

的要求。

5.4.5聲像檔案柜還要滿足防磁、防紫外線的要求，并保證室內(nèi)溫度為

13℃—20℃,相對濕度為35%—60%。

5.5檔案的移交：

5.5.1移交規(guī)則：

在所有檔案移交前，總部各中心/部門、項目公司的檔案管理人員

應仔細檢查準備移交的資料是否齊全完整，是否符合文件質(zhì)量要

求。

5.5.1.1文書檔案的移交

5.5.1.1.1總部各中心/部門、項目公司的會議紀要類（含電子版）檔案原件報

總部行政管理部門存檔備案后無需單獨進行移交，由總部行政管理

部門相關責任人每月定期進行移交工作。

5.5.1.1.2需進入總部進行流轉(zhuǎn)的公文，完成流轉(zhuǎn)程序后，由總部行政管理部

門公文檔案主管自動留存原件，詳見《公文管理制度》5.8相關規(guī)

定。

5.5.1.1.3總部各中心/部門以本中心/部門名義，對各項目公司及外單位發(fā)放

的文件，經(jīng)管理中心蓋章后方可生效，并自動留存一份原件歸檔。

5.5.1.1.4項目公司以公司名義對內(nèi)發(fā)文以及外部收文，由項目公司檔案管理

人員于每月最后一日前向總部行政管理部門進行移交；項目公司對

外發(fā)文，蓋章生效后，總部管理中心自動留存一份原件歸檔。

5.5.1.2電子檔案的移交：

5.5.1.2.1由于各類原因無法形成紙質(zhì)檔案的情況下，總部各中心/部門、項目

公司可以以電子版的形式進行檔案的移交。

5.5.1.2.2總部各中心/部門、項目公司涉及到文字量大、內(nèi)容重要的文書類檔

案除移交紙質(zhì)檔案外，必須進行電子版的移交。

5.5.1.2.3總部各中心/部門、項目公司所移交的電子檔案需在本中心/部門、

本公司進行備份存檔。

5.5.1.3聲像檔案的移交：

由聲像檔案的形成單位的檔案管理人員負責聲像檔案的形成、積累和

整理工作，在其全部或階段形成以后，按季度向總部行政管理部門進

行移交，不得私自留存。未按時移交的，視具體情節(jié)予以相應的行政

處罰。

5.5.1.4實物檔案的移交：

實物檔案形成單位需在檔案形成后的一周內(nèi)，向總部行政管理部門進

行實物檔案移交。

5.5.1.5對于下列各項重要資料，各級責任單位應在取得后的十工作日內(nèi)完成

移交工作，如不能按期移交需向總部行政管理部門書面說明情況，并

確定延遲移交日期；外埠項目公司根據(jù)實際情況按季度進行移交。

重要資料包括：

公司法律資質(zhì)類文件：營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、公司章程、審計

報

告、驗資報告、稅務登記證、房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)備案表、企業(yè)代碼、企

業(yè)

