《DB51-T 2616-2019 機關會議服務規(guī)范》

ICS03.080

A16

DB51

四川省地方標準

DB51/T2616—2019

機關會議服務規(guī)范

2019-10-25發(fā)布2020-01-01實施

四川省市場監(jiān)督管理局發(fā)布

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機關會議服務規(guī)范

1范圍

本標準規(guī)定了機關會議服務的術語和定義、基本要求、會前準備、會中服務、會后整理、評價與改

進。

本標準適用于四川省各級機關、人民團體的機關會議服務活動，事業(yè)單位可參照執(zhí)行。

2規(guī)范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文

件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB2894安全標志及其使用導則

GB13495.1消防安全標志第1部分：標志

3術語和定義

下列術語和定義適用于本文件。

3.1

機關會議governmentofficesmeetings

以各級機關、人民團體的名義舉辦的會議、會見等活動。

4基本要求

4.1總則

4.1.1機關會議服務應遵循專業(yè)、高效、節(jié)約的原則，可通過購買社會服務引入第三方服務機構(gòu)開展

機關會議服務工作。

4.1.2建立完善的機關會議服務管理制度，包括人員管理、設施設備運行維護管理、服務質(zhì)量管理、

應急管理等。

4.1.3機關應大力推進會議服務的信息化和智能化，提高會議服務質(zhì)效。

4.2場所

4.2.1配置與會議規(guī)模、規(guī)格等相適的會議室，且會議室的數(shù)量、類型、功能結(jié)構(gòu)合理。配置的設施

應包括但不限于：

a)足夠的插座、網(wǎng)絡接口、視頻接口等基本設施；

b)能實行分區(qū)光控且滿足可調(diào)控性要求的燈具，色溫應滿足攝像攝影要求；

c)獨立的溫控系統(tǒng)；

d)相鄰會議室應設置隔音設施；

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e)醒目的禁煙標志。

4.2.2會議室外圍應配置相應的輔助系統(tǒng)，包括但不限于：

a)規(guī)模適當并分設機動車進出口與人員通道；

b)疏散通道、安全出口、消防車通道、應急照明等應急設施，并配有醒目的安全標志且布局合理、

設施完善的停車場，標志應符合GB2894和GB13495.1的規(guī)定；

c)公共信息導向系統(tǒng)，如會議室位置標志、導向標志、樓層分布平面示意圖、會場分布平面示意

圖等；

d)監(jiān)控系統(tǒng)，且設備安裝于所有出入口、主要通道等位置；

e)有特殊要求的，配置文件保密柜、碎紙機、手機存放柜、手機干擾器等保密技術防護設備。

4.2.3按需提供服務物品，可包括但不限于：投影設備、幕布、寫字板、音視頻設備、筆盒、紙巾碟、

茶具等。

4.2.4有特殊要求的，可租賃與會議規(guī)模、規(guī)格相適應的場所及設施。

4.3人員

4.3.1建立會議服務組織機構(gòu)，配置管理人員、服務人員和技術人員等，明確崗位，制定崗位職責及

說明書，崗位設置及其職責參見附錄A。

其中，選聘服務人員應考慮以下方面：

a)文化教育程度；

b)年齡、身高、形象、氣質(zhì)；

c)溝通表達、隨機應變能力；

d)工作技能；

e)政治素質(zhì)及其他行為素質(zhì)等。

