公司電子文件管理制度

公司電子文件管理制度公司電子文件管理制度「篇一」1.目的：為適應(yīng)當(dāng)前信息系統(tǒng)管理需要，充分節(jié)約紙張辦公，公司文件采用山西四建網(wǎng)站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的使用。2.適用范圍：適用于公司、分公司、項目部文件管理過程。3.職責(zé)3.1董事長負責(zé)批準(zhǔn)企業(yè)綜合管理手冊。3.2總經(jīng)理負責(zé)批準(zhǔn)各系統(tǒng)管理分手冊。3.3公司各分管領(lǐng)導(dǎo)對本系統(tǒng)文件進行審批，管理者代表負責(zé)審核各管理手冊中質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)內(nèi)容。3.4公司辦公室負責(zé)對公司紅頭文件和上級來文的管理，負責(zé)對集團公司及各單位文件的收發(fā)統(tǒng)一控制管理。3.5企業(yè)管理部負責(zé)組織企業(yè)管理手冊的編寫，組織文件接口討論，負責(zé)其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性文件的適用性，負責(zé)山西四建網(wǎng)站及飛信平臺上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。3.6公司各職能部門負責(zé)編制和修訂本系統(tǒng)的管理手冊、負責(zé)本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業(yè)指導(dǎo)書、目標(biāo)指標(biāo)等管理性文件的會簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實施與管理。3.7各職能部門識別出適用的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求，盡量在網(wǎng)絡(luò)中查找，并下載，由企業(yè)管理部上傳到山西四建網(wǎng)站，資源共享。質(zhì)量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術(shù)管理部每年發(fā)布一次與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術(shù)相關(guān)的適用法律法規(guī)及其他要求清單。3.8公司職能部門、分公司、項目部設(shè)專兼職文件管理員對文件進行接收、發(fā)放等管理；3.9分公司辦公室負責(zé)收集各項目部郵箱地址，并及時將文件傳遞到文件的使用場所。公司電子文件管理制度「篇二」第一章總則第一條為了規(guī)范養(yǎng)護中心技術(shù)資料管理，依據(jù)《公路養(yǎng)護技術(shù)》、《養(yǎng)護綱要》等資料，結(jié)合養(yǎng)護中心實際，特制定本辦法。第二條本辦法適用于養(yǎng)護中心所有技術(shù)資料的管理，包括文書、聲像、科技、電子資料。第三條養(yǎng)護中心技術(shù)資料管理本著高起點、高標(biāo)準(zhǔn)的要求，力求管理規(guī)范、歸類準(zhǔn)確、保存完整。第二章資料分類第四條養(yǎng)護中心技術(shù)資料分為以下幾類：1、工程管理類：⑴專項工程資料；⑵養(yǎng)護工程月報：①施工單位上報；②報高路集團；⑶年度計劃；⑷季度計劃；⑸養(yǎng)護工程臺帳；⑹來往函件；⑺養(yǎng)護計劃總結(jié)資料；⑻招標(biāo)文件；⑼合同文件。2、巡查檢查類：⑴安全巡查簡報；⑵質(zhì)量檢查簡報；⑶文明施工檢查結(jié)果。3、養(yǎng)護評定報告類：養(yǎng)護質(zhì)量評定報告。4、計算機管理類：⑴路面管理系統(tǒng)路面分析報告；⑵橋梁管理系統(tǒng)報告；⑶電子文檔(所有存檔文件的電子備份)。5、技術(shù)類：⑴橋梁類；⑵路面類；⑶路基類；⑷綠化類；⑸交安類。6、科研開發(fā)類。7、四新技術(shù)類：⑴新材料；⑵新工藝；⑶新設(shè)備；⑷新方法。第三章管理方法第五條養(yǎng)護中心建立專門的工程技術(shù)檔案室存放各種技術(shù)資料(文書、聲像、科技、電子)，同時統(tǒng)一購置檔案柜、檔案盒、錄音筆、刻錄機、光盤等。第六條內(nèi)業(yè)管理員應(yīng)認真負責(zé)，及時記錄、收集有關(guān)資料，定期整理，分類歸檔，對于日常管理類資料可按需匯編成冊，對于規(guī)模較大的工程資料應(yīng)裝訂成冊；對于計算機管理的重要資料，應(yīng)定期用軟盤或光盤備份，以保證各項資料的準(zhǔn)確、完整、有序。第七條文書版的資料要求保存其相應(yīng)的電子版，聲像資料要求保留相應(yīng)的光盤。第八條保密資料要專門放置在專門檔案柜中嚴格進行管理。第四章資料報送及收集方法第九條各施工單位按照《養(yǎng)護中心公文處理辦法》定期向養(yǎng)護中心報送施工資料，養(yǎng)護中心各相關(guān)負責(zé)人將其整理后送至養(yǎng)護中心工程技術(shù)檔案室存檔。第十條所有函件必須統(tǒng)一到養(yǎng)護中心內(nèi)業(yè)管理員處進行統(tǒng)一編號。第十一條工程辦公室負責(zé)每月施工單位例會會議內(nèi)容的記錄整理。第五章附則第十二條本辦法由養(yǎng)護中心技術(shù)辦公室負責(zé)解釋。第十三條本辦法自發(fā)文之日起試行。公司電子文件管理制度「篇三」一、總則及范圍為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預(yù)算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)適用于技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預(yù)算單、決算單的管理。二、管理業(yè)務(wù)與分工1.技術(shù)部負責(zé)人。負責(zé)本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項的確定。2.技術(shù)員。負責(zé)總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進行技術(shù)文件的管理工作。三、管理內(nèi)容與要求1.技術(shù)文件的種類（1）技術(shù)類文件由技術(shù)部負責(zé)的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書。（2）管理類文件由技術(shù)部負責(zé)的項目的合同；項目資料；項目預(yù)算單、決算單等。