工程資料歸檔管理制度

工程資料歸檔管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為規(guī)范企業(yè)工程資料的歸檔管理，提高工程資料的安全性、有效性和可追溯性，保障工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行，訂立本制度。本制度的編制依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案管理?xiàng)l例》等相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，訂立實(shí)施。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)全部工程項(xiàng)目的資料歸檔管理。第三條定義工程資料：指與企業(yè)工程項(xiàng)目有關(guān)的全部文件、圖紙、圖像、錄像、數(shù)據(jù)和其他形式的信息載體。歸檔：指依據(jù)規(guī)定的文件分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和保管工作，將工程資料有序地整理、保管和管理的過(guò)程。歸檔管理：指對(duì)工程資料進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和保管的管理活動(dòng)。歸檔責(zé)任人：指負(fù)責(zé)工程資料歸檔管理工作的專職或兼職人員。第二章工程資料歸檔管理流程第四條歸檔管理流程4.1工程資料的收集工程項(xiàng)目啟動(dòng)后，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)收集與該項(xiàng)目有關(guān)的各類工程資料，并組織進(jìn)行初步整理和分類。4.2工程資料的編目和編號(hào)歸檔責(zé)任人負(fù)責(zé)對(duì)工程資料進(jìn)行編目和編號(hào)工作。每份工程資料需進(jìn)行認(rèn)真描述，包含資料名稱、制作者、制作日期、文件類型等信息，并依照肯定的編目規(guī)定進(jìn)行編號(hào)。4.3工程資料的存儲(chǔ)和保管歸檔責(zé)任人負(fù)責(zé)將編目和編號(hào)后的工程資料存儲(chǔ)到指定的存儲(chǔ)介質(zhì)中，如服務(wù)器、硬盤(pán)、光盤(pán)等。不同類型的工程資料需采用不同的存儲(chǔ)介質(zhì)，并做好防火、防水、防灰塵等措施，確保資料的安全性和完整性。工程資料的存儲(chǔ)和保管地方應(yīng)符合相關(guān)保密要求和安全規(guī)定，并定期檢查和維護(hù)存儲(chǔ)設(shè)備的狀態(tài)和完好性。4.4工程資料的查詢和借閱任何員工需要查詢或借閱工程資料，需提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明目的和需要的資料。歸檔責(zé)任人依照申請(qǐng)人的要求，負(fù)責(zé)查詢和供應(yīng)相關(guān)工程資料，并在歸還后及時(shí)進(jìn)行登記。4.5工程資料的銷毀和移交歸檔責(zé)任人依照規(guī)定的保管期限，對(duì)不再需要保存的工程資料進(jìn)行篩選和銷毀。歸檔責(zé)任人在工程項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，將相關(guān)工程資料移交給檔案管理部門(mén)進(jìn)行永久歸檔。第五條歸檔管理責(zé)任5.1歸檔責(zé)任人的任命企業(yè)應(yīng)依據(jù)實(shí)際情況任命專職或兼職的歸檔責(zé)任人，負(fù)責(zé)工程資料的歸檔管理工作。歸檔責(zé)任人應(yīng)具備相應(yīng)的檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，并接受定期培訓(xùn)，保持專業(yè)技能的更新。5.2歸檔責(zé)任人的職責(zé)負(fù)責(zé)訂立、實(shí)施和監(jiān)督工程資料的歸檔管理制度和流程。負(fù)責(zé)工程資料的收集、編目、編號(hào)、存儲(chǔ)、保管、查詢、借閱等工作。負(fù)責(zé)訂立工程資料的保密措施和安全管理規(guī)定，并定期進(jìn)行安全檢查。負(fù)責(zé)對(duì)工程資料的保存期限和銷毀規(guī)定進(jìn)行監(jiān)督和執(zhí)行。負(fù)責(zé)與檔案管理部門(mén)的溝通和協(xié)調(diào)工作，確保工程資料的及時(shí)移交和管理。第六條歸檔管理的記錄和監(jiān)督6.1歸檔管理的記錄歸檔責(zé)任人應(yīng)建立健全相關(guān)的檔案管理記錄，包含工程資料的編目?jī)?cè)、借閱登記簿、銷毀記錄等。全部涉及工程資料的操作和管理情況都應(yīng)有明確的記錄，便于追溯和審計(jì)。6.2歸檔管理的監(jiān)督企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門(mén)應(yīng)對(duì)歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督和督促，確保規(guī)章制度的有效執(zhí)行。檔案管理部門(mén)應(yīng)定期檢查和評(píng)估工程資料的歸檔管理情況，提出看法和改進(jìn)建議。第三章工程資料歸檔的保密和安全措施第七條保密措施企業(yè)應(yīng)對(duì)工程資料進(jìn)行合理的分類和分級(jí)，依據(jù)資料的敏感程度和保密要求，設(shè)定不同級(jí)別的訪問(wèn)權(quán)限。工程資料的借閱和查詢需經(jīng)過(guò)權(quán)限審批，并在工程資料上標(biāo)注訪問(wèn)權(quán)限，嚴(yán)禁未經(jīng)許可隨便復(fù)制和傳播。第八條安全措施工程資料的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行定期的備份和檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。存儲(chǔ)設(shè)備需進(jìn)行防火、防水、防盜和防塵等安全措施，保證工程資料的安全存儲(chǔ)。第九條違規(guī)處理對(duì)于違反工程資料歸檔管理制度的行為，企業(yè)將依法依規(guī)進(jìn)行處理，包含但不限于警告、扣發(fā)獎(jiǎng)金、暫時(shí)停止工作等處理措施。若涉及嚴(yán)重違法、泄密等行為，將移交相關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查和處理，依法追究法律責(zé)任。第四章附則第十條有效期限本制度自頒布之日起生效，有效期為3年，期滿后需進(jìn)行修訂和重新審查。第十一條解釋權(quán)本制度解釋權(quán)屬于企業(yè)工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，如需修訂或調(diào)整，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門(mén)和中層管理人員討論和審批。第