4.3.2定期開展持續(xù)、系統(tǒng)的培訓，并做到內(nèi)容充實，方式多樣。

a)培訓內(nèi)容可包括但不限于：

1)會議服務的理論知識；

2)儀表、儀容、儀態(tài)、規(guī)范用語，會議服務人員禮儀要求參見附錄B；

3)保密政策文件及相關制度；

4)安全管理與安全檢查；

5)技術人員專業(yè)技能；

6)服務人員服務技巧；

7)應對會議突發(fā)事件處理能力；

8)普通話及運用外語的能力等。

b)培訓方式可包括但不限于：

1)聘請專業(yè)培訓機構(gòu)；

2)組織內(nèi)部指導和實訓；

3)定期進行演練、考試等。

4.3.3服務人員應經(jīng)培訓考核合格后方可上崗。

4.4安全

4.4.1建立健全會議安全管理制度和安全保衛(wèi)工作方案，并建立有效的執(zhí)行和監(jiān)督機制。

4.4.2建立突發(fā)事件應急處置預案并有相關的處置措施。必要時，還應制定專項應急預案并進行培訓

和演練，明確組織機構(gòu)、工作職責和緊急突發(fā)事件處置程序。

4.4.3應急預案涉及的范圍包括但不限于：

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a)停水；

b)停電；

c)火災；

d)地震；

e)電梯困人；

f)突發(fā)疾?。?/p>

g)消防系統(tǒng)故障。

4.4.4會議期間應加強安全巡查，發(fā)生刑事、治安案件或者意外災害事故時，應立即采取應急措施，

并配合相關部門處理。

4.5保密

4.5.1建立會議保密制度，確定保密責任人，定期開展全員保密教育，明確保密紀律。

4.5.2會議開始前，清理無關人員，對會議室及通信、辦公、音視頻等設備的保密性能進行檢查；會

議期間，巡視檢查有無違反保密紀律的行為和泄密隱患；會議結(jié)束后，對會場進行檢查，防止遺留涉密

的文件和物品。

4.5.3重要、涉密會議應遵守相關保密規(guī)定。

5會前準備

5.1預訂確認

5.1.1提供多種預訂渠道，如電話預訂、書面預訂和現(xiàn)場預訂等。

5.1.2會議預訂員接到預訂通知后，應做好會議登記并填寫《機關會議服務預定確認表》，明確會議

名稱、會議時間、會議地點、參會領導、候會室人數(shù)、參會人數(shù)、會議密級等需求，并向會議舉辦方復

述確認，將《機關會議服務預定確認表》交會議舉辦方負責人簽字確認，《機關會議服務預定確認表》

參見附錄C。

5.1.3會務主管應提前對可能影響會議順利召開的因素進行預判，必要時可與會議舉辦方再次溝通確

認，并按“先上級后下級、先重點后一般”的原則合理安排。

5.2制定方案

制定會議服務保障工作方案，明確各相關部門及崗位工作職責、服務人員數(shù)量、時間安排等事項，

做到分工明確、職責清晰、落實到人，同時下發(fā)會議籌備通知，列明會議時間、地點及保障要求等內(nèi)容。

5.3涉外協(xié)調(diào)

5.3.1涉及需與外單位協(xié)調(diào)的會議，應對會議服務任務進行分解，明確任務要求及完成時限。必要時，

可召開會議服務保障協(xié)調(diào)會。協(xié)調(diào)事項包括但不限于：

a)車輛停放；

b)環(huán)境衛(wèi)生；

c)秩序維護；

d)交通保暢。

5.3.2如會議舉辦方有需求變更的，應及時將變更信息通報相關單位并作妥善處理。

5.4布置會場

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5.4.1根據(jù)會議舉辦方的需求布置會場，布置宜提前1天完成。