2.文件登記（1）技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺賬》，掌握技術(shù)部全__文件的情況。其臺賬應(yīng)包括：編號、名稱、數(shù)量、文件編制時間。（2）文件接收后，技術(shù)員應(yīng)及時對文件進行分類編號并作記錄。3.文件的歸檔及保管技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類型進行保管。4.文件的借用（1）文件的借閱應(yīng)開具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。5.文件的修改與審批（1）當(dāng)某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時，由技術(shù)部該專業(yè)的工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負責(zé)人）分析確定是否需要修改。（2）技術(shù)文件確定修改后，由技術(shù)部該專業(yè)工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負責(zé)人）填寫《設(shè)計更改單》。《設(shè)計更改單》應(yīng)包括下列內(nèi)容：（a）技術(shù)文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；（b）更改理由；（c）會審意見、會審簽名；（d）設(shè)計、工藝負責(zé)人簽名；（e）修改內(nèi)容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現(xiàn)）。（3）技術(shù)文件的xx與批準(zhǔn)一般性的內(nèi)容更改只須將填好的《設(shè)計更改單》交技術(shù)部負責(zé)人進行xx和簽字批準(zhǔn)即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定，會議通過審定后，由技術(shù)部負責(zé)人簽字后交公司批準(zhǔn)。（4）技術(shù)員接到《設(shè)計更改單》后，應(yīng)立即著手工作，更改時，必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性（圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外，應(yīng)同時將舊圖紙收回并登記）。（5）技術(shù)文件的管理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔（在登記時應(yīng)作出標(biāo)記）。公司電子文件管理制度「篇四」1.目的為進一步規(guī)范公司安全文件、檔案管理工作，有效地保障安全生產(chǎn)管理工作的順利進行。根據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》、《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，制定本制度。2.適用范圍適用于本公司安全文件、檔案管理本制度所稱安全文件、檔案是指在安全生產(chǎn)管理活動中直接形成的，對國家、社會及企業(yè)安全生產(chǎn)具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。3.管理體制與職責(zé)3.1公司的安全生產(chǎn)直接責(zé)任人負責(zé)安全生產(chǎn)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，指定一位檔案管理員，負責(zé)檔案日常管理工作。3.2安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)具有安全生產(chǎn)及檔案專業(yè)知識，集中統(tǒng)一管理本公司安全生產(chǎn)檔案，對各部門、車間的安全生產(chǎn)檔案工作進行監(jiān)督與指導(dǎo)。3.3安全生產(chǎn)管理檔案員職責(zé)(1)凡是企業(yè)生產(chǎn)及業(yè)務(wù)活動中形成的有保存價值的與安全關(guān)聯(lián)性文件材料都應(yīng)按規(guī)定收集齊全，整理歸檔。(2)建立健全安全生產(chǎn)檔案管理責(zé)任制和規(guī)章制度。(3)安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)忠于職守，認真執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)助各職能部門、車間對收集的安全關(guān)聯(lián)歸檔材料的完整程度、準(zhǔn)確性以及保存價值進行審核。(4)公司辦公室負責(zé)收集公司領(lǐng)導(dǎo)在企業(yè)安全管理和參加重大安全生產(chǎn)活動中形成的材料。4.檔案的范圍、收集與移交4.1安全生產(chǎn)檔案范圍包括以下內(nèi)容：1)基礎(chǔ)檔案(1)企業(yè)基本情況；(2)廠區(qū)平面布置圖；(3)主要管理人員登記表；(4)企業(yè)證照文書；(5)危險化學(xué)品登記證；(6)職業(yè)危害申報表及申報回執(zhí)單；(7)應(yīng)急預(yù)案備案回執(zhí)單；(8)重點部位、關(guān)鍵裝置和危險崗位一覽表；(10)特種設(shè)備登記表；(11)特種作業(yè)人員登記表(附操作證復(fù)印件)。2)組織機構(gòu)(1)安全生產(chǎn)組織架構(gòu)圖；(2)關(guān)于成立安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組的通知；(3)關(guān)于任命安全生產(chǎn)管理人員的決定；(4)關(guān)于印發(fā)安全生產(chǎn)職責(zé)和安全管理制度的通知。(5)其他與安全組織有關(guān)的內(nèi)容。3)安全職責(zé)各部門、各級人員安全生產(chǎn)職責(zé)4)安全管理制度安全標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定的安全管理制度。5)安全操作規(guī)程6)教育培訓(xùn)(1)企業(yè)安全教育培訓(xùn)計劃；(2)企業(yè)主要負責(zé)人、管理人員的安全教育培訓(xùn)記錄；(3)員工三級教育培訓(xùn)卡；(4)員工三級安全教育培訓(xùn)記錄；(5)特種作業(yè)人員安全教育培訓(xùn)記錄；(6)復(fù)轉(zhuǎn)崗、“四新”安全教育培訓(xùn)記錄；(7)日常安全、宣傳、教育培訓(xùn)記錄及總結(jié)；(8)應(yīng)急救援預(yù)案演練記錄及總結(jié)。