暫定資質(zhì)證書等。

5.5.2移交要求：

5.5.2.1移交的資料均應為原件。

若總部各中心/部門、項目公司業(yè)務工作須使用原件資料，應事先與

總

部行政管理部門進行原件移交，再辦理借出手續(xù)。

5.5.2.2移交的資料應為已辦理完畢的、己生效的、且有保存價值和意義的文

件資料。

5.5.2.3資料應按類別、文號、時間順序進行整理，整理完畢后方可移交，整

盒移交的資料應包括卷內(nèi)文件目錄。

5.5.2.4移交時移交人應仔細填寫《檔案移交收進登記表》（附件8.5）,應

確保填寫內(nèi)容的完整、準確、清晰，并上報主管領導審核，主管領導

確認無資料缺少、遺漏等情況出現(xiàn)簽字確認，即可進行下一步正式移

交工作。

5.5.2.5正式進行檔案移交時，總部檔案管理人員對移交資料進行檢查核實，

并認真核對檔案移交收進登記表，雙方確認無誤后簽字，最后將移交

目錄及資料上報總部行政管理部門主管領導確認簽字后，移交工作完

成。移交雙方各留一份《檔案移交收進登記表》（附件8.5）,以備

查考。

5.5.2.6移交資料前，各級單位應將重要資料進行備份存檔，以方便部門內(nèi)部

的資料借閱使用。

5.5.3移交時限：

5.5.3.1總部各中心/部門與總部行政管理部門需每月定期進行一次內(nèi)部公文檔

案的移交工作，移交時間為次月1日至5日（遇節(jié)假日順延）；北京

地區(qū)項目公司每半年與總部行政管理部門進行一次內(nèi)部公文檔案的移

交工作，移交時間為7月1日至5日、次年1月1日至5日（遇節(jié)假

日順延）；外埠項目公司每年移交一次，移交時間為次年1月1至10

日（遇節(jié)假日順延）。

5.6檔案的使用：

5.6.1公司工作人員及外單位人員借閱總部檔案文件的規(guī)定：

5.6.1.1公司工作人員因工作需要到總部檔案室借閱本部門檔案、資料，需辦

理借閱手續(xù)。

5.6.1.1.1借閱III級檔案文件只需在《檔案借閱查詢登記表》（附件8.8）登記即

可；

借閱特級、I級、II級的檔案文件需填寫《檔案借閱審批表》（附件

8.6）,上報本單位第一負責人審核，按授權報總部主管領導審批

后，方可借閱。

5.6.1.1.2聲像檔案保存版一般不借用。如有特殊需要，需經(jīng)總部主管領導審

批方可借用。

5.6.1.2借閱人如需到總部行政管理部門調(diào)閱其他部門的檔案時，也需填寫

《檔案借閱審批表》（附件8.6）,不同級別的檔案審批簽字程序同

5.6.1.1條款的規(guī)定。

5.6.1.3外單位人員借閱本公司檔案，須持單位介紹信（要有印章、領導簽名

及聯(lián)系方式），經(jīng)授權領導審批后方可借閱，不同級別的檔案審批簽

字程序同5.6.1.1.1條款的規(guī)定。

5.6.1.4檔案只能在公司范圍內(nèi)查閱，不得帶出公司。

5.6.1.5檔案借閱人應對檔案的保密、安全和完整負責，其直屬主管領導負有

監(jiān)督責任，保證檔案文件在借閱期間的完整無缺，不得發(fā)生檔案的丟

失、遺漏、抽拆、破損、涂改、污損現(xiàn)象。

5.6.1.6檔案借閱人無權將所借檔案轉(zhuǎn)借他人。

5.6.1.7借閱機密檔案時，借閱人須保證檔案的機密性，合理利用，不得自行

復制，不得向第三方泄露信息。

5.6.1.8電子檔案僅限借閱光盤版，借閱人無權復制、修改,

5.6.1.9借閱人需要復制檔窠時，應提出申請，檔案人員按規(guī)定予以復制。復

制件用后應及時歸還，不得轉(zhuǎn)讓、交換或買賣。

5.6.1.10借閱的檔案必須及時歸還：

5.6.1.10.1特級、I級檔案借閱期限不得超過一個月，其他級別檔案不得超過

三個月。如需再借，應在借閱期滿一周內(nèi)辦理續(xù)借手續(xù)。

5.6.1.10.2檔案管理人員應在借閱期滿前兩個工作日向借閱人下達《閱檔催還

通知書》（附件8.7）,借閱人應在三個工作日內(nèi)給予回復意見。

5.6.2總部檔案管理人員使用各項目公司及各中心的文件資料的規(guī)定：可復

制一份文件資料，填寫《檔案移交收進登記表》（附件8.5）,并將

復制件暫時保存在總部行政管理部門，待原件移交時，再用原件代替

復制件。

5.6.3同級不同部門之間文件資料的借閱規(guī)定：

