會(huì)議室值班室管理制度

會(huì)議室值班室管理制度第一章總則

為確保會(huì)議的高效有序進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量，明確會(huì)議室使用及管理規(guī)范，特制定本管理制度。本制度適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議室的使用與管理。

一、目的

1.規(guī)范會(huì)議室使用，保障會(huì)議的順利進(jìn)行。

2.提高會(huì)議室使用效率，降低會(huì)議成本。

3.確保會(huì)議室設(shè)施設(shè)備完好，提升會(huì)議體驗(yàn)。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議室。

2.本制度適用于公司全體員工及會(huì)議室管理人員。

三、會(huì)議室分類

1.按功能分為：普通會(huì)議室、多媒體會(huì)議室、視頻會(huì)議室等。

2.按規(guī)模分為：小型會(huì)議室、中型會(huì)議室、大型會(huì)議室等。

四、會(huì)議室管理原則

1.預(yù)約優(yōu)先原則：會(huì)議室使用需提前預(yù)約，按照預(yù)約順序安排使用。

2.合理分配原則：根據(jù)會(huì)議類型、參會(huì)人數(shù)等因素，合理分配會(huì)議室資源。

3.節(jié)約使用原則：提倡節(jié)約使用會(huì)議室，減少不必要的會(huì)議成本。

4.環(huán)保原則：加強(qiáng)會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生管理，營造良好的會(huì)議環(huán)境。

五、會(huì)議室管理人員職責(zé)

1.負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理與維護(hù)。

2.負(fù)責(zé)會(huì)議室的預(yù)約、安排、調(diào)整及通知。

3.負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備的檢查、維修及保養(yǎng)。

4.負(fù)責(zé)會(huì)議期間的服務(wù)保障工作。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)違反本管理制度的行為，會(huì)議室管理人員有權(quán)予以制止。

2.違規(guī)行為將按照公司相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)處罰。

七、制度修訂

本管理制度將根據(jù)公司發(fā)展需要及實(shí)際情況，適時(shí)進(jìn)行調(diào)整和完善。修訂后的管理制度需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后公布實(shí)施。

八、附則

1.本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施。

2.本管理制度解釋權(quán)歸公司會(huì)議室管理部門。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議流程，特制定以下會(huì)議流程規(guī)范。

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議主題確定：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，明確會(huì)議主題，并在會(huì)議通知中予以明確。

2.會(huì)議通知：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)在會(huì)議開始前至少1個(gè)工作日，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等。

3.會(huì)議資料準(zhǔn)備：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)資料，并在會(huì)議開始前至少1個(gè)工作日發(fā)送給參會(huì)人員。

4.會(huì)議室預(yù)約：會(huì)議發(fā)起人需提前向會(huì)議室管理部門預(yù)約會(huì)議室，并注明會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議時(shí)間等信息。

二、會(huì)議簽到

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前10分鐘到達(dá)會(huì)議室，并完成簽到。

2.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議開始前5分鐘，確認(rèn)參會(huì)人員是否到齊，并對(duì)未到人員予以提醒。

三、會(huì)議議程

1.會(huì)議主持人應(yīng)按照會(huì)議議程安排，逐項(xiàng)進(jìn)行會(huì)議討論。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，發(fā)表自己的觀點(diǎn)和建議。

3.會(huì)議主持人應(yīng)確保會(huì)議討論有序進(jìn)行，對(duì)偏離主題的討論予以引導(dǎo)。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主題、討論重點(diǎn)、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)整理完畢，并發(fā)送給參會(huì)人員確認(rèn)。

五、會(huì)議決策

1.會(huì)議決策事項(xiàng)應(yīng)在充分討論的基礎(chǔ)上，由會(huì)議主持人提出決策方案。

2.參會(huì)人員對(duì)決策方案進(jìn)行表決，表決通過后形成會(huì)議決策。

3.會(huì)議決策應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)間，確保決策的落實(shí)。

六、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)本次會(huì)議進(jìn)行簡要總結(jié)，概括會(huì)議成果和需改進(jìn)之處。

2.會(huì)議記錄人應(yīng)根據(jù)會(huì)議總結(jié)，完善會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)送給參會(huì)人員。

七、會(huì)議跟進(jìn)

1.會(huì)議發(fā)起人應(yīng)對(duì)會(huì)議決策的落實(shí)情況進(jìn)行跟進(jìn)。

2.會(huì)議記錄人應(yīng)定期向會(huì)議發(fā)起人報(bào)告會(huì)議決策的落實(shí)情況。

八、會(huì)議反饋

1.參會(huì)人員對(duì)會(huì)議組織、會(huì)議內(nèi)容等方面如有意見和建議，可向會(huì)議發(fā)起人或會(huì)議室管理部門反饋。

2.會(huì)議發(fā)起人和會(huì)議室管理部門應(yīng)認(rèn)真對(duì)待反饋意見，及時(shí)改進(jìn)會(huì)議管理工作。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為保障會(huì)議決策的有效執(zhí)行，確保各項(xiàng)工作任務(wù)落到實(shí)處，特制定會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)制度如下：

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的初稿，并將初稿發(fā)送給會(huì)議主持人審核。

2.會(huì)議主持人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要初稿后的2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并提出修改意見。