(9)其他安全培訓(xùn)記錄。7)安全檢查(1)各級政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全檢查指令書、整改通知書等各類執(zhí)法文書；(2)企業(yè)執(zhí)行各類執(zhí)法文書所采取的措施及上報主管部門的報告；(3)安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書和記錄。(4)安全檢查及整改通知書(企業(yè)自檢部分)。(5)車間(部門)、班組例行安全檢查記錄；(6)各專項安全檢查的計劃安排、檢查記錄；(7)安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組組織季度、年度安全檢查記錄；(8)各項安全檢查的處理情況及整改驗收記錄；(9)各項安全檢查的總結(jié)匯報材料；8)安全投入(1)全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃；(2)安全、宣傳、教育培訓(xùn)投入的情況記錄；(3)安全隱患整改方面的投入記錄；(4)勞動防護用品方面的投入記錄；(5)安全防護設(shè)備、設(shè)施方面的投入記錄；(6)安全評價、職業(yè)安全健康管理體系、安全文化建設(shè)的投入；(7)其他與安全有關(guān)的投入。9)“三同時”。(1)有關(guān)安全設(shè)施和勞動防護職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時”項目的文件、資料；(2)“三同時”項目的設(shè)計圖紙及相關(guān)資料；(3)“三同時”項目的竣工驗收報告及相關(guān)資料；(4)其他與“三同時”項目相關(guān)的文件、資料。10)防護裝置(含職業(yè)衛(wèi)生設(shè)備、下同)(1)各類安全防護設(shè)備的種類及型號等基本情況資料；(2)各類安全防護設(shè)備運行維護保養(yǎng)情況記錄；(3)應(yīng)急救援設(shè)備的種類、數(shù)量、型號及管理部門、狀況記錄；(4)其他與安全防護設(shè)備相關(guān)的文件、資料和記錄；11)特種設(shè)備(1)特種設(shè)備制造單位、合格證書、使用說明書、安裝技術(shù)文件和資料；(2)特種設(shè)備的定期檢驗記錄；(3)特種設(shè)備的日常使用及維護保養(yǎng)記錄；(4)特種設(shè)備安全附件、安全保護裝置、測量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維修保養(yǎng)記錄；(5)特種設(shè)備運行故障和事故記錄。12)安全用電(1)變、配電室運行狀況記錄。(2)臨時用電申請及拆除記錄；(3)配電柜(箱)、控制柜(箱)等用電設(shè)施運行記錄；(4)變配電室平面圖及供電系統(tǒng)圖。13)工傷保險(1)參加工傷保險員工的名單；(2)企業(yè)為員工繳納保險費的憑證或單據(jù)；(3)發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據(jù)；(4)其他與工傷保險相關(guān)的文件、憑證或單據(jù)。14)職業(yè)病防治(1)本公司內(nèi)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類；(2)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的預(yù)防措施情況；(3)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位定期檢測檢驗報告；(4)接觸產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；(5)確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄；(6)其他與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。15)勞動防護用品(1)各類勞動防護用品發(fā)放記錄；(2)員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄；(3)其他與勞動防護用品有關(guān)的文件、材料。16)事故調(diào)查處理(1)事故調(diào)查收集各類證據(jù)；(2)事故調(diào)查的相關(guān)會議記錄；(3)工傷事故調(diào)查處理報告書(表)；(4)按“四不放過”原則對事故進行處理的文件；(5)其他與事故相關(guān)的文件、資料。17)消防安全(1)消防安全管理制度及落實情況記錄；(2)消防安全管理組織機構(gòu)和各級消防安全責(zé)任人的崗位職責(zé)；(3)消防設(shè)施、器材平面布置及應(yīng)急疏散平面圖；(4)火險火災(zāi)應(yīng)急處置預(yù)案框圖及實施細則；(5)義務(wù)消防隊人員名單及其消防裝備情況；(6)建筑物或者場所施工、使用前的消防設(shè)計審核、驗收以及消防安全檢查的文件、資料；(7)消防設(shè)施、器材及防火材料的合格證明材料；(8)消防設(shè)施、器材定期檢查、測試報告以及維修保養(yǎng)記錄；(9)有關(guān)電氣設(shè)備檢測(包括防雷、防靜電)等記錄資料；(10)火災(zāi)隱患及其整改情況記錄；(11)其他與消防安全相關(guān)的文件、資料和記錄。18)其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內(nèi)容。4.2收集與移交(1)歸檔材料應(yīng)是企業(yè)開展安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理中形成的各種文件、記錄、臺帳、規(guī)章制度、原始資料、圖片、圖紙、技術(shù)資料等。(2)歸檔材料應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，反映企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理活動的真實內(nèi)容和歷史過程。(3)用紙、用筆標(biāo)準(zhǔn)(不用鉛筆、圓珠筆)，字跡清晰。(4)具有重要保存價值的電子文件，應(yīng)與內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件同時歸檔。