5.4.2布置會場前應對會場區(qū)域進行清潔，清潔衛(wèi)生要求應符合表1的規(guī)定。

表1會場清潔衛(wèi)生要求

序號項目要求

1.不同材質(zhì)的地面保持材料的原有色澤，保持干燥清潔，無紙屑、無水跡、無霧化

現(xiàn)象；磚面及拼縫、邊沿線等處潔凈，無積垢、灰塵、紙屑、食品殘渣、水跡和膠

粘物等。

2.內(nèi)墻面、天花、頂角、轉(zhuǎn)角及墻踢腳等處無積塵、霉斑和蜘蛛網(wǎng)，大理石墻面清

1會議室、候會室潔光亮。

3.門面、門框、門背等保持本色光澤、花紋清晰、無油跡和灰塵，金屬門飾、門鎖、

門附件等保持金屬光亮，無銹斑、污跡和水跡。

4.玻璃窗等表面潔凈、明亮，無水跡、指印和張貼物等。

5.窗臺及上下四周接縫處等光潔，無灰塵、水跡和霉斑。

1.地面保持整潔，無煙蒂、雜物。

2休息區(qū)2.座椅保持清潔，無水跡和污跡。

3.煙灰缸表面無積垢，缸內(nèi)煙蒂及時清理。

1.樓梯無痰跡、油污、紙屑和廢棄垃圾。

3樓道

2.扶手欄桿潔凈，無污跡和灰塵。

1.電梯顯示面板應光亮，無指印和污跡。

4電梯2.電梯轎廂門內(nèi)壁面保持光亮潔凈，無指印、污跡和膠黏物。

3.電梯轎廂內(nèi)的地墊保持干凈，擺放整齊。

1.地面無污穢物、水跡和腳印。

2.鏡面明凈，無水跡、指印和霧水。

3.臺盆和臺面有光澤，無積垢、銹跡和毛發(fā)。

5洗手間4.面池水龍頭保持光亮，無水跡和污垢。

5.便斗內(nèi)放置衛(wèi)生球，無黃斑、銹跡和污垢。

6.便池外部無污垢，內(nèi)部無黃斑。

7.廢紙簍無污跡和臭味。

5.4.3服務人員應對會場的布局、主席臺、桌椅、桌布、物品、會標、座次座牌等進行布置，并按表

2的規(guī)定執(zhí)行。

表2會場布置要求

序號項目要求

根據(jù)會議類型、規(guī)模等確定會場布局，包括課桌式、回型式、U型式、劇院式、

1布局

階梯式等。

1.位于會場前方正中央，位置突出。

2.單主賓主位居中，雙主賓則在主席臺正中央的中心線兩側(cè)各布置一個主位。

2主席臺

3.擺放主賓位椅子時，應考慮到主賓的舒適度，避免將椅子放在兩張桌子接縫中

間。

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表2（續(xù)）

序號項目要求

桌椅擺放整齊、平穩(wěn)，桌與桌之間不應低于90cm，椅子距臺裙1cm。間距的確定

3桌椅應采用拉線的方式進行排列，具備條件的可采用激光測距儀定量定位與拉線輔助

相結(jié)合，參見附錄D，D.1。

4桌布桌布鋪設平整，中線居于桌中，兩邊下垂長度相等，參見附錄D，D.2。

茶杯的擺放參見附錄D，D.3；茶葉參見附錄D，D.4；筆盒的擺放參見附錄D，D.5；

5物品

毛巾和紙巾的擺放參見附錄D，D.6。

會標字體、大小與會場匹配，懸掛在主席臺正上方，應用紅底白字，字體為漢儀

7會標

超粗宋簡體，參見附錄D，D.7。

7座次座牌座次安排和座牌擺放要求參見附錄E。

8旗幟仔細熨燙每一張旗幟，同時對旗頭、旗面、旗穗進行梳理，保證清爽、整潔。

簽到臺和其他引導1.簽到臺搭建于醒目且不妨礙參會人員通行的位置。

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性指示牌2.引導性指示牌應張貼在醒目位置。

5.4.4技術人員應對會議使用的線路、話筒、音響、視頻等設備進行布置，布置要求應符合表3的規(guī)

