實(shí)習(xí)生人事檔案管理制度

實(shí)習(xí)生人事檔案管理制度第一章總則為規(guī)范實(shí)習(xí)生人事檔案的管理，確保檔案的安全性和有效性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度，特制定本管理制度。實(shí)習(xí)生人事檔案是記錄實(shí)習(xí)生個(gè)人信息、實(shí)習(xí)經(jīng)歷、能力表現(xiàn)等重要資料，是公司人力資源管理的重要依據(jù)。第二章適用范圍本制度適用于公司所有實(shí)習(xí)生的檔案管理工作，包括實(shí)習(xí)生的招聘、入職、在職期間的表現(xiàn)記錄及離職后的檔案保存等環(huán)節(jié)。所有部門在處理實(shí)習(xí)生檔案時(shí)，均需遵循本制度的相關(guān)規(guī)定。第三章檔案的收集與歸檔實(shí)習(xí)生檔案的收集由人力資源部負(fù)責(zé)，具體內(nèi)容包括但不限于：實(shí)習(xí)生登記表、個(gè)人簡(jiǎn)歷、實(shí)習(xí)協(xié)議、考核材料、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄、離職申請(qǐng)及其他相關(guān)材料。所有檔案材料需在實(shí)習(xí)生入職后一個(gè)月內(nèi)完成收集，并由人力資源部進(jìn)行整理和歸檔。歸檔材料應(yīng)確保字跡清晰、內(nèi)容完整，若發(fā)現(xiàn)不符合要求的材料，人力資源部有權(quán)要求實(shí)習(xí)生進(jìn)行補(bǔ)充和修改。第四章檔案的保管實(shí)習(xí)生檔案由人力資源部專人負(fù)責(zé)保管，檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中，并采取防火、防潮、防盜等安全措施。檔案應(yīng)逐一編號(hào)登記，每年進(jìn)行一次全面檢查，確保檔案的完整性和安全性。檔案交接時(shí)需填寫交接清單，并由交接雙方簽字確認(rèn)。檔案庫(kù)房應(yīng)符合安全要求，非相關(guān)人員不得隨意進(jìn)入。第五章檔案的查閱與借用實(shí)習(xí)生或其他相關(guān)人員如需查閱或借用檔案，需提前向人力資源部提出申請(qǐng)，并經(jīng)過審核批準(zhǔn)。檔案原則上不外借，特殊情況需外借時(shí)，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱檔案時(shí)，需遵守保密規(guī)定，嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行涂改、圈劃或拆換。第六章檔案的轉(zhuǎn)遞檔案轉(zhuǎn)遞工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行。實(shí)習(xí)生在公司內(nèi)部調(diào)動(dòng)時(shí)，檔案隨人轉(zhuǎn)遞，由人力資源部負(fù)責(zé)密封轉(zhuǎn)遞，禁止個(gè)人攜帶。轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)需填寫轉(zhuǎn)遞通知單，并通過機(jī)要途徑進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。對(duì)轉(zhuǎn)入的檔案，需及時(shí)核對(duì)無誤，并辦理通知單回執(zhí)。第七章檔案的更新與維護(hù)實(shí)習(xí)生在實(shí)習(xí)期間，若有個(gè)人信息、實(shí)習(xí)表現(xiàn)等方面的變更，需及時(shí)向人力資源部報(bào)告。人力資源部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。每年進(jìn)行一次檔案信息的全面審核，確保所有檔案材料的完整性和有效性。第八章檔案的銷毀實(shí)習(xí)生檔案在保存期限結(jié)束后，需按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀前需進(jìn)行審核，確保檔案中不含有重要信息。銷毀工作應(yīng)由人力資源部負(fù)責(zé)，銷毀后需填寫銷毀記錄，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。第九章監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制為確保本制度的有效實(shí)施，人力資源部應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括檔案的完整性、安全性、查閱效率等。評(píng)估結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，并提出改進(jìn)建議。公司管理層應(yīng)定期召開會(huì)議，討論檔案管理工作中存在的問題及改進(jìn)措施。附則本制度由人力資源部負(fù)