(5)本公司及各部門在安全生產(chǎn)管理過程中形成的材料應(yīng)隨時歸檔，對基礎(chǔ)建設(shè)、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動中形成的與安全相關(guān)材料，可在項目結(jié)束后整理歸檔。(6)安全生產(chǎn)檔案管理員負責(zé)有關(guān)歸檔材料的審核。(7)安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)對各部門送交的各類安全生產(chǎn)檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式二份)上簽字，正式履行交接手續(xù)。接受電子安全生產(chǎn)檔案時，應(yīng)在相應(yīng)設(shè)備、環(huán)境上檢查其真實有效性，并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性，然后辦理交接手續(xù)。(8)在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時，本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)負責(zé)安全生產(chǎn)檔案處置工作的組織協(xié)調(diào)，按國家有關(guān)法規(guī)做好善后工作。其安全生產(chǎn)檔案由接受單位或原主辦單位保存。5.檔案處理1)根據(jù)公司安全標(biāo)準(zhǔn)化管理要求，安全管理檔案建檔，與?；菲髽I(yè)安全標(biāo)準(zhǔn)化《評審標(biāo)準(zhǔn)》一致，設(shè)立以下檔案類別，并根據(jù)其歸檔內(nèi)容分別編制檔案目錄。(1)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)(2)機構(gòu)和職責(zé)(3)風(fēng)險管理；(4)管理制度；(5)培訓(xùn)教育；(6)生產(chǎn)設(shè)施及工藝安全(7)作業(yè)安全(8)職業(yè)健康(9)危險化學(xué)品管理(10)事故與應(yīng)急(11)檢查與自評2)特殊載體安全生產(chǎn)檔案(錄像帶、照片、磁盤)可按載體形式、所反映問題或形成時間進行分類編目，并分別保存，注明與相關(guān)紙質(zhì)檔案文件的編號。3)檔案保存，設(shè)專用柜屜，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保安全生產(chǎn)檔案安全。對破損或載體變質(zhì)的安全生產(chǎn)檔案要及時進行修補和復(fù)制。4)安全生產(chǎn)檔案保管期限分永久、長期(五年)、短期(一年)三種。5)對保管到期的安全生產(chǎn)檔案，由本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組及檔案工作人員進行鑒定，對經(jīng)過鑒定后已失去保存價值的安全生產(chǎn)檔案，應(yīng)寫出鑒定報告并編制銷毀清冊，經(jīng)鑒定人員簽字后，報安全生產(chǎn)第一責(zé)任人審批。銷毀安全生產(chǎn)檔案時必須履行簽字手續(xù)，由兩人以上監(jiān)銷，銷毀清冊長期保存。6)安全生產(chǎn)檔案工作人員調(diào)動工作時，必須辦理完安全生產(chǎn)檔案移交手續(xù)后方可離崗。6.檔案利用(1)安全生產(chǎn)檔案的借閱、復(fù)制必須經(jīng)本公司安全生產(chǎn)第一責(zé)任人或安全生產(chǎn)直接責(zé)任人的批準(zhǔn)。(2)在提供、利用、公布安全生產(chǎn)檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權(quán)益。(3)應(yīng)積極主動地接受安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對安全生產(chǎn)檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)。公司電子文件管理制度「篇五」第一章總則一、目的為了進一步規(guī)范公司各類招投標(biāo)工作，維護公司利益，根據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》和公司的有關(guān)規(guī)定，制訂本制度。二、適用范圍本制度適用于公司工程項目的勘察設(shè)計、監(jiān)理、施工、大宗材料采購及設(shè)備采購等招標(biāo)事宜。三、招標(biāo)組織機構(gòu)及小組成員建立以公司總經(jīng)理為組長，總工程師為副組長，以采購主管領(lǐng)導(dǎo)、采購部經(jīng)理、技術(shù)部副經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理為組員的招標(biāo)管理領(lǐng)導(dǎo)小組。小組成員以XXXX四、招標(biāo)規(guī)模1、工程建設(shè)項目施工單項合同估算價在20萬元以上的；2、物資采購單項合同估算價在10萬元以上的；3、勘察、設(shè)計、監(jiān)理項目單項合同估算價在10萬元以上的；4、專項資金項目單項合同估算價在20萬元以上的工程項目和10萬元以上的設(shè)備大修、科研項目以及公司安排需實施的項目；5、單項合同估算價低于1、2、3、4項規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，但項目總投資在50萬第1頁，共11頁以上的。以下項目可以不招標(biāo)：1、公司直接管理或報經(jīng)公司批準(zhǔn)不招標(biāo)的；2、公司自營工程；3、公司自制產(chǎn)品、自修項目；4、公司內(nèi)部專業(yè)化服務(wù)隊伍實施項目；5、國產(chǎn)化、專業(yè)化單一廠家實施的項目。五、招標(biāo)原則1、任何單位和個人不得將公司規(guī)定應(yīng)當(dāng)進行招標(biāo)的項目化整為零或者以其他任何方式規(guī)避招標(biāo)。2、公司招投標(biāo)活動應(yīng)當(dāng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)，應(yīng)當(dāng)遵循公開、公平、公正和誠實信用的原則。3、公司負責(zé)對所有招投標(biāo)活動進行全過程監(jiān)督，并依據(jù)國家、集團公司和公司有關(guān)規(guī)定查處招投標(biāo)活動中的違規(guī)違紀行為。第二章招標(biāo)一、確認招標(biāo)方式工程項目招標(biāo)分為公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)兩種。