定。布置完成后應對燈光、空調(diào)、音控設備、音頻設備、視頻設備、備份設備等進行調(diào)試，調(diào)試要求應

符合表4的規(guī)定。設施設備調(diào)試完畢后應由專人看管，并應在明顯處張貼標識，防止誤撞、誤扯。

表3設施設備布置要求

序號項目要求

1.做到整齊、安全、美觀。

1線路

2.經(jīng)過人行通道的，做好安全固定，防止線路纏結(jié)、絆腳。

話筒數(shù)量滿足會議需要，有線話筒擺放高度距離桌面24cm左右、距桌面前沿40cm左右；

2話筒

無線話筒信號接收器充分考慮信號覆蓋范圍，確保電池電量充足。

1.會議室前方左右對稱擺放音箱，科學合理布局，保證覆蓋會議室。

3音箱

2.面對主席臺應設置反聽音響。

4視頻設備視頻設備布置于所有參會人員可見處，與電腦正確連接，畫面顯示正常。

注1：應配有備份的線路及設備

注2：舉辦涉外會議時，宜提供同聲傳譯設備

表4設施設備調(diào)試要求

序號項目要求

1燈光燈光亮度與顏色正常，無損壞，還應單獨檢查在使用投影時的燈光效果。

2空調(diào)空調(diào)運行狀態(tài)正常，應將會場內(nèi)環(huán)境溫度控制在26℃。

時序電源、調(diào)音臺、混音器、音頻處理器、功放、揚聲器、會議電腦、高清混合矩陣

3音控設備

運行參數(shù)正常。

1.音響設備與話筒正確連接，避免出現(xiàn)雜音、電流聲、音頻干擾等。

4音頻設備2.每個話筒都應試音，以不同位置、最遠的距離可以聽清、音量適中為準。

3.無線話筒電池電量充足并有備用電池。

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表4（續(xù)）

序號項目要求

1.LED屏啟動正常。

2.電視機運行狀態(tài)正常。

3.信號無縫切換臺運行狀態(tài)正常。

5視頻設備

4.網(wǎng)絡及信號線路正常。

5.音視頻素材正常。

6.會場使用筆記本電腦運行正常。

1.UPS運行狀態(tài)正常。

2.備用設備啟動運行正常。

6備份設備3.備份設備切換正常。

4.備用無線話筒到位。

5.如使用LED屏,投影機及配套幕布運行正常。

1.地插、強弱電線路正常。

7其他設施設備

2.電動幕布運行正常。

5.5檢查驗收

5.5.1建立布置會場檢查驗收工作制度，成立專項工作組，對會場清潔衛(wèi)生、會場布置、設施設備布

置和調(diào)試情況進行檢查驗收，檢查驗收應符合本標準中5.4的規(guī)定。

5.5.2檢查驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題應及時指出，并由相關責任部門現(xiàn)場立即糾正，超過30min不能解

決的應報會務主管。

6會中服務

6.1引領服務

6.1.1服務人員應著統(tǒng)一工作服提前30min在會場門口迎候，指引參會人員做好簽到并引領領導至候

會室，有保密要求的，應提前擺放指示牌提醒參會人員將隨身通信、錄音、錄像等設備統(tǒng)一存放于指定

位置。

6.1.2會議即將開始可提供打鈴提醒服務，宜臨會前3min提醒一次，臨會前1min再次提醒并引領領

導出席，有主席臺的將領導引領至主席臺。

6.1.3會前統(tǒng)一做好參會人員車輛通行、停放等安排。如遇下雨應配備雨具并提供存放雨具的場所。

6.2茶水服務

6.2.1斟茶

宜在臨會前30min斟倒第1次茶水，斟3分滿，做好沖泡前“醒茶”準備，待15min后茶葉舒展開

斟倒第2次茶水，斟7分滿。

6.2.2續(xù)茶

6.2.2.1會議開始后宜每隔20min續(xù)1次茶水。每次續(xù)茶時，所有服務人員宜排成1列同步續(xù)茶，并

做到續(xù)茶步調(diào)和動作的統(tǒng)一。

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6.2.2.2續(xù)茶時，瓶口不應正對參會人員，不應使茶具發(fā)出響聲，確保茶水不濺出水杯，沏茶續(xù)水以