3.會(huì)議記錄人根據(jù)會(huì)議主持人的修改意見進(jìn)行修改，形成最終會(huì)議紀(jì)要。

4.最終會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議主持人簽字確認(rèn)，并在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)布給所有參會(huì)人員。

二、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容要求

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議主題、討論內(nèi)容、決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)間等關(guān)鍵信息。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)保持清晰、簡潔，便于閱讀和理解。

3.會(huì)議紀(jì)要中涉及的敏感信息或保密內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定處理。

三、會(huì)議決策的跟蹤落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后，各責(zé)任人和相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議決策內(nèi)容，制定具體實(shí)施方案和計(jì)劃。

2.會(huì)議發(fā)起人應(yīng)對(duì)會(huì)議決策的落實(shí)情況進(jìn)行定期跟蹤，確保各項(xiàng)工作任務(wù)按時(shí)完成。

3.會(huì)議記錄人應(yīng)協(xié)助會(huì)議發(fā)起人，對(duì)會(huì)議決策的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督和報(bào)告。

四、會(huì)議決策落實(shí)情況的反饋

1.責(zé)任人和相關(guān)部門應(yīng)在會(huì)議決策規(guī)定的完成時(shí)間內(nèi)，向會(huì)議發(fā)起人報(bào)告工作進(jìn)展和落實(shí)情況。

2.會(huì)議發(fā)起人應(yīng)在收到反饋后的2個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)估，并提出指導(dǎo)意見。

3.對(duì)于未按期完成的會(huì)議決策，會(huì)議發(fā)起人應(yīng)查明原因，制定整改措施，并督促相關(guān)部門盡快完成。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保會(huì)議紀(jì)要的長期保存。

2.會(huì)議紀(jì)要的查閱需遵循公司保密制度，未經(jīng)授權(quán)不得隨意泄露會(huì)議內(nèi)容。

六、會(huì)議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議紀(jì)要的編制和跟蹤落實(shí)過程中，應(yīng)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)不足，并提出改進(jìn)措施。

2.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的管理制度進(jìn)行評(píng)估和優(yōu)化，以提高會(huì)議紀(jì)要的編制質(zhì)量和決策落實(shí)效率。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室的高效使用，維護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，創(chuàng)造良好的會(huì)議環(huán)境，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)約與使用

1.會(huì)議室使用前，需提前向會(huì)議室管理部門預(yù)約，并提供會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議時(shí)間等信息。

2.會(huì)議室管理部門根據(jù)預(yù)約情況進(jìn)行合理安排，確保會(huì)議室資源合理分配。

3.如有特殊需求，如多媒體設(shè)備、視頻會(huì)議系統(tǒng)等，需在預(yù)約時(shí)提前說明，以便會(huì)議室管理部門做好相應(yīng)準(zhǔn)備。

4.會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)及時(shí)歸還會(huì)議室，并確保會(huì)議室整潔。

二、會(huì)議室設(shè)施設(shè)備管理

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維修和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用部門在會(huì)議過程中如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備故障，應(yīng)立即向會(huì)議室管理部門報(bào)告，以便及時(shí)修復(fù)。

3.會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備使用，應(yīng)遵循設(shè)備操作規(guī)范，不得私自拆卸、改裝或帶出會(huì)議室。

4.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室內(nèi)設(shè)備進(jìn)行消毒和清潔，確保衛(wèi)生安全。

三、會(huì)議室環(huán)境與秩序

1.會(huì)議室使用期間，參會(huì)人員應(yīng)保持安靜，遵守會(huì)議紀(jì)律，不得隨意走動(dòng)、喧嘩。

2.禁止在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食，保持會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生。

3.會(huì)議室內(nèi)不得亂丟雜物，垃圾需放入指定的垃圾桶內(nèi)。

4.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室環(huán)境，對(duì)違反規(guī)定的行為予以制止和糾正。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)確保會(huì)議室的安全，加強(qiáng)會(huì)議期間的巡查，防范安全事故發(fā)生。

2.會(huì)議室內(nèi)不得存放易燃、易爆等危險(xiǎn)物品。

3.參會(huì)人員應(yīng)妥善保管個(gè)人物品，防止遺失。

4.會(huì)議涉及商業(yè)秘密或敏感信息時(shí)，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

五、會(huì)議室使用費(fèi)用管理

1.會(huì)議室使用部門需按照公司規(guī)定，承擔(dān)相應(yīng)的會(huì)議室使用費(fèi)用。

2.會(huì)議室管理部門應(yīng)建立會(huì)議室使用費(fèi)用管理制度，合理制定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，并進(jìn)行公示。

3.會(huì)議室使用費(fèi)用收支情況應(yīng)定期進(jìn)行審計(jì)，確保透明合理。

六、會(huì)議室管理持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期收集會(huì)議室使用反饋，針對(duì)存在的問題進(jìn)行改進(jìn)。

2.定期對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定進(jìn)行評(píng)估和修訂，以適應(yīng)公司發(fā)展和實(shí)際需求。

3.提高會(huì)議室管理人員的服務(wù)意識(shí)和專業(yè)素質(zhì)，為參會(huì)人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

第五章附則

為確保本管理制度的實(shí)施效果，明確相關(guān)事項(xiàng)，特制定以下附則：

一、本管