符合招標(biāo)規(guī)模中規(guī)定，但有下列情形之一的，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，可以進行邀請招標(biāo)、議標(biāo)或不招標(biāo)：1、采用特定專利或?qū)Ｓ屑夹g(shù)的，或藝術(shù)造型有特殊要求的；2、承包人、供應(yīng)商、維修廠家或服務(wù)方少于三家，不能形成有效競爭的；3、屬于搶險援助及其它緊急項目的;4、技術(shù)含量高，需由社會專業(yè)化廠家來完成的。公開招標(biāo)：依法必須進行招標(biāo)項目的招標(biāo)公告；邀請招標(biāo)：應(yīng)當(dāng)向三家以上具有相應(yīng)能力和資信的特定的法人或其他組織發(fā)出書面邀請書。二、招標(biāo)公告或者投標(biāo)邀請書內(nèi)容招標(biāo)公告和招標(biāo)邀請書應(yīng)當(dāng)載明以下內(nèi)容：a:招標(biāo)人的名稱和地址;b:招標(biāo)項目的內(nèi)容、規(guī)模、資金來源;c:招標(biāo)項目的實施地點和工期;d:獲取招標(biāo)文件或者資格預(yù)審文件的地點和時間;e:對招標(biāo)文件或者資格預(yù)審文件收取的費用;f:對招標(biāo)人的資質(zhì)等級的要求。三、領(lǐng)導(dǎo)小組及成員工作職責(zé)招標(biāo)管理領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)：負責(zé)管理集團公司工程項目的建設(shè)工程勘察設(shè)計、監(jiān)理、施工、材料及設(shè)備采購的招投標(biāo)活動。主要職責(zé)是確定招標(biāo)方式、招標(biāo)日期，資審方式、提供法定代表人資格證明及簽署授權(quán)委托書（公開招標(biāo)）等。招投標(biāo)管理工作也可委托招標(biāo)代理機構(gòu)完成。小組成員工作職責(zé)：a、采購部負責(zé)辦理招標(biāo)備案、發(fā)布招標(biāo)公告、編制和審查招標(biāo)文件（包括制定和審查評標(biāo)辦法）；b、工程部或技術(shù)部資料員負責(zé)發(fā)售招標(biāo)文件、收取圖紙押金、編寫招標(biāo)文件清單、做好收發(fā)記錄；c、工程部或或技術(shù)部、采購部組織勘察現(xiàn)場、進行資格預(yù)審、召開投標(biāo)預(yù)備會；d、采用公開招標(biāo)方式的，由招標(biāo)人代表組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等管理工作。四、資格審查1、資格審查分為資格預(yù)審和資格后審。采取資格后審的，在編制招標(biāo)文件時應(yīng)載明對投標(biāo)人資格要求的條件、標(biāo)準(zhǔn)和方法。采用資格預(yù)審時投標(biāo)資格的確定詳見第4條。2、資格審查的內(nèi)容。資格審查應(yīng)主要審查投標(biāo)人或者潛在投標(biāo)人是否符合下列條件：a．具有獨立訂立合同的權(quán)利（企業(yè)持有有效的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證）。b．具有履行合同的能力，包括專業(yè)、技術(shù)資格和能力，資金、設(shè)備和其他物質(zhì)設(shè)施狀況，管理能力，經(jīng)驗、信譽和相應(yīng)的從業(yè)人員。c．沒有處于被責(zé)令停業(yè)，投標(biāo)資格被取消，財產(chǎn)被接管、凍結(jié)、破產(chǎn)狀態(tài)。d．在最近三年內(nèi)沒有騙取中標(biāo)和嚴重違約及重大工程質(zhì)量問題；法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他資格條件。3、實際考察。資格審查過程中如需要，招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組也可對潛在投標(biāo)人已完工程和在施工程以及機械設(shè)備等組織現(xiàn)場考察。4、投標(biāo)資格的確定。采用資格預(yù)審的，資格審查由采購部牽頭，技術(shù)部、及使用單位共同組成評審小組，從參加預(yù)審的單位中選出不少于5家資審合格的潛在投標(biāo)人，由評審小組在《項目招投標(biāo)資格預(yù)審審批表》簽署意見并呈報相關(guān)負責(zé)人后，由采購部向通過資格預(yù)審的單位發(fā)出合格通知，告知獲取招標(biāo)文件的時間、地點和方法，同時向資格預(yù)審不合格的潛在投標(biāo)人告知資格預(yù)審結(jié)果。五、招標(biāo)文件的編制1、招標(biāo)文件由采購部部牽頭，采購部、技術(shù)部、法務(wù)部等共同擬訂。2、招標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：a．投標(biāo)邀請書（附投標(biāo)邀請書格式）。b．投標(biāo)須知：包括工程概況，招標(biāo)范圍，資格審查條件，投標(biāo)單位資質(zhì)等級，工程資金來源或者落實情況（包括銀行出具的資金證明），標(biāo)段劃分，工期要求，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)場踏勘和答疑安排，投標(biāo)文件編制。投標(biāo)保證金、投標(biāo)文件正、副本數(shù)量、投標(biāo)截止日期，提交、修改。撤回的要求，投標(biāo)報價要求，投標(biāo)有效期，開標(biāo)的時間和地點，評標(biāo)的方法和標(biāo)準(zhǔn)等。c．合同的主要條款（附合同協(xié)議書、專用條款與補充協(xié)議、通用條款）。d．投標(biāo)文件格式及附錄（附投標(biāo)文件投標(biāo)函格式、商務(wù)標(biāo)格式、技術(shù)標(biāo)格式、資信標(biāo)格式）。e．采用工程量清單招標(biāo)的，應(yīng)當(dāng)提供工程量清單。f．招標(biāo)工程的技術(shù)要求。g．設(shè)計圖紙。h．投標(biāo)輔助資料。六、職責(zé)及分工1、技術(shù)工藝組、項目人員擬訂或?qū)彶檎袠?biāo)文件中有關(guān)技術(shù)標(biāo)的條款和內(nèi)容，編寫招標(biāo)工程的工程綜合說明，確定工程地點、建設(shè)規(guī)模、結(jié)構(gòu)類型、質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)、工程工期、招標(biāo)范圍，各專業(yè)工程工作界面的劃定、現(xiàn)場環(huán)境及地質(zhì)第5頁，共11頁條件、投標(biāo)人資質(zhì)及合格條件、技術(shù)規(guī)范等內(nèi)容。