7分滿為宜。續(xù)茶后，蓋好杯蓋，將杯把轉(zhuǎn)向賓客右側(cè)放好，并將杯蓋留一條小縫。續(xù)茶動作應符合表

5的規(guī)定。

表5續(xù)茶動作要求

分工要求

1.小指和無名指夾起杯蓋。

右手

主席臺上2.大拇指、食指、中指握住杯把，將茶杯端起。

左手握住暖瓶，側(cè)耳略彎腰，倒水入杯。

右手握住暖瓶，側(cè)耳略彎腰，倒水入杯。

主席臺下1.小指和無名指夾起杯蓋。

左手

2.大拇指、食指、中指握住杯把，將茶杯端起。

6.2.2.3續(xù)茶服務結(jié)束后，服務人員應整齊有序退出會場，并關好會場大門。

6.3設備保障

6.3.1電視電話會議應協(xié)調(diào)電信、移動或聯(lián)通等通信運營商及相關部門，做好電視電話會議的保障工

作。

6.3.2臨會前應啟動備用設備，并確保會議期間有專業(yè)技術人員現(xiàn)場值守，根據(jù)會議情況及時調(diào)節(jié)音

頻、視頻等設備。如正在使用的設備出現(xiàn)故障，應能立即切換至備用設備，并迅速排除故障。

6.4會場巡查

6.4.1會場內(nèi)外應分別安排服務人員值守，保密會議的值守應安排在會場外。

6.4.2會場內(nèi)外秩序應配備專人維護，保持通道、洗手間等公共場所清潔，并能對會場周邊實現(xiàn)安全

巡查，如遇突發(fā)事件應立即啟動應急預案，同時協(xié)助相關單位及時有效處置，突發(fā)事件情形及處置程序

見附錄F。

6.4.3中途如更換服務人員，應做好交接班工作。簡短休息時，服務人員應輔助整理會場，補充和更

換相應物品，不應亂動參會人員的文件、物品等。

7會后整理

7.1會議結(jié)束后應及時有序引導參會人員離開，并組織服務人員仔細檢查會場。檢查內(nèi)容包括但不限

于：

a)有無參會人員遺留的物品，如有遺失，應立即送還，未能及時送還的，應做好登記并妥善保管，

并積極聯(lián)系會議舉辦方；

b)有無損壞的設施設備及物品，如有損壞的，應記錄設施設備及物品的名稱、數(shù)目及損壞情況，

并報會務主管；

c)有無散落在會場的會議資料，如有遺落，應統(tǒng)一回收銷毀。

7.2會議結(jié)束后應及時整理會場。整理內(nèi)容包括但不限于：

a)回收茶具、紙巾碟、筆盒、桌布等可重復使用的物品，清點茶具數(shù)量并清洗消毒入消毒柜；

b)收拾桌面，清掃會場，歸位桌椅，撤除會標；

c)關閉設施設備，切斷電源，關閉會場。

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8評價與改進

8.1建立服務質(zhì)量評價機制，明確評價內(nèi)容、評價方法、評價程序和評價結(jié)果及應用。其中，評價內(nèi)