可填寫《工作聯(lián)絡單》，經(jīng)相應領導審批后方可借閱。

5.7檔案的鑒定：

5.7.1在移交資料時，進行詳細檢查，對文件資料進行初步鑒定，同時剔除

未經(jīng)領導審批的無效文件。

5.7.2根據(jù)檔案文件內(nèi)容的機密等級程度，確定每份歸檔文件的保管期限。

5.7.3保管期限分類

永久（縮寫Y）

長期16-50年（縮寫C）分為兩種：16年（縮寫為C16）,50年

（縮寫為C50）

短期1-15年（縮寫D）分為兩種：5年（縮寫為D5）,15年

（縮寫為D10）

5.7.4總部各中心/部門、項目公司檔案管理人員應在每年的1月末完成對上

一年度內(nèi)登記存庫檔案的統(tǒng)計和分析研究工作，并將其統(tǒng)計分析結果

匯報至總部行政管理部門，總部行政管理部門的公文檔案主管負責檢

查、核實、匯總，并將匯總結果呈報主管領導。

5.8總部各中心/部門、項目公司檔案室應每五年進行一次檔案價值鑒定°

對于保管期滿的檔案，應重新審查這些檔案是否確實喪失了保存價

值，并將審核結果上報各級領導審批。

5.9檔案的處置

5.9.1檔案管理人員對檔案進行鑒定后提出對部分檔案的處置措施，經(jīng)授權

領導審核簽字后，方可對檔案進行處置。

5.9.1.1如檔案尚存一定保存價值，應需重新確定新的保管期限，繼續(xù)保存。

5.9.1.2如檔案已喪失保存價值的則應予以銷毀。

5.9.2銷毀

5.9.2.1經(jīng)檔案管理人員鑒定銷毀的檔案須編制檔案銷毀清冊（模板見附件

8.13),交部門經(jīng)理進行審核，確認無誤后報總部主管領導審批，簽

字確認后方可銷毀。

5.9.2.2銷毀檔案的方法：

對于己批準銷毀的檔案，可通過焚毀或采用碎紙機的方式進行銷

毀，不得賣給廢品站或留做它用。

檔案的銷毀必須由兩名以上檔案管理人員共同進行，銷毀人、監(jiān)毀

人要明確分工。

5.10檔案管理人員考核辦法：

5.10.1總部行政管理部門每半年對各中心/部門、項目公司的檔案管理情況進

行檢查并對其檔案管理人員在資料移交、分類歸檔、檔案管理等方面

進行評比，檢查結果呈報主管領導。

項目考核對象內(nèi)容指標備注

1、編制檔案管理制度編制符合檔案管理基本要求及滿足

檔案制度建立、總部檔案管

2、檔案管理制度試行公司特殊要求的檔案管理制度，并

完善理人員

3、完善檔案管理制度不斷完善

1、收集準確、及時、完整，管理

能統(tǒng)一、有效、合理

2、移交工作能及時完成，且提供

1、檔案的收集及管理資料完整、清晰，無資料缺少

總部檔案管2、檔案資料的移交工作遺漏現(xiàn)象

理人員及各3、檔案的保管3、嚴格按照檔案的重要及機密程

檔案日常管理

中心/部門檔4、檔案的借閱利用度實行保管，保證檔案的安全

案管理人員5、檔案的統(tǒng)計4、檔案的借閱和共享利用能及

6、檔案的鑒定和處置時、有效

5、統(tǒng)計準確及時

6、有效保管有利用價值及參考價

值的檔案

1、符合公司的檔案室特點及檔案

1、建立檔案室的利用規(guī)則的管理要求

總部檔案管

檔案室建設2、存放和保管檔案2、檔案存放統(tǒng)一有序，保證檔案

理人員

3、檔案室的日常管理的安全

3、管理合理有效，便于利用

及時準確傳達信息，統(tǒng)一合理地管

1、項目公司檔案管理人員

對口管理和指導理檔案，管對本檔案管理辦法的對

總部檔案管2、各中心/部門文檔員

理人員口指導及培訓

檔案管理工作流程圖

收集資料

各

級

責

任

單

位存入數(shù)據(jù)庫

裝盒

移交資料及目錄

審核、驗收

檔

分類歸檔

案

管

理

部編文件-號、案卷號

門

編目

存入數(shù)據(jù)庫

裝盒

借閱和利用

向上級移交或銷毀

處置

繼續(xù)保管

6.獎懲條例：

6.1對未按制度規(guī)定執(zhí)行的人員每次進行相應的處罰，其中扣罰分數(shù)與

《獎懲管理制度》中相應金額對應。

6.1.1形成單位的檔案管理人員未按時向總部移交檔案資料的，給予相關責

任人行政扣罰2分。

6.1.2借閱人員在接到《閱檔催還通知書》（附件8.7）后，逾期不予回復

且未歸還檔案者，給予相關責任人行政扣罰2分。