2、采購部人員擬訂或?qū)彶檎袠?biāo)文件商務(wù)標(biāo)的條款和內(nèi)容。具體編寫或?qū)彶橛媰r依據(jù)和計價辦法、投標(biāo)文件商務(wù)標(biāo)評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、方法和中標(biāo)條件、確定投標(biāo)報價的范圍、確定合同價格的方式、合同價款的調(diào)整的條件和方法、工程變更的確認和工程竣工結(jié)算等內(nèi)容。擬訂投標(biāo)人有關(guān)財務(wù)狀況的招標(biāo)規(guī)定，確定和審查投標(biāo)保證金和履約保證金的提交方式及擔(dān)保書格式、資信情況等財務(wù)方面的內(nèi)容。3、采購部人員擬訂供方材料及設(shè)備的招標(biāo)規(guī)定和要求。確定供方材料設(shè)備的品種、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、質(zhì)量等級等內(nèi)容。第三章開標(biāo)、評標(biāo)和中標(biāo)一、開標(biāo)本公司的各類項目招標(biāo)的開標(biāo)，由公司授權(quán)的招標(biāo)人代表負責(zé)主持。開標(biāo)應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件確定的提交投標(biāo)文件的截止時間的同一時間公開進行，開標(biāo)地點應(yīng)當(dāng)為招標(biāo)文件中預(yù)先確定的地點。1、采用公開招標(biāo)的工程，對投標(biāo)單位提交的投標(biāo)文件必須當(dāng)眾予以拆封、宣讀。開標(biāo)過程應(yīng)當(dāng)記錄并存檔備案。2、采用邀請形式招標(biāo)的工程，評標(biāo)委員會由公司招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組和經(jīng)營管理單位、財務(wù)部、審計部、技術(shù)部等技術(shù)、經(jīng)濟等方面的人員組成，成員人數(shù)為七人以上的單數(shù)。由公司招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組對邀請招標(biāo)的施工單位的施工方案、合同總價、工期承諾、工程業(yè)績、社會信譽等相關(guān)情況進行評審后確定施工單位。二、評標(biāo)1、評標(biāo)活動必須堅持公平、公正、科學(xué)、擇優(yōu)的原則。2、評標(biāo)委員會由業(yè)務(wù)主管部門、項目建設(shè)（使用）單位代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專業(yè)人員組成，評委人數(shù)為七人以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專業(yè)人員不得少于評委總數(shù)的三分之二。公司領(lǐng)導(dǎo)原則上不進入評委會。3、與投標(biāo)人有利害關(guān)系的人不得進入相關(guān)項目的評標(biāo)委員會，已經(jīng)進入的應(yīng)當(dāng)主動提出回避或更換。評標(biāo)委員會成員的名單在中標(biāo)結(jié)果確定前應(yīng)當(dāng)保密。4、評委的產(chǎn)生由監(jiān)督人員在開標(biāo)前2小時內(nèi)從相對應(yīng)的專業(yè)評委庫中隨機抽取并逐一通知。技術(shù)特別復(fù)雜、專業(yè)性特別強的項目，隨機抽取的評委難以勝任的，可由公司直接確定或向社會選聘。評標(biāo)委員會主任由評委民主推選或由公司招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組確定，但項目建設(shè)（使用）單位和業(yè)務(wù)主管部門代表一般不得擔(dān)任評標(biāo)委員會主任。5、評標(biāo)應(yīng)在全封閉環(huán)境中進行。評標(biāo)前應(yīng)由有關(guān)專業(yè)人員或技術(shù)答疑人員對評委進行短時間專業(yè)培訓(xùn)，簡要說明應(yīng)注意事項。6、評標(biāo)委員會應(yīng)當(dāng)認真審查各投標(biāo)文件是否對招標(biāo)文件所提出的實質(zhì)性要求做出了響應(yīng)，未能響應(yīng)的應(yīng)作廢標(biāo)處理。7、評標(biāo)委員會可以要求投標(biāo)人對投標(biāo)文件中含義不明確的內(nèi)容作必要的澄清或者說明，但是澄清或者說明不得超出投標(biāo)文件的范圍或者改變投標(biāo)文件的實質(zhì)性內(nèi)容。8、評標(biāo)委員會應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對投標(biāo)文件進行評審和比較；設(shè)有標(biāo)底的，應(yīng)當(dāng)參考標(biāo)底。評標(biāo)工作結(jié)束后，評委會應(yīng)當(dāng)向招投標(biāo)組織單位提出書面評標(biāo)報告，并推薦合格的中標(biāo)候選人。9、評標(biāo)報告應(yīng)由監(jiān)督人員和評委會成員共同簽字后才可生效。評標(biāo)報告經(jīng)招投標(biāo)組織單位審核后，由招投標(biāo)組織單位向公司招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組匯報，由公司招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組確定中標(biāo)人。10、評委應(yīng)當(dāng)客觀、公正地履行職務(wù)，遵守職業(yè)道德，不得向投標(biāo)人提出帶有暗示性或誘導(dǎo)性的問題，不能誘導(dǎo)其他評委，更不能打感情分、印象分；評委和參與評標(biāo)的工作人員不得向外透露評標(biāo)過程有關(guān)情況和評標(biāo)結(jié)果；評委對所提出的評審意見承擔(dān)個人責(zé)任。三、投標(biāo)文件評審1、采用綜合評估法的，應(yīng)當(dāng)對投標(biāo)文件提出的工程質(zhì)量、施工工期、投標(biāo)價格、施工組織設(shè)計或者施工方案、投標(biāo)人及項目經(jīng)理資質(zhì)、服務(wù)承諾、社會信譽及以往業(yè)績等，能否最大限度地滿足招標(biāo)文件中規(guī)定的各項要求和評價標(biāo)準(zhǔn)進行評審和比較。