容應根據(jù)評價目的，選擇能反映機關會議服務質(zhì)量的要素、特性等關鍵信息，評價方法應切實可行，定

期面向會議舉辦方、參會人員等開展服務滿意度調(diào)查。

8.2加強對服務質(zhì)量評價的督促、檢查，匯總和分析評價過程中發(fā)現(xiàn)的問題和不足，制定機關會議服

務質(zhì)量改進計劃，提出改進措施。

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AA

附錄A

（資料性附錄）

機關會議服務崗位設置及其職責

A.1會議預訂員

A.1.1受理預訂信息，全面準確了解會議需求。

A.1.2做好會議預訂記錄，根據(jù)會議預訂情況安排會議室。

A.1.3按照相關規(guī)定和會議需求，通知會務主管做好會前人員、物品等相關準備。

A.1.4保持與會議舉辦方的溝通聯(lián)系，如有變動，及時做好調(diào)整。

A.2會務主管

A.2.1進行日常管理，帶領服務人員、技術人員完成任務。

A.2.2負責服務人員、技術人員思想政治教育和日常業(yè)務培訓。

A.2.3督促檢查規(guī)章制度落實情況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題。

A.2.4做好新進員工的招聘及培訓工作。

A.2.5負責服務人員、技術人員的績效考核。

A.2.6對違紀違規(guī)人員按權限進行處罰或提出處罰意見。

A.3技術人員

A.3.1負責會議室音響、投影、電腦、電子顯示屏等音頻、視頻設備的安裝調(diào)試、運行管理、日常維

護，確保設備完好正常。

A.3.2負責提出音頻、視頻等會議設備的維修、采購建議。

A.4服務人員

A.4.1遵守服務程序和服務規(guī)范，熱情、主動、有禮貌地接待參會人員，提供令參會人員滿意的服務。

A.4.2根據(jù)《機關會議服務預定確認表》相關內(nèi)容，做好會前準備、會中服務、會后整理工作。

A.4.3檢查會場有無參會人員遺留物品，及時送交會務主管。

A.4.4嚴格遵守保密工作要求，按照統(tǒng)一標準進行會議服務。

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BB

附錄B

（資料性附錄）

機關會議服務人員禮儀要求

B.1儀表

B.1.1服裝

B.1.1.1一般要求

B.1.1.1.1根據(jù)實際情況選擇與制作服務人員服裝與配飾，選擇款式相同的工鞋；保證服務人員的服

裝、配飾的顏色、樣式統(tǒng)一。

B.1.1.1.2工裝外不應顯露個人物品；衣袋、褲袋整理平整，勿顯鼓起；保持工裝干凈、平整，無明

顯污跡、破損。

B.1.1.2著裝要求

B.1.1.2.1女士著裝應統(tǒng)一，身著裙裝時，西裙宜配長襪和工鞋，西裙長度于膝蓋上3cm；著褲裝時，

西褲應燙直，折痕清晰，長及鞋面。

B.1.1.2.2男士著裝應統(tǒng)一，身著西裝時，西褲應燙直，折痕清晰，長及鞋面；襯衫領口應扣好，不

應敞開；著長袖時，袖口應扣好，不應挽袖。

B.1.2工作牌

工作牌宜佩帶在左胸；工作牌距離肩縫18cm，距中線5cm，不應斜戴。

B.1.3工鞋

宜穿黑色皮鞋（以軟底鞋為宜）；鞋上飾品不宜過多，皮鞋表面保持光亮。

B.1.4絲襪

B.1.4.1女士著西裙時宜穿長筒絲襪，并保持絲襪干凈、完好，不宜穿短襪或不穿。

B.1.4.2男士宜穿深色長襪。

B.1.5飾品

B.1.5.1女士不宜佩戴夸張飾品、彩繩；可佩戴耳釘、項鏈等飾品，佩飾不宜過多。

B.1.5.2男士除佩戴手表、婚戒之外，不宜佩戴其他飾品。

B.2儀容

B.2.1發(fā)式簡潔，面容清爽；女性可著淡妝，香水味不宜過濃，不可涂抹指甲油。

B.2.2面部保持自然親切的微笑，精神飽滿、充滿自信。

B.3儀態(tài)

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B.3.1站姿

B.3.1.1女士站姿

上身正直，頭正目平，挺胸收腹，腰直肩平；雙手搭握，稍向上提，放于小腹前；雙腳可前后略分

開，一只腳略前，一只腳略后，呈小丁字步，前腳的腳跟稍稍向后腳的腳背處靠攏。女士站姿參見圖

B.1。

圖B.1女士站姿示意圖

B.3.1.2男士站姿

雙眼平視前方，頸部挺直。雙肩自然放松端平且收腹挺胸。雙臂自然下垂，處于身體兩側(cè)，腳跟并

攏，腳呈“V”字型分開，兩腳尖間距約一個拳頭的寬度；或雙腳平行分開，與肩同寬。男士站姿參見

圖B.2。

圖B.2男士站姿示意圖

B.3.2行姿

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身體重心應稍向前，頭朝正前方，眼睛平視，面帶微笑；上身保持垂直平穩(wěn)，肩部自然放松，兩臂