6.1.3借閱檔案者因保管不善造成檔案破損、污損等現(xiàn)象，但不影響檔案正

常使用的，給予相關責任人行政扣罰2分；因保管不善造成檔案抽

拆、遺漏頁數(shù)、損壞等現(xiàn)象的，給予相關責任人行政扣罰5分；發(fā)生

丟失行為的，其相關責任人及其直屬主管領導連帶給予相關責任人行

政扣罰10分，并根據(jù)其造成損失的程度，加大處置力度。

6.1.4私自留存聲像檔案，未給公司造成損失的，給予相關責任人行政扣罰

5分；給公司造成損失的，給予相關責

任人行政扣罰10分，并根據(jù)其造成損失的程度，加大處罰力度。

6.1.5借閱人員私自將所借檔案轉(zhuǎn)借他人或向第三方泄露信息的，未給公司造

成損失的，給予相關責任人行政扣罰5分；其行為導致后果嚴重并造

成經(jīng)濟損失的，其相關責任人及其直屬主管領導連帶給予行政扣罰10

分，并根據(jù)其造成損失的程度，加大處罰力度。

6.1.6對于能及時完成下表中檔案管理指標的檔案管理人員，在評比中獲得

前三名者，予以公司內(nèi)部通報表揚，年度評比第一名可申報公司優(yōu)秀

員工評比，且予以記二分獎勵。

6.1.7在資料移交過程中，對于未能在制度要求時限內(nèi)完成移交工作或完成

情況不符合要求，且無特殊原因而逾期一周仍未完成的人員，第一次

口頭警告，第二次書面警告，第三次予以通報其主管領導，超過三次

起，予以扣二分的行政處罰，扣減相應薪金。年度累計超過記六分

者，酌情考慮調(diào)整其工作崗位。

6.1.8其他違反公司制度的行為，按《獎懲管理制度》中相關規(guī)定或授權領

導批示意見執(zhí)行。

7.注意事項：

無

8.附件：

8.1文書檔案分類

8.2聲像檔案分類

8.3電子檔案分類

8.4實物檔案分類

8.5《檔案移交收進登記表》

8.6《檔案借閱審批表》

8.7《閱檔催還通知書》

8.8《檔案借閱查詢登記表》

8.9《卷內(nèi)文件目錄表》

8.10《案卷目錄表》

8.11《卷末備考表》

8.12《閱檔催還通知書存根》

8.13《檔案銷毀清冊》

《行政類檔案管理制度VI.1》附件8.1

文書檔案分類

序

重要及月密級別保管期限保管單位

號資料名稱Q

特級I級II級HI級

公文：密級程度為機密V永總部

1公文：密級程度為機要V長總部

公文：密級程度為普通V短總部

2會議紀要（紀要）V短總部

合同類（合同）：其中涉及金額

V永總部

超過一千萬的重要合同

3

其余合同V長總部

4人事類（人事）V長總部

5組織機構（組織）V永總部

6管理制度（制度）V永總部

法律、資質(zhì)文件（法資）：含營

業(yè)執(zhí)照、審計報告、企業(yè)代碼、V永總部

7銀行稅務登記等文件

公司章程等其余法律、資質(zhì)類文

V永總部

件（法資）

8業(yè)務類專業(yè)資料（專業(yè)）V長各中心/項目公司

9媒體報道（剪報）V長總部

10參考資料（參考）V短各中心/項目公司

11圖書、期刊、雜志（圖書）V短各中心/項目公司

12廣告宣傳資料（宣傳）V長各中心/項目公司

13退件V短各中心/項目公司

14其他類綜合文件資料（綜合）4短各中心/項目公司

《行政類檔案管理制度VI.O附件8.2

聲像檔案分類

重要級別

序號資料名稱保管期限保管單位

I級II級III級

反映公司重大活動、重大歷史面貌

1V永總部

的聲像材料

各級領導人和著名人物參與本單位

2V永總部

重要公務活動形成的聲像材料

公司組織或參加的重要外事活動聲

3V永總部

像材料

4公司級別各種重要會議的聲像材料V永總部

記錄公司的重大事件、重大事故的

5V永總部

聲像材料

反映公司的重點工程項目、重大工

6V永總部

作成果的聲像材料

7反映公司工程項目進度的聲像材料V永總部

公司先進人物及其典型活動的聲像

8V永總部

材料

10公司歷屆領導成員的照片V永總部

11榮獲各種榮譽性實物的照片V永總部

公司攝制的反映工作活動的專題錄

12V長總部

像，照片等

《行政類檔案管理制度VI.O附件8.3

電子檔案分類

重要級別

序號資料名稱保管期限保管單位

I級n級in級

1項目規(guī)劃設計資料J永總部

2項目營銷策劃資料J永總部

3項目效果圖V永總部

4項目地形圖V永總部

5公司宣傳資料