2、采用經(jīng)評審的最低投標(biāo)價法的，應(yīng)當(dāng)在投標(biāo)文件能夠滿足招標(biāo)文件實質(zhì)性要求的投標(biāo)人中，評審出投標(biāo)價格最低的投標(biāo)人，但投標(biāo)價格低于其企業(yè)成本的除外。投標(biāo)價格低于企業(yè)成本價（預(yù)算部核定）的投標(biāo)，不予選擇。提交投標(biāo)文件的有效投標(biāo)人少于三家的，應(yīng)當(dāng)重新招標(biāo)。四、定標(biāo)1、評標(biāo)委員會（評標(biāo)小組）以書面形式向招標(biāo)人提交評標(biāo)報告，推薦1—2個排序合格的中標(biāo)人。根據(jù)評標(biāo)委員會推薦的1—2個排序合格的中標(biāo)人，由采購部負責(zé)報公司總經(jīng)理、工程副總經(jīng)理審批確定。2、根據(jù)公司總經(jīng)理、工程副總經(jīng)理審批確定的中標(biāo)單位，采購部向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書，并同時將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)的投標(biāo)人。3、以公開方式進行招標(biāo)的項目，應(yīng)當(dāng)自確定中標(biāo)人之日起十五日內(nèi)，采購部負責(zé)向招投標(biāo)監(jiān)督負責(zé)人提交招投標(biāo)情況的書面報告。4、中標(biāo)通知書發(fā)出后，中標(biāo)人放棄中標(biāo)項目的，投標(biāo)保證金不予退還。5、中標(biāo)通知書發(fā)出三十日內(nèi)，按照招標(biāo)文件、投標(biāo)文件相關(guān)內(nèi)容，起草、簽訂合同。6、合同條款要規(guī)范、內(nèi)容要具體、用語要嚴謹，尤其要明確標(biāo)的、數(shù)量和質(zhì)量、價款或酬金、履約的期限、地點和方式、違約責(zé)任等，禁止用模棱兩可、含糊不清的字句。7、合同起草、簽訂執(zhí)行公司《合同管理實施細則》有關(guān)規(guī)定。第四章相關(guān)責(zé)任一、XXXXXX1、公司每年應(yīng)當(dāng)組織對各招標(biāo)組織單位進行一至兩次專項效能監(jiān)察。監(jiān)察的重點內(nèi)容是：是否認真執(zhí)行國家、集團公司、公司招投標(biāo)有關(guān)規(guī)定；是否按有關(guān)程序辦事；為企業(yè)節(jié)約了多少資金；有無違規(guī)違紀行為等。審計部門應(yīng)對招投標(biāo)項目進行抽審。2、違反本制度規(guī)定，將必須進行招標(biāo)的項目直接發(fā)包或指定供應(yīng)商的，或?qū)⒈仨氝M行招標(biāo)的項目化整為零或者以其它任何方式規(guī)避招標(biāo)的，除對單位（或部門）給予通報批評外，還要對單位（或部門）主管領(lǐng)導(dǎo)和直接責(zé)任人進行相關(guān)處罰。3、不嚴格進行資格審查，引發(fā)糾紛，給企業(yè)造成經(jīng)濟損失或不良影響的，要對相關(guān)責(zé)任人進行相關(guān)處罰。4、有關(guān)人員違反本制度規(guī)定，泄露與招投標(biāo)活動有關(guān)的情況和資料的，或者與投標(biāo)人串通損害公司利益的，要給予相關(guān)處罰。二、XXXXXX1、投標(biāo)人相互串通或以他人名義投標(biāo)，或者以其他方式弄虛作假，騙取中標(biāo)的，中標(biāo)無效，沒收投標(biāo)保證金；進入施工階段被發(fā)現(xiàn)的，終止合同，兩年內(nèi)不得參加公司招投標(biāo)活動。2、評委在評標(biāo)過程中違反評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和辦法，不能客觀公正地履行職責(zé)，取消其評委資格，情節(jié)嚴重的要給予紀律處分和經(jīng)濟處罰。3、招標(biāo)組織單位或經(jīng)辦人有偽造原始資料、篡改中標(biāo)結(jié)果、提高中標(biāo)價格等違法違紀行為的，要給予紀律處分和經(jīng)濟處罰，觸犯刑律的應(yīng)當(dāng)移送司法機關(guān)查處。4、中標(biāo)人違反本制度規(guī)定，有下列情形之一的，應(yīng)終止合同，兩年內(nèi)不得參加公司的招投標(biāo)活動。a.將中標(biāo)項目整體轉(zhuǎn)包給他人的；b.將中標(biāo)項目肢解后分包給他人的；c.將中標(biāo)項目的部分主體、關(guān)鍵性項目分包、轉(zhuǎn)包給他人的。5、業(yè)務(wù)主管部門和施工監(jiān)理人員發(fā)現(xiàn)中標(biāo)人違反合同約定進行轉(zhuǎn)包或非法分包，未按有關(guān)規(guī)定對其嚴肅處理的，應(yīng)追究業(yè)務(wù)主管部門責(zé)任人員和施工監(jiān)理人員的相應(yīng)責(zé)任。6、監(jiān)督人員徇私舞弊、濫用職權(quán)或者玩忽職守、失職瀆職的，給予紀律處分或者組織處理。第五章附則一、招投標(biāo)相關(guān)資料由招標(biāo)組織單位收集后交公司檔案室管理。二、公司以前文件與本制度有抵觸的按本制度規(guī)定執(zhí)行；本制度未涉及的，按公司現(xiàn)行文件或國家有關(guān)法規(guī)執(zhí)行。三、本制度解釋權(quán)歸xx-xxx-xxx-xxx-xx公司。四、本制度自印發(fā)之日起施行。公司電子文件管理制度「篇六」一、目的：為了完整保存有限公司的發(fā)展歷程，清楚、準(zhǔn)確的記錄XXXXX公司各項業(yè)務(wù)活動和管理職能，特制訂本管理制度。二、適用范圍：本制度適用于XXXXX有限公司。三、文件管理辦法：1、公司文件產(chǎn)生的途徑：（1）因內(nèi)部管理產(chǎn)生的規(guī)章制度、重要的通知、通報、批復(fù)、決定（因內(nèi)部管理而產(chǎn)生的日常通知或規(guī)定除外）；（2）因外部合作與交流產(chǎn)生的法律文件；（3）因政府管理而產(chǎn)生的報告和審批文件。2、行政及辦公文件管理的職能部門為公司行政部，承擔(dān)發(fā)文和歸檔的工作。文件發(fā)布后，需作為資料歸檔留存，一般性文件保存期限為3年，技術(shù)性文件保存期限為5年。