擺動自然，步幅適中、勻速。服務人員行姿參見圖B.3。

a)女士行姿示意圖b)男士行姿示意圖

圖B.3服務人員行姿示意圖

B.3.3坐姿

B.3.3.1女士坐姿

入座時將裙子向前攏，坐椅子的三分之一處，背部挺直，兩個膝蓋合并，兩腿不能交叉，腿可放中

間或兩邊，身體重心垂直向下，雙肩平穩(wěn)放松。女士坐姿參見圖B.4。

圖B.4女士坐姿示意圖

B.3.3.2男士坐姿

上體挺直，下頜微收，雙目平視，兩腿分開，不超肩寬，兩腳平行，兩手分別放在雙膝上。男士坐

姿參見圖B.5。

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圖B.5男士坐姿示意圖

B.3.4蹲姿

B.3.4.1女士蹲姿

左腳在前、右腳在后，左小腿垂直于地面，右膝靠于左小腿內(nèi)側(cè)。前腳掌著地，屈膝蹲下，形成左

膝高右膝低的姿態(tài)，雙腿保持緊靠，上身保持挺直；側(cè)身撿物時不應低頭虧背。女士蹲姿參見圖B.6。

圖B.6女士蹲姿示意圖

B.3.4.2男士蹲姿

同女士蹲姿，男性雙腿可適度的將其分開，男士蹲姿參見圖B.7。

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圖B.7男士蹲姿示意圖

B.3.1引領

B.3.1.1引領參會人員時，應走在參會人員右前方或側(cè)身略向參會人員，保持行走距離，距離保持在1

m左右。

B.3.1.2遇拐彎或臺階處，應回頭向賓客示意說“請當心”。

B.3.1.3引領參會人員時，應用“這邊請”、“里邊請”等禮貌用語。

B.3.1.4給參會人員指示方向，手臂伸直，手指自然并攏，手掌向上，以肘關節(jié)為軸指示目標，眼睛

兼顧參會人員和指示目標。服務人員指引見可參見圖B.8。

a)女士引領示意圖b)男士引領示意圖

圖B.8服務人員引領示意圖

B.4規(guī)范用語

B.4.1每次與參會人員、領導見面時，應主動打招呼問好。

B.4.2與參會人員談話時應站立，目光注視對方面部，保持自然表情并微笑。

B.4.3在工作時間不應高聲喧嘩。談話時語調(diào)悅耳、清晰、語言準確、充實，語氣誠懇、親切，聲音

高低適中。

B.4.4回答參會人員詢問時，使用普通話，表達應準確、清楚，語言簡潔。

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B.4.5接聽電話時，應主動報出崗位，致以問候，再征詢參會人員要求。

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CC

附錄C

（資料性附錄）

機關會議服務預定確認表

機關會議服務預定確認表見C.1。

表C.1機關會議服務預定確認表

類別項目備注

會議名稱

（會標內(nèi)容）

會場布局課桌式回字型U字型其他

會議時間年月日時分，會期：半天一天

會議地點

參會領導

候會室人數(shù)

參會人數(shù)

（含主席臺人數(shù)）

會議密級

絕密機密秘密

（涉密會議選擇）

有線話筒支無線話筒支視頻設備手機存放柜存包柜

設施設備

其他

會場服務會議期間是否需要服務人員在場內(nèi)支持：是否

舉辦方會議負責人

其他注意事項

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DD

附錄D

（資料性附錄）

會場物品布置要求

D.1桌椅

D.1.1檢查會場內(nèi)每張桌椅是否有損壞，根據(jù)參會總?cè)藬?shù)按比例擺放桌椅。（如：主席臺在下面可排1

0排，每排前后距離為90cm；主席臺在上面，可排10排～13排，每排前后距離90cm～110cm）。桌椅擺放

示意圖見圖D.1。

D.1.2桌椅擺放完后應采用拉線方式進行確認。桌椅拉線確認示意圖見圖D.2。

圖D.1桌椅擺放示意圖

圖D.2桌椅拉線確認示意圖

D.2桌布

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桌布以折邊固定，折疊邊長度規(guī)定為12cm。整個折邊共用7顆小釘固定（短邊3顆小釘固定，長邊4