3、發(fā)文審批流程：發(fā)文部門→公司會議通過→公司總負責(zé)人審批→行政部公布、歸檔并備案4、文件的密級管理及受控方式：（1）文件密級分為四類：普通、秘密、機密、絕密；（2）文件受控使用“直接發(fā)放”和“發(fā)放號管理”兩種方式。注：不便由行政部發(fā)布，歸檔并備案的機密或絕密文件，由發(fā)文部門按本規(guī)定自行做好發(fā)布，歸檔并備案的工作，但必須向行政部提交歸檔文件的清單作為備案。（3）發(fā)文形式：公司發(fā)文工作通過紙介質(zhì)或電子文檔形式進行，文件擬訂后統(tǒng)一提交給發(fā)文部門，由發(fā)文部門填寫發(fā)文文件紙，附紙介質(zhì)文件，報相關(guān)負責(zé)人審批。審批通過，在紙介質(zhì)文件上蓋章生效后發(fā)放。由發(fā)放號管理方式受控的文件通過紙介質(zhì)或電子文檔發(fā)放，并登記文件簽收單；其它文件的默認發(fā)布方式為電子郵件，如需加發(fā)紙介質(zhì)，請在發(fā)文文件紙中注明。5、公司文件采用編號管理的方式，在公司總部行政部建立方便的查詢系統(tǒng)；（1）文件編號原則：首位：公司名稱的縮寫GYRT；第二位：標(biāo)示年度，如本年度為2002年，簡寫為“02”；第三位：標(biāo)示發(fā)文單位使用漢語拼音字頭，總部各部門漢語拼音字頭包括：行政部（XZ）、財務(wù)部(CW)、銷售市場部(SC)、開發(fā)一部(KF1)、開發(fā)二部（KF2）、產(chǎn)品研發(fā)部（CY），所有發(fā)文部門的漢語拼音字頭應(yīng)在公司行政部（XZ）備案，以保證發(fā)文的規(guī)范化；第四位：文件號碼，按照該發(fā)文單位的文件先后排序，統(tǒng)一從“001”排起。（2）文件名稱：錄入全稱。（3）主題詞：能夠反映文件重點內(nèi)容的關(guān)鍵詞語。（4）概要：將文件內(nèi)容和提綱高度概括總結(jié)出來。（5）發(fā)文單位：發(fā)文單位全稱。（6）文件密級：依照密級制度填寫。（7）發(fā)布日期：文件發(fā)布的日期。（8）保存形式：公司歸檔保存的文件必須保證有一份書面原始文件和至少一份復(fù)印件，同時可以以磁盤、光盤、膠片等其他介質(zhì)保存；涉及公司絕密和機密級的文件，應(yīng)盡量減少保留在電腦硬盤中，應(yīng)當(dāng)單獨留存。6、發(fā)文、傳閱文件（1）發(fā)文：由行政部將所發(fā)文件的文號、名稱、份數(shù)、時間進行登記，由文件領(lǐng)取部門在《文件簽收單》簽字領(lǐng)取保管。（2）傳閱：由行政部將傳閱文件的文號、名稱、文件傳出時間登記在《文件傳閱單》上，由傳閱人在該傳閱單上簽字后傳閱。閱畢，傳閱人將文件交回行政部，由收件人在《文件傳閱單》上簽字并注明文件傳回時間。（3）在文件的傳閱過程中，應(yīng)嚴格遵守保密制度，妥善保管好所傳閱的文件。7、發(fā)文文件紙、文件簽收單、文件傳閱單（見附件）8、本文件經(jīng)總負責(zé)人批準(zhǔn)發(fā)布之日起執(zhí)行。公司電子文件管理制度「篇七」1目的規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求，確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。2適用范圍適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。3職責(zé)3.1各職能部門負責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。3.2綜合管理部負責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。3.3辦公室負責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。4相關(guān)文件《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.45工作程序和管理辦法5.1文件的產(chǎn)生5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。5.1.2總經(jīng)理助理對文件進行審核。5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放，作為非受控文件生效。5.1.4辦公室對生效的文件印制，必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。5.2文件、資料的類別5.2.1受控文件a)內(nèi)業(yè)資料;b)圖紙資料;c)按照質(zhì)量體系的控制要求進行管理的文件;d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等，屬于業(yè)主財產(chǎn)，由綜合管理部管理與控制，具體執(zhí)行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。5.2.2非受控文件與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理，辦公室應(yīng)對其進行分類和編碼，以便于歸檔，根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件，可分為:a)內(nèi)行文、外行文:1b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議:3d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5f)照片、錄像帶:6g)電腦貯存:75.3文件、資料目錄的索引號文件盒編號同號柜序列號文件柜編號文件類別編碼5.4文件、資料歸檔與管理5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔，并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。5.4.2辦公室負責(zé)文件、資料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。5.4.3辦公室負責(zé)對文件、資料的管理和保護，文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放，對于需存檔的文件、資料要及時存檔，并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02)，注明文件類別、索引號、份數(shù)等，如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識別和檢索，便于對文件資料的保管。5.5文件、資料的發(fā)放5.5.1文