顆小釘固定）；將每張桌布褶皺處進行熨燙，熨燙后再用除毛器清理桌面的毛球。桌布固定示意圖見圖

D.3。

圖D.3桌布固定示意圖

D.3茶杯

D.3.1擺放茶杯前仔細檢查每個茶杯是否有破損或污漬，發(fā)現(xiàn)破損的茶杯及時回收。茶杯擺放距離按

座椅寬度的三分之一處擺放，預留出擺放座牌的位置。進入會場摻茶水時，服務人員應將每個茶杯往座

椅方向后移7cm，挪出一些距離以防參會人員通過過道時打翻茶杯。茶杯擺放示意圖見圖D.4。

D.3.2茶杯擺放完后應采用拉線方式進行確認。茶杯拉線確認示意圖見圖D.5。

圖D.4茶杯擺放示意圖

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圖D.5茶杯拉線確認示意圖

D.4茶葉

每杯茶葉為4g，臨會前30min進行第一次摻水泡發(fā)茶葉，待15min后茶葉舒展開斟倒第2次茶水。

茶葉放置示意圖見圖D.6。

圖D.6茶葉放置示意圖

D.5筆盒

豎放的黑色鉛筆盒，按從左到右的順序擺著紅色彩鉛、藍色彩鉛、自動鉛筆、紅色簽字筆、黑色簽

字筆，長尾票夾，在筆盒右上角放置橡皮擦。筆盒擺放示意圖見圖D.7。

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圖D.7筆盒擺放示意圖

D.6紙巾、毛巾

重要及特殊會議應在主席臺擺放毛巾和紙巾，毛巾應用熱水浸泡10min，清洗擰干后折成長方形，

將折好的熱毛巾放入消毒柜消毒30min，臨會前5min取出放入毛巾碟中間位置。紙巾擺放在筆盒與毛

巾碟之間，每個紙巾碟中放入5張紙巾，紙巾折口統(tǒng)一向左，花形方向一致。紙巾、毛巾擺放示意圖見

圖D.8。

圖D.8紙巾、毛巾擺放示意圖

D.7會標

分為兩種：紅布橫幅懸掛式會標和電子屏會標。紅布橫幅懸掛式會標制作方法通過電腦程序編制會標內(nèi)

容，使用刻繪機制作。由服務人員粘貼在紅布橫幅版上完成會標內(nèi)容的制作。會標示意圖見圖D.9。

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圖D.9會標示意圖

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EE

附錄E

（資料性附錄）

會場座次安排和座牌擺放要求

E.1座次安排

E.1.1主席臺座次

E.1.1.1大型會議主席臺應排定座次，座次應布置于會場前方正中央，位置突出。

E.1.1.2領導為單數(shù)時，主要領導居中，2號領導在1號領導左手位置，3號領導在1號領導右手位置，

如圖E.1所示。

圖E.1主席臺人數(shù)為奇數(shù)時座次安排示意圖

E.1.1.3領導為偶數(shù)時，1、2號領導同時居中，2號領導在1號領導左手位置，3號領導在1號領導右手

位置，如圖E.2所示。

E.1.1.4其他情況下，按會議舉辦方意見排列座次，并進行檢查確認。

圖E.2主席臺人數(shù)為偶數(shù)時座次安排示意圖

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E.1.2課桌式場內(nèi)座次

E.1.2.1橫排法。按參會人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右依次橫向排列。

E.1.2.2豎排法。按各單位和成員的既定次序或姓氏筆畫，從前至后依次縱向排列。注意正式代表排

在前面，職務高者排在前面。

E.1.3回型（U型）場內(nèi)座次

E.1.3.1會議桌與正門正對時，座位安排參見圖E.3。

E.1.3.2會議桌與正門側(cè)對時，座位安排參見圖E.4。

注：A為客方（或上級領導），B為主方。

圖E.3會議桌與正門正對時座位安排圖

注：進門右為客方，左為主方。

圖E.4會議桌與正門側(cè)對時座位安排示意圖

E.1.4外賓會談座次

與外賓會談時，會議座位安排參見圖E.5。

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注：A為主方，B為客方。

圖E.5與外賓會談時座位安排示意圖

E.2座席牌擺放

E.2.1宜選擇三角形座席牌，一般長15cm～20cm，寬7.5cm～10cm，雙面展示。

E.2.2座席牌字體格式應統(tǒng)一、大小合理。

E.2.3不同場合的擺放要求參見表E.1。

表E.1座席牌擺放要求

場合擺放要求

貴賓廳距沙發(fā)扶手前緣5cm～6cm處擺放

距話筒右側(cè)3cm～4cm、距參會人員座位桌邊

回形、U型、圓桌會場

50cm～60cm處擺放

擺放靠近話筒右側(cè)3cm～4cm、距離參會人員座位

報告廳/禮堂

桌邊